Anexa 2.

36 Proceduri de audit intern

MINISTERUL EDUCATIEI CERCETARII SI TINERETULUI

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE B-dul Regele Carol I, Nr. 2 - 0200 Trgovite, Romania Tel: +40-245-206101; Fax: +40-245-217692/211809 E-mail: rectorat@valahia.ro

COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

CUPRINS 1. Cadrul legislativ care reglementeaza activitatea biroului de audit public intern,..pag.3 2. Structura organizatorica a compartimentului de audit intern,...pag.4 3. Proceduri utilizate in derularea misiunii de audit,....pag.5 4. Tehnici si instrumente aplicate in misiunea de audit,..pag31. 5. Ghid procedural si formulare utilizate 6. Abreviar....pag.57 7. Glosar........pag.58.

legislativ care reglementeaza activitatea biroului de audit public intern,

3

1. Cadrul

1. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; 2. O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; 3. O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial 4. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat; 5. OMECT nr.5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei Cercetrii i Tineretului i in unitile aflate n subordinea sau coordonarea ministerului Educaiei , Cercetrii i Tineretului.

8. Structura organizatoric a biroului de audit public intern,

Structura de audit public intern funcioneaz n subordinea direct a conductorului entitii publice, exercitnd o funcie distinct i independent de activitile entitii publice. Prin atribuiile sale structura de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern.

8.1. Atribuiile structurii de audit public intern

Structura de audit public intern are urmtoarele atribuii: a) elaboreaz norme metodologice specifice entitii publice n care i desfoar activitatea, cu avizul organismului ierarhic superior; b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate; d) informeaz organul ierarhic superior despre recomandrile nensuite de ctre

conductorul entitii publice auditate, precum i despre eventualele consecine ale acestora e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; f) elaboreaz raportul anual de audit public intern; g) n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control abilitate

3. Proceduri utilizate in derularea misiunii de audit,

5

UNIVERSITATEA VALAHIADIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern

PROCEDURA P-01 ORDINUL DE SERVICIU Aprobat de Rector Data:

3.1.

Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de eful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice.

Scop:
Repartizarea sarcinilor de serviciu auditorilor interni, astfel nct acetia s poat ncepe misiunea de audit public intern..

Premise:
Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie i se ntocmete pe baza planului anual de audit public intern.

Matricea responsabilitatilor: Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei (evaluator) Conducatorul institutiei Personalul Secretariatului Auditorii

Aciune:
1. Elaboreaza Ordinul de serviciu; 2.. Aproba Ordinul de serviciu; 3.. Atribuie un numr Ordinului de serviciu; 4. . ndosariaz Ordinul de serviciu n Dosarul permanent seciunea A.

3.2.

Declaraia de independen
PROCEDURA P-02 DECLARATIA DE INDEPENDENTA Data:

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern

Scop:
S dovedeasca independena auditorilor din cadrul institutiei fa de structurile de audit evaluate.

Premise:
Pentru a-i desemna pe auditorii interni care vor exercita misiunea de evaluare, vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, dect dac este absolut necesar ca el s fie repartizat. In acest caz, Seful serviciului de coordonare, evaluare si raportare trebuie s furnizeze o justificare. Dac n timpul misiunii de evaluare apare o incompatibilitate, real sau posibila, auditorii sunt obligai s informeze imediat conducerea institutiei.

Matricea responsabilitatilor: Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei (evaluator) eful serviciului de coordonare, evaluare, raportare

Aciune:
1. Elaboreaz Declaraia de Independen 2. Verific Declaraia de Independen; 3. Identific starea de incompatibilitate semnalat de ctre auditori i explic modul n care aceasta poate fi atenuat; 5. ndosariaz Declaraiile de Independen n dosarul permanent - seciunea A; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupusa, informeaza imediat conducerea;

Auditorul (evaluator)

3.3 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Data:

Scopul :
S informeze entitatea auditat despre declanarea misiunii de audit public intern.

Premise::
Se intenioneaz ca prin notificarea entitii s se asigure desfurarea corespunztoare a procedurilor de audit.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern NOTA: Informaia cerut de la entitatea auditat include cel puin urmtoarele: - Organigrama; - ROF; - Fie ale posturilor; - Situaii financiare ; - Rapoarte de analiz comparativ sau/i de operare; - Descrierea activitilor i/sau operaiunilor semnificative (include i schemele proceselor dac sunt disponibile); - Manualul de proceduri interne ; - Schimbri propuse i schimbri n curs in cadrul procedurilor; - Copii ale regulamentelor interne 2. Verific adresa de notificare 3. Semneaz adresa de notificare 4. Aloc un numr adresei de notificare i o

Conductorul Biroului de audit public intern Personalul biroului audit

Auditorul institutiei

transmite entitii auditat 5 nregistreaz Notificarea i o trimite entitii auditate; 6. ndosariaz o copie a Notificrii n dosarul permanent seciunea B. 7. Ulterior, verific dac entitatea auditat ofer nformaiile cerute;

3.4COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-04 COLECTAREA I Compartiment Audit Public PRELUCRAREA INFORMAIILOR Intern

Data:

Scopul:
Cunoaterea domeniului auditabil l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat. Colectarea informaiilor faciliteaz procedurile de analiz de risc i cele de verificare.

Premise:
Colectarea, este de fapt pregtirea informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, n vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit public intern. Colectarea informaiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea auditat i desfoar activitatea: - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii auditate; - analiza entitii auditate i activitile sale; - analiza factorilor susceptibili de mpiedica buna desfurare a misiunii de audit; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate, i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - identificarea constatrilor semnificative i a recomandrilor din rapoartele de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1.Identific legile i regulamentele aplicabile entitii/structurii auditate; 2. Obin organigrama, regulamentele de funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale entitii/structurii auditate; 3. Identific personalul responsabil; 4. Identific circuitul documentelor; 5. Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; 6. Adun date statistice asupra performanei pentru a-I sprijini n faza de analiz a riscului; 7. Se familiarizeaz cu activitatea entitii/structurii auditate; 8. ndosariaz documentele obinute n aceast faz a misiunii de audit public intern n dosarul permanent - seciunea C. 9.Revede documentatia 10.Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor de audit public auditabile si a criteriilor de analiza de risc.

Supervizorul

10

3.5. ANALIZA RISCURILOR

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILOR Data:

Scopul:
Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditat, dac controalele interne sau procedurile entitii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii/structurii auditate.

