PROIECT

MANAGEMENTUL CALITII

-2010-

Procedur audit
1. Scop

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

Procedura stabilete modul de planificare i desfurare a auditurilor interne ale calitii, prin care se verific conformitatea sistemului calitii implementat de SC STRATUSMOB S.A. fa de cerinele standardului SR EN ISO 9001:2001 i documentaia de sistem elaborat. 2. Domeniu de aplicare Procedura se aplic tuturor funciilor i compartimentelor din SC STRATUSMOB S.A. 3. Referine normative SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine SR ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor calitii i/sau de mediu SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.

4. Definiii, termeni si abrevieri Definiiile i abrevierile sunt conform celor menionate n Manualul calitii, ediia i revizia n vigoare, conform SR EN ISO 9000:2006. 5. Responsabiliti 5.1. Director Calitate/RMC

Directorul Calitate este responsabil cu consultarea efilor de compartimente pentru ntocmirea planului anual de audituri interne, ntocmirea efectiv a acestuia, iar Directorul general analizeaz planul anual de audituri interne i l aprob. Auditorul pregtete, desfoar auditul i ntocmete raportul de audit. Persoanele auditate stabilesc n cazul n care exist neconformiti aciuni corective i preventive, iar Directorul Calitate verific modul implementrii aciunilor. Dac rezultatul este favorabil semneaz i dateaz fia de neconformitate, aciuni corective i preventive.

5.2. Auditorii

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

5.2.1

Auditorii care efectueaz auditurile interne n cadrul SC STRATUSMOB S.A. sunt prevzui n F-S3-01. Planul anual al auditurilor interne i aprobai de Directorul general al societii odat cu aprobarea planului. Auditorii utilizai ndeplinesc urmtoarele cerine: Au pregtirea de auditor intern; Cunosc standardele aplicabile n domeniul managementului calitii; Cunosc procedurile i instruciunile specifice compartimentului auditat; Au experiena n conceperea si utilizarea unui chestionar; Cunosc produsele si procesele; Nu au responsabiliti directe n domeniul auditat.

5.2.2

5.2.3

Pe timpul desfurrii auditurilor interne, auditorii au urmtoarele responsabiliti: S fie independeni i obiectivi n aciunile lor; S nu se lase influenai de nici o opinie secundar; S analizeze msurile de managementul calitii prin observare i interogare; Sa adune dovezi obiective; Sa depisteze neconformitile i s le nregistreze n fiele de neconformiti; S ntocmeasc raportul de audit.

6. Descriere procedur 6.1. Generaliti 6.1.1. Auditurile interne ale calitii se desfoar periodic, n toate compartimentele, de personal special instruit, desemnat de conducerea societii. 6.1.2. n cadrul auditurilor interne sunt obinute dovezi i evaluate cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite cerinele standardului de referin, cerinele organizaionale specifice i prevederi legale sau reglementri. 6.2. Planificarea auditurilor interne ale calitii 6.2.1 6.2.2 Auditurile interne ale calitii se desfoar n SC STRATUSMOB S.A. pe baza Planului anual al auditurilor interne, F-S3-01. F-S3-01 Planul auditurilor interne este ntocmit de Directorul calitate i cuprinde: Numrul auditului;

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

6.2.3

Compartimentele i funciile din SC STRATUSMOB S.A. care urmeaz s fie auditate; Elementele sistemului calitii auditate; Documentele de referin; Auditorii; Perioadele de desfurare ale auditurilor.

n rubrica documente de referin sunt specificate, dup caz, documentele utilizate pe timpul auditului, i anume: Manualul Calitii; Procedurile sistemului calitii; Specificaii tehnice; Standarde ce stau la baza managementului calitii; Rapoarte de audit; Hotrri i decizii ale conducerii societii.

