VI.

Funcia de audit intern n cadrul organizaiei

VI. Funcia de audit intern n cadrul organizaiei

1. 2. 3. Organizarea funciei de audit intern Organizarea activitii auditorilor interni Responsabilitile efului departamentului de audit intern

1. Organizarea funciei de audit intern

Externalizare

Departamentul de audit intern:

Modelul centralizat Modelul descentralizat

1. Organizarea funciei de audit intern

Externalizare Avantaje i dezavantaje Variante de externalizare:
Externalizare total (outsourcing total) Externalizare parial (outsourcing parial) Co-sourcing Subcontractarea

1. Organizarea funciei de audit intern

Departamentul de audit intern: Modelul centralizat - un singur departament la nivelul grupului. Acest model se poate regsi n urmtoarele formule: 1) departamentul de audit intern este mprit n echipe, conduse de cte un responsabil, echipe care regrupeaz auditorii cu aceeai pregtire i care trebuie s-i exercite activitile ntr-un domeniu specific 2) departamentul nu este mprit n echipe predeterminate, iar efii de misiune nu au n subordine un efectiv exact i permanent de auditori. La fiecare misiune, echipa se formeaz n funcie de disponibiliti, de competenele fiecruia i de obiectivele ce trebuie atinse.

1. Organizarea funciei de audit intern

Departamentul de audit intern: Modelul descentralizat - Se constituie tot attea departamente cte uniti autonome de o anumit importan exist. Implic existena unui serviciu central de audit intern care are urmtoarele sarcini: definete normele de lucru, organizarea dosarelor, structura rapoartelor, frecvena auditurilor, metodologia, planul de audit etc. precizeaz nivelul de pregtire profesional necesar pentru toi auditorii auditeaz serviciile descentralizate realizeaz misiuni de audit intern, ns n situaii foarte precise

2. Organizarea activitii auditorilor interni

Se bazeaz pe: a) Carta auditului intern
b) Planul de audit c) Manualul de proceduri

d) Dosarele de audit i documentele de lucru

a) Carta auditului intern

Norma 1000 stipuleaz c misiunea, autoritatea i responsabilitatea funciei de audit intern trebuie s fie definite formal ntr-o cart...

carta trebuie s conin prevederi referitoare la:

Natura activitilor Misiunea, competenele i responsabilitile auditului intern Poziia departamentului n structura organizatoric incluznd relaiile de subordonare i comunicare; Accesul la documente, persoane, bunuri pentru desfurarea misiunilor Planul de audit intern Raportare i monitorizare

Trebuie s fie acceptat de comitetul de audit, aprobat de consiliu i diseminat n ntreaga organizaie Carta reprezint un criteriu de referin pentru evaluarea periodic a activitii de audit intern. De asemenea, pentru eventualitatea n care apar discuii, probleme, carta reprezint o nelegere scris, formal cu managementul i consiliul organizaiei n ceea ce privete rolul i responsabilitile auditului intern n cadrul organizaiei.

b) Planul de audit
Este elaborat de eful departamentului de audit intern (conform normei 2010) i aprobat, cel puin anual, de comitetul de audit

Serveste mai multor scopuri: Ghid pentru auditorii interni St la baza solicitrilor privind bugetul departamentului Este standardul fa de care auditorii i msoar realizrile Este o atenionare pentru auditorii externi cu privire la aria propus de acoperire a auditului Este un reper si pentru ceilalti angajati ai organizatiei in ceea ce priveste activitatile de audit intern
Pot fi: planuri trimestriale, anuale, bi-anuale sau chiar pentru perioade mai lungi Cuprinde o expunere suficient de detaliat, cronologic a obiectivelor departamentului pe parcursul unei perioade determinate:
tipul i natura misiunilor momentul nceperii i termenul de finalizare proceduri bugete previzionate

c) Manualul de proceduri
Departamentul de audit intern trebuie s posede propriile ghiduri de proceduri profesionale adaptate specificului organizaiei, ce vor fi utilizate de angajaii departamentului n prestarea serviciilor de audit intern (norma 2040) responsabilitatea efului departamentului Document intern al departamentului Instruieste auditorii cu privire la modul n care trebuie s fie realizate activitile de audit intern, are rolul de a asigura stabilitate, continuitate, standarde de performan i modaliti de coordonare a eforturilor Poate include reguli privind completarea documentaiei, circuitul documentelor n cadrul departamentului, autorizarea semnturilor pe documente, reguli de comunicare, raportare i comportament precum:
Organigrama serviciului Fiele de post ale membrilor departamentului Orare, dispozitii referitoare la deplasari si la decontarea cheltuielilor Reguli privind completarea documentaiei, circuitul documentelor n cadrul departamentului, autorizarea semnturilor pe documente, reguli de comunicare, raportare i comportament

d) Dosarele de audit i documentele de lucru

nregistreaz informaiile obinute i analizele i raionamentele efectuate pe parcursul auditului, n toate etapele sale Rolul dosarelor i al documentelor de lucru const n: justificarea afirmaiilor din raportul de audit permit s se acioneze cu eficacitate fcndu-se referire la auditul anterior favorizeaz pregtirea profesional eful departamentului stabilete politicile referitoare la tipurile de dosare i documente de lucru, formularele folosite, sistemul de indexare, msuri pentru pstrarea n siguran a documentelor de lucru i condiiile n care ele pot fi puse la dispoziia altora.

d) Dosarele de audit i documentele de lucru

Exist dou categorii de dosare de audit:
dosarul permanent:
conine informaii cu caracter relativ stabil n timp (organigrama, structura acionariatului, informaii privind ramura de activitate, persoanele de contact din anumite departamente, descrieri de post etc) informaiile din acest dosar fac obiectul unei actualizri permanente nainte i dup fiecare misiune pentru a include ntotdeauna informaii utile i exacte.

Dosarul curent (dosarul de lucru) include informaii cu caracter instabil, proprii fiecrei misiuni n parte, procedurile aplicate i rezultatele obinute.

Accesul la dosarele de audit este permis altora (din interiorul sau din afara organizaiei) doar n msura n care se primete acordul efului departamentului de audit intern.

d) Dosarele de audit i documentele de lucru

Documentele de lucru

orice informaie trebuie documentat sunt suportul obligatoriu pentru orice constatare, orice observaie
Conin n general: Un antet descriptiv: numele organizaiei auditate, denumirea serviciului auditat, natura datelor coninute n document un numr de referin al misiunii de audit i al documentului de lucru pentru a se putea face referire la el in alte documente i n programul de audit data ntocmirii i numele auditorului trebuie s mai cuprind dovada muncii efectuate pentru a susine constatrile, raionamentele i concluziile, precum i dovada supervizrii

d) Dosarele de audit i documentele de lucru

Documentele de lucru pot fi:

Documentele de planificare i programele de audit Chestionare de control, scheme de flux, liste de control i rezultate ale evalurii controalelor, data ntocmirii i numele auditorului Note ale inteviurilor Scheme, politici i proceduri ale organizaiei, fie ale posturilor Copii ale celor mai importante contracte Scrisori de confirmare Fotografii, diagrame, grafice Teste i analize ale tranzaciilor Rezultate ale procedurilor analitice Rapoarte de audit i rspunsuri ale conducerii Corespondena de audit relevant