GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
1
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Ministerul Finantelor Publice Ghid Metodologic de completare a formularului Fisa Entitatii Publice (Fisa_EP) Sistem Informatic Forexebug
Consultant TH Furnizor: Intrarom Oracle Romsys - TNS Consultant PM: Consultant Asigurarea Calitatii AAM Consulting Beneficiar Ministerul Finantelor Publice Data creare: iunie 21, 2013 Ultima modificare: februarie 6, 2014 Referinta Document: RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001 Versiune: 3
Aprobari: Valentin MAVRODIN MFP, Manager Proiect DGTCP Marius Daniel PESTINA MFP, Manager Proiect DGTI Constantin PRUNARU Intrarom, Director Proiect
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
2
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
1 CONTROLUL DOCUMENTULUI 1.1 Modificari 33 Data Autor Versiune Referinta modificare 03-09-2013 Rodica Naca (Intrarom) v1.0 Versiune extrasa din documentul Ghid Metodologic de completare a formularelor Forexebug_v2.0 18-09-2013 Rodica Naca (Intrarom) V2.0 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP 24-09-2013 Rodica Naca (Intrarom) V2.1 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP 03-10-2013 Rodica Naca (Intrarom) V3.0 Versiune actualizata conform modificarilor fluxului de completare formular, transmise de catre Echipa MFP 18-10-2013 Rodica Naca (Intrarom) V3.1 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP 24-10-2013 Rodica Naca (Intrarom) V3.2 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP 06-11-2013 Rodica Naca (Intrarom) V3.4 Versiune actualizata conform Observatiilor transmise de catre Echipa MFP
1.2 Revizori
Nume Pozitie
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
3
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Continut 1 Controlul Documentului............................................................................................. 2 1.1 Modificari ...................................................................................................................... 2 1.2 Revizori ......................................................................................................................... 2 1.3 Fisa_EP ........................................................................................................................ 4 1.3.1 Instruciuni de lucru pentru completarea Fisei entitatii publice (Fisa_EP) .... 4 1.3.2 Consideratii generale privind utilizarea formularului PDF ................................ 4 2 Inregistrare initiala Fisa_EP .................................................................................... 17 3 Modificare date Fisa_EP .......................................................................................... 33
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
4
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
1.3 Fisa_EP 1.3.1 INSTRUCIUNI DE LUCRU PENTRU COMPLETAREA FISEI ENTITATII PUBLICE (FISA_EP)
Prevederi generale Fia Entitatii Publice va fi completata de catre fiecare Entitate Publica n parte. ntocmirea i completarea Fiei Entitatii Publice are drept scop obinerea de informaii cu caracter general despre Entitatile Publice din Romnia n vederea nregistrarii acestora n sistemul informatic FOREXEBUG .
Prin ntocmirea i nregistrarea acestei fie n sistemul informatic FOREXEBUG vor fi asigurate mecanismele electronice pentru agregarea (nsumarea), consolidarea i reconcilierea datelor n vederea colectarii informatice a bugetelor entitatilor publice, execuiei bugetare, raportarilor financiar-contabile precum i gestiunii angajamentelor bugetare.
Procesul de inregistrare a acestei fise in sistemul FOREXEBUG acopera doua etape: 1. Inregistrare Initiala a Fisei_EP 2. Modificare date din Fisa_EP. In ambele etape, in procesul de completare a datelor este implicat Functionarul Entitatii Publice, iar in procesul de validare a datelor este implicat Functionarul de la Ghiseu Trezorerie, la care este arondata Entitatea Publica (la care Entitatea Publica are deschise conturile de Cheltuieli).
1.3.2 CONSIDERATII GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FORMULARULUI PDF a. Descarcarea formularului PDF Pentru transmiterea informatiilor referitoare la profilul Entitatii Publice se utilizeaza un formular in format PDF inteligent ce poate fi copiat pe statia locala de pe site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii. Pentru completarea corecta a unei Fise_EP, este obligatoriu sa se acceseze site-ul ANAF si sa se descarce ultima versiune a formularului .PDF. Pentru utilizarea formularului PDF se foloseste aplicatia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioara.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
5
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Aplicatia Adobe Reader trebuie sa fie instalata pe statia locala pe care va fi utilizat formularul PDF. Aplicatia Adobe Reader poate fi obtinuta de pe site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii sau direct de pe site-ul www.Adobe.com. Instalarea aplicatiei Adobe Reader pe statia locala se realizeaza urmand instructiunile de instalare expuse de programul de instalare. Formularul PDF, pe statia locala, poate fi copiat, salvat sau sters.
b. Utilizarea formularului PDF Formularul poate fi parcurs utilizand tastatura sau mouse-ul, iar completarea trebuie sa fie executata secvential in ordinea in care sunt afisate campurile in formular deoarece valorile campurilor din formular sunt corelate conform regulilor de business prevazute prin legislatia si normele in vigoare. La completarea formularului utilizatorul este asistat prin expunerea unor liste de valori si nomenclatoare, din care utilizatorul alege pozitionandu-se pe valoarea corecta si tastand ENTER sau prin actionarea tastei stanga a mouse-lui. La inchiderea formularului (prin utilizarea functiei File Save din coltul stanga sus a formularului PDF pentru o gestiune corecta a formularelor PDF salvate trebuie respectata o regula clara de identificare si datare a formularelor salvate) informatiile deja completate sunt salvate pe statia locala, permitand astfel reluarea procesului de completare, cu conditia ca sa nu fi fost aplicata semnatura electronica. Dupa aplicarea semnaturii electronice formularul este blocat (nu mai pot fi operate actualizari). Pentru a reveni la completarea formularului (deblocarea formularului) dupa ce a fost aplicata semnatura electronica poate fi utilizata functionalitatea de Stergere semnatura. Dupa completarea tuturor campurilor prevazute in formular se activeaza functia de verificare (butonul Valideaza date si genereaza XML) prin care sunt validate valorile inscrise in formular conform regulilor specifice si, in cazul identificarii unor informatii incorecte sau necorelate, va fi afisata o lista a erorilor rezultate in acest caz trebuiesc revizuite informatiile mentionate si efectuate corectiile ce se impun. In cazul in care nu au fost identificate erori in datele inscrise in formular va fi afisat un mesaj prin care se confirma corectitudinea si completitudinea formularului.
