Sunteți pe pagina 1din 33

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European



GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


1

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952



Ministerul Finantelor Publice
Ghid Metodologic de completare a formularului
Fisa Entitatii Publice (Fisa_EP)
Sistem Informatic Forexebug


Consultant TH Furnizor: Intrarom Oracle Romsys - TNS
Consultant PM: Consultant Asigurarea Calitatii AAM Consulting
Beneficiar Ministerul Finantelor Publice
Data creare: iunie 21, 2013
Ultima modificare: februarie 6, 2014
Referinta Document: RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001
Versiune: 3

Aprobari:
Valentin MAVRODIN MFP, Manager Proiect DGTCP
Marius Daniel PESTINA MFP, Manager Proiect DGTI
Constantin PRUNARU Intrarom, Director Proiect



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


2

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


1 CONTROLUL DOCUMENTULUI
1.1 Modificari
33
Data Autor Versiune Referinta modificare
03-09-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
v1.0 Versiune extrasa din documentul Ghid Metodologic
de completare a formularelor Forexebug_v2.0
18-09-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
V2.0 Versiune actualizata conform Observatiilor
transmise de catre Echipa MFP
24-09-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
V2.1 Versiune actualizata conform Observatiilor
transmise de catre Echipa MFP
03-10-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
V3.0 Versiune actualizata conform modificarilor fluxului
de completare formular, transmise de catre Echipa
MFP
18-10-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
V3.1 Versiune actualizata conform Observatiilor
transmise de catre Echipa MFP
24-10-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
V3.2 Versiune actualizata conform Observatiilor
transmise de catre Echipa MFP
06-11-2013 Rodica Naca
(Intrarom)
V3.4 Versiune actualizata conform Observatiilor
transmise de catre Echipa MFP

1.2 Revizori

Nume Pozitie







UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


3

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Continut
1 Controlul Documentului............................................................................................. 2
1.1 Modificari ...................................................................................................................... 2
1.2 Revizori ......................................................................................................................... 2
1.3 Fisa_EP ........................................................................................................................ 4
1.3.1 Instruciuni de lucru pentru completarea Fisei entitatii publice (Fisa_EP) .... 4
1.3.2 Consideratii generale privind utilizarea formularului PDF ................................ 4
2 Inregistrare initiala Fisa_EP .................................................................................... 17
3 Modificare date Fisa_EP .......................................................................................... 33



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


4

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952



1.3 Fisa_EP
1.3.1 INSTRUCIUNI DE LUCRU PENTRU COMPLETAREA FISEI ENTITATII
PUBLICE (FISA_EP)

Prevederi generale
Fia Entitatii Publice va fi completata de catre fiecare Entitate Publica n parte.
ntocmirea i completarea Fiei Entitatii Publice are drept scop obinerea de informaii cu caracter general
despre Entitatile Publice din Romnia n vederea nregistrarii acestora n sistemul informatic FOREXEBUG .

Prin ntocmirea i nregistrarea acestei fie n sistemul informatic FOREXEBUG vor fi asigurate mecanismele
electronice pentru agregarea (nsumarea), consolidarea i reconcilierea datelor n vederea colectarii informatice a
bugetelor entitatilor publice, execuiei bugetare, raportarilor financiar-contabile precum i gestiunii angajamentelor
bugetare.

Procesul de inregistrare a acestei fise in sistemul FOREXEBUG acopera doua etape:
1. Inregistrare Initiala a Fisei_EP
2. Modificare date din Fisa_EP.
In ambele etape, in procesul de completare a datelor este implicat Functionarul Entitatii Publice, iar in procesul de
validare a datelor este implicat Functionarul de la Ghiseu Trezorerie, la care este arondata Entitatea Publica (la
care Entitatea Publica are deschise conturile de Cheltuieli).

1.3.2 CONSIDERATII GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FORMULARULUI PDF
a. Descarcarea formularului PDF
Pentru transmiterea informatiilor referitoare la profilul Entitatii Publice se utilizeaza un formular in format PDF
inteligent ce poate fi copiat pe statia locala de pe site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii.
Pentru completarea corecta a unei Fise_EP, este obligatoriu sa se acceseze site-ul ANAF si sa se descarce
ultima versiune a formularului .PDF.
Pentru utilizarea formularului PDF se foloseste aplicatia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioara.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


5

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Aplicatia Adobe Reader trebuie sa fie instalata pe statia locala pe care va fi utilizat formularul PDF. Aplicatia
Adobe Reader poate fi obtinuta de pe site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii sau direct de pe site-ul
www.Adobe.com.
Instalarea aplicatiei Adobe Reader pe statia locala se realizeaza urmand instructiunile de instalare expuse de
programul de instalare.
Formularul PDF, pe statia locala, poate fi copiat, salvat sau sters.

b. Utilizarea formularului PDF
Formularul poate fi parcurs utilizand tastatura sau mouse-ul, iar completarea trebuie sa fie executata secvential in
ordinea in care sunt afisate campurile in formular deoarece valorile campurilor din formular sunt corelate conform
regulilor de business prevazute prin legislatia si normele in vigoare.
La completarea formularului utilizatorul este asistat prin expunerea unor liste de valori si nomenclatoare, din care
utilizatorul alege pozitionandu-se pe valoarea corecta si tastand ENTER sau prin actionarea tastei stanga a
mouse-lui.
La inchiderea formularului (prin utilizarea functiei File Save din coltul stanga sus a formularului PDF pentru o
gestiune corecta a formularelor PDF salvate trebuie respectata o regula clara de identificare si datare a
formularelor salvate) informatiile deja completate sunt salvate pe statia locala, permitand astfel reluarea
procesului de completare, cu conditia ca sa nu fi fost aplicata semnatura electronica. Dupa aplicarea semnaturii
electronice formularul este blocat (nu mai pot fi operate actualizari). Pentru a reveni la completarea formularului
(deblocarea formularului) dupa ce a fost aplicata semnatura electronica poate fi utilizata functionalitatea de
Stergere semnatura.
Dupa completarea tuturor campurilor prevazute in formular se activeaza functia de verificare (butonul Valideaza
date si genereaza XML) prin care sunt validate valorile inscrise in formular conform regulilor specifice si, in cazul
identificarii unor informatii incorecte sau necorelate, va fi afisata o lista a erorilor rezultate in acest caz trebuiesc
revizuite informatiile mentionate si efectuate corectiile ce se impun. In cazul in care nu au fost identificate erori in
datele inscrise in formular va fi afisat un mesaj prin care se confirma corectitudinea si completitudinea
formularului.

