Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.4 Anul I seria C

Modele de comunicare

verbala i

non-verbala

n timpul ntlnirilor de afaceri, de informare, de evaluare, ocazionale, etc, ne utilizam de toate mijloacele de comunicare posibile fiind vorba att de comunicarea verbala ct i cea non-verbala. Pentru eficientizarea comunicrilor trebuie sa combinam cele doua tipuri de comunicri, astfel incat sa transmitem mesajele aa cum ne dorim i sa nu lsam fisuri care sa trdeze adevratele noastre intenii sau adevratele noastre probleme. Aa cum vorbeam n cursurile precedente pe lng mesajul planificat pe care l realizam conform procedurilor expuse, trebuie sa regizam (mai ales la ntlnirile oficiale) comportamentul i starea emoionala pentru a nu eua. Pentru a ne ajuta sa evitam unele greeli sau sa reuim ct mai bine sa cream o imagine foarte buna n timpul ntlnirilor, putem parcurge un plan de ntlnire aa cu este prezentat de C. Barliba n Filozofie i comunicare", plan alctuit din trei mari etape dup cum urmeaz:

Etapa I : Prezentarea personalitatii oratorului:

1. Prezenta: este vorba despre capacitatea de a reui n momentul n care aprem n fata auditoului sa captam atenia asupra noastr. Prima imagine pe care i-o creeaz auditorul despre orator este subiectiva, legata de imbracaminte i de felul n care artam. Indiferent dac suntem sau nu o personalitate publica trebuie sa avem o inuta adecvata pentru ntlnirea i locul n care aceasta se efectueaz. Trebuie sa ne controlam energia, sa reuim sa manifestam ncredere, seriozitate, pentru a avea o prezentare i un debut ct mai bun. 2. Contactul vizual: intareste legtura dintre persoana care vorbete i persona

sau persoanele care asculta. Privind interlocutorul vom crea o situaie stabila care exprima senzaia de sigurana i ncredere pregtind drumul ctre o transmitere eficienta a mesajului. n timp ce ncepem sa vorbim pentru sublinierea importantei, este de preferat sa ne oprim atenia ctre interlocutor i sa facem o mica pauza. Dac discutam n fata unei adunri privirea trebuie coroborata cu micarea (plimbarea) printre interlocutori. Finalizarea unei idei i nceputul alteia se poate face schimbnd brusc direcia de plimbare i privirea ctre alte persoane indicnd importanta ideii urmatoate captnd atenia tuturor persoanelor din jur.

23

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.4 Anul I seria C

3. Expresia: fetei este i ea importanta i nu trebuie uitata. Dac suntem suparati, cu o privire rece, gnditoare, putem trda adevrata stare a noastr i nu ne ajuta n realizarea unei imagini impecabile a noastr. Dac suntei zmbitori, muchii fetei relaxai putei destinde auditoriul, i prin aceasta relaxare poate sa dispar i emoia care involuntar s-a instalat la nceputul comunicrilor. 4. Poziie: Nu trebuie neglijata poziia corpului. Pentru a avea ct mai mult succes, corpul trebuie sa fie drept, minile relaxate, micrile line i foarte controlate. A se evita rigiditatea, starea de nervozitate, care pot duce la blocaje i accentuarea strii emotive. 5. Gestica: reprezint capacitatea de a avea controlul degetelor, minilor i braelor cu care se accentueaz mesajele transmise, ajuta la adresarea ctre alte persoane sau la indicarea corecta a imaginilor pe care le utilizam pentru a se percepe mult mai eficient mesajul nostru. De evitat meninerea braelor incrucisate la piept, care poate conduce la ideea de nesigurana, frica, emoii, sau mai ru, dispre fata de auditor. n acelai timp braele (coatele) nu trebuie sa atrne drept pe lng corp deoarece nu suntem intr-o unitate militar unde trebuie sa avem o poziie ferma i n acelai timp de inferioritate fata de interlocutor. 6. Vocea i dicia: trebuie reamintite tot timpul urmtoarele lucruri: > sa nu vorbim strident, pe nas, sau sa inem cont dac avem voce guturala pentru a ncerca sa o corectam sau sa nu vorbim n acel moment. > > Vorbire la volum potrivit i cu o gama larga de tonalitati; Pronunarea clara, precisa, neforata a cuvintelor pentru a se putea intelege exact ceea ce dorim sa exprimam. > A nu se evita pauzele dup terminarea unei fraze sau propoziii pentru a putea respira, astfel nct sa avem i controlul asupra repiratiei i n acelai timp putem pronuna corect cuvintele. 7. Repetiii: pe parcusu! discuiilor pentru a se putea fixa ideile exprimate se recurge la feed-back. Cu alte cuvinte este vorba despre repetiia i punctarea acestor puncte forte fara a supra auditorul sau a-l plictisi. Aceeai idee se poate repeta utiliznd alte cuvinte, care exprima acelai lucru.

