Cuprins

C a p i t o l u l 1 . N o i u n i T e h n i c e
p r i v i n d d e r u l a r e a u n u i A u d i t
I n t e r n . 2 1 . P l
a n i f i c
a r e a a
c t i v i t
i l o r
2 1 . I
n i i
e r e a
a u d
i t u l
u i 3 2 . D e f i n i r e a
o b i e c t i v e l o r , d o m e n i u l u i , n t i n d e r i i
i f r e c v e n e i a u d i t u l u i 3 3 . A n a l i
z a p r e l i m i n a r a d o c u m
e n t a i e i s i s t e m u l u i c a l
i t i i 4 4 . V i
z i t a p r
e l i m i n a
r l a a
u d i t a t 4
5 . E l a b
o r a r e a
p l a n u l u
i d e a u
d i t 5 6 . T r a
n s m i t e r e a p l a
n u l u i d e a u d i
t a u d i t a t u l u i
6 7 . O R G A N I Z A
R E A E D I N E I
D E D E S C H I D E
R E 6 8 . O R G A N I Z A
R E A E D I N E L O R
I N T E R M E D I A R E 7
9 . O R G A N I Z A
R E A E D I N E
I D E N C H I D
E R E 7 1 0 . E X A
M I N A R E A S I S
T E M U L U I C A L
I T I I 8 1 1 .
n c a d r a r e a
n t i m p u l a c
o r d a t a u d i t
u l u i 9 1 2 .
C h e s
t i o n a
r u l d
e a u d
i t 1 0 1 3 .
R A P O R T U L
D E N E C O N
F O R M I T A T E
1 0 C a p i t o l u l 2 . S t u d i u d e c a z . A u
d i t i n t e r n d e c a l i t a t e l a S C . T E O M I S R
L . 1 3
1

Capitolul 1. Noiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern.
Planificarea activitilor
Auditorul ef stabilete modul de derulare al auditului prin planificarea
activitilor, urmrindo anumit strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prim
abordare, auditul poate fi:

orizontal
, n c a r e s e u r m r e t e u n a n u mi t a s p e c t a l o b i e c t u l u i a u d i t u
l u i n t o a t e compartimentele organizaiei,

vertical,
n care se urmresc toate aspectele obiectului auditului n fiecare
compartimentauditat.Regula de baz n desfurarea auditului o constituie
urmrirea activitilor n succesiunealor fireasc, spre exemplu:
contractare, proiectare, omologare, execuie, livrare.
Pl ani f i car ea pr eal abi l a audi t ur i l or i nt er ne n cadr ul unei or gani
za i i se r eal i zeaz n
documentul Program anual de audituri interne pe anul ...........
n veder ea bunei desf ur r i a audi t ul ui est e necesar f ol osi r ea u
nui document deverificare, prin care se controleaz dac au fost culese
toate informaiile necesare, nainte deauditarea unei alte activiti.Auditorul
trebuie s fie familiarizat cu activitile funciei auditate a sistemului
calitii, procedurile i documentaiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului.
Auditorul va pregtiun chestionar de audit pentru compartimentele vizitate,
mpreun cu ntrebrile pe care le va pune i operaiile i documentaiile
care urmeaz s le vad. Subiectele auditului vor include iauditurile precedente
ale compartimentului vizitat.Compartimentele care necesit investigaii speciale
sunt cele care nu au foste verificaterecent, cele care au fost verificate anterior i n
care au fost gsite deficiene, precum i cele ncare sunt cunoscute deficienele
sau se suspecteaz c acestea exist.Auditorul trebuie s l fac pe auditat s fie
contient n avans de domeniul auditului i sspecifice ce se ateapt de la el.
Listele de verificare
Sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului
(domenii iactiviti investigate n timpul auditului).Elaborarea lor se face n faza
pregtirii auditului, n care auditorul se asigur c sistemuldefinit n documentul de
referin (manualul calitii, standardul de referin) este complet i apts duc la
ndeplinirea obiectivelor calitii organizaiei.Dac or gani za i a ar e un
si st em al cal i t i i , acest a est e def i ni t n manual ul
cal i t i i . Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul ef pentru a se
asigura c a fost acoperitntreg sistemul. Cea mai eficient list de verificare pe
care o poate avea auditorul este cuprinsulsau indexul paginilor
manualului.Fol osi r ea acest or l i st e, car e nu au mai mul t de dou, t r ei
pagi ni , const i t ui e o bunverificare a auditrii tuturor compartimentelor i
activitilor organizaiei. n f aza pr egt i r i i audi t ul ui , audi t or ul ef
t r ebui e s se asi gur e c si st emul def i ni t nmanual este complet i apt s
duc la ndeplinire obiectivele calitii organizaiei.n situaia n care manualul
calitii organizaiei nu este complet, auditorul ef trebuie sverifice conformitatea
sistemului cu standardul de referin, iar n alctuirea listelor de
verificare,standardul de referin s constituie lista de verificare dup care
urmrete dac s-au atins toate punctele.Auditorii, cnd i planific auditarea unei
zone, i ntocmesc liste de verificare prin caretrebuie s aib n vedere faptul c,
fiecare interviu individual trebuie s cuprind patru aspecte de baz legate de:
persoane - responsabilitate i autoritate, cerine de instruire / educaie;