c. Depunerea formularului PDF
Pentru depunerea formularului Fisa_EP, in functie de disponibilitatea unui certificat digital calificat inregistrat la
MFP, exista doua posibilitati :
depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro
depunerea formularului la ghiseul trezoreriei la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


6

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952



Pentru depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro, de pe prima pagina afisata se alege
optiunea Depunere declaratii :

La apelarea acestei functionalitati va fi solicitata identificarea utilizatorului si autentificare a acestuia :



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


7

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952



Daca autentificarea s-a finalizat cu succes, urmeaza identificarea formularului ce urmeaza a fi depus:


Pentru alegerea formularului ce urmeaza a fi transmis se utilizeaza fereastra afisata :
Cu functia Browse se identifica, pe statia locala, fisierul PDF ce urmeaza a fi transmis: se pozitioneaza cursorul
pe acesta (prin utilizarea sagetilor de pe tastatura si ENTER dupa pozitionare, sau a mouse-ului cu apasarea
tastei stanga la pozitionarea cursorului pe fisierul PDF ales). Dupa ce fisierul a fost marcat se apeleaza functia
Trimite.

Dac transferul s-a efectuat fr erori, va fi afisata imaginea de mai jos:


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


8

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952



(imaginea este reprodusa din actuala procedura de depunere a diverselor declaratii)
Este important sa fie retinut Indexul afisat, pentru a fi utilizat ulterior la urmarirea statusului si a mesajelor
transmise de catre sistem, referitor la formularul depus.
Dac transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea continutului fisierului PDF transmis si reluarea
procesului de depunere.

Pentru urmarirea statusului si a mesajelor transmise de sistem se utilizeaza fereastra :
(Aceeasi fereastra se utilizeaza si in cazul transmiterii formularului Fisa_EP de la ghiseul trezoreriei.)
Prin apasarea butonului Verifica se obtin informatii referitor la statusul procesarii formularului transmis :


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


9

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952





2. Descriere flux de activitati in procesul de inregistrare a Fisei_EP

A. Cazul in care Entitatea Publica detine un certificat digital calificat, inregistrat la
MFP si depune Fisa_EP prin Internet

Pas 1 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica:
Completare date in formular .PDF si semnare electronica formular
Preconditii: Entitatea Publica trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP
Actiuni :
o Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile A-Informatii
generale, B-Activitati, C-Subordonare / Surse din acest formular.
Dupa completarea informatiilor, Entitatea Publica:
o apeleaza functia de validare date si generare a fisierului .XML asociat formularului .PDF
o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat) si semneaza formularul .PDF cu certificatul digital
calificat. Formularul Fisa_EP se semneaza de conducatorul entitatii publice sau de alta persoana
mputernicita sa realizeze aceasta operatie.

Pas 2 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica:
Depunere formular Fisa_EP


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


10

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Preconditii:
- Entitatea Publica trebuie sa detina un certificat digital calificat, inregistrat la MFP
- Entitatea Publica este conectata la un calculator cu acces la Internet;
Actiuni :
o Utilizeaza certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro , optiunea
Depunere declaratii (stinga sus)
o Incarca fisierul .PDF inteligent (cu .XML asociat) pe serverul central al MFP apeland functia
Trimite de pe pagina afisata
Sub controlul sistemului ForExeBug vor fi parcursi 3 pasi succesivi de validare a formularului receptionat
in sistem :
Validarea formala a formularului : Formularul Fisa_EP va fi supus unui prim set de validari
(format, continut standard de identificare declarant si tip formular, etc.).
Daca validarea formala s-a realizat cu succes, pe site-ul www.e-guvernare.ro va fi afisat
Indexul de inregistrare a formularului in sistem iar procesul continua cu pasul urmator
de validare
Daca din aceasta validare formala rezulta neconformitati se va afisa de catre sistem, o
Recipisa (o notificare) de Respingere formular prin care se mentioneaza si motivele
invocate (erorile identificate).
Validarea automata a continutului formularului si a regulilor specifice aplicabile
Daca validarea automata a continutului atat din punct de vedere formal cat si din punct de
vedere al regulilor de business aplicabile s-a realizat cu succes, sistemul va prelua
"Numarul de nregistrare al Declaraiei Internet (Indexul)" si va genera un mesaj
(e_mail) de notificare a operatorului din Trezoreria judetului in care Entitatea Publica isi
desfasoara activitatea, prin care acesta este informat ca trebuie sa valideze/ invalideze
formularul depus. Sistemul lanseaza pasul 3 de validare validarea manuala realizata de
catre operatorul din trezorerie.
Daca validarea automata a continutului s-a incheiat cu identificarea unor erori, Entitatea
Publica este informata prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro ca formularul a fost
respins, precizandu-se si erorile identificate. Entitatea Publica va trebui sa corecteze
erorile mentionate si sa reia procesul de transmitere a formularului obtinut in urma
corectarii.

- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie Judeteana



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


11

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Validarea de catre Trezorerie a datelor din Fisa _EP
o Operatorul din Trezorerie a primit un e_mail de notificare in care este informat ca:

Va informam ca a fost depusa declaratia F950 cu numarul de inregistrare . la data de
pe urmatorul Cod fiscal : .
Va rugam sa efectuati toate activitatile prevazute in ghidul metodologic de completare a
Fisei EP pentru unitatea trezoreriei statului.