c. Depunerea formularului PDF Pentru depunerea formularului Fisa_EP, in functie de disponibilitatea unui certificat digital calificat inregistrat la MFP, exista doua posibilitati : depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro depunerea formularului la ghiseul trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
6
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Pentru depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro, de pe prima pagina afisata se alege optiunea Depunere declaratii :
La apelarea acestei functionalitati va fi solicitata identificarea utilizatorului si autentificare a acestuia :
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
7
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Daca autentificarea s-a finalizat cu succes, urmeaza identificarea formularului ce urmeaza a fi depus:
Pentru alegerea formularului ce urmeaza a fi transmis se utilizeaza fereastra afisata : Cu functia Browse se identifica, pe statia locala, fisierul PDF ce urmeaza a fi transmis: se pozitioneaza cursorul pe acesta (prin utilizarea sagetilor de pe tastatura si ENTER dupa pozitionare, sau a mouse-ului cu apasarea tastei stanga la pozitionarea cursorului pe fisierul PDF ales). Dupa ce fisierul a fost marcat se apeleaza functia Trimite.
Dac transferul s-a efectuat fr erori, va fi afisata imaginea de mai jos:
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
8
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
(imaginea este reprodusa din actuala procedura de depunere a diverselor declaratii) Este important sa fie retinut Indexul afisat, pentru a fi utilizat ulterior la urmarirea statusului si a mesajelor transmise de catre sistem, referitor la formularul depus. Dac transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea continutului fisierului PDF transmis si reluarea procesului de depunere.
Pentru urmarirea statusului si a mesajelor transmise de sistem se utilizeaza fereastra : (Aceeasi fereastra se utilizeaza si in cazul transmiterii formularului Fisa_EP de la ghiseul trezoreriei.) Prin apasarea butonului Verifica se obtin informatii referitor la statusul procesarii formularului transmis :
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
9
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
2. Descriere flux de activitati in procesul de inregistrare a Fisei_EP
A. Cazul in care Entitatea Publica detine un certificat digital calificat, inregistrat la MFP si depune Fisa_EP prin Internet
Pas 1 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica: Completare date in formular .PDF si semnare electronica formular Preconditii: Entitatea Publica trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP Actiuni : o Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile A-Informatii generale, B-Activitati, C-Subordonare / Surse din acest formular. Dupa completarea informatiilor, Entitatea Publica: o apeleaza functia de validare date si generare a fisierului .XML asociat formularului .PDF o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat) si semneaza formularul .PDF cu certificatul digital calificat. Formularul Fisa_EP se semneaza de conducatorul entitatii publice sau de alta persoana mputernicita sa realizeze aceasta operatie.
Pas 2 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica: Depunere formular Fisa_EP
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
10
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Preconditii: - Entitatea Publica trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP - Entitatea Publica este conectata la un calculator cu acces la Internet; Actiuni : o Utilizeaza certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro , optiunea Depunere declaratii (stinga sus) o Incarca fisierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe serverul central al MFP apeland functia Trimite de pe pagina afisata Sub controlul sistemului ForExeBug vor fi parcursi 3 pasi succesivi de validare a formularului receptionat in sistem : Validarea formala a formularului : Formularul Fisa_EP va fi supus unui prim set de validari (format, continut standard de identificare declarant si tip formular, etc.). Daca validarea formala s-a realizat cu succes, pe site-ul www.e-guvernare.ro va fi afisat Indexul de inregistrare a formularului in sistem iar procesul continua cu pasul urmator de validare Daca din aceasta validare formala rezulta neconformitati se va afisa de catre sistem, o Recipisa (o notificare) de Respingere formular prin care se mentioneaza si motivele invocate (erorile identificate). Validarea automata a continutului formularului si a regulilor specifice aplicabile Daca validarea automata a continutului atat din punct de vedere formal cat si din punct de vedere al regulilor de business aplicabile s-a realizat cu succes, sistemul va prelua "Numarul de nregistrare al Declaraiei Internet (Indexul)" si va genera un mesaj (e_mail) de notificare a operatorului din Trezoreria judetului in care Entitatea Publica isi desfasoara activitatea, prin care acesta este informat ca trebuie sa valideze/ invalideze formularul depus. Sistemul lanseaza pasul 3 de validare validarea manuala realizata de catre operatorul din trezorerie. Daca validarea automata a continutului s-a incheiat cu identificarea unor erori, Entitatea Publica este informata prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro ca formularul a fost respins, precizandu-se si erorile identificate. Entitatea Publica va trebui sa corecteze erorile mentionate si sa reia procesul de transmitere a formularului obtinut in urma corectarii.
- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie Judeteana
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
11
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Validarea de catre Trezorerie a datelor din Fisa _EP o Operatorul din Trezorerie a primit un e_mail de notificare in care este informat ca:
Va informam ca a fost depusa declaratia F950 cu numarul de inregistrare . la data de pe urmatorul Cod fiscal : . Va rugam sa efectuati toate activitatile prevazute in ghidul metodologic de completare a Fisei EP pentru unitatea trezoreriei statului.
o Datele din Fisa_EP vor putea fi validate de catre operatorii din Trezorerie prin lansarea in executie a unei aplicatii dedicate, accesate prin Portalul www.fiscnet.ro. Operatorii vor avea acces doar la acele Entitati Publice (identificate prin CIF) care sunt arondate jutetului aferent trezoreriei din care face parte operatorul care a accesat aplicatia. De asemenea, Operatorul din Trezorerie va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel Registru_PJ: - o Operatorul va valida datele din formularul .PDF incarcat in sistem de catre Entitatea Publica:
valideaza datele din fisierul .PDF (cu .XML atasat) conform regulilor de business din procedurile MFP - inclusiv tipul Entitatii Publice (reclasificate, ordonator primar, secundar sau tertiar) si ierarhia mentionata in formular daca verificarea s-a realizat cu succes, se valideaza datele comune din Fisa_EP si Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel Registru_PJ: Denumire Entitate Publica Tip Entitate Publica Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis, valorile stocate la nivel formular PDF completat de catre Entitatea Publica trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel Registru_PJ (pe baza Declaratiei 040). In cazul in care exista cel putin o diferenta, de la nivel Trezorerie se va comunica catre Entitatea Publica ca trebuie sa modifice informatiile fie va depune, la Administratia Financiara, o noua Declaratie 040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din Fisa_EP (conform datelor din Registrul_PJ inregistrate pe baza Declaratiei 040).
o In cazul in care Operatorul din Trezorerie nu valideaza informatiile referitoare la o Entitate Publica: in interfata aplicatiei va completa si motivul respingerii (intr-un camp de tip text- free) o Recipisa (cu rol de notificare) va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP cuprinzand motivul pentru care a fost respinsa depunerea formularului.
o In cazul in care Operatorul din Trezorerie valideaza informatiile referitoare la o Entitate Publica:
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
12
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
o Recipisa (cu rol de notificare) care va informa Entitatea Publica ca datele din formular au fost validate cu succes, va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP sistemul va procesa informatiile inscrise in formular si va crea o inregistrare noua in Registrul_EP in cazul unui formular marcat ca fiind initial se verifica in Registrul_EP daca mai exista o aceeasi inregistrare (CUI + Sector Bugetar identic) si, o in caz afirmativ, efectuarea inregistrarii in Registrul_EP va fi refuzata transmitandu-se catre Entitatea Publica o Recipisa (notificare) prin care se va mentiona faptul ca pentru respectiva Entitate Publica a mai fost efectuata inregistrarea in Registrul_EP. Recipisa va fi disponibila pe site- ul www.anaf.ro/Fisa_EP, iar Entitatea Publica va avea obligatia sa retransmita formularul cu optiunea Rectificativa in campul Tip Fisa EP in cazul in care prin respectivul formular se doreste modificarea unora din informatiile transmise si inregistrate anterior. Aceasta verificare este valabila si pentru acele Entitati Publice multisector (care au buget aprobat pe mai multe sectoare bugetare). o in cazul in care nu mai exista o inregistrare similara (CUI + Sector Bugetar) in Registrul_EP va fi creata o inregistrare noua cu preluarea tuturor atributelor ce definesc profilul Entitatii Publice. in cazul unui formular marcat ca fiind rectificativ se verifica in Registrul_EP daca exista o inregistrare valida cu acelasi CUI + Sector Bugetar si o in caz afirmativ, inregistrarea existenta va fi invalidata urmand a fi creata o inregistrare noua cu toate atributele din formular o in cazul in care nu exista in Registrul_EP o inregistrare cu acelasi CUI + Sector Bugetar preluarea formularului rectificativ va fi refuzata, transmitandu-se catre Entitatea Publica o Recipisa (Notificare), disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP, prin care se va comunica faptul ca a fost solicitata rectificarea unei inregistrari inexistente asociat Entitatii Publice nou create in Registrul_EP va fi creata automat o lista a tuturor obligatiilor legale de raportare constituita conform regulilor in vigoare functie de tipul Entitatii Publice declarat in formular (lista va contine tipurile de formulare / declaratii pe care Entitatea Publica va avea obligatia de a le transmite in sistem cu precizarea frecventei, a datei de inceput a procesului de transmitere si a datei limita de transmitere). Aceasta lista, generata automat in conformitate cu prevederile legale in vigoare, va putea fi adaptata unor situatii speciale de exceptie numai prin interfata de administrare / actualizare Registrul_EP de catre utilizatori cu drepturi atribuite in acest sens.
Toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul sistemului si constituie Registrul_EP. Valorile din Registrul_EP vor fi utilizate in etapele de validare de la nivelul proceselor de Control Angajamente Bugetare si Executie Bugetara.
B. Cazul in care Entitatea Publica nu detine un certificat digital calificat si depune Fisa_EP la Ghiseul Trezoreriei (la care Entitatea Publica are deschise conturile de Cheltuieli)
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
13
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Pas 1 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica: Completare date in formular .PDF Preconditii: Entitatea Publica nu detine un certificat digital calificat, inregistrat la MFP Entitatea Publica are acces la site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii (prin resurse proprii sau prin utilizarea unor resurse puse la dispozitie de catre terti conexiunea la internet) in vederea copierii formularului PDF pe statia locala proprie unde are instalata aplicatia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioara.
Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile A-Informatii generale, B- Profilul Entitatii Publice, C-Activitati din aceast formular.
Dupa completarea si validarea informatiilor, Entitatea Publica : o tipareste datele din fisierul .PDF si semneaza documentul tiparit; o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat), nesemnat electronic, pe un suport electronic (CD, stick) o depune formularul la Trezoreria Operativa la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli (atat formularul tiparit si semnat, cat si in format electronic). Nu se admite depunerea formularului numai in forma tiparita fara prezentarea pe suport electronic, sau invers.