Premise:
Reprezint un punct de pornire n elaborarea Tabelului "puncte tari i puncte slabe". Aprecierea unui risc are la baz dou estimri: - gravitatea pierderilor care pot rezulta ca urmare a riscului (sau al consecinelor directe i indirecte); - probabilitatea ca riscul s revin (noiune cuantificat formal). Riscurile poteniale se pot concretiza n recomandri de audit, acestea depinznd de rezultatele de la controalele, testrile i verificrile anterioare. Punctele tari i punctele slabe se exprim calitativ i cantitativ n funcie de rezultatele ateptate i de condiiile de obinere a acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristic urmrit, pentru a asigura buna funcionare a entitii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Din activitatea desfurat n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, pregteste o List centralizatoare a obiectelor auditabile 2. ntocmeste Matricea riscurilor . n acest scop: - Analizeaz riscurile asociate acestor operaiuni/activiti; - Stabileste criteriile de analiz a riscurilor; - Stabileste ponderea fiecrui criteriu de analiza a riscului; - Stabileste nivelul riscurilor pentru fiecare

11

Supervizorul

Auditorul institutiei

criteriu de analiz utilizat; - Stabilescte punctajul total al criteriului de analiz utilizat; 3. Ierarhizeaz operaiunile/activitile ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe 4. ntocmeste Matricea de evaluare a controlului intern 5. Transmit documentele prezentate mai sus la supervizor pentru revizuire; 6. Supervizeaz Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, Matricea riscurilor, Tabelul puncte tari i puncte slabe, Matricea de evaluare a controlului intern i Fiele de constatare i analiz a problemelor iniiate pentru fiecare control care va fi testat. 7. Organizeaz o edin pentru reevaluare obiectivelor stabilite, a domeniului i a metodologiei, dup caz; 8. ndosariaz Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Matricea riscurilor, Tabelul puncte tari i puncte slabe, Matricea de evaluare a controlului intern n dosarul permanent seciunea C.

3.5 Identificarea obiectelor auditabile

3.5.1. Obiectul auditabil Obiectul auditabil reprezint activitatea elementar a domeniului auditat, ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic. 3.5.2. Identificarea obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 faze: a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului); b) definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (ce trebuie s fie evitate); determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i s elimine riscul. 3.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice i ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. Aceasta se prezint ca un document formalizat, care va fi ntocmit de ctre auditor, supervizat c)

12

3.6. ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-06 ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT

Data:

Scopul: Asigur faptul c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern, asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor, precum i supervizarea. Premise: Programul de audit public intern este un document intern de lucru al Comp. de Audit, care cuprinde: - obiectivele misiunii de audit, - aciunile (activiti) concrete ce trebuie ntreprinse pentru atingerea obiectivelor auditului, - repartizarea activitilor pe fiecare auditor, - perioada de timp preconizat i efectiv, - testrile, precum i alte proceduri de audit care se vor aplica. n baza Programului de audit public intern se elaboreaz un program al interveniilor la faa locului, care detaliaz lucrrile pe care auditorii i le propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, interviurile, reconcilierile, confirmrile, validrile cu materiale probante i perioadele n care de realizeaz aceste verificri la faa locului.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Pregtete Programul de audit incluznd urmtoarele elemente: Obiectivele auditului, Activitile concrete de audit, Testele de efectuat, Alte proceduri si teste de audit necesare, Timpul planificat i efectiv pentru fiecare activitate. 2. Pregtete Programul interveniei la faa locului

13

Supervizorul

Auditorul

3. Organizeaz o edin cu auditorii, 4. Revizuiete Programul de audit i Programul interveniei la faa locului, 5. Discut cu auditorii i, dac este cazul, face modificrile necesare, 6.. Aprob Programul de audit i Programul interveniei la faa locului, 7. Pe parcursul derulrii misiunii completeaz Programul de audit i Programul interveniei la faa locului cu datele necesare, astfel nct la finalizarea misiunii de audit aceste documente s conin toate informaiile prevzute, 9. ndosariaz Programul de audit i Programul interveniei la faa locului n dosarul permanent - seciunea A 10. Utilizeaz Programul de audit i Programul interveniei la la faa locului n activitatea de audit.

14

3.7. EDINA DE DESCHIDERE

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-07

EDINA DE DESCHIDERE

Data:

Scopul: ntlnirea cu reprezentanii entitii/structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind misiunea de audit. . Premise: edina de deschidere servete ca ntlnire de nceput a etapei de intervenie la faa locului. Ordinea de zi a edinei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; - stabilirea termenelor de prezentare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - prezentarea pentru luare la cunotin a cartei auditorului public intern; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii de audit public intern; - comunicarea modului de intervenie la faa locului.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei Supervizorul /auditorul/ Reprezentanii entitii structurii auditate

Aciune:
1. Contacteaz entitatea/structura auditat pentru a stabili data ntlnirii. 2. Particip la edina de deschidere.

15

Auditorul

3. ntocmeste Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit public intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere conform prezentei proceduri; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei, a numrului de telefon/adresei de e-mail i semntura. B. Stenograma Minutei de deschidere: - prezint n detaliu dezbaterile din cadrul edinei de deschidere. 4. ndosariaz Minuta edinei de deschidere n dosarul permanent Seciunea B.

16

3.8. COLECTAREA DOVEZILOR

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-08 COLECTAREA DOVEZILOR Data:

Scopul: Informaiile colectate asigur o eviden suficient, competent i relevant i ofer o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor.. Premise: n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de audit public intern aprobat. Munca n cadrul acestei faze produce dovezi de audit n baza crora auditorii formuleaz constatri, concluzii i recomandri. Urmtoarele elemente ale constatrilor de audit trebuie s fie incluse: 1. constatare (condiii) 2. cauze, 3. efecte, 4. recomandri.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Urmeaz procedurile stabilite n Programul de audit, efectueaz Testele 2. Apreciaz dac dovezile obinute sunt suficiente, relevante, competente i folositoare; 3. Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; 4. Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; 5. Pregteste Fiele de Identificare i Analiza Problemelor 6. Pregteste Chestionarele i Listele de verificare ; 7. ntocmeste Foile de lucru; 8. La sfritul fazei de colectare a informaiilor finalizeaz testele, Fiele de Identificare i Analiza Problemelor, foile de lucru, chestionarele i listele de verificare; 7. Transmit documentele ntocmite n aceast etap supervizorului; 8. Analizeaz i supervizeaz testele, foile de lucru, chestionarele, listele de verificare, precum alte documente ntocmite de auditori n aceast etap a misiunii de audit; 9. Revede i supervizeaz Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; 10. Refereneaz, codific, numeroteaz i ndosariaz testele, foile de lucru, chestionarele, listele de verificare i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor n dosarul permanent Seciunea A;

Supervizorul

Auditorul

17

n faza de intervenie la faa locului se vor avea n vedere, fr a se limita la acestea: a) cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrrilor contabile; d) analiza datelor i informaiilor; e) evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; f) realizarea de testri; g) verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.

