TEMA: edina Una din cele mai utilizate metode in organizaii este comunicarea direct unilateral i bilateral, promovat

sub forma edinei. edina se definete ca metod de comunicare pentru rezolvarea unor sarcini cu caracter informaional sau decizional, prin reunirea pe timp scurt a unui grup coordonat de o persoan. Ca metod de coordonare, edina sincronizeaz aciunile i deciziile, comportamentale i gandirea, regsindu-se in toate funciile procesului de management. Potrivit scopurilor urmate, in literatur mai ales, in practic mai puin, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine: - edine decizionale, organizate in scopul adoptrii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat, in general, decizii marcate de risc i incertitudine; - edine de informare, prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar prestabilit !stadiul produciei, urmrirea calitii, stadiul lucrrilor etc.", dar i ad-#oc, atunci cand intervin situaii speciale, urgene i$sau comple%e; - edine de exploatare, destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii speciale previzibile in viitor, precum i inventarierii soluiilor posibile de e%ploatare. n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i e%ploatarea potenialului de creativitate al personalului, amplificat de utilizarea metodelor specifice creativitii; - edinele de armonizare au ca obiectiv sincronizarea deciziilor i aciunilor membrilor organizaiei plasai in diferite compartimente i niveluri ierar#ice, participani la realizarea unor obiective comune; - edinele eterogene combin obiectivele i mi&loacele de aciune specifice tipurilor anterioare !de informare i de armonizare, de e%ploatare i decizionare etc.". 'eprezint tipul cel mai frecvent practicat, fie din cauza lipsei de timp a participanilor, fie din cea a ignorrii utilizrii edinei ca o metod cu specific i cerine proprii. aracteristicile edinei ca metod: - are un pronunat caracter formal, deoarece obiectivele ei sunt direct legate de obiectivele firmei; reunete participanii care dispun de competena formal cerut de specificul ei, iar derularea edinei este consemnat in scris; - in interiorul grupului formal astfel constituit, de regul, se stabilesc ad-#oc i grupuri informale in funcie de interesele personale urmrite; - derularea edinei solicit, mai mult decat in cazul altor metode, comunicarea i cooperarea participanilor; - diri&area ei cere conductorului abilitai psi#ologice i caliti de animator; - intrucat reunete persoane cu temperamente i personaliti diferite, stpanirea te#nicilor comunicrii verbale, non-verbale i a ascultrii active, reprezint condiii ale reuitei. (tudiul indelungat al comportamentului anga&ailor reunii in edine a relevat e%istena catorva figuri tipice: ) !indicativul are intotdeauna de reproat ceva cuiva. *ste un tip serios, care nu zambete la glumele celorlali, dar rade cu satisfacie atunci cand, in discuie, +marc#eaz nite puncte,. -umeaz fr s intrebe dac ii deran&eaz pe ceilali. .inuta lui este marcat de bustul foarte aplecat inainte, cu mainile aezate pe margine mesei. /as impresia c dorete s prseasc reuniunea. 0ceasta este intrit de micarea continu a picioarelor. Poate crea conflicte, tensiuni, prin iritarea sensibilitii diverilor participani. ) Mediatorul este un tip calm, ec#ilibrat. 1aca i se cere prerea nu se grbete s vorbeasc. Pstreaz un moment de linite, suficient c ceilali s tac pentru a-l asculta. 0titudinea lui constant evoc gandirea i ponderarea. (t aezat drept pe scaun. (e mica cu discreie. *ste tipul in &urul cruia se poate stabili a%ul discuiei. ) "avantul ii pregtete cu gri& interveniile susinute de tabele, figuri, citate. -oarte 2

