Auditul calitii

Auditul calitii

Concepte de baz n auditul calitii Clasificarea auditurilor calitii ntocmirea i conducerea unui program de audit Etapele de desfurare ale unui audit Pregtirea auditului Desfurarea auditului Rezultatele auditului

Audit (SR EN ISO 9000:2006)

un proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit (nregistrri, declaraii ale faptelor sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i sunt verificabile) i evaluarea lor cu obiectivitate, pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit (ansamblu de politici, proceduri sau cerine utilizate ca referin).

Audit financiar - audit al calitii

Similitudini:

sunt desfurate de profesioniti independeni (auditori financiari sau de calitate) care urmresc: - n auditul financiar - att interesele organizaiei ct i pe cele ale acionarilor, pentru a le garanta acestora investiia; - n auditul calitii - att interesele organizaiei, ct i pe cele ale consumatorilor, n vederea asigurrii calitii i a furnizrii ncrederii n produsele pe care acetia le achiziioneaz/consum;

Similitudini
auditorii financiari - experi n probleme de contabilitate, nu n domeniul de activitate al organizaiei auditate; auditori ai calitii - specialiti n domeniul obiectivelor i al tehnicilor de asigurare a calitii, nu n procesele pe care le observ;

Similitudini

ambii specialiti aditori nu trebuie s aib responsabiliti directe n sectoarele auditate i este de preferat ca ei s desfoare auditul n cooperare cu personalul sectorului vizat;

Similitudini
Auditul calitii - alegerea la ntmplare a
unor mostre constituite ntr-un eantion i examinarea lor, pentru a se constata dac exist defecte sau neconformiti i nu examinarea tuturor produselor sau a activitilor unei organizaii; Auditul financiar - doar nregistrri alese la ntmplare n care se vor cuta erori sau inconsecvene i nu examinarea tuturor nregistrrilor financiare ale unei organizaii.

Similitudini

Nici auditorii financiari i nici cei din domeniul calitii nu sunt responsabili pentru corectarea erorilor sau pentru pentru aplicarea unor practici incorecte, ci doar pentru raportarea lor, astfel nct cei responsabili s poat iniia aciunile corective necesare; Ei nu sunt oprii n evidenierea ineficienei sau a practicilor eronate, dar vor fi criticai dac au euat n a le descoperi i prezenta.

Auditul calitii obiective

dac propriul sistem al calitii funcioneaz corect i satisface n permanen exigenele prescrise (conformitatea elementelor sistemului calitii cu exigenele prescrise n standarde); eficacitatea sistemului de management al calitii n satisfacerea obiectivelor calitative prescrise;

Obiective

s ofere organizaiei ocazia s-i amelioreze propriul sistem de management al calitii; s realizeze o evaluare iniial a unui furnizor, n vederea stabilirii unor relaii contractuale cu acesta; s verifice, n cadrul relaiilor contractuale, dac sistemul de management al calitii furnizorului satisface n permanen exigenele prescrise i dac acesta funcioneaz corect; s permit certificarea sistemului de management al calitii organizaiei auditate.

Tipuri de audit

Evaluarea implementrii sistemului de management al calitii; Evaluarea conformitii sistemului de management al calitii; Evaluarea eficienei sistemului de management al calitii

Audit al evalurii implementrii sistemului de management al calitii

Analiz a dovezilor obiective cu privire la: activitile curente; nregistrarea unor activiti trecute; atitudinea personalului; stabilirea msurii n care cerinele sunt ndeplinite.

Audit pentru evaluarea conformitii sistemului de management al calitii

Colectarea dovezilor obiective i compararea lor cu cerinele standardului aplicabil, ale contractului i/sau cerinele legale, cu privire la: politica din domeniul calitii; modul de organizare; resurse; procedurile scrise

Dovezile obiective

specificaii; nregistrri; instruciuni de lucru; observaii directe ale auditorilor; afirmaii directe ale unor persoane avizate. Ctig valoare n cazul n care sunt i verificate (documentul este avizat n mod corect).

Audit pentru evaluarea eficienei sistemului de management al calitii

Stabilirea msurii n care sistemul de management al calitii: este apt s ndeplineasc obiectivele; msura n care el contribuie la obinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor produselor/serviciilor i la creterea satisfaciei clienilor.

Scop

Evaluarea efectului economic - utilizarea,

cu costuri ct mai reduse, a intrrilor n proces. Lipsa efectului - folosirea unor materiale superioare specificaiilor, obinerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare, inutile scopului propus, nivel nalt al pierderilor etc.

Scop

Evaluarea eficienei - raport optim ntre

valoarea intrrilor i cea a ieirilor din proces. Lipsa eficienei - proceduri neclare, responsabiliti neclare, omise sau suprapuse, informaii i instruciuni contradictorii etc.