6.2.4

La ntocmirea planului anual al auditurilor interne, sunt consultai toi efii de compartimente n privina persoanelor care urmeaz sa ndeplineasc funcia de auditor, compartimentelor auditate i perioadelor de desfurare a auditurilor. Toate compartimentele SC STRATUSMOB S.A. sunt planificate pentru a fi auditate cel puin o data pe an. Frecvena auditurilor depinde de importana fiecrei activiti n parte, iar Directorul general poate dispune efectuarea de audituri interne suplimentare pentru anumite compartimente. F-S3-01 Planul anual al auditurilor interne este supus aprobrii Directorului general. Dup aprobare, Planul anual al auditurilor interne este transmis tuturor compartimentelor i funciilor ce urmeaz a fi auditate. Desfurarea auditurilor interne

6.2.5

6.2.6

6.3

6.3.1 Auditurile interne executate se desfoar n compartimentele din cadrul SC STRATUSMOB S.A. prin vizita la faa locului. 6.3.2 Obiectivul principal al echipei de audit este s verifice dac: Sistemul calitii satisface cerinele societii; Procedurile i instruciunile sistemului calitii sunt nelese i respectate; Sistemul calitii este eficient n atingerea obiectivelor societii.

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

6.3.3 6.3.4 6.3.5

n cadrul pregtirii auditului, echipa de audit colecteaz i studiaz documentele de referin folosite pe timpul auditului i ntocmete chestionarul de audit F-S3-02. Auditul intern se desfoar pe baza F-S3-02 Chestionarului de audit i a documentelor de referin. Echipa de audit evalueaz activitile referitoare la calitate i rezultatele lor pentru a stabili: Dac sunt corespunztoare pentru a atinge obiectivele de calitate descrise; Dac sunt conforme cu dispoziiile prestabilite; Dac sunt executate eficient.

6.3.6

Auditul ncepe printr-o edin de deschidere la care particip membrii echipei de audit i reprezentanii compartimentului auditat i care are scopul de a: Prezenta auditorii; A analiza domeniul i obiectivele auditului; A prezenta metodele utilizate; A clarifica detaliile neclare din Planul de audit; Data i ora edinei de nchidere a auditului.

6.3.7 6.3.8 6.3.9

Auditul se desfoar pe baza de interviuri, examinri de documente i observarea activitilor n urma crora sunt colectate dovezi obiective de ctre auditori. Dup finalizarea auditului, auditorii ntocmesc F-S3-03 Raportul de audit. Dac pe timpul desfurrii auditului, auditorii descoper neconformiti, acestea sunt nregistrate n F-S3-04 Fia de neconformitate.

6.3.10 edina de nchidere a auditului are loc la data i ora stabilit la edina de deschidere. n cadrul edinei de nchidere, la care particip persoanele prezente la edina de deschidere, auditorii fac aprecieri referitoare la modul n care s-a desfurat auditul i prezint concluziile i observaiile echipei de audit referitoare la modul n care activitile privind calitatea ale compartimentului satisfac dispoziiile prestabilite. 6.3.11 Tot n cadrul edinei de nchidere sunt prezentate neconformitile constatate pe timpul auditului.

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

6.4. Aciuni corective i preventive 6.4.1 6.4.2 6.4.3 F-S3-04 Fiele de neconformitate sunt nmnate efului compartimentului auditat pentru completare i semnare. Semnarea formularului F-S3-04 Fia de neconformitate de ctre auditat, indic faptul ca acesta recunoate neconformitile constatate. Compartimentul/funcia auditat() este rspunztor pentru stabilirea i iniierea coreciilor i aciunilor corective necesare corectrii neconformitilor sau eliminrii cauzelor unei neconformiti. La stabilirea aciunilor necesare compartimentul/funcia auditat() se poate consulta i cu alte funcii implicate. 6.4.4 Aciunile corective ce urmeaz a fi ntreprinse pentru rezolvarea neconformitilor i data finalizrii lor sunt trecute de eful compartimentului auditat n formularul F-S304 Fia de neconformitate, stabilindu-se, dup caz, aciunile preventive ce urmeaz a fi luate. n cazul n care aciunile corective i/sau preventive ce se impun a fi luate depesc competena efului compartimentului auditat, F-S3-04 Fia de neconformitate este prezentat spre analiz Directorului general. Verificarea modului de implementare a aciunilor corective precum i rezultatele acestora, se face de ctre Directorul Calitate dup expirarea termenului stabilit pentru finalizare a aciunilor corective. Dup caz, verificarea se poate efectua i de ctre o persoan desemnat de acesta. 6.4.7 6.4.8 Dac aciunile corective au fost rezolvate Directorul Calitate semneaz i dateaz formularul F-S3-04 Fia de neconformitate. Dac aciunile corective nu au fost rezolvate corespunztor, Directorul Calitate mpreun cu responsabilul compartimentului auditat stabilesc msurile ce se impun i un nou termen de finalizare a aciunilor corective respective. Rapoartele de audit, Fiele de neconformitate sunt analizate periodic n cadrul analizelor efectuate de management.

