Sunteți pe pagina 1din 12

Codul PS-01 PROCEDURA GENERAL

Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Nr. exemplar: _____



Copie controlat Copie necontrolat



Elaborat
R.M.C.:
Avizat
Viceprimari:
Aprobat
PRIMAR,

Natalia Covaci,





Marcela Papici,


Dr. Radu Roca




Dr. Coica Costel Dorel


Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ si este proprietatea PRIMARIEI SATU MARE
Este interzis multiplicarea i transmiterea documentului fr acordul elaboratorului, copiile fiind controlate i numerotate.

Pagina 1 / 10

































PROCEDURA GENERAL PROCEDURA GENERAL PROCEDURA GENERAL PROCEDURA GENERAL

CONTRO CONTRO CONTRO CONTROLUL DOCUMENTELOR LUL DOCUMENTELOR LUL DOCUMENTELOR LUL DOCUMENTELOR

Procedura generala PS-01: CONTROLUL DOCUMENTELOR
corespunde clauzei 4.2.3 din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de
referin pentru implementarea sistemului de management al calitii
n cadrul Primriei municipiului SATU MARE
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 2 / 10



CUPRINS

1 SCOP .......................................................................................................................................... Pag. 3
2 DOMENIU DE APLICARE ..................................................................................................... Pag. 3
3 DOCUMENTE DE REFERIN ........................................................................................... Pag. 3
4 TERMINOLOGIE I ABREVIERI ...................................................................................... Pag. 3
4.1 Terminologie ..................................................................................................................... Pag. 3
4.2 Abrevieri ........................................................................................................................... Pag. 4
5 DESCRIEREA PROCESULUI ................................................................................................ Pag. 4
5.1 Cerine generale ............................................................................................................... Pag. 4
5.2 Documente interne ........................................................................................................... Pag. 4
5.2.1 Manualul calitii .......................................................................................... Pag. 4
5.2.2 Politica i obiectivele referitoare la calitate.................................................. Pag. 4
5.2.3 Proceduri......................................................................................................... Pag. 4
5.2.4 Instruciuni de lucru...................................................................................... Pag. 5
5.2.5 Formulare........................................................................................................ Pag. 5
5.2.6 Alte documente interne.................................................................................. Pag. 5
5.2.7 Documente interne gestionate pe suport informatic................................... Pag. 6
5.2.8 Identificarea documentelor........................................................................... Pag. 6
5.2.9 Difuzarea si evidenta documentelor SMC .................................................. Pag. 6
5.2.10 Modificarea (actualizarea) documentelor interne...................................... Pag. 7
5.3 Documente externe.......................................................................................................... Pag. 7
5.3.1 Documente de provenien extern............................................................... Pag. 7
5.3.2 Primirea, nregistrarea i difuzarea documentelor externe........................ Pag. 8
5.4 Monitorizarea procesului.............................................................................................. Pag. 9
6 RESPONSABILITI ............................................................................................................ Pag. 8
7 NREGISTRRI ...................................................................................................................... Pag. 10
8 ANEXE ...................... Pag. 10

Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 3 / 10

1. SCOP
Prezenta procedur stabilete cerinele referitoare la meninerea sub control a tuturor documentelor care
sunt n legatur cu SMC, responsabilitile funciilor care elaboreaz, verific, dup caz, aprob,
actualizeaz i gestioneaz documente interne, respectiv, primesc, nregistreaz, difuzeaz i gestioneaz
documentele externe.
2. DOMENIU DE APLICARE
Prevederile prezentei proceduri se aplic tuturor functiilor existente n cadrul Primriei SATU MARE,
precum si documentelor elaborate intern i documentelor de provenienta externa, necesare pentru
operarea i controlul eficace al sistemului de management al calitii.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
SR EN ISO 9000:2006 Principii fundamentale i vocabular.
SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine.
SR ISO/TR 10013:2003 Linii directoare pentru documentaia sistemului de management al calitii
MSMC-01 Manualul SMC
4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI
4.1. Terminologie
Document Informaie mpreun cu mediul su suport.
Informaia poate fi prezentat sub form scris i/sau pe suport informatic
care descrie activiti, procese, cerine i responsabiliti.

Documente interne Documente elaborate n cadrul Primriei municipiului SATU MARE
Exemple: documente SMC, documente tehnice, documente organizatorice.

