Lectia 3. Introducerea Balantei precedente. Note Contabile. Calculul balantei.

Presupunem ca balanta la 28.02.1998 arata ca in tabelul de mai jos: Pentru a porni cu balanta pe luna martie trebuie sa introducem initial sumele de mai sus. Prima egalitate reprezinta soldurile la inceput de an, iar a doua total sume precedente (inclusiv soldurile initiale) Introducerea balantei precedente: Se intra in modulul Balanta : Intrarea se face prin apasarea butonului 'Balanta' in ecranul principal al programului. Ecranul in care se intra afiseaza balanta in luna curenta. De remarcat ca spre deosebire de listarea pe hirtie, pe ecran, balanta are ca prima egalitate soldurile curente si nu soldurile initiale. Aceasta deoarece ele sunt mai folosite decat cele initiale. Pentru a vedea celelalte egalitati ne deplasam cu sageata dreapta. Initial balanta nu contine nici un cont. Se incepe introducera ei activind comanda ADAUGA. Comanda ADAUGA se activeaza prin apasarea butonului incadrat, sau direct cu tasta INSERT. Pogramul va afisa urmatoarea fereastra de editare: Aici se introduc pe rind, simbolul contului, soldul initial debit si credit, precum si sumele precedente debit si credit. Denumirea contului este preluata automat din nomenclatorul de conturi. In acest nomenclator se poate intra apasand butonul din dreapta cimpului 'Cont'. Programul stie sa lucreze cu doua analitice pentru fiecare cont. Marimea fiecaruia este de maxim 5 caractere (se pot folosi si litere). Dupa introducerea sumelor se tasteaza OK. Contul va fi introdus in balanta. Daca s-a gresit ceva se poate reintra in aceasta fereastra cu comanda MODIFICA. Se continua in acest mod cu celelalte conturi din balanta. Prima problema apare la contul 5121.1 care nu va fi gasit de catre program in planul contabil. In acest caz programul va deschide automat planul contabil: Contul va fi adaugat initial aici si va fi preluat in fereastra precedenta cu comanda SELECT (sau tasta ENTER). La adaugarea contului se vor specifica denumirea si tipul lui: Activ, Pasiv sau Bifunctional. Daca un cont este de activ, soldul lui va fi intotdeauna debitor (Chiar cu semnul minus). Daca contul este de pasiv soldul va fi creditor. Daca este bifunctional soldul va fi pe debit sau pe credit astfel incat sa fie intotdeauna pozitiv. Este bine sa se specifice corect acest camp deoarece se

pot observa mai usor eventuale greseli. In acest fel se pot adauga oricate conturi analitice. IMPORTANT! Nu se fac conturi analitice pentru fiecare client sau furnizor in parte. Acestia se tin global in BALANTA, desfasurarea lor facandu-se automat in modulul FIRME. Dupa introducerea tuturor conturilor se va actiona asupra butonului Sigma pentru verificarea totalurilor: Daca ati introdus corect balanta atunci sumele vor fi ca acestea. In caz contrar va trebui sa verificati fiecare cont si sa il corectati folosind comanda MODIFICA (tasta F5). Odata stabilita egalitatea ea nu mai poate fi pierduta datorita inregistrarii duble automata. Deci este foarte importanta verificarea existentei egalitatii la introducerea balantei precedente. ATENTIE! Nu puteti sterge un cont din balanta decat daca acesta are toate sumele egale cu zero. Daca ati introdus un cont gresit, atunci intrati in el cu comanda MODFICA puneti toate sumele zero si apoi puteti sa il stergeti. Introducerea Notelor contabile. Modulul BALANTA poate fi folosit si singur ca un balantier. Se pleaca de la balanta initiala, se introduc notele contabile si apoi se calculeaza balanta finala. Puterea programului este data insa de partea de contabilitate financiara si de faptul ca se genereaza automat note pentru casa, banca, intrari, iesiri de marfa cheltuieli diverse, etc. In aceasta lectie insa vom arata cum se pot introduce diverse note contabile direct in balanta. Presupunem ca avem urmatoarele NOTE CONTABILE: Nota nr. 1. Denumire : Salarii Zi Explicatii Cont debit 30 Cheltuieli cu salariile 641 30 Impozit salarii 421 30 Pensie suplim. 30 Fond somaj 421 Nota nr. 2. Denumire : Diverse Zi Explicatii Cont debit 30 Storno intrare mat.prime 371 30 Corectie intr mat prime Cont Credit Suma 421 4.500.000 444 650.000 421 4312 197.000 4372 56.000 Cont Credit Suma 401 - 1.000.000 300 401 1.000.000

Introducerea acestor note contabile se face in felul urmator: Se selecteaza comanda Note Contabile din meniul de sus. Meniul de sus se poate apela cu mouse-ul, sau direct cu tasta F10 si apoi cu sagetile ne pozitionam pe comanda dorita. Programul va deschide o fereastra in care se face introducerea efectiva a notelor contabile. In tabelul din partea sus al ecranului este lista notelor contabile fiecare cu total. Daca ne pozitionam pe o anumita nota, automat in tabelul de jos vor apare inregistrarile contabile specifice notei respective. Pentru preluarea notelor contabile din celelalte module sa apasa butonul 'Preluare NOTE'. Pentru inchiderea automata a conturilor de venituri si cheltuieli se apasa butonul "Inch. Chelt. + Venit.".

Adaugarea unei Note Contabile Se selecteaza comanda ADAUGA din partea dreapta a tabelului de sus. Se introduce numarul si denumirea notei apoi se tasteaza ENTER. La jurnal se lasa JD. Adaugarea unei Inregistrari Contabile Dupa adaugarea notei se va apela butonul de adaugare corespunzator tabelului din partea de jos a ecranului. Se vor completa campurile specifice inregistrarii contabile. De remarcat ca conturile pot fi alese din nomenclatorul de conturi apeland butoanele corespunzatoare. De asemenea notele frecvente se pot introduce in lista ce se apeleaza cu butonul 'Predefinit'. Dupa introducerea tuturor notelor si inregistrarilor contabile se iese din aceasta fereastra si se dau pe rind comenzile 'Recalcul Balanta' si 'Calcul Fise cont'. In acest moment balanta si fisele de cont sunt gata. Pentru vizualizarea unei fise de cont se da double-click pe contul a carui fisa dorim sa o vedem. Trecerea de la o luna la alta se face prin intermediul functiilor 'Inchidere luna' si 'Redeschidere luna', din meniul 'Operatiuni'.