Aplicaia EXBUGET 2.

1
Sistem informatic pentru raportare lunar a cheltuielilor cu servicii spitaliceti pe centre de cost conform structurii organizatorice aprobate

Instruciuni de utilizare i specificaii tehnice

CUPRINS

I. Instalarea sistemului II. Noiuni de baz 2.1. Bara de meniu 2.2. Utilizarea barei de navigare i a scurtturilor de la tastatur 2.3. Utilitare III. Sesiunea curent de lucru 3.1. Iniializarea utilizrii aplicaiei 3.2. Introducerea lunar a datelor privind activitatea spitalului i cheltuielile determinate de aceasta 3.3. Elaborarea de rapoarte

I. INSTALAREA SISTEMULUI
Pentru ca aceast aplicaie s funcioneze, calculatorul trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii hardware minimale: - procesorul s fie PENTIUM sau mai puternic; - memorie 8 Mb RAM sau mai mult (recomandabil cel puin 16 Mb); - sistem de operare WINDOWS 95 sau mai nou; - imprimant instalat pentru acest sistem de operare. Pentru instalarea programului, trebuie ca sistemul de operare Windows s fie activ. De asemenea trebuie nchis Office ToolBar, n cazul n care acesta este pornit. Pentru instalare de pe CD (opiune valabil numai pentru spitalele n care exist deja ExBuget 2.0), operaiunile parcurse la instalare sunt: a) Se introduce CD-ul de instalare n unitate b) Se selecteaz butonul "Start" din Windows TaskBar (aflat de obicei n partea stng jos a ecranului) i apoi opiunea "Run..." (sau se apas combinaia de taste CTRL+ESC i apoi tasta R). c) n dreptul textului "Open" se tasteaz comanda de instalare. D:\EXBUGET2\DISK1\INSTALL1.BAT D:\EXBUGET2\DISK1 C: Dac dorii ca instalarea s se fac pe alt partiie, se nlocuiete n comanda de mai sus "C:" cu litera corespunztoare drive-ului pe care dorii s facei instalarea (de exemplu: "D:"). Dac unitatea de CD este "E:", se nlocuiete n comanda de mai sus "D:" cu "E:". Pentru instalare de pe dischete, operaiunile parcurse la instalare sunt: a) Se introduce discheta de instalare nr. 1 n unitate (aceasta nu trebuie s fie protejat la scriere) b) Se selecteaz butonul "Start" din Windows TaskBar (aflat de obicei n partea stng jos a ecranului) i apoi opiunea "Run..." (sau se apas combinaia de taste CTRL+ESC i apoi tasta R). c) n dreptul textului "Open" se tasteaz comanda de instalare. A:\INSTALL1.BAT A: C: Dac dorii ca instalarea s se fac pe alt partiie, se nlocuiete n comanda de mai sus "C:" cu litera corespunztoare drive-ului pe care dorii s facei instalarea (de exemplu: "D:"). Dac unitatea floppy este "B:", se nlocuiete n comanda de mai sus "A:" cu "B:".
3

Se selecteaz apoi butonul "OK". n cursul procesului de instalare, vor trebui date anumite confirmri, dup cum urmeaz: - pentru fereastra cu titlul "Execuie bugetar V.2.1 Setup" i subtitlul "Welcome to the Execuie bugetar V.2.1 installation program." se selecteaz butonul "Continue" - pentru fereastra cu titlul "Name and Organization Information", dup eventuala modificare a numelui utilizatorului se selecteaz butonul "OK" - pentru fereastra cu titlul "Confirm Name and Organization Information", se confirm numele introdus prin selectarea butonului "OK" - dac instalarea se face de pe dischet , iar discheta nr. 1 este protejat la scriere, se va activa o fereastr cu titlul "Disk Write Failure"; n acest caz, se scoate discheta din unitate, se deprotejeaz i se introduce din nou, dup care se selecteaz butonul "OK" - pentru fereastra cu titlul "Execuie bugetar V.2.1 Setup" i subtitlul "Setup will install Execuie bugetar V.2.1 in the following destination folder" se selecteaz butonul "OK"; putei modifica n prealabil folder-ul n care se instaleaz licena programului (indicat este s fie folder-ul "\Softeh" de pe discul destinaie) - pentru fereastra cu titlul "Execuie bugetar V.2.1 Setup" i subtitlul "To start installation, click the large button" se selecteaz butonul pe care este desenat un calculator - dac instalarea se face de pe dischet, pentru ferestrele cu titlul "Setup Message" i subtitlul "Insert the disk labeled: 'Disk 2' into drive A:" (sau 'Disk 3'), se scoate discheta din unitate i se introduce discheta urmtoare, dup care se selecteaz butonul "OK" - pentru fereastra cu titlul "Execuie bugetar V.2.1 Setup" i subtitlul "Execuie bugetar V.2.1 Setup was completed succesfully" se selecteaz butonul "OK" Programul Spital.exe se instaleaz n folder-ul "\Softeh\ExBuget2" de pe discul destinaie. Atentie: Pentru spitalele n care exist deja versiunea ExBuget 2.0, la prima intrare n program, se va alege opiunea Rulare proceduri din submeniul Utilitare. n cmpul Fiier procedur se va scrie upgrade3 i apoi se va apsa butonul Execut.

