Noiuni elementare despre bazele de date

Acest articol descrie pe scurt bazele de date ce sunt, la ce se pot folosi i rolurile diferitelor pri ale unei baze de
date. Terminologia este axat pe bazele de date Microsoft Office Access 2007, dar conceptele se aplic tuturor
produselor de baze de date.
n acest articol
Ce este o baz de date?
Prile componente ale unei baze de date Access
Ce este o baz de date
O baz de date este un instrument pentru colectarea i organizarea informaiilor. Bazele de date pot stoca informaii
despre persoane, produse, comenzi sau orice altceva. Multe baze de date ncep sub form de liste ntr-un editor de
text sau ntr-o foaie de calcul. Pe msur ce lista crete, ncep s apar redundane i inconsistene n datele
prezente. Datele devin greu de neles n form de list, iar posibilitile de a cuta i a extrage subseturi de date
pentru revizuire sunt limitate. Odat ce ncep s apar aceste probleme, este o idee bun s se transfere datele ntr-
o baz de date creat de un sistem de gestionare al bazelor de date (DBMS), cum ar fi Office Access 2007.
O baz de date computerizat este un container de obiecte. O baz de date poate conine mai mult de un tabel. De
exemplu, un sistem de urmrire al inventarului care utilizeaz trei tabele nu reprezint trei baze de date, ci o baz de
date care conine trei tabele. n afara cazului n care a fost proiectat n mod special pentru a utiliza date sau cod din
alt surs, o baz de date Access stocheaz tabelele sale ntr-un singur fiier, mpreun cu alte obiecte, cum ar fi
formulare, rapoarte, macrocomenzi i module. Bazele de date create n format Access 2007 au extensia .accdb, iar
cele create n formatele anterioare Access au extensia .mdb. Avei posibilitatea s utilizai Access 2007 pentru a crea
fiiere n formate anterioare (de exemplu, Access 2000 i Access 2002-2003).
Utiliznd Access, avei posibilitatea s:
Adugai date noi la o baz de date, cum ar fi un element nou dintr-un inventar.
S editai datele existente dintr-o baz de date, cum ar fi modificarea locaiei curente a unui element.
S tergei informaii, de exemplu n cazul n care un element este vndut sau nlturat.
S organizai i s vizualizai datele n mai multe moduri.
S partajai datele cu alii prin intermediul rapoartelor, mesajelor de pot electronic, un intranet sau prin Internet.
Prile componente ale unei baze de date Access
Urmtoarele seciuni sunt scurte descrieri ale prilor ce formeaz o baz de date Access obinuit. Pentru a afla mai
multe despre fiecare parte, urmai linkurile din seciunea Consultai i a acestui articol.
Tabele
Formulare
Rapoarte
Interogri
Macrocomenzi
Module
Tabele
Un tabel dintr-o baz de date este similar ca aspect cu o foaie de calcul, n sensul c datele se stocheaz n rnduri i
coloane. Astfel, este de obicei simplu s se importe o foaie de calcul ntr-un tabel dintr-o baz de date. Diferena
principal dintre stocarea datelor ntr-o foaie de calcul i stocarea datelor ntr-o baz de date const n modul n
care se organizeaz datele.
Pentru a obine flexibiliza la maxim o baz de date, datele trebuie s fie organizate n tabele, astfel nct s nu se
produc redundane. De exemplu, dac stocai informaii despre angajai, fiecare angajat ar trebui s fi introdus o
singur dat ntr-un tabel care este configurat s conin numai datele angajailor. Datele despre produse se vor
stoca ntr-un tabel separat, iar datele despre filiale se vor stoca n alt tabel. Acest proces este denumit normalizare.
Fiecare rnd dintr-un tabel se numete nregistrare. nregistrrile reprezint locul n care se stocheaz elemente
informaionale individuale. Fiecare nregistrare este compus dintr-unul sau mai multe cmpuri. Cmpurile
corespund coloanelor din tabel. De exemplu, este posibil s deinei un tabel denumit "Angajai", unde fiecare
nregistrare (rnd) conine informaii despre diferii angajai, iar fiecare cmp (coloan) conine un tip diferit de
informaii, cum ar fi prenumele, numele, adresa, etc. Cmpurile trebuie s aib un anumit tip de date, fie c este text,
dat sau or, numr sau alt tip de date.
Alt mod de a descrie nregistrrile i cmpurile este imaginnd un catalog de fie al unei biblioteci. Fiecare fi din
catalog corespunde unei nregistrri din baza de date. Fiecare element informaional dintr-o fi (autor, titlu, etc.)
corespunde unui cmp din baza de date.
Formulare
Formularele sunt denumite uneori "ecrane de introducere de date". Ele reprezint interfaa pe care o utilizai pentru
a lucra cu date i conin deseori butoane de comand care efectueaz diverse comenzi. Avei posibilitatea s creai o
baz de date fr a utiliza formulare, editnd pur i simplu datele din foile de date ale tabelelor. Cu toate acestea,
majoritatea utilizatorilor de baze de date prefer s utilizeze formulare pentru vizualizarea, introducerea i editarea
datelor din tabele.