proceduri -
disponibilitate, gradul de acoperire a activitii auditate, aplicabilitate practic;

echipamente - dac sunt cele specificate n proceduri, dac necesit manuale de
utilizareiar acestea sunt disponibile;

produse i materiale -
dac sunt cele specificate n proceduri, dac sunt corespunztor identificate i cu
stadiul inspeciilor identificat corespunztor.
Diagrama de flux (flow chart)
Un alt mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse, este
diagrama def l ux a pr ocesul ui de audi t ar e. Aceast a aj ut audi t or ul s
obser ve c audi t ul se desf oar sistematic i c nu au fost srite etape
importante
3. Documentele de lucru folosite n etapa de pregtire-planificare a auditului
sunt:

autorizarea auditului;

standardele sau alte specificaii dup care se face auditul;

planul de audit;

orice formate provizorii care se folosesc n timpul auditului;

aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.n aceast etap sunt
prevzute
urmtoarele activiti:
a) Iniierea auditului,b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii
i frecvenei auditului;c) Alctuirea echipei de audit;d) Analiza preliminar a
documentaiei sistemului calitii;e) Vizita preliminar la auditat; f) Elaborarea
planului de audit; g) Transmiterea planului de audit auditatului n vederea
aprobrii coninutului;h) Organizarea echipei de audit.
1. Iniierea auditului
Iniierea auditului poate avea loc din iniiativa:

Organizaiei auditate, n cazul unui audit intern;

Unei organizaii, pentru auditul la subcontractani;

Organizaiei auditate care nainteaz o cerere de certificare;

Unei alte organizaii interesat sau ndreptit, pentru auditul de ter
parte.Iniierea auditului presupune stabilirea obiectivului i domeniului
auditului, frecveneiacestuia i analiza preliminar a prezentrii sistemului
calitii al auditatului. n aceast etap seia legtura cu organizaia auditat.
De asemenea, la iniierea auditului se stabilete auditorul ef, care poate fi
numit de:

organizaia iniiatoare a auditului - la auditul intern i la subcontractani;

ter parte independent - la auditul de ter parte. Numirea are loc prin notificare
oficial, precizarea scopului auditului i se accept de celnumit.
2. Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului
Clientul decide, ce elemente ale sistemului calitii, zone i activiti ale
organizaieiurmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat.
Este recomandabil ca acestea s fiestabilite mpreun cu auditorul ef i cu
consultarea auditatului.De asemenea, clientul specific standardul n baza cruia se
efectueaz auditul sistemuluical i t i i , pr ecum i f r ecven a acest ui a,
car e se st abi l et e n baza modi f i cr i l or pr oveni t e norganizaie ce pot
avea repercusiuni asupra sistemului calitii acestuia, precum i de
rezultateleultimelor audituri.Importana acestor factori este diferit dac auduturile
sunt de ter parte, secund partesau prim parte.
C O N C L U Z I E U n a u d i t a l s i s t e m u l u i c a l i t i i
v a u r m r i :


Competena sistemului dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru
organizaie;3



Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect;