o Datele din Fisa_EP vor putea fi validate de catre operatorii din Trezorerie prin lansarea in executie
a unei aplicatii dedicate, accesate prin Portalul www.fiscnet.ro. Operatorii vor avea acces doar la
acele Entitati Publice (identificate prin CIF) care sunt arondate jutetului aferent trezoreriei din care
face parte operatorul care a accesat aplicatia. De asemenea, Operatorul din Trezorerie va accesa
aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru Entitatea Publica respectiva, identificata unic
prin CIF, datele stocate la nivel Registru_PJ:
-
o Operatorul va valida datele din formularul .PDF incarcat in sistem de catre Entitatea Publica:

valideaza datele din fisierul .PDF (cu .XML atasat) conform regulilor de business din
procedurile MFP - inclusiv tipul Entitatii Publice (reclasificate, ordonator primar, secundar
sau tertiar) si ierarhia mentionata in formular
daca verificarea s-a realizat cu succes, se valideaza datele comune din Fisa_EP si
Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG - Registrul PJ si va vizualiza, pentru
Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CIF, datele stocate la nivel
Registru_PJ:
Denumire Entitate Publica
Tip Entitate Publica
Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis, valorile stocate la nivel formular PDF
completat de catre Entitatea Publica trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel
Registru_PJ (pe baza Declaratiei 040).
In cazul in care exista cel putin o diferenta, de la nivel Trezorerie se va comunica catre
Entitatea Publica ca trebuie sa modifice informatiile fie va depune, la Administratia
Financiara, o noua Declaratie 040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din
Fisa_EP (conform datelor din Registrul_PJ inregistrate pe baza Declaratiei 040).

o In cazul in care Operatorul din Trezorerie nu valideaza informatiile referitoare la o Entitate Publica:
in interfata aplicatiei va completa si motivul respingerii (intr-un camp de tip text- free)
o Recipisa (cu rol de notificare) va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP
cuprinzand motivul pentru care a fost respinsa depunerea formularului.

o In cazul in care Operatorul din Trezorerie valideaza informatiile referitoare la o Entitate Publica:


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


12

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


o Recipisa (cu rol de notificare) care va informa Entitatea Publica ca datele din formular
au fost validate cu succes, va fi disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP
sistemul va procesa informatiile inscrise in formular si va crea o inregistrare noua in
Registrul_EP
in cazul unui formular marcat ca fiind initial se verifica in Registrul_EP daca mai
exista o aceeasi inregistrare (CUI + Sector Bugetar identic) si,
o in caz afirmativ, efectuarea inregistrarii in Registrul_EP va fi refuzata
transmitandu-se catre Entitatea Publica o Recipisa (notificare) prin care
se va mentiona faptul ca pentru respectiva Entitate Publica a mai fost
efectuata inregistrarea in Registrul_EP. Recipisa va fi disponibila pe site-
ul www.anaf.ro/Fisa_EP, iar Entitatea Publica va avea obligatia sa
retransmita formularul cu optiunea Rectificativa in campul Tip Fisa EP
in cazul in care prin respectivul formular se doreste modificarea unora
din informatiile transmise si inregistrate anterior. Aceasta verificare este
valabila si pentru acele Entitati Publice multisector (care au buget
aprobat pe mai multe sectoare bugetare).
o in cazul in care nu mai exista o inregistrare similara (CUI + Sector
Bugetar) in Registrul_EP va fi creata o inregistrare noua cu preluarea
tuturor atributelor ce definesc profilul Entitatii Publice.
in cazul unui formular marcat ca fiind rectificativ se verifica in Registrul_EP daca
exista o inregistrare valida cu acelasi CUI + Sector Bugetar si
o in caz afirmativ, inregistrarea existenta va fi invalidata urmand a fi creata
o inregistrare noua cu toate atributele din formular
o in cazul in care nu exista in Registrul_EP o inregistrare cu acelasi CUI +
Sector Bugetar preluarea formularului rectificativ va fi refuzata,
transmitandu-se catre Entitatea Publica o Recipisa (Notificare),
disponibila pe site-ul www.anaf.ro/Fisa_EP, prin care se va comunica
faptul ca a fost solicitata rectificarea unei inregistrari inexistente
asociat Entitatii Publice nou create in Registrul_EP va fi creata automat o lista a tuturor
obligatiilor legale de raportare constituita conform regulilor in vigoare functie de tipul
Entitatii Publice declarat in formular (lista va contine tipurile de formulare / declaratii pe
care Entitatea Publica va avea obligatia de a le transmite in sistem cu precizarea
frecventei, a datei de inceput a procesului de transmitere si a datei limita de transmitere).
Aceasta lista, generata automat in conformitate cu prevederile legale in vigoare, va putea
fi adaptata unor situatii speciale de exceptie numai prin interfata de administrare /
actualizare Registrul_EP de catre utilizatori cu drepturi atribuite in acest sens.

Toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul sistemului si constituie Registrul_EP.
Valorile din Registrul_EP vor fi utilizate in etapele de validare de la nivelul proceselor de Control
Angajamente Bugetare si Executie Bugetara.


B. Cazul in care Entitatea Publica nu detine un certificat digital calificat si depune
Fisa_EP la Ghiseul Trezoreriei (la care Entitatea Publica are deschise conturile de
Cheltuieli)



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


13

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Pas 1 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica:
Completare date in formular .PDF
Preconditii:
Entitatea Publica nu detine un certificat digital calificat, inregistrat la MFP
Entitatea Publica are acces la site-ul ANAF, sectiunea Descarcare declaratii (prin resurse
proprii sau prin utilizarea unor resurse puse la dispozitie de catre terti conexiunea la
internet) in vederea copierii formularului PDF pe statia locala proprie unde are instalata
aplicatia Adobe Reader cu o versiune 8.2 sau superioara.

Entitatile Publice vor completa la nivelul fisierului .PDF inteligent, datele din sectiunile A-Informatii generale, B-
Profilul Entitatii Publice, C-Activitati din aceast formular.

Dupa completarea si validarea informatiilor, Entitatea Publica :
o tipareste datele din fisierul .PDF si semneaza documentul tiparit;
o salveaza fisierul .PDF (cu .XML asociat), nesemnat electronic, pe un suport electronic (CD, stick)
o depune formularul la Trezoreria Operativa la care Entitatea Publica are deschise conturile de
cheltuieli (atat formularul tiparit si semnat, cat si in format electronic). Nu se admite depunerea
formularului numai in forma tiparita fara prezentarea pe suport electronic, sau invers.

Pas 2 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie
Validare date din formular Fisa_EP cu date din Registrul_PJ
o Incarca fisierul .PDF furnizat de catre Entitatea Publica pe statia locala de lucru si:
confrunta informatiile completate de catre Entitatea Publica (date din fisierul .PDF cu
.XML atasat) cu datele din documentul fizic.
Daca verificarea s-a realizat cu succes, se vor valida datele comune din Fisa_EP si
Registrul_PJ, si anume: va accesa aplicatia RCNG- Registrul PJ si va vizualiza, pentru
Entitatea Publica respectiva, identificata unic prin CUI + Sector Bugetar, datele stocate la
nivel Registru_PJ:
Denumire Entitate Publica
Tip Entitate Publica
o Aceste informatii trebuie sa fie identice, mai precis valorile stocate la nivel formular PDF completat
de catre Entitatea Publica trebuie sa fie aceleasi cu valorile stocate la nivel Registru_PJ (pe baza
declaratiilor depuse la ANAF).


