Cerinte legale pentru functionarea societatilor comerciale

Va prezint o recapitulare a cerintelor minime obligatoriu de respectat in desfasurarea legala a activitatii unui agent economic: 1. Afisarea obligatorie la loc vizibil in spatiul de comercializare a unui anunt cu numarul de telefon TEL INFOCONSUMATOR: 0800 080 999. 2. Afisarea obligatorie referitoare la pastrarea bonului fiscal emis de casa de marcat pana la iesirea clientului din magazin. 3. Afisarea obligatorie a certificatului de inregistrare si a autorizatiei de functionare. 4. Afisare obligatorie a procentului de adaos comercial practicat. 5. Incheierea de contracte economice cu unitati specializate in ridicarea deseurilor. 6. Respectarea Regulamentului de casa - Registrul de casa se completeaza zilnic in zilele cu operatiuni de incasari si plati prin casa, acordand un numar curent aferent. La intocmirea Registrului de casa: - trebuie respectat nivelul platilor in limita unui plafon zilnic de 5000 lei catre o persoana juridica, dar nu mai mult de 10000 lei zilnic catre persoane juridice, cu exceptiile prevazute de lege (plata salariilor, depunerile la banca etc.), - incasarile zilnice de la o persoana juridica nu pot depasi plafonul de 5000 lei, - sumele din raportul Z scos in orice moment sa existe in sertarul incasarilor. Registrul de casa se tine zilnic si la punctele de lucru care au cod fiscal pentru acel punct de lucru, de asemenea la punctele de lucru de la care se efectueaza plati. 7. Facturile emise trebuie sa aibe inscrisa: scadenta termenului de incasare sau nr. si data contractului, numele, CNP, serie si nr.CI/BI al persoanei care factureaza, toate rubricile tipizatului. Atentie ca aceste date sa existe si pe facturile de achizitii, datele eronate sau completari partiale in documente pot conduce la nedeductibilitatea TVA din factura de achizitii, Codul fiscal prevazand si raspunderea solidara a clientului-furnizorului aflati in aceasta situatie. 8. Cheltuielile/bunurile achizitionate cu bon fiscal, cu exceptia celor pentru carburanti auto reprezinta documente de plata care insotesc factura. Fac exceptie bonurile fiscale care sunt atasate unui decont de deplasare sau pentru care se face dovada intrarii in gestiune. 9. Chitanta cod 14-4-1 pentru incasari de la clienti trebuie sa contina date despre persoana care depune sume, respectiv despre client: CUI, J, sediul si judetul. 10. Obligatia intocmirii Foii de parcurs pe toata durata folosirii masinii in interesul firmei, semnata de conducatorul unitatii si care da dreptul deductibilitatii cheltuielii cu carburantul. 11. Bonurile de achizitii carburanti trebuiesc completate cu denumirea si codul fiscal al societatii care achizitioneaza si numarul de inmatriculare al vehicolului.

12. Avizul de insotire marfa trebuie urmat de intocmirea facturii fiscale in termen de 5 zile de la data avizului, respectiv livrarii bunurilor. 13. Evidenta documentelor cu regim special presupune: existenta unei decizii date de conducere pe numele persoanei responsabile cu gestionarea tipizatelor cu regim special, evidenta in cursul anului, inventarierea la sfarsitul anului si reportarea in anul urmator a numerelor alocate si nefolosite ce pot fi utilizate in anul urmator. 14. Obligatia scoaterii Codului fiscal pentru punct de lucru in situatia in care exista un numar de peste 4 salariati, de la Administratia financiara a sectorului punctului de lucru. 15. Tinerea obligatorie in comertul cu amanuntul a registrului RAPORT DE GESTIUNE ZILNIC pentru evidenta valorica a intrarilor de marfuri, vanzarilor de marfuri si soldului zilnic, pe fiecare punct de lucru si confruntarea lunara a datelor din Rapoartele de gestiune cu evidenta contabila. 16. Intocmirea obligatorie a NOTEI DE INTRARE RECEPTIE - NIR-ul, la data receptiei bunurilor. NIR-ul se intocmeste la locul de depozitare a marfii ,respectiv in gestiunea Depozit la cost de achizitie. Marfurile pot fi transferate cu aviz de insotire marfa (denumire, cantitate, valoare la cost de achizitie) catre magazinul propriu unde evidenta contabila se tine la pret de vanzare cu amanuntul. In situatia in care marfurile se receptioneaza la magazinul cu amanuntul direct de la furnizor, se intocmeste Nir cu valori de la cost de achizitie pana la pretul de vanzare cu amanuntul. 17. In comertul cu amanuntul, tipul casei de marcat achizitonate trebuie sa asigure eliberarea bonului fiscal cu respectarea cerintelor: denumire produs, cantitate si pret pentru fiecare produs vandut Nu pe grupe centralizate de marfuri. 18. Este obligatoriu de tinut evidenta pe scadente a clientilor si furnizorilor completand rubrica cu data scadenta pe factura sau nr/data contractelor economice incheiate. Pentru scadente mai mari de 30 de zile si sume mai mari de 10.000 lei/factura trebuie anuntat la IMI situatia cu furnizorii-clientii restanti/cu scadenta depasita pentru facturi cu sume mai mari de 10.000 lei 19. Pentru avansuri incasate/platite este obligatoria primirea/emiterea facturilor de avans in termen de 15 zile ale lunii urmatoare incasarii/platii avansului. 20. Pantru fiecare tranzactie in numerar de creditare firma, ridicare dividende peste echivalentul 15000 euro/fiecare tranzactie, exista obligativitatea raportarii acestei tranzactii in termen de 10 zile la Oficiul pentru spalare bani. 21. Este obligatoriu de depus la Oficiul pentru spalare bani o declaratie cu persoana desemnata in relatia cu aceasta insitutie, indiferent daca se depaseste sau nu plafonul unei tranzactii. 22. Tinerea Registrului de intrari-iesiri documente. 23. Inventarierea patrimoniului cel putin odata pe an, de regula la sfarsitul anului, inregistrarea diferentelor la inventar in contabilitate si transmiterea confirmarilor de sold tuturor clientilor in sold la 31 decembrie. 24. Sa existe persoana responsabila pentru activitatea de SSM si PSI. 25. Pentru achizitiile lunare de bunuri din import sau din UE, este obligatoriu de calculat si raportat la Fondul de Mediu cantitaea de ambalaje introduse in tara odata cu bunurile. 26. Pentru facturi emise catre clienti cu sume mai mari de 5000 lei este interzisa fragmentarea incasarii acesteia prin casa. De exemplu pentru o factura emisa de 7500 lei se poate face o singura incasare de maxim 5000 lei, iar

restul de 2500 lei trebuie incasat prin banca, sau o incasare de 3000 lei, iar restul de 4500 lei trebuie incasat prin banca. 27. In cadrul unei societati, gestiunile de marfuri trebuiesc tinute separat pentru en-gros si pentru amanuntul, in spatii dimensionate separat pentru fiecare iar in contabilitate pe analiticele respective. Transferul de marfuri din depozit catre magazinele proprii situate la alte adrese de functionare se realizeaza cu Aviz de insotire marfa cu mentiunea nu de factureaza; catre magazinele de la aceeasi adresa cu depozitul se realizeaza cu bon de predare-transfer-restituire. 28. Este interzis sa achizitionati bunuri de la unitati cu amanuntul (Carrefour, Billa ...), achizitii facute in scopul revanzarii acestor bunuri. Pentru consultanta din partea unui expert contabil va invitam sa ne contactati.