Documente externe Documente primite de ctre Primria municipiului SATU MARE de la alte
organizaii cu care colaboreaz (furnizori de produse i/sau servicii, foruri
legislative, organizaii tutelare etc.).
Exemple: documente legislative, documente tehnice, standarde i alte
documente necesare funcionrii organizaiei.

Specificaie Document care stabilete cerine.
Exemple: dispoziii, hotrri de consiliu local, caiete de sarcini, specificaii
tehnice de execuie etc.

Documente de referin Documente ale cror cerine sunt respectate la elaborarea unei proceduri,
precum i cele la care face referire coninutul acesteia.

Avizare

Acceptarea unui document de ctre o entitate organizatoric sau o persoan,
care condiioneaz circulaia ulterioar a sa, fr ca prin aceasta documentul
s capete un caracter executoriu.

Aprobare Acceptarea unui document de ctre o entitate organizatoric sau o persoan,
prin care documentul capt un caracter executoriu.

Utilizator Functie sau persoana care a primit un document inclus in SMC care are
obligatia de a-l gestiona pe toata perioada valabilitatii lui, de a respecta si
aplica prevederile acestuia si de a-l preda (sau distruge - dupa cum este
aplicabil) la sfarsitul perioadei de valabilitate.
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 4 / 10


Modificare

Actualizarea unui document astfel nct acesta s fie n conformitate cu
structura organizatoric a societii, modul real de desfurare a activitilor i
cu datele de ieire ale analizelor i verificrilor efectuate.

4.2. Abrevieri
SMC Sistem de management al calitii
RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calitii
ROF Regulament de organizare i funcionare
FP Fia postului
RA Responsabilul de activitate (ex. directori, efi servicii/birouri/compartimente, angajai)

5. DESCRIEREA PROCESULUI
5.1. Cerine generale
Pentru funcionarea eficace a SMC din Primria municipiului SATU MARE, meninerea sub control a
documentelor este necesar pentru a asigura c:
documentele sunt aprobate nainte de emitere, din punct de vedere al adecvrii lor;
documentele sunt analizate, actualizate atunci cnd este necesar i reaprobate;
modificrile i stadiul reviziilor curente a documentelor sunt identificate;
utilizatorii se gsesc n posesia tuturor documentelor necesare, aflate la ediia n vigoare;
documentele sunt pstrate astfel nct s rmn lizibile i identificabile cu uurin;
documentele de provenien extern sunt identificate i difuzarea lor este controlat;
documentele perimate sunt identificate adecvat pentru a evita utilizarea neintenionat a lor.
5.2. Documente interne
5.2.1. Manualul calitii
Manualul calitii este documentul care descrie sistemul de management al calitii implementat n
cadrul organizaiei, elaborat n conformitate cu SR EN ISO 9001:2001, de ctre RMC, verificat i avizat
de ctre viceprimari i aprobat de ctre primar.
Manualul calitii conine urmtoarele capitole:
1. Politica i obiectivele referitoare la calitate,
2. Prezentarea institutiei,
3. Termeni i definiii,
4. Sistemul de management al calitii,
5. Responsabilitatea managementului,
6. Managementul resurselor,
7. Realizarea serviciilor,
8. Msurare, analiz i mbuntire.
5.2.2. Politica i obiectivele referitoare la calitate
Politica i obiectivele generale referitoare la calitate se stabilesc de managementul de la cel mai nal
nivel, fiind aprobate de primar.
5.2.3. Proceduri
Procedurile sunt elaborate n conformitate cu cerinele SR EN ISO 9001 : 2008, cu reglementrile
aplicabile, cu modul de desfurare i responsabilitile funciilor implicate n realizarea procesului
respectiv, dup cum urmeaz:
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 5 / 10