Pas 2 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie Validare date din formular Fisa_EP cu date din Registrul_PJ o Incarca fisierul .PDF furnizat de catre Entitatea Publica pe statia locala de lucru si: confrunta informatiile completate de catre Entitatea Publica (date din fisierul .PDF cu .XML atasat) cu datele din documentul fizic. Daca verificarea s-a realizat cu succes, se vor valida datele comune din Fisa_EP si Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG- Registrul PJ si va vizualiza, pentru Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CUI + Sector Bugetar, datele stocate la nivel Registru_PJ: Denumire Entitate Publica Tip Entitate Publica o Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis valorile stocate la nivel formular PDF completat de catre Entitatea Publica trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel Registru_PJ (pe baza declaratiilor depuse la ANAF).
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
14
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
o In cazul in care exista cel putin o diferenta, trezoreria comunica Entitatii Publice, printr-o adresa , ca trebuie sa modifice informatiile fie va depune, la Administratia Financiara, o noua Declaratie 040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din Fisa_EP (conform datelor din Registrul_PJ). Entitatea Publica va reveni la Trezorerie dupa un interval de timp (cateva zile) in care a actualizat datele (a depus o noua Declaratie 040, in baza careia au fost actualizate datele din Registrul_PJ sau a corectat fisierul .PDF cu informatiile deja inregistrate pe baza Declaratiei 040). o Daca informatiile sunt corecte se trece la pasul 3
- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie Depunere formular Fisa_EP Preconditii: - Trezoreria detine un certificat digital (emis de MFP) necalificat; - Functionarul de la Ghiseu Trezorerie este conectat la un calculator cu acces la Internet;
Daca validarea datelor din formularul .PDF s-a realizat cu succes de catre operatorul din Trezorerie: o Se lanseaza programul DUKGhiseu o Dup lansarea programului de verificare se alege fiierul de tip PDF corespunztor. Dac se identific erori de structur a fiierului sau existena unor date incorecte vor fi afiate pe ecran mesaje de eroare, evideniate cu culoarea roie. n acest caz Fisa_EP se consider a fi respins, programul de verificare nepermind acceptarea acesteia. o Dac nu sunt erori afiate, se verific concordana ntre datele de pe ecran i cele de pe declaraia n format hrtie. n funcie de rezultatul acestei verificri se poate opta pentru acceptarea formularului (butonul Accepta declaratia) sau respingerea acestuia. Pentru aceast variant a programului, butonul Refuza declaratia nu are nicio funcionalitate in afara de finalizarea procesului de verificare a formularului respectiv. o Orice eroare tehnic aprut in acest proces este semnalat printr-un mesaj de avertizare i are drept consecin respingerea formularului. Daca formularul a fost acceptat, formularului i se aloca un numar de inregistrare si fisierul .PDF este semnat automat de programul DUKGhiseu cu certificatul trezoreriei. In acest caz, fisierul se transmite la nivel central, folosind programul DecGhiseu. Operatorul din Trezorerie va comunica Entitatii Publice, printr-o adresa, numarul de inregistrare alocat documentului. Procesul continua cu validarile automate, de business, de la nivel Central- server MFP.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
15
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Daca din aceasta validare rezulta neconformitati, se va transmite de catre sistem, o Recipisa (o notificare) de Respingere formular prin care se mentioneaza si motivele invocate (erorile identificate). dac validarea datelor se ncheie cu succes, se va transmite de catre sistem, o Recipisa (o notificare) care atesta faptul ca fisa este inregistrata in Registrul EP.
- Pas 4 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica Vizualizare Recipisa
Entitatea Publica poate vizualiza Recipisa prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro se introduc elementele de identificare CUI_EP si Numarul de inregistrare alocat.
Daca validarea automata, de la nivel Central- server MFP, s-a incheiat cu identificarea unor erori, Entitatea Publica este informata prin intermediul Recipisei despre erorile identificate. Entitatea Publica va trebui sa corecteze erorile mentionate si sa reia procesul de transmitere a formularului obtinut in urma corectarii.
In cazul validarii cu succes, toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul componentei RCNG si constituie Registrul_EP. Functie de optiunea marcata in campul Tip Fise EP (Initiala / Rectificativa), la actualizarea Registrul_EP vor fi aplicate aceleasi criterii de validare ce au fost descrise mai sus.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
16
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Asociat Entitatii Publice nou create in Registrul_EP va fi creata automat o lista a tuturor obligatiilor legale de raportare constituita conform regulilor in vigoare functie de tipul Entitatii Publice si sectorul Bugetar declarate in formular (lista va contine tipurile de formulare / declaratii pe care Entitatea Publica va avea obligatia de a le transmite in sistem cu precizarea frecventei, a datei de inceput a procesului de transmitere si a datei limita de transmitere). Aceasta lista, generata automat in conformitate cu prevederile legale in vigoare, va putea fi adaptata unor situatii speciale de exceptie numai prin interfata de administrare / actualizare Registrul_EP de catre utilizatori cu drepturi atribuite in acest sens.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
17
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
2 INREGISTRARE INITIALA FISA_EP In procesul de completare date la nivel formular .PDF, pentru a asigura acuratetea datelor, la nivelul anumitor campuri, utilizatorul este asistat (in selectarea valorilor) de listele de valori incapsulate in formular ( de ex. Tip Ordonatori, Tipuri Activitati, Surse finantare, Sectoare bugetare, Formulare de raportat, UAT, Judete). Vor fi completate date din sectiunile A-Informatii generale, B-Activitati, C-Subordonare / Surse, si anume: Sectiunea Informatii generale
Tip Actiune Permite utilizatorului sa specifice daca doreste sa transmita informatii referitor la profilul curent al Entitatii Publice (Preluare profil curent al EP) sau, prin intermediul formularului Fisa_EP, transmite informatii referitor la un profil nou, rezultat in urma unei reorganizari (Modificare profil prin Reorganizare), care sa inlocuiasca profilul deja existent si inregistrat anterior in sistemul ForExeBug.
