LOGO

Auditul sistemelor informaionale contabile

Auditarea proceselor
Auditul stocurilor i a produciei

Tipologia proceselor/operaiunilor
Din perspectiva controlului intern (Vaasen et al., 2009)i a auditului (Arens & Loebbecke, 2003), literatura de specialitate indic urmtoarele procese sau fluxuri de operaiuni principale: Achiziii i pli; Stocare; Procese principale Producie; Vnzri i ncasri; Resurse umane; Investiii (imobilizri); Procese secundare ncasri, pli i gestionarea lichiditilor; Contabilitate;

Legtura dintre procese/fluxuri

Relaia dintre procesele entitii
Achiz. de servicii Achiziii de bunuri

Imobilizri, mat. prime, materiale

-/-

Producie

Produse finite

-/-

Vnzri

Salarii datorate

Datorii i credite

nregistrare

Creane
Contabilitate

-/-

-/Pli

-/Lichiditi (casa i banc)

ncasri

-/Resurse umane Achiz. de stocuri i imobilizri

+
Vnzri

Stocarea bunurilor i gestionarea lichiditilor

Sursa: Vaasen et al., 2009: 146

Operaiuni n cadrul proceselor

Achiziii: - solicitarea unei achiziii la nivelul departamentelor (Cerere de achiziie); - contactarea furnizorilor (Cerere de ofert / Comanda); - primirea bunurilor (Aviz de nsoire sau Factura + Nota de recepie); - primirea i validarea Facturii (dac se emite ulterior primirii Avizului); - nregistrarea facturii; actualizarea creanelor a stocurilor; - realizarea i nregistrarea decontrii (Chitan / OP / Bilet la ordin sau CEC) Stocarea: - primirea bunurilor la locurile de depozitare (Aviz de nsoire / Dispoziie de livrare); - nregistrarea bunurilor (Fia de magazie / Raport de gestiune); - stocarea bunurilor; - darea n consum/folosin (Bon de consum / Fia de eviden); - realizarea inventarului (Listele de inventariere). Producia: - planificarea produciei (Buget); - antecalculaia costurilor (Fia de antecalcul); - alocarea sarcinilor pe fiecare angajat (Fia postului); - darea n consum/folosin a materiilor prime i a mat. (Bon de consum/Fia de eviden); - producia propriu-zis. - obinerea produselor (Raport de producie / Bon de predare la depozit). - calculaia costurilor (Fi de postcalcul).

Operaiuni n cadrul proceselor - continuare

Vnzri: - pregtirea ofertelor (Oferte de pre i condiii de livrare); - primirea cererilor de la clieni (Cerere de ofert / Ordin de cumprare); - eliberarea produselor din depozit (Dispoziie de livrare); - documentare i facturare (Aviz de nsoire / Factura); - livrarea bunurilor; - actualizarea situaiei stocurilor i creanelor; - decontarea creanelor (Chitan / OP / Bilet la ordin sau CEC).

Procesul de stocare 1 Riscuri

Not: Pentru scopul acestui curs ne referim preponderent la stocurile de materii prime i materiale

Riscuri
Furtul bunurilor/stocurilor

Efecte
Pierderea activelor

Controale interne
Spaii de depozitare nchise, accesibile doar angajailor nregistrarea tuturor intrrilor i ieirilor n documentele corespunztoare Inventariere periodic
Evaluarea periodic a bunurilor care nu au fost vndute/eliberate n consum ntr-o anumit perioad Compararea periodic a valorii contabile cu valoarea de pia/actual Inventarierea periodic pentru a constata nivelul deprecierilor/pierderilor de calitate Stocarea bunurilor n spaii corespunztoare Verificarea calitativ a bunurilor nainte de recepie (CTC/merceolog) i respingerea celor necorespunztoare CTC al bunurilor intrate de ctre gestionar (responsabil de depozit) sau o persoan desemnat

Deprecierea/scderea calitii

Scderea valorii bunurilor/stocurilor

Intrarea de bunuri de o calitate inferioar

Scderea valorii bunurilor/stocurilor

Sursa: Vaasen et al.,2009: 152

Procesul de stocare 1 Riscuri

Riscuri
nregistrarea bunurilor la un pre sau valoare inferioar dect cea real

Efecte
Scderea valorii bunurilor/stocurilor i a credibilitii informaiilor legate de acestea