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


14

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


o In cazul in care exista cel putin o diferenta, trezoreria comunica Entitatii Publice, printr-o adresa ,
ca trebuie sa modifice informatiile fie va depune, la Administratia Financiara, o noua Declaratie
040 (conform datelor din Fisa_EP) fie corecteaza datele din Fisa_EP (conform datelor din
Registrul_PJ). Entitatea Publica va reveni la Trezorerie dupa un interval de timp (cateva zile) in
care a actualizat datele (a depus o noua Declaratie 040, in baza careia au fost actualizate datele
din Registrul_PJ sau a corectat fisierul .PDF cu informatiile deja inregistrate pe baza Declaratiei
040).
o Daca informatiile sunt corecte se trece la pasul 3

- Pas 3 -> Activitati desfasurate de catre functionarul de la Ghiseu Trezorerie
Depunere formular Fisa_EP
Preconditii:
- Trezoreria detine un certificat digital (emis de MFP) necalificat;
- Functionarul de la Ghiseu Trezorerie este conectat la un calculator cu acces la Internet;

Daca validarea datelor din formularul .PDF s-a realizat cu succes de catre operatorul din Trezorerie:
o Se lanseaza programul DUKGhiseu
o Dup lansarea programului de verificare se alege fiierul de tip PDF corespunztor. Dac se
identific erori de structur a fiierului sau existena unor date incorecte vor fi afiate pe ecran
mesaje de eroare, evideniate cu culoarea roie. n acest caz Fisa_EP se consider a fi respins,
programul de verificare nepermind acceptarea acesteia.
o Dac nu sunt erori afiate, se verific concordana ntre datele de pe ecran i cele de pe declaraia
n format hrtie. n funcie de rezultatul acestei verificri se poate opta pentru acceptarea
formularului (butonul Accepta declaratia) sau respingerea acestuia. Pentru aceast variant a
programului, butonul Refuza declaratia nu are nicio funcionalitate in afara de finalizarea
procesului de verificare a formularului respectiv.
o Orice eroare tehnic aprut in acest proces este semnalat printr-un mesaj de avertizare i are
drept consecin respingerea formularului.
Daca formularul a fost acceptat, formularului i se aloca un numar de inregistrare si fisierul .PDF este semnat
automat de programul DUKGhiseu cu certificatul trezoreriei. In acest caz, fisierul se transmite la nivel central,
folosind programul DecGhiseu. Operatorul din Trezorerie va comunica Entitatii Publice, printr-o adresa, numarul
de inregistrare alocat documentului.
Procesul continua cu validarile automate, de business, de la nivel Central- server MFP.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


15

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Daca din aceasta validare rezulta neconformitati, se va transmite de catre sistem, o
Recipisa (o notificare) de Respingere formular prin care se mentioneaza si motivele
invocate (erorile identificate).
dac validarea datelor se ncheie cu succes, se va transmite de catre sistem, o Recipisa
(o notificare) care atesta faptul ca fisa este inregistrata in Registrul EP.

- Pas 4 -> Activitati desfasurate de catre Entitatea Publica
Vizualizare Recipisa

Entitatea Publica poate vizualiza Recipisa prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro se introduc
elementele de identificare CUI_EP si Numarul de inregistrare alocat.



Daca validarea automata, de la nivel Central- server MFP, s-a incheiat cu identificarea unor erori,
Entitatea Publica este informata prin intermediul Recipisei despre erorile identificate. Entitatea Publica va
trebui sa corecteze erorile mentionate si sa reia procesul de transmitere a formularului obtinut in urma
corectarii.

In cazul validarii cu succes, toate inregistrarile valide de tip Fisa_EP se centralizeaza la nivelul
componentei RCNG si constituie Registrul_EP.
Functie de optiunea marcata in campul Tip Fise EP (Initiala / Rectificativa), la actualizarea Registrul_EP
vor fi aplicate aceleasi criterii de validare ce au fost descrise mai sus.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


16

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Asociat Entitatii Publice nou create in Registrul_EP va fi creata automat o lista a tuturor obligatiilor legale
de raportare constituita conform regulilor in vigoare functie de tipul Entitatii Publice si sectorul Bugetar
declarate in formular (lista va contine tipurile de formulare / declaratii pe care Entitatea Publica va avea
obligatia de a le transmite in sistem cu precizarea frecventei, a datei de inceput a procesului de
transmitere si a datei limita de transmitere). Aceasta lista, generata automat in conformitate cu prevederile
legale in vigoare, va putea fi adaptata unor situatii speciale de exceptie numai prin interfata de
administrare / actualizare Registrul_EP de catre utilizatori cu drepturi atribuite in acest sens.




UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


17

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


2 INREGISTRARE INITIALA FISA_EP
In procesul de completare date la nivel formular .PDF, pentru a asigura acuratetea datelor, la nivelul anumitor
campuri, utilizatorul este asistat (in selectarea valorilor) de listele de valori incapsulate in formular ( de ex. Tip
Ordonatori, Tipuri Activitati, Surse finantare, Sectoare bugetare, Formulare de raportat, UAT, Judete).
Vor fi completate date din sectiunile A-Informatii generale, B-Activitati, C-Subordonare / Surse, si anume:
Sectiunea Informatii generale


Tip Actiune
Permite utilizatorului sa specifice daca doreste sa
transmita informatii referitor la profilul curent al Entitatii
Publice (Preluare profil curent al EP) sau, prin
intermediul formularului Fisa_EP, transmite informatii
referitor la un profil nou, rezultat in urma unei
reorganizari (Modificare profil prin Reorganizare), care
sa inlocuiasca profilul deja existent si inregistrat anterior
in sistemul ForExeBug.

