GHID DE APLICARE A STANDARDULUI ISO 14001 :2004

A. Obiective A. Anali a !etaliata a ce"intel#" $tan!a"!%l%i B1. Politica de mediu B2. Planificare B3. Implementare si functionare B4. Masurare si monitorizare B5. Analiza efectuata de conducere A. O&IECTI'E Acest ghid are ca scop precizarea metodologiei si criteriilor de audit in baza standardului I ! 14""1 #2""4 pentru e$aluarea eficacitatii si conformitatii MM si in cazul neconformitatilor% de a facilita clasificarea acestora in neconformitati ma&ore sau minore. Acest ghid reprezinta un document intern al 'A(% care este destinat in special auditorilor de mediu% membrilor comitetului de certificare. (u toate acestea% el nu constituie un document de referinta si nici o neconformitate nu trebuie raportata la acest ghid. &. ANALI(A DETALIATA A CERINTELOR STANDARDULUI &1. POLITICA DE )EDIU Sa corespunda naturii, dimensiunilor si impactului asupra mediului al activitatilor, produselor sau serviciilor organizatiei IU
DOCUMENTARE poate fi document separat sau inclusa in manual) * nu este necesara procedura) * se stabileste inainte ca MM si procedurile sale sa fie elaborate) * mod stabilit pentru actualizarea politicii + de obicei la analiza conducerii) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T Care demonstreaza ca a &ost &olosit un proces potrivit pt a asigura ca politica de mediu este adecvata si inteleasa' * lista aspectelor de mediu si a impacturilor asociate * lista reglementarilor aplicabile * raport curent pri$ind analiza de mediu MODA(!TAT! DE E$A(UARE *de obicei participa intreaga echipa la auditarea Politicii de mediu) *se e,amineaza metodele folosite pt a aduna informatiile cu pri$ire la mediu ale organizatiei si analizarea rapoartelor pri$ind rezultatele) * e analizeaza lista aspectelor de mediu si lista reglementarilor aplicabilesi se $erifica daca toate aspectele semnificati$e sunt abordate in Politica de mediu) * e $erifica daca Politica de mediu este adec$ata organiatiei si pozitiei sale fata de mediu.

!nclude un anga)ament de im*unatatire continua

DOCUMENTARE
1 - 22

Tre*uie sa e+iste cel putin , documente in SMM care ar tre*ui sa se re&ere la im*unatatirea continua' * Politica de mediu care sa declare anga&amentul de imbunatatire continua a MM) * un document pentru analiza conducerii% care sa ofere instructiuni pentru modul in care oportunitatile de imbunatatire ar trebui sa fie identificate si implementate !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T -rincipala dovada a implementarii este inregistrarea analizei conducerii' * inregistrarile trebuie sa demonstreze ca imbunatatirea continua a MM este luata in considerare la analiza si s*au facut recomandari de imbunatatire) * tebuie sa e,iste do$ezi ca recomandarile au fost implementate) * inregistrari ale actiunilor corecti$e si pre$enti$e) * tendintele si date pri$ind performantele de mediu pot oferi do$ezi e$idente de imbunatatire . MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $erifica daca Politica de mediu include un anga&ament de imbunatatire continua) * inregistrarile care ofera auditorilor do$ezi rele$ante% sunt# a.inregistrari ale analizei conducerii) b.inregistrari de actiuni corecti$e-pre$entie c.date pri$ind performantele de mediu.

!nclude un anga)ament de prevenire a poluarii

DOCUMENTARE -oate &i documentat in politica de mediu si doua proceduri' *Politica de mediu sa declare anga&amentul de pre$enire a poluarii) *! procedura care sa arate modul in care sa tratezi problemele legate de poluareatunci cand sunt identificate aspecte de mediu) *! procedura prin care sa se ceara ca programele de pre$enire a poluarii si rezultatele lor sa fie e$aluate in analiza conducerii. !NRE"!STRAR! !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * lista aspectelor de mediu semnificati$e% obiecti$e si tinte de mediu) * documente si inregistrari rele$ante pri$ind programele de pre$enire a poluarii) * inregistrari pri$ind performantele de mediu legate de poluare) * inregistrari pri$ind analiza conducerii. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $erifica daca Politica de mediu include un anga&ament de pre$enire a poluarii care este inclus in obiecti$e si tinte * se $a in$estiga modul in care aspectele legate de poluare au fost identificate) * se $or astepta sa e,iste orice fel de analiza initiala de mediu care sa includa consideratii pri$ind ciclul de $iata% analiza procesului de productie% starea programelor de reciclare si tratare) * metoda folosita trebuie sa asigure ca toate problemele de mediu au fost identificate) * se $or e$alua programele de pre$enirea poluarii si performantele lor) * analiza conducerii) * pe teren se $or cauta semne ale pericolelor e,istente sau potentiale de poluare% cauzate de emisii% de$ersari% scurgeri% depozitari inadec$ate% lipsa decontainere adec$ate% echipamente de depoluare defecte sau inadec$ate si alte practici periculoase.

!nclude un anga)ament de con&ormitate cu cerintele legale si alte cerinte aplica*ile la care organizatia su*scrie, re&eritor la aspectele sale de mediu
DOCUMENTARE * Politica de mediu sa includa anga&amentul de conformitate cu legislatia si cu reglementarile de mediu aplicabile precum si cu alte cerinte pe care organizatia le*a adoptat ) * un numar de proceduri $or stabili modul de identificare a reglemntarilor aplicabile% stabilirea obiecti$elor si tintelor corespunzatoare% e$aluarea acordului cu legile si analiza MM pentru asigurarea acordului)

2 - 22

!NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T Politica de mediu sa includa acest anga&ament MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $erifica daca Politica de mediu include un anga&ament de conformitate cu legislatia si cu reglementarile de mediu aplicabile precum si cu alte cerinte pe care organizatia le*a adoptat ) * auditorii $or intreba ce alte cerinte in afara de legislatie si reglementarilor de mediu% sunt luate in considerare)

O&era cadru pentru sta*ilirea si analizarea o*iectivelor si a tintelor de mediu

DOCUMENTARE * sectiunea de Introducere a manualului MM poate e,plica importanta politicii de mediu% inclusi$ rolul ei drept cadru pentru obiecti$ele generale si obiecti$ele specifice de mediu ) * materialele de instruire a personalului pot sa comunice acest rol) * orice obiecti$e noi propuse% sa li se $erifice compatibilitatea cu politica. /aca politica nu ofera cadrul pentru noul obiecti$% politica poate fi re$izuita inaintea adoptarii obiecti$ului. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T Compararea o*iectivelor si tintelor sta*ilite &ata de politica de mediu, o&era dovada con&ormitatii * 0u sunt necesare inregistrari speciale MODA(!TAT! DE E$A(UARE * de obicei participa intreaga echipa la auditarea Politicii de mediu) * unul dintre elementele auditului $a fi comparatia sistematica intre obiecti$ele stabilite si politica de mediu) * pentru fiecare obiecti$ ar trebui sa e,iste un anga&ament in politica% care sa*l spri&ine) * corespondenta nu trebuie sa fie de unu la unu. 1n singur anga&ament din politica poate oferi cadru pentru mai multe obiecti$e) * se $a $erifica daca si in$ersul este ade$arat% adica atunci cand este cazul% orice anga&ament din politica este transpus intru*un obiecti$.

