Managementul aprovizionarii si respectiv al desfacerii sunt concepte unitare complexe carora le este proprie o structura extinsa de activitati componente

ce au in vedere, ca elemente de ansamblu, probleme de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiva, de urmarire-control, analiza si evaluare. Managementul aprovizionarii asigura echilibrul intre necesitatile si disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economica. Pricipalul obiectiv al activitatii de aprovizionare se concretizeaza in asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu resurse materiale si tehnice corespunzatoarecalitativ, la locul si termenele solicitate, cu un cost minim. Managementul aprovizionarii materiale integreaza intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse vandabile. In economia de piata unele activitati componente ale managementului aprovizionarii capata valente noi, importanta lor se accentueaza si, ca urmare acestea trebuie abordate intr-o viziune racordata total la mediul economic in care actioneaza intreprinderea; aceste activitati se refera la: studierea pietei de furnizare, selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor, elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse materiale si echi 23123v2120x pamente tehnice, ca si in domeniul gestiunii stocurilor, negocierea conditiilor de vanzare-cumparare si finalizarea actiunii, in general, pe baza de contracte comerciale etc. Prin realizarea eficienta a unor astfel de activitati, subsistemului aprovizionarii i se asigura rolul de sursa de informare strategica si subsistem cu participare activa la elaborarea strategiilor de dezvoltare a intreprinderii. Rolul de sursa de informare strategica decurge din raporturile subsistemului cu piata din amonte (de furnizare interna si externa) in calitate de factor de cumparare. Aceasta pozitie ii permite culegerea de informatii utile atat pentru procesul de aprovizionare, cat si pentru activitatea de ansamblu a intreprinderii. Informatiile colectate de pe piata din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-vanzari din intreprindere, celui tehnic si de productie, conducerii intreprinderii si se pot referi la: evolutia cererii si ofertei de produse, tendinte in evolutia viitoare a concurentei, evolutia preturilor etc. Prin natura informatiilor, subsistemul aprovizionare materiala poate contribui si la imbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate in intreprindere. Rolul de subsistem cu participare activa la fundamentarea srategiilor de dezvoltare a intreprinderii se manifesta prin: elaborarea de strategii eficiente in cumpararea de resurse materiale si echipamente tehnice, elaborarea de strategii de actiune in raport cu furnizorii, adoptarea unei strategii si a unei politici eficiente in angajarea si formarea fortei de munca din domeniul aprovizionarii materiale etc. Importanta subsistemului aprovizionare materiala si cu echipamente tehnice pentru activitatea intreprinderii decurge si din faptul ca, prin acesta se asigura resursele materiale a caror pondere in costul total al productiei este de peste 50%, in unele ramuri industriale depasind 80%. In economia tarilor dezvoltate se apreciaza ca, prin actiunea sectorului aprovizionare materiala se pot reduce costurile de productie cu circa 5-10%. Semnificatia sensului de actiune este relevanta daca avem in vedere ca intr-un orizont de timp definit (mediu sau lung) intre sursele potentiale de crestere a profitului reducerea costurilor va reprezenta o cale prioritara. In literatura si practica de specialitate se apreciaza in tot mai mare masura ca activitatea de aprovizionare materiala reprezinta un "centru de profit" si nu unul de cheltuieli. Subsistemul aprovizionare materiala se manifesta ca "centru de profit" prin controlul pe care il poate avea

asupra costurilor specifice, cum sunt: costurile de achizitie, costurile de gestiune, costurile suplimentare de prelucrare etc. Actiunea subsistemului aprovizionare materiala a evoluat pe urmatoarele faze: -faza de pasivitate in care activitatea de aprovizionare materiala este apreciata ca fiind subordonata sistemului productie; -faza de autonomie in care aprovizionarea materiala isi elaboreaza strategii de optimizare la nivelul subsistemului propriu; -faza de participare in care subsistemul aprovizionare materiala participa la eaborarea strategiilor generale de dezvoltare a intreprinderii; -faza de integrare in care acst subsistem participa efectiv la fundamentarea strategiei de dezvoltare a intreprinderii; aceasta faza trebuie sa constituie obiectivul permanental oricarei echipe manageriale din intreprinderi. 2.2 Organizarea aprovizionarii Oganizarea aprovizionarii tehnico-materiale trebuie astfel condusa incat sa contribuie la: asigurarea completa, complexa si la timp a unitatii economice cu mijloace de munca si obiectele muncii, asigurarea conditiilor optime de depozitare a resurselor materiale, alimentarea rationala a locurilor de munca cu resursele materiale necesare, utilizarea rationala a resurselor materiale, astfel incat sa se respecte normele de consum stabilite si stocurile de productie determinate. Experienta practica, generalizata la nivelul teoriei de specialitate, evidentiaza urmatoarele sisteme concrete de organizare structurala a compartimentelor de aprovizionare materiala din intreprinderi: sistemul pe grupe de activitati distincte; sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare resurse materiale;