Partea a Il-a: Prezentarea ideilor:

Expunerea se face tinand cont de urmtoarea structura: nceput, cuprins i ncheiere. nceputul trebuie sa cuprind ntotdeauna una sau doua idei principale, de regula cele mai importante astfel nct sa captam atenia auditorului. Aceasta nu trebuie

24

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.4 Anul I seria C

sa fie foarte lunga, dar nici prea scurta raportata la cuprins. n cuprins se vor prezenta ideile principale punctate n ordinea cronologica sau ordinea importantei, fara a va abate de la ideea transmisa n introducere. ncheierea se va face furtunos" (exordium) trgnd cteva concluzii importante care pot elucida sau intari ideea transmisa n introducere, n timpul expunerii trebuie sa mai tineti cont de urmtoarele lucruri: > > ^ Construirea unei exprimri coerente; ntmpinarea necesitailor auditorului; schimbarea de mers(reprezint schimbarea concepiilor auditorului despre idile exprimate inca de la nceput sau n unele situaii acolo unde este cazul, flexibilitatea noastr n a ne modifica astfel nct sa mulumim persoanele cu care interacionam) > meninerea interesului asculttorilor, prin punctarea sau atingerea unor probleme de ultima ora sau care intereseaz foarte mult asculttorii; > Improvitatie n vorbire: aceasta este foarte importanta deoarece n timpul vorbirii exista posibilitatea unor ntreruperi, ncurcarea foilor ajuttoare pe care avem notat ceea ce trebuie sa vorbim, sau sa fii nevoii sa rspundei la anumite ntrebri pentru care nu cunoasteti un rspuns exact.

Partea a IlI-a: Utilizarea mijloacelor vizuale:

Pentru a se intelege mult mai bine ceea ce dorii sa transmitei sau sa meninei auditorul captat pe parcursul ntregi expuneri se recomanda utilizarea

mijloacelor vizuale. Acestea pot fi sub forma de plane, imagini, diagrame, scheme, logigrame, etc, care au suport hrtie, carton, sau expuse cu ajutorul retroproiectorului, videoproiectorului i, nu n ultimul rnd, cu ajutorul televizorului. n funcie de persoanele n fata crora facem expunerea aceste imagini pot conine lucruri cunoscute de acetia, dar care sa abia o alta conotaie. Materialele utilizate ca materiale vizuale trebuie sa fie clare, concise, i nu n ultimul rnd sa aib dimensiuni corespunztoare pentru sala n care se face expunerea.(nu se pot utiliza materiale pe dimensiunile unei coli de scris intr-o sala cu o capacitate de peste 200 locuri ocupata n proporie de 100%, iar aici se va utiliza n cel mai bun caz proiectarea imaginilor pe un ecran alb de dimensiuni acceptabile). Pentru captarea atentiei inca de la nceput, proiectarea imaginilor( cu ajutorul

videoproiectorului sau retroproiectorului) trebuie sa se fac inca de la nceput, iar aceste sa se deruleze o data cu punctarea ideilor. La fiecare imagine este recomandat sa se efectueze unele pauze folosite pentru explicare imaginilor, pauza care nu trebuie sa

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.4 Anul I seria C

dureze foarte mult si nici sa nu insistam extraordinar de mult asupra ior pentru a nu plictisi. n aceasta etapa trebuie avut n vedere realizarea unor materiale captivante vizual, colorate, insotite de texte succinte, care sa indice ceea ce reprezint imaginea, astfel nct dac auditorul nu aude ceea ce am spus din cauze aleatoare pentru o scurta perioada de timp sa intelega ct mai bine din imagini i sa revin la ideea pe care noi o dezvoltam.

26

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.5 Anul I seria C

Interviul

La ora actuala pe piaa forelor de munca pentru angajarea unui om trebuie sa se realizeze mai multe etape. n prima faza trebuie scos la concurs sau anuntata( prin diverse mijloace : media, ziare, reviste, internet, etc) postul vacant. O persoana are sansa sa ocupe un post numai dac va putea demonstra ca are pregatirea, calitatile i abilitatile necesare.