II. NOIUNI DE BAZ

ExBuget V. 2.1 este un sistem informatic pentru raportarea lunar a cheltuielilor cu servicii spitaliceti, n funcie de centrele de cost definite conform structurii organizatorice aprobate de MS, repartizarea cheltuielilor pn la nivelul seciilor i/sau compartimentelor, iar n cadrul acestora repartizarea pe baza clasificaiei economice (execuie bugetar). Diversele operaiuni pot fi executate alegnd o opiune din bara de meniu, executnd click pe butoanele din bara de instrumente, fie apsnd taste folosite pentru scurtturi. II.1. BARA DE MENIU Conine urmtoarele ferestre: Operaii curente, Editare, Cheltuieli, Nomenclatoare i Utilitare. Funciile care pot fi executate sunt prezentate n seciunile urmtoare. II.2. UTILIZAREA BAREI DE NAVIGARE I A SCURTTURILOR DE LA TASTATUR La deschiderea oricrei ferestre, se activeaz (de regul sub meniu) un toolbar cu titlul "Bara de navigare". Acesta conine un numr de 12 butoane care, n funcie de fereastra care a fost deschis, pot fi active sau inactive. Butoanele active pot fi utilizate din orice pagin a ferestrei ("Detalii", "Lista" i eventual "Alte informaii") i ndeplinesc urmtoarele funcii: Navigarea (deplasarea) n cadrul nregistrrilor: Prima (Ctrl+Home): sare la prima nregistrare Anterioara (Ctrl+PageUp): sare la nregistrarea anterioar Urmatoarea (Ctrl+PageDown): sare la nregistrarea urmtoare Ultima (Ctrl+End): sare la ultima nregistrare Ordonare (Ctrl+O): seteaz ordinea de parcurgere a nregistrrilor Cutare (Ctrl+T): caut o nregistrare pe baza cmpurilor introduse Filtrare (Ctrl+L): filtreaz nregistrrile care sunt afiate utilizatorului Efectuarea de operaii asupra nregistrrilor Adugare (Ctrl+N): adaug o nou nregistrare Salvare (Ctrl+S): salveaz nregistrarea curent (dac s-au facut modificri asupra acesteia) - Renunare (Ctrl+E): renun la modificrile efectuate de la ultima salvare - tergere: marcheaz pentru tergere nregistrarea curent - nchidere (Ctrl+F4): nchide fereastra curent Aceste funcii se regsesc i la nivelul meniului, prin selectarea opiunilor "Operaii curente", respectiv "Navigare". a) b) -

II.3. UTILITARE Sunt disponibile doar atunci cnd toate celelalte ferestre ale programului sunt nchise. Acestea sunt: Parametrii programului - n aceasta fereastr se pot vizualiza parametrii globali ai programului. De asemenea, aceasta optiune se poate folosi daca se doreste reintroducerea de date pentru o luna ale carei date au fost deja introduse sau introducerea de cheltuieli finantate din alta sursa (fond special / bugetul statului). Trecere la luna urmtoare - se utilizeaz pentru schimbarea lunii sistem a programului, permind introducerea de date pentru luna urmtoare celei la care se afl programul n momentul alegerii acestei opiuni. Transmitere date la CJAS - se foloseste pentru transmiterea lunar a datelor la CJAS, prin salvarea datelor introduse pe dischet. Se pot transmite datele pentru luna curent a programului sau pentru alte luni in care au fost introduse date. Discheta trebuie s fie nsoit obligatoriu de raportul "Cheltuieli totale pe structuri clinice si asimilate", listat i semnat de conducerea spitalului, i de raportul "Indicatori pe structuri clinice si asimilate". Transmitere date la IMSS (Birou DRG) - se foloseste pentru transmiterea lunar a datelor la IMSS, prin salvarea datelor introduse pe dischet. Ca i n cazul datelor pentru CJAS, se pot transmite datele pentru luna curent a programului sau pentru alte luni pentru care au fost introduse date. Transmitere date la DJSP - se foloseste pentru transmiterea lunar a datelor la DJSP, prin salvarea datelor introduse pe dischet. Preluare date DRG - se foloseste numai la spitalele care utilizeaza si programul de evidenta a datelor clinice (DRG). Aceasta optiune preia datele furnizate de acel program si anume procedurile/interventiile effectuate in cadrul SECIILOR paraclinice intr-o anumita luna. Refacere indeci - se utilizeaz dup oprirea accidental a programului (blocarea calculatorului, cdere de tensiune). Rulare proceduri - acest opiune se utilizeaz numai la cererea expres a CNAS care va furniza i instruciunile de folosire. Este folosit ndeosebi pentru modificarea structurii bazei de date atunci cnd se livreaz i o nou versiune de program.