1. opiunea Preluare profil curent al Entitatii Publice pentru a completa informaiile referitoare la profilul curent al entitii publice. n cadrul acestei opiuni, la rubrica "Tip Fisa" se poate selecta: opiunea Initiala pentru transmiterea, prin intermediul formularului Fia Entitii Publice, a informaiilor referitoare la profilul entitii publice dac entitatea public nu a mai fost anterior nregistrat n sistemul ForExeBug sau dac i se atribuie un alt cod de identificare fiscal. n cazul n care, anterior, au mai fost transmise unul sau mai multe formulare Fia Entitii Publice dar din partea sistemului nu a fost primit un mesaj de confirmare a nregistrrii n sistem, reluarea procesului de transmitere a formularului corectat se va realiza tot prin selectarea opiunii Initiala pentru rubrica Tip Fisa opiunea Rectificativa" pentru a modifica informaiile referitoare la profilul entitii publice anterior transmise i nregistrate n sistem, cu
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
18
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
excepia informaiilor de la pct.2. Formularul transmis trebuie s conin absolut toate informaiile solicitate. 2. opiunea Modificare profil prin Reorganizare" n cazul unei reorganizri sau a unor modificri semnificative n profilul entitii publice. n aceast situaie, entitatea public trebuie s transmit ctre sistem un nou formular Fia Entitii Publice, completat integral, prin intermediul cruia s nlocuiasc vechiul profil, nregistrat deja n sistemul ForExeBug, cu informaii referitoare la noul profil rezultat n urma reorganizrii. Utilizarea acestei opiuni este obligatorie atunci cnd o entitate public i modific profilul, n urmtoarele cazuri: a) orice modificare a sectoarelor bugetare n care opereaz anterior a operat pe un sector bugetar i, n urma reorganizrii, va opera pe un alt sector bugetar; anterior a operat pe un singur sector bugetar i, n urma reorganizrii, va opera pe mai multe sectoare bugetare; anterior a operat pe mai multe sectoare bugetare i, n urma reorganizrii, va opera pe un singur sector bugetar; anterior a operat pe mai multe sectoare bugetare i, n urma reorganizrii, va opera pe alte sectoare bugetare (diferite total sau parial de cele anterior nregistrate n sistem); b) orice modificare a informaiilor referitoare la subordonarea ierarhic, respectiv cele din rubricile CIF Ordonator Principal de Credite ierarhic superior sau CIF Ordonator Secundar de Credite ierarhic superior; c) orice modificare a opiunilor selectate la subseciunea "Surse de finantare". n situaia selectrii opiunii Modificare profil prin Reorganizare, rubrica Tip Fisa i categoriile de opiuni aferente ("Initiala" i "Rectificativa") vor fi inactive.
Tip_Fisa_EP Reprezinta Tipul de Fisa_EP. Este completat implicit cu valoarea Initiala Se bifeaza campul Fisa Rectificativa numai in cazul in care, Entitatea Publica, completeaza o Fisa_EP care modifica informatii deja transmise si inregistrate in sistem. Nota : in formularul Fisa_EP cu optiunea Rectificativa trebuie obligatoriu completate toate informatiile solicitate
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
19
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
(indiferent daca sunt sau nu modificate cele existente deja) si, obligatoriu, trebuie pastrata aceeasi repartizare pe sectoare bugetare, asa cum profilul Entitatii Publice este deja inregistrat in sistemul ForExeBug.
La corectarea unui formular respins ca neconform se pastreaza valoarea campului Tip Fisa EP respectiv, daca se reface un formular pentru inregistrarea initiala a Entitatii Publice campul ramane marcat pe valoarea Initiala ori de cate ori formularul va fi refacut iar, in cazul in care formularul este utilizat pentru actualizarea informatiilor deja existente in sistem, se va pastra valoarea Rectificativa ori de cate ori va fi transmis respectivul formular. Denumire_EP Se completeaza denumirea integrala, fara abrevieri, a Entitatii Publice. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. Denumire scurta_EP Se completeaza denumirea scurta a Entitatii Publice (informatia va fi utilizata in generarea rapoartelor pentru a optimiza forma de prezentare). Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere. CIF_EP Se completeaza Codul Unic de Identificare (codul fiscal) al Entitatii Publice. Identifica unic o Entitate Publica. La introducerea datelor, sistemul valideaza ca au fost introduse numai cifre (nu au fost introduse litere). Camp Obligatoriu. CIF in scop de TVA Se completeaza Codul Unic de Identificare utilizat in scop de TVA. La validarea informatiilor, sistemul va admite ca valorile CIF_EP si CIF in scop de TVA sa fie aceleasi. La introducerea datelor, sistemul valideaza ca au fost introduse numai cifre (nu au fost introduse litere). Data infiintarii Reprezinta data calendaristica cand a fost infiintata Entitatea Publica. Se selecteaza o valoare din calendar. La validarea informatiilor, Data infiintarii trebuie sa fie anterioara datei curente (data cand se completeaza formularul Fisa_EP). Camp Obligatoriu. Temei legal al infiintarii se introduc informatii referitoare la emitentul si actul normativ in baza caruia a fost infiintata Entitatea Publica
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
20
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Categorie Emitent Se selecteaza din lista Tipul emitentului pentru actul legal de infiintare. Camp Obligatoriu. Nume Emitent Se completeaza denumirea emitentului actului legal de infiintare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. Categorie Act Infiintare Se selecteaza o valoare din lista de Tipuri de acte in baza carora se poate infiinta o Entitate Publica. Camp Obligatoriu. Nume Act Infiintare Se completeaza cu denumirea completa a actului legal de infiintare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. UAT
Judet_UAT Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza denumirea judetului caruia apartine Unitatea Administrativ Teritoriala pe raza careia i desfaoara activitatea Entitatea Publica. Camp Obligatoriu. Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP Se selecteaza o valoare din lista - denumirea integrala, fara abrevieri, a Unitaii Administrativ Teritoriale pe raza careia i desfaoara activitatea Entitatea Publica. Sunt afisate numai UAT-urile arondate judetului selectat in campul <Judet_UAT>. Ex: Municipiul Alba Iulia Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. CIF_UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
21
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
TIP UAT pe raza careia i desfaoara activitatea EP Reprezinta Tipul Unitaii Administrativ Teritoriale (de exemplu: comuna, ora, municipiu, judet, regiune) pe raza careia i desfaoara activitatea Entitatea Publica. Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP> Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli Judet Trezorerie Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza denumirea judetului caruia apartine Trezoreria la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli. Se poate selecta orice judet (nu exista o limitare legata de valoarea completata la <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara activitatea EP>) Camp Obligatoriu. Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de cheltuieli Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaii de trezorerie comunala/ oraeneasca/ municipala/ municipiu reedina de judet/ sector la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai Trezoreriile arondate judetului selectat in campul <Judet Trezorerie> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. Cod Trezorerie Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli. Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumire Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli> Adresa Sediu Social Entitate Publica