serios, nu rade la nicio glum, deoarece le consider simple pierderi de timp. Urte digresiunile. 3oteaz totul in timpul discuiei. 0r dori s vorbeasc, s-i arate competena, dar ii impune cateva reguli in interveniile sale. ) #uralivul se simte in edin ca petele in ap. 'ade zgomotos la orice glum. 0ezat confortabil in scaun cu mainile i picioarele deprtate pentru a ocupa cat mai mult spaiu, nu se obosete niciodat cu luatul notielor. 0re intotdeauna un avans de timp fa de cei care noteaz, pe care-l folosete pentru a vorbi. 3u-i impune nicio restricie in acest sens. Privete totul i pe toi deodat, fr a fi atent in mod special la cineva sau ceva. *ste tipul care poate deturna cel mai uor sensul discuiilor. ) Timidul este frecvent vecinul guralivului. 1e regul nu are intervenii spontane. 0titudinea lui este crispat. 3u tie ce s fac cu corpul su. (e teme s nu ocupe spaiul vital al vecinilor in timp ce acetia ii invadeaz colul de mas. 4 privire aruncat timidului il va face s se inroeasc i s se crispeze i mai tare. ntrovertit, timidul este, de regul, deintor al unor soluii bune i originale, dar a-l face s vorbeasc necesit o adevrat art. ) $pozantul este retras in sine, deran&at de toi i de toate i mai ales de subiectul reuniunii. *ste unul din cei care nu au cerut i nu dorete participarea. Poziia lui este static. 5ainile sunt incruciate la nivelul pieptului. Uneori ii elibereaz un bra din incletare pentru a bate darabana in mas, semn al dezacordului. i privete pe cei care intervin cu o min dezgustat. Uneori surade scurt, semn c are o idee de atac, dar renun imediat, deoarece i a ataca inseamn o participare. *ste impotriva tutunului, dac se fumeaz; cere pauz pentru o igara dac ceilali sunt nefumtori. 6otul in atitudinea lui este in contradicie cu cei prezeni. Poate deruta, descura&a, imprima o not de inutilitate i derizoriu. ) "omnorosul nu este interesat de nimic in mod special. 6emperament amorf, a crui via curge aproape simetric, intre aipeli i treziri. (e plictisete e%trem de uor. i ine oc#ii intredesc#ii i adopt o poziie din care este greu de dedus dac doarme sau gandete. 4 intervenie brusc adresat il poate transforma intr-un vindicativ de oc. Prezena lui intr-o reuniune este superflu. ) "eniorul adopt o poziie de superioritate. /as impresia c viaa lui este dedicat unor idealuri cu mult mai inalte. Poziia lui in scaun este dreapt i rigid. 6cut, misterios, cu privirea pierdut pe o linie imaginar, urmrete un orizont personal in afara reuniunii. (e abine s vorbeasc, deoarece oricum cei din &ur nu-i merit atenia. 5imica lui e%prim un uor dezgust sau sentimentul de deprimare produs de situaie. Prezena lui intr-o edin poate induce unor participani sentimentul de inferioritate, team de a nu interveni pentru a nu fi &udecat de acest oracol. ) !icleanul sondeaz terenul i participanii cu priviri prudente i piezie. Urmrete discuia cu mare interes pentru a depista momentul interveniei sale. Privirea ii alunec atunci cand este privit in fa. 1ac va susine privirea conductorului edinei inseamn c este pregtit s intervin. 1e obicei, intervenia sa este un act diri&at spre un alt participant. /ovitura final va fi o replic asasin care-l va face s rad cu satisfacie. nterveniile sale pot da intorsturi nedorite discuiilor. Ca i vindicativul, poate genera conflicte, tensiuni intre participani. Practica relev c ignorarea de ctre conductori a tipurilor umane, utilizarea unei atitudini nivelatoare fa de diferitele personaliti i temperamente ale participanilor duce deseori la eecuri materializate in pierderi de timp, tergiversri in rezolvarea unor probleme, provocarea unor conflicte, adversiti intre participani. n afara obstacolelor generate de insuficienta cunoatere sau de structura neadecvat a participanilor care nu pot, nu vor sau nu tiu s comunice i s coopereze, e%ist i ali factori tipici care pot contri%ui la nereuita unor edine i care in de : - insuficienta informare a participanilor, in prealabil, asupra obiectivului, ordinii de zi, duratei i locului edinei; - deficiene in colectarea i distribuirea in timp util a informaiilor adecvate obiectivului i tipului de edin. 0stfel, materialele prezentate spre informare participanilor care circul in 7