Procedurile sunt elaborate de RMC, avizate, dupa caz, de viceprimari, directori si/sau efi departamente
si sunt aprobate de ctre primar.
Procedurile conin urmtoarele capitole:
1. Scop,
2. Domeniul de aplicare,
3. Terminologie i abrevieri,
4. Documente de referin,
5. Descrierea procesului,
6. Responsabiliti,
7. nregistrri,
8. Anexe. (acestea conin modele pentru formularele/registrele utilizate la meninerea nregistrrilor
stabilite.)
Procedurile sunt codificate dupa cum urmeaza:
proceduri de sistem (care reglementeaza sistemul in ansamblu, iar aplicarea lor este obligatorie
pentru toate procesele din cadrul SMC) cod PS
proceduri operationale (care reglementeaza anumite procese din cadrul sistemului, ele putand fi
neaplicabile in cadrul unor procese din cadrul SMC) cod PO
5.2.4. Instruciuni de lucru
Instruciunile de lucru reglementeaz modul de realizare al unei activiti dintr-un proces al SMC si sunt
realizate in conformitate cu cerintele interne ale institutiei si prevederile legale.
Instruciunile de lucru sunt elaborate de ctre seful de serviciu/birou/compartiment a crui activitate este
reglementat prin acestea, sunt avizate de ctre RMC (in vederea stabilirii conformitatii cu prevederile
SR EN ISO 9001:2008) i sunt aprobate de ctre primar.
Instructiunile de lucru sunt centralizate in ROI-01 (Regulamentul de ordine interioara) si respectarea
prevederilor acestora este o cerinta obligatorie pentru toti angajatii institutiei.

5.2.5. Formulare
Formularele utilizate pentru nregistrri sunt introduse prin proceduri i instruciuni care descriu
activitatea la care se refer, ele fiind anexate la documentul care le introduce.
Codificarea formularelor codul procedurii/instructiunii urmat de o litera F (formular) si un numr de
ordine atribuit cronologic elaborarii documentului.
Exemplu: PS-01 / F1 Lista de difuzare
5.2.6. Alte documente interne
n cazul n care apare necesitatea elaborrii altor tipuri de documente interne, dect cele reglementate
prin proceduri si/sau RI (de exemplu: rapoarte, situaii statistice etc.) referitoare la activitile i
procesele desfurate n Primria municipiului SATU MARE, incluse n SMC, RA desemneaz
funciile/persoanele care au responsabilitatea elaborrii, verificrii dup caz, modificrii, difuzrii i
gestionrii acestora. La elaborarea, aprobarea, avizarea dup caz, modificarea i difuzarea acestor
documente, persoanele desemnate, respect cerinele reglementate prin prezenta procedur.
Organigrama, ROF, RI, proiectele de HCL sunt elaborate n forma de proiect de ctre RA (efi de
departamente, directori), avizate de ctre primar i aprobate de ctre consiliul local.
Fiele posturilor sunt elaborate de responsabilii de activitate i aprobate de directorul de departament.
Biroul resurse umane este responsabil de gestionarea exemplarelor originale din Organigram, R.O.F.,
decizii, fia postului.
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 6 / 10

Perioada de pstrare a documentelor interne elaborate se stabilete de elaboratorul documentului, n
conformitate cu prevederile legale n vigoare i dup cum este aplicabil.
Documentele interne constituie Secrete de serviciu, drept pentru care acestea nu vor fi nstrinate,
decat de acele functii/persoane care au fost responsabilizate in acest sens.
5.2.7. Documentele interne gestionate pe suport informatic
Documentele interne sunt gestionate pe suport informatic conform programului informatic de gestiune a
documentelor: PIRS-EPRIM.
Salvarea documentelor interne gestionate pe suport electronic pe dischete sau CD-uri se va face doar de
ctre responsabilii IT cu atribuii n acest sens.
5.2.8. Identificarea documentelor
Documentele interne, existente in cadrul SMC al Primriei municipiului SATU MARE au urmtoarele
date de identificare:
antet cu numele organizaiei i/sau departamentului care le emite;
numele/titlul documentului;
cod, ediie;
numrul paginii/numrul total de pagini;
data reviziei documentului;
funcia, numele, prenumele i semntura persoanelor care le elaboreaz, le avizeaza i le aprob;
caracterul documentului (copiile documentelor pentru care este prevzut controlul modificrilor sunt
identificate de ctre persoana care efectueaz difuzarea prin marcarea csuei Copie controlat.
Pentru documentele cu caracter informativ (pentru care nu este prevzut controlul modificrilor),
persoana care le difuzeaz, va evidenia acest fapt prin marcarea csuei Copie necontrolat.)
numele fisierului si calea de acces catre acesta