Judet Sediu social Reprezinta judetul sediului social al Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
22
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Denumire Localitate Sediu social Reprezinta localitatea sediului social al Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Sediu social> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. Tip Artera Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Completarea campului este optionala. Denumire Artera Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza denumirea arterei. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 50 caractere. Numar Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 10 caractere. Bloc/ Scara Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 30 caractere. Sector Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 2 caractere. Cod Postal Sediu social Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere. Telefon Sediu social Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii Publice, de la sediul social. Camp Obligatoriu. Fax Sediu social Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de la sediul social. Completarea campului este optionala. Adresa Fiscala
Adresa fiscala este aceeasi cu Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
23
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Adresa sediu social? Adresa fiscala este aceeasi cu Adresa sediu social. Daca DA, se vor completa automat campurile corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse deja pentru Adresa Sediului Social, fara a putea fi modificate. Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa Fiscala. Judet Adresa fiscala Reprezinta judetul pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu. Denumire Localitate Adresa fiscala Reprezinta denumire localitate pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. Tip Artera Adresa fiscala Reprezinta tip artera pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 20 caractere. Denumire Artera Adresa fiscala Reprezinta denumire artera pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza denumirea arterei. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 50 caractere. Numar Adresa fiscala Reprezinta numar pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 10 caractere. Bloc/ Scara Adresa fiscala Reprezinta detalii pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 30 caractere. Sector Adresa fiscala Reprezinta sector pentru adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 2 caractere. Cod Postal Adresa fiscala Reprezinta adresa fiscala a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere. Telefon Adresa fiscala Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii Publice, de la adresa fiscala. Camp Obligatoriu. Fax Adresa fiscala Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de la adresa fiscala.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
24
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Completarea campului este optionala. Denumire Trezorerie la care EP are deschise conturile de venituri (impozite si taxe) Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaii de trezorerie comunala/ oraeneasca/ municipala/ municipiu reedina de judet/ sector la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri. Sunt afisate numai Trezoreriile Operative arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala>. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu. Cod Trezorerie Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri. Se completeaza automat pe baza valorii introduse in campul <Denumire Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de venituri (impozite si taxe)>. Adresa de Corespondenta Entitate Publica
Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa sediu social? Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa Sediului social. Daca DA, se vor completa automat campurile corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse deja pentru Adresa Sediu Social, fara a putea fi modificate. Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa Fiscala. Judet Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu. Denumire Localitate Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet Adresa de corespondenta> Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere. Tip Artera Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Completarea campului este optionala.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
25
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Denumire Artera Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza denumirea arterei. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 50 caractere. Numar Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 10 caractere. Bloc/ Scara Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 30 caractere. Sector Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 2 caractere. Cod Postal Adresa de corespondenta Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice. Se completeaza o valoare. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere. Telefon Adresa de corespondenta Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii Publice, de la adresa de corespondenta. Camp Obligatoriu. Fax Adresa de corespondenta Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de la adresa de corespondenta. Completarea campului este optionala. Adresa de e-mail
Adresa e-mail publica de corespondenata Reprezinta adresa de e-mail publica pe site-ul MFP. Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere. Adresa de e_mail pentru corespondenta in relatia cu MFP Reprezinta adresa de e-mail de corespondenta in relatia cu MFP. Se pot introduce maximum doua adrese de corespondenta in relatia cu MFP. Ex: Trez700@mfinante.ro Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
26
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Tip activitate desfasurata - Activitate de baza Reprezinta Tipul de activitate desfaurata, pentru activitatea de baza. Se selecteaza o singura valoare din lista de valori. Camp Obligatoriu.
Activitati secundare. Se completeaza numai in cazul in care Entitatea Publica desfasoara activitati finantate integral din venituri proprii Denumire activitate finantata integral din venituri proprii Se completeaza in cazul in care Entitatea Publica desfasoara activitati finantate integral din venituri proprii. Se completeaza cu denumirea activitatii finantata integral din venituri proprii. Utilizarea acestei optiuni este corelata cu sectorul bugetar si sursa de finantare ce vor fi alese in sectiunea urmatoare urmand ca, in caz de necorelare, sa fie afisate mesaje de eroare corespunzatoare. Completarea campului este optionala. Lungime maxima : 100 caractere. Are CIF distinct Pentru o valoare completata in campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa daca DA, activitatea are CIF distinct CIF distinct Daca in campul <Are CIF distinct> a fost bifata optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completat Se completeaza CIF-ul distinct. Valoarea pentru CIF distinct trebuie sa fie diferita de valoarea introdusa in campul CIF_EP. Are CIF in scop de TVA Pentru o valoare completata in campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa daca DA, activitatea are CIF in scop de TVA CIF in scop de TVA Daca in campul <Are CIF in scop de TVA> a fost bifata optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completat Se completeaza cu CIF in scop de TVA. CIF in scop de TVA trebuie sa fie diferit de valoarea introdusa in campul CIF_EP.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
27
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Dupa ce au fost completate toate aceste informatii asociate unei Activitati finantate integral din venituri proprii, se vor salva informatiile prin selectarea butonului Adauga activitate. Informatiile sunt adaugate sub forma tabelara, in lista de Activitati finantate integral din venituri proprii.