timpul edinei abat atenia de la discuii i diminueaz contribuia; - lipsa delimitrii tipului de edin i a ordinii de zi adecvat acesteia, ceea ce face ca edina s devin eterogen, subiectele s se diversifice, durata s se prelungeasc ne&ustificat; - amplasarea greit a participanilor, fie prea aproape, ceea ce produce stan&eneal, fie prea departe, impiedicand comunicarea corect; - modul in care conductorul edinei ii indeplinete rolul de animator. (e spune ca singura modalitate de comunicare intern care poate fi at8t vertical c8t i orizontal, at8t ascendent, c8t i descendent rm8ne 9nt8lnirea direct !edina". 1oar c i aici e%ist reguli: Pentru a elimina aceste deficiene, edina trebuie abordat i pregtit in etapele ei eseniale: a& etapa de pregtire, care presupune desfurarea urmtoarelor aciuni anterioare edine cu ;-2< zile: ) stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi alctuite din 2-< probleme; ) alctuirea listei participanilor care pot contribui direct la realizarea obiectivului edinei; ) anunarea datei, a orei de incepere, a locului i a ordinii de zi cu minimum o sptman inainte; ) stabilirea persoanelor care urmeaz s intocmeasc materialele necesare informrii i a datei limit de distribuire a lor !minim ase zile inainte"; %& etapa de desc'idere, in care: ) se prezint clar obiectivul i ordinea de zi; ) se stabilete, de comun acord cu participanii, durata ma%im a edinei; ) se anun timpul ma%im afectat unei intervenii !mai ales in cazul in care e%ist riscul unor discuii prelungite ne&ustificat"; c& etapa de desfurare propriu(zis, in care aportul decisiv in reuit revine conductorului. 0cestuia ii revine rolul de: ) a urmri realizarea obiectivului; ) a diri&a discuiile ctre probleme inscrise pe agenda de lucru; ) a incura&a participarea la discuii a tuturor celor prezeni; ) a instala i menine o atmosfer de cooperare i comunicare eliberat de obstacole; d& etapa de inc'iriere, in care conductorul edinei precizeaz: ) in ce msur obiectivul edinei a fost realizat; ) punctele de pe ordinea de zi nerezolvate i care urmeaz a fi realizate intr-o reuniune ulterioar; ) ideile, contribuiile cele mai valoroase; ) concluziile finale prezentate ca principalele idei, soluii, decizii adoptate. Pentru reuita edinei, specialitii fac o serie de recomandri atat conductorului, cat i participanilor. 0stfel, in calitatea sa de animator al reuniunii, conductorului edinei i se recomand: ) s se asigure c fiecare punct al ordinii de zi este prezentat clar i ineles corect de participani; ) s incura&eze la discuii toi participanii i, mai ales, pe cei timizi sau pe noii venii; ) s evite s domine discuia sau s permit acest lucru vreunui participant; ) s practice ascultarea activ, indiferent dac este de acord sau nu cu punctul de vedere e%pus; ) s limiteze interveniile celor prea vorbrei, subiectivi sau repetitivi; ) s urmreasc incadrarea in timpul fi%at de comun acord; =

) s se asigure c deciziile, soluiile, msurile adoptate au fost inelese i inregistrate in procesul verbal i difuzate participanilor, cel mai tarziu a doua zi. )articipanilor la edin li se recomand: ) s fie punctuali; ) s se pregteasc atent i cu suficient timp inainte de edin, parcurgand materialele i notandu-i ideile interveniei; ) s-i asculte atent pe ceilali vorbitori; ) in momentul interveniei, s se adreseze conductorului edinei i nu celorlali participani; ) in intervenia sa s fie la obiect, concii i apoi s pstreze tcerea; ) s-i controleze reaciile, comportamentul i subiectivitatea. Ca metod de management, edina prezint multiple avanta*e, care constau in: - amplificarea capacitii de comunicare a anga&ailor; - folosirea potenialului profesional, intelectual i de creativitate al anga&ailor; - fundamentarea mai corect a deciziilor; - dezvoltarea sentimentului de participare i creterea aderenei personalului fa de organizaie; - amplificarea sentimentului de responsabilitate; - dezvoltarea spiritului de ec#ip; - creterea nivelului de informare a personalului. 