Performana sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce
rezultatedorite.n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de
certificare n primulrnd, i de ct de pregtit este auditatul pentru evaluare.
Auditurile pot fi de evaluare complet,evaluare iniial, de supraveghere, audituri
de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului.n cadrul auditurilor
secund parte se au n vedere: cerinele din contractele curente
(auditul poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un
control efectiv n timpulfazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n producie);
resursele disponibile pentru contract; performanele subcontractantului n domeniul
calitii.n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activitile care fac
parte din sistemulcalitii organizaiei. Frecvena acestor audituri se stabilete n
funcie de necesitile sistemuluii ale organizaiei. Activitile critice precum i
cele cu importan ridicat trebuie s fie auditatemai des dect celelalte. Este de
dorit s fie auditate simultan mai multe funcii ale organizaiei,ceea ce asigur
auditarea interferenelor dintre compartimente, care n alt mod nu ar
putea fiauditate.Rareori un audit poate ptrunde n profunzimea tuturor detaliilor
sistemului calitii. Unadin cheile auditurilor eficiente este atingerea unui
echilibru ntre abordarea de ansamblu, careeste mai puin
detaliat la nivelul ntregii arii auditate i investigaiile aleatorii
aprofundate, ncadrul crora o seciune mic dar semnificativ este
studiat n cele mai mici detalii. n oriceaudit este necesar o combinaie a
celor dou, ultima tehnic fiind folosit dac o problem estesuspect sau apare
o neconformitate.
3. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii
Aceast etap const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate de
auditat pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii. Documentul de referin
este manualulcalitii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este
recomandabil ca aceast analiz s steala baza planificrii
auditului. n cazul audi t ur i l or de consul t an n veder ea or gani zr i i
si st emul ui cal i t i i , sau aauditurilor n secund parte, documentaia
sistemului calitii nu este disponibil, aceast etap aauditului fiind opional.
4. Vizita preliminar la auditat
Vi zi t a pr el i mi nar f cut de audi t or ul ef ar e o mar e ut i l i t at e,
deoar ece ea per mi t eacestuia s ntlneasc diferite persoane
din managementul auditatului, constituind n acelaitimp o bun ocazie de a
cunoate organizaia n vederea aprecierii dimensiunilor, a
planuluigeneral, a proceselor etc.Pe de alt parte, aceast vizit ofer
reprezentanilor auditorului posibilitatea s discutecu auditorul ef asupra
modului n care se va desfura auditul.De asemenea, cu aceast ocazie se
contureaz liniile principale ale planului de audit, careulterior va fi definitivat
de ctre auditorul ef.
Scopul vizitei preliminare este:

S identifice conducerea de vrf, responsabilitile acesteia, a autoritii
aa cum estedefinit n organigrama auditatului, precum i a interferenelor de
autoritate;

S identifice structura documentelor sistemului calitii, n mod deosebit

manualul calitii auditatului;

S neleag auditorul ef modul de funcionare a sistemul calitii

auditatului;

Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calitii, domeniul activitilor

auditatului i domeniul propus pentru auditare n vederea alctuirii echipei

de audit;

Prezentarea de ctre auditorul ef a modului de desfurare a auditului, ntlnirile
echipeide audit, edina de deschidere, edina de nchidere, modul de clasificare i
raportare aneconformitilor i posibilele recomandri care pot fi fcute;

Auditatul s neleag procesul de audit i scopul acestuia;

S se prezinte cerinele pentru ghizi i rolul acestora;

S se stabileasc un acord asupra disponibilitii unor faciliti: un loc de

ntlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup

documentele sistemului calitii;
Auditorul ef s viziteze ntreaga organizaie cu scopul de a nelege:

amplasarea general, mrimea, numrul de sedii i localizrile geografice,

activitile care se desfoar n fiecare amplasament,

identificarea zonelor care necesit echipament de protecie i clarificarea modului
n careacesta va fi pus la dispoziie de auditat,

identificarea zonelor care necesit aprobri pentru acces i a
formalitilor necesare pentru aceasta,

identificarea zonelor care necesit experi evaluatori;

S stabileasc orarul de munc, pauzele de mas i realizarea aranjamentelor de
cazare imas, dac aceasta este necesar;

S discute oportunitatea informrii sindicatului despre audit i scopul acestuia;

