Ministerul Educaiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului Colegiul Naional Ion Minulescu

Basarabilor, 33, Slatina, Olt, 230113 tel. 0249 414171 fax. 0249 413081
e-mail: colegiulionminulescu@yahoo.com web: www.cn-minulescu.ro
Aprobat in consiliul de administratie

.. Nr. _____/__________ Nr. ex. difuzat ________

Comisia pentru evaluarea si asigurarea calitatii Procedura Elaborarea documentelor SMC Elaborat Verificat Avizat CEAC Marinescu Mosteanu Marinescu Dumitru Laura Dumitru Cod PS 4.2-01 PS Aprobat Cotosman Aurelia

Data elaborrii 01.03.2008 Data intrarii in vigoare 01.03.2008

Editia 1 Revizia 0 Nr. Pagini 10 Nivelul de vizibilitate 0 1 p x

PROCEDUR Cuprins: 1. Scopul procedurii; 2. Aria de cuprindere; 3. Responsabiliti; 4. Coninutul procedurii; 5. Monitorizarea procedurii; 6. Analiza procedurii; 7. Anexe. Scopul procedurii Procedura corespunde clauzei 4.2 din SR EN ISO 9001:2000, ales ca model de referinta pentru implementarea sistemului de management al calitatii n invatamantul preuniversitar. Descrierea metodologiei de elaborare a structurii si formei de prezentare a documentelor SMC (fisa procesului, procedura, instructiunea le lucru) si a modului de asimilare a diferitelor regulamente ale scolii, ca documente ale acestui sistem. Aria de cuprindere Procedura se aplica in Colegiul National Ion Minulescu, pentru documentele sistemului de management al calitatii si pentru regulamentele asimilabile SMC. Definitii si abrevieri: Definitii: Proces ansamblul de activitati corelate sau interactive care transforma elementele de intrare in elemente de iesire. Elementele pot fi de natura materiala sau informationala; Procedura - modalitatea specific de efectuare a unei activiti sau a unui proces; Procedura generala este comuna tuturor activitatilor desfasurate in scoala; Procedura specifica este destinata atingerii unui anumit scop; Instructiunile de lucru descriu ordinea operatiilor si reflecta cerintele pentru o anumita activitate. Acestea sunt sau nu sunt asociate unei proceduri; nregistrare document prin care se declara rezultatele obtinute sau se furnizeaza dovezi ale activitatilor realizate. Abrevieri