6.4.5

6.4.6

6.4.9

7. nregistrri F-S3-01 Planul anual al auditurilor interne; F-S3-02 Chestionar de audit; F-S3-03 Raport de audit;

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

F-S3-04 Fia de neconformitate.

Realizarea unui audit intern

Lucrarea va conine urmtoarele puncte : 1. Scurt prezentare a societii de auditat PROGRAMUL DE AUDIT (obiective, responsabiliti, cerine, resurse) ; 2. STABILIREA NIVELULUI DE COMPETEN A AUDITORULUI (cunotine si ndemnri, educaie, instruiri, experiena, nsuiri personale) ; 3. STABILIREA FIEI CHESTIONAR (nr. cerin, ntrebarea, observaiile auditorului, gradul de ndeplinire a cerinei) ; 4. STABILIREA PLANULUI DE AUDIT (activitile auditate, personalul auditat, orarul de desfurare); 5. SCENARIULUI DE DESFURARE A AUDITULUI (interviuri, dovezile prezentate sau identificate, nregistrri, activitile si spaiile vizitate); 6. RAPOARTELE DE NECONFORMITATE + o sintez a neconformitilor pentru fiecare din punctele standardului ( se vor anexa rapoartele neconformitilor ntocmite ca urmare a constatrilor din timpul auditului ); 7. RAPORTULUI DE AUDIT ( PRECIZAREA OBIECTIVELOR, DATE IDENTIFICARE ORGANIZAIE , UNITI, LOCALURI I PROCESE AUDITATE , DATE I PERIOADA AUDIT, DATE IDENTIFICARE CLIENT AUDIT I ECHIPA AUDITORI, CRITERII, DATE GASITE I CONCLUZIILE AUDITULUI, REFERIN LA PLANUL DE AUDIT I CONFORMAREA CU ACESTA, SUMARUL DESFURRII PROCESULUI DE AUDIT I GREUTILE IVITE, CONFIRMAREA ATINGERII OBIECTIVELOR I EVENTUAL ZONELE NEACOPERITE, DIVERGENELE NESOLUIONATE DINTRE AUDITOR I AUDITAT, RECOMANDRI PENTRU MBUNATIREA ACTIVITILOR 8. CONCLUZII

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

1. PREZENTARE ORGANIZAIE, ISTORIC, CLIENI Denumire organizaie - S.C. STRATUSMOB BLAJ S.A. Data nfiinrii - 01.08.1960 Numr angajai 300 Cifra de afaceri - 30.221.408 mii lei Mediul de pia Scurt istoric. Societatea comercial Startusmob SA Blaj provine din Combinatul de Prelucrarea Lemnului Blaj care a fost nfiinat la data de 01.08.1960. Obiectul de activitate Activitatea de baz a societaii const n fabricarea de produse din lemn i anume: stratificate, mobilier, elemente de tapierii, ui din plci celulare, drojdie furajer, alte produse din lemn. Activitatea este completat cu comercializarea produselor finite la intern i export. Capitalul social este in valoare de 30.221.408 mii lei, divizat in 30.221.408 aciuni cu valoarea nominal de 1.000 lei, conform avizului CNVM din data de 7.03.2000. Acionari semnificativi. Conform raportrilor BVB acionarul majoritar al societii este Asociaia Salariailor Stratusmob, cu o deinere de 61,47%. Tranzacionare. Aciunile societii se tranzacioneaz la categoria a II a Bursei de Valori Bucureti din data de 22.05.1997, sub simbolul STR.

2. Programul de audit Obiectivul auditului: Audit intern pentru verificarea gradului de conformitate cu cerintele standardului/standardelor: - ISO 9001:2000 - EN ISO 14001:2004

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

Cerine:pstrarea confidenialitii. Resurse: A.Resurse financiare:sunt minime i sunt reprezentate de resursele financiare necesare acoperii cheltuielilor auditului. B.Resurse umane: auditul este unul intern i este efectuat de ctre un auditor. Aceasta etap este una de planificare a auditului.Are un rol nsemnat pentru c dac se pleac de la lucruri nerealiste rezultatele nu au valoare.