S stabileasc data i durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a
moduluide pstrare a legturii ntre auditorul ef i auditat;

S rezolve toate obieciile pe care le are auditatul fa de modul n care este
prevzut sse desfoare auditul;

S faciliteze planificarea auditului i elaborarea programului de audit;

S stabileasc relaii de ncredere ntre auditorul ef i auditat.
Principalul document analizat este manualul calitii, sau un document
echivalent cu acesta.
CONCLUZIE
Dac n ur ma exami nr i i r ezul t c si st emul cal i t i i nu est e cor e
spunzt or pent r usatisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul
propriu-zis s fie efectuat dup rezolvarea problemelor.
5. Elaborarea planului de audit
Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite modificri
careapar pe parcursul auditului organizaiei, sau situaii imprevizibile care nu pot fi
avute n vederen momentul elaborrii sale. La elaborarea sa trebuie avui n vedere
o serie de factori, dintre carese menioneaz:o Intervale de timp suficient de lungi
pentru colectarea de informaii;o Intervale de timp suficient de lungi pentru
examinarea atent a compartimentelor;o Prevederea de intervale de timp n care
auditorii s aib posibilitatea de a se ntlni cumembrii desemnai ai echipelor
manageriale ale compartimentelor examinate;o Planificarea activitilor astfel nct
organizaia auditat s aib posibilitatea deasigurare a ghizilor nsoitori.
Un plan de audit bine elaborat trebuie s conin urmtoarele elemente:

Obiectivele i domeniul auditului;

Identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, referitoare la obiective
idomeniu;

Documentele de referin;

Identitatea membrilor echipei de audit;

Durata (intervalul de timp) i locul unde se efectueaz auditul;

Limba utilizat ntimpul auditului (dac este cazul);5


Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;

Durata estimat (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate
prevzutn planul de audit;

Programul edinelor care se in cu conducerea auditatului;

Condiii privind confidenialitatea;

Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a publicrii.
6. Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii
coninutului
Dup elaborare, planul de audit trebuie s fie aprobat de client i comunicat
auditatului.n cazul n care se formuleaz obiecii cu privire la unele din
prevederile planului de audit,acestea trebuie s fie comunicate auditorului ef.
nainte de efectuarea auditului, aceste obieciitrebuie rezolvate de auditorul
ef mpreun cu auditatul i, eventual, cu clientul.
CONCLUZIE
n cazul n care prezentarea prematur a unor detalii particulare ale
planului de
audit poate compromite obinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comun
icate auditatului,dect odat cu derularea activitilor.
7. ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE
Ar e dr ept scop or gani zar ea pr i mei nt l ni r i nt r e echi pa de audi t
i r epr ezent an i i auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute,
modul de efectuare i desfurare aauditului.
Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt:

planul auditului;

materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:

Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membrii
echipei deaudit i reprezentanii auditatului. Dac acetia nu sunt cunoscui de
ctre auditorul ef, eise pot prezenta singuri sau poate fi pus n circulaie o
list pentru a fi completat;

Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Este
necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a gsi
greeli, ci de aconfirma implementarea i efectivitatea sistemului;

Anal i za st r i i cur ent e a document a i ei si st emul ui cal i t i i , f ol osi t
de audi t or i l a pregtirea auditului;

Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru
efectuareaauditului;

Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi
constatate;

Stabilirea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat;

Desemnarea nsoitorilor echipei de audit precum i a reprezentanilor auditatului
care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;

Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce privete
loculde ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de
proteciamuncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;

Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturii
reprezentantuluiorganizaiei auditate pe planul de audit;

Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n timpul, ct
i dupncheierea auditului;

Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora i
data), aechipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;



Mulumiri pentru participare la aceast edin, adresate de ctre
auditorul ef celor prezeni.
8. ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE
Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai multe
zile.La acest ea par t i ci p membr i i echi pei de audi t , i ar dac est e
cazul sunt i nvi t a i ghi zi i saureprezentanii auditatului. edinele
intermediare pot avea loc la nceputul sau la sfritul fiecreizile de lucru.Este
recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiecrei zile de lucru.
Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz
:

Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul
de informaii ntreauditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor
constatate;

Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate
neconformitilegsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor probleme
aprute;

Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei
auditate;

Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului;

Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se
desfoar auditulavnd posibilitatea de a informa managementul de la
nivelul cel mai nalt, pentru a nuexista surprize la edina
de nchidere.Ul t i ma edi n i nt er medi ar est e o edi n de pr egt i r e
a edi n ei de nchi der e, l a car e particip doar membrii echipei de
audit. Aceasta are loc dup ce au fost efectuate toate vizitele,iar procesul
de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul acestei ntlniri se
elaboreaz unrezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de
nchidere.
edina este condus de auditorul ef i are urmtoarele obiective:

Prezentarea observaiilor constatate;

Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice, neconformiti
majore,neconformiti minore i observaii. Acele observaii care ies din cadrul
auditului nu suntreinute;

Se redacteaz neconformitile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind
identificate n r apor t cu cer i n el e speci f i cat e n st andar d sau n al t e
document e de r ef er i n al eauditului fiind susinute de dovezi
corespunztoare;

Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va urmri
atingereaobiectivelor auditului prin rspunsul la
urmtoarele ntrebri:
i .Documentel e si stemul ui c a l i t i i sati sf ac c e r i n e l e
standar del or de r e f e r i n ?i i . Sunt documentel e
si stemul ui c a l i t i i i mpl ementate ? i i i . E st e si st emul
c a l i t i i ef i ci ent ? i v. n ce m s ur
i nf l ue n e a z ne c o nf o r mi t i l e
constatate, acti vi tateaauditatului ?

Se pregtete concluzia echipei de audit.
9. ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE
Dur at a unei ast f el de edi n e nu t r ebui e s depeasc o or , o or
i j umt at e, i ar documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:

materiale de prezentare;

materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;

sumarul celor gsite.Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de
audit, naintea transmiteriir apor t ul ui de audi t ct r e audi t at ar e l oc o
edi n de nchi der e, n car e se pr ezi nt of i ci al 7

concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef, fiind
recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i
conducerea compartimentelor auditate.
Pe durata edinelor trebuie parcurse urmtoarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces
verbal denregistrare a numelor participanilor;

Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii
auditatului ighizilor pentru ajutorul i timpul acordat;

Se vor f ace apr eci er i asupr a modul ui deschi s de col abor ar e nt r e
echi pa de audi t i auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se
vor face aprecieri;

Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului;

Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va
transmiteraportul;

Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n
care nu au fostexami nat e t oat e zonel e, exi st nd deci posi bi l i t at ea
ca unel e def i ci en e s nu f i f ost sesizate;

Se prezint neconformitile constatate, prin parcurgerea lor fr
comentarii pentru aoferi o imagine global asupra deficienelor ntregului
sistem;

Coment ar i i al e neconf or mi t i l or i cl ar i f i cr i , dac est e cazul , p
ent r u conducer eaauditatului;

Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul
organizaiei auditate,dac acestea nu au fost semnate anterior;

Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef
. Concluziafinal va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit;

Rspunsul celor auditai;

Auditorul ef declar nchis edina, iar echipa de audit prsete organizaia
10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII
Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape, prima etap const
ntr-
oe v a l u a r e a d o c u me n t a i e i s i s t e mu l u i c a l i t i i , i a r c e a d e -
a d o u a e t a p i mp l i c v i z i t a r e a organizaiei.
Etapa 1. Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei
auditate
, a r e c a obiectiv verificarea concordanei dintre documentele sistemului
calitii i standardul ales camodel de referin. Se analizeaz raporturile
auditurilor anterioare, n cazul n care acestea auexistat, recomandrile
fcute cu ocazia acestor audituri, pentru a urmri activitile crora li s-aufcut
recomandri de corecie i dac au fost eliminate neconformitile
evideniate n timpulauditurilor anterioare.
Et a pa 2 . Ac e a s t e t a p s e e f e c t ue a z dup o b i ne r e a a c o r
dul ui de v i z i t a r e a organizaiei auditate, din partea conducerii
auditatului
. Ea const n vizitarea organizaieiauditate cu scopul de a constata
gradul de conformitate ntre practica curent din organizaiaauditat i
prevederile din documentele sistemului calitii precum i modelul de referin
ales pentru construirea acestui sistem.
Dovezi obiective
Co n c l u z i i l e a u d i t u l u i s e e l a b o r e a z n u r ma c o l e c t r i i d e d o
v e z i o b i e c t i v e , p r i n intermediul interviurilor, a examinrii
documentelor i a nregistrrilor calitii, a observriiactivitilor n curs de
desfurare i a condiiilor din zonele vizitate.Pentru ca o dovad s fie considerat
obiectiv, auditorul trebuie s se asigure c aceastantrunete urmtoarele
elemente:a) Existen - dovada nu este fictiv i exist cu adevrat, b) Precizie -
informaia este corect pn n cele mai mici amnunte,c) Relevan - coninutul
informaiei este relevant pentru8