Formularele ofer un format uor de utilizat pentru lucrul cu date i se pot aduga elemente funcionale, cum ar fi
butoanele de comand. Avei posibilitatea s programai butoanele s determine care date apar n formular, s
deschid alte formulare sau rapoarte sau s efectueze diverse alte activiti. De exemplu, este posibil s avei un
formular "Formular Clieni" n care s lucrai cu datele clienilor. Formularul clieni poate avea un buton care
deschide un formular de comand n care se poate introduce o comand nou pentru acel client.
Formularele permit, de asemenea, s se controleze modul n care utilizatorii interacioneaz cu datele din baza de
date. De exemplu, avei posibilitatea s creai un formular care afieaz numai anumite cmpuri i permite
efectuarea numai a anumitor operaiuni. Astfel, se protejeaz datele i se asigur faptul c datele se introduc corect.
Rapoarte
Rapoartele se utilizeaz pentru sintetizarea i prezentarea datelor din tabele. Un raport rspunde de obicei unei
anumite ntrebri, cum ar fi "Ci bani am ncasat de la fiecare client n anul curent?" sau "n ce orae se afl clienii
notri?" Fiecare raport poate fi formatat pentru a prezenta informaiile n cel mai lizibil mod posibil.
Un raport poate fi executat oricnd i va reflecta ntotdeauna datele curente din baza de date. Rapoartele sunt
formatate n general pentru a fi imprimate, dar pot fi vizualizate i pe ecran, pot fi exportate n alt program sau
trimise ca mesaj de pot electronic.
Interogri
Interogrile sunt adevratele animale de povar dintr-o baz de date, deoarece pot efectua multe funcii diferite.
Funcia lor cea mai obinuit este de a regsi date specifice din tabele. Datele pe care dorii s le vedei se afl de
obicei n mai multe tabele, iar interogrile permit vizualizarea lor ntr-o singur foaie de date. De asemenea, din
moment ce nu dorii s vedei de obicei toate nregistrrile odat, interogrile permit adugarea de criterii pentru a
"filtra" datele i a se afia numai nregistrrile dorite. Interogrile servesc deseori ca surs de nregistrri pentru
formulare i rapoarte.
Anumite interogri sunt "actualizabile", adic se pot edita datele din tabelele subiacente prin intermediul foii de
date a interogrii. Dac lucrai ntr-o interogare actualizabil, reinei c modificrile dvs. se efectueaz de fapt n
tabele, nu doar n foaia de date a interogrii.
Interogrile se mpart n dou tipuri principale: interogri de selectare i interogri de aciune. O interogare de
selectare regsete pur i simplu datele i le face disponibile pentru utilizare. Rezultatele unei interogri se pot
vizualiza pe ecran, se pot imprima sau se pot copia n clipboard. Avei de asemenea posibilitatea s utilizai datele
unei interogri ca surs de nregistrri pentru un formular sau raport.
O interogare de aciune efectueaz, dup cum sugereaz i numele, o activitate cu datele. Interogrile de aciune
pot fi utilizate pentru crearea de tabele noi, pentru adugarea datelor la tabele existente, pentru actualizarea datelor
sau tergerea lor.
Macrocomenzi
Macrocomenzile n Access pot fi vzute ca un limbaj de programare simplificat, care poate fi utilizat pentru
adugarea de elemente funcionale la baza dvs. de date. De exemplu, avei posibilitatea s ataai un buton de
macrocomand la un formular, astfel nct macrocomanda s se execute cnd se face clic pe buton. Macrocomenzile
conin aciuni care efectueaz activiti, cum ar fi deschiderea unui raport, executarea unei interogri sau nchiderea
bazei de date. Majoritatea operaiunilor de baze de date pe care le efectuai manual pot fi automatizate prin
utilizarea macrocomenzilor, astfel nct s devin mijloace de economisire de timp.
Module
Modulele, precum macrocomenzile, sunt obiecte care pot fi utilizate pentru a aduga funcionalitate la baza de date.
n timp ce o macrocomand se creeaz n Access selectnd-o dintr-o list de macrocomenzi, modulele se scriu n
limbajul de programare VBA (Visual Basic for Applications) Un modul este o colecie de instruciuni i proceduri care
se stocheaz mpreun ca o unitate. Un modul poate fi un modul clas sau un modul standard. Modulele clas au
ataate formulare sau rapoarte i conin de obicei proceduri specifice formularului sau raportului la care sunt
ataate. Modulele standard conin proceduri generale care nu sunt asociate niciunui obiect. Modulele standard sunt
listate n seciunea Module din Panoul de navigare, n timp ce modulele clas nu sunt afiate.