1. opiunea Preluare profil curent al Entitatii Publice
pentru a completa informaiile referitoare la profilul
curent al entitii publice. n cadrul acestei opiuni, la
rubrica "Tip Fisa" se poate selecta:
opiunea Initiala pentru transmiterea, prin
intermediul formularului Fia Entitii Publice, a
informaiilor referitoare la profilul entitii publice
dac entitatea public nu a mai fost anterior
nregistrat n sistemul ForExeBug sau dac i se
atribuie un alt cod de identificare fiscal. n cazul
n care, anterior, au mai fost transmise unul sau
mai multe formulare Fia Entitii Publice dar din
partea sistemului nu a fost primit un mesaj de
confirmare a nregistrrii n sistem, reluarea
procesului de transmitere a formularului corectat
se va realiza tot prin selectarea opiunii Initiala
pentru rubrica Tip Fisa
opiunea Rectificativa" pentru a modifica
informaiile referitoare la profilul entitii publice
anterior transmise i nregistrate n sistem, cu


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


18

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


excepia informaiilor de la pct.2. Formularul
transmis trebuie s conin absolut toate
informaiile solicitate.
2. opiunea Modificare profil prin Reorganizare" n cazul
unei reorganizri sau a unor modificri semnificative n
profilul entitii publice. n aceast situaie, entitatea
public trebuie s transmit ctre sistem un nou
formular Fia Entitii Publice, completat integral, prin
intermediul cruia s nlocuiasc vechiul profil,
nregistrat deja n sistemul ForExeBug, cu informaii
referitoare la noul profil rezultat n urma reorganizrii.
Utilizarea acestei opiuni este obligatorie atunci cnd o
entitate public i modific profilul, n urmtoarele
cazuri:
a) orice modificare a sectoarelor bugetare n care
opereaz
anterior a operat pe un sector bugetar
i, n urma reorganizrii, va opera pe un
alt sector bugetar;
anterior a operat pe un singur sector
bugetar i, n urma reorganizrii, va
opera pe mai multe sectoare bugetare;
anterior a operat pe mai multe sectoare
bugetare i, n urma reorganizrii, va
opera pe un singur sector bugetar;
anterior a operat pe mai multe sectoare
bugetare i, n urma reorganizrii, va
opera pe alte sectoare bugetare (diferite
total sau parial de cele anterior
nregistrate n sistem);
b) orice modificare a informaiilor referitoare la
subordonarea ierarhic, respectiv cele din rubricile
CIF Ordonator Principal de Credite ierarhic
superior sau CIF Ordonator Secundar de Credite
ierarhic superior;
c) orice modificare a opiunilor selectate la
subseciunea "Surse de finantare".
n situaia selectrii opiunii Modificare profil prin
Reorganizare, rubrica Tip Fisa i categoriile de
opiuni aferente ("Initiala" i "Rectificativa") vor fi
inactive.

Tip_Fisa_EP
Reprezinta Tipul de Fisa_EP.
Este completat implicit cu valoarea Initiala
Se bifeaza campul Fisa Rectificativa numai in cazul in
care, Entitatea Publica, completeaza o Fisa_EP care
modifica informatii deja transmise si inregistrate in
sistem.
Nota : in formularul Fisa_EP cu optiunea Rectificativa
trebuie obligatoriu completate toate informatiile solicitate


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


19

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


(indiferent daca sunt sau nu modificate cele existente
deja) si, obligatoriu, trebuie pastrata aceeasi repartizare
pe sectoare bugetare, asa cum profilul Entitatii Publice
este deja inregistrat in sistemul ForExeBug.

La corectarea unui formular respins ca neconform se
pastreaza valoarea campului Tip Fisa EP respectiv,
daca se reface un formular pentru inregistrarea initiala a
Entitatii Publice campul ramane marcat pe valoarea
Initiala ori de cate ori formularul va fi refacut iar, in
cazul in care formularul este utilizat pentru actualizarea
informatiilor deja existente in sistem, se va pastra
valoarea Rectificativa ori de cate ori va fi transmis
respectivul formular.
Denumire_EP
Se completeaza denumirea integrala, fara abrevieri, a
Entitatii Publice.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
Denumire scurta_EP
Se completeaza denumirea scurta a Entitatii Publice
(informatia va fi utilizata in generarea rapoartelor pentru
a optimiza forma de prezentare).
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.
CIF_EP
Se completeaza Codul Unic de Identificare (codul fiscal)
al Entitatii Publice.
Identifica unic o Entitate Publica.
La introducerea datelor, sistemul valideaza ca au fost
introduse numai cifre (nu au fost introduse litere).
Camp Obligatoriu.
CIF in scop de TVA
Se completeaza Codul Unic de Identificare utilizat in
scop de TVA.
La validarea informatiilor, sistemul va admite ca valorile
CIF_EP si CIF in scop de TVA sa fie aceleasi.
La introducerea datelor, sistemul valideaza ca au fost
introduse numai cifre (nu au fost introduse litere).
Data infiintarii
Reprezinta data calendaristica cand a fost infiintata
Entitatea Publica.
Se selecteaza o valoare din calendar.
La validarea informatiilor, Data infiintarii trebuie sa fie
anterioara datei curente (data cand se completeaza
formularul Fisa_EP).
Camp Obligatoriu.
Temei legal al infiintarii se introduc informatii referitoare la emitentul si actul
normativ in baza caruia a fost infiintata Entitatea Publica



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


20

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Categorie Emitent
Se selecteaza din lista Tipul emitentului pentru actul
legal de infiintare.
Camp Obligatoriu.
Nume Emitent
Se completeaza denumirea emitentului actului legal de
infiintare.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
Categorie Act Infiintare
Se selecteaza o valoare din lista de Tipuri de acte in
baza carora se poate infiinta o Entitate Publica.
Camp Obligatoriu.
Nume Act Infiintare
Se completeaza cu denumirea completa a actului legal
de infiintare.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
UAT

Judet_UAT
Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza
denumirea judetului caruia apartine Unitatea
Administrativ Teritoriala pe raza careia i desfaoara
activitatea Entitatea Publica.
Camp Obligatoriu.
Denumirea UAT pe raza careia isi
desfasoara activitatea EP
Se selecteaza o valoare din lista - denumirea integrala,
fara abrevieri, a Unitaii Administrativ Teritoriale pe raza
careia i desfaoara activitatea Entitatea Publica.
Sunt afisate numai UAT-urile arondate judetului selectat
in campul <Judet_UAT>.
Ex: Municipiul Alba Iulia
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
CIF_UAT pe raza careia isi
desfasoara activitatea EP
Se completeaza automat pe baza valorii introduse in
campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara
activitatea EP>