Scop final

mbuntirea performanelor unei organizaii - concluziile auditului

trebuie s furnizeze conducerii informaii suficiente i relevante pentru atingerea acestui scop.

Audit principii Principiul independenei

Baz a imparialitii i obiectivitii concluziilor furnizate de ctre auditori: independeni fa de activitatea auditat; s nu fie prtinitori; sau s se afle ntr-un conflict de interese; concluziile i constatrile auditului trebuie s fie documentate pe baz de dovezi obiective (dovada este considerat baza raional pentru obinerea unor concluzii credibile i reproductibile), astfel nct auditorii care lucreaz independent s poat ajunge la aceleai concluzii.

Audit principii

Conducere etic

bazat pe un nalt profesionalism, integritate, confidenialitate i discreie

Audit principii

Prezentare corect a constatrilor

respectarea cu exactitate a adevrului, inclusiv raportarea opiniilor divergente ivite ntre membrii echipei de audit i a obstacolelor semnificative constatate n timpul auditului i nerezolvate.

Audit principii

Competen i maxim de atenie profesional

Se ine cont n permanen de importana auditului i de ncrederea pe care clienii au acordat-o auditorilor.

Definiii

Auditat - organizaia care este

supus procesului de audit;

Auditor - persoana ce deine

competena necesar de a efectua un audit;

Client al auditului - organizaia sau

persoana care are un drept reglementar sau contractual de a solicita un audit.

Client al auditului
auditatul, care dorete ca propriul su sistem de management al calitii s fie auditat n raport de o norm a acestuia; un client ce dorete auditarea sistemului de management al calitii unui furnizor, fcnd apel la proprii auditori sau la o ter parte;

Client al auditului

un organism independent mandatat s determine dac sistemul de management al calitii unor furnizori permite conducerea adecvat a produselor sau serviciilor aprovizionate (organisme de control alimentar, farmaceutic, nuclear etc.);

Echipa de audit

unul sau mai muli auditori; responsabilitatea general eful echipei de audit; auditori n curs de formare sau din observatori (acceptai de ctre clientul auditat i de ctre responsabilul de audit); expert tehnic - cunotine referitoare la organizaie, procesul sau activitatea auditat, ndrumri de limb sau de cultur; nu funcioneaz ca un auditor.

Program de audit
Ansamblu de unul sau mai multe audituri, planificate pe parcursul unui anumit interval de timp i desfurate cu un anumit scop.

Necesitatea efecturii unui audit:

-

exigenele prescrise; alte reglementri n vigoare; modificrile din cadrul gestiunii organizaiei; modificrile din politica organismului; modificrile ale tehnicilor sau tehnologiilor care pot afecta sistemul de management al calitii; modificrile survenite n sistem ce conduc la concluzia c auditurile precedente sunt exemple de circumstane ce trebuie luate n considerare pentru a decide frecvena auditurilor.

Programe - obiective

fiecare element al sistemului s fie auditat n funcie de importana lui, dar cel puin o dat pe an; auditorii s fie disponibili pentru a desfura auditurile programate; auditorii s fie independeni de personalul cu responsabiliti n activitile ce vor fi auditate; conducerea auditailor s fie notificat din timp cu privire la auditurile ce se vor desfura etc.

Plan de audit

document ce descrie activitile i aranjamentele desfurate la faa locului pentru un audit.

Domeniul auditului

ntinderea i limitele unui audit: elementele sistemului de management al calitii, zonele afectate i activitile ce vor fi auditate.

Criteriile de audit
Set de politici, proceduri sau cerine utilizate ca referin n desfurarea unui audit.

Dovezi de auditului

nregistrri, declaraii de fapte sau alte informaii relevante pentru criteriile de audit i care sunt verificabile. Dovezile pot fi att de natur cantitativ, ct i calitativ.

Constatrile auditului

rezultatul evalurii dovezilor de audit, cercetate n funcie de criteriile ce stau la baza desfurrii auditului. pot semnala conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, inclusiv dovezile obiective pentru reducerea, eliminarea i prevenirea neconformitilor, precum i ansele de mbuntire existente .

Concluzia auditului
Rezultatul ntregului audit prezentat de echipa de audit, avnd la baz obiectivele auditului i constatrile nregistrate.

Clasificarea auditurilor calitii

audituri interne; audituri externe.

Audituri interne

desfurate n interiorul unei organizaii de ctre personalul propriu sau de ctre un subcontractant, pentru scopuri interne; sunt declanate la cererea conducerii organizaiei respective.

Auditurile interne - raiuni

reprezint o cerin din stanadard; conducerea consider c este cel mai eficient instrument pentru a identifica i clasifica domeniile de prioritate, n scopul mbuntirii sistemului de management al calitii; pentru a pregti un audit extern i a corecta cel puin o parte dintre neconformitile ntlnite.