CEAC Comisia pentru evalaurea si asigurarea calitatii; SMC Sistemul de management al calitatii; PG Procedura generala; PS Procedura specifica; IL Instructiune de lucru. Documente de referinta: SR EN ISO 9000:2000.Sisteme de management al calitatii. Principii si vocabular; SR EN ISO 9001:2001.Sisteme de management al calitatii. Cerinte ; Legea nvatamntului nr. 84/1995, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/2005 privind asigurarea calitatii educatiei; SR EN ISO 10013:2003. Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii. Descrierea procedurii: Promovarea, elaborarea, aprobarea si difuzarea procedurilor si instructiunilor de lucru Procedurile generale, procedurile specifice si instructiunile de lucru din cadrul SMC, precum si regulamentele asimilabile ca documente ale SMC, vizeaza numai procese care se desfasoara n Colegiul National Ion Minulescu. Lista documentelor SMC este alcatuita, analizata si pastrata de catre CEAC, aprobata de directorul scolii si se actualizeaza de catre CEAC la aparitia/abrogarea unei proceduri. Elaborarea si redactarea procedurilor/instructiunilor se face de catre persoanele implicate n procesele si activitatile descrise, pe baza documentelor specifice valabile n cadrul entitatii structurale care coordoneaza procesul reglementat si pe baza redarii proceselor n concordanta cu strategia si obiectivele Colegiul National Ion Minulescu, Procedurile si instructiunile de lucru se elaboreaza intr-o etapa sau in doua etape, n functie de domeniul de aplicare, dupa care sunt analizate, din punct de vedere al claritatii, exactitatii, adecvarii si structurarii, si avizate de catre CEAC si aprobate de directorul Colegiul National Ion Minulescu. Procedurile si instructiunile de lucru referitoare la procese coordonate n mod direct de catre director sau CA se elaboreaza ntr-o singura etapa, de catre director. Procedurile si instructiunile de lucru referitoare la procese coordonate de comisii/compartimente sau alte entitati structurale ale Colegiul National Ion Minulescuse elaboreaza n doua etape. Prima etapa consta n elaborarea procedurii/ instructiunii, ntr-o forma initiala, de catre responsabilul calitatii pentru procesul respectiv sau de catre o alta persoana desemnata de conducatorul entitatii. A doua etapa consta n finalizarea procedurii sau instructiunii de catre cei care au initiat-o, n colaborare cu CEAC. Regulamentele scolii care se refera la modalitati specifice de realizare a unei activitati, cu evidentierea de elemente legate n mod direct sau indirect de asigurarea calitatii, pot fi asimilate ca proceduri sau instructiuni de lucru ale SMC. Regulamentele care nu respecta aceste conditii pot fi asimilate ca proceduri sau instructiuni de lucru ale SMC numai dupa modificarea/completarea lor n acest sens, astfel nct ansamblul sa ndeplineasca cerintele legate de asigurarea calitatii. Asimilarea se face prin aprobarea directorului, n urma propunerii CEAC. Codul regulamentului asimilat va fi insotit de mentiunea prin asimilarea. Procedura, instructiunea de lucru si documentele asimilate intra n vigoare la data explicit mentionata pe acestea. Directorul decide nivelul de vizibilitate al procedurii (publica, interna la nivelul scolii, interna la nivelul comisiei/compartimentului). Dupa aprobarea de catre director, procedura/instructiunea de lucru/documente asimilate se difuzeaza, n format electronic, de catre CEAC celor care urmeaza sa o aplice, nscrisi n lista de difuzare. Cei nscrisi n lista de difuzare retrag din uz eventualele documente abrogate. Reviziile constau n modificari sau abrogari ale unor prevederi din procedura sau instructiunea de lucru. Editiile se elaboreaza cnd se aduc completari prin noi articole, cnd apar modificari de responsabilitati sau cnd forma rezultata n urma uneia sau mai multor revizii difera substantial fata de revizia 0. 2

Modificarea denumirii unei proceduri sau instructiuni de lucru presupune o noua procedura / instructiune de lucru, abrogarea procedurii / instructiunii de lucru vechi si nscrierea noii proceduri/instructiuni de lucru n Formularul 1, precizat in Anexa1. Initierea, elaborarea, analiza, aprobarea, controlul si introducerea modificarilor n proceduri si instructiuni de lucru urmeaza aceeasi cale ca si elaborarea lor.

