GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
1
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Ministerul Finanelor Publice Ghid Metodologic de completare a formularului Active fixe corporale amortizabile (NOTA 35A) Sistem Informatic Forexebug
Consultant TH Furnizor: Intrarom Oracle Romsys - TNS Consultant PM: Consultant Asigurarea Calitatii AAM Consulting Beneficiar Ministerul Finantelor Publice Data creare: octombrie 31, 2013 Ultima modificare: februarie 6, 2014 Referinta Document: RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001 Versiune: 3
Aprobri: Valentin MAVRODIN MFP, Manager Proiect DGTCP Marius Daniel PESTINA MFP, Manager Proiect DGTI Constantin PRUNARU Intrarom, Director Proiect
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
2
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
1 CONTROLUL DOCUMENTULUI
1.1 Modificari 18 Data Autor Versiune Referinta modificare 31-10-2013 Dana Istratescu (Intrarom) v1.0 Versiune extrasa din documentul Ghid Metodologic de completare a formularelor Forexebug_v2.0 11-11-2013 Dana Istratescu (Intrarom) V2.0 Modificare formulare 31-01-2014 Dana Istratescu (Intrarom) V3.0 Modificare formulare
1.2 Revizori
Nume Pozitie
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
3
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Continut 1 Controlul Documentului............................................................................................. 2 1.1 Modificari ...................................................................................................................... 2 1.2 Revizori ......................................................................................................................... 2 1.3 FORMULARUL ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A) ............. 4 1.3.1 Consideratii generale privind utilizarea formularului de tip PDF ................... 4 1.3.2 Descrierea fluxului de activitati in procesul de inregistrare a formularului active fixe corporale amortizabile (NOTA 35A) ............................................................ 8 2 PREZENTAREA FORMULARULUI ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A).................................................................................................................................... 11 3 INREGISTRAREA FORMULARULUI ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A).................................................................................................................................... 13 4 MODIFICAREA DATELOR DIN FORMULARUL ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A) ....................................................................................................... 18
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
4
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
1.3 FORMULARUL ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A) 1.3.1 CONSIDERATII GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FORMULARULUI DE TIP PDF a. Descrcarea formularului de tip PDF
Pentru transmiterea informaiilor referitoare la NOTA 35A asociata Entitii Publice se utilizeaz un formular n format PDF inteligent ce poate fi copiat pe staia local de pe site-ul ANAF, seciunea Descrcare declaraii. La momentul completrii formularului Active fixe corporale amortizabile, este obligatoriu s se acceseze site- ul ANAF i s se descarce ultima versiune a formularului de tip PDF. Pentru utilizarea formularului de tip PDF se folosete aplicaia Adobe Reader versiunea 8.2 sau una superioar acesteia. Aplicaia Adobe Reader trebuie s fie instalat pe staia local pe care va fi utilizat formularul PDF. Aplicaia Adobe Reader poate fi obtinut de pe site-ul ANAF, seciunea Descrcare declaraii sau direct de pe site-ul www.Adobe.com. Instalarea aplicaiei Adobe Reader pe staia local se realizeaz urmnd instruciunile de instalare expuse de programul de instalare. Formularul de tip PDF pe staia local, poate fi copiat, salvat sau ters.
