CAPITOLUL 7 REGISTRELE DE CONTABILITATE I FORMELE DE NREGISTRARE CONTABIL

7.1. Registrele de contabilitate 7.2. Formele de nregistrare contabil REGISTRELE DE CONTABILITATE I FORMELE DE NREGISTRARE CONTABIL 7.1. Registrele de c !t"#ilit"te Datele privind operaiile care se produc n activitatea unei uniti, consemnate n documentele justificative, sunt nregistrate n ordine cronologic, grupate i sistemati!ate n cadrul unor formulare denumite generic registre. a " Noiunea i clasificarea registrelor Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi i furnizarea, pe aceast baz, de informaii privind situaia i micarea patrimoniului. Ele se prezint sub forma unor caiete, foi volante, fie sau documente informatice cu coninutul i structura adecvate scopului pentru care s-au desc is. #eoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul registrelor. $stfel, din punct de vedere al modului de nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru% " evidena cronologic& " evidena sistematic& " reali!area combinat a celor dou feluri de evidene. Evidena cronologic, organi!at cu ajutorul registrelor, se reali!ea! prin intermediul unui jurnal, ce serve te la nregistrarea operaiilor n ordinea n care au fost efectuate n timp. 'n practic, n acest scop se utili!ea! documentul numit (Registrul jurnal(, precum i ()ota de contabilitate(. Evidena sistematic , prin intermediul registrelor , nseamn nregistrarea operaiilor economico"financiare n funcie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub form de c*eltuieli i venituri. 'n asemenea registre se nscriu operaiile care au fost deja nregistrate, cronologic, n registrul jurnal. 'n categoria acestor registre sunt incluse% " fi ele de conturi fr de!voltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare i, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. 'n activitatea practic sunt denumite !fie de cont pentru operaii diverse! +care sunt numai fi e valorice, pentru debit, credit, sold,. 'n ca!ul evidenei bunurilor de natura stocurilor, aceste fi e conin n plus, pe l-ng coloanele valorice, coloane pentru cantitate +intrat, ie it, stoc, i sunt denumite (fie de cont pentru valori materiale!. " jurnalele pentru creditul conturilor, n care documentele justificative, n care sunt consemnate operaiile patrimoniale se nscriu n ordine cronologic. Registrele pentru evidena combinat se utili!ea! la unitile mici, care nu folosesc multe conturi i n care se efectuea! nregistrrile, at-t n ordine cronologic, c-t i n mod sistematic +./emplu% 0urnal " 1artea mare,. Dup sfera de cuprindere a datelor, registrele de eviden contabil se mpart n% " registre pentru evidena sintetic, care se pot pre!enta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau 1artea mare" a*, n funcie de forma de nregistrare contabil folosit de unitate& " registre pentru evidena analitic ce se pot concreti!a sub form de fi e valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaii al cror coninut informaional se stabile te de unitatea patrimonial& " registre pentru reali!area combinat a celor dou forme de eviden.