este documentata, implementata, mentinuta si comunicata intregului personal care lucreaza in organizatie sau in numele organizatiei
DOCUMENTARE * politica de mediu scrisa * manualul ar trebui sa arate modul in care politica este comunicata) * ar tebui sa e,iste programe de instruire care sa e,plice politica !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * inregistrari care sa do$edeasca% ca intreg personalul a fost instrui pentru a intelege politica. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $erifica daca Politica de mediu este documentata si este controlata in acord cu cerintele de control a documentelor aplicabile ) * in e$aluarea cerintei de comunicare +se e$alueaza cat de cuprinzatoare a fost difuzarea politicii si se $a inter$ie$a personalul despre principiile si anga&amentele din politica)

Este disponi*ila pentru pu*lic

DOCUMENTARE a se includa in manual sau politica o declaratie ca aceasta este disponibila pentru public ) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * orice do$ada a faptului ca politica de mediu este disponibila pentru public% este o do$ada suficienta a conformitatii 2articol de ziar% afise in locatii accesibile publicului.) MODA(!TAT! DE E$A(UARE
3 - 22

* * *

se $a intreba ce masuri sunt implementate pentru a se asigura ca politica este disponibila pentru public) se $or analiza do$ezile oferite) se $a intreba modul in care cererile de copii ale politicii de mediu sunt tratate si daca s*au facut astfel de cereri

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./,/ 0 -olitica de mediu 1 ' Politica in domeniul mediului nu corespunde naturii si dimensiunilor impactului asupra mediului al acti$itatilor% produselor sau ser$iciilor organizatiei absenta anga&amentului fata pre$ederile legale sau fata de alte cerinte pe care organizatia le*a adoptat Politica in domeniul mediului nu este disponibila pentru public E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./,/ 0 -olitica de mediu 1 ' Politica de mediu nu este inteleasa sau este inteleasa gresit de o anumita parte a personalului

&2. PLANI*ICARE &2.1. ASPECTE DE )EDIU !denti&icarea aspectelor de mediu ale activitatilor, produselor sau serviciilor organizatiei
DOCUMENTARE * sa e,iste o procedura care sa defineasca domeniul de aplicare si responsabilitatile pentru conducerea procesului de identificare si documentare a aspectelor de mediu ) * se implica specialisti din toate domeniile cu e,perienta rele$anta) * procesul de identificare se reface la schimbari. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * lista aspectelor de mediu identificate) * documente si inregistrari ale procesului de identificare) * do$ezi ca la schibari se analizeaza din nou aspectele de mediu MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e$aluarea si selectarea aspectelor de mediu si includerea lor in obiecti$e si programe) * se e$alueaza daca s*a folosit un proces adec$at la identificare si e$aluare) * nu se asteapta ca auditorii $or e$alua daca lista este completa si rele$anta fiecarui aspect) pentru a fi siguri% se $or pune intrebari despre aspectele specifice sau absenta lor si $or cauta omisiuni e$idente) * se e$alueaza daca lista include aspecte de mediu asociate cu conditii de operare anormala si situatii de urgenta) * pentru sisteme mature% se $ede ca procesul de identificare estecontinuu% ca raspuns la schimbari) * aspectele sunt analizate regulat in cadrul analizei conducerii

Selecteaza acele aspecte pe care organizatia le poate controla si asupra carora se presupune ca are o in&luenta
DOCUMENTARE * procedura de identificare a aspectelor de mediu + sa aiba un capitol in care sa se e,plice modul in care se poate e$alua gradul de control si influenta pe care organizatia o are asupra aspectelor ) * Procedura $a specifica si criteriile folosite in e$aluare. tandardul nu cere% dar ar fi de a&utor in con$ingerea auditorilor ca decizia de a renunta la anumite aspecte din cauza incapacitatii de control sau influienta asupra lor% nu sunt arbitrare. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * ! matrice sau o lista care sa arate daca fiecare aspect poate fi controlat si-sau influentat) * note sau alte documente care sa e,plice de ce un aspect este necontrolabil sau neinfluentabil. * standardul nu cere astfel de inregistrari% dar ele sunt necesare in demonstrarea faptului ca s*a folosit un proces de e$aluare sistematic si rational
4 - 22

MODA(!TAT! DE E$A(UARE * /aca se afirma de catre auditat ca orice aspect de mediu generat de un proces e,tern nu poate fi controlat sau influentat% auditorul $a pri$i ca un a$ertisment pentru anga&amentul conducerii pri$ind MM. * e$aluarea corectitudinii selectarii acestor aspecte depinde de &udecata auditorului pentru ca pre$ederile standardului sunt prea neclare pentru a oferi criterii obiecti$e pentru e$aluare)

Selecteaza aspectele semni&icative &olosind o metodologie o*iectiva pentru evaluarea importantei impactului asupra mediului
DOCUMENTARE * procedura pentru selectarea aspectelor de mediu semnificati$e + sa sublinieze metodele folosite pentru e$aluarea semnificatiei aspectelor% responsabilitatile pt.desfasurarea procesului% analiza si aprobarea aspectelor de mediu selectate% sa ofere instructiuni pentru intocmirea 3istei aspectelor de mediu) * pot fi instructiuni specifice pri$ind modul in care se clasifica riscurile si consecintele si cum se calculeaza factorul de risc) se ofera formule pentru calcularea gradului de semnificatie. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * 3ista aspectelor de mediu semnificati$e aprobate) * tandardul nu cere e,plicit lista% totusi a$and in $edere relatia dintre aspectele de mediu si politica de mediu este de asteptat ca ambele sa fie autorizate la acelasi ni$el e,ecuti$) * inregistrari ale procesului de e$aluare 2criterii% calcule de ni$el de semnificatie. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a analiza procesul de selectare si lista rezultata) * se $a analiza daca procesul este corespunzator si de incredere) * se $or pune intrebari pri$ind ratiunile prioritizarii anumitor categorii de aspecte) * daca organizatia a selectat aspectele in mod responsabil% $or incerca sa*si apere aceasta selectie) * auditorii $or fi atenti in mod special la acele cerinte referitoare la cerintele legale si pre$enirea poluarii * acele aspecte care cer permisii sau raportari ar trebui sa fie considerate semnificati$e. E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./2/3/ 0 Aspecte de mediu 1 ' procedura pentru identificarea si selectarea aspectelor de mediu nu prezinta criterii de e$aluare a ni$elului de semnificatie la identificarea aspectelor de mediu asociate au fost e,cluse-omise o serie de acti$itati% produse sau ser$icii ale organizatiei incluse in domeniul de certificare% inclusi$ acti$itati cone,e celor de realizare a produsului-ser$iciului li$rat 2din ateliere de reparatii si intretinere% laboratoare% centrale termice% transport. la e$aluarea aspectelor de mediu nu s*a a$ut in $edere atat criteriile de functionare normala cat si cele de anormalitate E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./2/3/ 0 Aspecte de mediu 1 ' In anumite zone in care au a$ut loc mici schimbari% nu s*a actualizat identificarea aspectelor de mediu

&2.2. PRE'EDERI LEGAE SI ALTE CERINTE !denti&icare si acces la prevederile legale si alte cerinte
DOCUMENTARE * a se elaboreze o procedura + sa numeasca o persoana responsabila pentr cautarea informatiilor desprere reglementarile rele$ante si pentru stabilirea unei liste si obtinerea de copii) * instructiuni pri$ind cum si cat de des lista ar trebui analizata si actualizata) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * 3ista pre$ederilor legale si alte cerinte*document controlat% autorizata * copii ale acestora sau transpunerea cerintelor in regulamente proprii% disponibile la locul de aplicare * do$ezi ca lista este analizata si actualizata periodic
5 - 22

MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a analiza procedura si $or pune intrebari pri$ind lista de reglementari aplicabile) * se $or $erifica daca sunt accesibile copii ale acestor reglementari sau transpunerea cerintelor in regulamente proprii) * nu este ceruta de standard lista% dar este singura cale prin care pot fi con$insi ca organizatia le*a identificat si a asigurat accesul. * nu se poate astepta de la auditori sa $erifice faptul ca lista este completa) se analizeaza procesul de stabilire a listei% actualizarea ei.