b. Utilizarea formularului de tip PDF
Formularul poate fi parcurs utiliznd tastatura sau mouse-ul, iar completarea trebuie s fie executat secvenial n ordinea n care sunt afiate cmpurile n formular, deoarece valorile cmpurilor din formular sunt corelate, conform regulilor de business prevzute prin legislaia i normele n vigoare. La completarea formularului utilizatorul este asistat prin expunerea unor liste de valori i nomenclatoare, din care utilizatorul alege pozitionndu-se pe valoarea corect i tastnd ENTER sau prin acionarea tastei stnga a mouse-lui. La nchiderea formularului (prin utilizarea funciei File Save din colul stnga sus al formularului PDF pentru o gestiune corect a formularelor PDF salvate, trebuie respectat o regul clar de identificare i datare a fiierelor salvate) informaiile deja completate sunt salvate pe staia local, permitnd astfel reluarea procesului de completare, cu condiia ca s nu fi fost aplicat semnatura electronic. Dup aplicarea semnturii electronice
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
5
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
formularul este blocat (nu mai pot fi operate actualizri). Pentru a reveni la completarea formularului (deblocarea formularului) dup ce a fost aplicat semntura electronic, poate fi utilizat funcionalitatea de tergere semntur. Dup completarea tuturor cmpurilor prevzute n formular se acceseaz butonul de Verificare prin care sunt validate valorile nscrise n formular conform regulilor specifice i n cazul identificrii unor informaii incorecte sau necorelate, va fi afiat o list a erorilor rezultate. n acest caz trebuiesc revizuite informaiile menionate i efectuate coreciile ce se impun. Dac nu au fost identificate erori n completarea datelor nscrise n formular, va fi afiat un mesaj prin care se confirm corectitudinea i completitudinea formularului.
c. Depunerea formularului de tip PDF
Mecanismul de depunere a formularului Active fixe corporale amortizabile, respect ntocmai fluxul de transmitere formular prin Internet, implementat deja pentru depunerea de raportri, declaraii i formulare (accesarea site-ului www.e-guvernare.ro). Pentru depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e- guvernare.ro, de pe prima pagin afiat se alege opiunea Depunere declaraii:
Pagina principala www.e-guvernare.ro
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
6
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
La apelarea acestei funcionaliti va fi solicitat identificarea utilizatorului i autentificarea acestuia:
Dac autentificarea s-a finalizat cu succes, urmeaz identificarea formularului ce urmeaz a fi depus:
Pentru alegerea formularului ce urmeaz a fi transmis se utilizeaz fereastra afiat:
Butonul Browse identific, pe staia local, fiierul de tip PDF ce urmeaz a fi transmis: se poziioneaz cursorul pe acesta (prin utilizarea sgeilor de pe tastatur i ENTER dup poziionare, sau a mouse-ului cu
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
7
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
apsarea tastei stnga la poziionarea cursorului pe fiierul PDF ales). Dup ce fiierul a fost marcat se acceseaz butonul Trimite. Dac transferul s-a efectuat fr erori, va fi afiat imaginea de mai jos:
(imaginea este reprodus din actuala procedur de depunere a diverselor declaraii)
La fiecare depunere de formular sistemul aloc un cod unic, care se numete Index. Este important s fie reinut Indexul afiat, pentru a fi utilizat ulterior pentru urmrirea statusului i a mesajelor transmise de ctre sistem, referitor la formularul depus. Dac transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea coninutului fiierului de tip PDF transmis i reluarea procesului de depunere.
Pentru urmrirea statusului i a mesajelor transmise de sistem se utilizeaz fereastra:
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
8
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Prin apsarea butonului Verific se obin informaii referitoare la statusul procesrii formularului transmis:
1.3.2 DESCRIEREA FLUXULUI DE ACTIVITATI IN PROCESUL DE INREGISTRARE A FORMULARULUI ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A)
Mecanismul de depunere a formularului Active fixe corporale amortizabile respect ntocmai fluxul de transmitere formular prin Internet, implementat deja pentru depunerea de declaraii i formulare, i anume:
Completare date n formular de tip PDF i semnare electronic formular Precondiii: Entitatea Public trebuie s dein un certificat digital calificat, nregistrat la MFP Entitatea Public utilizeaz ultima versiune publicat de ctre MFP pe site-ul unde, i n prezent, se gsesc machetele i instruciunile aferente formularelor i declaraiilor n uz Aciuni: Entitile raportoare vor completa datele n formularul de tip PDF inteligent. Valideaz datele introduse accesnd butonul Valideaz i genereaz fiierul XML asociat inclus n formular
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
9
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Semneaz formularul de tip PDF (cu XML asociat) cu certificatul digital calificat. Formularul se semneaz de conductorul entitii publice sau de alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie.