3.Stabilirea nivelului de compeent al auditorului Cunotine i ndemnri: Plecnd de la obiectivele auditului i de la specificul organizaiei se stabileste un nivel minim de cunotine i ndemnri necesare auditorului sau echipei de auditare. Cunotinele generale pe care trebuie s le posede un auditor al sistemelor de calitate sau mediu sunt legate de: -aplicarea principiilor,procedurilor i tehnicilor auditului; -nelegerea sistemului de management al calitii i a documentelor de referin -situaia organizaional i contextual a auditatului; -legile,reglementrilei alte cerine aplicabile auditatului. -cunotine adiionale(legate de planificare,utilizarea resurselor,lucrul in echip etc.). Cunotinele specifice ale unui auditor al sistemului de management al calitii respectiv mediu sunt: - cunoaterea metodelor i tehnicilor specifice calitii respectiv mediului; - cunoaterea produselor ,serviciilor i a proceselor auditatului; - tehnologia i tiina managementului mediului pentru auditorii sistemului de management al mediului. Educaie,experien ,instruire: - Cunotinele i ndemnrile necesare auditorilor se obin prin educaie,experien i instruire. - Instruirea este una specific auditorilor. - Experiena este necesar pentru a fi intr-o functie legat de calitate respectiv mediu completat de experiena in efectuarea auditurilor. 4.Stabilirea fiei chestionar Fia chestionar se elaboreaz pe baza articolelor ISO 9001.

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

Nr. ntrebarea conform standardului ISO9001 cerin 4.1 Cerine generale: a Sunt identificate procesele necesare sistemului de management al calitii i includ aceste procese:managementul activitilor, al asigurrii resurselor, al realizrii produselor i al masurrii acestora? 4.1 Este determinat succesiunea i interaciunea acestor b procese? 4.1 c 4.1 d 4.1 e 4.1 f 4.1 g 4.2 a 4.2 b 4.2 c 4.2 d 4.2 e Sunt determinate criteriile i metodele necesare asigurrii ca operarea i controlul proceselor sunt eficace? Este asigurat disponibilitatea resurselor i informaiilor necesare operrii i monitorizrii proceselor? Sunt monitorizate, msurate i analizate aceste procese? Sunt implementate aciuni pentru realizarea rezultatelor planificate i pentru mbuntirea continu a acestor procese? Exist procese din afara organizaiei care influeneaz conformitatea produsului cu cerinele i aceste procese sunt controlate? Cerine referitoare la documentaie: Sunt documentate politica i obiectivele calitii? Exist un manual al calitii? Exist procedurile documentate cerute de SR EN ISO 9001 i acestea sunt implementate i meninute? Exist documentele necesare asigurrii planificrii, operrii i controlului eficace al proceselor firmei? Exist nregistrrile cerute de standardul SR EN ISO 9001 pct.4.2.4?

Observaii

Cotare

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

4.2.2 a 4.2.2 b 4.2.2 c 4.2.3 a

Manualul calitii include: domeniul sistemului de management al calitii i detalii sau justificri ale oricror excluderi? proceduri documentate stabilite pentru sistemul de management al calitii sau o referire la acestea? o descriere a interaciunii dintre procesele sistemului de management al calitii? Controlul documentelor: Esta stabilit o procedur documentat care definete controalele necesare pentru: -aprobarea documentelor d.p.d.v. al adecvarii acestora nainte de emitere? - analiza, actualizarea i reaprobarea documentelor? asigurarea identificrii modificrilor i stadiul reviziilor curente ale documentelor? asigurarea c versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare? asigurarea c documentele rmn lizibile i identificabile cu uurin? asigurarea c documentele de provenien extern sunt identificate i difuzarea lor este controlat? prevenirea utilizrii neintenionate a documentelor perimate si aplicarea identificrii adecvate in cazul n care sunt pstrate pentru alte scopuri?