Etapele care trebuie urmate pentru angajarea unei persoane sunt:

> > > > > >

Creearea C.V.-ului personal: ntocmirea scrisorii de motivare: Complectarea formularului de angajare; Testarea ; lnterviurile( poate fi unul, doua sau mai multe, n funcie de caz); Verificarea referintelor( n cazul n care angajatorul le cere , sau dac nu sunt cerute sau persoana intervievata nu poate da nici o presoana pentru referina aceasta atapa este omisa);

> >

Examenul medical; Angajarea propriu-zisa. Tipuri de interviuri:

Interviuri de angajare: avand ca scop recrutarea sau chiar angajarea de personal;

Interviul de evaluare: avand ca principal scop evaluarea potenialului i a necesitailor de dezvoltare;

Interviu de evaluare retroactiva: ca principal scop evaluarea activitatii n momentul n care se paraseste locul de munca(iesire la pensie, terminarea contractului, mandatului prezidenial, sau schimbarea locului de munca)

Interviurile pot fi structurate sau nestructurate; 1. interviul structurat: se desfasoara n condiiile n care persoana care intervieveaz domina i controleaza interviul;

27

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.5 Anul I seria C

2. interviul nestructurat: nu are un program construit anterior sau un cadru fix de intrebari. Aceasta strategie poate fi eficienta pentru tipurile de interviu de consultanta.

Pregtirea Interviului de angajare:

Un interviu este o intalnire programata n care dumneavoastra i cel care realizeaza selecia avei ocazia sa va infruntati". Interviul este de departe cea mai stresanta parte a procesului de cautare a unui loc de munca. n cele mai multe cazuri, va fi prima oara cand va veti intalni cu persoana care realizeaza selecia. Ca participant la un interviu nu trebuie sa va intereseze cati participani sunt pentru acei post, ci sa obinei dumneavoastra acel post convingang intervievatorul ca sunteti cel mai bun. Interviul de angajare are o durata de aproximativ 45-60 minute, durata care se anuna n momentul n care sunteti contactati pentru a va prezenta la interviu. nainte de trimiterea C.V.-ului i dupa caz a scrisorii de intentie se recomanda sa va informai despre noul loc de munca posibil pe care ar trebui sa-l ocupai. n prima faza trebuie sa cautati informaii despre organizaia (firma sau institutia ) la care aa-ti putea sa va angajai. Referitor la organizaie trebuie sa cunoasteti: > > > > > > Marimea firmei; Produsele sau serviciile realizate; Pieele de desfacere; Partenerii; Concurenta; Reputatia firmei.

Urmatoarea etapa consta n verificarea cunotinelor pe care le deinei sau le-ati aflat referitor la postul pe care urmeaza sa concurai: > > > Se urmrete cerinele postului; Ct timp ve-ti fi solicitat; Dac trebuie sa vorbii ct mai mult n alta limba i ce limba se utilizeaza cel mai des; > > > Dac sunteti solicitat! sa plecai n strainatate sau n tara pe perioade lungi; Care este nivelul de salarizare; Alte bonusuri i avantaje pe care le ofer firma( maina de serviciu, telefon, bonuri de masa, etc) Interviul reprezint o intalnire planificata intre doi sau mai muli participani avand urmatoarele denumiri:

28

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.5 Anul I seria C

>

Intervievator: reprezint persoana sau grupul de persoane reprezentante ale firmei ce vor pune intrebari i vor aprecia rapunsurile primite;

>

Intervievatul: reprezint persoana care perticipa la un interviu cu scopul de a atinge punctul forte - angajarea n firma respectiva.