Auditurile externe
Audituri desfurate de o ter parte (organism de certificare) sau de un client, la sediul furnizorului.

Auditurile externe - raiuni

obinerea unor date de evaluare i de selectare a furnizorilor; obinerea informaiilor referitoare la aciunile de mbuntire a sistemului de management al calitii unui furnizor selectat anterior; evaluarea sistemul de management al calitii n vederea certificrii; supravegherea unei organizaii deja certificate.

Clasificarea auditurilor calitii

prim parte; secund parte; ter parte.

Audit prim parte

audit intern n care organizaia solicit un audit propriu, efectuat de ctre un auditor intern sau de un subcontractant i n care clientul i auditatul sunt una i aceeai organizaie.

Audit secund parte

un audit extern efectuat de o organizaie ce prezint un interes n raport cu organizaia auditat (un client sau alte persoane n numele acestuia), auditul fiind o parte a politicii de selecionare i de aprobare a furnizorilor si poteniali.

Auditul ter parte (extern independent)

efectuat de o organizaie independent (de cele mai multe ori organisme acreditate de certificare), prin intermediul unor auditori angajai ai acesteia.

Auditul ter parte (extern independent)

evaluare iniial; evaluare complet; de supraveghere.

Clasificarea auditurilor calitii

n funcie de numrul organizaiilor care particip la efectuarea unui audit: simple; comune.

Audit simplu
Este desfurat de o singur organizaie: personal propriu-audit intern; subcontractant-audit intern; client-audit secund parte; organism de certificare-audit ter parte

Audit comun

Este efectuat de dou sau mai multe organizaii de audit care coopereaz n auditarea n comun a unui singur auditat.

Clasificarea auditurilor calitii n funcie de obiectul auditului: de produs/serviciu; de proces ; de sistem.

Audituri de produs/serviciu

analiza i evaluarea unui contract, produs/serviciu prin care se verific fiecare element din punct de vedere al conformitii cu procesele organizaiei; se refer att la produse finite dar i la materiale i la diferitele faze de fabricaie; controlul proceselor statistice este o form a auditului produselor.

Audituri de proces

Urmresc un proces individual, verificndu-se att intern, ct i extern interfeele, n vederea evalurii conformitii; nu implic verificarea produselor, ci mai degrab procesul utilizat n crearea produsului i, de asemenea, mediul n care procesul are loc, dac acesta poate afecta eficiena procesului.

Exemple de audit de proces

nregistrarea temperaturii locului de munc, a umiditii i a coninutului de praf; nregistrarea statutului de calibrare a echipamentului de verificare i msurare; nregistrarea vitezei de lucru a mainilor, a fluctuaiilor de temperatur a instalaiilor i a gazelor; nregistrarea ambalarii, etichetrii i a modului de aranjare la depozitare etc.

Forme ale auditului de proces

o observare direct a msurtorilor; un audit al nregistrrilor inute de personalul implicat n proces; o combinaie a acestora.

Audit al sistemului de management al calitii

dac pentru un motiv oarecare apare o problem referitoare la calitate, va fi, cu rapiditate, organizaia capabil s:

recunoasc faptul c problema exist?; minimalizeze impactul acesteia asupra clienilor?; determine cu acuratee cauza?; formuleze i s implementeze o soluie?; menin mbuntirea rezultat?

Audit al calitii totale

verificarea concordanei dintre planurile calitii i rezultatele calitative obinute, avnd drept scop identificarea viitoarelor anse de mbuntire a calitii.

Se verific toate procesele calitative ale organizaiei, inclusiv procesul de dezvoltare a produsului/serviciului, rezultatele fiind integrate n analiza proiectului i evaluate ca orice alt rezultat ale proceselor organizaiei n cauz, n vederea identificrii anselor viitoare de mbuntire a calitii.

Clasificare audituri numr de refereniale

ale sistemului de management al calitii; ale sistemului de management al mediului ; audituri combinate (integrate): calitate, mediu, securitate, siguran.

Clasificare audituri

profunzime

audit superficial (de suprafa); audit de profunzime (de conformitate).

Clasificare audituri direcia de desfurare

Auditurile verticale - se evalueaz o

funcie a produsului sau a serviciului, n sens invers, trecndu-se prin toate procesele organizaiei. Auditurile orizontale - se evalueaz o operaie sau o funcie innd cont de toate interfeele din interiorul unei organizaii.

Clasificare audituri modalitatea efecturii auditului,

audit surpriz; audit anunat.