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


21

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


TIP UAT pe raza careia i
desfaoara activitatea EP
Reprezinta Tipul Unitaii Administrativ Teritoriale (de
exemplu: comuna, ora, municipiu, judet, regiune) pe
raza careia i desfaoara activitatea Entitatea Publica.
Se completeaza automat pe baza valorii introduse in
campul <Denumirea UAT pe raza careia isi desfasoara
activitatea EP>
Trezorerie la care Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli
Judet Trezorerie
Se selecteaza o valoare din lista. Se selecteaza
denumirea judetului caruia apartine Trezoreria la care
Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli.
Se poate selecta orice judet (nu exista o limitare legata
de valoarea completata la <Denumirea UAT pe raza
careia isi desfasoara activitatea EP>)
Camp Obligatoriu.
Denumire Trezorerie la care EP
are deschise conturile de cheltuieli
Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaii
de trezorerie comunala/ oraeneasca/ municipala/
municipiu reedina de judet/ sector la care Entitatea
Publica are deschise conturile de cheltuieli.
Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai
Trezoreriile arondate judetului selectat in campul <Judet
Trezorerie>
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
Cod Trezorerie
Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care
Entitatea Publica are deschise conturile de cheltuieli.
Se completeaza automat pe baza valorii introduse in
campul <Denumire Trezorerie la care Entitatea Publica
are deschise conturile de cheltuieli>
Adresa Sediu Social Entitate Publica


Judet Sediu social
Reprezinta judetul sediului social al Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Camp Obligatoriu.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


22

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Denumire Localitate Sediu social
Reprezinta localitatea sediului social al Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai
localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet
Sediu social>
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
Tip Artera Sediu social
Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Completarea campului este optionala.
Denumire Artera Sediu social
Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice.
Se completeaza denumirea arterei.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 50 caractere.
Numar Sediu social
Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 10 caractere.
Bloc/ Scara Sediu social
Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 30 caractere.
Sector Sediu social
Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 2 caractere.
Cod Postal Sediu social
Reprezinta adresa sediului social al Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere.
Telefon Sediu social
Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii
Publice, de la sediul social.
Camp Obligatoriu.
Fax Sediu social
Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de
la sediul social.
Completarea campului este optionala.
Adresa Fiscala


Adresa fiscala este aceeasi cu Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


23

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Adresa sediu social? Adresa fiscala este aceeasi cu Adresa sediu social.
Daca DA, se vor completa automat campurile
corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse
deja pentru Adresa Sediului Social, fara a putea fi
modificate.
Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa
Fiscala.
Judet Adresa fiscala
Reprezinta judetul pentru adresa fiscala a Entitatii
Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Camp Obligatoriu.
Denumire Localitate Adresa
fiscala
Reprezinta denumire localitate pentru adresa fiscala a
Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai
localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet
Adresa fiscala>
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
Tip Artera Adresa fiscala
Reprezinta tip artera pentru adresa fiscala a Entitatii
Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 20 caractere.
Denumire Artera Adresa fiscala
Reprezinta denumire artera pentru adresa fiscala a
Entitatii Publice.
Se completeaza denumirea arterei.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 50 caractere.
Numar Adresa fiscala
Reprezinta numar pentru adresa fiscala a Entitatii
Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 10 caractere.
Bloc/ Scara Adresa fiscala
Reprezinta detalii pentru adresa fiscala a Entitatii
Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 30 caractere.
Sector Adresa fiscala
Reprezinta sector pentru adresa fiscala a Entitatii
Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 2 caractere.
Cod Postal Adresa fiscala
Reprezinta adresa fiscala a Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere.
Telefon Adresa fiscala
Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii
Publice, de la adresa fiscala.
Camp Obligatoriu.
Fax Adresa fiscala
Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice de
la adresa fiscala.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


24

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Completarea campului este optionala.
Denumire Trezorerie la care EP
are deschise conturile de venituri
(impozite si taxe)
Reprezinta denumirea integrala, fara abrevieri, a unitaii
de trezorerie comunala/ oraeneasca/ municipala/
municipiu reedina de judet/ sector la care Entitatea
Publica are deschise conturile de venituri.
Sunt afisate numai Trezoreriile Operative arondate
judetului selectat in campul <Judet Adresa fiscala>.
Se selecteaza o valoare din lista.
Camp Obligatoriu.
Cod Trezorerie
Reprezinta codul alocat de catre MFP Trezoreriei la care
Entitatea Publica are deschise conturile de venituri.
Se completeaza automat pe baza valorii introduse in
campul <Denumire Trezorerie la care Entitatea Publica
are deschise conturile de venituri (impozite si taxe)>.
Adresa de Corespondenta Entitate Publica


Adresa de corespondenta este
aceeasi cu Adresa sediu social?
Se bifeaza campul (semnificatie DA) in cazul in care
Adresa de corespondenta este aceeasi cu Adresa
Sediului social.
Daca DA, se vor completa automat campurile
corespunzatoare Adresei fiscale cu valorile introduse
deja pentru Adresa Sediu Social, fara a putea fi
modificate.
Daca NU, se vor completa campurile pentru Adresa
Fiscala.
Judet Adresa de corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Camp Obligatoriu.
Denumire Localitate Adresa de
corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista. Sunt afisate numai
localitatile arondate judetului selectat in campul <Judet
Adresa de corespondenta>
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 100 caractere.
Tip Artera Adresa de
corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Completarea campului este optionala.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


25

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Denumire Artera Adresa de
corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se completeaza denumirea arterei.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 50 caractere.
Numar Adresa de corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 10 caractere.
Bloc/ Scara Adresa de
corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 30 caractere.
Sector Adresa de corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Completarea campului este optionala.
Lungime maxima : 2 caractere.
Cod Postal Adresa de
corespondenta
Reprezinta adresa de corespondenta a Entitatii Publice.
Se completeaza o valoare.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 7 caractere.
Telefon Adresa de corespondenta
Se completeaza cu numarul de telefon al Entitatii
Publice, de la adresa de corespondenta.
Camp Obligatoriu.
Fax Adresa de corespondenta
Se completeaza cu numarul de fax al Entitatii Publice
de la adresa de corespondenta.
Completarea campului este optionala.
Adresa de e-mail

Adresa e-mail publica de
corespondenata
Reprezinta adresa de e-mail publica pe site-ul MFP.
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.
Adresa de e_mail pentru
corespondenta in relatia cu MFP
Reprezinta adresa de e-mail de corespondenta in
relatia cu MFP.
Se pot introduce maximum doua adrese de
corespondenta in relatia cu MFP.
Ex: Trez700@mfinante.ro
Camp Obligatoriu. Lungime maxima : 30 caractere.



UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


26

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Tip activitate desfasurata -
Activitate de baza
Reprezinta Tipul de activitate desfaurata, pentru
activitatea de baza.
Se selecteaza o singura valoare din lista de valori.
Camp Obligatoriu.


Activitati secundare.
Se completeaza numai in cazul in care Entitatea Publica desfasoara activitati finantate
integral din venituri proprii
Denumire activitate finantata
integral din venituri proprii
Se completeaza in cazul in care Entitatea Publica
desfasoara activitati finantate integral din venituri proprii.
Se completeaza cu denumirea activitatii finantata
integral din venituri proprii.
Utilizarea acestei optiuni este corelata cu sectorul
bugetar si sursa de finantare ce vor fi alese in sectiunea
urmatoare urmand ca, in caz de necorelare, sa fie
afisate mesaje de eroare corespunzatoare.
Completarea campului este optionala. Lungime maxima
: 100 caractere.
Are CIF distinct Pentru o valoare completata in campul <Denumire
activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa
daca DA, activitatea are CIF distinct
CIF distinct Daca in campul <Are CIF distinct> a fost bifata optiunea
<DA> campul devine Obligatoriu de completat
Se completeaza CIF-ul distinct.
Valoarea pentru CIF distinct trebuie sa fie diferita de
valoarea introdusa in campul CIF_EP.
Are CIF in scop de TVA Pentru o valoare completata in campul <Denumire
activitate finantata integral din venituri proprii> se va bifa
daca DA, activitatea are CIF in scop de TVA
CIF in scop de TVA Daca in campul <Are CIF in scop de TVA> a fost bifata
optiunea <DA> campul devine Obligatoriu de completat
Se completeaza cu CIF in scop de TVA.
CIF in scop de TVA trebuie sa fie diferit de valoarea
introdusa in campul CIF_EP.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


27

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Dupa ce au fost completate toate aceste informatii asociate unei Activitati finantate integral
din venituri proprii, se vor salva informatiile prin selectarea butonului Adauga activitate.
Informatiile sunt adaugate sub forma tabelara, in lista de Activitati finantate integral din
venituri proprii.

Daca Entitatea Publica desfasoara mai multe activitati finantate integral din venituri proprii, se
poate continua cu introducerea de noi valori, incepand cu campul <Denumire activitate
finantata integral din venituri proprii>.

Orice inregistrare din lista de activitati finantate integral din venituri proprii poate fi stearsa
prin selectarea butonului Sterge din dreptul ei.


Se va bifa daca DA/ NU Entitatea Publica apartine Sectorului Special. (Camp Obligatoriu).
Pentru a face posibila gestionarea corecta si completa a informatiilor inclusiv pentru acele Entitati Publice care
gestioneaza bugete in mai multe sectoare bugetare, prin intermediul formularului Fisa_EP a fost creata
posibilitatea ca aceeasi Entitate Publica sa poata inregistra profile diferite pentru fiecare din sectoarele in care are
buget si opereaza executia acestuia.

Astfel, functie de optiunea aleasa la interogarea Entitatea Publica gestioneaza bugete pe mai multe sectoare
bugetare ? DA / NU, sectiunea care urmeaza in completarea formularului (Sectiunea C Subordonare / Surse)
va fi completata iterativ, la nivelul de detaliere solicitat prin formular, pentru fiecare Sector Bugetar mentionat daca
s-a optat pentru mai multe sectoare bugetare (raspunsul marcat a fost DA) sau, in caz contrar, respectiva sectiune
va fi completata o singura data.
Se va opta pentru Sectorul bugetar prin marcarea uneia din posibilitatile evidentiate in formular si, pentru CIF-ul
Entitatii Publice + Sectorul Bugetar ales vor fi asociate toate informatiile ce urmeaza a fi completate in formular. In
cazul in care Entitatea Publica opereaza in mai multe sectoare bugetare, dupa completarea setului de informatii
din sectiunea C a formularului, are posibilitarea reluarii procesului de completare a informatiilor din aceasta
sectiune specificand ca mai are si alte sectoare bugetare (raspuns afirmativ la interogarea Se continua cu alt
sector bugetar ? DA / NU), procesul reluindu-se de la alegerea sectorului bugetar. In cazul in care se opteaza
pentru un raspuns negativ, procesul de completare a formularului se continua cu apelarea functiei (butonului)
Validare date si generare XML.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


28

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Prin asocierea CIF + Sector Bugetar pentru acele Entitati Publice care opereaza in mai multe sectoare bugetare
se va crea posibilitatea gestionarii separate atat a ierarhiilor cat si a bugetelor, executiei bugetare, controlul
angajamentelor, raportarilor financiar-contabile (ca si cand ar fi entitati distincte) urmand ca, la nivel de raportare,
informatiile sa poata fi agregate la nivelul aceluiasi CIF.


TIP Entitate Publica
Se selecteaza o valoare din lista.
Camp Obligatoriu.
Subordonare administrativa/
Sector bugetar
Se va completa n funcie de subordonarea
administrativa a Entitatii Publice.
Se selecteaza o valoare din lista.
Camp Obligatoriu.
Butonul Sterge Sector poate fi utilizat atunci cand
pentru un sector bugetar au fost completate eronat in
formular anumite informatii si se doreste reluarea
completarii pentru respectivul sector sau eliminarea
completa a informatiilor referitoare la acesta. La
utilizarea acestei optiuni, informatiile inscrise in formular
pentru sectorul ales se elimina si se continua cu
preluarea unor noi informatii pentru acest sector sau,
daca se opteaza pentru un alt sector, sectorul mentionat
va fi eliminat in totalitate.