III. SESIUNEA CURENT DE LUCRU

Aplicaia cuprinde trei tipuri de operaiuni: Iniializarea utilizrii aplicaiei Cuprinde operaiuni care se realizeaz doar la nceperea utilizrii aplicaiei, sau atunci cnd apar modificri de baz n structura sau activitatea spitalului. Conform instruciunilor de mai jos, se introduc date n: ferestrele NOMENCLATOARE completarea listelor respective ferestrele CHELTUIELI completarea datelor referitoare la suprafee i numrul de paturi Introducerea lunar a datelor privind activitatea spitalului Datele clinice i de cost referitoare la activitatea spitalului, necesare pentru raportarea ctre CJAS si DRG, se completeaz lunar pentru fiecare secie. Aplicaia permite ncrcarea succesiv, lun de lun, a datelor, cu stocarea datelor introduse anterior. Elaborarea de rapoarte Odat introduse n aplicaie, datele se vor stoca i vor fi disponibile pentru orice tip de raportare sau analiz, att lunar ct i/sau cumulat pe perioade alese de ctre spital. Rapoartele pot fi vizualizate pe ecran, tiprite sau pot fi salvate pe dischet i transmise lunar la CJAS i la IMSS - biroul DRG. Transmiterea rapoartelor se face prin alegerea opiunilor "Transmitere date la CJAS", respectiv "Transmitere date la IMSS". Pentru datele necesare rapoartelot catre DJSP exista opiunea "Transmitere date la DJSP". III.1. INIIALIZAREA UTILIZRII APLICAIEI Utilizarea aplicaiei pentru raportrile lunare sau pentru rapoarte interne pentru diferite perioade, necesit n prealabil completarea n aplicaie a datelor din ferestrele: NOMENCLATOARE completarea listelor respective CHELTUIELI completarea datelor referitoare la suprafee i numrul de paturi ncrcarea cu date a aplicaiei ncepe prin completarea ferestrelor de tip Nomenclatoare. Din meniu, alegei submeniul "Nomenclatoare", care optiuni: Nomenclator secii clinice Nomenclator secii paraclinice
7

conine urmtoarele

 Nomenclator secii administrative Nomenclator secii generale Nomenclator proceduri. Toate ferestrele de tip NOMENCLATOARE conin 2 pagini: DETALII i LISTA. Datele se completez de regul n pagina DETALII. Pagina LISTA este folosit pentru regsirea mai rapid a unei nregistrri. n aceast pagin nu se pot modifica datele, cu excepia celor prezentate sub form de check-box (casuele care se bifeaz sau se debifeaz). Funciile de adugare sau de tergere sunt inactive, deoarece nomenclatoarele sunt unice la nivel naional i nu pot fi modificate. Pas 1. ncepei completarea datelor cu nomenclatorul de secii clinice. Selectai din submeniul "Nomenclatoare" opiunea "Nomenclator secii clinice". Se deschide o fereastr care are 2 pagini: DETALII i LISTA. a. Pagina LISTA are urmtoarele coloane: Cod Denumire secie Numr secii Aceasta cuprinde un numr de 117 tipuri de secii/compartimente clinice si alte structuri asimilate SECIILOR clinice grupate conform algoritmului de clasificare, dup cum se poate observa n cmpul Denumire secie", precum i codurile aferente - cuprinse n cmpul Cod. n cadrul grupului 3 Servicii de primire pacieni ( reprezentat de camera de gard, CPU, UPU, MU) precum i n grupul 8 (codurile 8013 Cabinete de specialitate din ambulator, 8083 Ingrijiri la domiciliu, 8093 Alte structuri, 8113 Investigatii paraclinice in ambulator, 8213 Recuperare conform HGR 261/200, 8513 Programe de sanatate, 8813 Rezidenti, 8823 Stagiari i 8993 Alte uniti sanitare) se va completa inndu-se cont de situaiile particulare fiecrui spital. Cmpul Numr secii conine numrul de secii de acelai tip. Acest cmp se va completa automat n momentul n care dumneavoastr completai acelai cmp n pagina DETALII, dup cum vei observa cnd va fi descris acea pagin. n aceast pagin nu se pot modifica date, ea se ncarc automat i folosete pentru parcurgerea tipurilor de secii clinice si regasirea lor mai rapid. b. Pagina DETALII are urmtoarele cmpuri: Cod secie Denumire Nr. secii Dintre cmpurile seciunii DETALII, completai doar cmpul colorat n alb, i anume numrul de secii de tipul respectiv (1, 2, 3 etc.), corespunztor
8

organigramei spitalului, conform aprobrii Ministerului Sntii i Familiei. Dac o anumit secie nu este cuprins n organigrama spitalului, nu completai cmpul!
Exemplu: In pagina LISTA, selectati (executai click) pe randul corespunztor seciei de boli infecioase (1011). Trecei acum n pagina DETALII. Vei observa urmtoarele: n cmpul Cod secie apare codul corespunztor seciei de boli infecioase (1011) n cmpul Denumire apare denumirea seciei, i anume Boli infecioase cmpul Nr. secii trebuie completat cu numarul SECIILOR cu specializarea boli infectioase (ex: se completeaza cu 3, daca in spital exista 3 secii de boli infectioase)