18

3.9. CONSTATAREA I RAPORTAREA IREGULARITILOR

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-09 CONSTATAREA I RAPORTAREA IREGULARITILOR

Data:

Scopul: De a furniza un ghid n cazul descoperirii de iregulariti. Premise: Cnd auditorii ajung la concluzia, bazat pe Fiele de identificare i analiz a problemei (FIAP-uri), c s-a comis o iregularitate, ei vor trebui s raporteze, cel mai trziu a doua zi, prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor. informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii publice n legtur cu iregularitile constatate.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Cnd auditorii ajung la concluzia, pe baza dovezilor obinute, c a avut loc un act ilegal (iregulariti, fraud, etc...), ei raporteaz, cel mai trziu a doua zi, abaterile de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii/activitii/operaiunii auditate, i care ar putea produceb prejudicii pe seama fondurilor publice, prin transmiterea Formularului de constatare i raportare a iregularitilor 4. Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; 5. Pregteste Fiele de Identificare i Analiza Problemelor 6. Pregteste Chestionarele i Listele de verificare ; 7. ntocmeste Foile de lucru; 8. La sfritul fazei de colectare a informaiilor finalizeaz testele, Fiele de Identificare i Analiza Problemelor, foile de lucru, chestionarele i listele de verificare; 9.. Transmite documentele ntocmite n aceast etap supervizorului; 8. Auditorii trebuie s dea dovad de grij profesional n activitatea de raportare a iregularitilor, astfel nct s nu interfereze cu alte proceduri legale de investigare. 4. Dac s-a decis c este necesar raportarea iregularitii, n Raportul scris pe care l emit auditorii trebuie s includ cel puin urmtoarele informaii: descrierea detaliat a iregularitii (iregularitilor), legea, regulamentul, sau procedura ce a fost inclcat natura i mrimea cheltuielii; in cazurile unde nu s-a efectuat nici o plat, sumele care ar fi fost pltite n mod

Supervizorul Auditorul

19

greit dac iregularitatea nu ar fi fost descoperit, suma total i distribuirea sa ntre diferitele surse de finanare,, data i sursa primelor informaii ce au condus la suspiciunea c o iregularitate s-a produs, identitatea persoanelor fizice i juridice implicate, numele auditorului; 5. Auditorul trebuie sa primeasc un rspuns scris de la managerul entitii auditate. 6. Informeaz n termen de 3 zile conductorul entitii publice.

20

P 10. REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-10 REVIZUIREA Compartiment Audit Public DOCUMENTELOR DE LUCRU Intern Data:

Scopul: S asigure c documentele sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile adunate n timpul misiunii de audit public intern. Premise: Auditorii revd FIAP-rile i documentele de lucru din punct de vedere al formatului i al coninutului, asigurndu-se c dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de eviden. Pentru a trece testul, evidena trebuie s fie suficient, concludent i relevant.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Pe msur ce auditul progreseaz, eticheteaz i numeroteaz toate documentele, 2. Apreciaz dac FIAP - urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor pentru misiunea de audit public intern, 3. Revizuieste lucrrile din punctul de vedere al coninutului i al formei i apreciaz dac FIAP - urile i documentele de lucru pot trece testul de eviden., 4. ntocmeste Nota centralizatoare a documentelor de lucru 5. Planific o sesiune pentru revizuirea documentelor de lucru mpreun cu supervizorul,
6. Revizuiete documentele de lucru din punct de vedere al formei i coninutului acestora, 7. Se asigur c dovezile reflectate n documentele de lucru pot trece testul de eviden (sunt suficiente, concludente, relevante), 8. ntocmete Fia de analiz a documentelor de lucru 9. Dac este necesar, solicit, n mod formal, auditorilor efectuarea modificrilor, 10. ndosariaz Nota centralizatoare a documentelor de lucru n Dosarul permanent, Seciunea C, 11. ndosariaz Fia de analiz a documentelor de lucru n dosarul permanent seciunea - D.

Supervizorul

Auditorul

21

P 11. EDINA DE NCHIDERE

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-11 EDINA DE NCHIDERE Data:

Scopul: Permite prezentarea ctre entitatea/structura auditat a opiniei auditorilor interni, a constatrilor i recomandrilor preliminare efectuate. Premise: S se asigure c att constatrile ct i recomandrile sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, respectiv: Clare: s fie uor de neles, evidente, s nu permit interpretri; Obiective: s nu fie prtinitoare; Fundamentate: fiecare constatare s aib la baz documente doveditoare i s fac trimiteri la textul legal incident; Relevante: aspectele semnalate s ajute conducerea entitii/structurii auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Planific edina de nchidere 2. Particip la edina de nchidere. 3.. Pregtesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificrile propuse. 4.. ntocmeste Minuta edinei de nchidere 5.. ndosariaz toate modificrile aprobate, precum i Minuta edinei de nchidere n Dosarul permanent Seciunea - B. 6. . Supervizeaz Minuta edinei de nchidere.