neconformitatea descoperit,d) Semnificaie - dovada s fie evaluat de auditor,
prin semnificaia fade neconformitatea pe care o indic.
Sursele de obinere a dovezilor obiective sunt:

Rapoarte de audit anterioare;

Reclamaii la beneficiar, refuzuri de recepie, reclamaii n garanie;

nregistrri ale calitii;

Documente;

Defecte, remedieri, derogri de la fabricaie;

Aciuni corective efectuate anterior;

Observarea activitii n curs de desfurare n timpul auditului;

I nterviuri cu angajaii implicai n activitile de asigurare a calitii, sau cu efe
cteasupra acestor activiti.
11. ncadrarea n timpul acordat auditului
Auditorul ef urmrete ndeplinirea planului de audit n fiecare
compartiment auditat.Dac sunt necesare schimbri ale atribuiilor auditorilor i
ale planului de audit, el poate efectuaaceste schimbri cu acordul clientului i cu
consultarea auditatului.n vederea ncadrrii n intervalul de timp alocat auditului,
dac ntr-un compartiment sedepete timpul alocat prin plan, atunci n
celelalte compartimente se va scurta timpul sau sevor efectua comutri.
Documentarea constatrilor auditului
Do c u me n t e d e l u c r u f o l o s i t e d e a u d i t o r n t i mp u l c o l e
c t r i i i n f o r m a i i l o r i a documentrii constatrilor auditului sunt:

standarde sau/i specificaii;

documentaia sistemului de management al calitii a auditatului(manualu
l calitii i procedurile asociate);

liste de verificare;

chestionarul de audit;

planul de audit;

rapoarte de neconformitate/observaie.Toate observaiile din timpul auditului
trebuie documentate (scrise). Auditorii trebuie
sn o t e z e s u f i c i e n t e d a t e p e n t r u a a v e a o s u r s d i n c a r e s p
o a t r e z u l t a c o n c l u z i i c l a r e . Consemnrile fac referire la document
e, ediie, lot, cantitate, numrul postului, denumireafunciei, alte
aspecte relevante.Toat e i nf or ma i i l e t r ebui e f or mul at e f oar t e expl i ci t ,
deoar ece acest ea pot f i f ol osi t e careferin n investigaiile din
compartimentele ce urmeaz s fie vizitate de ali membri ai echipeide audit, sau
trebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite n alt zon.Indiciile care
semnaleaz neconformiti se noteaz dac par semnificative, chiar dac
nusunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i
trebuie investigate. naintea prsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenie
dac toate detaliile din notiele luate sunt clarei complete.
Notiele clare, exacte, lizibile i complete sunt eseniale
. Este ineficient, pierderea de timp itotal neprofesional, ca auditorul s se ntoarc
ntr-o zon pentru c: nu a nregistrat suficientedetalii, nu poate citi sau nelege
propriile notie, sau detaliile nregistrate nu sunt clare.Pentru a nu exista nici un
dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor ca auditorul s deacelui intervievat
s citeasc ce
a nregistrat. Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartel
e scrise transmiseauditatului pentru a defini neconformitile.
Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se pstreaz pentru oa
numit perioad de timp.
CONCLUZIE
Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul
ef pentrufiecare audit n parte, sau de fiecare
auditor.Pent r u consemnar ea i r apor t ar ea concl uzi i l or , se pot f ol osi
ur mt oar el e t i pur i dedocumente:

chestionare de audit
utilizate pentru evaluarea sistemului calitii compartimentului;

formulare pentru raportarea observaiilor auditului;

