6.2.

METODE SI TEHNICI UTILIZATE IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Deoarece functionarii publici din structurile administrative trebuie sa solutioneze o gama larga de
probleme, este necesar sa se cunoasca metodele si tehnicile manageriale ce pot fi utilizate.
In situatia in care se foloseste o gama restrnsa de metode si tehnici de management public, eficienta
activitatii se va diminua considerabil inct unele probleme administrative vor fi rezolvate corespunzator prin
metode si tehnici stiintifice, iar altele vor fi solutionate neadecvat prin metode si tehnici empirice.
In administratia publica potrivit obiectivelor urmarite metodele si tehnicile manageriale se pot clasifica
astfel:
- metode de organizare si functionare;
- metode de executie;
- metode de investigare.
6.2.1. Metode de organizare si functionare
a. Metoda conducerii eficiente
Metoda presupune desfasurarea de catre functionarii publici a activitatilor intr-un mod eficient. Pentru
aceasta, ei trebuie sa aiba cunostinte solide in domeniul managementului, economiei, sociologiei, psihologiei etc.
Pentru o conducere eficienta este necesara o foarte buna cunoastere a realitatii sociale, a intereselor
sociale care stau la baza stabilirii obiectivelor din structura administrativ-teritoriala. De asemenea, metoda
presupune stabilirea unor raporturi de munca corespunzatoare intre diversele categorii de functionari publici.
Conducatorii structurilor administrative trebuie sa cunoasca performantele subordonatilor, sa identifice
cauzele in care acestea se diminueaza si sa intervina prin masuri energice si concrete pentru eliminarea lor.
Utilizarea in conditii bune a metodei solicita functionarilor publici anumite cunostinte, deprinderi sau
calitati cum sunt: intelegerea complexitatii umane, recunoasterea existentei erorilor umane, comunicarea eficace,
abordarea participativa a problemelor administrative etc.
Pentru obtinerea eficientei scontate in activitatile administrative din institutiile publice este necesar ca
functionarii publici sa fie selectati dupa anumite criterii cum ar fi principiul complementaritatii intre pregatirea de
specialitate si manageriala, dar si grupati, daca este posibil, potrivit unor compatibilitati psihologice capabile sa
dezvolte relatii umane si profesionale normale.
Comunicarea interumana trebuie sa fie directa si deschisa inct sa asigure fondul informational de baza
necesar fundamentarii unor decizii administrative (legi, decrete, hotarri, ordonante etc.), clare, coerente si
conforme cu realitatea sociala, cu interesul general care le-a determinat.
b. Metoda organizarii rationale a activitatilor administrative
Metoda descrie modalitatea efectiva in care activitatile administrative trebuie sa se desfasoare pentru a
servi realizarii obiectivelor managementului public.
Metoda presupune realizarea unui plan de activitate, care sa fie orientat pe de o parte catre realizarea
obiectivelor sociale si pe de alta parte, sa detalieze la nivelul institutiilor administrative, o serie de activitati menite
sa sustina indeplinirea misiunii sociale a managementului public. Aceasta inseamna conceperea unor planuri de
activitate pe ansamblul sistemului administrativ si a unor planuri de detaliu pentru fiecare institutie publica.
Rolul acestor planuri este de a sigura o buna coordonare a activitatii in cadrul sistemului prin valorificarea
continua a posibilitatilor de realizare a obiectivelor existente la nivelul fiecarei componente a sistemului
administratiei publice.
c. Sedinta
Cea mai frecventa utilizata metoda de management este sedinta. Aceasta consta in reunirea mai multor
persoane din administratia publica pentru un interval de timp, in vederea solutionarii in comun a unor probleme cu
caracter decizional, informational, de analiza si cercetare.
Sedinta constituie modalitatea principala de transmitere a informatiilor si de culegere a feed-back-ului de
la un numar mare de competenti ai sistemului administratiei publice.
Dupa cum se cunoaste parlamentul si guvernul isi desfasoara in cea mai mare parte, activitatea in cadrul
unor sedinte care pot fi de informare, de analiza sau decizionale. In consecinta, ori de cte ori considera necesar,
Primul ministru, presedintele Camerei deputatilor sau Senatului, reunesc ministrii, respectiv parlamentarii pentru o
sedinta in plen. De asemenea, sunt situatii frecvente in care activitatea Parlamentului se desfasoara pe comisii de
specialitate si in cadrul acestora se pot organiza sedinte cu un numar restrns de parlamentari care fac parte din
comisiile de resort. In cadrul administratiei publice locale, metoda are o frecventa mare si prezinta particularitati
determinate de specificul domeniului. Durata unei sedinte poate varia de la 15 minute la 2-4 ore, in functie de tipul
sedintei si/sau de nivelul administrativ pe care se utilizeaza.
Numarul participantilor la sedinta variaza, de asemenea in functie de nivelul pe care se utilizeaza metoda
si de tipul deciziilor administrative care urmeaza a fi adoptate.
Utilizarea metodei presupune obligatoriu parcurgerea a patru etape:
- pregatirea sedintei;
- deschiderea sedintei;
- desfasurarea sedintei;
- incheierea sedintei.
Indiferent de tipul sedintelor, aceasta constituie de multe ori o sursa de irosire a timpului. Cauzele acestor
situatii sunt diverse:
- lipsa unor obiective clar definite;
- insuficienta pregatire si organizare;
- lipsa rigorii, tactului si fermitatii indispensabile conducerii sedintei.
