Birocraia este considerat o form de organizare structural n care exist prescripii formale ale relaiilor, reguli i un set de proceduri.

Caracteristic primelor forme de guvernmnt i organizare industrial, birocraia este analizat cu insisten n literatur, dup modelul propus de Max Weber. Elementele de baz ale birocraiei, potrivit concepiei lui Weber, sunt: 1.charisma; 2.tradiia; 3.autoritatea legal-raional. Birocraia n accepiunea lui Weber prezint urmtoarele caracteristici: formalizarea regulilor, specializarea i ierarhia. Weber a insistat i pe alte trei principii suplimentare: cariera, codificarea raporturilor cu exteriorul i, n cazul organizaiilor din sectorul public, distincia strict ntre administraie i politic. Formalizarea regulilor. Organizaia birocratic presupune un ansamblu de reguli scrise, impersonale i clar definite care acoper toate aspectele: definirea rolurilor, raporturile de autoritate, planificarea carierei, modaliti de funcionare, toate acestea trebuie codificate n reglementri i legi, conform principiului supremaiei dreptului. Aceste reguli trebuie s fie formale, stabilite dinainte, i nu informale sau improvizate dup circumstanele i dorinele executanilor. Exist instruciuni specifice pentru fiecare eveniment care se produce. O bun birocraie se presupune c poate s prevad totul, ceea ce implic clasificarea problemelor i cauzelor individuale dup criterii definite. Specializarea. O definiie strict i minuioas a sarcinilor ce trebuie s fie realizate, cnd i cum, de ctre cine i n sfrit ceea ce nu trebuie fcut. Specializarea ofer dou avantaje. Primul este complementaritatea angajailor: trebuie ca atribuiile fiecruia s fie clare i s acopere ansamblul domeniilor de aciune, astfel nct s nu existe domenii neacoperite, nici repetri inutile. Al doilea avantaj este de a permite o utilizare eficient a controlului sepecialitilor: cu ct o organizaie pune accent pe specializarea sarcinilor, cu att ea poate s apeleze la calificarea nalt a experilor care cunosc bine munca lor, i n plus ea i sporete eficacitatea. Ierarhia. Organizaia birocratic presupune o strict dependen a fiecrui nivel inferior de un nivel superior, conform unei ierarhii clare i bine definite. Informarea i deciziile generale coboar pe nivelele ierarhice astfel nct fiecare angajat s-i exercite competena fr s interfereze cu aceea a altor executani. Cu ct o regul este mai general, cu att ea este elaborat de la un nivel ridicat, doar nivelul superior poate avea o vedere de ansamblu a organizaiei i s in cont de diferiii factori care intervin n procesul de luare a decizilor. ntreaga ierarhie se supune legitimitii. Att superiorul ct i subordonatul nu pot ncalc drepturile care sunt prevzute n regulament. Principiul ierarhiei aplicat ntr-un mod strict cuprinde avantaje majore: a) Permite punerea sub control a ansamblului activitilor, astfel nct deciziile s fie clare pentru ntreg ealonul organizaiei i fiecare s acioneaze n aria sa de competen. b) Se evit astfel arbitrariul din cadrul relaiilor de autoritate i se creeaz climatul de ncredere necesar muncii n comun. Cariera. Birocraia este organizaia n care recrutarea, promovarea, sanciunile depind de criterii meritocratice i impersonale. La angajare, criteriul merit presupune ca alegerea candidatului s fie fcut n funcie de califiacarea i competena cerute de post. Calificarea este determinat de aptitudini recunoscute public i verificate dup o procedur impersonal (concurs, examene, diplome). ntr-o birocraie, remunerarea se face prin salariu. Cunoscut dinainte, salariul variaz n funcie de nivelul ierarhic: cu ct se urc n ierarhie, cu att crete responsabilitatea i nivelul salariului.

Cariera se deruleaz dup reguli impersonale, n interiorul fiecrei categorii de munc, avansarea depinde de vechime. Accelerarea avansrii de la un grad la altul este posibila doar trecnd concursurile. Aceste reguli de promovare sunt garantate pentru fiecare nc de la intrarea n organizaie. Ea formeaz planul carierei. Conform principiului carierei, salariatul (birocratul) nu este ,,proprietarul postului pe care-l ocup nici a instrumentelor de care se folosete (materiale de birou, rechizite). Acesta este liber i nu este supus autoritii organizaiei dect pentru ndeplinirea sarcinilor sale profesionale. Cariera ofer garanii care au ca efect maximizarea securitii profesionale: securitatea muncii, promovare i salariu. Avantejele presupun patru elemente importante: a. Teoretic, se elimin arbitraritatea i orice favoritism din cadrul evalurii muncii fiecruia. b. tiind c este interesant a face carier n organizaie, aceasta atrage cei mai buni candidai, cei mai bine formai i cei mai calificai. c. Avnd spiritul eliberat de orice preocupare privind viitorul profesional, participanii pot s se concentreze pe munca lor de fiecare zi. d. Principiul carierei confer stabilitate i l leag pe funcionar pentru un timp ndelungat de organizaie, permind astfel continuitatea n aciune. Participantul se identific mai uor cu organizaia i i interiorizeaz normele i valorile legate de postul su.