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./2/,/ 0 -revederi legale si alte cerinte 1 ' procedura pentru pre$ederi legale si alte cerinte nu prezinta modul de actualizare periodica a listei de reglementari te,tele pre$ederilor legale sunt disponibile numai in biblioteca sau la &urist E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./2/,/ 0 -revederi legale si alte cerinte 1 ' 4,ista zone in care unii anga&ati nu cunosc toate pre$ederile legale-sau regulamentele proprii de aplicare a acestora% pri$ind mediul% aplicabile)

&2.+. O&IECTI'E, TINTE SI PROGRA)E Sta*ileste si mentine o*iective generale si o*iective speci&ice de mediu documentate la &iecare nivel si &unctie relevanta din organizatie
DOCUMENTARE * 5rebuie prezentat conceptul si rolul obiecti$elor% responsabilitatile pentru stabilirea lor si modul in care $or fi documentate 2intr*o procedura sau manual. * documentul ar putea sa prezinte rolul obiecti$elor% modul in care ele deri$a din politica de mediu si aspectele semnificati$e% ce ni$ele ale conducerii sunt responsabile pentru propunere si stabilire a acestor obiecti$e) cine este responsabil% pentru analiza si aprobarea lor si modul in care obiecti$ele ar trebui sa fie documentate. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * liste cu obiecti$e si tinte* documente controlate ca aprobare% re$izie% difuzare * inregistrari pri$ind analiza si re$izuirea obiecti$elor la schimbari si dez$oltari*minute ale intalnirilor conducerii. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a nota daca obiecti$ele sunt cuantificate si incadrate in timp) * o tinta necuantificata sau neincadrata in timp $a fi pusa sub semnul intrebarii) se $or cere lamurirI% cum se e$alueaza daca s*a indeplinit sau nu) * se $a $erifica daca s*au stabilit obiecti$e la ni$ele rele$ante2e,# !# reciclarea hartiei*tinte pentru toate departamentele care folosesc cantitati importante de hartie.) * se $erifica daca obiecti$ele sunt analizate si sunt adec$ate iar documentele sunt controlate.

Sa se asigure ca o*iectivele si tintele sunt coerente cu politica de mediu, inclusiv cu anga)amentul de prevenire a poluarii
DOCUMENTARE * coerenta trebuie documentata in acele capitole ale manualului MM care se ocupa de politica de mediu si-sau analiza conducerii. * cerinta de luare in considerare a pre$enirii poluarii poate fi comunicata in procedura de stabilire a obiecti$elor sau in manual. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * nu e,ista inregistrari specifice) * compararea obiecti$elor cu politica ofera d$ada conformitatii MODA(!TAT! DE E$A(UARE
6 - 22

* * * *

e $a identifica pentru fiecare obiecti$ din cadrul politicii un anga&ament pentru a controla sau imbunatati performanta de mediu in zonele legate de obiecti$ele stabilite) testul se $a analiza si in sens in$ers 2pentru fiecare anga&ament*obiecti$a specifice.) $erificand faptul ca pre$enirea poluarii este cuprinsa in obiecti$e% auditorii $or analiza lista aspectelor de mediu si procesul de selectare a celor legate de poluare) daca este un numar prea mare de probleme de poluare% auditorii $or fi de acord cu eliminarea problemelor mai putin importante din cauza ne$oii de prioritizare.

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./2/2/ 0 O*iective generale si speci&ice de mediu 1 ' daca in fiecare caz in care organizatia nu este in acord cu cerintele legale% e,ista obiecti$e si tinte pentru indeplinirea acestor cerinte daca e,ista puncte de $edere rele$ante si nici unul nu a fost luat in considerare E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./2/2/ 0 O*iective generale si speci&ice de mediu 1 ' 4,ista zone in care unii anga&ati nu cunosc toate obiecti$ele specifice de mediu)

Sa se asigure ca aspectele de mediu semni&icative sunt luate in considerare la sta*ilirea o*iectivelor si tintelor
DOCUMENTARE * documentul care e,plica modul de stabilire a obiecti$elor ar trebui sa pre$ada faptul ca la stabilirea obiecti$elor si tintelor se tine cont de aspectele de mediu semnificati$e) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * compararea listei aspectelor de mediu semnificati$e cu lista obiecti$elor% ofera do$ada conformitatii. * pentru aspectele pentru care nu e,ista obiecti$e corespunzatoare% trebie sa e,iste do$ezi pri$ind e,cluderea 2minute de intalniri% rapoarte% alte documente de decizie.. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a compara lista aspectelor de mediu semnificati$e cu lista obiecti$elor. e $or cere e,plicatii in cazul in care un aspect semnificati$ nu are un obiecti$ corespunzator) * nu este necesara corespondenta de unu la unu) * unele aspecte pot fi lasate temporar fara un obiecti$ corespunzator din cauza resurselorsi a ne$oii de prioritizare)

Sa se asigure ca prevederile legale si alte cerinte sunt luate in considerare la sta*ilirea o*iectivelor si tintelor
DOCUMENTARE * documentul care e,plica modul de stabilire a obiecti$elor ar trebui sa pre$ada faptul ca la stabilirea obiecti$elor si tintelor se tine cont de pre$ederile legale si alte cerinte) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * compararea listei pre$ederilor legale cu lista obiecti$elor% ofera do$ada conformitatii. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a compara lista pre$ederilor legale cu lista obiecti$elor. * daca o reglementare nu are un obiecti$% se $a $erifica daca e,ista programe corespunzatoare ale conducerii pentru mentinerea acordului% inclusi$ un sistem pentru masurarea si monitorizarea aspectului reglementat. /aca da% auditorii $or fi satisfacuti. * daca in fiecare caz in care organizatia nu este in acord cu cerintele legale% e,ista obiecti$e si tinte pentru indeplinirea acestor cerinte.

Sa se asigure ca punctele de vedere ale partilor interesate sunt luate in considerare la sta*ilirea o*iectivelor si tintelor
DOCUMENTARE
7 - 22

* *

documentul care e,plica modul de stabilire a obiecti$elor ar trebui sa pre$ada faptul ca la stabilirea obiecti$elor si tintelor se tine cont de punctele de $edere a partilor interesate) se $a atribui autoritate pentru luarea deciziei daca un punct de $edere e,tern $a fi luat in seama la stabilirea unui obiecti$ corespunzator.

!NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * compararea comunicarilor cu partile e,terne interesate cu lista obiecti$elor% ofera do$ada conformitatii. * daca puncte de $edere cunoscute nu sunt reflectate in obiecti$e% trebuie sa e,iste do$ezi ca au fost luate in considerare dar nu au fost transformate in obiecti$e din lipsa de resurse sau ne$oie de prioritizare. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a analiza corespondenta% minutele de intalnire% alte inregistrari ale comunicarilor cu partile e,terne interesate pentru a identifica acele interese si puncte de $edere care ar putea fi rele$ante in stabilirea obiecti$elor) * daca un punct de $edere rele$ant nu are un obiecti$% se $a intreba de ce a fost e,clus) * daca e,ista puncte de $edere rele$ante care nu au fost luat in considerare) * 1n MM care nu ia in considerare puncte de $edere rele$ante poate fi considerat nepotri$it organizatiei si pozitiei ei in legatura cu mediul.