153

b - "oninutul, completarea i gestionarea registrelor )ormele legale din ara noastr prevd ca principale registre de contabilitate% Registrul " jurnal& Registrul inventar i Registrul (cartea mare(. Registrele de contabilitate repre!int, alturi de bilan i contul de profit i pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea. Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii n care unitile patrimoniale nregistrea!, periodic, cronologic i sistematic, operaiunile economico"financiare, consemnate n documente justificative, care produc modificri n patrimoniul acestora. Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistrea!, !ilnic sau lunar, n mod cronologic, operaiune cu operaiune, fr spaii libere, fr tersturi, toate operaiile privind mi crile patrimoniului. .ste un document tipi!at format $2, ce se ntocme te ntr"un singur e/emplar, de ctre regiile autonome, societile comerciale, instituiile publice, unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice, dup ce a fost numerotat, nuruit, certificat i parafat. $cest registru se parafea! de ctre organele n drept, la nceperea activitii unitii, precum i ori de c-te ori este ca!ul. 3peraiunile de aceea i natur, reali!ate n acela i loc de activitate +atelier, secie, etc., i n cursul aceleia i !ile, pot fi nregistrate ntr"un document centrali!ator care, la r-ndul su, st la ba!a nregistrrii n registrul jurnal. Registrul jurnal se poate pre!enta sub dou forme% registrul " jurnal general& registrul " jurnal au/iliar, pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furni!orii, situaia ncasrii " ac*itrii facturilor, situaia avansurilor spre decontare& toate acestea sunt folosite de unitile patrimoniale care au un volum mare de operaiuni de nregistrat. $cest registru serve te pentru nregistrarea cronologic a mi crii elementelor patrimoniale i ca prob n soluionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prim verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor sintetice, ntocmit pentru luna curent. 'n situaia n care unitatea folose te registre au/iliare, totalul acestora se nscrie n registrul jurnal general, periodic, de regul lunar. Fiind un document de nregistrare contabil el nu circul ntre compartimente, sau n afara unitii. 4e ar*ivea! temporar, pe timp de un an, ctre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dup care se depune la ar*iva unitii patrimoniale mpreun cu documentele justificative care au stat la ba!a ntocmirii lui. 1oninutul informaional al registrului jurnal este pre!entat n continuare +tabelul 1.1., 5nitatea ................... R.674#R58 " 05R)$8 ./plicaii 4imbol conturi )r. pag...

)r. crt.

Data nreg.

Document ul +fel, nr. data, 9

4ume

2 De reportat

D. :

1. ;

Debitoare 7

1reditoare <

'ntocmit,

=erificat,

Registrul - jurnal de ncasri i pli se ntocme te de ctre agenii economici, persoane fi!ice +meseria i, etc., i asociaiile familiale. .l serve te ca document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor pe ba!a actelor justificative i ca document de stabilire a situaiei financiare a agentului economic respectiv. 'n registrul de ncasri i pli se nregistrea! nu numai operaiunile n numerar, ci i cele efectuate prin contul de decontare de la banc +indiferent dac a avut loc ncasarea sau plata efectiv,. $cest registru se numerotea! i se nuruie te, se vi!ea! de ctre organul fiscal la nceperea activitii, precum i ori de c-te ori este ca!ul. >odelul registrului jurnal de ncasri i pli se pre!int n tabelul 1.2.

154

5nitatea ............................ )r. crt. 1 Data 2 Documentul 9 Registrul jurnal de ncasri i pli Felul operaiei 'ncasri 2 :

#abelul 1.2. ?li ;

Registrul inventar se ntocme te la sf-r itul anului, ntr"un singur e/emplar, n vederea stabilirii re!ultatelor inventarierii patrimoniului. 'n el se nregistrea! toate elementele patrimoniale, de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, conform posturilor din bilanul contabil, inventariate conform normelor legale. .lementele patrimoniale nscrise n registrul inventar au la ba! listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil. 4e parafea! de organul fiscal teritorial la nceperea activitii, n ca!ul epui!rii filelor, c-nd este necesar desc*iderea unui registru nou, precum i la ncetarea activitii. 'n tabelul 1.9. se pre!int coninutul informaional al registrului inventar. 5nitatea .................................. Registrul 7nventar la data de 91 decembrie """""""""""""""""" =aloarea =aloarea de contabil inventar )r. pag..............

)r. crt.

Recapitulaia elementelor inventariate

Diferene de evaluare +de nregistrat, =aloare 1au!ele diferenelor ;

1 'ntocmit,

2 =erificat,

Registrul cartea - mare, n principal, serve te la nregistrarea operaiilor +n evidena sistematic,, la stabilirea rulajelor lunare i a soldului final +debitor sau creditor, pentru fiecare cont sintetic. 'n activitatea practic, formularele acestui registru, concreti!ate n foi volante, mbrac diverse forme cum sunt% " 1artea mare, format $9, cod 12"1"9, ce se utili!ea! de ctre unitile care aplic forma de nregistrare contabil pe jurnale, pre!entat n tabelul urmtor +tabelul 1.2.,% 5nitatea ............... 1$R#.$ >$R. 13)#58 ..... 8unile 1onturi corespondente creditoare #otal #otal Rulaj Rulaj debito creditor r 8a 1 ianuarie 2AAAA 438D

1ont@@ 0urnal @@.. 7anuarie Februarie >artie """"""""" #otal general +7 " 7=, 'ntocmit,

1ont@ 0urnal @@..