Criterii alegere auditori i efi echip audit

tipul de norm a sistemului de management al calitii n raport de care se va efectua auditul (norme referitoare la produse, servicii, logistic etc.); tipul de servicii sau produse i reglementrile asociate (sntate, agro-alimentare, asigurare, echipamente nucleare .a.); calificarea profesional sau competenele dintr-un anumit domeniu tehnic, cerute de o disciplin particular;

mrimea i structura echipei de audit; aptitudinile de management ale acestei echipe; competena necesar pentru desfurarea unui audit particular; competena lingvistic necesar; absena conflictelor de interese; ali factori pertineni.

Etapele de desfurare ale unui audit

Pregtirea auditului Desfurarea auditului Rezultatele auditului

Pregtirea auditului
1. Iniierea auditului:
-

desemnarea auditorului ef; definirea obiectivelor; stabilirea domeniului i a criteriilor de audit; determinarea fezabilitii auditului; stabilirea echipei de audit; stabilirea contactului iniial cu auditatul pentru obinerea acordului asupra scopului auditului, standardelor etc.; vizita preliminar efectuat de auditorul ef.

Responsabiliti ale efului unei echipe de audit

analizeaz documentele SMC; particip la alegerea celorlali membri ai echipei de audit; pregtete planul de audit; definete exigenele misiunii auditului; respect exigenele aplicabile auditului, precum i pe cele ale altor directive aplicabile;

Responsabiliti ale efului unei echipe de audit

pregtete auditul, documentele de lucru i d instruciuni echipei de audit; reprezint echipa de audit pe lng conducerea auditatului; semnaleaz imediat auditatului neconformitile critice; semnaleaz toate obstacolele majore ivite n execuia auditului; raporteaz concluziile auditului n mod clar, fr echivoc i definitiv; prezint raportul de audit.

Obiectivele unui audit

determinarea gradului de conformitate a SMC (sau al unor pri ale acestuia) cu criteriile de audit; evaluarea capabilitii SMC n asigurarea conformitii cu cerinele reglementate sau contractuale; evaluarea eficacitii SMC n ndeplinirea cerinelor specificate; identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului etc.

Domeniul auditului

ntinderea i limitele acestuia: amplasamente fizice; uniti organizatorice; activiti i procese ce vor fi auditate; perioada efecturii auditului.

Criterii de audit

politici aplicabile; standarde, legi i reglementri aplicabile; proceduri; cerine ale SMC; cerine contractuale; coduri de conducere ale sectoarelor etc.

Domenii i criterii audit ter parte (de certificare)

domeniul - determinat de organizaia auditat n acord cu organismul de certificare; obiectivul - evaluare a tuturor aspectelor SMC astfel ca auditatul s poat demonstra c desfoar activiti eficiente (s-i demonstreze capabilitatea); ntinderea auditului (numrul de zile necesar pentru efectuarea acestuia) depinde de domeniul de activitate i de mrimea organizaiei.

Domenii i criterii audit la furnizor sau la subcontractant

domeniul i obiectivele - n funcie de relaiile de afaceri dintre cele dou pri: domeniul - ntreaga organizaie, un anumit proiect, contract sau serviciu etc. Responsabilitatea stabilirii domeniului auditului revine Departamentului de Asigurare a calitii sau de aprovizionare al cumprtorului;

Domenii i criterii audit intern

trebuie s asigure acoperirea n timp util a tuturor elementelor SMC; la planificarea lor se va stabili domeniul i ntinderea fiecrui audit; auditurile neplanificate (suplimentare) apariia unor nevoi specifice organizaiei.

Determinarea fezabilitii auditului

existena unor informaii suficiente i adecvate necesare planificrii auditului; disponibilitile de cooperare ale auditatului; disponibilitatea resurselor necesare.

Stabilirea echipei de audit

cel puin doi auditori:

echipa ofer posibilitatea de a divide munca, n ideea unei investigaii ct mai eficiente; prezena a doi auditori ofer suport moral unul altuia; ntrebrile unuia dintre auditori ntrein ideile de investigaie ale celuilalt etc.

Criterii mrime i componen echip de audit

obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a auditului; competena echipei ce va desfura auditul (identificarea cunotinelor i aptitudinilor necesare pentru realizarea obiectivelor auditului); cerinele organismului de acreditare/certificare; independena auditorilor fa de activitile ce vor fi auditate;

Criterii mrime i componen echip de audit

capacitatea membrilor de a conlucra n cadrul echipei i cu auditatul; limba folosit pe parcursul auditului i nelegerea caracteristicilor sociale i culturale ale auditatului fie n mod direct de ctre membrii echipei de audit, fie cu sprijinul unui expert tehnic.

organizaie ntre 500 i 600 de angajai, auditat n conformitate cu ISO 9001 8-10 zile/persoan; n jur de 50 de angajai - de la 1 la 5 zile/persoan.