Participarea la interviu solicita o tinuta adecvata, sobra astfel incat sa impresionam ointervievatorul. Pentru acest lucru trebuie sa tinti cont de urmatoarele chestiuni: Fiti mai degraba tradiionali dect moderni: stilurile tradiionale sunt foarte importante pentru un post intr-o firma de renume; Nu purtai jeans. pantofi sport sau alte accesorii care chiar dac vi se potrivesc i aratati bine n ele nu dau bine: Incaltamintea trebuie sa fie curata i lustruita aratand ca sunteti o persoana care tine la eticheta" i sunteti foarte ingrijiti. n situatia n care inten/ievatul este de sex feminin parfumul , machiajul trebuie sa fie ct mai pale pentru a nu atrage foarte mult atenia i a lsa loc de interpretri nefavorabile asupra dumneavoastr. Nu neglijai aspectul minilor (indiferent de sex), tinei cont ca acestea sunt la vedere i pot fi observate foarte uor, trdnd caracterul dumneavoastr. n cazul n care sunteti de sex feminin este indicat a nu se utiliza haine din materiale de genul: satin, brocard, catifea, lame. De asemenea nu ar trebuie sa va imbracati cu pantaloni, deoarece femeia este caracterizata cel mai bine de fusta. n cazul n care intervievatoarea se simnte mult mai bine imbracata n pantalon elegant, sacou i o camasuta alba, poate merge n aceasta tinuta la interviu pentru a nu se emoiona i a-i face probleme din cauza utilizrii n acea zi a fustelor. Dupa cum se observa imbracamintea joaca un rol foarte important n creearea primei impresii, dar totui avei mare grija n a nu exagera cu elegantetea. Exista posibilitatea sa iritati sau sa deranjai intervievatorul n cazul n care sunteti foarte elegani.

Cnd este bne sa ne prezentam la interviu?

Sa presupunem ca avei stabilit pentru astazi la ora 14 un interviu la o firma oarecare. Pregatiti-va i palanificati timpul pe care il avei la dispoziie astfel incat: Sa nu intarziati la intalnirea programata din cauza traficului prea aglomerat sau din cauza nelocarlizarii corespunztoare a locaiei n care trebuie sa ajungei.

29

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.5 Anul I seria C

n momentul n care a-ti ajuns i a-ti verificat ca informaiile sunt corecte(referitor la locul intalnirii) sa va puteti relaxa;

nainte cu cel puin 5 minute de a intra n sala pregtit pentru interviu mai verificat-va inca o data tinuta, dac avei batista la indemana, pix sau stilou pentru eventualele teste sau notari pe care trebuie sa le facei;

Verificai dac avei la dumneavoastra un Curriculum Vitae pe care sa il puteti lasa intervievatorului n cazul n care acesta va v-a mai solicita inca un exemplar;

Desfasurarea interviuiui:

Ora 14 fix - ora planificata sa inceapa interviul. Exista doua variante: 1. Secretara va poftete n sala de edine unde va comunica sa asteptati ca intervievatorul saseste imediat. Nu intrati n panica dac trebuie sa mai ateptai inca 5 min. Tineti cont ca nu sunteti singura persoana intervievata n acea zi, iar intervievatorul trebuie sa se pregateasca i el/ea inainte de a aparea n fata dumneavoastra(tebuie sa verifice dac are C.V.-ul pentru a va citi numele, isi aranjeaza tinuta sau machiajul n care acesta este femeie). 2. Secretara va invita respectuos n biroul/sala de edine unde intervievatorul va asteapa pentru a va verifica i a purta a o discuie cu dumneavoastra cu scopul de a va angaja. O data ce aceasta etapa s-a epuizat(emotiile incep sa-i spun cuvntul) apare salutul. Dac va aflai n situatia prezentata la punctul 1 trebuie sa va ridicai n piceoare, facei un pas inainte spre intervievator, zmbit, asteptati sa se prezinte i dupa aceea va prezentati politicos i dumneavoastra intinzand mana pentru a rspunde la salut(atentie nu intindeti dumneavoastra mana inaintea intervievatorului. Dac acesta nu o face treceti peste acest pas i asteptati frumos urmatoarele indicaii pe care vi le va da). n timpul strngerii de mana avei grija sa nu strangeti nici prea tare - cu paraituri de oasedar nici foarte incet sa lasati impresia ca suntei ara vlaga. n acest timp aratati ca sunteti incantai de cunostinta facuta i adresati-va utiliznd numele de familie al acelei persoane. Ex: "Incantat de cunostinta Domnule Popescu" . Asteptati sa fiti invitat sa luai loc, iar

n cazul n care nu se pronuna acest lucru(cazuri excepionale) lasati gazda sa se aeze, iar dupa aceea va aezai i dumnaeavoastra. Aezarea pe scaun se va face cu multa grija evitnd o aezare mult prea relaxata i statul mult prea pe spate. Aezai pe masa sau birou C.V-ul cu multa discreie iar minile le punei frumos peste acesta. Folosii o voce ct mai prietenoasa,calma nu vorbii prea tare i nici prea incet. Privii interlocutorul