Daca Entitatea Publica desfasoara mai multe activitati finantate integral din venituri proprii, se poate continua cu introducerea de noi valori, incepand cu campul <Denumire activitate finantata integral din venituri proprii>.
Orice inregistrare din lista de activitati finantate integral din venituri proprii poate fi stearsa prin selectarea butonului Sterge din dreptul ei.
Se va bifa daca DA/ NU Entitatea Publica apartine Sectorului Special. (Camp Obligatoriu). Pentru a face posibila gestionarea corecta si completa a informatiilor inclusiv pentru acele Entitati Publice care gestioneaza bugete in mai multe sectoare bugetare, prin intermediul formularului Fisa_EP a fost creata posibilitatea ca aceeasi Entitate Publica sa poata inregistra profile diferite pentru fiecare din sectoarele in care are buget si opereaza executia acestuia.
Astfel, functie de optiunea aleasa la interogarea Entitatea Publica gestioneaza bugete pe mai multe sectoare bugetare ? DA / NU, sectiunea care urmeaza in completarea formularului (Sectiunea C Subordonare / Surse) va fi completata iterativ, la nivelul de detaliere solicitat prin formular, pentru fiecare Sector Bugetar mentionat daca s-a optat pentru mai multe sectoare bugetare (raspunsul marcat a fost DA) sau, in caz contrar, respectiva sectiune va fi completata o singura data. Se va opta pentru Sectorul bugetar prin marcarea uneia din posibilitatile evidentiate in formular si, pentru CIF-ul Entitatii Publice + Sectorul Bugetar ales vor fi asociate toate informatiile ce urmeaza a fi completate in formular. In cazul in care Entitatea Publica opereaza in mai multe sectoare bugetare, dupa completarea setului de informatii din sectiunea C a formularului, are posibilitarea reluarii procesului de completare a informatiilor din aceasta sectiune specificand ca mai are si alte sectoare bugetare (raspuns afirmativ la interogarea Se continua cu alt sector bugetar ? DA / NU), procesul reluindu-se de la alegerea sectorului bugetar. In cazul in care se opteaza pentru un raspuns negativ, procesul de completare a formularului se continua cu apelarea functiei (butonului) Validare date si generare XML.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
28
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Prin asocierea CIF + Sector Bugetar pentru acele Entitati Publice care opereaza in mai multe sectoare bugetare se va crea posibilitatea gestionarii separate atat a ierarhiilor cat si a bugetelor, executiei bugetare, controlul angajamentelor, raportarilor financiar-contabile (ca si cand ar fi entitati distincte) urmand ca, la nivel de raportare, informatiile sa poata fi agregate la nivelul aceluiasi CIF.
TIP Entitate Publica Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu. Subordonare administrativa/ Sector bugetar Se va completa n funcie de subordonarea administrativa a Entitatii Publice. Se selecteaza o valoare din lista. Camp Obligatoriu. Butonul Sterge Sector poate fi utilizat atunci cand pentru un sector bugetar au fost completate eronat in formular anumite informatii si se doreste reluarea completarii pentru respectivul sector sau eliminarea completa a informatiilor referitoare la acesta. La utilizarea acestei optiuni, informatiile inscrise in formular pentru sectorul ales se elimina si se continua cu preluarea unor noi informatii pentru acest sector sau, daca se opteaza pentru un alt sector, sectorul mentionat va fi eliminat in totalitate.
Denumire Ordonator principal de credite ierarhic superior Se completeaza cu denumire Ordonator principal de credite ierarhic superior - Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Principal de Credite sau Operatori economici reclasificati, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv). - Campul se va completa numai in cazul in care
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
29
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata una dintre valorile Ordonator Secundar de Credite sau Ordonator Tertiar de credite Lungime maxima : 100 caractere. CIF_Ordonator principal de credite ierarhic superior Se completeaza Codul Unic de Identificare al Ordonatorului principal de credite ierarhic superior - Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Principal de Credite sau Operatori economici reclasificati, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv). - Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata una dintre valorile Ordonator Secundar de Credite sau Ordonator Tertiar de credite Denumire Ordonator secundar de credite ierarhic superior Se completeaza cu denumire Ordonator secundar de credite ierarhic superior - Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Principal de Credite sau Operatori economici reclasificati, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv). - Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Secundar de Credite, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv). - Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Tertiar de credite Completarea campului este optionala in situatia in care un Ordonator tertiar este direct subordonat unui Ordonator principal, acest camp nu trebuie completat. Lungime maxima : 100 caractere. CIF_Ordonator secundar de credite ierarhic superior Se completeaza Codul Unic de Identificare al Ordonatorului secundar de credite ierarhic superior - Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Principal de Credite sau Operatori economici reclasificati, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv). - Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Secundar de Credite, acest camp nu va fi disponibil pentru completare (va fi inactiv). - Campul se va completa numai in cazul in care pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Tertiar de credite Completarea campului este optionala in situatia in care un Ordonator tertiar este direct subordonat unui
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
30
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Ordonator principal, acest camp nu trebuie completat. In cazul in care se completeaza atat CIF_Ordonator secundar de credite ierarhic superior cat si CIF- _Ordonator principal de credite ierarhic superior, conditia este ca cele doua valori sa fie diferite.
Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari Se selecteaza una dintre valorile Ordonator Principal de credite, Ordonator Secundar de credite sau Ordonator Tertiar de credite functie de optiunea aleasa la <Tip Entitate Publica> si specifica impunerea sau nu a obligativitatii Entitatii Publice de a supune semnarii si transmiterii propriilor raportari de catre ordonatorul de credite ierarhic superior conform prevederilor legale in vigoare. Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Secundar de credite atunci automat campul Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari va fi pozitionat pe valoarea Ordonator Principal de credite si, in cazul in care nu se impune legal obligativitatea semnarii si transmiterii propriilor raportari de catre ordonatorul principal de credite caruia ii este subordonat, se va opta pentru valoarea "Ordonator secundar de credite" (echivalent cu o "semnare si raportare pe proprie raspundere") iar daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata valoarea Ordonator Principal de credite sau Operatori economici reclasificati, campul Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari va deveni inactiv. In cazul in care pentru <Tip Entitate Publica> s-a optat pentru "Ordonator Tertiar de credite", campul "Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari" va fi pozitionat automat pe valoarea "Ordonator Tertiar de credite" (in sensul ca acesta semneaza si transmite raportari pe proprie raspundere) dar este lasata si posibilitatea marcarii unui ordonator ierarhic superior (secundar sau pricipal functie de subordonarea directa) care sa-i semneze si sa-i transmita propriile raportari.
Dupa specificarea sectorului bugetar, a tipului Entitatii Publice si a pozitiei in cadrul ierarhiei din care face parte se continua cu specificarea surselor de finantare utilizate si admise pentru sectorul bugetar ales.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
31
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Surse de finantare Denumire_Surse de finantare Reprezinta sursele de finanare ale Entitatii Publice. Sursele sunt codificate cu litere, de la A la L. Se pot bifa cu "x" mai multe valori, n funcie de sursele de finanare ale Entitatii Publice, conform bugetului aprobat.
In functie de Sursele de finantare selectate, se vor realiza validarile: - Daca a fost selectata valoarea A, nu se poate selecta F sau G; - Daca a fost selectata valoarea F, nu se poate selecta A sau G; - Daca a fost selectata valoarea G, nu se poate selecta A sau F; - Sursa H poate fi selectata numai pentru sectorul bugetar Bugetul de stat Camp Obligatoriu. Se va selecta cel putin o sursa de finantare.
In cazul in care Entitatea Publica a optat pentru operarea pe un singur sector bugetar, procesul de completare a formularului se incheie cu apelarea functionalitatii de verificare a datelor introduse. In cazul in care Entitatea Publica a optat pentru operarea pe mai multe sectoare va aparea solicitarea de a preciza daca mai sunt sau nu sectoare pentru care se doreste preluarea de informatii.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
32
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
Daca raspunsul este afirmativ (a fost marcat DA) procesul de completare a formularului se reia cu precizarea unui nou sector bugetar si a tuturor informatiilor care urmeaza (SECTIUNEA C). Acest proces va fi reluat pana la completarea informatiilor aferente pentru fiecare sector bugetar in parte. In caz ca raspunsul este negativ (a fost marcat NU) procesul de completare se incheie cu apelarea functiunii de verificare a datelor introduse.
La finalizarea completarii informatiior, Entitatea Publica isi valideaza datele introduse prin selectarea butonului Valideaza date si genereaza XML. In cazul in care au fost identificate erori, sistemul afiseaza lista erorilor. Dupa ce Entitatea Publica corecteaza erorile identificate, apasa iarasi butonul "Valideaza date si genereaza XML". In cazul in care nu sunt identificate erori, se genereaza automat fisierul XML si se ataseaza la fisierul .PDF.
La finalizarea completarii formularului si eliminarea tuturor eventualelor erori, in cazul depunerii formularului de catre Entitatea Publica pe site-ul www.e-guvernare.ro, pe formular va trebui inserata semnatura electronica pe baza certificatului digital calificat si inregistrat la MFP :
Fluxul de activitati continua conform Pasilor descrisi anterior.
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013 Proiect cofinanat din Fondul Social European
33
Ministerul Finanelor Publice
Creterea responsabilizrii administraiei publice prin modernizarea sistemului informatic pentru raportarea situaiilor financiare ale instituiilor publice Cod SMIS 34952
3 MODIFICARE DATE FISA_EP Datele din formularul "Fia Entitii Publice pot fi modificate prin depunerea de ctre entitatea public a unui nou formular "Fia Entitii Publice, selectnd la rubrica Tip Fisa opiunea Rectificativa", n cazul n care o entitate public dorete s efectueze modificri n informaiile deja nregistrate n sistem, fr ns a modifica distribuia pe sectoare bugetare, subordonarea ierarhic sau opiunile selectate la subseciunea "Surse de finantare". n acest caz, entitatea public va depune formularul rectificativ, "Fia Entitii Publice completnd integral informaiile solicitate de formular pentru toate sectoarele pe care a fost nregistrat c opereaz. Dac aceast regul de completare nu este respectat, formularul va fi respins ca necorespunztor. Entitile publice care se reorganizeaz sau i modific semnificativ profilul (conform descrierii de la pct. 2 din descrierea campului Tip Actiune) selecteaz opiunea Modificare profil prin Reorganizare, la rubrica "Tip Actiune" i depun formularul de modificare, completat n totalitate. Orice atribut din cadrul formularului "Fia Entitii Publice va putea fi modificat, cu excepia codului de identificare fiscal al entitii publice. La depunerea unui nou formular "Fia Entitii Publice modificat vor fi urmai integral paii de validare specifici formularului iar, n caz de formular valid, Registrul entitilor publice va fi actualizat printr-o nou nregistrare. Formularul "Fia Entitii Publice poate fi modificat oricnd este necesar, neexistnd restricii legate de momentul n care se poate transmite formularul Fia Entitii Publice modificat. Depunerea formularului "Fia Entitii Publice" modificat se realizeaz similar, n conformitate cu prevederile pct. 2 litera A respectiv B.Singura diferenta fata de procesul initial de inregistrare initiala a unui formular Fisa_EP este aceea ca la nivelul formularului .PDF se va bifa optiunea <Rectificativa> sau < Reorganizare>.