Editarea si codificarea procedurilor si instructiunilor de lucru Codul unei proceduri va avea forma: PG/PS, urmata de numarul clauzei ISO si un cod numeric din doua caractere, care se acorda incepand cu 01 ( exp: PS 4.2-01). Codul unei instructiuni de lucru va avea forma: IL, urmata de numarul clauzei ISO si un cod numeric din doua caractere, care se acorda incepand cu 01(exp. IL 5.5-01). Codul unui regulament asimilat ca procedura/instructiune de lucru a SMC va avea una din formele PS/IL, completate cu mentiunea scrisa ntre paranteze (prin asimilarea ). Numarul de ordine al editiilor ncepe cu 1, iar al reviziilor cu 0. Fiecare procedura se editeaza pe pagina format A4 si va avea urmatoarea structura: pagina de garda, indicatorul de stare al procedurii / instructiunii, corpul propriu-zis al procedurii / nregistrarii, anexe. Textul de baza se tehnoredacteaza cu font Times New Roman, la un rnd. Tehnoredactarea va urmari ca model forma n care se prezinta procedura de fata. Pagina de garda corespunde Anexei 2 la aceasta procedura si va contine: - Antetul Colegiul National Ion Minulescu - Denumirea entitatii emitente - Denumirea procedurii sau instructiunii de lucru; - Codul procedurii sau instructiunii de lucru; Indicatorul de stare al procedurii/instructiunii (Anexa 3) contine: - numele persoanelor implicate n elaborarea, verificarea si aprobarea editiei/reviziei; - data nceperii aplicarii; - nivelul de vizibilitate Structura procedurii contine urmatoarele puncte: Pct. 1. Titlul (denumirea) trebuie sa identifice clar procedura sau instructiunea de lucru. Pct. 2. Scopul se refera la obiectivele pentru care se aplica procedura/instructiunea, facnd precizari succinte privind activitatea descrisa. Pct. 3. Aria de cuprindere precizeaza situatia n care se aplica procedura/ instructiunea si personalul implicat n aplicarea ei, eventual cazurile n care procedura/instructiunea nu se aplica, daca acest lucru este semnificativ. Pct. 4. Definitiile si abrevierile cuprind termeni specifici necesari ntelegerii procedurii n acceptiunea SR EN ISO 9001:2000. Acest capitol poate face parte sau nu din proceduri, dupa caz. n situatia utilizarii abrevierilor, acestea se definesc explicit. Pct. 5. Documentele de referinta cuprind, de regula, documente care contin cerinte sau informatii despre activitatea descrisa n procedura/instructiune. Ele sunt: manualul calitatii, alte proceduri, standarde de metoda, alte documentatii de proces, acte legale sau de reglementare. Pct. 6. Descrierea activitatii defineste si prezinta activitatile si resursele necesare realizarii scopului, folosind o exprimare clara, concisa si coerenta. Nivelul de detaliere poate varia n functie de complexitatea activitatilor, metodele utilizate si nivelul abilitatilor si instruirii necesare persoanelor pentru a realiza activitatile. Indiferent de nivelul de detaliere, trebuie luate in considerare urmatoarele aspecte: o Descrierea proceselor sub forma de text si/sau diagrame de flux, referitoare la activitatile cerute, cu precizarea clara a elementelor de intrare/iesire; o Stabilirea a ceea ce trebuie facut, de catre cine sau de catre care functie din scoala, de ce, cnd, unde si cum; o Descrierea manierei n care se controleaza procesele si activitatile principale descrise; o Definirea resurselor umane si materiale (personal, instruire, echipamente si materiale) necesare pentru realizarea activitatilor; o Efectuarea de trimiteri la documentatii adecvate principalelor activitati; 3

o Definirea masurilor care trebuie ntreprinse n diferite situatii; o Efectuarea, n cazul procedurilor, de trimiteri la instructiunile de lucru asociate procedurii. Pct. 7. Responsabilitatile personalului implicat n realizarea procedurii/instructiunii se descriu n functie de aria de responsabilitate: elaborare, verificare, aprobare, difuzare, aplicare, executare a activitatilor specifice. Pct. 8. nregistrarile. Suporturile de nregistrari (registre, fisiere, formulare, fise, caiete, etichete etc.) trebuie sa fie identificate prin denumire si cod. Codul fiecarei nregistrari va fi format din codul procedurii/instructiunii de lucru careia i este asociata si dintr-un indicativ, format din litera I, urmata de un numar de ordine. Anexele se precizeaza ca punct distinct, n continuarea corpului propriu-zis al procedurii. O anexa cuprinde, dupa caz, tipurile de formulare aferente procedurii, lista de difuzare, scheme logice si alte documente. Codul formularelor din anexe va fi alcatuit din codul procedurii/instructiunii de lucru careia ii este asociat si dintr-un indicativ, format din litera F, urmata de un numar de ordine. Paginarea incepe cu lista de difuzare, numerotandu-se concecutiv toate paginile, inclusiv anexele. Pagina de garda nu se numeroteaza. Instructiunile de lucru sunt destinate detalierii unor activitatilor critice din procedura, n principal a celor care pot afecta desfasurarea corecta a procesului la care se refera procedura. Codurile instructiunilor de lucru se aloca n odinea operatiilor mentionate n procedura, reflectnd cu exactitate cerintele si activitatile relevante; In scopul si domeniul de aplicare a instructiunii de lucru se face trimitere la procedura corespondenta;.