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.5 Anul I seria C

n ochi, iar pentru acest iucru trebuie sa va aezai ct mai introparte i puin distantati de marginea biroului. ntrebri care se pot pune n timpul unui interviu: Din punct de vedere al testrii personalitatii profesionale:

1. De ce dorii sa lucrai n compania noastra? 2. de sunteti interesati de acest post? 3. care sunt obiectivele dumneavoastra pe termen scurt? Dar pe termen lung? 4. Unde va vedei n cinci ani de acum inainte? 5. Ce stiti despre compania noastra? 6. Ca credei ca puteti face pentru firma noastra? 7. De ce ati plecat sau plecai de la locul actual de munca? 8. Care a fost cea mai valoroasa experiienta a dumneavoastra? 9. Care a fost cea mai buna ideea pe care ati avut-o anul trecut? 10. Care este cea mai buna realizare a dumneavoastra?

Din punct de vedere al testrii personalitatii intervievatului:

1. Spunei-mi ceva despre dumneavoastra... 2.Care este cel mai slab puct al dumneavoastra?(nu se refera la defecte personale) 3. Ce preferai bani sau poziia sociala? 4. Sunteti o persoana agresiva? 5.Cand va pierdei calmul i de ce? 6.Descrieti-va n trei adjective... 7.Considerai ca sunteti prea tanar sau batran pentru noi? 8.Care considerai ca a fost cea mai mare greeala pe care dumneavoastra ati facut-o? 9.Va place sa lucrai n echipa sau de unul singur? 10. Va place sa avei responsabilitati, sau va bucurai cand un coleg le primete? 11. Sunteti creativ sau practic? 12. Va place sa lucrai sub presiune sau facei mai bine munca de unul singur? 13. Dorii o munca sedentara i linitita sau una n care trebuie sa va

folosii energia? 14. 15. Conteaza unde lucrai? Aproape de casa, prieteni, familie? Ati fi pregtit sa va schimbai locul de munca?

Modele de comunicare Facultatea de Transporturi

Curs nr.5 Anul I seria C

16.

Ce conteaza cel mai mult pentru dumneavoastra? Condiiile de munca? Banii? Satisfactia muncii? Oamenii cu care lucrai?

17.

Sunteti pregatiti pentru a invata mai mult?

Negocierea salariului:
n timpul primului interviu de angajare nu trebuie discutata negocierea salariului i nici macar nu trebuie sa aducei aminte despre ct trebuie sa fie acesta. n condiiile n care Intervievatorul aduce discuia despre aceasta latura, evitati rspunsul dar nici nu lasati sa se inteleaga ca sunteti dispusi sa acceptati orice valoare pe care intervievatorul o face. Partea financiara se discuta la al doilelea sau al treilea interviu, plecnd intotdeauna de la ultimul salariu avut la locul anterior de munca. Din partea intervievatului se poate sugera salariul minim pentru care ar putea accepta oferta dar cei puin cu 10-20% maimare dect n ultimul loc de munca. La acest capitol trebuie sa luai n considerare tipul postului, responsabilitatea, experiena pe care o deinei n aceasta funcie sau n funcii similare, precum i alte beneficii materiale sau nemateriaie pe care angajatorul le poate oferi. Nu se da un raspun imediat, pe loc, ci se cere o psuire sau mai bine spus un timp de gndire, urmnd ca dumneavoastra sau angajatorul sa va contacteze ulterior pentru a afla decizia dumneavoastra. ncheierea interviului trebuie sa se faca intr-un mod elegant, cordial, lasand loc pentru o intalnire viitoare. Intervievatorul v-a trebui sa va conduc politicos spre ieire, urmnd un salut n modalitatea n care s-a fcut cel de la inceputul interviului. Interviul de afaceri: Se realizeaza intre doi sau mai muli parteneri din firme diferite cu scopul de a pune la punct sau a incheia contracte avantajoase de ambele parti. La aceste tipuri de interviuri trebuie sa se ctige de ambele parti n momentul n care interviul se va incheia. n timpul acestor intalniri situatia poate deveni tensionata, conducerea interviului poate trece de la intervievator la intervievat i invers chestiuni permise mai ales n cazul partenerilor vechi de afaceri, deoarece miza este mare - banii. n cazul n care suntem aflai prima data la o negociere de afaceri trebuie sa ne pstrm calmul i n cazul n care nu reuim sa finalizam afacerea, vom lasa sau cere o pauza n care ne vom consulta cu alti colegi sau parteneri n vederea continurii negocierilor.