Responsabiliti ale membrilor unei echipe de audit

s se conformeze exigenelor aplicabile auditului; s comunice i s clarifice aceste exigene; s acioneze n limitele stabilite de obiectivele auditului; s pregteasc i s ndeplineasc cu eficien sarcinile ncredinate; s furnizeze probe obiective;

Responsabiliti ale membrilor unei echipe de audit

s adune i s analizeze probe pertinente i suficiente, necesare concluziilor referitoare la sistemul de management al calitii; s fie atent la toate indicaiile furnizate de probe i care pot influena concluziile auditului sau care, eventual, necesit o completare la audit; s consemneze observaiile;

Responsabiliti ale membrilor unei echipe de audit

s fie capabili s rspund unor ntrebri de genul:

procedurile, documentele i alte informaii referitoare la sistemul de management al calitii sunt cunoscute, disponibile, nelese i utilizate de ctre ntregul personal aflat n sectorul auditat? toate documentele i alte informaii utilizate pentru descrierea sistemului de management al calitii sunt adecvate pentru atingerea obiectivelor calitative prescrise?

s raporteze concluziile auditului; s verifice eficacitatea aciunilor corective ce decurg din constatrile auditului (la cererea clientului); s pstreze n siguran documentele auditului pentru: a le prezenta la cerere; a le garanta confidenialitatea;

s coopereze cu eful echipei de audit i s-l sprijine n ndeplinirea sarcinilor;

s se menin, n toate circumstanele, n limitele codului de conduit.

Vizita preliminar - obiective

1) s fie identificat Directorul general, s se clarifice

responsabilitile acestuia, autoritile i interfeele, precum i liniile de autoritate, aa cum sunt prezentate n organigrama organizaiei;

2) s se explice modalitatea de desfurare a auditului, a edinelor de echip, a edinei de

deschidere i de nchidere, raportarea neconformitilor i a categoriilor lor i posibilele recomandri ce pot fi fcute;

3) s se pun bazele unor relaii de ncredere ntre auditor i auditat;

Vizita preliminar - obiective

4) s se explice necesitatea i rolul ghizilor i al experilor tehnici; 5) s se ia acordul asupra unor faciliti ce trebuie create: o camer pentru echipa de auditori, telefon,

acces la computer sau maina de scris, copiator etc. i s se testeze posibilitatea de a avea o copie a documentaiei cheie (manualul de calitate, proceduri operaionale, instruciuni de lucru );

6) s se discute despre gama de produse a organizaiei, indiferent dac unele dintre acestea se
afl n afara scopului urmrit;

7) s fie verificate i nelese mai bine o serie de informaii obinute prin analiza documentaiei;

Vizita preliminar - obiective

8) s fac un tur al organizaiei, cu scopul de a nelege:

a) dispunerea general a organizaiei, mrimea relativ i localizarea geografic i s obin planul general, dac este posibil; b) fluxul produselor i localizarea etapelor ce se desfoar n fiecare secie; c) s se identifice ariile de riscuri poteniale care pot necesita mbrcminte de protecie i s clarifice dac organizaia o furnizeaz; d) s se identifice orice arie/tehnologie care poate necesita un auditor specialist; e) s se identifice dac sunt necesare zone de trecere de securitate sau spaii de sterilizare ( evident, n funcie de specificul activitii ).

Vizita preliminar - obiective

9) s se clarifice orele normale de lucru, pauzele de mas etc. i s finalizeze

aranjamentele necesare pentru ca echipa de audit s poat lua masa de prnz n interiorul organizaiei;

10) s clarifice dac exist sindicate la nivelul organizaiei i dac acestea au fost informate
despre desfurarea auditului i despre scopul acestuia.

Pregtirea auditului

- analiza documentelor:
analiz a documentelor relevante ale sistemului de management; analiz a nregistrrilor; determinarea gradului de conformitate ale acestora.

Analiza documentelor

toate aspectele standardelor alese sunt nelese n mod adecvat; documentaia este suficient pentru scopul propus; sunt incluse toate ariile organizaiei.

Pregtirea auditului

- pregtirea auditului la faa locului:

- planificarea activitilor auditului; - planificarea documentelor de lucru; repartizarea sarcinilor n cadrul echipei de audit; - stabilirea datei de ncepere a auditului.

Planul de audit

obiectivele auditului; criteriile de audit i identificarea documentelor de referin (de exemplu: normele sistemului de calitate aplicabile, manualul calitii, standardele urmrite etc.); domeniul de audit, inclusiv unitile organizatorice i funcionale, precum i procesele de auditat; identificarea personalului cu responsabiliti importante i directe n zonele ce vor fi auditate; identitatea membrilor echipei de audit, rolurile i responsabilitile acestora, precum i ale persoanelor nsoitoare; limba n care se va desfura auditul, acolo unde este diferit de limba auditorului i/sau a auditatului; data i locul unde va avea loc auditul;

Planul de audit

data nceperii i durata prevzut pentru fiecare activitate principal a auditului; calendarul ntlnirilor cu conducerea organizaiei auditate; alocarea resurselor adecvate zonelor critice ale auditului (aranjamente logistice: deplasare, faciliti la faa locului etc.); exigenele n materie de confidenialitate;

Planul de audit

subiectele raportului de audit (metode de gradare a neconformitilor) format, structur i data estimat a difuzrii i distribuirii acestuia; lista cu repartizarea raportului de audit.