1ont@@ 0urnal @@..

1ont@@ 0urnal @@..

1ont@@ 0urnal @@.

Debi tor

1redi tor

=erificat,

$cest registru se ntocme te la sf-r itul lunii n cadrul compartimentului financiar"contabil i serve te n urmtoarele scopuri%

155

" stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile patrimoniale care aplic aceast form de nregistrare contabil& " verificarea nregistrrilor contabile efectuate& " furni!area de date pentru efectuarea anali!ei activitii economice i financiare a unitii patrimoniale& " ntocmirea balanei de verificare. ?entru ntocmirea acestui registru, se procedea! astfel% " suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fr de!voltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare& " rulajul debitor desf urat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calcul-ndu"se +e/tracontabil, sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale de credit& " soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabile te n cadrul formularului cartea mare, in-ndu"se seama de soldul iniial de la nceputul anului i de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente& Fiind un document de nregistrare contabil cronologic i sistematic nu circul ntre compartimente i se ar*ivea! la biroul contabilitate. " "artea - mare #a $ , cod 12"1"9Ba, utili!at n cadrul formei de nregistrare contabil maestru a*. $cest registru se ntocme te ntr"un singur e/emplar, este tiprit pe ambele fee, format $2 i serve te la% " organi!area contabilitii sintetice a operaiunilor patrimoniale. 'n acest scop se desc*id c-te dou fi e% una pentru debit i alta pentru credit& " ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, scop n care la nceputul anului, la desc*iderea fi elor, pe primul r-nd al coloanei (suma(, se nscrie soldul iniial& n cursul lunii se nregistrea! operaiile la ba!a documentelor justificative& la sf-r itul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la nceputul e/erciiului i soldul final. " furni!area de date pentru anali!a economico"financiar. " %ia de cont pentru operaii diverse , care nu de!volt pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului +tabelul 1.;.,% #abelul 1.;. F7C$ D. 13)# ?.)#R5 3?.R$#77 D7=.R4. Denumirea contului .... 4imbol cont ... Data Document ./plic. 4imbol De 1.... Felul )umrul cont bit coresp. ?agina DB1 4old

1re dit

$cest formular +registru, se folose te pentru organi!area contabilitii sintetice la unitile mici, care aplic forma de nregistrare contabil clasic sau jurnalul unic. 8a modul general, fi a de cont pentru operaii diverse +codul din nomenclatorul formularelor tipi!ate 12 " ; " 22,, constituie, cu alte cuvinte, o form a registrului cartea " mare anual, ce se desc*ide pe fi e volante pentru conturile sintetice, precum i pentru conturile analitice +clieni, furni!ori, casa etc.,. 'n cadrul acestui formular operaiile se nregistrea! !ilnic, sau periodic, pe ba!a documentelor justificative, stabilindu"se operativ, dup fiecare operaie, soldul contului +debitor sau creditor,, dup ca!. 8a sf-r itul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, n cadrul fi elor se stabilesc subtotaluri care servesc la ntocmirea balanei de verificare. >odelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de >inisterul Finanelor. Registrele de contabilitate se utili!ea! n str-ns concordan cu destinaia acestora i se pre!int n mod ordonat completate, astfel nc-t s permit n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor patrimoniale efectuate. Registrele se completea! !ilnic, sau periodic, n funcie de frecvena operaiilor i de necesitile informaionale ale compartimentelor interesate. 4unt gestionate de ctre compartimentele de profil, de e/emplu% registrul jurnal de ncasri i pli se ine la casieria subordonat compartimentului financiar i a contabilului ef, registrul (cartea mare( se ntocme te i se gestionea! de compartimentul contabilitate general. .le se pstrea! n unitate timp de 1D ani, de la data nc*iderii e/erciiului financiar n cursul