-entru atingerea o*iectivelor, sa se sta*ileasca si sa se mentina unul sau mai multe programe
DOCUMENTARE * nu se cere o procedura 2mai ales in organizatiile mici% unde o singura persoana este responsabila cu stabilirea programelor. * intr*o organizatie mare si comple,a ar fi util sa ai niste linii directoare scrise si un sistem de aprobare pentru a asigura abordarea si controlul alocarii resurselor) * cine$a trebuie sa fie responsabil ca toate obiecti$ele au programe si pentru raportarea stadiului catre conducere !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * pecificatii ale programelor) * inregistrari care sa arate stadiul si progresul programelor 2grafice% rezumate% rapoarte% minute% etc..) MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $a $erifica daca e,ista programe pentru atingerea fiecarui obiecti$ stabilit) * daca e,ista in programe responsabilitati atribuite% timp si mi&loace necesare)

Desemnarea responsa*ilitatilor la &iecare &unctie si nivel relevante ale organizatiei pentru atingerea o*iectivelor de mediu
DOCUMENTARE * chiar daca te,tul standardului nu cere o documentare e,plicita% in mintea auditorilor este de neimaginat ca atribuirea responsabilitatilor sa nu fie documentata) * responsabilitatile pot fi documentate in grafice organizationale% fise de post% proceduri% programe pecifice) * matrice cu toate programele de mediu si responsabilitatile atribuite. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * Atribuirile scrise de responsabilitati pentru atingerea obiecti$elor MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a analiza lista de obiecti$e si se $a $erifica daca sunt atribuite functii si personal adec$at) * responsabilitati trebuie sa fie raspandite in toata organizatia) * o declaratie ca responsabilul cu mediul este responsabil pentru faptul ca obiecti$ele de mediu sunt atinse% nu este suficienta% doar daca organizatia este foarte mica)

Speci&ica mi)loacele si termenele privind realizarea programelor

DOCUMENTARE * chiar daca standardul nu cere e,plicit asta% mi&loacele si termenele ar ttrebui sa fie documentate)
8 - 22

* *

nu este acceptabil un termen care nu este scris) termenele se documenteaza cel mai bine impreuna cu obiecti$ele)

!NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * termenele documentate) * documente care definesc mi&loacele pentru realizarea obiecti$elor MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a analiza lista de obiecti$e si se $a $erifica daca termenele si mi&loacele pentru atingerea obiecti$elor sunt definite) * pentru obiecti$e care cer proiecte speciale% auditorii se $or astepta ca aceste proiecte sa fie definite si documentate indi$idual.

!n cazul unor proiecte care se re&era la noi dezvoltari, precum si la activitati, produse sau servicii noi sau modi&icate, programele tre*uie sc4im*ate
DOCUMENTARE * in mod normal nu este ne$oie de o procedura care sa arate cum se modifica programele) * este suficient sa se documenteze in manual un anga&ament general pentru pastrarea sistemului la zi) * instructiunile pentru analiza si actualizarea intregului MM% inclusi$ a programelor de management% sunt cel mai bine documentate in proceduri care se ocupa cu analiza conducerii. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * inregistrari ale modificarilor programelor) * in organizatii cu MM noi% astfel de inregistrari s*ar putea sa nu e,iste deoarece nu au fost schimbari semnificati$e de la implementarea MM. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $a in$estiga daca e,ista schimbari semnificati$e in operatiuni% procese sau produse de la implementarea initiala a MM si daca au fost% cum au fost modificate programele e,istente pentru a tine cont de aceste modificari) * aceasta parte a auditului se $a desfasura de obicei in acelasi timp cu auditarea cerintelor de analiza conducerii.

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./2/./ 0 programme de management de mediu 1 ' daca se gaseste un obiecti$ fara program) daca se gaseste un obiecti$ fara responsabilitati sau termene si mi&loace necesare E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./2/./ 0 programme de management de mediu 1 ' 4,ista zone in care unii anga&ati nu*si cunosc responsabilitatile care deri$a din Programele de management aprobate)

&.+. I)PLE)ENTARE SI *UNCTIONARE 5/2/3/ RESURSE, ATR!5UT!!, RES-ONSA5!(!TATE S! AUTOR!TATE Atri*utiile, responsailitatile si autoritatea tre*uie sa &ie de&inite, documentate si comunicate
DOCUMENTARE * organigrama% care poate fi inclusa in manual) * in organizatiile mai mari e,ista o organigrama generala si cate o organigrama identificand functiile a$and responsabilitati specifice in operarea MM) * specificarea responsabilitatilor departamentale*in manualul de mediu% fise de post% proceduri care trateaza anumite responsabilitati specifice) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * organigrama) * inregistrari care demonstreaza ca responsabilitatile si autoritatile au fost comunicate celor implicati 2inregistrari de difuzare si instruire.
9 - 22

MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $or analiza organigramele% specificatiile responsabilitatilor departamentale% fisele de post% procedurile operationale si inregistrarile de instruire) * auditorii $or fi atenti mai ales la responsabilitatile conducerii de $arf) * se $a $erifica daca responsabilitatile si autoritatile atribuite sunt intr*ade$ar respectate) * desi I ! 14""1 nu cere e,plicit independenta personalului care $erifica performantele de mediu si auditeaza MM% auditorii se $or astepta la asta% mai ales in organizatiile mari.

Sa o&ere resurse adecvate pentru implementarea, mentinerea si im*unatatirea sistemuluiu

DOCUMENTARE * este suficient sa se declare in manual ca% conducerea este responsabila pentru asigurarea resurselor necesare pentru operarea MM si imbunatatirea performantelor de mediu% in coerenta cu politica de mediu. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * nu sunt necesare inregistrari speciale sau alte do$ezi de conformitate) * nu e,ista cerinte pentru alocarea formala a resurselor% cum ar fi bugete sau personal alocat) * inregistrari pri$ind calificarea si instruirea personalului*pentru demonstrarea competentelor) * adec$area alocarii resurselor $a fi &udecata pe baza performantelor generale a sistemului. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * este dificil de auditat) * chiar daca auditorul constata resurse insuficiente pentru mentinerea MM% $a fi dificil sa puncteze do$ezi obiecti$e pentru a sustine obser$atia) * se puncteaza cel mai des rezultatele resurselor insuficiente si nu insuficienta resurselor.

Numirea unui reprezentant al conducerii responsa*il cu con&ormitatea cu !SO 3.663 si raportarea &unctionarii SMM
DOCUMENTARE * numirea trebuie documentata formal + declaratie in manual ca functie% decizie) * functia ar trebui sa fie descrisa in organigrama) * fisa postului !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * decizia de numire) * inregistrarile care demonstreaza ca 'MM isi e,ercita intr*ade$ar autoritatea si isi asuma responsabilitatea pentru MM MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $a analiza decizia de numire a 'MM si domeniul responsabilitatilor si autoritatilor atribuite) * daca are suficienta autoritate pentru a fi eficient) * daca este intr*ade$ar implicat in MM in masura specificata in fisa postului sau manual% do$ada $a fi oferita de inregistrarile auditurilor interne% actiunilor corecti$e si pre$enti$e% analizelor conducerii . E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ././3/ 0 structura si responsa*ilitate 1 ' atribuirea unei responsabilitati determinante in atingerea unui obiecti$% fara atribuirea autoritatii necesare) neclaritati in definirea si documentarea functiilor corespunzatoare diferitelor sectoare de acti$itate% cu efecte negati$e asupra performantelor de mediu ) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ././3/ 0 structura si responsa*ilitate 1 ' Anumite responsabilitati nu sunt clar definite ) 0u sunt comunicate suficient de bine responsabilitatile) Identificarea incompleta si incorecta a resurselor necesare.