Pregtirea documentelor de lucru

liste de verificare utilizate pentru evaluarea fiecrui element al sistemului calitii; planuri de eantionare ale auditului; formulare pentru consemnarea informaiilor (dovezi de susinere, constatri ale auditului, nregistrri ale ntlnirilor etc.); formulare pentru consemnarea concluziilor pe baza observaiilor auditului.

Listele de verificare

real ajutor auditorilor mai puin experimentai; amintesc auditorilor ce i-au planificat s investigheze; permit atingerea obiectivelor n ansamblul lor, n intervalul de timp propus; menin ritmul auditului; permit ca eantionul de audit s fie echilibrat; pot fi consultate naintea fiecrui audit;

Listele de verificare

sunt de ajutor auditorului n cazul n care acesta nu se poate gndi la ntrebarea urmtoare, concentrndu-i atenia i cercetarea asupra aspectelor ce trebuiesc auditate; Permit msurarea progresului nregistrat fa de planul alctuit; furnizeaz dovezi obiective asupra profunzimii auditului, asigurnd o baz solid pentru performanele auditului;

Listele de verificare

reduc multitudinea nregistrrilor pe parcursul auditului, ele nsele devenind nregistrri ale calitii; ntrein atenia asupra nregistrrii detaliilor tuturor elementelor analizate n timpul auditului; permit efului echipei de audit s evalueze munca desfurat de membrii echipei; sunt foarte utile n cazul redistribuirii prilor de audit ntre membrii echipei etc.

List de verificare

Analiza cerinelor referitoare la produs - SR EN ISO 9001:2008 - organizaia s analizeze cerinele referitoare la produs anterior angajamentului organizaiei de a livra un produs clientului i trebuie s se asigure c: cerinele referitoare la produs sunt definite; cerinele din contract sau comand care difer de cele exprimate anterior sunt rezolvate; organizaia are capabilitatea s ndeplineasc cerinele.

List de verificare

Exist o procedur de detaliere a activitilor de analiz a contractului? Sunt clar definite responsabilitile de coordonare a activitilor de stabilire i de meninere a procedurilor de analiz a contractului? Sunt meninute la zi nregistrrile referitoare la analiza contractului? nregistrrile existente prevd definirea cerinelor i rezolvarea oricrei ambiguiti?

SR EN ISO 9001:2008 4.2.3 Controlul documentelor

Documentele cerute de sistemul de management al calitii trebuie controlate. Trebuie stabilit o procedur documentat care s defineasc, controalele necesare pentru: - a aproba documentele, nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea lor; - a analiza, a actualiza, dac este cazul, i a reaproba documentele; - a se asigura c sunt identificate modificrile i stadiul revizuirii curente ale documentelor; - a se asigura c versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare; - a se asigura c documentele rmn lizibile i identificabile cu uurin; - a se asigura c documentele de provenien extern sunt identificabile i distribuia lor controlat; - a preveni utilizarea neintenionat a documentelor perimate i a le aplica o identificare adecvat, dac sunt pstrate pentru orice alt scop.

1. Exist o procedur documentat de aprobare a documentelor, anterior emiterii lor? 2. Exist o procedur documentat de difuzare, rechemare i analiz a tuturor documentelor? 3. Sunt definite sursele de autorizare a schimbrilor i de scoatere din uz a documentelor? 4. Ultimele ediii ale documentelor SMC sunt disponibile n toate locurile unde se execut activiti eseniale pentru funcionarea eficient a sistemului de management al calitii? 5. Toate modificrile din documente sunt procesate i evideniate ntr-un asemenea mod nct s se evite aplicarea prevederilor anterioare care au suferit modificri? 6. Sunt analizate i aprobate modificrile de ctre aceleai compartimente/organizaii care le-au analizat i aprobat iniial?

7. n cazul n care analizele au fost efectuate de alte compartimente/organizaii, au avut acestea acces la toate informaiile relevante? 8. Documentele sau anexele acestora permit identificarea naturii modificrii? 9. Exist nregistrri inute la zi cu modificrile survenite? 10. Sunt difuzate din nou documentele, sub forma unei ediii noi, dup efectuarea unui anumit numr de modificri?