0cestor avanta&e li se opun unele inconveniente pe care practica le-a inregistrat, atat de puternice, incat deseori anga&aii manifest o tendin de refuz in a o considera o metod de coordonare. Caracterul pregnant formal cruia i se asociaz > mai mult sau mai puin obiectiv > lipsa de responsabilitate a unor manageri ori, dimpotriv, dorina de a-i manifesta puterea, sterilitatea unor discuii, pierderile de timp, tergiversrile in rezolvarea unor probleme, animozitile care se pot crea sau accentua constituie tot atatea motive ale reaciei de respingere fa de practicarea acestei metode. )olitica uilor desc'ise 4 strategie aleas uneori ca mi&loc de desc#idere de canale de comunicare o reprezint aa-numita politic a ?uii desc#ise,. Un manager anun sau trimite o notificare scris conform creia a fost stabilit o nou politic. 1e acum 9nainte ua managerului va fi desc#is pentru oricine are de discutat o problem. 4dat ce a anunat implementarea unei asemenea politici, managerul poate presupune 9n mod greit c au fost rezolvate toate problemele de comunicare. 0cest lucru se 9nrudete cu vec#ea snoav despre iepurele care, o dat a&uns pe malul unui lac 9ntins, nu tia cum s 9l traverseze. 0 mers la btr8na bufni 9neleapt i a 9ntrebat-o cum poate s traverseze lacul. 1up ce s-a g8ndit, bufnia i-a rspuns: ?Trebuie s i creasc aripi i s traversezi lacul n zbor. Perple%, iepurele a 9ntrebat-o: Cum s mi creasc aripi? /a care bufnia i-a rspuns: ?i-am oferit principiul eneral! e treaba ta s te ocupi "e "etalii. 4 politic a uii desc#ise trebuie s se ocupe de detalii, deoarece simpla sa implementare nu va rezolva problemele comunicaionale, mai ales 9n urmtoarele condiii: lipsa de 9ncredere. 1ac subalternii nu au 9ncredere 9n eful lor, vor ezita s treac prin ua desc#is. 4amenii trebuie s simt c managerul dorete cu adevrat s 9i asculte, s le acorde timp i s le dea rspunsuri la 9ntrebri. 1ac anga&aii nu au 9ncredere 9n inteniile managerului de a elabora o politic a uii desc#ise sau nu au 9ncredere 9n implicarea managerului 9n implementarea acestei politici, atunci aceast politic nu va conduce la 9mbuntirea comunicrii;

<

inaccesibilitatea. 1ac oamenii simt c managerul nu este niciodat liber$disponibil s 9i asculte sau este tot timpul prea ocupat, atunci aceast politic nu are nici un impact real asupra activitilor. Un manager trebuie s-i programeze timpul astfel 9nc8t s 9i 9ndeplineasc sarcinile i s poat discuta i cu subalternii si; subminarea lanului de comand. Politica uii desc#ise poate distruge lanul de comand. 1ac oamenii de pe orice nivel dintr-o organizaie simt c politica uii desc#ise le d dreptul de a trece peste poziia efilor lor direci, managerii pot fi supraaglomerai cu solicitri, fiind subminat, 9n acelai timp, autoritatea efilor direci. /anul de comand reprezint un aspect real atunci c8nd este folosit o politic a uii desc#ise. 1ac oamenii simt c nu sunt tratai corect de ctre eful lor direct, atunci trebuie s e%iste posibilitatea de a fi primii 9n audien de ctre o persoan situat mai sus 9n ierar#ia organizaiei. 4 politic des utilizat 9n cadrul marilor corporaii este aceea de a permite ca un anga&at s poat discuta cu cineva situat mai sus 9n ierar#ie 9n situaia 9n care 9i e%prim din timp aceast dorin. Uneori este necesar ca eful direct s fie 9ntiinat de aceast 9nt8lnire. +tilizarea reelei informale @nc de la 9nceputurile istoriei umanitii, oamenii i-au transmis 9n mod informal mesa&e unii altora. 0cest lucru a fost caracterizat drept b8rf, comunicare$reea informal, povestire, rsp8ndire de zvonuri sau ?radio an,. 0cest proces este prezent 9n unitile militare, biserici, coli, cartiere de locuine i organizaii. 1ac un mesa& este transmis unei persoane i apoi retransmis alteia fr a e%ista ocazia de a-l repeta sau de a-l clarifica, mesa&ul se scurteaz i este distorsionat. 0numite elemente c8tig$pierd 9n importan, altele sunt distorsionate, iar impactul mesa&ului se modific. *lementele reale sunt adesea prezente 9ntr-un mesa& informal. Cineva aude o conversaie, citete un memo confidenial sau vede un document i apoi transmite at8t fapte, c8t i semnificaii. Uneori flu%ul informaional 9n sine creeaz probleme. 