rapoarte de neconformitate
- formulare pentru documentarea dovezilor de susinere aconcluziilor la
care au ajuns auditorii.
12. Chestionarul de audit
Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie
astfel conceputenct s nu limiteze activitile sau investigaiile
suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfurrii
auditului.Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon
auditat. Acesta sentocmete plecnd de la urmtoarele elemente:

standardul de referin;

rezultatele auditurilor anterioare;

deficiene cunoscute privind calitatea;

prioriti ale managementului;

documentele sistemului calitii;

alte documente ale organizaiei;

consideraiile auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite
preliminare etc.
Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje:

permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerinele activitii
auditate;

permit auditorului ef s evalueze munca de pregtire desfurat de ceilali
membri aiechipei de audit;

permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului;

dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori;

asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul auditului.
13. RAPORTUL DE NECONFORMITATENeconformiti
Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fa de referina
auditului. n moment ul depi st r i i unei neconf or mi t i , est e bi ne ca a
udi t or ul s aduc l a cunot i n aauditatului neconformitatea constatat,
coninutul su, dovezile obiective care demonstreazneconformitatea
pentru ca auditatul s neleag c auditul este o activitate transparent,
iar auditorul nu are nimic de
ascuns. Neconformitile se clasific n dou categorii
: ma j o r e i mi n o r e
. n a f a r d e neconformiti mai pot exista i observaii, atunci
cnd nu exist dovezi obiective suficiente pentru a putea aprecia c eecul
respectiv este o neconformitate.
Neconformitatea minor
Neconformitatea minor este aceea care identific scpri izolate sau sporadice
nconinutul sau implementarea procedurilor sau nregistrrilor calitii i care pot
duce la eeculsistemului calitii dac nu sunt corectate.10

Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implementrii
incompletea unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin pentru
organizaie.Astfel de exemple sunt:

Cnd o procedur a fost documentat, dar sunt evidente variaii minore n
implementareaei.

Cnd nregistrrile calitii sunt incomplete, ceea ce nu permite demonstrarea pe
deplin afuncionrii eficace a sistemului calitii.

Cazuri izolate de echipamente de ncercare i msurare neconfirmate metrologic
i/sau custadiul confirmrii metrologice neindicat.

Cazuri izolate cnd lipsesc aprobrile pe documente sau semnturile prescrise.

Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciaz imediat calitatea
produciei. Neconformitile de acest fel se rezolv prin aciuni corective. Odat cu
constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea
sistemului calitii organizaiei poates continue, cu recomandarea ca neconformit

ile minore s fie eliminate prin aciuni corective,care sunt verificate cu ocazia
vizitelor de supraveghere.
CONCLUZIE
Un n u m r ma r e d e n e c o n f o r m i t i mi n o r e d e a c e l a i f e
l s e p o a t e c o n s t i t u i n neconformitate major, de aceea, un numr
excesiv de neconformiti minore, n funcie
demr i mea i compl exi t at ea or gani za i ei , poat e mpi edi ca r ecoma
ndar ea spr e apr obar e i nregistrare a sistemului calitii. Din aceste
considerente n exemplele de neconformiti minore prezentate anterior, trebuie
subliniat frecvena izolat a apariiei acestora.
Neconformitatea major
Neconformitatea major este aceea care identific absena sistemului calitii,nefu
ncionalitatea sa, sau o implementare necorespunztoare a acestuia, luat
ca un incidentsingular sau ca o combinaie a unui numr de incidente
similare.Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte clar n cazul
sistemelor care nu suntstabilite, documentate, implementate sau meninute.
Neconformiti tipice sunt urmtoarele:
Politica calitii, procedurile de sistem, operaionale i de control ale
organizaiei nu sunt

stabilite i documentate ntr-o msur care s permit folosirea lor ca
baz pentru auditareaimplementrii sistemului.Sistemul calitii existent n
organizaie este incompatibil cu declaraia de politic a calitii.

Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor de difuzare
aprobate.

Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzare
aprobate.

Implementarea incomplet a prevederilor uneia din procedurile de sistem.

Cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o msur
semnificativ.

O cerin specific modelului de referin, relevant pentru activitate, nu este
menionat (deexemplu pentru un model care urmeaz standardul ISO 9001
nu exist clauza referitoare la proiectare).

nregistrrile calitii sunt incapabile s demonstreze funcionarea eficient a
sistemului.

Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea unei
proceduri de sistemsau a mai multor proceduri, instruciuni etc. (la care
documentele sistemului calitii fac referire)cu efect necorespunztor asupra
funcionrii sistemului calitii ntr-un compartiment (sau n maimulte
compartimente).

Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemul calitii.

Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de managementul la
nivelulcel mai nalt, precum i efectuarea auditurilor interne ale calitii.

Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor necesare
pentru funcionareasistemului calitii.


Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv a diferitelor
compartimenteauditate a unor prevederi ale documentaiei sistemului calitii.

Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere pentru
nsuirea politicii privind calitatea i instruirea diferitelorcategorii de personal care
prin activitatea lor au incidenasupra calitii produselor i afecteaz meninerea
sistemului calitii la standardul specificat.

Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau
nendeplinirea unor responsabiliti clare de ctre acesta.

Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii specificate ca
urmare aaciunilor corective stabilite n urma unui audit.
CONCLUZIE
Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu
permit aprobarea inregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dup ce
acestea au fost eliminate, ca urmare aunor aciuni corective i dup ce s-a verificat
eficiena lor.
Documentarea neconformitilor
Documentarea neconformitilor const n redactarea acestora sub form scris
pentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie s fie
exact, complet, utili concis.

Documentarea exact a neconformitii este necesar n vedere validrii acesteia de
ctreauditat. n cazul unor inexactiti n redactare, neconformitatea nu est
acceptat de auditati poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectnd
credibilitatea celorlalte constatri prezentate.

Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care
trebuie s fieincluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind
toateinformaiilenecesare pentru a se putea face o verificare ulterioar
a constatrilor.
Descrierea trebuie s arate n general:

Unde a fost observat neconformitatea;

Ce dovad obiectiv a fost reinut;

Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv.

Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea
conduceriiauditatului ael ement ul ui l i ps di n cer i n a si st emul ui cal i t
i i , ast f el nct n ur ma par cur ger i i raportului de audit, acesta s aib
posibilitatea s i completeze imaginea fiecrui detaliual sistemului calitii

Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din
raportul deneconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns
claritatea
informaiilor prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca urmare a faptului
c este posibil caauditorul s aib de redactat mai multe neconformiti nainte
edina de nchidere, iar ncadrul edinei de nchidere trebuie citite toate
neconformitile constatate, unde bugetulde timp este limitat.
Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc
cteva elemente:
1 . p r e z e n t a r e a
c e r i n e i c a r e n u a f o s t n d e p l i n i t , p r i n t r i mi t e r e l a mo d e l u l
d e referin i/sau prin descriere;2. pr ezent ar ea f apt el or
obser vat e; 3.explicarea de ce faptele observate arat nendeplinirea
cerinei.Dac apar neconformiti similare n mai multe zone, se scrie o singur
neconformitate ncare se enumer toate constatrile.


Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. TEOMI SRL.
- PAGINA DE GARD APROBATDirector,

ing. M.P


RAPORT DE AUDIT- PLAN DE AUDIT
PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2012


Planificarea activitilor
Program anual de audituri interne pe anul 2012 la SC. TEOMI SRL.

PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2012

Sef compartiment audit intern ing. Vitelaru Andreea 12.01.2012
DESFURARE AUDIT


N T O C M
I T A P R O
B A T A P R
O B A T A u d i
t o r e f , D i r
e c t o r G e n e r
a l , A u d i t a t , Ing
. Vielaru Andreea
ing
. M.P.
ing.
H.J .


Chestionar de audit la firma SC. TEOMI SRL.
Compartimentul / proces/activitatea auditat/ :
Controlul documentelor, Controlul nregistrrilor, Infrastructura i mediu
l de lucru,Fabricarea brnzeturilor, Fabricarea iaurtului, Monitorizarea i
msurarea produsului, Tratareneconformiti, Aciuni corective,
Aciuni preventive
Data
auditrii:Auditor:Auditat:1 9 . 0 8 .
2 0 1 1 V . A .
H . J
.




RAPORT DE AUDIT
la S.C. TEOMI SRL
- NECONFORMITI -