Management

principii i funcii 33.

3. FUNCIA DE ORGANIZARE




3.1. Scopul i activitile organizrii
scopul i necesitatea
conceptul de structur organizatoric
procesul de organizare

3.2. Proiectarea postului
definire
procesul proiectrii postului

3.3. Compartimentele (Departamentarea)
definire
principii
exemple

3.4. Aria de control
definire
stabilire
consecine

3.5. Descentralizarea i delegarea autoritii
premise
proces
principii

3.6. Proiectarea conjunctural a structurii de organizare











34. Bazele managementului
.

3.1. SCOPUL I ACTIVITILE ORGANIZRII


Scopul organizrii
Proiectarea n meninerea mediului intern adecvat desfurrii
eficiente a activitilor.

Necesitatea
Desfurarea eficient a proceselor de munc este posibil ntr-un
complex de condiii care pot fi obinute prin organizare:
repartizarea sarcinilor de munc;
precizarea relaiilor de subordonare;
asigurarea circuitelor de comunicare;
asigurarea conditiilor tehnice.

Scopul organizrii i nivelul managerial

Dac scopul general al funciei de organizare este constituirea unui
cadru adecvat unor activiti eficiente, concretizarea aciunilor de
organizare este diferit n funcie de nivelul managerial.


uniti
- STRUCTURA structurale posturi

ORGANIZATORIC relaii compartimente
structurale
arii de control
autoritate

- asigurarea condiiilor tehnice;
- actualizarea repartizrii sarcinilor de munc.

piramida ierarhiei
manageriale

Conceptul de structur organizatoric

A. Structura organizatoric
Ansamblul unitilor structurale ale organizaiei, legturile
(relaiile) ntre acestea i modul de corelare pentru asigurarea
funcionrii eficiente a organizaiei, sub aspect tehnic i
economic.

nivel
strategic
nivel tactic
nivel operaional
Management
principii i funcii 35.



B. Elementele structurii de organizare

posturi ansamblu de sarcini de munc uniti
compartimente - o grupare de posturi structurale
sub aceeai autoritate
arii de control - numrul de subordonai
din compartiment
- numrul de compartimente relaii
aflate sub o aceeai autoritate structurale
autoritatea - competena adoptrii deciziilor de tip
manageriale ierahic



C. Documentele structurii de organizare

Organigrama reprezentarea grafic a ansamblului
compartimentelor i a legturilor de tip ierarhic ntre ele.
Tipuri de organigrame:
- verticale (piramidale);
- orizontale;
- circulare.

Regulamentul de organizare i functionare
descrierea elementelor structurii organizatorice
nereprezentate n organigram, ca:
- mecanismul adoptrii deciziilor;
- aspecte ale delegrii autoritii;
- relaii structurale de alte tipuri:
funcionale, de stat major;
- atribuiile compartimentelor;
- schema de relaii a compartimentelor;
- fiele posturilor.






36. Bazele managementului
.




Procesul proiectrii structurii de organizare







b.




a. c.
a. d.









a.organizare funcional (funciile organizaiei)
grupe de activiti necesare realizrii misiunii organizaiei;
b. obiective pe termen lung
activitile necesare se analizeaz la fel ca i cele pentru
ndeplinirea misiunii.
c. concepia de organizare
atitudinea managerilor fa de problema restrngerii
libertii individului integrat ntr-o organizaie (dilema
organizrii).
d. factori de influen
externi rezultai din legturi existente cu mediul extern;
interni rezultai ca urmare a particularitilor proceselor
de operare sau auxiliare.




activiti pentru
realizarea misiunii
organizaiei
obiective pe termen
lung
identificare grupare dimensionare concepia de
organizare
organizare
funcional
organizare structural

elaborare variante

evaluare i selectare

ncadrare cu personal

metode de munc
factori de
influen
Management
principii i funcii 37.