Controale interne
Separarea sarcinilor ntre achiziii i gestiunea stocurilor Actualizarea automat a nregistrrilor pe baza intrrilor i ieirilor autorizate Actualizarea automat a nregistrrilor pe baza intrrilor i ieirilor autorizate Separarea sarcinilor ntre achiziii, vnzri i stocare Inventariere inopinat Actualizarea automat a nregistrrilor pe baza intrrilor i ieirilor autorizate Controale de intrare automate pentru actualizarea inregistrrilor

ntrzierea nregistrrii intrrilor de bunuri

nregistrrile stocurilor nu sunt actualizate

Informaii neactualizate privind nivelul stocurilor

Stocuri sub/supradimensionate

Sursa: Vaasen et al.,2009: 152

Procesul de stocare - Descrierea etapelor

Primirea bunurilor - Verificarea cantitativ i calitativ a bunurilor primite; - Verificarea concordanei dintre Comand + Aviz/Factur + NIR; - ntocmirea Fiei de magazie pe baza datelor din NIR; - Actualizarea periodic/automat a Situaiei stocurilor pe baza Fiei de magazie sau a Bonurilor de predare (a produselor finite); nregistrarea stocurilor - Actualizarea periodic/automat a Situaiei stocurilor la dep. Contabilitate pe baza NIR/Fia de magazie i Bonuri de consum; - Verificarea concordanei dintre Comand + Aviz/Factur + NIR; - ntocmirea Fiei de magazie pe baza datelor din NIR. - Actualizarea periodic/automat a Registrului stocurilor pe baza Fiei de magazie;

Stocarea bunurilor - Stocurile trebuie depozitate n cele mai bune condiii; - Stocurile nu pot fi scoase din depozit fr o autorizare i documentare coresp.;

Procesul de stocare - Descrierea etapelor

Darea n consum/folosin - Gestionarul ndeplinete o funcie de pstrare a patrimoniului i ca atare el nu poate iniia darea n consum n folosin. - Darea n consum / n folosin trebuie s fie iniiat de alte departamente (ex. producie) prin reprezentaii lor (ef de secie / responsabil de producie);
Inventarierea bunurilor - inventarierea este forma cea mai eficient form de urmrire a stocurilor i este ultima etap a procesului de stocare; - inventarierea vizeaz att cantitile stocate ct i preul unitar al stocurilor; - inventarierea ar trebui s se realizeze de o comisie din care fac parte gestionarul (care trebuie s asigure numrarea cantitativ a stocurilor) i cel puin alte dou persoane, din care una de la dep. contabilitate pentru verificarea preurilor i compararea lor cu preurile actuale; - Stabilirea cauzelor diferenelor cantitative i reconcilierea acestora

Procesul de producie 1 Riscuri

Riscuri Efecte Controale interne
Separarea sarcinilor ntre departamente (producie i contabilitate); Documentarea modului de utilizare a resurselor umane i materiale (tarif/faz sau operaie, normative de consum) i a produciei obinute; Implementarea i respectarea standardelor de producie; Calcularea eficienei produciei i ncadrarea n buget; Separarea sarcinilor ntre departamente; Respectarea deciziilor managementului referitoare la standardele de producie; Implementarea unui sistem de control de calitate pe parcursul realizrii procesului de producie;

Producie ineficient

Costuri de producie mai mari

Standarde de producie nerespectate (calitate)

Decizii eronate privind producia planificat i eficiena acesteia

Producie neautorizat (producie pe comenzi) Sustragerea produciei n curs de execuie

Creterea costurilor pe seama produselor cu cerere limitat Pierderea activelor

Autorizarea procesului de producie de ctre departamentul vnzri i nu de resp. de producie; Producia se bazeaz pe analiza vnzrilor i a stocurilor; Limitarea accesului la spaiile de producie pentru persoanele care nu sunt implicate n procesul de prod.; nchiderea i securizarea spaiilor de producie n afara orelor de lucru; Implementarea unui sistem de descrcare de responsabilitate la transferul produciei n curs ntre secii sau la depozit;