156

cruia au fost ntocmite, iar n ca! de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie s fie reconstituite n termen de ma/im 9D !ile de la constatare. Registrele de contabilitate numerotate, nuruite, parafate, nregistrate la organele fiscale i conduse regulat pot fi admise ca probe n ca!ul litigiilor patrimoniale, n ca! de faliment, precum i n alte situaii. 7.$. F r%ele de &!registr"re c !t"#il' 7.2.1. Definirea formei de nregistrare contabil Din momentul nregistrrii datelor n documentele primare i p-n la pre!entarea lor spre anali! organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt urmtoarele% consemnarea operaiilor economice n documentele primare, ceea ce se mai nume te culegerea datelor informaionale& prelucrarea documentelor justificative +sortarea, verificarea, contarea, i nregistrarea acestora n sistemul de conturi& verificarea e/actitii datelor nregistrate n conturi cu ajutorul balanei de verificare& verificarea realitii datelor nregistrate n contabilitate cu ajutorul inventarierii& sinteti!area i generali!area informaiilor contabile, n vederea cunoa terii de ansamblu a activitii economice a unitii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sinte! +bilanul contabil,. 'n cadrul fiecrei etape, lucrrile se reali!ea! dup o anumit concepie, cu ajutorul anumitor supori materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace te*nice de lucru. 'n cadrul fiecrei etape, lucrrile se reali!ea! dup o anumit concepie, cu ajutorul anumitor supori materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace te*nice de lucru. #oate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor. 'mbinarea i e/ecutarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se reali!ea! prin forma de nregistrare contabil, denumit i form de contabilitate. 'n contabilitatea altor ri noiunea de form de contabilitate este nlocuit prin cea de sistem contabil, prin aceasta pre!ent-ndu"se structura intern a metodei contabilitii. Dac ciclul contabil sau modul de nregistrare i prelucrare a datelor formea! coninutul formei de nregistrare contabil, formularele de eviden i raportare a datelor folosite repre!int instrumente de lucru ale acesteia. &rin form de nregistrare contabil se nelege un ansamblu de formulare corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea i prelucrarea dup anumite reguli a datelor privind starea i micarea elementelor patrimoniale. Formele de nregistrare contabil au aprut, s"au de!voltat i s"au perfecionat n str-ns dependen de condiiile or-nduirii economice, e/periena dob-ndit n practica contabil i perfecionarea te*nicilor de prelucrare a datelor. ?erfecionarea formelor de nregistrare contabil, de"a lungul istoriei s"a reali!at prin apariia n cadrul formelor vec*i a unor elemente noi, care au generat alte forme n scopul adaptrii acestora la condiiile specifice ale activitii din diferite etape de de!voltare. ./periena teoretic i practic din activitatea financiar"contabil dovede te c nu se poate aplica aceea i form de nregistrare contabil n toate unitile patrimoniale. 1a urmare, alegerea formei de contabilitate este influenat de natura activitii unitii patrimoniale, de mrimea i structura organi!atoric a acesteia, n funcie de mijloacele te*nice de prelucrare de care dispune unitatea respectiv, precum i de posibilitile practice de utili!are a acestor mijloace. 7.2.2. Formele de nregistrare contabil utili!ate n ara noastr 1iclul contabil de nregistrare i prelucrare a datelor ncepe cu consemnarea n scris a datelor n documente, se continu cu reflectarea acestor documente n registrele contabile i se nc*eie cu ntocmirea bilanului contabil i efectuarea anali!ei pe ba! de bilan. 1a urmare, documentele justificative repre!int limita inferioar a formei de nregistrare contabil, iar bilanul contabil limita superioar. Discutate prin prisma evoluiei n timp, n diferite ri, se aprecia! c sporirea potenialului informativ, concomitent, cu perfecionarea mijloacelor i te*nicilor de prelucrare a datelor, a determinat utili!area mai multor forme de nregistrare contabil cum sunt% forma italian, forma jurnal"cartea mare& forma maestru" a* +pe conturi corespondente,& forma pe jurnale& forma copigrafic +Ruff, i alte forme. Dintre formele de nregistrare contabil folosite n pre!ent n unitile patrimoniale din ara noastr menionm% " forma de nregistrare contabil maestru " a*& " forma de nregistrare contabil pe jurnale&