Supervizorul

22

P - 12. ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-12 ELABORAREA Compartiment Audit Public PROIECTULUI DE RAPORT DE Intern AUDIT

Data:

Scopul: Prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile auditorilor interni. Premise: n elaborarea proiectului Raportului de audit public intern auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor, n Formularul de constatare i raportare a iregularitilor, precum i n celelalte documente de lucru.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Redacteaz proiectul Raportului de audit public intern utiliznd formatul standard Raport de audit 2. Indic pentru fiecare constatare din proiectul Raportului de audit public intern dovada corespunztoare; 3.Transmite supervizorului proiectul Raportului de audit public intern, mpreun cu dovezile constatrilor; 4. Efectueaz schimbrile propuse de ctre supervizor, pe care le-a acceptat; 5. ndosariaz proiectul de Raport de audit public intern n Dosarul Permanent Seciunea A. 6. Analizeaz proiectul Raportului de audit public intern i formuleaz propuneri de modificare, dac este cazul

Supervizorul

23

P - 13. REVIZUIREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-13 REVIZUIREA Compartiment Audit Public PROIECTULUI DE RAPORT DE Intern AUDIT INTERN

Data:

Scopul: Revizuirea proiectului de Raport de audit este un element important al controlului calitii n etapa de procesare a Raportului de audit. Este realizat de ctre supervizorul misiunii de audit. Premise: Proiectul Raportului de audit public intern care urmeaz a fi transmis entitii auditate trebuie s fie ct mai complet posibil, constatrile trebuie s fac referire la fapte care pot fi dovedite i susinute cu documente justificative, concluziile i recomandrile trebuie s fie pertinente i fezabile. Supervizorul trebuie s examineze logica i faptele proiectului de Raport de audit. Trebuie s verifice fiecare declaraie de fapt urmrind-o pn la originile sale, respectiv documentele de lucru suport. Documentele de lucru trebuie s reflecte detaliile dovezilor i s enune cum au fost obinute.

Matricea responsabilitatilor Aciune Aciune: ntreprins de:

Auditorul institutiei 1 Analizeaz structura conceptual a proiectului de raport de audit intern, ortografia, gramatica i punctuaia. Verific dac faptele sunt prezentate n mod logic de la constatri nspre concluzii i recomandri; 2. Urmrete traseul fiecrui fapt prezentat pn la documentul de lucru suport, inclusiv datele, cifrele, procentajele, calculaiile, titlurile, numele, denumirile procentele i articolele legale Invocate; 3. ntocmete Fia de revizuire a proiectului de raport de audit public intern In care nscrie toate ntrebrile i comentariile sale referitoare la proiectul de raport de audit; 4. ndosariaz proiectul de Raport de audit public intern n Dosarul Permanent Seciunea A. 5. Analizeaz proiectul Raportului de audit public intern i formuleaz propuneri de modificare, dac este cazul 6. Semneaz proiectul de raport de audit public intern;

Supervizorul

24

P - 14. TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT LA

STRUCTURA AUDITAT
PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-14 TRANSMITEREA Compartiment Audit Public PROIECTULUI DE RAPORT DE Intern AUDIT LA STRUCTURA AUDITAT

Data:

Scopul: S asigura entitii/structurii posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit public intern i de a formula un punct de vedere la constatrile i recomandrile auditorilor.

Premise: Proiectul de raport de audit public intern transmis la entitatea/structura auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor i concluziilor la care se face referire.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1 ntocmete o adres n vederea transmiterii proiectului de raport de audit la structura auditat; 2. Precizeaz n Raportul de audit public intern aspectele reinute din punctul de vedere al entitii/structurii auditate, dac este cazul; 3.. ndosariaz punctul de vedere al entitii/structurii auditate, n dosarul Permanent - Seciunea A. 4. Analizeaz Proiectul de raport de audit public intern; 5.. Solicit, dac este cazul o Reuniune de conciliere; 6.. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit public intern n termen de 15 zile de la primirea acestuia. 5. Analizeaz Raportul de audit public intern i formuleaz propuneri de modificare, dac este cazul 6. Pregtesc Reuniunea de conciliere, dac este cazul.

Entitatea/structura auditat

Supervizorul Auditorul

25

P 15. REUNIUNEA DE CONCILIERE

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment Audit Public Intern PROCEDURA P-15 REUNIUNEA DE CONCILIERE Data:

Scopul: Acceptarea constatrilor i recomandrilor formulate de ctre auditori n Proiectul raportului de audit public intern i prezentarea calendarului de implementare a recomandrilor. Premise: Auditorii pregtesc Reuniunea de conciliere.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. Pregteste, n termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditat, Reuniunea de conciliere; 2. Informeaz entitatea/structura auditat asupra locului i datei Reuniunii de conciliere; 3. Analizeaz constatrile i concluziile din Proiectul raportului de audit public intern n vederea acceptrii recomandrilor formulate; 4 ntocmeste Minuta reuniunii de conciliere 5.ndosariaz Minuta reuniunii de conciliere n Dosarul Permanent - Seciunea - B.

Auditorii/Supervizorul Entitatea/structura auditat Auditorul

26

P 16. RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-16 RAPORTUL DE AUDIT Compartiment Audit Public PUBLIC INTERN Intern Data:

Scopul: S prelucreze raportul de audit public intern pentru redactarea final i pentru tiprire. S constate c raportul de audit public intern este complet, incluznd i punctul de vedere al entitii/structurii auditate. Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentri de nalt calitate a Raportului de audit public intern i ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei

Aciune:
1. .Se asigur c toate modificrile aprobate la Proiectul de raport de audit public intern sunt efectuate; 2. Finalizeaz Raportul de audit public intern 3.Verific dac lista de difuzare a raportului de audit public intern este complet i corect; 4. Semneaz Raportul de audit public intern pe fiecare pagin i l transmite supervizorului; 5. Supervizeaz Raportul de audit public intern; 6.Semneaz Raportul de audit public intern pe ultima pagin; 7.Verific i semneaz adresa de transmitere a Raportului de audit

Supervizorul

27

P 17. DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-17 DIFUZAREA RAPORTULUI Compartiment Audit Public DE AUDIT PUBLIC INTERN Intern

Data:

Scopul: Analizarea i avizarea recomandrilor din Raportul de audit public intern. Premise: Raportul de audit public intern final trebuie s fie nsoit de o sintez a acestuia.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei Supervizorul Conducatorul institutiei Auditorul

Aciune:
1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate, nsoite de adrese de naintare 2. Analizeaz i avizeaz Raportul de audit public; 3. Transmite entitii/structurii auditate o copie a Raportului de audit public intern, avizat de ctre conducatorul institutiei , n vederea implementrii recomandrilor; 4.. ndosariaz Raportul de audit public intern n Dosarul permanent Seciunea - A.

28

P 18. URMRIREA RECOMANDRILOR

PROCEDURA UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE P-18 URMRIREA Compartiment Audit Public RECOMANDRILOR Intern

Data:

Scopul: Este de a urmri i formaliza modul de implementare a recomandrilor din Raportul de audit public intern. Premise: Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii/structurii auditate pe baza recomandrilor din Raportul de audit public intern.

