Managementul comunicarii

Comunicarea

Procesul prin care se schimb informaie ntre indivizi utilizndu-se un sistem comun de simboluri, semne sau comportamente.

Model al procesului de comunicare

Sursa Codificare Canalul Decodificare Receptor

Perturbaii

Feedback

Elementele modelului

Sursa - emitentul mesajului; Codificarea - simbolurile orale sau scrise utilizate pentru a transmite mesajul; Mesajul - ceea ce emitentul dorete s comunice; Canalul - mediul utilizat pentru a transmite mesajul. Decodificarea - interpretarea mesajului de ctre receptor; Receptor - destinatarul mesajului; Feedback - informaia utilizat pentru a determina fidelitatea transmiterii i recepionrii mesajului; Perturbaii - orice element care distorsioneaz procesul comunicrii.

Cauze ale problemelor de comunicare

subordonaii nu transmit informaiile n legtur cu apariia unei probleme; membrii echipei evit s comunice informaii care pot fi critice pentru succesul proiectului; managerul de proiect nu utilizeaz suficient comunicarea bidirecional, nu solicit feedback.

Tipuri de comunicare

Comunicarea Comunicarea Comunicarea Comunicarea

informal; scris; non-verbal; verbal.

Comunicarea informal

este un rezultat al relaiilor informale ntre membrii echipei de proiect; managerul de proiect trebuie s depisteze liderii informali i s obin un feedback de la acetia cu privire la problemele proiectului; managerul de proiect trebuie s utilizeze organizarea informal a echipei pentru realizarea obiectivelor proiectului

Comunicarea scris

documentaii tehnice; rapoarte; planuri; proceduri;

Metode de structurare a mesajelor n comunicarea scris

Cronologic prezint evenimentele n ordinea producerii lor; Narativ sub forma unei cltorii, a unei poveti; Problem / Soluie formuleaz nti problema i apoi rspunsul la acesta; Cauz / Efect explic mai nti cauzele i apoi arat efectele pe care acestea le produc; Pe teme mparte tema general n cteva subteme; Jurnalistic folosete cteva sau toate ntrebrile Cine?, Ce?, Cum?, De ce?, Cnd?, Unde?, Ct?

ntocmirea rapoartelor

este una dintre cele mai importante activiti de comunicare n scris din cadrul proiectului. s permit o nelegere rapid a situaiei proiectului; s identifice problemele prezente sau poteniale i s propun soluii corective; s nu necesite mult timp pentru a fi citite; s permit evaluarea performanelor proiectului.

Seciuni ale rapoartelor

Trebuie citit! Informaii suplimentare.

Seciunea Trebuie citit

indicatorii de performan; scurt prezentare a situaiei proiectului; identificarea problemelor i expunerea unui plan de aciune.

Seciunea Informaii suplimentare

scurte expuneri cu privire la resursele umane i materiale; scurte expuneri referitoare la calitate; indicatorii de cost/plan; diagrame; grafice; fotografii; tabele.

Comunicarea non-verbal

expresia facial; gesturile; tonul vocii; posturile corpului; utilizarea spaiului.

Comunicarea verbal

cel mai important rol n comunicarea verbal l are stilul de comunicare al managerilor de proiect. Stilul de comunicare set specializat de comportamente interpersonale utilizate ntr-o situaie dat.

Stiluri de comunicare

directiv; egalitarist; structurativ; dinamic; de abandon; de evitare.

Stilul directiv

comunicarea este unidirecional; managerii de proiect insist ca ideile lor s aib prioritate; managerii de proiect i conving pe ceilali s acioneze aa cum doresc ei; managerii de proiect i folosesc puterea i autoritatea pentru a se face ascultai

Stilul egalitarist

comunicarea e bidirecional; managerii de proiect stimuleaz generarea de idei de ctre ceilali; comunicarea este deschis i fluid; comunicarea este prietenoas i cald, bazat pe nelegere reciproc

Stilul structurativ

comunicarea este orientat ctre sistematizarea mediului; managerii de proiect i influeneaz pe ceilali prin citarea procedurilor, regulilor, standardelor aplicabile situaiei; comunicarea este orientat spre clarificarea sau structurarea problemelor.

Stilul dinamic

managerii de proiect se exprim scurt i la obiect; managerii de proiect sunt sinceri i direci; coninutul comunicrii este pragmatic i orientat spre aciune.

Stilul de abandon

managerii de proiect se supun dorinelor celorlali; managerii de proiect se arat de acord cu punctele de vedere exprimate de ceilali; managerii de proiect sunt receptivi la ideile i contribuiile altor persoane.

Stilul de evitare

managerii de proiect evit procesul de comunicare; nu se dorete exercitarea vreunei influene; deciziile sunt luate n general independent, nu interactiv;

edinele

reprezint o modalitate de asigurare a eficacitii comunicrii;

au un rol important n coordonarea proiectului