157

" forma de nregistrare contabil n condiiile folosirii mijloacelor te*nice de calcul, denumit i forma informatic. Fiecare form de nregistrare contabil se distinge prin modul de prelucrare a datelor i prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea nregistrrii cronologice i sistematice. 8a modul general, n categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de nregistrare contabil, se cuprind% 1. documentele justificative& 2. registrul jurnal& 9. registrul cartea mare& 2. purttorii te*nici de date& :. balana conturilor& ;. registrul inventar& 7. situaiile sinte! i raportare financiar"contabil, denumite i conturi anuale. %orma de nregistrare contabil maestru - a are ca trstur esenial utili!area a c-te dou fi e pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu de!voltare pe conturi corespondente creditoare i alta pentru credit cu de!voltare pe conturi corespondente debitoare, denumite (cartea mare( + a*,. 1oninutul informaional al acestor fi e, prin care se reali!ea! evidena sintetic repre!int o adaptare la noile cerine a fi elor sintetice a*. >odelul acestor fi e este pre!entat la tema privind registrele contabile +ve!i paragraful anterior 7.1,. 1ontabilitatea analitic se reali!ea! cu ajutorul diferitelor fi e +fi e de cont pentru operaiuni diverse, sau situaii, n raport cu metodele folosite pentru evidena i calculul costurilor i re!ultatelor, etc. Formularele sau instrumentele de lucru care se utili!ea! sunt% registrul jurnal +p-n la data de 1 7 1EE2, n activitatea practic s"a utili!at jurnalul de nregistrare, denumit i fi a rulajelor,& fi a " sintetic cartea mare a*, registrele au/iliare +pentru evidena analitic,, balana de verificare a conturilor i bilanul contabil. #e*nica de lucru n cadrul acestei forme de nregistrare contabil este urmtoarea% documentele justificative, care stau la ba!a operaiilor economice, sunt supuse prelucrrii contabile ceea ce nseamn +sortare pe feluri de operaii, verificare, evaluare, contare,& dac pentru acela i fel de operaie e/ist mai multe documente justificative, acestea se totali!ea! !ilnic sau periodic n documente cumulative& pentru operaiile care nu au la ba! documente +operaii de stornare, reparti!area profitului, etc., se ntocme te nota de contabilitate care este un document tipi!at ce conine elementele articolului contabil. 4unt uniti patrimoniale care ntocmesc note de contabilitate pentru toate operaiile patrimoniale +c*iar dac au la ba! documente,. operaiile din documentele justificative +sau centrali!atoare unde este ca!ul,, respectiv notele de contabilitate se nregistrea! n registrul jurnal folosit pentru nregistrarea cronologic a operaiilor economico"financiare i pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. ?rin intermediul registrului jurnal se atribuie un numr n ordine cronologic documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate i, totodat, cu ajutorul lui se face o prim verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor ntocmit pentru luna curent. n paralel, pe ba!a acelora i documente i note de contabilitate, se efectuea! nregistrri, n mod sistematic i cronologic, n evidena analitic ce se poate reali!a cu ajutorul fi elor, situaiilor sau altor formulare specifice acesteia. la sf-r itul lunii, pe ba!a datelor din fi ele sintetice cartea mare a* +cartea mare a* se utili!ea! pentru ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, dup totali!area sumelor la sf-r itul fiecrei luni, se ntocme te balana de verificare a conturilor sintetice, iar pe ba!a nregistrrilor din contabilitatea analitic se ntocmesc balanele de verificare pentru conturile analitice. periodic, de regul la sf-r itul e/erciiului, pe ba!a datelor din balana sintetic a conturilor, precum i din balanele analitice, se ntocme te situaia patrimoniului +semestrial, i bilanul contabil +anual,. 7n unitile patrimoniale mici, unde volumul operaiilor ce se nregistrea! !ilnic este redus, se utili!ea! forma de nregistrare contabil clasic sau jurnal unic . 'n cadrul acestei forme de nregistrare se folosesc urmtoarele registre% 0urnalul unic pentru nregistrarea cronologic& 1artea mare fr ca rulajele s fie de!voltate pe conturi corespondente, pentru evidena sistematic, sintetic i analitic, ce se concreti!ea! n practic sub forma fi elor de cont pentru operaii diverse& Registrul " inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului& Falana de verificare a conturilor, pentru