5.2.9. Difuzarea i evidena documentelor SMC
a) Difuzarea documentelor SMC (manualul calitii, proceduri, etc.), dup aprobarea acestora, se face
de ctre RMC, dupa cum urmeaza:
documentele SMC pe suport de hartie vor fi:
- copiate
- se va bifa casuta Copie controlat (pentru documentele la care a fost prevazut controlul
modificarilor).
- numarul exemplarului copiat va fi evidentiat in rubrica Nr exemplar
- copia controlata se va difuza pe baz de List de difuzare, formular PS-01/F1. Prin semnarea
de primire, utilizatorul documentului isi asuma responsabilitatea gestionarii documentului
primit conform prevederilor proceduri.
- copiile pentru care nu a fost prevazut controlul modificarilor (documente cu caracter
informativ) vor avea marcata casuta Copie necontrolata si se vor difuza fara a fi obligatorie
completarea Listei de difuzare.
documentele SMC pe suport informatic vor fi:
- salvate de catre reprezentantii IT in reteaua interna a institutiei intr-un format care nu poate fi
modificat (PDF, TIF, etc)
- trimise tuturor utilizatorilor care au acces la reteaua interna. Totodata utilizatorii vor fi
informati prin nota interna asupra obligativitatii respectarii prevederilor documentului.
b) Evidenta documentelor SMC se realizeaza dupa cum urmeaza:
- RMC pastreaza evidenta tuturor documentelor SMC prin meninerea la zi i actualizeazarea Listei de
eviden a documentelor n vigoare, formular PS-01/F2.
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 7 / 10

- RMC pastreaza evidenta si controlul tuturor copiilor controlate a documentelor difuzate prin
mentinerea tuturor Listelor de difuzare.

c) Gestionarea documentelor SMC:
- RMC gestioneaz exemplarele originale ale manualului calitii i ale procedurilor precum o copie
controlata dupa toate IL incluse in SMC din cadrul primariei SATU MARE.
- Exemplarele originale perimate ale manualului calitii i ale procedurilor sunt pstrate de catre
RMC pe o perioad de min. 3 ani, dup care sunt predate la arhiv.
- Exemplarele originale perimate ale IL se vor preda la RMC, care le va pastra pe o perioad de min. 3
ani, dup care le va preda la arhiv.
- Utilizatorii au obligatia de a gestiona copiile controlate ale documentelor SMC primite, din
momentul primirii si pana la retragerea acestora. Difuzarea copiilor controlate intre utilizatori se va
face doar in conditii prevazute la cap 5.2.9.a.

5.2.10. Modificarea (actualizarea) documentelor interne:
Modificarea/actualizarea documentelor interne este efectuat de elaboratorul documentului i presupune
parcurgerea urmtoarelor etape principale:
stabilirea necesitii modificrii;
efectuarea modificrii propriu-zise;
actualizarea datelor de intrare n vigoare (data, numrul reviziei crete cu o unitate);
verificarea, avizarea i aprobarea documentului de ctre aceleai funcii care au verificat, avizat,
aprobat iniial documentul.
Difuzarea documentului modificat (actualizat) se face conform cap. 5.2.9.a, n acelai timp cu retragerea
documentului perimat. Responsabilitatea distrugerii documentului perimat este a RMC (prin distrugerea
tuturor copiilor perimate).
Evidena modificrilor efectuate pe un document este meninuta de elaboratorul documentului n Lista
de eviden a modificrilor, formular PS-01 / F3. Lista de eviden a modificrilor se pstreaz alturi
de originalul documentului.
Functia/persoana care gestioneaz originalele perimate ale documentelor interne, pe suport de hartie, le
marcheaz cu inscripia PERIMAT, le pstreaz pe perioada stabilit, dup care stabilete necesitatea
pstrrii n continuare, a predrii la arhiv sau a eliminrii prin distrugerea acestora.
Schema detaliat a modificrii/actualizrii documentelor este prezentat n anexa 6 la prezenta procedur
5.3. Documente externe
5.3.1. Documentele de provenien extern
Coresponden (de exemplu: adrese, notificri, informri cu caracter de obligativitate, contracte,
comenzi, oferte, reclamaii primite de la ceteni / colaboratori / alte organizaii;
Autorizaii i avize necesare funcionrii i desfurrii activitilor specifice organizaiei;
Documentele normative, reglementari, literatura de specialitate:
- Actele normative (legislaie, reglementri, HCL, etc.)
- Formulare si registre cu regim special
- Standarde i alte prevederi legale aplicabile
- Documentaia tehnic si licente pentru echipamente de calcul i soft
- Documentatie de executie a lucrarilor (proiecte, caiete de sarcini, studii de specialitate)
- Manuale de specialitate, suporturi de curs, etc.
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 8 / 10