1" - 22

5/2/,// COM-ETENTA, !NSTRU!RE S! CONST!ENT!%ARE -ersonalul ce indeplineste sarcini care pot avea impacturi semni&icative asupra mediului tre*uie sa ai*a competenta necesara
DOCUMENTARE * o procedura ar trebui sa atribuie responsabilitatea si sa ofere instructiuni pentru identificarea tuturor functiilor care ar putea cauza impacturi semnificati$e si pentru definirea cerintelor de calificare pentru aceste functii) * document separat sau inclus in procedura generala de instruire) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * lista sau alte documentatii care sa identifice functii si pozitii care pot cauza impacturi semnificati$e) * fise de post sau-si cerinte de calificare pentru aceste functii) * inregistrari pri$ind instruirea si calificarea personalului) MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a analiza lista sau alte documentatii care sa identifice functii si pozitii care pot cauza impacturi semnificati$e si se $a e$alua daca este completa) * se $or cere fisele de post sau alte documente care sa specifice ni$elul de competenta cerut pentru acele functii) * se $or $erifica daca e,ista programe de instruire pentru a asigura competenta adec$ata a personalului) * se $or obser$a si inter$ie$a anga&atii in timp ce efectueaza functii legate de mediu si $or analiza inregistrarile de instruire si calificare a lor) * se poate cere o demonstratie a acti$itatilor rele$ante 2e,emplu% golirea unui $as cu deseuri periculoase.

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ././,/ 0 instruire, constientizare si competenta 1 ' 0u sunt identificate competentele necesare) 0u sunt desfasurate instruirile planificate% in special in zonele cu acti$itati cu impact semnificati$ asupra mediului ) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ././,/ 0 instruire, constientizare si competenta 1 ' nu sunt clar definite modalitatile de selectare a personalului calificat ) nerealizarea unei constientizari pri$ind cerintele de mediu% in zone cu impact nesemnificati$ de mediu)

sa realizeze constientizarea personalului cu privire la politica de mediu, impacturile semni&icative si responsa*ilitatile in SMM
DOCUMENTARE * se cere e,plicit o procedura pentru constientizare pri$ind problemele de mediu) * sa se defineasca instruirea si alte programe pentru dez$oltarea constientizarii) * cum implementarea programelor ar trebui inregistrata si analizata)* !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * inregistrarile de instruire si calificare personal) * documentatii specificand continutul durata si formatul instruirii) * set de materiale prezentate sau difuzate) MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $or analiza programele de instruire si inregistrarile de instruire) * auditorii $or intreba pe anga&ati # o care sunt obiecti$ele generale si anga&amentele din politica de mediu ) o ce aspecte semnificati$e sunt controlate de MM) o ce proceduri de mediu sunt rele$ante pentru munca lor) o cum ar raporta conditii periculoase sau econforme% etc. o cum ar reactiona in situatii de urgenta si unde le $or testa cunostintele pri$ind procedurile si tehnicile specifice 2manuirea produselor periculoase.
11 - 22

!denti&ica necesitatile de instruire

DOCUMENTARE * chiar daca nu se cere e,plicit o procedura pentru identificarea necesitatilor de instruire% ar trebui sa e,iste ce$a in documentatia MM care sa e,plice ce fel de programe de pregatire sunt oferite% cine este responsabil pentr planificarea si administrarea programelor de instruire si modul in care este analizata eficienta si adec$area instruirii) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * programe de instruire) * e$aluare a performantei personalului) * actiunile corecti$e si pre$enti$e care folosesc instruirea pentru a imbunatati performantele si conformitatea*constituie do$ezi rele$ante pentru demonstrarea identificarii ni$elului de instruire. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $or in$estiga procesele pentru stabilirea si actualizarea programelor de instruire) * e,ista functii responsabile pentru identificarea ne$oilor de instruire si stabilirea programelor) * *programele sunt documentate) * e,ista sisteme pentru e$aluarea calificarii si performantei personalului) * e,ista metode pentru analiza adec$arii si eficientei instruirii) * e$olutia istorica a programelor de instruire pentru a e$alua daca acestea sunt actualizate la noile cerite si ne$oi.

sa se instruiasca intregul personal implicat in pregatirea situatiilor de urgenta si capacitate de raspuns

DOCUMENTARE * ar trebui sa e,iste o procedura pentru pregatirea personalului pentru raspuns in caz de urgenta) * domeniul si natura unei astfel de instruiri) * felul in care se documenteaza continutul instruirii si cum se stabilesc si mentin inregistrarile de instruire si sa atribuie responsabilitatile pentru acest acti$itati. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * programe de instruire) * documentatia cu continutul instruirii) * inregistrarile de instruire) * inregistrarile care demonstreaza calificarea instructorilor MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $or analiza inregistrarile de instruire) * inter$ie$area unor anga&ati pentru a testa gradul de cunoastere a procedurilor% mai ales cei implicati in programe de raspuns in caz de urgenta.

5/2/2/ COMUN!CARE Sta*ileste sistemul pentru comunicarea interna privind pro*lemele de mediu
DOCUMENTARE * este cel mai bine descris in proceduri sau manual) * poate cuprinde si e,plica structura generala si aspectele sistemului de comunicare intern) * ar trebui sa se prezinte scopul si importanta comunicarii interne% sa se incura&eze comunicarea in ambele directii% sa se refere la acele proceduri care e,plica mai departe sistemul de comunicare interna% cum ar fi controlul documentelor% analiza conducerii% instruire% etc. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * orice demonstreaza ca sunt comunicate intern date% pot fi folosite ca do$ada a conformitatii cu aceasta cerinta # rapoarte% minute de intalniri% inregistrari de performanta a MM% de instruire% etc. * listele de difuzare sunt importante pentru a demonstra ca informatiile rele$ante sunt comunicate functiilor potri$ite.
12 - 22

MODA(!TAT! DE E$A(UARE * e $or e$alua daca sunt documentate politicile si liniile directoare pentru comunicarea interna si ca sistemele de comunicare folosite sunt definite in diferite proceduri) * implementarea sistemului de comunicare interna este auditat continuu% pe parcursul inregului audit. * de cate ori este rele$ant pentru acti$itatile auditate% auditorii se $or interesa pri$ind comunicarea asociata.

Sta*ileste sistemul pentru comunicarea cu partile interesate e+terne

DOCUMENTARE * se cere o procedura pentru tratarea si procesarea comunicarii e,terne% care sa defineasca functiile responsabile pentru primirea si raspundul la comunicatiile cu partile e,terne) * sa se instruiasca personalul pri$ind modul in care comunicarea ar trebui documentata si arhi$ata si sa e,plice sistemul pentru urmarirea si inregistrarea raspunsului. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * &urnale de primire si urmarire) * adrese-scrisori) * minute si rapoarte care documenteaza comunicarea e,terna * do$ezi ale comunicarii interne care sa demonstreze ca problemele ridicate de partile e,terne sunt aduse in atentia functiilor rele$ante si ca actiunile corecti$e au fost initiate cand a fost necesar MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca e,ista un sistem implementat si documentat pentru primirea% documentarea si procesarea comunicarii e,terne) * se $a e$alua daca sistemul care asigura comunicarea nu $a pierde comunicarea si $a fi inaintata functiei responsabile si un raspuns $a fi procesat fara intarzieri si ca alte functii din organizatie $or fi informate atunci cand este necesar) * se $a alege un caz e,emplu si se $or analiza fisierele in detaliu) $or fi atenti la date si la ni$elul de autoritate care intocmeste raspunsurile) * nu se $or &udeca daca un raspuns a fost potri$it sau nu % doar daca raspunsul sau lipsa lui $ioleaza in mod e$ident politicile sau obligatiile legale