11. Exist creat rezerva necesar pentru retragerea prompt, din toate punctele de difuzare sau utilizare, a documentelor depite? 12. Exist o list de raportare sau o procedur echivalent de control a documentelor, prin care s se poat identifica revizia n vigoare a documentelor respective?

Nr cr t 1

Subiect

Clauza din ISO 9001

Obiective

Note

Proceduri

4.2.3

Verific disponibilitatea, starea reviziilor, responsabiliti definite etc. Verific disponibilitatea, starea, aprobarea Verific referina clar la cerine Verific existena, disponibilitatea, autorizarea, starea etc.

Specificaii de aprovizionare Comenzi de aprovizionare Lista de furnizori aprobai

7.4.3

3. 4

7.4.2 4.2.3 7.4.1

Desfurarea auditului

edina de deschidere; comunicarea n timpul auditului prin intermediul edinelor echipei de audit; stabilirea rolului i a responsabilitilor ghizilor i ale observatorilor; investigaii; colectarea i verificarea informaiilor; documentarea constatrilor; pregtirea concluziilor auditului i edina de nchidere.

edina de deschidere

cu factorii de conducere din organizaie responsabili pentru funciile sau procesele ce vor fi auditate; este explicat i confirmat scopul auditului; se realizeaz o analiz a planului de audit; se confirm canalele de comunicare i facilitile solicitate; sunt discutate standardele urmrite; se fac toate aranjamentele necesare.

Tehnici de audit

orizontal - urmrirea unui aspect al standardului la

nivelul tuturor departamentelor importante; vertical - urmrirea tuturor aspectelor importante ale standardului n cadrul fiecrui departament (auditul produsului); nainte - se pornete de la proiectul produsului i se urmresc toate aspectele pn la produsul finit; napoi - se pornete de la nivel de comand i se urmrete n sens invers, pn la proiectare.

Tipurile de dovezi obiective

analizarea deeurilor, recondiionrilor, concesiilor fcute, problemelor furnizorilor i a costurilor de calitate; analiza reclamaiilor clienilor, retururilor de marf i a preteniilor n cadrul perioadei de garanie; evidena aciunilor corective ce au fost efectuate pentru rectificarea trendurilor identificate;

rezultatele auditurilor interne i ale auditurilor clienilor, cu accent pe aciunile corective completate i verificate; analiza conducerii, pentru a urmri identificarea aciunilor corective; observarea modului de operare a sistemului; intervievarea angajailor ce desfoar activiti cu influen direct asupra calitii, pentru a determina msura n care acetia au neles politica i programul calitii, precum i rolul lor n acest domeniu.

Componente interviu

persoana - responsabilitile i autoritile acesteia,

cerine de educaie i de pregtire; procedurile - sunt disponibile, acoper munca desfurat i activitatea se desfoar n concordant cu acestea?; echipamentul - este cel specificat n instruciunile de munc sau n proceduri?; Necesit manual/instruciuni de folosire i acestea sunt disponibile?; materiale - sunt cele specificate, sunt corespunztoare i au un statut de inspecie acceptabil?

formuleze ntrebri scurte, n scopul de a nu vorbi mai mult de 20% din timp; s nu se team de tcere - trebuie dat timp de gndire interlocutorului; evite apariia mijloacelor de distragere a ateniei i s le ignore pe cele create de alii; pun ntrebri deschise; promoveze o atitudine ncurajatoare, att verbal (da, neleg), ct i non-verbal (nclinarea capului, ncurajarea contactului vizual etc.).

ntrebri

Ce?; De ce?; Cnd?; Cum?; Unde? i Cine? combinate cu dac " sau altceva, de exemplu: Dar, dac...? sau Cine altcineva...? sau Ce altceva...? : S presupunem c..., atunci ce...? i Te rog, arat-mi.... Poi, te rog, s-mi spui cum faci...? sau Ce vei face dac s-ar ntmpla...? .

Etic i conduit

punctualitate, mbrcminte adecvat i profesionalism pe timpul desfurrii auditului; s nu intre niciodat ntr-o anumit zon fr un ghid sau escort; s fie curtenitor i decent, de exemplu: s se prezinte i s expun ntregului personal intervievat scopul prezenei sale n acel loc; dac apar modificri n program, auditorul trebuie s-l roage pe ghid s telefoneze nainte i s anune zona ce va fi vizitat;

trebuie s lucreze mpreun cu ghidul i cu ajutorul acestuia, dar cu tact, astfel nct s nu domine conversaia; ntrebrile trebuie puse ntr-un mod politicos, cu un ton neutru, fr ceart, avertismente sau critic; trebuie s fie pregtit, politicos dar ferm cu orice tactic diversionist, ca: dejunuri prelungite, ntrzieri sau argumentaii ndelungi asupra semnificaiei frazeologiei din standard; trebuie s accepte dreptul organizaiei de a ridica ntrebri asupra oricrei neconformiti dar nu trebuie s se lase convins, dac sunt nregistrate dovezi obiective serioase.

edinele interimare

eful echipei de audit prezint reprezentanilor organizaiei neconformitile nregistrate i rezolv problemele poteniale; eful echipei de audit va obine semnturile de acceptare i perioada de desfurare a aciunilor corective; se monitorizeaz desfurarea auditului i interaciunile dintre auditori i ghizii acestora; permit reprezentanilor organizaiei s cunoasc exact cum se desfoar auditul i s-l informeze permanent pe Directorul general. n acest mod, se evit apariia unor surprize nedorite pe parcursul edinei de nchidere.