- Alte documente de provenienta externa necesare realizarii proceselor din cadrul SMC al
primariei municipiului Satu Mare


5.3.2. Primirea, nregistrarea difuzarea i gestionarea documentelor externe
Corespondenta:
Documentele externe primite prin pot, curierat sau personal de la expeditorul documentului, sunt
primite de ctre registratura generala a institutiei care:
- le nregistreaz n programul PIRS-EPRIM
- stabilete destinatarii, conform numerelor de inregistrare atribuite
- le difuzeaz la destinatari, in termen de max. 12 ore.
Documentarea difuzrii este realizat prin data i semntura de primire a destinatarului n Registrul de
intrare-ieire.
In cadrul fiecarui departament documentele externe primite de la registratura, cat si documentele externe
primite direct prin fax, telex sau alte mijloace, sunt inregistrate in Registrul de intrare-iesire propriu,
dupa care sunt analizate de seful de departament si repartizate catre RA in vederea solutionarii acestora.
Persoanele care primesc documente prin e-mail stabilesc necesitatea listrii acestora i a informrii altor
funcii procednd n conformitate cu cele prezentate mai sus, a pstrrii (baz de date) sau arhivrii
acestora.
Persoanele responsabile cu primirea i gestionarea documentelor externe din cadrul departamentelor
organizaiei au responsabilitatea de a pstra originalele/copiile primite i de a verifica valabilitatea
acestora.
Persoanele care gestioneaz documente externe:
stabilesc necesitatea ntiinrii altor funcii din cadrul organizaiei despre conintul acestora;
difuzeaz copiile/originale funciilor interesate, care dateaz i semneaz de primire in Registrul de
intrare-iesire propriu sau n Lista de difuzare, formular PS-01 / F1.
stabilesc necesitatea i instruiesc, sau asigur instruirea funciilor interesate referitor la continutul
documentelor, atunci cnd este aplicabil, conform procedurii Instruire, contientizare, competen,
cod PO-01.
Cu excepia prevederilor legale i a standardelor externe, persoanele responsabile cu primirea i
gestionarea documentelor externe in evidena acestora n opisul dosarelor/bibliorafturilor n care acestea
sunt pstrate.
n cazul n care documentele externe determin modificri ale documentelor sistemului de management
al calitii, RMC stabilete necesitatea i asigur efectuarea modificrilor necesare i a instruirii
personalului implicat n legtur cu aceste modificri.
Corespondena extern este pstrat de ctre persoanele care o gestioneaz, timp de cel puin 1 an dup
ncheierea perioadei de valabilitate a acesteia, dupa care se preda la arhiva (daca nu sunt alte prevederi
legale aplicabile)
Copiile documentelor externe difuzate n cadrul organizaiei se supun acelorai reguli de pstrare,
marcare la expirarea valabilitii acestora i de pstrare sau eliminare prin distrugere, ca n cazul
originalelor acestora.
Documente normative si prevederi legale:
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 9 / 10