Matricea responsabilitatilor Aciune ntreprins de:

Auditorul institutiei Supervizorul Entitatea/structura auditat Auditorul

Aciune:
1. ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor 2. Verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite; 3.Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din Raportul de audit public intern; 3. Transmite entitii/structurii auditate o copie a Raportului de audit public intern, avizat de ctre conducatorul institutiei , n vederea implementrii recomandrilor; 4.. ndosariaz Raportul de audit public intern n Dosarul permanent Seciunea - A.

29

9. Tehnici si instrumente aplicate in misiunea de audit,

9.1. Principalele tehnici de audit intern 9.1.1.Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt:: a) Comparaia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite; b) Examinarea: presupune urmarirea in special a detectarii erorilor sau a iregularitilor; c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice; d) Confirmarea: solicitarea informaiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) n scopul de a validarii acesteia; e) Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri; f) Garantarea: verificarea realitatii tranzaciilor nregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul nregistrat spre documentele justificative; g) Urmrirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul urmririi este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost 9.1.2. Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni ii formeaza o prere proprie. 9.1.3 Interviul se realizeaz de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente. 9.1.4. Analiza consta in descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. 9.2. Principalele instrumente de audit intern 9.2.1. Chestionarul cuprinde ntrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt: a) chestionarul de luare la cunostiinta (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socioeconomic, organizarea interna, funcionarea entittii/structurii auditate; (CCI) activitatea de identificare obiectiva a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii; ghideaza auditorii interni in de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard 9.1.2. Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni ii formeaza o prere proprie. 9.1.3 Interviul se realizeaz de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente. 9.1.4. Analiza consta in descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. 30

9.2. Principalele instrumente de audit intern 9.2.1. Chestionarul cuprinde ntrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt: a) chestionarul de luare la cunostiinta (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socioeconomic, organizarea interna, funcionarea entittii/structurii auditate; (CCI) activitatea de identificare obiectiva a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii; ghideaza auditorii interni in de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare, b) chestionarul de control intern c) chestionarul-lista 9.2.2. Formularele constatarilor de audit public intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatrilor auditului public intern. a) Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie s fie aprobat de ctre coordonatorul misiunii, confirmat de reprezentantii entitatii/structurii auditate i supervizat de seful compartimentului de audit (sau de ctre nlocuitorul acestuia). b) Formularul de constatare si raportare a iregularitilor se intocmeste in cazul in care auditorii interni constat existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor. 9.3.Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern prin informatiile continute asigura legtura ntre sarcina de audit, interventia la fata locului i raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern: a) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni : Seciunea A Raportul de audit public intern si anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declaraia de independen; - rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandrilor); - fisele de identificare i analiza problemelor (FIAP); - formularele de constatare a iregularitilor; - programul de audit. Seciunea B Administrativ: - notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; - minuta edinei de deschidere; - minuta sedintei de inchidere; - coresponden cu entitatea/structura auditata.

31

Seciunea C Documentatia misiunii de audit public intern : - strategii interne; - reguli, regulamente i legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri, responsabiliti, numr de angajai, fiele posturilor, graficul organizaiei, natura i locaia nregistrrilor contabile); - informaii financiare; - rapoarte de audit public intern anterioare i externe - informaii privind posturile cheie/fluxuri de operatii; - documentatia analitica Seciunea D Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a rezultatelor acesteia: - raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern. b) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E,F,G,) pentru fiecare seciune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit. 9.4. Revizuirea Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator. 9.5. Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit public intern

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice i sunt confideniale. Ele trebuie pastrate pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit public intern, dupa care se arhiveaza n concordan cu reglementarile legale privind arhivarea. 9.6. edina de nchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din proiectul Raportului de audit public intern si a calendarului de implementare a recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedinei de nchidere. 10. Raportul - revizuirea raportului de audit public intern; 10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar) In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte: a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie susinute prin documente justificative corespunztoare; b) recomandarile trebuie s fie n concordan cu constatrile i sa determine reducerea riscurilor potentiale; c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate; d) se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

32

In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii: a) constatrile trebuie sa fie prezentate ntr-o manier pertinenta si incontestabil; b) evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract; c) promovarea unui limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret; d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenios; e) ierarhizarea constatrilor (numai cele importante vor fi prezentate n sinteza sau la concluzii); f) evidenierea aspectelor pozitive i a mbuntirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern. 10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel puin urmtoarele elemente: b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatoric auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat); c) modul de desfurare a aciunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale ntocmite n cursul aciunii de audit public intern); d) constatri efectuate; e) concluzii i recomandri; f) documentaia-anex (notele explicative; note de relaii; situaii, acte, documente i orice alt material probant sau justificativ). 10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni. 10.4. Reuniunea de conciliere In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere. a) scopul i obiectivele

33

10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constatri i recomandri. trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere. 10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. cuprinse in Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. de audit public intern n timpul verificrilor pe care le efectueaz. 11. Urmarirea recomandarilor Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit public intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari. Structura auditata trebuie sa informeaze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor. 11.1. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in : elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia; stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea n practic a recomandarilor; comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor; evaluarea rezultatelor obinute. Seful compartimentului de audit public intern Seful Pentru institutia publica Dupa avizarea recomandarilor Curtea de Conturi are acces la Raportul 11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor. public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii recomandarilor. 12. Supervizarea misiunii de audit public intern compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de audit public intern. Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate, astfel : a) ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit; b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit; c) verifica existenta elementelor probante; d) verifica daca redactarea raportului de audit public intern, atat cel intermediar cat si cel final, este exacta, clara, concisa si se efectueaza in termenele fixate.