!a in considerare comunicarea e+terna a aspectelor de mediu semni&icative

DOCUMENTARE * decizia daca aspectele de mediu semnificati$e $or fi comunicate publicului trebuie inregistrata*in manual% de e,emplu) * daca decizia este de a pastra confidentiale aspectele semnificati$e% manualul ar trebui sa declare acest lucru si ca nu pot fi comunicate fara aprobarea /: sau alta functie stabilita) * daca decizia este de a face aspectele disponibile pentru public% manualul ar trebui sa ofere instructiuni pri$ind modul in care ar trebui sa fie comunicate 2de obicei in acelasi fel si impreuna cu politica de mediu. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * document de comunicare% site de internet% comunicat de presa) * declaratia documentata ca aspectele semnificati$e nu $or fi comunicate publicului MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a cauta o declaratie pri$ind decizia de a comunica sau nu aspectele semnificati$e) * indiferent de decizie% conformitatea este realizata atata timp cat o astfel de declaratie este cuprinsa in manual sau altunde$a) E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ././2/ 0 comunicare 1 ' personalul nu cunoaste politica si obiecti$ele de mediu) solicitari pertinente ale partilor interesate din e,terior% fara raspuns ) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ././2/ 0 comunicare 1 ' nu sunt clar definite procesele de comunicare interna% in toate zonele de acti$itate )

5/2/./ DOCUMENTAT!E
13 - 22

descrie elementele esentiale ale SMM si interactiunea lor si indica documentatia cone+a
DOCUMENTARE * manualul MM* documentul de ni$el cel mai inalt 2nu se cere in mod obligatoriu.) * proceduri de sistem si operationale * instructiuni de lucru% specificatii si standarde !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * do$ada conformitatii este manualul si documentatia insasi si inregistrarea aprobarii si difuzarii lui. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se analizeaza manualul si procedurile in preauditul de mediu) * pentru a fi acceptabil% manualul% procedurile si alte documente trebuie sa sublinieze toate elementele sistemului% sa defineasca responsabilitatile principale si sa prezinte referintele la documente cone,e.

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./././ 0 documentatia SSM 1 ' acestui capitol nu i se poate atribui $reo neconformitate ma&ora% aceasta fiind atribuita elementelor de sistem specifice) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./././ 0 documentatia SSM 1 ' acestui capitol nu i se poate atribui $reo neconformitate minora% aceasta fiind atribuita elementelor de sistem specifice)

5/2/7/ CONTRO(U( DOCUMENTE(OR De&ineste sistemul de control a documentelor si tipurile de documente controlate
DOCUMENTARE procedura de sistem !NRE"!STRAR! * lista cu tipuri de documente controlate) MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca toate documentele rele$ante sunt incluse in sistemul de control a documentelor ) * a nu se uita documente de tipul# instructiuni de manipulare% depozitare sau etichetare% programe de instruire% planuri de raspuns in caz de urgenta% standarde si reglementari e,terne.

sunt analizate periodic, revizuite atunci cand este necesar si apro*ate inainte de a le pune in circulatie
DOCUMENTARE * procedura de controlul documentelor + un capitol specific ) * modul si domeniul analizei% ni$elul de autoritate necesar pentru aprobarea si difuzarea diferitelor tipuri de documente) * instructiuni care sa arate cum si cat de des diferitele tipuri de documente ar trebui analizate pentru adec$are continua. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * semnaturile de pe documente ofera inregistrarea necesara si do$ada suficienta a analizei si aprobarii) * do$ada ca documentele sunt analizate periodic este oferita de datele aprobarii si analizei. MODA(!TAT! DE E$A(UARE * conformitatea cu aceasta cerinta este $erificata nu numai in locatiile care au eleborat si aprobat documentele ci si peste tot unde sunt folosite si pastrate. * la e,aminarea documentelor% auditorii $or cauta stadiul analizarii si aprobarii) * se analizeaza elaborarea initiala si stadiul re$iziilor pentru a $edea ca sunt analizate periodic.
14 - 22

speci&ica perioadele de pastrare pentru documentele controlate

DOCUMENTARE procedura de control a documentelor + capitol special. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * do$ada conformitatii + perioadele de pastrare specificate in proceduri sau in documentele insasi MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca perioadele de pastrare sunt specificate pentru toate tipurile de documente controlate ) * se $a accepta de obicei perioadele de pastrare specificate in afara cazului in care e,ista un conflict cu cerinte legale% sau daca se apreciaza ca sunt eliminate prea rapid) * se $a cere prezentarea unor documente mai $echi din diferite categorii .

!denti&ica documentele cu nivelul lor de revizie si mentine o lista cu stadiul reviziilor curente a documentelor
DOCUMENTARE procedura de sistem + capitol specific !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * lista master cu stadiul re$iziior) * documentele insele cu stadiul re$iziilor inregistrat MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca documentele au inregistrate ni$elul re$iziilor si $or analiza listele master) * se $a testa sistemul de re$izii + se $a alege un esantion de documente% le noteaza reiziile si cer $erificarea cu re$izia din lista master.

$ersiunile actualizate ale documentelor sunt disponi*ile in toate locurile unde se e&ectueaza operatii esentiale pentru &unctionarea e&icienta a SMM
DOCUMENTARE procedura generala + capitol special pentru difuzare si modul de pastrarea listelor% modul de li$rare a copiilor si de confirmare a primirii% modul de retragere a documentelor perimate. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * liste de difuzare) * stabilirea si mentinerea inregistrarilor de primire nu este e,plicit ceruta. MODA(!TAT! DE E$A(UARE se $or analiza listele de difuzare) *se $a testa sistemul de difuzare

Documentele depasite sunt retrase prompt din toate punctele de di&uzare si utilizare, sau sunt prote)ate in alt mod impotriva unei utilizari neintentionate
DOCUMENTARE procedura+ capitol special !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * in mod normal nu e,ista inregistrari% in afara cazului in care schimbarea e,emplarelor implica semnaturi) * identificarea copiilor perimate pastrate in interes de istoric sau &uridic
15 - 22

MODA(!TAT! DE E$A(UARE conformitatea se e$alueaza prin testarea sistemului)

analizeaza si apro*a modi&icarilor documentelor si reela*oreaza documentele revizuite

DOCUMENTARE * procedura+ cererea de modificare% reguli pentru efectuarea modificarilor in documente% analiza si aprobare) * modul de elaborare a documentelor la ni$el superior de re$izie. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * semnaturile care autorizeaza modificarile si reelaborarea documentelor re$izuite MODA(!TAT! DE E$A(UARE * orice modificare scrisa de mana pe documente $a alerta auditoriisi $a pro$oca intrebari) * modificarile sub semnatura persoanelor autorizate sunt acceptate% iar functiile implicate trebuie anuntate cu pri$ire la modificare. E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ././7/ 0 controlul documentelor 1 ' nu sunt disponibile proceduri la locul de aplicare) documentele e,terne nu sunt tinute sub control E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ././7/ 0 controlul documentelor 1 ' unele zone cu cate$a instructiuni afisate% nedatate) documente greu de citit.