ncrcare formular pe serverul central MFP i validare date Utilizatorul este un reprezentant al Entitii Publice. Precondiii: Entitatea Public trebuie s dein un certificat digital calificat, nregistrat la MFP Entitatea Public este conectat la un calculator cu acces la Internet; Aciuni: Utilizeaz certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro, opiunea Depunere declaraii ncarc fiierul de tip PDF inteligent (cu XML asociat) pe serverul central al MFP apsnd butonul Trimite de pe pagina afiat
Sub controlul sistemului ForExeBug vor fi parcuri 3 pai succesivi de validare a formularului recepionat n sistem: Validarea formal a formularului: va fi supus unui prim set de validri (format, coninut standard de identificare declarant i tip formular, etc). Dac validarea s-a realizat cu succes, pe site-ul www.e-guvernare.ro va fi afiat Indexul de nregistrare a formularului n sistem, iar procesul continu cu pasul urmtor de validare Dac din aceast validare rezult neconformiti se va afia de ctre sistem, o Recipis (o notificare) de Respingere formular prin care se menioneaz i motivele invocate (erorile identificate). Validarea automat a coninutului formularului i a regulilor specifice aplicabile Dac validarea s-a realizat cu succes, sistemul va genera un document electronic semnat (Recipis) atestnd c declarantul nu i-a ndeplinit obligaia de declarare (documentul nu poate fi acceptat ca declaraie) indicnd criteriile de verificare nclcate (lista erorilor); Dac validarea s-a ncheiat cu identificarea unor erori, Entitatea Public este informat prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro precizndu-se i erorile identificate. Entitatea Public va trebui s corecteze erorile menionate i s reia procesul de transmitere a formularului obinut n urma corectrii.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
10
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Verificarea rezultatului verificrilor efectuate asupra documentului i a ndeplinirii criteriilor de validitate a datelor sau a strii prelucrrii se poate face numai prin interogarea informaiilor publicate pe Internet pe site-ul ANAF (ultima pagina web de la ncrcarea fiierelor pe site-ul www.e-guvernare.ro)
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
11
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
2 PREZENTAREA FORMULARULUI ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A)
Formularul Active fixe corporale amortizabile este structurat in dou seciuni, seciunea A - Informaii generale i seciunea B Active fixe corporale amortizabile (RON).
n seciunea A sunt informaiile generale referitoare la Entitatea Public, iar n seciunea B sunt informaii referitoare la activele fixe corporale amortizabile.
Formular Active fixe corporale amortizabile pagina 1
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
12
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Formular Active fixe corporale amortizabile pagina 2
Formular Active fixe corporale amortizabile pagina 3
Frecvena de depunere a formularului Active fixe corporale amortizabile (NOTA 35A) este anual.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
13
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
3 INREGISTRAREA FORMULARULUI ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A) La nceputul nregistrrii formularului Active fixe corporale amortizabile trebuiesc completate cmpurile: Dat ntocmire, An calendaristic.
Situaie Financiar Rectificativ Reprezint tipul de formular. Se bifeaz cmpul Situaie Financiar Rectificativ numai n cazul n care Entitatea Public, identificat unic prin Codul de Identificare Fiscal, completeaz un formular Active fixe corpoarle amortizabile, care modific datele deja transmise i nregistrate n sistem. n cazul n care se transmite un formular fr a-l meniona ca fiind Rectificativ, iar n sistem a fost deja nregistrat anterior un formular Active fixe corporale amortizabile, noul formular va fi respins. Dat ntocmire Reprezint data calendaristic la care se ntocmete documentul. Se selecteaz o valoare din calendar. Cmp Obligatoriu. An calendaristic Reprezint anul calendaristic pentru care sunt raportate activele fixe corporale amortizabile. Cmp Obligatoriu.