In cazul n care seful biroului de audit public intern este implicat n misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

34

35

ETAPE

PROCEDURI P 02 Iniierea auditului P 01 P 03 Ordinul de serviciu Declaraia de independen

DOCUMENTE A 01 A 02 B 01 C 01 C 02 C03.1 C03.2 C03.3 C03.4 C03.5 C03.6 C03.7 A 03 A03.1 B 02 A 04 A04.1 A 05 A 06 C 04 B 03 A07 B 04

Notificarea privind declanarea misiunii Colectarea informaiilor Chestionar de control intern - CCI Lista centralizatoare a activitilor auditabile Identificarea riscurilor

Colectarea i prelucrarea informaiilor

P 04

Analiza riscurilor

P 05

PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora i aprecierea nivelurilor riscurilor Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscului Tabelul puncte tari i puncte slabe Tematica n detaliu a operaiilor auditabile

Elaborarea programului de API

P 06

Programul de audit public intern Programul interveniei la faa locului

edina de deschidere

P 07

Minuta edinei de deschidere Chestionarul Lista de verificare

Colectarea dovezilor

P 08

Test FIAP

Constatarea i raportarea iregularitilor

P 09 P 10 P 11 P 12 P 13

FCRI Nota centralizatoare a documentelor de lucru Minuta edinei de nchidere Proiect de raport de audit public intern Adres de transmitere a proiectului de raport de audit public intern Minuta reuniunii de conciliere Raport de audit public intern

INTERVENIA LA FAA LOCULUI

Revizuirea documentelor de lucru edina de nchidere Elaborarea proiectului de raport de API Transmiterea proiectului de raport de API

RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Reuniunea de conciliere Raportul final Supervizarea Difuzarea raportului de API

P 14 P 15 P 16

B 05 A08

Adres de difuzare a raportului de API P 17 Fia de urmrire a recomandrilor Lista de supervizare a documentelor

B 06 D 01 D 02 D03.1 D03.2

URMRIREA RECOMANDRILOR

Urmrirea recomandrilor

P 18

36

Fia de evaluare a misiunii de API de ctre eful structurii de API Fia de evaluare a misiunii de API de ctre structura auditat

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE - SECTIUNEA A Model A 01 - ORDIN DE SERVICIU

ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 de aprobare a Normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, OMECT 5281/2003 de aplicare a Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei Cercetrii i Tineretului i n unitile aflate n subordinea MECT i a Planului de audit public intern pentru anul.. aprobat de rectorul Universitii , se va efectua o misiune de audit public intern cu tema:.., n perioada Scopul misiunii de audit este., iar obiectivele acesteia sunt.. Menionm c se va efectua un audit de Echipa de audit public intern este format din urmtorii auditori. eful compartimentului audit public intern / Conductorul instituiei care aprob efectuarea misiunii de audit n situaia n care n instituie nu este desemnat un conductor al compartimentului.

37

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Model A-02 - DECLARAIA DE INDEPENDEN

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? Nu

1. Incompatibiliti personale:

2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Data:

Semntura: sef compartiment

38

Model B 01 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Nr../Data.. NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Ctre.. De la: . Conductorul compartimentului de audit public intern, sau conductorul instituiei care dispune efectuarea misiunii de audit. Referitor la: Se denumete misiunea de audit public intern Stimate().. n conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 de aprobare a Normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, OMECT 5281/2003 de aplicare a Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei Cercetrii i Tineretului i n unitile aflate n subordinea MECT i a Planului de audit public intern pentru anul.. aprobat de rectorul Universitii, se va efectua o misiune de audit public intern cu tema:.. la unitatea dumneavoastr. Menionm c se va efectua un audit de. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre sistemul de conducere i de control intern i a determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. Ve-i fi contactat ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor - programul interveniei la faa locului - alte aspecte Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie documentaia necesar privind activitatea de conducere i control intern; legile i reglemetrile ce se aplic activitilor de conducere i control intern; organigrama entitii; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; toate procedurile srise care descriu atribuiile ce trebuie realizate pe linia organizrii a activitii de conducere i control intern; un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se refer la aceast tem. Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s contactai pe (numele auditorului), sau pe mine. Cu stim, Conductorul compartimentului audit public intern / conductorul instituiei Data: __________ _____

39

Model C 01 COLECTAREA INFORMAIILOR COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit Avizat: Data: Data: Colectarea informaiilor DA NU Observaii

DIRECIA / SERVICIUL / FACULTATEA Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Statutului de organizare i funcionare Obinerea statului de funcii Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

40

Model C 02 CHESTIONAR DE CONTROL INTERN CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: ACTIVITATEA DE AUDIT DA Obiectivul

Data: Data: NU

OBS.

Model C 03.1 LISTA CENTRALIZATOARE A ACTIVITILOR AUDITABILE LISTA CENTRALIZATOARE A ACTIVITILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Data: Avizat: Data: Nr. crt. Domeniul Obiecte auditabile Observaii

Model C 03.2 IDENTIFICAREA RISCURILOR IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt. Domeniul Obiecte auditabile Riscuri semnificative

Data: Data: Observaii

41

Model C 03.3 STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 40 60 %

Data: Data: Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2 20 - 30% P3 20 30 %

NOT: Pentru stabilirea ponderii riscurilor se are n vedere importana i greutatea factorului de risc n cadrul activitii respective i de asemenea faptul c suma ponderilor pe factori de risc trebuie s fie 100. n funcie de elementele prezentate s-au stabilit urmtoarele ponderi pe factori de risc: F1 Aprecierea controlului intern . 40 60 % F2 Aprecierea cantitativ 20 30 % F3 Aprecierea calitativ .. 20 30 % TOTAL 100 %

Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite n funcie de importana acestora pentru activitatea auditat, i nsumate trebuie s fie 100 %. Precizm c cei trei factori sunt stabilii prin Normele generale i sunt acoperitori pentru entitile auditate.

42

Model C 03.4 STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat:

Data: Data:

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea Nr. controlului cantitativ calitativ Punctaj Obiecte Riscuri crt. Domeniul total intern (F1) (F2) (F3) auditabile semnificative P1 P2 P3 20 Ni 20 Ni 40Ni 30% 30% 60%

Model C 03.5 CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Data: Avizat: Data: Nr. crt. Domeniul Obiecte Riscuri auditabile semnificative Punctaj total Clasare Observaii

del C 03.6 TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt. Domeniul Obiective Riscuri seminificative T/S

Data: Data: Opinie Consecine Gradul de ncredere Observaii

43

Model C 03.7 TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE TEMATICA N DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Data: Avizat: Data: Nr. crt. Domeniul Obiecte auditabile Nr. crt. din Lista centralizatoare

Model A 03 -

Programul de audit

PROGRAMUL DE AUDIT
Perioada supus auditului Obiectivele A. Urmeaz enumerarea obiectivelor de la a..z Activiti Ordinul de serviciu Declaraia de independen Notificarea edina de deschidere Colectarea i prelucrarea informaiilor Prelucrarea testelor Elaborarea FIAP - urilor Adunarea dovezilor Constatarea i raportarea iregularitilor ntocmirea formularelor de raportare a iregularitilor Revizuirea documentelor ndosarierea edina de nchidere Elaborarea proiectului de raport Durata Auditori interni Locul desfurrii

44

Transmiterea proiectului de raport Reuniunea de conciliere Raportul de audit final Difuzarea raportului de audit Urmrirea recomandrilor

Lista de verificare nr. Obiectivul --------------Misiunea de audit: Perioada auditat: Avizat: NR. CRT. I. ACTIVITATEA DE AUDIT

Data:__. DA NU AUDITORI

45

TEST NR

Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Obiectul testului:

Data: __.__. Data: __.

