ABILITATI NECESARE SEDINTELOR

SEDINTE EFICIENTE
Introducere si concluzii La nceput 1. ai grija ca toi participanii sa cada de acord asupra: scopului edinei duratei regulilor 2. amintete de edinele precedente daca acestea sunt relevante La sfrit - Amintete-le participanilor deciziile luate - Leag aceste decizii de persoanele responsabile pentru a le ndeplini si de termenele limita - Stabilete urmtoarea edina (daca este nevoie)

Rolul moderatorului edinei fii neprtinitor si nu te certa cu purttorii de cuvnt ncurajeaz critica si chiar dezacordul ai grija ca discuia sa nu devieze oprete discuiile fara rost mpiedica-i pe participani sa se poarte agresiv ai grija ca toata lumea sa aib ocazia sa-si exprime opinia clarifica situaiile confuze stabilete responsabilitile si obiectivele stabilete termenele limita Atitudinea unui participant exprima-te cu claritate ramai jos in timp ce vorbeti (cu excepia edinelor ample) adreseaz-te grupului ca ntreg fii disciplinat (atenie, discuii cu vecinii,) gndete-te la scopurile urmrite o definete problema o enumera soluiile ce pot fi aplicate o argumenteaz-ti soluia cu dovezi pune ntrebri in loc sa respingi ideile altora

10 Moduri prin care-ti poi da seama daca edina a fost o pierdere de timp
1. Nu s-au stabilit paii de lucru. 2. Nu s-au luat nici un fel de hotrri. 3. Nu ti s-a acordat nici o sarcina. 4. Dei ai lipsit cteva momente n-ai pierdut nimic. 5. Nu ai restricii de timp atunci cnd iei cuvntul. 6. Ai uitat care era scopul edinei 7. Ti-ai luat mai nainte pauza de cafea. 8. Ai urmrit-o pe secretara servind cafeaua. 9. Te gndeti sa-ti pui desenele in rama. 10. Ii doreti sa fi prezidat tu edina.

Abilitai pentru edine Ai participat vreodat la o edina care s-a dovedit a fi o pierdere de timp? Nu prea sa se fi stabilit nimic; agenda de lucru era neclara; oamenii ntrziausau nici mcar nu veneau. Din nefericire acest lucru s-a ntmplat multora dintre noi, dar nu nseamn ca trebuie sa fie in continuare aa. Exista si edine eficiente. DE CE SA ORGANIZEZI O SEDINTA? edinele sunt un forum important pentru meninerea canalelor de comunicare deschise. Ne ofer de multe ori cel mai eficace mijloc de impartasire a ideilor si informaiilor. Este important ca o echipa sau un angajat sa aib o imagine clara cu privire la proiectele ce vor porni in curnd si progresele privind lucrrile realizate pana atunci, si de multe ori aceste lucruri se realizeaz cel mai bine prin intermediul edinelor de personal (sau alte tipuri). CHIAR AVEM NEVOIE DE SEDINTE? In ciuda utilitatii edinelor, exista si momente cnd edinele nu sunt cele mai bune opiuni. Poate in astfel de situaii s-ar potrivi mai bine un telefon, sau un mesaj pe e-mail, sau poate ca este nevoie doar de o scurta discuie cu cineva. Evalueaz motivele convocrii edinei, si ia o decizie in cunotina de cauza privind soluia cea mai potrivita pentru situaia respectiva. AM CHEMAT PERSOANELE POTRIVITE? Dup ce ai hotrt daca o edina este sau nu cea mai buna varianta pentru a impartasi informaii sau idei, este important sa te gndeti pe cine sa chemi la edina. Cine poseda informaii sau cunotine relevante? Cine va fi implicat intr-un proces de luare a deciziilor? Cine va fi afectat in mod semnificativ prin deciziile luate? Cine ar putea sa ofere perspective sau idei de valoare? A avea rspunsuri clare la aceste ntrebri reprezint un bun nceput pentru a obine edine eficace si productive. INCURAJEAZA PARTICIPAREA Nu toata lumea se simte in largul ei cnd participa la o edina. S-ar putea sa fie nesiguri fata de rolul lor sau fata de valoarea sugestiilor lor. Exista totui cteva modalitati simple de a asigura participarea tuturor: Acorda ncredere perticipantilor. Oamenii nu se vor simi in largul lor cnd vine vorba sa-si expun ideile daca simt ca li se va face morala sau vor fi luai peste picior. Creeaz o atmosfera in care fiecare sa se simt in sigurana atunci cnd contribuie la discuie. Creeaz un spaiu in care sa nu existe reprouri. Ai grija sa caui modalitati de imbunatatire a unui proces mai degrab dect modalitati de nvinuire a unei anumite persoane sau departament. Trebuie sa te concentrezi asupra lucrurilor pozitive si nu asupra celor negative. Comporta-te ca un paznic. ncurajeaz participarea egala dnd ocazia unor luri de cuvnt si cernd sugestii. Asculta. Asculta cu adevrat. Asculta cu atenie mesajul si sentimentele din spatele lui. Exploreaz ideile mai degrab dect sa le pui la ndoiala sau sa le aperi. Limiteaz divagaiile. Oprete discuiile irelevante si exemplele sau istorisirile lungi si de prisos. ncheie discuia cu nite concluzii. Ai grija ca toi participanii sa ramana cu aceleai idei despre cele discutate, intervenind pentru a nchide edina si a lua nite hotrri necesare. Testeaz consensul. Rezuma punctul de vedere al grupului si afirma deciziile luate. ntreba-i apoi pe fiecare in ce msura sunt de acord cu rezumatul.