Prevederile legale sunt multiplicate i difuzate ctre toate direciile/departamentele interesate de ctre
compartimentul Juridic-contencios pe baza Listei de difuzare, cod PS-01 / F1.
Utilizatorii au obligatia nregistrarii acestora n Registrele de intrri-ieiri proprii si, dupa caz, in Lista
documentelor, cod PS-01/F2. Pastrarea si gestionarea acestor documente se realizeaza de catre RA la
care au fost repartizate.
Baza de date legislativ se gasete i pe suport electronic (program Legis), actualizarea acesteia facndu-
se conform contract. Responsabil de gestionarea bazei de date pe suport electronic este eful Biroului
informatica si gestiune retea.
Standardele si normativele aplicabile sunt inute n eviden prin nregistrarea acestora n lista
documentelor, cod PS-01/F2 si, dupa caz, in Registrele de intrri-ieiri proprii de ctre funciile care le
gestioneaz, dup cum urmeaz:
standardele referitoare la sistemul de management al calitii, sunt gestionate de ctre RMC;
celelalte standarde cu caracter tehnic, sunt gestionate de RA implicai.
Autorizatii si licente
Primarul si viceprimarii au responsabilitatea obtinerii si gestionarii tuturor autorizatiilor necesare
functionarii institutiei n conformitate cu legislaia n vigoare.
eful biroului strategii de informatizare este responsabil cu obinerea, gestionarea i actualizarea
licenelor pentru programele de calculator.
5.4. Monitorizarea procesului
Monitorizarea procesului se realizeaz prin audituri interne, conform procedurii generale Audit intern,
cod PS-03.
Date rezultate referitoare la controlul documentelor sunt analizate, eventual prelucrate statistic i
prezentate n analiza efectuat de management conform procedurii operationale Analiza efectuat de
management, cod PO-02.
6. RESPONSABILITI
6.1. Primarul
aprob politica i obiectivele generale ale calitii
aprob documentele SMC: MSMC, procedurile SMC,
avizeaz documentele organizatorice (organigrama, statul de funcii, regulamentul de organizare i
funcionare, etc.) i le supune aprobrii consiliului local
6.2. RMC
elaboreaz, codific, modific i difuzeaz documentele SMC (MSMC; proceduri), precum i
formularele aferente acestora;
codific si avizeaz IL ntocmite de responsabilii de activitate;
gestioneaz originalele documentelor SMC, fiind responsabil de pstrarea documentelor pe perioada
stabilit.
6.3. Directorii de direcie
aprob IL care reglementeaz procesele din subordine;
rspund de traducerea i difuzarea documentelor externe scrise ntr-o limb strin ctre toi RA
implicai.
6.4. efii de servicii / birouri / compartimente
aprob IL care reglementeaz procesele de care este responsabil, in limitele de competenta atribuite;
rspund de gestionarea documentelor interne (decizii, note interne etc.) i / sau externe provenite din
relaia cu cetenii / colaboratorii / alte organizaii interesate (ex. organisme de control);
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013
CONTROLUL DOCUMENTELOR


Pagina 10 / 10

rspund de obinerea i gestionarea avizelor i autorizaiilor necesare funcionrii organizaiei, pentru
domeniul n care i desfoar activitatea.
6.5. Responsabilii de activitate
elaboreaz IL specifice activitilor de care sunt responsabili, naintndu-le spre verificare RMC;
ntocmesc / avizeaz documente interne, n limitele de competen atribuite (ex: note interne, FP
etc.);
gestioneaz documentele interne sau externe emise sau care le-au fost repartizate, fiind responsabili
de:
aducerea la ndeplinire a cerinelor acestora
arhivarea i pstrarea acestora conform prevederilor prezentei proceduri
marcarea documentelor originale perimate i distrugerea copiilor documentelor nevalabile
6.6. CRC
rspunde de primirea i difuzarea documentelor de provenien extern primite (altele dect cele
primite prin mail) ctre funciile / departamentele crora le sunt adresate acestea
6.7. Utilizatori documente
rspund de respectarea i/sau aducerea la ndeplinire a prevederilor documentelor care le-au fost
repartizate;
pstreaz / arhiveaz / distrug documente n condiiile specificate n prezenta procedura.

7. NREGISTRRI

Gestionare Nr.
anex nregistrare Cod Funcia Perioada
de pstrare
Mod de
pstrare
Observaie
1.
Lista de
difuzare
PS-01/F1
RMC
Persoane care
difuzeaz
documente

3 ani


ndosariat
Formular
intern
2.
Lista de eviden
a documentelor
PS-01 / F2
RMC
RA
Min. 3 ani ndosariat
Formular
intern
3.
Lista de evidena
a modificrilor
PS-01 / F3
RMC
RA
3 ani
ndosariat alturi
de originalul
doc.
Formular
intern

Registru de
intrare - ieire
-
Registratura
RA
1 an dup
completarea
paginilor



8. ANEXE

Formularele utilizate pentru nregistrri reprezint anexe la prezenta procedura.


LISTA DE DIFUZARE A DOCUMENTELOR

Ps -01/F1, Ed:2, rev 0 din 01.12.2013 pagina
Primit Retras Ex. nr. Ed. Rev.
Nume / compartiment Semntura Data Nume Semntura Data


















LISTA DOCUMENTELOR IN VIGOARE

Ps-01/F2, Ed2, rev0din 01.12.2013
Pagina 1 [ 1 ]


























































































































































































































































































Cod procedur
NR.
CRT.
Cod Direcie Cod
Serviciu/
Birou


1


2
3
4
5
6