4.2.3 b 4.2.3 c 4.2.3 d 4.2.3 e 4.2.3 f 4.2.3 g

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

Pentru a fi consecveni s-a incercat urmrirea urmtoarei scheme logice:

5.Stabilirea planului de audit 1. CLIENT/AUDITAT: S.C. STRATUSMOB BLAJ S.A. 2. OBIECTIV AUDIT: Audit intern pentru verificarea gradului de conformitate cu cerinele standardului/standardelor: ISO 9001:2000 EN ISO 14001:2004 3. CRITERII DE AUDIT: Clauzele EN ISO 14001 :2004, documentaia componentei de mediu a SMI

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

4. ECHIPA DE AUDIT AUDITOR EF: AUDITORI: OBSERVATORI: (CD) (AF)

5. TEHNICI DE AUDIT:

- interviuri - vizite tehnice - observare - analiz documente i nregistrri

6. PERIOADA DE DERULARE A AUDITULUI : 7. CONFIDENIALITATEA INFORMAIILOR. Echipa de audit asigur deplina confidenialitate a informaiilor n posesia crora intr n timpul efecturii auditului. 8. DATA DIFUZRII RAPORTULUI DE AUDIT: ZIUA: 1 ORA TIP AUDIT COMPARTIMENTE/ FUNCII / PROCES AUDITAT Top management, Reprezentantul managementului pentru mediu, Manageri departamente Top management/ Director general, Director executiv Managementul de mediu/Reprezentantul managementului pentru mediu Protectia mediului, Oficiu Juridic/Responsabil Protectia Mediului, Consilier Juridic Producie/ef depozit cherestea + ef S3 CAPITOL DIN STANDARD edina de deschidere ECHIP A DE AUDIT CD, AF

8:00

Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta

8:30 9:00

4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3

CD, AF

11:00

4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, CD, AF 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5, 4.6 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, CD, AF 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, CD, AF

12:45

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

mediu a SMI 14:00 Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI

(Debitare cherestea) Producie/Manager Producie + ef S1 (Profilare, finisare i nnobilare) ntreinere/Manager ntreinere + Responsabil parc auto + Mecanic ef Producie/ef S2 (Montaj / Echipat rame masiv, MDA, OMGA) i ef S5 (Formatizare sticla, passpartout, PFL, MDF) Producie/ef Secie produse secundare

15:30

17:00

4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4

CD, AF

CD, AF

CD

17:00

Audit intern componenta mediu a SMI

AF

ZIUA: 2 ORA 8:00 8:45 TIP AUDIT Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI COMPARTIMENTE/ FUNCTII / PROCES AUDITAT Plan - Proiectare/Manager Plan + Inginer Proiectant + Operator Summit Aprovizionare/Manager aprovizionare + Manager Gestiuni + Merceolog CAPITOL DIN STANDARD ECHIPA DE AUDIT CD, AF CD, AF

9:45

10:30

10:30

4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.6, 4.5.4 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.4 Gestiuni/Manager gestiuni 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, + Gestionri 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.4 Vnzri/Manager Vnzri + 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, efi secie Ambalare + 4.4.2, 4.4.3, 4.4.6, Gestionar magazie finite + 4.4.7, 4.5.1, 4.5.4 Stivuitoriti + ncrctori/descrctori Management 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, Calitate/Manager Calitate + 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5, Inspectori Calitate + 4.5.4

CD, AF

CD

AF

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

11:30 11:30 12:30 13:30

Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI Audit intern componenta mediu a SMI

Controlori Calitate Resurse Umane/Manager RU + Inspector personal Economic/Manager Economic + Contabil ef + Contabil --Top management, Reprezentantul managementului pentru mediu, Manageri departamente

4.2, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.5.4 4.2, 4.4.1, 4.4.3, 4.5.4 Reuniunea echipei de audit i formularea constatrilor edina de nchidere

CD AF CD, AF CD, AF

6.Scenariul de desfurare al auditului Pentru a obine informaii utile s-au analizat documentele din sectorul comercial, plecnd de la comenzile clienilor(modul i forma lor de nregistrare) trecnd prin faza de aprovizionare i recepie ajungnd la livrare,ncasarea banilor i reaciile clientilor.Exist un flux de documente care nsoete acest lan. Dup analiza documentelor s-au intervievat persoanele care lucreaz n sectorul respectiv.Interviurile au urmarit att evaluarea SMI ct i nivelul nelegerii i participrii lucrtorilor la acest sistem. S-au verificat existena procedurilor pentru fiecare punct al procesului, echipamentele i materialele confom procedurilor i responsabilitile lucrtorilor din acest sector. S-a descoperit c exist o procedura incomplet privind recuperarea banilor pentru clienii care pltesc la termen.Exist situaii cnd aceste sume nu sunt urmrite, ncasarea lor fiind astfel nesigur. S-a constatat, de asemenea c anumite proceduri sunt greu de aplicat in practic. 7.Rapoarte de neconformitate. 1. Neconformitate nr.: Prevedere/regula/clauza nclcat: Departament unde s-a constatat: 2. Descrierea neconformitii: Data:

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

ntocmit: 3. Cauza apariiei/reapariiei neconformitii 1. Operatori: nerespectarea condiiilor de calitate, mediu i SSO instruire neadecvat nerespectarea instruciunilor de lucru sau a planului curenie/disciplin la locul de munc sortare necorespunztoare/ ntrzieri nejustificate n realizarea sarcinilor depozitare/manipulare necorespunztoare Alte cauze: ................................................................. ........... 3. Infrastructura: necorespunztoare n raport cu planul de producie echipamente de lucru necorespunztoare DMM-uri necorespunztoare insuficient pentru desfurarea activitii Alte cauze: ................................................................. ........... 5. Metoda: lips plan la nceputul schimbului proiectare necorespunztoare a produselor cerine ale clientului nendeplinite nerespectare prescripii de execuie inspecii de calitate necorespunztoare Alte cauze: ................................................................. ........... ntocmit: 4. Corecie:

Semntura:

Data:

2. Materiale neefectuare control al produselor din amonte nencadrare n cerinele de calitate a materialelor lips material n raport cu planul de producie Alte cauze:........................................................................

4. Mediul de lucru: exhaustare insuficient sau defect necorespunztor calitativ necorespunztor datorit personalului Alte cauze:........................................................................

6. Management: nesatisfacere necesar personal/departament neefectuare analize specifice de activitate/departament control neadecvat al neconformitilor inspecii ale produselor necorespunztoare (calitative/cantitative) neinstruirea personalului din subordine Alte cauze:........................................................................ Semntura: Data:

Responsabil corecie: Data finalizrii coreciei:

Semntura:

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

5. Aciuni corective/preventive:

Responsabil aciuni corective/preventive: Data finalizarii: Semntura: 6. Verificarea finalizrii coreciilor, aciunilor corective i preventive:

Manager Calitate: Data finalizrii: 8.Raportul de audit Firma:

Semntura:

Denumire/ sediul social: S.C. STRATUSMOB S.A. STR AUREL VLAICU NR 2 BLAJ, Jud ALBA, ROMANIA Reprezentantul managementului: Codul EA / NACE: 23

Domeniul pentru auditare: Fabricarea mobilei i a produselor finite din lemn Standardul aplicabil: EN ISO 14001 : 2004, respectiv SR EN ISO 14001 :2008 Audit: Auditor ef: (ISO 14001)(RM) Data auditului: 10.10.2005 Auditor: Limba n care se desfaoar auditul: Romn Manual: Manualul Managementului nregistrarea auditului intern: 04/04.01 Integrat: Calitate-Mediu, cod MMI, Rev. 1/ 26.09.2008 Auditul a fost realizat pentru: Evaluarea conformitii documentaiei SMI elaborate de organiztie cu cerinele standardului referenial ISO 14001: 2004; Evaluarea metodologiei de identificare a aspectelor de mediu i a impacturilor asociate aplicat de organizaie i a gradului in care aplicarea acesteia acoper situaia real a Tipul auditului: Audit de certificare Etapa I ISO 14001

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

aspectelor de mediu din amplasament i se adecveaz naturii activitilor derulate de firm; Verificarea adecvarii politicii, obiectivelor, intelor i programului de management de mediu la aspectele semnificative de mediu generate; Verificarea existenei autorizaiilor/ acordurilor/ licenelor necesare pe linie de mediu n vederea funcionrii firmei; Evaluarea gradului de maturitate al SMM verificnd n special realizarea ciclului de audit intern i a analizei managementului.