Sistemul pe grupe de activitati distincte consta in departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activitati componente in functie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut si sub denumirea de "functional", asigura o delimitare selectiva a activitatilor de prognozare-planificare-programare a aprovizionarii, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia, de depozitare-pastrare a resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora pe destinatii de consum. Deci, sistemul presupune identificarea , delimitarea si gruparea activitatilor dupa aceste criterii si constituirea de grupe distincte care sa le realizeze calificat si operativ. La nivelul grupei de plan se realizeaza activitati precum: prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor si programelor de aprovizionare, elaborarea bilanturilor materiale si a cantitatlor economice de comandat etc. Grupele operative de aprovizionare se constituie, in principiu, dupa gradul de omogenitate sau de asemanare a resurselor materiale, componentii acestor grupe asigurand realizarea activitatilor care au in vedere contactarea surselor de furnizare, urmarirea derularii efective a procesului de formare a loturilor de furnizori, participarea la receptie-expeditie s.a.

Grupa depozitelor asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizor, depozitarea si pastrarea integritatii proprietatilor fizico-chimice a resurselor, pregatirea si eliberarea in consum sau pe destinatiile de utilizare-valorificare a acestora. Grupele operative si cele de depozite sunt asezate pe acelasi nivel ierarhic. Intre toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relatii stricte de colaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea si controlul pe ansamblul grupelor se asigura la nivelul sefului de compartiment. Sistemul functional nu asigura abordarea unitara a procesului de aprovizionare in intregul lui, nu se asigura controlul eficient al utilizarii resurselor in raport cu destinatiile initial prevazute si consumurile specifice din documentatiile tehnico-economice ale produselor, nu ofera posibiltatea promovarii folosirii materialelor noi, inlocuitoare a celor refolosibile sau prevenirii consumurilor irationale. Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare a resurselor materiale are in vedere constituirea de grupe de materiale in cadrul compartimentului in a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare in intregul sau dupa o conceptie unitara. Ca urmare, fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii materiale pentru care se formeaza de la fundamentarea necesitatilor , contractarea resurselor si pana la aducerea, gestionarea si controlul utilizarii acestora. O importanta deosebita revine criteriului de constituire a grupelor in cadrul acestui sistem care poate fi omogenitatea resurselor, in functie de destinatia de utilizare. In acest sens se pot folosi 3 variante: pe grupe omogene de materiale, pe sectii consumatoare sau ca sistem mixt. a) organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare materiale omogene prezinta avantaje care sunt determinate de simplificarea si specializarea activitatii lucratorilor, ca urmare a numarului redus de materiale si implicit de furnizori pe o grupa. Sistemul prezinta ca dezavantaj faptul ca, pe plan intern, in cazul existentei unui numar mare de puncte de consum si a unei dispersii pronuntate a acestora pot aparea conditii care sa conduca la necorelarea aprovizionarii cu cererile pentru consum, cu productia. Se considera ca acest sistem este cel mai indicat pentru organizarea interna a compartimentului de aprovizionare, datorita eficacitatii superioare in conducerea asigurarii materiale a unitatilor industriale. b) organizarea pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare in functie de destinatia de consum a materialelor are in vedere unitatile in cadrul carora sectiile, atelierele si alte sectoare de activitate, prin profilul lor, consuma materiale distincte. In acest context se constituie grupe de aprovizionare in functie de destinatarul materialelor. Un astfel de sistem prezinta avantajul ca asigura cunoasterea in detaliu, la nivelul fiecarei grupe, a necesitatilor de resurse materiale specifice sectiei pe care o alimenteaz, creeaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor, realizandu-se o mai buna corelare intre factorul de aprovizionare si cel de productie. Acest tip de organizare prezinta neajunsul ca, in frecvente situatii, nomenclatura materialelor pentru o sectie este foarte larga si implicit numarul de furnizori foarte mare, crescand astfel gradul de dificultate in coordonarea, desfasurarea operativa si urmarirea eficienta a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite.