Dupa completarea cmpului Nr. secii, salvai apasand butonul "Salvare" din Bara de navigare (sau CTRL+S). n acest moment se va deschide o alt fereastr, unde va trebui s selectati numerele de ordine aferente SECIILOR respective (de la 01 la 99). Programul selecteaza automat numere de ordine disponibile, dar aceasta este doar o propunere pe care dvs. o puteti schimba daca considerati ca este necesar. Obs.: Pentru sectia 8513 Programe de sanatate (in ambulator) veti observa c mutnd cursorul mouse-ului peste numerele de ordine si zbovind circa o secunda deasupra unui numar, se va afisa denumirea programului de sntate corespunztor. ntoarcei-v acum n LISTA. n cmpul Numar sectii a aprut acum cifra introdus de dvs. n cmpul corespunztor din DETALII.

In cazul in care nu cunoateti foarte bine codificarea seciilor, pentru completarea numrului de secii existente in spitalul dumneavostr., este recomandat s revenii de fiecare dat in pagina LISTA. Apsati butonul "Prima" din Bara de navigare (sau CTRL+HOME) pentru poziionarea pe prima nregistrare din nomenclator. Apsai apoi combinaia CTRL+F si introduceti textul pe care doriti sa il cutati, adic denumirea seciei sau o parte din aceasta, de exemplu CHIRURGIE. Cursorul se va poziiona pe prima nregistrare din lista care conine acest text, adic secia 2033 "Chirurgie cardiovasculara". Dac se dorete o alt secie de chirugie, se continu cutarea cu combinaia de taste CTRL+G. O alt posibilitate de regsire a unei inregistrari este modificarea ordinii de parcurgere a inregistrarilor. Apsati butonul "Ordonare" din Bara de navigare (sau CTRL+O), selectai "Denumire secie" si apasati apoi butonul "OK". In acest moment, in LISTA se poate observa c seciile sunt ordonate alfabetic dup denumire. In schimb, dac cunoatei cu exactitate codul seciei pe care o cutai, putei folosi cutarea rapid. Dac ordinea parcurgere este dup denumire, apasati butonul "Ordonare" din Bara de navigare (sau CTRL+O), selectati "Cod secie" si apasati apoi butonul "OK". Apsai apoi butonul "Cautare" din Bara de navigare (sau CTRL+T) i introducei codul seciei pe care o cutai (sau
9

inceputul codului). Este selectat nregistrare a cu codul cel mai apropiat de cel introdus de dvs. In orice caz, odat selectat o nregistrare in LISTA, modificare numrului de secii corespunztoare acelui tip de secii se poate face numai in pagina DETALII. Pas 2. Deschidei nomenclatorul de secii paraclinice. Selectai din submeniul "Nomenclatoare" opiunea "Nomenclator secii paraclinice". Se deschide o fereastr care are 2 pagini: DETALII i LISTA a. Pagina LISTA are urmtoarele coloane: Cod Denumire secie Numr sectii Aceasta cuprinde un numr de 29 de tipuri de secii paraclinice (dintre care unul reprezint investigatii paraclinice in alte unitati sanitare), dup cum se poate observa n cmpul Denumire secie", precum i codurile aferente cuprinse n cmpul Cod. Cmpul Numr secii conine numrul de secii de acelai tip. Acest cmp se va completa automat n momentul n care dumneavoastr completai acelai cmp n pagina DETALII. n aceast pagin nu se pot modifica date, ea se ncarc automat i folosete pentru parcurgerea tipurilor de secii paraclinice i regsirea lor mai rapid. b. Pagina DETALII are urmtoarele cmpuri: Cod secie Denumire Numr secii Dintre cmpurile seciunii DETALII, completai doar cmpul colorat n alb, i anume numrul de secii de tipul respectiv (1, 2, 3 etc), corespunztor organigramei spitalului, conform aprobrii Ministerului Sntii i Familiei. Dac o anumit secie nu este cuprins n organigrama spitalului, nu completai cmpul!
Exemplu: In pagina LISTA, selectati (executai click) pe randul corespunztor seciei de anatomie patologic (4013). Trecei acum n pagina DETALII. Vei observa urmtoarele: n cmpul Cod secie apare codul corespunztor seciei de anatomie patologic (4013) n cmpul Denumire apare denumirea seciei, i anume Anatomie patologic cmpul Numr secii trebuie completat cu numarul SECIILOR cu specializarea anatomie patologica (ex: se completeaza cu 1, daca in spital exista 1 secie de anatomie patologic)
10

Dup completarea cmpului Numr secii, salvati apsnd butonul "Salvare" din Bara de navigare (sau CTRL+S). ntoarcei-v acum n LISTA. n cmpul Numr secii a aprut acum cifra introdus de dumneavoastr n cmpul corespunztor din DETALII.