158

verificarea periodic a e/actitii datelor i documentele de sinte! i raportare financiar" contabil privind situaia patrimoniului i re!ultatele obinute. $ceast form de nregistrare contabil pre!int o serie de de!avantaje n sensul c nregistrarea n jurnal este greoaie i nu permite divi!iunea muncii& controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balanei de verificare, nee/ist-nd posibilitatea unei locali!ri mai u oare a erorilor produse. %orma de nregistrare contabil pe jurnale are ca trstur esenial utili!area jurnalelor pentru nregistrarea cronologic i sistematic a creditului fiecrui cont n coresponden cu conturile debitoare respective. Formularele folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabil sunt urmtoarele% " jurnalele multiple care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic proprie conturilor sintetice +n unele ca!uri se folosesc i pentru conturile analitice,& " situaii pentru debitul unor conturi +de e/emplu, pentru debitul conturilor 1asa i 1onturi curente la bnci,& " 1artea mare, ce constituie un registru anual, care se completea! n fiecare lun, pe ba!a datelor preluate din jurnalele de credit +registrele " jurnale au/iliare,. &rincipalele jurnale pentru creditul conturilor , folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabil sunt% 0urnalul privind operaiile diverse, 0urnal situaie privind operaiile contabile, 0urnal " situaie privind operaiile de cas i banc, 0urnal privind decontrile cu furni!orii, 0urnal privind consumurile i alte ie iri de materiale, 0urnal privind salariile i contribuia la asigurrile sociale, 0urnal privind v-n!area produselor i alte ie iri, 0urnal privind v-n!area mrfurilor i alte ie iri. 'n categoria situaiilor pentru debitul conturilor menionm% 4ituaia privind operaiile de cas i banc +care se afl pe versoul jurnalului privind operaiile de cas i banc,& 4ituaia ncasrii"ac*itrii facturilor& 4ituaia privind avansurile spre decontare& 4ituaia privind mi carea materialelor i c*eltuielilor de transport"aprovi!ionare. 'nregistrrile n jurnal i situaii se efectuea! n tot cursul lunii, sau numai la sf-r it de lun, direct pe ba!a documentelor justificative +sau centrali!atoare, unde este ca!ul,, precum i pe ba!a notelor de contabilitate numai pentru acele operaii care nu au la ba! documente justificative +operaii de stornare, etc.,. "ontabilitatea analitic se organi!ea! fie cu ajutorul jurnalelor +pentru unele conturi,, fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitii analitice +fi e de cont analitic pentru valori materiale, fi a de cont pentru operaii diverse, etc.,. "artea mare se utili!ea! pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. $ceasta se ntocme te la finele lunii n felul urmtor% " rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecrui jurnal& " rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt desc*ise situaii pentru debitul lor, se determin prin totali!area sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intr n coresponden n cadrul jurnalelor. 1oninutul informaional al acestui jurnal, care mbrac forma de fi e, este pre!entat la tema referitoare la registrele de contabilitate +ve!i paragraful 7.1.,. 'n general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemntoare cu cele pre!entate la forma de nregistrare contabil maestru a*, cu particularitile menionate anterior. %orma de nregistrare contabil n condiiile utilizrii te nicii de calcul #informatic , se ba!ea! pe adaptarea concepiilor metodologice ale formelor de nregistrare contabil caracteri!ate anterior, cu deosebirea c toate lucrrile specifice se reali!ea! prin utili!area calculatorului electronic. 7nstrumentele de lucru sunt, n general, acelea i ca i n ca!ul formelor de nregistrare contabil abordate anterior, dar cu un coninut informaional specific, adaptat necesitilor de prelucrare automat a datelor. 'n cadrul acestei forme de nregistrare, n principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabil, stabilit pe ba!a documentelor justificative sau notelor de contabilitate, i prin programe specifice de prelucrare se obine Registrul jurnal, pentru evidena cronologic, i registrele cartea mare, pentru evidena sistematic, sintetic i analitic. 'n plus, n condiiile acestei forme de nregistrare contabil, apar ca etape distincte, n cadrul te*nicii de lucru urmtoarele% activitatea de codificare& stabilirea procedurilor de