Obiectivele testului: Descrierea testului: Constatri: Concluzii:

46

Model - A 05 -

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI

MINISTERUL EDUCAIEI CERCETRII I TINERETULUI UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE Compartiment audit public intern Tema misiunii de audit public intern: Numele auditorului: Data realizrii: FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI Nr. ..

1. Problema: .. 2. Constatri: .. 3. Cauze: . 4. Consecine: . Recomandri i soluii propuse: . ntocmit de: Supervizat

Pentru conformitate: Entitatea auditat ....

47

Model - A 06 PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN

PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN Pagina de titlu si cuprinsul Reprezint pagina in care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor si documentelor. Semntura Raportul de audit este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre eful Compartimentului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit si baza legala a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identifica activitatea ce este auditat si prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite in cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise in programul de audit. Stabilirea metodologiei Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile si recomandrile auditului Auditorul trebuie sa se pronune asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit.

48

Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, in scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificrii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie disproporionate in raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si sa aib un grad de semnificaie important in ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie sa aib un caracter de anticipare si, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate si de cretere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dup urmtoarea structura: 1)Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandrile. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandrile vor fi prezentate in funcie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.

49

Model - A 06.1 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN MODEL - A 07 - RAPORT DE AUDIT MODEL - A 07.1 - DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT

RAPORT DE AUDIT
Pagina de titlu si cuprinsul Reprezint pagina in care se menioneaz denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor si documentelor. Semntura Raportul de audit este semnat de ctre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre eful Biroului de audit public intern. Introducere Descrie tipul de audit si baza legala a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale). Prezint datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Identifica activitatea ce este auditat si prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezint modul de desfurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale ntocmite in cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele nscrise in programul de audit. Stabilirea metodologiei Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constatrile si recomandrile auditului Auditorul trebuie sa se pronune asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit.

50

Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, in scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificrii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie disproporionate in raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si sa aib un grad de semnificaie important in ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii auditate. Trebuie sa aib un caracter de anticipare si, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii auditate si de cretere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dup urmtoarea structura: 1)Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandrile. Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandrile vor fi prezentate in funcie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.

51

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TARGOVISTE SECIUNEA B - ADMINISTRATIV

MODEL - B01 - Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Ctre.. De la. Conductorul compartimentului de audit public intern, sau conductorul instituiei care dispune efectuarea misiunii de audit. Ref Se denumete misiunea de audit public intern Stimate().. n conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaz ca n perioada., s efectum o misiune de audit public intern cu tema. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre unitatea dumneavoastr i va determina dac aceasta i ndeplinete obligaiile ntr-un mod eficient i efectiv. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul interveniei la faa locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s contactai pe (numele auditorului), sau pe mine. Cu stim Conductorul compartimentului de audit public intern --------------------

Data -------------------

52

MODEL - B 02 - MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

Model B-02 Entitatea publica A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul............... Perioada auditat ntocmit de Data Verificat de Data Lista participanilor: Numele Funcia Direcia / Serviciul Nr. telefon

B. Stenograma edinei de deschidere

53

MODEL - B 03 - FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Entitatea public

Direcia/Serviciul Misiunea de audit public intern Implementat Parial Implementat Neimpleme ntat

Sfrit de luna Raport de Audit nr. Data planificat/Dat a implementrii

Entitatea/structura auditata Rec Nr.

Recomandarea

MODEL - B 04 - MINUTA EDINTEI DE NCHIDERE

MINUTA EDINTEI DE NCHIDERE

Model B-03 Entitatea publica A. Meniuni generale Tema misiunii de audit: Auditul............... Perioada auditat ntocmit de Verificat de Data Data

54

UNIVERSITATEAVALAHIA DIN TARGOVISTE SECIUNEA C INTERN DOCUMENTAIA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC

Model - C 01 - COLECTAREA INFORMAIILOR COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit Avizat: Data: Data:

Colectarea informaiilor DIRECIA / SERVICIUL / FACULTATEA Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Statutului de organizare i funcionare Obinerea statului de funcii Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior DA NU Observaii

55

Model - C 01.1 - CHESTIONAR DE CONTROL INTERN CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Data: Data:

ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul

DA

NU

OBS.

56

Model - C 01.2 - NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de audit. Perioada auditat.. ntocmit de..Data.. Constatarea Documentul justificativ Exista Da Seciunea E .. Nu Auditori

Seciunea F .

57

Model - C-01 - Tabelul PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE Denumirea misiunii de audit.......... Perioada supusa auditului ntocmit de ... Data Aprobat de.... Data Opinie Consecin Gradul de e ncredere Comentariu

Domeniul

Obiective

Riscuri F/f

Ghidul de Evaluare al controlului intern Controlul intern Dac este conducerea si/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperanta si nepstoare cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor, sau reviziile externe. auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme SLAB deosebite. analiza dezvluie ca nu sunt in funciune tehnici de control adecvate si suficiente. procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate. conducerea si personalul demonstreaz o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor si reviziilor externe. Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite POTRIVIT probleme, dar conducerea a luat masuri de remediere si a rspuns satisfctor la recomandrile auditului. analiza arata ca sunt in funciune tehnici de control adecvate si suficiente. conducerea si personalul demonstreaz o atitudine constructiva, existnd preocuparea de a anticipa si nltura problemele. auditurile anterioare si studiile preliminare nu au descoperit nici un fel PUTERNIC de probleme. analiza arata ca sunt in funciune numeroase si eficiente tehnici de control intern. procedurile sunt bine susinute de documente.