Un comitet este un grup care se ocupa de lucrurile mrunte fara sa rezolve problemele importante. Milton Berle Trist, dar nu ntotdeauna adevrat. Vestea cea buna este ca nu trebuie sa se-ntmple neaprat aa!

VERIFICARE Pentru a te asigura ca vei obine cat mai mult de la edina ta, ncearc sa te ntrebi urmtoarele in timp ce te pregteti pentru edina: 1. Va fi aceasta edina folositoare in situaia de fata? 2. Vor participa persoanele potrivite? 3. Exista o agenda de lucru care a fost pregtita si distribuita din timp? 4. Ai la dispoziie toate materialele necesare (ex., fapte sau cifre colectate in etapa de pregtire, laolalt cu indicatoare, flip-chart-uri, casete, etc.)? 5. Au fost toi participanii informai cu privire la ora si locul unde va avea loc edina? 6. Au ndeplinit participanii vreo sarcina necesara pentru edina?

Putem sta aici toata ziua pana cnd persoana care a ascuns agenda de lucru o sa recunoasc. PLAN DE ACTIUNE Iat cteva sugestii care pot ajuta la o mai buna funcionare a edinelor. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Respecta agenda de lucru. Aplica rolurile de lider, persoana care scrie, si persoana care tine evidenta timpului. ncepe si termina edina la timp. Stabilete regulile de baza. ncurajeaz participarea completa. Utilizeaz materiale vizuale. Rezuma cele discutate si testeaz consensul. Compune o agenda de lucru pentru edina urmtoare nainte de ncheierea edinei. Cere sugestii pentru a face edinele urmtoare mai eficace.

edine Dinamica lor de grup Tine-i sub control pe cei care vorbesc prea mult. Unora le ia foarte mult timp sa comunice foarte puine lucruri; ajuta-i sa se exprime mai concis. ncurajeaz-i sa vorbeasc pe cei tacuti. De multe ori tcerea unei persoane nseamn ca respectivul are emoii sa-si exprime ideile in fata grupului sau ca este ostil grupului. Protejeaz-i pe cei slabi. Ofer-le tuturor membrilor anse egale de a participa la discuie. ncurajeaz dezbaterile. Transforma edinele de grup intr-un prilej de dezbatere, dar descurajeaz ciocnirea dintre personalitile membrilor. Nu respinge sugestiile membrilor. Acorda o ansa fiecrei idei. Las-i pe membrii mai importani la sfrit. Gndete-te bine la ordinea in care se vor desfura criticile atunci cnd vine vorba de idei sau sugestii. ncheie fiecare edina pe un ton de reuita. Mulumete grupului pentru efortul depus in cadrul edinei sau programului.

edinele Cum sa te pregteti pentru ele. ntrebri la care trebuie sa rspunzi in timp ce te pregteti pentru o edina: Care este scopul edinei?