159

prelucrare i elaborarea modelelor pentru datele informaionale de intrare i situaiile informaionale finale +de ie ire,. 4ituaiile finale mpreun cu documentele care au stat la ba!a prelucrrii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri funcionale, unde sunt folosite pentru sistemati!area informaiilor i obinerea situaiilor de raportare financiar contabil +bilanul contabil,. >enionm c n cadrul acestei forme de nregistrare contabil, nregistrarea contabil sistematic +contabilitatea sintetic i analitic, este la fel de important ca i nregistrarea contabil cronologic, ambele reali!-ndu"se pe ba! de registre sub form de (listri informatice(. $ceasta nseamn c, la nc*iderea e/erciiului, Registrul jurnal i registrele 1artea mare, obinute la calculator sub form de (liste(, trebuie s fie legate, numerotate, nuruite, parafate, sigilate i vi!ate nainte de ar*ivare. ?otrivit art.29 din 8egea contabilitii nr.<2BlEE1, persoanele fi!ice i juridice care utili!ea! sistemele de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor te*nici i controlul datelor nregistrate n contabilitate. 4istemele de prelucrare automat a datelor trebuie s preci!e!e tipul de suport pentru pstrarea datelor de intrare +pe *-rtie, disc, etc., care asigur conservarea acestora n condiii de siguran, precum i listele nregistrrilor efectuate n evidena contabil, inter!ic-ndu"se inserri, intercalri, precum i orice eliminri i adugiri ulterioare. Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s aib la ba! coninutul unui document scris, la care s poat avea acces at-t beneficiarii, c-t i organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automat organi!ate trebuie s permit, n orice moment, reconstituirea elementelor i a coninutului conturilor, a listelor i informaiilor supuse verificrii, pornind, fie de la datele de intrare, fie n ordine invers, de la coninutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaii pe ba!a crora s se poat determina datele de intrare. Fiecare nregistrare, pentru operaia patrimonial care a avut loc n unitate, trebuie s aib la ba! elementele de identificare a datelor supuse prelucrrii. 'n ca!ul unitilor care prelucrea! n sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentaia de anali!, programare i de utili!are a te*nicii de calcul, n vederea efecturii corespun!toare a testelor necesare. ?rocedurile de prelucrare automat a datelor trebuie s fie organi!ate astfel nc-t s permit controlul respectrii reglementrilor n domeniu. ?otrivit normelor legale, n condiiile utili!rii acestei forme de nregistrare contabil, unitile de informatic sau persoanele care efectuea! lucrri cu ajutorul te*nicii de calcul poart rspunderea prelucrrii cu e/actitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru e/actitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

160