58

9. Abreviar

UCAAPI: Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern

CAPI: Comitetul pentru Audit Public Intern

DGFP: Directia Generala a Finantelor Publice

CLC: Chestionarul de luare la cunostinta

CCI: Chestionarul de control intern

CLV: Chestionarul lista de verificare

FIAP: Fisa de identificare si analiza problemelor

IT: Tehnologia informatiei

59

10.Glosar.
TERMEN - Neajunsuri Printre neajunsurile aduse obiectivitatii individuale si independentei in organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitarile ariei auditului, restrictiile de acces la dosare, la bunuri si la personal, precum si limitarile resurselor. TERMEN - Cauza Explicatia diferentei intre ceea ar trebui sa existe si ceea ce exista efectiv. TERMEN - Carta auditului intern Document oficial care defineste misiunea, competentele si responsabilitatile acestei activitati. Carta trebuie sa: - defineasca pozitia auditului intern in cadrul entitatii; - autorizeze accesul la documente, la bunuri si la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; - defineasca aria de activitate a auditului intern. TERMEN - Conflictul de interese Toate relatiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entitatii. Un conflict de interese poate sa afecteze capacitatea unei persoane de a-si asuma obiectiv obligatiile si responsabilitatile sale. TERMEN - Controlul intern Ansamblul masurilor luate de catre conducere in scopul imbunatatirii gestiunii riscului si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele stabilite sa fie atinse . TERMEN - Diagrama circulatiei Prezentarea schematica a circuitului documentelor intre diverse posturi de lucru, indicandu-se originea si destinatia lor si care ofera o viziune completa a traseului informatiilor si a suporturilor ei. Constituie un element in abordarea auditului, care tine cont de riscuri. TERMEN - Mediul de control Atitudinea si actiunile conducerii cu privire la importanta controlului in entitate. Mediul de control reprezinta cadrul si structura necesara realizarii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control inglobeaza urmatoarele elemente: - integritatea si valorile etice; - conceptia si stilul conducerii; - structura organizatorica; - atributiile de competenta si de responsabilitati; - competenta personalului. TERMEN - FIAP FIAP este un document sintetic care prezinta o disfunctie, indica natura problemei, faptele, cauzele, consecintele si recomandarile pentru remediere. TERMEN - Fisa de procedura Procedura care prezinta la fiecare etapa posturile de lucru, sarcinile (operatiile de executatat, inclusiv controalele si documentele de stabilit, de realizat si de folosit). El constituie de asemenea, un element in abordarea analizei riscurilor. TERMEN - Probele/ justificative Informatiile pe baza carora se fundamenteaza concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie sa fie: suficiente pentru ca auditorul sa poata sa indeplineasca bine munca si calitativ impartiale, astfel incit pot fi considerate fiabile); cu exactitate obiectivelor auditului);

60

de obtinere rezonabil ( informatiile au un cost de obtinere proportional cu rezultatul pe care auditorul urmareste sa-l obtina). TERMEN - Obiectivele Enunturi generale elaborate de catre auditorii interni si definind ceea ce este prevazut a se realiza in timpul misiunii. TERMEN - Obiectivitate Atitudinea impartiala, care reclama o independenta de spirit si de judecata si implica faptul ca auditorii interni nu se subordoneaze decat propriei lor judecati si nu altor persoane. Aprecierile trebuie sa fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile si pe lucrari incontestabile, lipsite de prejudecati. TERMEN - Ordinul de serviciu Mandat general acordat de catre o autoritate calificata unui auditor in vederea inceperii unei misiuni. TERMEN - Circuitul auditului Inseamna capacitatea de a identifica o informatie si de a urmari parcursul acesteia intr-un proces. Permite regasirea unei informatii pana la sursa. circuitul ca suficient atunci cand permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate si notificate la Comisia Europeana, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative detinute la diferite niveluri administrative, pana la beneficiarii finali, inclusiv in cazul in care acestia din urma nu sunt destinatarii finali ai fondurilor. TERMEN - Planificarea sau programarea controalelor si auditurilor Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri si testari destinate sa indeplineasca obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit. TERMEN - Programul de activitate al misiunii de audit Un document care enumera procedurile de urmat in vederea realizarii misiunii de audit. documentele - Suficiente ( informatii cantitative - Pertinente (informatiile corespund - Au un cost TERMEN - Raportul de audit Opiniile scrise ale auditorului si alte constatari, care se bazeaza pe un ansamblu de date financiare certe, rezultind dintr-un audit de regularitate, sau deductii ale auditorului ca urmare a realizarii unui audit de performanta. TERMEN - Model de Raport de audit Cadrul in care auditorul prezinta rezultatele misiunii de audit. TERMEN - Procedura Maniera specifica de efectuare a unei activitati sau a unui proces. TERMEN - Proces Ansamblul de activitati corelate sau interactive care transforma elementele de intrare in elemente de iesire. TERMEN - Recomandare Propunerea formulata pentru a corecta/ameliora deficientele constatate. TERMEN - Responsabil pentru auditul intern Postul de nivel cel mai inalt in cadrul unei entitati, responsabil de activitatea de audit intern. In cazul in care activitatile de audit intern sunt incredintate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern si persoana insarcinata cu supravegherea executarii contractului de servicii si de asigurare a calitatii ansamblului acestor activitati, raspund de activitatea de audit intern si de urmarirea rezultatelor misiunii. TERMEN - Rezultate, impact

61

Efectele unui program sau ale unui proiect, masurate la nivelul cel mai semnificativ, tinind cont de realizarea programului sau a proiectului. TERMEN - Rezultate, concluzii si recomandari ale auditului Rezultatele sunt efectele muncii prestate de catre auditori in concordanta cu obiectivele auditului. constatarilor plecand de la rezultate. Recomandarile sunt piste de actiune avansate de catre auditor in functie de rezultatele si concluziile obtinute. TERMEN - Riscul Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizarii obiectivelor Riscul se masoara in termeni de consecinte si de probabilitate. TERMEN - Supervizarea Supervizarea poate fi inteleasa in doua maniere: - este mai intai de toate un semn de unitate, functia de regularitate constand in urmarirea activitatilor si validarea operatiilor agentilor prin incadrare; ele se integreaza sistemului de control intern; - este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul incadreaza, orienteaza si controleaza auditorii in toate etapele de natura sa ajusteze cu maximum de eficacitate operatiile, procedurile si testele obiectivelor urmarite. TERMEN - Structura teritoriala UCAAPI Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finantelor Publice, care exercita competente delegate de UCAAPI. TERMEN - Concluziile reprezinta interpretarea

62