Pentru cmpul care trebuie completat cu data calendaristic (ex. Dat ntocmire) se poziioneaz mouse-ul n cmpul respectiv, se deschide fereastra calendar, i se selecteaz ziua, luna i anul.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
14
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Dup completarea cmpurilor de mai sus se vor completa datele din seciunile A - Informaii generale, B Active fixe corporale amortizabile, i anume:
Seciunea Informaii generale
Denumire Entitate Public Se completeaz denumirea integral, fr abrevieri, a Entitaii Publice. Ex: Primria Vlenii de Munte Cmp Obligatoriu. Lungime maxim: 100 caractere. CIF Entitate Public Se completeaz Codul de Identificare Fiscal al Entitaii Publice. Acest cod identific unic o Entitate Public. La introducerea datelor, sistemul valideaz c au fost introduse numai cifre (nu au fost introduse litere). Ex: 1234567891 Cmp Obligatoriu. Lungime maxim: 12 caractere
Seciunea Active fixe corporale amortizabile
Pentru fiecare linie afiat n formular, se pot completa valori n cmpurile:
Amenajri la terenuri Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Construcii Total Acest cmp se calculeaz automat. Valoarea este egal cu suma valorilor din cmpurile Drumuri i Poduri Drumuri Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
15
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Poduri Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru ) Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Aparate i instalaii demsurare, control i reglare Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Mijloace de transport Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Animale i plantaii Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie avalorilor umane i materiale i alte active fixe corporale Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i valoarea 0. Total Acest cmp se calculeaz automat. Valoarea este egal cu suma valorilor din cmpurile Amenajri la terenuri, Construcii Total, Echipamente tehnologice, Aparate i instalaii de msurare, Mijloace de transport, Animale i plantaii, Mobilier, aparatur birotic. Se pot completa cu valori numai cmpurile marcate cu albastru. Celelalte cmpuri sunt needitabile deoarece sunt cmpuri calculate, care se valideaz conform algoritmului de calcul.
Ex. n captura de mai sus am completat cmpurile:
- Amenajri la terenuri Sold iniial cu valoarea 100.000 lei - Construcii drumuri cu valoarea 80 lei - Mijloace de transport cu valoarea 30.000 lei
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
16
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
- Amenajri la terenuri Achiziii cu valoarea 2.000 lei
n urma completrii au fost calculate automat cmpurile Construcii TOTAL i TOTAL (poziionat n partea dreapt a formularului).
Observam faptul c randurile 9, 19 i 30 au fost completate automat conform formulelor de calcul.
Sistemul calculeaz automat totalurile, pe masur ce sunt introduse sume n cmpurile care particip, conform algoritmului, la formula de calcul.
Dac utilizatorul terge/modific valorile introduse, sistemul recalculeaz automat valorile din cmpurile totalurilor.
Rndurile: numrul 2 (Creteri), numrul 10 (Descreteri), numrul 20 (Amortizare) i numrul 25 (Ajustri de deprecieri) nu se completeaz.
La finalizarea completrii informaiior, Entitatea Public ii valideaz datele introduse prin selectarea butonului Validare i generare XML.
n cazul n care au fost identificate erori, sistemul afieaz lista erorilor. Dup ce Entitatea Public corecteaz erorile identificate, apas din nou butonul "Validare i generare XML". n cazul n care nu sunt identificate erori, se genereaz automat fiierul XML.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
17
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Pentru a vedea fiierul XML se apas butonul
La finalizarea completrii formularului i eliminarea tuturor eventualelor erori, n cazul depunerii formularului de ctre Entitatea Public pe site-ul www.e-guvernare.ro, pe formular va trebui inserat semntura electronic pe baza certificatului digital calificat i nregistrat la MFP:
Fluxul de activiti continu conform pailor descrii anterior.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
18
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
4 MODIFICAREA DATELOR DIN FORMULARUL ACTIVE FIXE CORPORALE AMORTIZABILE (NOTA 35A) - n cazul n care Entitatea Public a nregistrat cu succes formularul Active fixe corporale amortizabile i dorete s modifice datele deja stocate n sistem, va relua procesul de nregistrare a unui formular Active fixe corporale amortizabile i va completa toate atributele de la nivelul formularului de tip PDF, cu valorile corespunztoare (indiferent dac sunt obiect al modificrii sau sunt informaii nemodificate). - Singura diferen fa de procesul iniial de nregistrare a formularului Active fixe corporale amortizabile este aceea c la nivelul formularului de tip PDF se va bifa opiunea Situaie financiar rectificativ.