Aplicabilitatea variantei este limitata insa de numarul redus de unitati care indeplinesc conditiile cerute pentru implementare. c) organizarea pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare in sistem mixt presupune constituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor care prin natura lor formeaaza obiectul consumului numai in cadrul unei anumite sectii de productie si pe grupe de materiale asemanatoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor sectiilor din unitatea economica. Sistemul asigura imbinarea avantajelor primelor doua variante si eliminarea in mare masura a dezavantajelor care le sunt specifice. In literatura de specialitate se prezinta si alte forme de organizare a compartimentului de aprovizionare materiala practicabile la nivelul marilor unitati (corporatii, trusturi etc.).

Forme de aprovizionare Concretizarea relatiilor de aprovizionare presupune alegerea formei prin care se va concretiza procesul de aprovizionare propriu-zis: aprovizionarea de la furnizor unic sau nu, directa sau indirecta, pe baza de contract sau comanda etc. Alegerea formei de aprovizionare se bazeaza pe analize diagnostic riguroase prin care sa se identifice oportunitatile fiecarei modalitati si mai ales posibilitatile firmei de a le valorifica. In asemenea analize preponderente vor fi criteriile economice, dar se vor utiliza si criterii de alta natura (sociale, politice etc.) Aprovizionarea de la un furnizor unic-daca in general se recomanda sa nu se apeleze la un singur furnizor (pentru evitarea cresterii gradului de dependenta), exista situatii in care aceasta forma de aprovizionare este eficienta si anume: in cazul in care furnizorul detine monopolul tehnic in ce priveste fabricarea unui produs, daca un furnizor ofera un nivel de calitate, pret si service deosebit, in cazul in care se pot obtine reduceri de pret sau ale cheltuielilor de aprovizionare. Principalele dezavantaje ale unei asemenea forme de aprovizionare sunt imposibilitatea punerii in concurenta a furnizorilor si riscul de crestere a gradului de dependenta fata de furnizor. Aprovizionarea de la mai multi furnizori-in vederea reducerii puterii de negociere a furnizorilor se recomanda aprovizionarea pentru aceeasi resursa de la mai multi furnizori. Argumentele unei asemenea optiuni, ca si conditiile in care este eficienta sunt foarte diverse dintre care: se evita posibilitatea incetarii totale a aprovizionarilor in conditiile aparitiei unor situatii deosebite ( greve, incendii, faliment), se asigura punerea in concurenta a furnizorilor (obtinerea unor preturi mai bune, cresterea eforturilor de adaptare la cerintele consumatorului), etc. Aprovizionarea directa-evita efectuarea unor cheltuieli suplimentare, cum ar fi comisionul perceput de intermediar pentru acoperirea costurilor si pentru obtinerea unui profit, permite o bune cunoastere a nevoilor consumatorului de catre furnizor respectiv a posibilitatilor producatorului de catre consumator etc. Aprovizionarea indirecta-permite minimizarea stocurilor de productie prin cresterea gradului de siguranta a aprovizionarilor, prin nivelul cantitatilor cumparate de la producator de catre