5/2/8/ CONTRO( O-ERAT!ONA( identi&ica acele operatii si activitati care sunt asociate aspectelor de mediu semni&icative
DOCUMENTARE * nu este ne$oie de o procedura speciala) * este suficient sa se declare aceste principii in manual) * proceduri - instructiuni specifice !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * conformitatea + o lista - matrice care sa identifice operatiunile si acti$itatile specifice si documente care sa specifice criterii si conditii pentru aceste acti$itati) * ar trebui sa e,iste inregistrariale instruirii si calificarii personalului) * cand este necesar% inregistrari ale intretinerii echipamentelor MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a compara lista aspectelor semnificati$e cu lista acti$itatilor asociate) * se $or selecta un numar de acti$itati si se $a constatat daca e,ista conditii specificate pentru ele) * instructiunile de lucru si alta documentatie legata de acti$itate% inregistrarile de instruire si calificare personal si inregistrarile care demonstreaza performanta de mediu rezultata din acti$itate) * se $a inter$ie$a personalul implicat in acti$itate si se $a asista la modul de lucru

sta*ilirea si mentinerea procedurilor documentate pentru a cuprinde situatiile in care a*senta unor ast&el de proceduri ar putea conduce la a*ateri de la politica de mediu, o*iective de mediu
DOCUMENTARE * o declaratie in manual ca instructiunile de lucru si criteriiloe de operare $or fi stabilite acolo unde absenta lor duce la abateri) * ar trebui stabilita responsabilitatea pentru elaborarea si mentinerea instructiunilor si se poate sublinia criteriul folosit pentru determinarea necesitatii unei instructiuni scrise)

16 - 22

!NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri si instructiuni de lucru% tabele cu parametri% manuale de intretinere si operare si alte astfel de documente care ofera instructiuni petru desfasurarea operatiunilor si acti$itatilor critice. * inregistrarile de instruire si calificarea personalului sunt rele$ante mai ales acolo unde nu e,ista instructiunu scrise MODA(!TAT! DE E$A(UARE * proceduri scrise pentru ma&oritatea actiunilor asociate cu aspecte semnificati$e) * operatiunile nedocumentate $or duce la intrebari si la e,aminarea anga&atilor daca stiu sa faca acelasi lucru sau in$estigheaza istoria performantei acti$itatii respecti$e) * daca e,ista o istorie a problemelor datorate operatorilor si sunt stabilite proceduri

Sta*ilirea si mentinerea procedurilor re&eritoare la aspectele de mediu semni&icative, identi&ica*ile, ale *unurilor si serviciilor utilizate de organizatie si comunicarea catre &urnizori si contractanti a procedurilor si cerintelor relevante
DOCUMENTARE * procedura operationala pentru cumpararea produselor si ser$iciilor% calificarea furnizorilor incat caracteristicile produsele si ser$iciile furnizorilor sa fie compatibile cu politica de mediu a organizatiei) * sa defineasca un sistem pentru strangerea si e$aluarea informatiilor despre managementul si performanta de mediu a furnizorului si criterii de calificare a furnizorului) * un sistem documentat pentru definirea% analiza si $erificarea cerintelor in raport cu aspectele de mediu ale produselor si ser$iciilor cumparate% inclusi$ instructiunile de etichetare% ambalare% manipulare si eliminare. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * documente prin care se comunica furnizorilor cerinte de mediu # comenzi% instructiuni de lucru% etc. * do$ezi ca organizatia este interesata de performantele de mediu ale furnizorului# chestionare% liste de furnizori acceptati% scrisori prin care ii incura&eaza sa aiba propriul MM MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica faptul ca cerintele rele$ante de mediu sunt specificate pentru produsele cumparate si sunt communicate furnizorilor) * substantele chimice*ambalarea si etichetarea lor% ser$icii legate de protectia mediului*tratarea sau reciclarea deseurilor si ser$icii la sediul organizatiei*constructii% curatenie% ser$ice. E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ././8/ 0 control operational 1 ' acti$itati cu impact semnificati$ de mediu% fara criterii de operare definite ) daca e,ista o istorie a problemelor de mediu datorate operatorilor si nu sunt stabilite proceduri) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ././8/ 0 control operational 1 ' instructiuni ce necesita re$izie) nereguli minore in aplicare sau inregistrari )

5/2/9/ -RE"AT!REA -ENTRU S!TUAT!! DE UR"ENTA S! CA-AC!TATE DE RAS-UNS !denti&ica posi*ilele accidente si situatii de urgenta
DOCUMENTARE * se cere procedura) * in$entarierea substantelor periculoase% identificarea accidentelor posibile% identificarea zonelor sensibile din $ecinatate*scoli% spitale% habitate naturale% rauri% etc * analiza periodica a accidentelor potentiale identificate la schimbari !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * liste de in$entar ale chimicalelor) * fise tehnice de securitate pentru materiale) * Planuri ale locatiei% harti ale $ecinatatii% scenarii de posibile accidente% rapoarte care e$alueaza impacturi posibile
17 - 22

MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $or cauta do$ezi ca situatiile de urgenta au fost identificate) * acolo unde nu sunt necesare planuri de situatii de urgenta% se $a cere totusi sa e,iste un proces pentru e$aluarea urgentelor posibile

Ela*oreaza proceduri pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns si le testeaza cand este posi*il:
DOCUMENTARE * in manual*anga&ament pentru stabilirea procedurilor de urgenta) * procedurile sa fie documentate si accesibile personalului + proceduri% planului amplasamentului% semne% postere% etc. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * procedurile si planurile de urgenta propriu*zise) * inregistrari ca planurile au fost testate periodic MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca e,ista proceduri si planuri de pregatire a situatiilor de urgenta si capacitate de raspuns si daca acestea acopera toate situatiile de urgenta identificate) * daca acestea sunt disponibile) * sunt testate si analizate periodic) E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ././9/ 0 -"e.ati"e -ent"% $it%atii !e %".enta $i ca-acitate !e "a$-%n$1 ' ituatii de urgenta identificate si nedocumentate ) Planuri de situatii de urgenta elaborate% nedisponibile si necunoscute la locul de aplicare) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ././9/ 0 -"e.ati"e -ent"% $it%atii !e %".enta $i ca-acitate !e "a$-%n$ 1 ' unele planuri de situatii de urgenta netestate prin simulari)

5/./ $ER!;!CARE 5/./3/ MON!TOR!%ARE S! MASURARE Monitorizeaza si masoara in mod regulat, caracteristicile principale ale operatiilor si activitatilor care pot avea un impact semni&icativ asupra mediului
DOCUMENTARE * procedura documentata care sa defineasca responsabilitatile si modul de masurare si monitorizare) * planuri specifice de monitorizare. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri% planuri% instructiuni * &urnale sau alte inregistrari cu datele obtinute la monitorizare si masurare) * do$ada ca datele sunt analizate periodic pentru tendinte si ca sunt luate masuri corecti$e) MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a compara lista de aspecte semnificati$e si obiecti$e cu programele e,istente de masurare si monitorizare) * se $or analiza programele specifice + daca masuratorile sunt efectuate cu frec$enta prescrisa) * daca e,ista o atribuire clara a responsabilitatilor pentru efectuarea masurarilor si instructiuni suficiente) * se analizeaza datele de masurare si monitorizare% daca se incadreaza in limite si tendintele.

Ec4ipamentul de monitorizare tre*uie etalonat si intretinut, iar inregistrarile acestui proces tre*uie pastrate
DOCUMENTARE
18 - 22

* *

procedura documentata care sa ceara ca fiecare /MM sa e,ista o inregistrare de calibrare iar aparatul sa fie marcat cu data urmatoarei calibrari) &urnal de calibrari

!NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri ) * inregistrari de calibrare-$erificare metrologica) * &urnalul echipamentelor si a stadiului calibrarii-$erificarii metrologice) * actipilduri pentru identificare MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica stadiul de calibrare-$erificare metrologica a echipamentelor de masurare din laborator sau instalatii% te$i% rezer$oare% etc * se cer buletine de $erificare metrologica) * daca e,ista laborator propriu de calibrare% se poate cere recalibrarea unui /MM pentru a se $edea daca s*a facut corect.