De asemenea un alt obiectiv a fost de a stabili punctele cele mai importante pentru o planificare corespunztoare a auditului etapa 2. Pe intreaga perioad auditul etapa 1 a decurs intr-un mod adecvat, conform planului de audit, ntr-un climat de colaborare i ncredere. Auditul s-a desfaurat la sediul firmei unde au fost vizitate urmatoarele zone de activitate: Depozitul de materiale lemnoase unde este recepionat i depozitat in vederea prelucrrii cheresteaua, ponderea cea mai mare avand-o lemnul de fag. Depozitul dispune de zona sa proprie de colectare deeuri pe tipuri i de dotarea de intervenie n caz de incendiu. Atelierele mecanice din subordinea sectorului de intreinere. n vecintatea atelierului se afl n amenajare o zon general de depozitare a deeurilor i bazinul de preluare a apelor fluviale care servete i drept rezerva de ap de incendiu. Zona de depozitare a deeurilor lichide de ape uzate tehnologice ce sunt trimise periodic la incinerare. Centrala termica care funcioneaz pe baz de combustibil lemnos, furnizat n special de deeurile de lemn i de rumegu brichetat n cadrul organizaiei; Staia de compresoare la care agentul de rcire este freonul R134a; Maina de brichetat care preia i valorifica deeurile de lemn i rumegu rezultate din procesul de producie; Depozitul aferent seciei 3 de producie n care se pastreaz brichetele de lemn i se realizeaz debitarea cherestelei; Seciile de producie n care se realizeaz procese de debitare, profilare, lcuire; Depozitul de substane chimice i magazia de vopsele nitro; Magazia de lacuri, motorin, uleiuri; Magazia de materiale; Depozitul de produse finite; Depozitul de chimicale i de deeuri de ambalaje de chimicale, aflat n construcie.

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

Birourile n care ii desfaoar activitatea personalul firmei.

Au au fost intervievate 3 persoane i examinate circa 33 documente, conform listelor anexate. Rezultatele obtinute evideniaz angajamentul managementului de vrf n construirea i implementarea SMM. Exist o infrastructur adecvat, personal competent, iar SMM existent respecta prevederile ISO 14001:2004, in sensul c: este corect planificat, au fost identificate in general majoritatea tipurilor de aspecte de mediu solicitate de standard. S-au identificat i comunicat cerinele de mediu aplicabile aspectelor identificate, au fost documentate politica de mediu, obiective, inte i program de management de mediu corelate cu aspectele semnificative de mediu ale firmei. exist autorizaiile / avizele /acordurile necesare pentru funcionare din punct de vedere al mediului. directorul general a numit-o pe dna. Daniela Popolan ca reprezentant al managementului pentru mediu, avand responsabilitatea de a asigura ca SMM este construit, implementat i mentinut n conformitate cu cerinele ISO 14001:2004, de asemenea de a raporta performanele SMM ctre managementul de vrf, pentru analiz i mbuntire. Au fost definite responsabiliti pentru gestionarea deeurilor, pentru substanele chimice periculoase. a fost elaborat documentaia SMM i exist suficiente nregistrri care s demonstreze ca ea este implementat; au fost planificate i conduse audituri interne. a fost realizat o sedina de analiz a managementului pentru SMM in anul 2005.

Analiza documentaiei SMM: manual, proceduri de sistem i unele proceduri operaionale (circa 33 documente, conform listei anexate) a condus la concluzia c sistemul este n intregime documentat, iar coninutul documentelor corespunde cerinelor ISO 14001:2004. 9.Concluzii Echipa de audit a realizat auditul de certificare etapa 1, avnd n vedere evaluarea: modului n care SMM a fost planificat, stabilit i implementat msurii n care este transpus situaia organizaiei n raport cu mediul, n care sistemul creat este adecvat implementrii politicii de mediu a firmei modului in care documentele elaborate contribuie la inerea sub control a aspectelor semnificative de mediu procesului de audit intern, daca acesta respect cerinele ISO 14001 i dac se realizeaz analiza conducerii pentru SMM

Echipa de audit a constatat c au fost identificate n form scris aspectele de mediu ale activitilor, produselor si serviciilor organizaiei, fiind determinate cele care produc