intermediar se asigura pentru acesta anumite oportunitati (reducerea costurilor, reducerea riscului desfacerii productiei), permite cresterea gradului de disponibilitate a resurselor, prin posibilitatea de amplasare a intermediarului in apropierea consumatorului. In functie de implicarea intermediarului, aprovizionarea indirecta poate fi:prin tranzit organizat (presupune ca intermediarul sa participe numai la concretizarea relatiilor de aprovizionare in formule juridice, celelalte activitati-de plata si transfer a produselor-realizanduse direct producator-consumator), prin tranzit achitat (presupune ca si plata facturilor sa se faca prin intermediar) sau prin depozit. Aprovizionarea prin depozit-reprezinta aprovizionare prin angrosist si presupune ca pentru consumator intermediarul sa devina furnizorul. In acest caz toate activitatile: de concretizare juridica, de transfer a produselor si de plata se fac prin intermediar, de cele mai multe ori relatia producator-consumator, din punct de vedere formal, neexistand. Se recomanda in cazul unor comenzi reduse si/sau al unor produse care nu necesita o conlucrare deosebita producatorconsumator. O forma particulara in cazul aprovizionarii prin depozit o reprezinta aprovizionarea garantata, caz in care intermediarul preia in totalitate sau partial functiile aprovizionarii: studiul pietei, depozitarea, optimizarea transportului etc. Aprovizionarea pe baza de contract-contractul ofera o reducere a riscului in aprovizionare din punct de vedere cantitativ, calitativ dar si al conditiilor de aprovizionare; pe de alta parte, contractul reprezinta o dependenta fata de anumite clauze care incalcate provoaca efecte negative asupra consumatorului. Apare astefl imposibilitatea fructificarii anumitor oportunitati pe piata cum ar fi reducerile de pret, aparitia de noi furnizori etc. Aprovizionarea pe baza de comanda are avantajul ca se pot negocia conditiile de aprovizionare in functie de situatia existenta pe piata la un moment dat; riscul mare consta in modificarea defavorabila a conditiilor care ar fi putut fi formulate in cadrul unor contracte la parametri mai favorabili-de exemplu cumpararile la termen-cand se incheie un contract pentru aprovizionari care se vor face ulterior, dar in conditiile stabilite in prezent. Aprovizionarea in comun are rolul de a permite obtinerea unor avantaje oferite de cresterea volumului si valorii aprovizionarilor: cresterea puterii de negociere, posibilitatea obtinerii unor rabaturi de pret, minimiarea cheltuielilor de transport etc.

De-a lungul lanului valoric, procesele de aprovizionare i achiziii reprezint o oportunitate bun pentru optimizare. Importana lor a crescut foarte mult datorit globalizrii proceselor de aprovizionare, care a adus cu sine o cretere a competiiei preurilor. n multe cazuri se subestimeaz potenialele din aprovizionare i achiziii, datorit lipsei de transparen a proceselor precum i a insuficientei estimri a TCO (Total-Cost-of-Ownership), astfel companiile se declar mulumite de obinerea rapid a unor succese (Quick Wins). Tendina n cretere din industrie pentru extinderea pailor din procesul de producie pentru a include i furnizorii face ca volumele de aprovizionare s creasc continuu - n multe cazuri reprezint mai mult de 50% n raport cu cifra de afaceri a unei companii. Din acest motiv situaia financiar i asigurarea optim a aprovizionrii capt o importan din ce n ce mai mare. Observarea consecvent i optimizarea activitilor din aprovizionare se pot dovedi foarte valoroase. n acelai timp trebuie luate n calcul i posibilele riscuri din procesul decizional. i pentru companiile de prestri servicii / instituii, dezvoltarea eficient a proceselor de aprovizionare, cu suportul IT potrivit, nu mai reprezint un factor secundar, ci mai degrab o cerin de baz pentru pstrarea competitivitii. Modul de abordare Horvth & Partners pornete de la premiza c strategia de aprovizionare reiese din strategia de ansamblu a companiei i obiectivele, procesele i organizarea sunt n concordan cu aceasta.

Pentru realizarea performant a procesului de aprovizionare trebuie luate n considerare tendinele actuale care se dezvolt pe pieele internaionale:

Managementul riscului n lanul de aprovizionare (inclusiv riscurile legate de disponibilitate i preuri, riscurile internaionale) Global Sourcing / Outsourcing i Benchmarking global (Low Cost Country Sourcing, externalizarea unor etape din procesul de aprovizionare ctre furnizori) Aprovizionarea care trebuie sa respecte anumite reglementri precum i GreenProcurement (cerine n cretere privind aspectele etice i ecologice ale procesului de achiziie, precum i lupta mpotriva corupiei) Value-Sourcing pe termen lung (parteneriate cu furnizori pentru obinerea de avantaje n achiziie, de ex. privind parteneriate de dezvoltare, Design to Cost, etc.)

Horvth & Partners pune accent pe dezvoltarea i implementarea unor soluii specifice n domeniul aprovizionrii pentru a atinge obiectivele de sustenabilitate.