Responsabilitati: Directorul aproba procedurile/instructiunile si asimilarea de regulamente ca documente ale SMC, implicit lista acestora; aproba lista procedurilor/instructiunilor in vigoare; supune procedurile, dupa caz, aprobarii de catre CA; decide, pe baza analizei efectuate de catre CEAC, initierea actiunilor de modificare sau completare a regulamentelor scolii care pot deveni si documente ale SMC; decide nivelul de vizibilitate publica al procedurii/instructiunii; aproba lista de difuzare a procedurilor/instructiunilor. Responsabilul CEAC analizeaza si avizeaza procedurile, instructiunile de lucru si regulamentele asimilabile ca documente ale SMC si alcatuieste lista acestora; supune documentele avizate aprobarii de catre directorul scolii; propune directorului modificarea sau completarea regulamentelor scolii care pot deveni proceduri sau instructiuni de lucru ale SMC, n urma modificarilor sau completarilor; elaboreaza proceduri si instructiuni de lucru pentru procesele de management al calitatii; finalizeaza, mpreuna cu initiatorii din diferite entitati ale scolii, proceduri si instructiuni de lucru pentru procesele specifice acestor entitati; difuzeaza procedura/instructiunea de lucru conform listei de difuzare; ntocmeste indicatorul de stare al procedurilor/instructiunilor de lucru; mentine n forma electronica si imprimata forma n vigoare a procedurii si arhiveaza formele anterioare. Proprietarii de proces: elaboreaza proceduri si instructiuni de lucru pentru procesele de realizare si procesele suport, pe care le finalizeaza n colaborare cu CEAC; aplica si respecta procedura/instructiunea de lucru; difuzeaza procedura n cadrul activitatilor carora le apartin; organizeaza grupuri de lucru pentru discutarea si aplicarea procedurii/ instructiunii de lucru; mentin n forma electronica si imprimata editia/revizia n vigoare a procedurii. 4

nregistrari nregistrarea 1 Indicatorul de stare al procedurii, cod: PS 4.2-01-I1; Procedura Elaborarea documentelor SMC Elaborat Verificat Avizat CEAC Marinescu Mosteanu Marinescu Dumitru Laura Dumitru Cod PS 4.2-01 PS Aprobat Cotosman Aurelia Data elaborrii Editia 1 Revizia 0 Nr. Pag. 10 Data intrarii Nivelul de in vigoare vizibilitate 01.03.2008 0 1 p X

Colegiul National Ion Minulescu

Elaborarea documentelor SMC

Cod PS 4.2-01

Editia I Revizia 0 Pag. 6/10

nregistrarea 2 Lista de difuzare a procedurii, cod: PS 4.2-01-I2;

Nr. crt.

Editia

Nr. /data reviziei

Nr. ex. difuzat

1 2 3 4 5

I I I I I

0 0 0 0 0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Difuzat Numele si prenumele Functia Data Semnatura Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC

Primit Numele si prenumele Functia Data Semnatura Cotosman Aurelia Director 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Predeanu Claudia Responsabil CSSM 01.03.2008 Corbeanu Alexandra Sef comisie metodica 01.03.2008 Ionescu Cristian Sef comisie metodica 01.03.2008 Popescu Mircea Sef comisie metodica Combei Dumitru Sef comisie metodica Predeanu Claudia Sef comisie metodica Monea Aurelia Sef comisie metodica Lita Angela Sef comisie metodica Combei Maria Sef comisie metodica Vulcu Maria Sef comisie metodica 6

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 26 27 28 29 I I I 0 0 0 30 31

Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC

Lupascu Mariana Sef comisie metodica Ciobanu Mihaila Sef comisie metodica Kovacs Carol Sef comisie metodica Moraru Tiberius Sef comisie metodica Miu Claudia Sef comisie metodica Mendrea Nicoleta Sef comisie metodica Ciobanu Mihaile Coord. proiecte educationale Parvu Lorena Coord. proiecte educationale Mitru Ion Resp. activitate diriginti Ion Constantin Resp. active. culturale extrascolare Mitru Ion Resp. educatie rutiera Ciolan Emil Resp. perfectionare Marinescu Dumitru Com. Sec. is sanatate in munca Marinescu Dumitru Resp. comisia cantina Perianu Marius Comisia Curriculum Pirvu Mihaela Secretar 01.03.2008 Contabil 01.03.2008 Administrator 7

32

01.03.2008 Marinescu Dumitru Responsabil CEAC 01.03.2008

01.03.2008 Morarescu Viorica Bibliotecar 01.03.2008

Colegiul National Ion Minulescu

Elaborarea documentelor SMC

Cod PS 4.2-01

Editia 1 Revizia 0 Pag. 7/10

Inregistrarea 3 - Lista de difuzare a paginilor actualizate, cod PS 4.2-01-I3;

Nr. crt.

Editia

Nr./data reviziei

Nr. paginii actualizate

Difuzat Numele si prenumele Data Semnatura

Primit Numele si prenumele Data Semnatura

Anexe Formularul 1 Lista procedurilor si instructiunilor de lucru n vigoare, cod PS 4.2-01-F1; Tipul procedurii Denumirea procedurii/instructiunii Codul Editia Revizia Data intrarii in vigoare

Formularul 2 Lista formularelor in vigoare, cod: PS 4.2-01-F2; Nr. crt . Codul formularului Denumirea formularului Editia Revizia

Formularul 3 Lista de difuzare a procedurii/instructiunii de lucru, cod: PS 4.2-01-F3; Nr. crt. Editia Nr. /data reviziei Nr. ex. difuzat Difuzat Numele si prenumele Functia Data Semnatura Primit Numele si prenumele Functia Data Semnatura

Formularul 4 - Lista de difuzare a paginilor actualizate, cod PS 4.2-01.F4; Nr. crt. Editia Nr./data reviziei Nr. paginii actualizate Difuzat Numele si prenumele Data Semnatura Primit Numele si prenumele Data Semnatura

Formularul 5 Pagina de garda a procedurii/instructiunii de lucru, cod PS 4.2-01-F5;

Ministerul Educaiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului Colegiul Naional Ion Minulescu

Basarabilor, 33, Slatina, Olt, 230113 tel. 0249 414171 fax. 0249 413081
e-mail: colegiulionminulescu@yahoo.com web: www.cn-minulescu.ro
Aprobat in consiliul de administratie

.. Nr. _____/__________ Nr. ex. difuzat ________ 9

Comisia pentru evaluarea si asigurarea calitatii

Formularul 6 Indicatorul de stare al procedurii/instructiunii de lucru, cod PS 4.2-01-F6; Procedura Elaborarea documentelor SMC Elaborat Verificat Avizat CEAC Marinescu Marinescu Dumitru Dumitru Cod PS 4.2-01 PS Aprobat Cotosman Aurelia Data elaborrii Editia Revizia Nr. pagini Data intrarii Nivelul de in vigoare vizibilitate 0 1 X

10

ETAPELE ELABORARII PROCEDURILOR/INSTRUCTIUNILOR

Desemnarea persoanei/colectivului de elaborare a procedurii/instructiunii

Colectarea de date de catre CEAC

Instruirea persoanei/colectivului de elaborare a procedurii/instructiunii

Redactarea procedurii /instructiunii de lucru

Colectarea de date de catre colectivul de elaborare

Finalizarea procedurii/instructiunii

Analizarea regulamentului de catre CEAC

Analiza procedurii/ instructiunii de catre CEAC Intocmirea raportului de asimilare a regulamentelor utilizate Modificarea regulamentelor care nu pot fi direct asimilate

Avizarea procedurii/ instructiunii de catre CEAC

Intocmirea raportului de asimilare

Aprobare Difuzare

11