Clarifica-ti obiectivul (ele). Cum ar trebui sa se desfoare edina pentru a-ti ndeplini acele scopuri? Ce atepi de la participani? De ce doreti sa vina la edina? Exista bariere sau motive de a opune rezistenta? Cum le poi rezolva cat mai eficient? Ce pregtiri ai fcut? Exista anumite persoane pe care ai dori sa le vezi la edina in mod special? Ce ai fcut pentru a te asigura ca vor participa? Daca nu ai fcut nimic, de ce nu? De ce si cine este responsabil? Ce aranjamente ai fcut pentru evaluarea edinei?

ABILITATI DE PREZENTARE
Prezentri de grup reuite 1. Trebuie sa ai o tema generala (teza) pentru ntreaga prezentare, si de asemenea cate o idee principala (teza) pentru fiecare seciune a prezentrii. Ne-am adunat astzi aici pentru a discuta despre cum ajuta donarea de snge la salvarea de viei omeneti. Acest seminar va va oferi informaiile de care avei nevoie pentru a va imbogati pe cont propriu si a trai viata la care ai visat ntotdeauna. 2. mparte programul in seciuni pentru a ajuta publicul sa asimileze informaia. Seciunile ajuta la fixarea informaiei si atragerea interesului. Acest seminar va acoperi trei aspecte de baza: In primul rnd vom discuta problemele legate de rezervele reduse de snge, apoi vom afla motivele pentru care oamenii nu se ofer ca donatori, si in cele din urma ne vom referi la soluii simple pentru rezolvarea problemei. Timp de trei zile, acest workshop va prezenta noi medicamente care ii pot ajuta pe bolnavii de cancer sa supravieuiasc. Astzi vom trece in revista beneficiile si defectele produselor disponibile in mod curent, mine vom discuta produsele aprobate cel mai recent, si in cele din urma, miercuri, vom vorbi despre produse viitoare aflate in curs de dezvoltare. 3. Alege un prezentator principal care sa deschid si sa ncheie prezentarea, sa fac anunurile si sa-i prezinte pe vorbitori. Pentru prezentri ndelungate care necesita pauze, prezentatorul principal poate sa fac legtura dintre partile conferinei. 4. ncurajeaz-i pe vorbitori sa tina discursuri cat mai scurte atunci cnd seminarile se ntind pe mai multe ore sau zile. ncerca sa faci munca plcuta prin activitati interactive care sa ajute invatarea si sa atrag interesul. Este greu sa ramai atent la seminarii discursive si plictisitoare. 5. Prezentrile de grup sunt de regula lungi si se pot ntinde pe mai multe zile. Ai grija sa introduci mai multe pauze programate pentru a le permite participanilor sa fac putina micare pentru a se dezmori si a putea fi ateni in continuare. Nu tine publicul pe scaun mai mult de 90 de minute pentru fiecare prezentare. 6. Delimiteaz cu claritate vorbitorii si seciunile pentru a da un sens coerent seminarului. Nu lsa pe seama publicului sa ghiceasc cum se potrivesc discursurile. Spune-le acest lucru. 7. Ofer bomboane sau mici premii pentru a rsplti publicul pentru atenia lor. Adulilor nu trebuie sa le dai stelue aurii si pentru efortul depus precum copiilor. S-ar putea sa te uimeasc cat de ateni pot fi oamenii atunci cnd li se ofer ceva in schimb. 8. Prezentrile de grup pot fi distractive din moment ce atenia nu trebuie sa se concentreze asupra vorbitorului. Ajutai-va unii pe alii si simii-va bine!