3.2. PROIECTAREA POSTULUI



Postul: - un ansamblu de sarcini de munc, care vor fi realizate de
o persoana sau un grup de persoane.
- cea mai simpl subdiviziune organizatoric.
Procesul proiectrii postului


C.
A.








B. Caracteristicile postului



A. Nivelul de specializare
varietatea sarcinilor de munc atribuite postului
o Tendina general este proiectarea posturilor cu grad nalt de
specializare.
Avantaje: - calitatea rezultatelor activitilor;
- costuri reduse pentru personal.
o Stabilirea nivelului de specializare este n funcie de nivelul
la care este necesar manifestarea consecinelor din diferite
puncte de vedere.

Consecine ale nivelului de
specializare
nivelul de specializare
nalt redus
-controlul ritmului de munc de
ctre ocupant
- repetitivitatea activitilor
- calificarea ocupantului
- specificarea metodelor de munc
nu este necesar

activitai repetitive
redus
metode specificate
este necesar

activiti variate
nalt
metode nespecificate
nivelul de
specializare
categoria
profunzimea
sistemul de
relaii
analiza
-descriere;
-specificaii
38. Bazele managementului
.
- atenia cerut ocupantului redus nalt





B. Caracteristicile postului


categoria
- numrul de sarcini de munc atribuite postului.

profunzimea
- competena ocupantului de a decide asupra
activitilor atribuite postului

sistemul de relaii
- ansamblul legturilor funcionale, proceselor de
comunicare care se stabilesc ntre ocupantul
postului i ceilali membri din grupul de munc.


C. Analiza postului

Analiza postului este procesul care are ca scop precizarea
calificrii, abilitilor, deprinderilor i responsabilitii cerute ocupantului
postului pentru a ndeplini cu succes sarcinile de munc.



descrierea postului informaii privind procesul de
Informaii munc
rezultate - denumirea postului;
din - activiti;
analiz - utilaje;
- condiii de munc.
specificaiile postului informaii privind
caracteristicile ocupantului postului.
- educaia;
- experiena;
- abiliti;
- aptitudini.

Management
principii i funcii 39.
Rezultatele procesului de analiz a postului se concretizeaz n
fia postului.



3.3. COMPARTIMENTELE
(Departamentarea)


Compartimentul:
- un ansamblu de posturi reunite sub o autoritate unic.

Problema principal a formrii compartimentelor const n:
ce tipuri de compartimente sunt necesare
sau
ce tipuri de posturi sunt grupate.

Principiile departamentrii

Nu este o singur modalitate de constituire a compartimentelor
aplicabil n toate organizaiile i n toate situaiile.
Gruparea posturilor se poate face dup criterii diferite care se aleg
n funcie de: dimensiunile organizaiei, caracteristici ale
proceselor, obiectivele globale, .a.

Principiile (criteriile) de baz:

principiul funcional: gruparea posturilor corespunztor funciilor
organizaiei;
principiul produsului: gruparea posturilor n funcie de produsele la
realizarea crora contribuie activitile atribuite.
principiul teritorial: constituirea compartimentelor n funcie de
zona geografic (teritoriul) n care se desfoar
activitile.
principiul clienilor: formarea compartimentelor prin gruparea
posturilor la care se realizeaz activiti pentru
o categorie definit de clieni.
principiul matrice: formarea compartimentelor conform
principiului funcional i coordonarea lor
corespunztor principiului produsului.


40. Bazele managementului
.







Departamentarea pe baza principiului funcional

Organigrama de principiu

Organizaie de tip industrial












. . . compartimente de producie



* Avantaje * Dezavantaje

- posibiliti de specializare; - lipsa rspunderii unitare
pentru profit i calitate;
- numr redus de niveluri ierarhice; - existena motivelor pentru
situaii conflictuale.


Domeniu de aplicare

-organizaii de dimensiuni mici;
-produse/servicii de complexitate redus.



Director general
Director
cercetare-
dezvoltare
Director
producie
Director
comercial
Director
financiar
Director
de
personal

Management
principii i funcii 41.





Departamentarea pe baza principiului produsului

Organigrama de principiu

Organizaie prestatoare de servicii
























. . . . . .
compartimente
de operare


VARIANTA










Director general
Director de produs

A. Vanzri
Director de produs

B. Reparare ntreinere
comercial financiar comercial financiar activiti
operare
personal activiti
operare
personal

Director general
Director de
produs A
Director de
produs B
Director
comercial
Director
financiar
Director
de
personal
marketing activiti de
operare
42. Bazele managementului
.