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

impacturi semnificative de mediu att n condiii normale i anormale, ct i n situaii de urgen. Pentru majoritatea tipurilor de aspecte semnificative exist obiective i msuri de mbuntire/control, de asemenea proceduri/planuri de inere sub control a activitilor generatoare de aspecte semnificative de mediu. Pe parcursul auditului, echipa a urmrit trasabilitatea nregistrrilor referitoare la aspecte semnificative de mediu obiective, inte politica de mediu program de management de mediu proceduri operaionale i planuri pentru situaii de urgen rezultate ale monitorizrii i msurrii. Concluziile au fost n general favorabile, ceea ce demonstreaz c sistemul a fost dezvoltat n mod corespunztor. Potenialul de mbuntire identificat la auditul etapa 1 se refer la: Ar trebui ca Listele de identificare aspecte de mediu i impacturi asociate s asigure identificarea tuturor aspectelor de mediu corespunztoare activitilor desfurate n amplasament (de ex. mijloacele auto casate depozitate n curte, direct pe sol, aspectele de mediu generate de furnizorii de servicii de transport extern produse chimice la intrarea n amplasamentul Deko Rame n vederea descrcrii mrfurilor); Ar fi necesar sa fie aplicat procedura PS_SMM_01, rev. 0 i pentru noile proiecte(de ex. pentru proiectul de amenajare a unui spatiu coorespunztor de depozitare deeuri periculoase din vecintatea bazinului de ap); Este necesar ca Registrul de cerinte de mediu sa fie completat la toate rubricile incluse, astfel inct el s raspund i privind stadiul de conformitate cu cerinele de mediu incluse; de asemenea ar trebui sa se asigure actualizarea cerinelor de mediu din Registrul cerinelor de mediu astfel inct s se includ i cerinele legale aprute n cursul lunii septembrie (de ex. Ordinul nr. 786 / 2005 referitor la modificarea legislaiei de situaii de urgen); Este necesar finalizarea, aprobarea i punerea n aplicare a Planului de prevenire i intervenie n caz de scurgeri accidentale de chimicale; Ar trebui s se stabilieasc cerinele interne de performan pentru calitatea factorilor de mediu, pentru a se putea utiliza rezultatele monitorizrii i msurrii realizate pn n prezent conform programului de monitorizare i msurare; Ar trebui s se acorde o atenie mai mare aplicrii regulilor de codificare, dotare i indicare a funciilor responsabile pentru completarea nregistrrilor sistemului de management de mediu; Ar fi necesar s se asigure realizarea unei evaluari complete a gradului de conformare cu cerinele legale i alte cerinte de mediu aplicabile aspectelor de mediu din organizaie; Ar trebui s se gestioneze mai atent rapoartele de neconformitate rezultate n urma auditurilor interne, astfel inct s se trateze complet i eficace toate neconformitile constatate (de ex. raportul de neconformitate referitor la lipsa instruirii politicii de mediu ctre personalul care lucreaz pentru i n numele organizaiei); Ar trebui ca la analiza efectuat de conducere s se ia n considerare toate tipurile de date de intrare solicitate de standardul ISO 14001:2004 (de ex. analiza rezultatelor evalurii conformitii cu cerinele legale i alte cerine de mediu); Ar trebui s se acorde o mai mare atenie contientizrii personalului n domeniul mediului astfel incat sa se poata asigura colectarea selectiva a deseurilor de diverse

Procedura documentata: Audituri interne

Cod: PS-03 Capitolul 1: Introducere Ed: 1/05.2009 Rev: 30/05.2009 Pagina: 21 din 6

tipuri n recipientele dedicate acestui scop (vezi containere de depozitare din zona depozitului de materiale lemnoase, din zona atelierului de reparaii mecanice); Ar trebui s se acorde o mai mare atenie modului de manipulare i depozitare a ambalajelor goale de chimicale sau cu resturi de chimicale (pe parcursul vizitei n amplasament s-au observat astfel de recipiente depozitate direct pe sol, fr capac, fr evi de retenie pentru scurgeri, existnd riscul contaminrii solului i apelor fluviale); Ar fi necesar ca interveniile n scopul intreinerii mototivuitoarelor s nu se mai realizeze afar, ci n spaii nchise, astfel inct s se evite poluarea solului cu ulei i carburani; Ar trebui s se asigure un spaiu corespunztor pentru colectarea pe tipuri i depozitarea uleiurilor uzate, n conformitate cu cerinele legale n domeniu; Ar fi necesar ca n depozitele de chimicale s se asigure evi de retenie pentru preluarea scurgerilor accidentale i s fie disponibile fiele tehnice de securitate pentru chimicalele depozitate. Ar trebui ca n toate spaiile de lucru s se asigure posibilitatea accesului la echipamentele din dotare pentru intervenia n caz de incendiu.