Pentru detalii privind cutarea in aceast fereastr, consultai paragraful referitor la cutare descris la nomenclatorul de secii clinice. Pas 3. Deschidei nomenclatorul de secii administrative. Selectati din submeniul "Nomenclatoare" opiunea "Nomenclator secii administrative". Se deschide o fereastra care are 2 pagini: DETALII si LISTA a. Pagina LISTA are urmtoarele coloane: Cod Denumire secie Folosit Aceasta cuprinde un numr de 13 tipuri de secii administrative, dup cum se poate observa n cmpul Denumire secie", precum si codurile aferente cuprinse n cmpul Cod. n cmpul Folosit bifai numai seciile administrative care corespund structurii spitalului. Dac o anumit secie nu este n structura spitalului dumneavostr, nu bifai cmpul! Aceast pagin folosete i pentru administrative i regsirea lor mai rapid. parcurgerea tipurilor de secii

b. Pagina DETALII are urmtoarele cmpuri: Cod secie Denumire Folosit

Exemplu: In pagina LISTA, selectati (executai click) pe randul corespunztor seciei bloc alimentar. Bifai csua corespunztoare din coloana Folosit. Trecei acum n pagina DETALII. Vei observa urmtoarele: n cmpul Cod secie apare codul corespunztor seciei bloc alimentar (9013) n cmpul Denumire apare denumirea seciei, i anume Bloc alimentar

casuta corespunzatoare cmpului Folosita este bifat. Pentru detalii privind cautarea in aceast fereastr, consultai paragraful referitor la cutare descris la nomenclatorul de secii clinice. Pas 4. Deschidei nomenclatorul de secii generale. Selectai din submeniul "Nomenclatoare" opiunea "Nomenclator secii administrative". Se deschide o fereastra care are 2 pagini: DETALII si LISTA
11

a. Pagina LISTA are urmtoarele coloane: Cod Denumire secie Folosit Aici exist practic o singur secie, care este obligatoriu bifat, i unde ulterior se vor ncrca cheltuielile generale ale spitalului. b. Pagina DETALII are urmtoarele cmpuri: Cod secie Denumire Folosit Pas 5. Dai click pe nomenclatorul de proceduri Se va deschide fereastra ce conine paginile LISTA i DETALII. a. Pagina LISTA conine urmtoarele coloane: Cod Cost relativ Efectuat Denumire procedur Coloanele COD i DENUMIRE PROCEDUR conin o list complet de proceduri care ar putea fi efectuate la nivel de spital, mpreun cu codurile aferente. n coloana EFECTUAT bifai procedurile care pot fi realizate n spital (ca i la nomenclatorul pentru paraclinic i administrativ). n cazul n care nu putei identifica detaliat tipurile de proceduri realizate n cadrul fiecrei grupe de proceduri, se bifeaz numai titlul grupei respective.
Exemplu: Dac nu avei rapoarte privind realizarea testrilor clinice ale reflexelor (cod 1201), sau ale conductibilitii nervoase (cod 1203), vei bifa doar codul 120, corespunztor examinrilor neurologice.

Coloana COST RELATIV cuprinde n momentul n care primii aplicaia valoarea 1, pentru toate procedurile cuprinse n list. Pe msur ce spitalul dumneavoastr realizeaz modificri n aceast coloan, ele vor fi operate prin scrierea n cmpul denumit COST RELATIV din pagina DETALII. Pagina LISTA nu permite introducerea de date n aceast coloan. Pagina LISTA folosete att pentru defilarea ntre diferitele proceduri, ct i pentru selectarea unei anumite proceduri. Procedura selectat va fi automat ncrcat n pagina DETALII. b. Pagina DETALII cuprinde urmtoarele cmpuri: Cod procedur Denumire procedur Cost relativ Efectuat n acest spital
12