* Avantaje * Dezavantaje
- rspundere unitar pentru profit - mai multe niveluri ierarhice;
i calitate;
- lipsa motivelor pentru conflicte. - manageri cu calificare
pentru mai multe domenii.


Domeniu de utilizare
- organizaii de dimensiuni mari;
- produse/servicii complexe ntr-o gam redus;
- operare pe mai multe piee.


Departamentare pe baza principiului matrice

Organigrama de principiu









. . .







.
. linii de
. subordonare ierarhic
compartimente

Director general
Director arie
funcional

Director
de produs

Management
principii i funcii 43.
pentru activiti de operare







* Avantaje *Dezavantaje
- posibiliti de specializare; - dubla subodonare a
- raspundere unitar pentru profit compartimentelor de operare;
i calitate;
- numr de niveluri ierarhice
relativ redus;
- lipsa motivelor pentru conflicte.








3.4. ARIA DE CONTROL



Aria de control (ponderea ierarhica)
- numrul de posturi subordonate unui coordonator (manager);
- numrul de compartimente aflate pe acelai nivel ierarhic coordonate de
un compartiment situat pe nivelul superior.
(nivel ierarhic distana fa de vrful piramidei manageriale)


Stabilirea ariei de control
Dei prin stabilirea ariei de control se dimensioneaz
compartimentele i se determin numrul de niveluri ierarhice ale
organizaiei, nu exist nc metode numerice pentru calculare.





44. Bazele managementului
.





Aria de control se stabilete considernd aciunile diferiilor
factori care o influeneaz:

Factori de influen
(exemple)
Sensul de
aciune al
factorului
Mrimea
ariei de
control
- competena profesional a
managerilor i a subordonailor


- gradul de interaciune ntre
activitile subordonate


- ponderea activitilor
nonmanageriale


- existena procedurilor pentru
procesele de munc


- dispersia spaial a locurilor de
munc


- gradul de omogenitate al activitii
posturilor / compartimentelor




Consecine ale stabilirii ariei de control

- la nivelul - tipul compartimentelor simple
compartimentelor complexe
- numrul de compartimente

Exemplu pentru: aria de control = 6



sau
Management
principii i funcii 45.


compartiment compartiment
simplu complex


- la nivelul organigramei numrul de niveluri ierarhice

Exemplu pentru: aria de control = 4



sau





3.5. DESCENTRALIZAREA I DELEGAREA AUTORITII

Autoritatea puterea de a adopta decizii manageriale (de
coordonare a activitilor unui grup).

Descentralizarea transmiterea autoritii de la vrful spre baza
piramidei manageriale prin delegare. Descentralizarea
reflect filosofia organizrii i conducerii organizaiei.

Premisele descentralizrii eficiente:
selectarea deciziilor pentru care se deleag autoritatea;
elaborarea politicilor specifice pentru a orienta adoptarea
deciziilor;
formarea i selectarea personalului;
un control adecvat.

Procesul delegrii autoritii

precizarea rezultatelor ateptate;
alocarea sarcinilor;
alocarea autoritii necesare adoptrii deciziilor pentru
coordonarea activitilor;
asumarea rspunderii pentru consecinele deciziilor.

46. Bazele managementului
.
Condiii pentru desfurarea eficient a procesului de delegare
a autoritii
delegare clar:
specific sau general
delegarea autoritii
formalizat sau neformalizat


divizare raional a autoritii
Autoritate divizat delegarea mai multor manageri, de
la acelai nivel ierarhic a autoritii necesare adoptrii
unei decizii.
redobndirea autoritii delegate
Competena decizional dobndit ca urmare a delegrii
autoritii este operaional numai pe perioada de
funcionare a variantei de structur organizatoric
adoptat.