Consecintele ce decurg de mai sus influenteaza calitatea deciziilor administrative, a functionalitatii
sistemului administrativ si a eficacitatii managementului public.
O influenta considerabila asupra calitatii proceselor de management si de executie sin sistemul
administrativ si asupra rezultatelor activitatii functionarilor publici are experienta in munca, care provine din
derularea intr-un timp indelungat a acelorasi operatii sau a unora foarte apropiate in ceea ce priveste particularitatile
lor.
O experienta considerabila imprima functionarului public abilitati ce conduc la realizarea rapida si de
calitate a sarcinilor de serviciu. Efectuarea in mod permanent a acelorasi operatii poate avea insa si efecte negative
in momentul in care intervine rutina, comoditatea sau atunci cnd lucrarile sunt executate in mod mecanic, fara nici
un fel de efort intelectual.
Rutina poate atrage pasivitatea, elimina nu numai dorinta de imbunatatire a muncii, introducere de
modalitati noi, superioare de indeplinire a sarcinilor, dar genereaza chiar o atitudine refractara fata de inovatii,
tendinta de a inabusi orice fel de schimbare in activitatea desfasurata.
Un functionar public care a intrat in rutina prin activitatile pe care le efectueaza este incapabil de
autocritica, nu poate sau nu vrea sa observe ori sa recunoasca propriile greseli, respinge categoric orice incercare de
critica la adresa sa. Rutina are efecte cu att mai grave cu ct cel afectat de ea ocupa o functie mai inalta. Aceasta
incepe sa se manifeste autoritar cu tendinte evidente de a rezolva toate problemele potrivit propriilor concepte si de
a solutiona singur orice problema.
Prin utilizarea acestei metode, functionarii publici sunt incurajati sa-si valorifice potentialul profesional
dobndit in timp, dar si capacitatea creativa pentru gasirea unor solutii eficiente la ineditele probleme sociale care
apar in diferite perioade.
Valorificarea experientei in munca trebuie corelata cu stimularea si folosirea potentialului creativ al
personalului din administratia publica. Masura in care functionarii publici cu functii manageriale vor reusi sa
imbine experienta cu creativitatea va determina in mod expres cresterea calitatii managementului public.
e. Metoda structurarii corespunzatoare a programului functionarilor publici
Metoda a aparut ca urmare a multiplelor situatii de prelungire exagerata a duratei zilei de munca.
Specificul activitatilor din administratia publica determina particularitati in structurarea programului de activitate a
functionarilor cu functii manageriale.
In esenta, metoda se refera la asigurarea conditiilor corespunzatoare de desfasurare a activitatii a unor
locuri de munca care sa creeze cele mai adecvate conditii de munca necesare executarii sarcinilor din sistemul
administratiei publice.
Cerintele minimale solicitate pentru desfasurarea corespunzatoare a programului functionarilor publici se
refera la: climatul organizational, confortul socio-profesional, dotarea tehnica adecvata etc. Pentru aceasta
functionarul public apeleaza frecvent la echipamente moderne de prelucrare a datelor contribuind astfel la
fundamentarea deciziilor administrative. Folosirea echipamentelor de calcul permite utilizarea corespunzatoare a
timpului de munca dndu-le posibilitatea functionarilor publici sa se concentreze asupra analizei si sintezei
problemelor administrative.
Asemenea probleme permit functionarilor publici sa-si structureze intr-un mod corespunzator programul
de lucru zilnic, saptamnal, lunar, trimestrial si anual. Concentrarea intelectuala si starea de oboseala care se
instaleaza, conduc intr-un mod direct la scaderea capacitatii de munca, in fond, a eficacitatii functionarului public.
Evitarea unei asemenea oboseli premature a personalului administrativ presupune cunoasterea cauzelor
care o provoaca si in functie de ele sa se adopte masurile corespunzatoare de diminuare a intensitatii acestora.
Oboseala poate fi generata in principal de urmatoarele cauze:
- monotonia, lipsa de interes pentru activitatea prestata;
- conditiile concrete de munca (lipsa spatiului, mobilier neadecvat, iluminat necorespunzator etc.);
- particularitatile activitatilor desfasurate, fapt ce provoaca tensiune nervoasa.
Utilizarea unei asemenea metode implica si cunoasterea factorilor din mediu ce solicita fizic si nervos pe
functionarul public:
- factori de solicitare fizica: temperatura, umiditatea, radiatiile, iluminatul, zgomotul, circulatia aerului;
- factori de solicitare nervoasa: gradul de complexitate al activitatilor desfasurate, diversitatea proceselor
de munca, climatul general in care se desfasoara procesele administrative, relatiile dintre functionarii situati pe
diferitele niveluri ierarhice.
Obtinerea ambiantelor placute solicita combinarea influentei acestor factori in asa fel inct dincolo gust sa
satisfaca si alte cerinte.
Actiunea acestor factori este determinata de cauze obiective (modul de exercitare a functiilor
managementului public, modul de constituire a echipelor de munca, gradul de incarcare a personalului cu functii
manageriale, perspectivele de promovare etc.) dar si de unele subiective (personalitate, initiativa, putere de
aprofundare, capacitate de lucru in echipa, initiativa, emotivitate etc.).
In tara noastra, asemenea factori, cu influentele lor, nu prea sunt luati in considerare atunci cnd se are in
vedere activitatea functionarilor publici cu functii manageriale.