n aceast seciune se ncarc automat cmpurile COD PROCEDUR i DENUMIRE PROCEDUR, n momentul selectrii lor n seciunea LISTA, deci nu este nevoie s completai nimic n aceste cmpuri. Pe langa cmpurile descrise mai sus, pagina DETALII conine i un tabel unde se completeaz seciile n care se efectueaz procedura. Acest tabel conine 2 coloane: COD i DENUMIRE SECIE PARACLINIC
Exemplu: Deschideti LISTA i poziionati-va cu mouse-ul pe testarea clinic a reflexului, cod 1201. Aceast procedur se efectueaz n spitalul dvs., deci o bifati. Treceti pe DETALII, iar acolo veti regsi gata ncrcat codul procedurii - 1201, denumirea -testarea clinic a reflexului i. cam att. Restul trebuie s le completati acum, n DETALII. Trebuie s introduceti costul relativ al acestei proceduri, n cmpul corespunztor (ntruct seciunea LISTA va permite introducerea de date n coloana respectiv). Va ndreptati acum atenia spre cmpul SECII N CARE SE EFECTUEAZ PROCEDURA. Dati click dreapta pe tabelul corespunzator si alegeti Adaugare pozitie. Apoi dati un click pe coloana Denumire sectie paraclinica pe randul nou adaugat si se va deschide o list de secii paraclinice din care v selectai secia dorit i va aparea instantaneu i codul.

13

III.2. INTRODUCEREA LUNAR A DATELOR PRIVIND ACTIVITATEA SPITALULUI I CHELTUIELILE DETERMINATE DE ACEASTA Din bara de meniuri deschidei fereastra CHELTUIELI, care cuprinde: Cheltuieli pe secii clinice Cheltuieli pe secii paraclinice Cheltuieli pe secii administrative Cheltuieli pe secii generale. 1. Prima fereastr care se completeaz este fereastra Cheltuieli pe secii generale, care conine urmtoarele seciuni: DETALII i LISTA. a. Seciunea DETALII are n structura ei urmtoarele cmpuri: Cod secie ATI Denumire Descriere Suprafa Nr. pacieni Nr. zile de spitalizare Nr. paturi Total personal Total materiale Total capital Total general Durata medie de spitalizare Utilizarea paturilor Indicatori medii la diferite nivele Cmpurile menionate pn acum nu se completeaz (ele nu sunt active!). Lista cmpurilor nu e complet, mai exist 3 cmpuri i anume: Cod Denumire articol bugetar Cheltuieli de repartizat Coloana DENUMIRE ARTICOL BUGETAR cuprinde o list complet a tuturor articolelor bugetare, mpreun cu codurile corespunztoare. Nici n aceste dou coloane nu se pot opera modificri. n coloana CHELTUIELI DE REPARTIZAT se ncarc cheltuielile generale ale spitalului, conform clasificaiei bugetare. Toate cheltuielile nregistrate n contabilitate fr a putea fi identificate conform structurii spitalului structurile (secii i/sau compartimente clinice, laboratoare paraclinice, secii administrative) beneficiare vor trebui introduse n aplicaie n acest moment.

14

b. Seciunea LISTA are n componena ei urmtoarele coloane: Cod Numr Denumire secie Suprafaa Paturi Pacieni Zile de spitalizare. n aceast pagin nu se introduc date. 2. Urmtoarea fereastr deschis este Cheltuieli pe secii administrative, cu cele dou pagini: DETALII i LISTA. a. pagina LISTA cuprinde toate seciile NOMENCLATOR SECII ADMINISTRATIVE. bifate in fereastra

Aceast seciune nu permite introducerea de date, ea servete la selectarea cte unei secii administrative pentru care se vor introduce datele - acces permis numai din DETALII. b. seciunea DETALII: cmpurile existente sunt identice cu cele descrise la CHELTUIELI PE SECII GENERALE. n plus se adaug cmpul pentru cheltuieli indirecte. Singurele cmpuri care vor fi ncrcate cu date sunt urmtoarele: Descrierea seciei respective Suprafaa tuturor seciilor administrative i auxiliare, conform planului arhitectonic al spitalului Cheltuielile de repartizat, pe articole bugetare, aa cum rezult din notele contabile. nainte de introducerea datelor referitoare la suprafee, pe baza planului arhitectonic se decide care sunt structurile care corespund fiecrei secii administrative i auxiliare. Se completeaz doar cheltuielile aferente cmpurilor de culoare deschisa (galben, pentru cheltuielile facute din fondul special si roz pentru cheltuielile avand ca sursa bugetul statului). Nu se pot completa cmpurile colorate n gri. 3. Fereastra Cheltuieli pe secii paraclinice Are n componena sa 3 pagini: DETALII ALTE INFORMAII LISTA