Sursa: Vaasen et al.,2009: 152

Procesul de producie - Descrierea etapelor

Darea n consum/folosin - stocurile de materii prime, materiale etc. pot fi eliberate din depozit/stoc n baza unui document autorizat (Bon de consum), solicitat de secia de producie (ef de secie/resp.prod.); - dac pentru produse exist o list de materiale (Necesar de materiale) atunci gestionarul trebuie s verifice concordana materialelor din Bonul de consum cu necesarul de materiale; - n urma eliberrii materialelor, gestionarul actualizeaz Fiele de magazie (sau alte documente similare).
Obinerea produselor i nregistrarea acestora - n secia de producie personalul responsabil trebuie s in evidena cantitilor de materii prime i materiale folosite i a cantitilor de produse obinute dup tip (semifabricate, produse finite, produse reziduale). Doc. folosit: Raport de producie; - n momentul finalizrii produciei, eful de secie/resp.de.prod. semneaz Raportul de producie i completeaz Bonul de predare. Astfel are loc: descrcarea din gestiunea resp.de.prod. (Rapor de producie) i ncrcarea gestionarului din depozit

Auditul stocurilor componente

dup Arens & Loebbecke (2003: 742-759)

Componenta auditului
Cumprarea i nregistrarea materiilor prime i materialelor Transferul intern al stocurilor (depozit-secie-depozit)

Procesul n care este testat

Achiziii i pli

Stocare/depozitare

Livrarea produselor, nregistrarea veniturilor i creanelor

Vnzri i ncasri

Observarea fizic a stocurilor Evaluarea i compilarea stocurilor

Stocare/depozitare

Stocare/depozitare

Auditul stocurilor Transferul intern

Transferul intern vizeaz eliberarea materialelor n consum, derularea procesului de producie i obinerea produselor finite. Toate aceste etape sunt surse de colectare a datelor privind costurile legate de obinerea produselor. Aspectele relevante care trebuie urmrite: - controlul fizic al stocurilor - testate prin observare i chestionare (securizarea spaiilor de producie i stocare);

- documentele i evidenele contabile folosite pentru transferul stocurilor examinare documentelor (respectarea succesiunii numerice a Bonurilor de consum sau a Rapoartelor de producie i Bonurilor de predare/transfer). - fiierele sistematice ale stocurilor (Situaia stocurilor, Registrul stocurilor) examinarea documentelor (corelarea documentelor de intrare i ieire din stoc cu Situaia i/sau Registrul stocurilor)

Auditul stocurilor Observarea fizic

Obligativitatea observrii fizice a stocurilor (participarea la inventar) n urma descoperirii n 1938 a unei fraude realizat de McKeeson & Robbins care a nregistrat cantiti semnificative de stocuri inexistente (Arens&Loebbecke, 2003:749). Mecanismele de control privind inventarierea ar trebui s cuprind: - definirea unei proceduri adecvate pentru derularea inventarului; - supervizarea inventarierii de ctre persoane mputernicite; - verificarea independent a rezultatelor inventarierii; - confruntarea independent a rezultatului inventarierii cu situaia stocurilor - controlul listelor de inventariere; Metoda cea mai important de testare este observarea.

Teste realizabile electronic

Obiective
1. Controlul datelor de intrare
1 Fiecare operaiune este autorizat, complet, exact, oportun i nregistrat o singur dat. 1.1 Reetele de fabricaie/normele de consum cuprind tipuri de materiale existente n stoc sau pentru care au fost lansate comenzi de achiziie; 1.2 Comenzile de producie sunt ntocmite pe baza reetelor de fabricaie/normelor de consum de materiale existente; 1.3 Bonurile de consum i Bonurile de predare sunt numerotate consecutiv i nentrerupt;

Teste de efectuat

2. Controlul prelucrrilor

1 Preluarea corect a datelor din documentele primare

1.1 Datele din reetele de fabricaie sunt preluate corespunztor n comenzile de producie; 1.3 Bonurile de predare preiau datele din reete/bonuri de consum; 1.3 Datele din bonurile de consum i bonurile de predare sunt preluate corect n Situaia stocurilor pe fiecare articol n parte.

LOGO