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./7/3/ 0 /#nit#"i a"e $i /a$%"a"e1 ' Procese cu impact semnificati$% nemonitorizate) 3ipsa do$ezii ca datele sunt $erificate pentru conformitate ) /MM care inter$in in monitorizarea proceselor cu impact semnificati$ sau a facorilor de mediu% ne$erificate metrologic) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./7/3/ 0 /#nit#"i a"e $i /a$%"a"e 1 ' 0ereguli punctuale in masurare si monitorizare)

5/./,/ E$A(UAREA CON;ORMAR!! Evaluarea periodica a con&ormitatii cu reglementarile si legislatia de mediu in vigoare
DOCUMENTARE * planuri specifice+ lista-matrice de cerinte reglementare in raport cu care se face e$aluarea. * instructiuni detaliate pri$ind% frec$enta% esantionarea% folosirea /MM si raportarea cerintelor. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri% planuri% instructiuni * &urnale sau alte inregistrari cu datele obtinute la monitorizare si masurare) * do$ada ca datele sunt $erificate pentru conformitate si ca sunt analizate periodic pentru tendinte si ca actiunile corecti$e sunt luate% cand este cazul MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a compara lista de reglementari cu programele e,istente de e$aluare a conformitatii) * se $or analiza programele specifice + daca masuratorile sunt efectuate cu frec$enta prescrisa) * daca e,ista o atribuire clara a responsabilitatilor pentru efectuarea masurarilor si instructiuni suficiente) * se analizeaza datele de masurare si monitorizare% daca se incadreaza in limite si tendintele. * accentul este pus pe functionarea MM mai mult decat pe stadiul de conformitate cu reglementarile*e,ista proceduri% resurse si anga&ament pentru a e$alua regulat conformitatea si MM functioneaza eficient.

5/./2/ NECON;ORM!TATE, ACT!UNE CORECT!$A S! ACT!UNE -RE$ENT!$A tratarea si analizarea necon&ormitatilor, adoptarea unor masuri in vederea reducerii oricarui impact produs, initierea si &inalizarea actiunilor corective si preventive
DOCUMENTARE
19 - 22

procedura documentata 2chiar daca nu se cere de standard sa fie documentata. care sa defineasca responsabilitatea si atoritatea pentru tratarea neconformitatilor )

!NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri ) * atribuirea responsabilitatii si autoritatii pentru tratarea neconformitatii) * inregistrari ale neconformitatilor identificate si actiunile corecti$e asociate MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca e,ista atribuire clara a responsabilitatilor si autoritatilor pri$ind neconformitatile) * sistemul este fle,ibil pentru tratarea tuturor neconformitatilor rele$ante% indiferent de natura lor) * se $a inter$ie$a personalul implicat in neconformitati identificate) * actiunile corecti$e

initiaza si implementeaza actiuni corective pentru a preveni repetarea necon&ormitatilor

DOCUMENTARE * procedura documentata 2chiar daca nu se cere de standard sa fie documentata. care sa defineasca responsabilitatea si atoritatea pentru a cere actiuni corecti$e% modul de folosre a formularelor. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri ) * formulare de A( si inregistrari ale implementarii si $erificarii) * &urnale de urmarire a tratarii A( MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca e,ista atribuire clara a responsabilitatilor si autoritatilor) * sistemul este adec$at) * neconformitatile sunt urmate de A( procesate prompt)

initiaza si implementeaza actiuni preventive pentru a preveni aparitia necon&ormitatilor potentiale

DOCUMENTARE procedura documentata 2chiar daca nu se cere de standard sa fie documentata. care sa defineasca responsabilitatea si atoritatea pentru a cere actiuni pre$enti$e% modul de folosre a formularelor. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * proceduri ) * formulare de AP si inregistrari ale implementarii si $erificarii) * &urnale de urmarire a tratarii AP MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $a $erifica daca e,ista atribuire clara a responsabilitatilor si autoritatilor) * sistemul este adec$at)

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./7/,/ 0 nec#n0#"/itate, acti%ne c#"ectiva $i acti%ne -"eventiva1 ' 0econformitati e,istente% neinregistrate si analizate) Actiuni corecti$e fara responsabilitati pri$ind indeplinirea ) Actiuni pre$enti$e necorelate cu importanta problemei sau impactul asupra mediului produs. E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./7/,/ 0 nec#n0#"/itate, acti%ne c#"ectiva $i acti%ne -"eventiva 1 ' 0eclaritati in stabilirea unor actiuni corecti$e) 0eclaritati in definirea responsabilitatilor

5/././ CONTRO(U( !NRE"!STRAR!(OR

2" - 22

mentine inregistrari necesare pentru a demonstra co&ormitatea cu !SO 3.663

DOCUMENTARE * procedura ) * p roceduri care trateaza acti$itatile cu impact semnificati$ si care cer stabilirea de inregistrari) * toate inregistrarile cu timpi si loc de pastrare definit. !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * disponibilitatea tuturor inregistrarilor necesare pentru a demonstra conformitatea cu standardul) MODA(!TAT! DE E$A(UARE inregistrarile + do$ezi obiecti$e ca acti$itatea auditata se desfasoara in acord cu procedurile aprobate.

identi&ica, pastreaza, prote)eaza, retraga, retine si elimina inregistrarile de mediu pentru a &acilita o*tinerea lor si a la prote)a impotriva distrugerii sau pierderii
DOCUMENTARE procedura *capitol specific !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * procedura MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se testeaza continuu% pe parcursul intregului audit) * se $or cere inregistrari la e$aluarea fiecarei acti$itati) E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./7/2/ 0 in"e.i$t"a"i1 ' 0u este definita perioada de pastrare a inregistrarilor importante pentru functionarea MM) 0u se mentin inregistrari cu pri$ire la cerintele standardului I ! 14""1 care impun acest lucru E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./7/2/ 0 in"e.i$t"a"i 1 ' (ate$a inregistrari completate partial.

5/./7/ AUD!TU( !NTERN mentine proceduri necesare pentru a realiza auditurile periodice in co&ormitatea cu !SO 3.663
DOCUMENTARE * procedura ) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * procedura) * programe de audit * planuri de audit ) * rapoarte de audit * rapoarte de actiuni corecti$e-pre$enti$e * liste cu auditori formati% instruiti periodic MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $or analiza programele de audit intern ) * modalitate de implementare a programelor ) * rapoartele de audit ) * concluziile asupra constatarilor ) * capabilitatea auditorilor folositi.
21 - 22

 E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./7/./ 0 a%!it%l S))1 ' Programul de audit nu este ade$at importantei pri$ind mediul a acti$itatilor planificate) 0u se mentin inregistrari cu pri$ire la desfasurarea auditurilor interne ) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./7/./ 0 a%!it%l S)) 1 ' 0eclaritati in stabilirea cerintelor pentru conducerea auditurilor.

5/7/ ANA(!%A E;ECTUATA DE CONDUCERE sa se analizeze SMM la intervale presta*ilite, pentru a se asigura ca acesta este in permanenta corespunzator, adecvat si e&icient
DOCUMENTARE * procedura - regulament de desfasurare% care sa stabileasca frec$enta) !NRE"!STRAR!#DO$E%! AUD!T * rapoarte de analiza ) * procese $erbale de desfasurare ) * programme de imbunatatire MODA(!TAT! DE E$A(UARE * se $or analiza rapoartele redactate ca date de intrare ) * se $a inter$ie$a conducerea de $arf ) * se $or cauta programme de imbunatatire

E+emple de necon&ormitati ma)ore privind cerinta ./8/ 0 anali a e0ect%ata !e c#n!%ce"e1 ' Analize ale conducerii neefectuate la inter$aleleplanificate) 3ipsa inregistrarilor cu pri$ire la desfasurarea analizei ) E+emple de necon&ormitati minore privind cerinta ./8/ 0 anali a e0ect%ata !e c#n!%ce"e 1 ' 3ipsa do$ezilor pri$ind unele decizii luate.

22 - 22