Principiile delegrii autoritii
principiul delegrii prin rezultate
autoritatea delegat s fie adecvat asigurrii abilitii de
a realiza rezultatele ateptate.
principiul delegrii funcionale
autoritatea s fie suficient coordonrii compartimentului
dar i integrrii lui n ansamblul activitilor organizaiei.
principiul liniei ierarhice
necesitatea relaiilor de autoritate direct de la superior la
subordonat n intreaga organizaie.
principiul nivelului de autoritate
meninerea delegrii iniiale i nu rentoarcerea deciziei la
nivelul superior.
principiul unitii de comand
relaii de subordonare fa de un singur superior.
principiul nelimitrii rspunderii
raspunderea nu se deleag; superiorul rmne responsabil
pentru activitile ce revin subordonailor pentru care a
delegat autoritate.
principiul egalitii autoritii i rspunderii
rspunderea este pe msura autoritii.

Factori care determin gradul de descentralizare
atitudinile managerilor;
preul ridicat al aciunilor implicate de decizii;
Management
principii i funcii 47.
avantajele uniformitii politicilor;
mrimea organizaiei;
tradiia organizaiei;
dorina de independen;
existena tehnicilor de control;
ritmul schimbrilor;
influene ale mediului extern.



3.6. PROIECTAREA CONJUNCTURAL
A STRUCTURII DE ORGANIZARE


n funcie de caracteristicile elementelor structurii se pot constitui
doua variante opuse de proiecte organizaionale (S1 si S2). Datorit
caracteristicilor elementelor, structura de organizare n ansamblul ei va
avea anumite caracteristici.
Adoptarea unei variante de organizare, din cele dou opuse, se face
n funcie de natura obiectivelor organizaiei.

Variante de proiecte organizaionale

Variante de
___structuri___
Caracteristici

S1

S2
Caracteristici ale
componentelor
structurii
-posturi nalt speciali-
zate;
-compartimente
omogene;
-arie de control redus;
-autoritate centralizat.
-posturi redus speciali-
zate;
-compartimente
eterogene;
-aria de control larg;
-autoritate descentra-
lizat.
Caracteristici ale
structurii
-birocratic;
-abordare clasic;
-formalizat;
-mecanicist.
-nebirocratic;
-abordare modern;
-neformalizat;
funcional.
Scopul utilizrii Structura organizatoric
asigur condiii pentru
eficien i
productivitate
Structura organizatoric
asigur condiii pentru
flexibilitate i
adaptare.

48. Bazele managementului
.








S1 idei de baz

birocraia folosit pentru o organizare superioar prin :
- precizie;
- stabilitate;
- disciplin;
- siguran (previziunea rezultatelor).

abordare clasic reguli precise bazate pe:
- specializarea muncii;
- centralizarea autoritii;
- unitatea de direcie gruparea posturilor pe
funcii ale organizaiei;
- unitatea de comand.


S2 idei de baz

utilizare mai bun a resurselor umane i tehnice;
autoritatea descentralizat creaz posibiliti pentru
conducere nedirectiv, participativ;
se favorizeaz funcionarea unitar, supl a organizaiei ca
urmare a interaciunilor dintre unitile structurale;
structura de organizare trebuie s creeze posibilitatea
adaptrii rapide a organizaiei la schimbrile
mediului extern.


Proiectarea conjunctural

S1 si S2 reprezint dou variante opuse de soluii pentru
organizare, dificil de adoptat in totalitate pentru organizaiile economice
moderne.
Management
principii i funcii 49.
Abordarea conjunctural a proiectrii se bazeaz pe ideea c n
diferitele sale domenii o organizaie are nevoie de caracteristici diferite
ale structurii de organizare pentru c ele sunt influenate de variabile
diferite, ca: dimensiunile si vrsta organizaiei, forma de proprietate,
tehnologia, strategiile, dinamismul i incertitudinea mediului extern.






Alegerea variantei structurale:

Factori de influen Recomandri pentru
varianta structural

Tehnologia
- tehnologii de rutina S1
- tehnologii evolutive S2

Mediul
- stabil i previzibil S1
. cerine ale clienilor constante
. ritm redus de inovare
- dinamic i incert S2
. mediu concurenial dinamic
. dezvoltarea tehnologic rapid

Alegerea strategic
- strategii de stpnire a costului S1
- strategii de difereniere a produselor/ S2
serviciilor
- strategii de concentrare pe un
segment ngust de pia S1+S2