15

a. pagina LISTA cuprinde toate seciile selectate in fereastra NOMENCLATOR SECII PARACLINICE, aici nefiind posibil introducerea de date. b. pagina DETALII cuprinde cmpurile descrise n pagina DETALII din CHELTUIELI PE SECII ADMINISTRATIVE. Pentru fiecare dintre seciile paraclinice se vor completa: descrierea sectiei respective suprafaa, conform planului arhitectonic al spitalului cheltuielile de repartizat, pe articolele bugetare menionate, aa cum rezult din notele contabile Se completeaz doar cheltuielile aferente cmpurilor de culoare deschisa (galben, pentru cheltuielile facute din fondul special si roz pentru cheltuielile avand ca sursa bugetul statului). Nu se pot completa cmpurile colorate n gri. c. Pagina ALTE INFORMAII cuprinde urmtoarele cmpuri: cod secie denumire repartizarea procedurilor pe seciile clinice, acest cmp avnd n structura sa 4 coloane: cod procedur, cod secie, denumirea seciei clinice i numrul de proceduri. n aceast pagina se introduc procedurile sau investigaiile paraclinice care se efectueaz pentru seciile clinice ale spitalului, dup urmtorul exemplu.
Exemplu: Dati click dreapta pe tabelul respectiv si alegeti Adaugare pozitie. Apoi dati un click pe randul nou adaugat in dreptul coloanei COD PROCEDURA si se va deschide o list de investigaii paraclinice din care selectez investigaia care s-a efectuat. Poziionez acum cursorul pe coloana DENUMIRE SECIE CLINIC i execut din nou click pe cmpul din acea coloan. Se va deschide acum o list cu toate seciile clinice din spital. Selectez secia n care s-a efectuat investigaia respectiv, iar n coloana urmtoare, NR. PROCEDURI, completez numrul de investigaii sau proceduri de acel tip. Procedeul se continu pn la completarea tuturor investigaiilor/procedurilor efectuate.

4. Fereastra Cheltuieli secii clinice cuprinde urmtoarele 3 pagini: DETALII ALTE INFORMAII LISTA a. seciunea LISTA cuprinde toate seciile bifate la fereastra NOMENCLATOR SECII CLINICE, aici nefiind posibil introducerea de date.
16

b. seciunea DETALII cuprinde toate acele cmpuri menionate la seciunea DETALII a ferestrei CHELTUIELI ADMINISTRATIVE. La seciunea DETALII se vor completa pentru fiecare dintre seciile clinice: ATI (se bifeaza daca sectia respectiva este dotata cu echipament specific ATI) Descrierea sectiei respective Suprafaa seciei, conform planului arhitectonic Numrul de pacienti externai n luna respectiv Numrul de zile de spitalizare contabile Numrul de paturi contabile din secie Procent cu cheltuieli cu pacienti acuti (numai pentru seciile de hemodializa si dializa peritoneala) Cheltuielile directe ale seciei, pe articole bugetare. Prin cheltuieli directe se neleg toate cheltuielile identificate direct din notele contabile ca fiind realizate de secia respectiv. Se completeaz doar cheltuielile aferente cmpurilor de culoare deschisa (galben, pentru cheltuielile facute din fondul special si roz pentru cheltuielile avand ca sursa bugetul statului). Nu se pot completa cmpurile colorate n gri. c. n pagina ALTE INFORMAII se completeaz datele referitoare la pacientii aparinnd altor case de asigurri de sntate dect casa judeean cu care spitalul a contractat direct servicii i ctre care se face raportarea, dupa urmatorul exemplu
Exemplu: Dati click dreapta pe tabelul respectiv si alegeti Adaugare pozitie. Apoi dati un click pe randul nou adaugat in dreptul coloanei CASA DE ASIGURARI DE SANATATE si se va deschide o list de case judeene din care selectati casa care va intereseaza. In coloanele urmtoare se completeaza numarul pacienilor tratati in sectia respectiva care au contract cu casa de asigurari de sanatate selectata, respectiv numarul zilelor de spitalizare aferente pacienilor introdusi. Procedeul se continu pn la completarea tuturor caselor de sanatate ai caror asigurati au fost tratati in sectia clinica curenta.

17

III.3. ELABORAREA DE RAPOARTE Odat introduse date n aplicaie, utilizarea lor pentru a obine informaii este posibil alegnd opiunea LISTARE RAPOARTE din submeniul OPERAII CURENTE. Rapoarte rezultate din datele introduse n etapele anterioare pot fi atat vizualizate pe ecran cat i imprimate pe hrtie, prin schimbarea opiunii in cadrul cmpului LOCUL LISTARII. n cazul n care dorii s vizualizai pe ecran rezultatele, executnd click pe oricare dintre rapoarte (mai puin in cazul celor 2 nomenclatoare de secii) i apoi pe butonul LISTEAZ, se deschide o nou fereastr, n care trebuie s scriei care sunt luna i anul ncepnd de la care i respectiv pn la care se refer rezultatele pe care le ateptai.
Dac de exemplu dorii un raport al unei singure luni, scriei iulie 2002 n primele dou cmpuri, i tot iulie 2002 n urmtoarele dou.