1e e%emplu, 9ntr-o organizaie, directorul general se 9nt8lnete 9n fiecare luni cu membrii conducerii. nformaiile sunt 9mprtite tuturor i nu s-au pus restricii 9n legtur cu aceste informaii referitor la modul care pot fi transmise mai departe. Unii dintre participanii la 9nt8lnire au transmis aceste informaii subalternilor lor, 9n timp ce alii nu au fcut acest lucru. Cei care au auzit informaiile le-au transmis celor care nu le-au auzit. Prin transmitere, informaiile s-au scurtat i au fost distorsionate. @n scurt timp, cei care le primeau au devenit nemulumii de transmiterea prin canale informale deoarece informaiile primite nu reflectau realitatea. 0stfel, mesa&ul directorului general a avut un impact neateptat. 6ransmiterea informaiilor de sus 9n &os nu a oferit date clare i precise membrilor organizaiei. Problema a fost depit prin trimiterea de rezumate scrise ale edinei personalului de conducere la toate departamentele organizaiei put8nd fi citite de orice anga&at. 'eeaua informal poate fi folosit prin furnizarea regulat de informaii reale i corecte. @n cazul metodei denumit ?edin de informare$9mprtire de informaii,, managerul invit un grup de A-27 anga&ai pentru o edin cu o durat de dou ore. -iecrei persoane i se cere s spun ceea ce se petrece 9n aria sa de activitate, ce fac oamenii, ce 9ntrebri pun, cu ce probleme se confrunt. 0cest lucru 9i permite managerului at8t s afle ceea ce se petrece 9n cadrul organizaiei prin 9nregistrarea discuiei, c8t i s ofere informaii precise care pot fi transmise celor care particip la edin. arene ,n aplicarea metodelor @n marea ma&oritate a cazurilor, accentul cade prea mult pe abilitile de vorbire i nu pe cele de ascultare. @n societatea actual, eficiena comunicrii este ec#ivalat cu eficiena vorbirii, dar comunicarea reprezint o moned cu dou fee. 0proape toi oamenii eueaz 9n a folosi latura ascultrii 9n avanta&ul lor. 5otivele sunt variate, incluz8nd muli factori disturbatori: B

 e%terni !de pild, sunetul telefonului"; interni !de e%emplu, presiuni psi#ice familiale". @n plus, ascultarea este o activitate dificil, care solicit mai mult efort dec8t vorbirea, fiind un proces activ i nu unul pasiv. 0devrul este c oamenii, fr s vrea, depun eforturi serioase pentru a deveni slabi asculttori. *i nu vor s fie nepoliticoi, aa c devin maetri 9n arta prefctoriei !de e%emplu, emit c8te un ?a#a$o#o sau dau din cap". Pe scurt, oamenii devin maetri 9n ?a dormi cu oc#ii desc#ii,. Printre metodele prin care pot fi depite obiceiurile ascultrii pasive se numr urmtoarele: 2. %rmrirea sensului& a ntre ului sens al mesa'ului . 0 auzi ceea ce spune cineva nu este acelai lucru cu a 9nelege ce vrea s spun acea persoan. 0sculttorul trebuie s fie activ; 7. (einerea "e la evaluri. Un asculttor eficient nu comenteaz de o manier critic ideile vorbitorului. *valuarea trebuie fcut dup e%primarea unei idei complete, altfel se rupe irul ideilor vorbitorului; =. Colaborarea cu vorbitorul. 'bdarea 9n ascultare i a&utorul dat vorbitorului 9n e%primarea ideilor sunt eseniale. 1iscursul este un proces ine%act de comunicare, 9nelesul cuvintelor$frazelor ieind mai bine la iveal 9n urma unei conversaii dintre vorbitorasculttor; <. )erificarea perceperii nelesului mesa'ului. 0cest lucru permite verificarea acurateii ascultrii. Un vorbitor poate reformula unele cuvinte$fraze, acoperind astfel golurile e%istente 9n comunicare. '. 3ic#ols subliniaz importana ascultrii pentru manageri, identific8nd obiceiurile proaste pe care managerii trebuie s le depeasc pentru a fi comunicatori eficieni. *l recomand urmtoarele trei metode mentale de manipulare care pot facilita ascultarea eficient !P. '. 6imm i C. '. Peterson": 2. 0nticiparea urmtoarei idei a vorbitorului. 0cest lucru asigur ascultarea agresiv i 9nvarea prin comparaie i contrast; 7. dentificarea elementelor c#eie ale unei conversaii. dentificarea elementelor de spri&in ale punctelor principale ale discuiei va mri capacitatea asculttorului de a reine ideile eseniale; =. *laborarea de rezumate mentale. 0tunci c8nd vorbitorul ia o pauz, asculttorul eficace recapituleaz ceea ce s-a spus, organiz8ndu-i mental ideile e%primate.