Neconformitate
un eec sau o nclcare n ndeplinirea coninutului sau inteniei unei cerine

Exemple

mai multe modificri neautorizate ale procedurilor; folosirea unor proceduri perimate; neidentificarea n mod unic a procedurilor; procedurile nu sunt disponibile n locurile unde sunt necesare;

politica organizaiei sau procedurile nu au fost definite i documentate astfel nct s permit folosirea lor ca baz a auditrii implementrii sistemului; sistemul este incompatibil cu politica n domeniul calitii sau cu alte cerine specificate; cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o msur semnificativ; o cerin specific a unui standard relevant pentru activitatea organizaiei nu a fost aplicat (absena unui sistem de control al documentelor, lipsa unei proceduri pentru auditarea i analiza sistemului, lipsa competenei personalui n ndeplinirea sarcinilor etc.); evidenele calitii sunt incapabile de a demonstra funcionarea efectiv a sistemului; apariia mai multor neconformiti de aceeai natur, dar n activiti diferite ale organizaiei, care conduce la concluzia c sistemul nu funcioneaz etc.

Pregtirea concluziilor auditului

Analiz a constatrile auditului i altor informaii n raport de obiectivele auditului; Se stabilesc prin consens concluziile auditului; Se pregtesc recomandri (dac sunt cuprinse printre obiectivele auditului); Se discut auditul de urmrire (dac este cazul).

edina de nchidere

se mulumete organizaiei pentru ospitalitate i pentru sprijinul acordat, n mod special ghizilor i experilor tehnici; se subliniaz c, n timp ce auditul a acoperit toate cerinele relevante ale standardului sau alte cerine fa de care s-a efectuat evaluarea, auditul s-a efectuat numai pe un eantion din activitile organizaiei, fapt pentru care nu este exclus i existena altor neconformiti n domeniile neauditate. Se va folosi ntotdeauna declaraia privitoare la lipsa de pretenii i de limitare de responsabiliti, dac aceasta exist la nivelul organismului de certificare;

se explic neconformitile, n cazul n care unii dintre directorii organizaiei nu au fost prezeni la edina de deschidere; sunt prezentate constatrile echipei; se rspunde la ntrebrile puse de conducerea organizaiei; se obine acordul asupra datei de completare a aciunilor corective.

Rezultatele auditului

pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit; ncheierea auditului, respectiv pstrarea

documentelor i finalizarea auditului; efectuarea auditurilor de urmrire: verificarea aciunilor corective, preventive, de mbuntire i a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet pn ce aciunile corective nu au fost verificate. Aceste aciuni nu sunt totui considerate ca parte a auditului dect n msura n care ele sunt incluse n planul de audit).

Raport de audit

o identificare unic, prin date, pentru o viitoare trasabilitate; identificarea organizaiei auditate, a clientul auditului i a membrilor echipei de audit (numele i titlurile efului echipei de audit, ale auditorilor i calificarea lor ca auditori); datele i locurile unde au fost efectuate activitile de audit la faa locului, eventual planul de audit; confirmarea c obiectivele auditului au fost ndeplinite n cadrul domeniului, n conformitate cu planul de audit;

o evaluare clar i precis a obiectivelor, criteriilor, domeniului, constatrilor i concluziilor auditului (cu referine complete asupra documentelor ce definesc sistemul de management al calitii sau asupra contractelor semnificative pentru audit); zonele neacoperite din domeniul auditului; rapoartele de neconformitate;

este prezentat un sumar al auditului, concluziile i recomandrile (declaraia sumar, cu aprecierile echipei de audit asupra gradului de conformitate cu cerinele i asupra eficieniei sistemului de management al calitii n ndeplinirea activitii i a obiectivelor calitii); opiniile divergente nerezolvate ntre echipa de audit i auditat;

lista cu numele i funciile celor ce au participat la edina de deschidere i de nchidere i uneori, numele persoanelor contactate n timpul auditului; dac este specificat n obiectivele auditului, se pot prezenta recomandri de mbuntire; planuri ale aciunilor ulterioare convenite; declaraie privind confidenialitatea coninutului; O list de distribuire.