Apoi selectati n cmpurile urmatoare sursa de finanare pentru cheltuielile introduse i bifai dac raportul ateptat trebuie s conin valorile totale din perioada de timp dorit sau o singur valoare medie. Tot ce mai trebuie fcut este s apsai butonul OK pentru a obine raportul dorit. n cazul n care considerai c ai greit vreuna din opiunile dorite putei reveni la lista iniial de rapoarte apsnd butonul ABANDON. 1. Raportul CHELTUIELI TOTALE PE STRUCTURI CLINICE I ASIMILATE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint lista seciilor clinice din spitalului dvs, aa cum a fost ea introdus n NOMENCLATOARE, cu cheltuielile aferente defalcate pe categorii, aa cum au fost ele introduse n CHELTUIELI. n acest moment n dreptul fiecrei tip de secie clinica se regsete att cheltuiala direct a seciei respective, ct i cheltuielile repartizate acesteia de la seciile generale, administrative i paraclinice. 2. Raportul INDICATORI PE STRUCTURI CLINICE I ASIMILATE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint pentru fiecare dintre seciile spitalului urmtoarele informaii: Nr. seciilor de acelai tip Nr. pacienilor internai Nr. zilelor de spitalizare Nr. paturilor Cheltuielile totale (care reprezint practic suma cheltuielilor din coloanele raportului anterior) Costul mediu pe pacient (raportul dintre cheltuiala total a seciilor de acelai tip i numrul de pacieni internai n aceste secii)
18

 Costul mediu al unei zile de spitalizare (raportul dintre cheltuiala total a seciilor de acelai tip i numrul de zile de spitalizare din aceste secii) Costul mediu pe pat (raportul dintre cheltuiala total a seciilor de acelai tip i numrul de paturi din aceste secii) Indicele de utilizare a paturilor (raportul dintre numrul zilelor de spitalizare din seciile de acelai tip i numrul de paturi corespunztor) Durata medie de spitalizare (raportul dintre numrul zilelor de spitalizare din seciile de acelai tip i numrul de bolnavi corespunztor) 3. Raportul CHELTUIELI PE CENTRE DE COST DEFALCATE PE ARTICOLE N PERIOADA (VALORI CUMULATE / VALORI MEDII) prezint pentru fiecare secie numrul de pacieni, numrul de zile de spitalizare i numrul de paturi, precum si cheltuielile seciei respective introduse n calcul pentru perioada respectiv (informaie introdus la completarea ferestrelor CHELTUIELI), n modul urmtor: Cheltuielile totale Cheltuielile directe ale seciei Cheltuielile seciilor paraclinice repartizate seciei clinice respective (care au beneficiat de procedurile lor) Cheltuielile generale i administrative repartizate seciei clinice respective (conform cheilor de alocare) n partea inferioar a raportului sunt prezentate i cheltuielile de personal, cheltuielile materiale i cheltuielile de capital ale seciei, precum i indicatorii seciei calculai pe baza datelor lunilor luate n calcul. 4. Raportul CHELTUIELI PE SPITAL DEFALCATE PE ARTICOLE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint aceleai informaii ca si in rapoartul de mai sus, ns cumulate la nivelul spitalului pe categorii de secii (clinice, paraclinice, administrative i generale). 5. Raportul CHELTUIELI TOTALE PE TIPURI DE SERVICII FURNIZATE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint cheltuielile totale efectuate n spital intr-o anumita perioada, grupate pe tipuri de servicii. 6. Raportul ASIGURAI APARINND ALTOR CASE JUDEENE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint pentru fiecare cas judeteana de asigurri i pentru fiecare secie clinic: Numrul pacienilor Numrul zilelor de spitalizare
19

 Costul mediu pe zi de spitalizare Cheltuielile efectuate pentru asiguraii casei judeene respective 7. Raportul CENTRALIZATORUL CHELTUIELILOR PENTRU ASIGURAII LA ALTE CASE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint comasat numrul pacientilor, numrul zilelor de spitalizare i cheltuielile pentru asiguraii altor case judeene pentru perioada dorit. 8. Raportul PROCEDURI EFECTUATE N PERIOADA (VALORI CUMULATE / VALORI MEDII) prezint numrul total, respectiv mediu al fiecrui tip de procedur realizat n perioada respectiv n spital. 9. Raportul PROCEDURI EFECTUATE PENTRU SECII CLINICE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint numrul total, respectiv mediu al fiecrui tip de procedur realizat ntr-o perioad n spital, numr defalcat apoi pe seciile clinice pentru care s-a efectuat procedura respectiv. 10. Raportul PROGRAME NATIONALE DE SANATATE N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint cheltuielile totale efectuate cu fiecare program de sntate n perioada respectiv. 11. Rapoartele STRUCTURA PE 8/10 CATEGORII DE CHELTUIELI N PERIOADA (VALORI CUMULATE/VALORI MEDII) prezint cheltuielile totale efectuate n spital ntr-o anumit perioad, grupate pe 8, respectiv 10 categorii de cheltuieli. 12. Rapoartele NOMENCLATORUL SECIILOR FOLOSITE i NOMENCLATORUL TUTUROR SECIILOR prezint o list a SECIILOR (numai cele utilizate in program sau toate) precum i numarul de secii de un anumit tip existente in spital.

20