Denumire Ordonator principal de
credite ierarhic superior
Se completeaza cu denumire Ordonator principal de
credite ierarhic superior
- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Principal de
Credite sau Operatori economici reclasificati,
acest camp nu va fi disponibil pentru completare
(va fi inactiv).
- Campul se va completa numai in cazul in care


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


29

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata una dintre valorile Ordonator
Secundar de Credite sau Ordonator Tertiar de
credite
Lungime maxima : 100 caractere.
CIF_Ordonator principal de
credite ierarhic superior
Se completeaza Codul Unic de Identificare al
Ordonatorului principal de credite ierarhic superior
- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Principal de
Credite sau Operatori economici reclasificati,
acest camp nu va fi disponibil pentru completare
(va fi inactiv).
- Campul se va completa numai in cazul in care
pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata una dintre valorile Ordonator
Secundar de Credite sau Ordonator Tertiar de
credite
Denumire Ordonator secundar de
credite ierarhic superior
Se completeaza cu denumire Ordonator secundar de
credite ierarhic superior
- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Principal de
Credite sau Operatori economici reclasificati,
acest camp nu va fi disponibil pentru completare
(va fi inactiv).
- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Secundar de
Credite, acest camp nu va fi disponibil pentru
completare (va fi inactiv).
- Campul se va completa numai in cazul in care
pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Tertiar de credite
Completarea campului este optionala in situatia in care
un Ordonator tertiar este direct subordonat unui
Ordonator principal, acest camp nu trebuie completat.
Lungime maxima : 100 caractere.
CIF_Ordonator secundar de
credite ierarhic superior
Se completeaza Codul Unic de Identificare al
Ordonatorului secundar de credite ierarhic superior
- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Principal de
Credite sau Operatori economici reclasificati,
acest camp nu va fi disponibil pentru completare
(va fi inactiv).
- Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Secundar de
Credite, acest camp nu va fi disponibil pentru
completare (va fi inactiv).
- Campul se va completa numai in cazul in care
pentru campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Tertiar de credite
Completarea campului este optionala in situatia in care
un Ordonator tertiar este direct subordonat unui


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


30

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Ordonator principal, acest camp nu trebuie completat.
In cazul in care se completeaza atat CIF_Ordonator
secundar de credite ierarhic superior cat si CIF-
_Ordonator principal de credite ierarhic superior,
conditia este ca cele doua valori sa fie diferite.

Tip_Ordonator care semneaza si
transmite raportari
Se selecteaza una dintre valorile Ordonator Principal de
credite, Ordonator Secundar de credite sau
Ordonator Tertiar de credite functie de optiunea aleasa
la <Tip Entitate Publica> si specifica impunerea sau nu a
obligativitatii Entitatii Publice de a supune semnarii si
transmiterii propriilor raportari de catre ordonatorul de
credite ierarhic superior conform prevederilor legale in
vigoare. Daca in campul <Tip Entitate Publica> a fost
selectata valoarea Ordonator Secundar de credite
atunci automat campul Tip_Ordonator care semneaza
si transmite raportari va fi pozitionat pe valoarea
Ordonator Principal de credite si, in cazul in care nu se
impune legal obligativitatea semnarii si transmiterii
propriilor raportari de catre ordonatorul principal de
credite caruia ii este subordonat, se va opta pentru
valoarea "Ordonator secundar de credite" (echivalent cu
o "semnare si raportare pe proprie raspundere") iar daca
in campul <Tip Entitate Publica> a fost selectata
valoarea Ordonator Principal de credite sau Operatori
economici reclasificati, campul Tip_Ordonator care
semneaza si transmite raportari va deveni inactiv. In
cazul in care pentru <Tip Entitate Publica> s-a optat
pentru "Ordonator Tertiar de credite", campul
"Tip_Ordonator care semneaza si transmite raportari" va
fi pozitionat automat pe valoarea "Ordonator Tertiar de
credite" (in sensul ca acesta semneaza si transmite
raportari pe proprie raspundere) dar este lasata si
posibilitatea marcarii unui ordonator ierarhic superior
(secundar sau pricipal functie de subordonarea
directa) care sa-i semneze si sa-i transmita propriile
raportari.

Dupa specificarea sectorului bugetar, a tipului Entitatii Publice si a pozitiei in cadrul ierarhiei din care face parte se
continua cu specificarea surselor de finantare utilizate si admise pentru sectorul bugetar ales.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


31

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952




Surse de finantare
Denumire_Surse de finantare
Reprezinta sursele de finanare ale Entitatii Publice.
Sursele sunt codificate cu litere, de la A la L.
Se pot bifa cu "x" mai multe valori, n funcie de sursele
de finanare ale Entitatii Publice, conform bugetului
aprobat.

In functie de Sursele de finantare selectate, se vor
realiza validarile:
- Daca a fost selectata valoarea A, nu se poate
selecta F sau G;
- Daca a fost selectata valoarea F, nu se poate
selecta A sau G;
- Daca a fost selectata valoarea G, nu se poate
selecta A sau F;
- Sursa H poate fi selectata numai pentru sectorul
bugetar Bugetul de stat
Camp Obligatoriu. Se va selecta cel putin o sursa de
finantare.

In cazul in care Entitatea Publica a optat pentru operarea pe un singur sector bugetar, procesul de
completare a formularului se incheie cu apelarea functionalitatii de verificare a datelor introduse.
In cazul in care Entitatea Publica a optat pentru operarea pe mai multe sectoare va aparea solicitarea de
a preciza daca mai sunt sau nu sectoare pentru care se doreste preluarea de informatii.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


32

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


Daca raspunsul este afirmativ (a fost marcat DA) procesul de completare a formularului se reia cu precizarea unui
nou sector bugetar si a tuturor informatiilor care urmeaza (SECTIUNEA C). Acest proces va fi reluat pana la
completarea informatiilor aferente pentru fiecare sector bugetar in parte.
In caz ca raspunsul este negativ (a fost marcat NU) procesul de completare se incheie cu apelarea functiunii de
verificare a datelor introduse.

La finalizarea completarii informatiior, Entitatea Publica isi valideaza datele introduse prin selectarea butonului
Valideaza date si genereaza XML.
In cazul in care au fost identificate erori, sistemul afiseaza lista erorilor.
Dupa ce Entitatea Publica corecteaza erorile identificate, apasa iarasi butonul "Valideaza date si genereaza XML".
In cazul in care nu sunt identificate erori, se genereaza automat fisierul XML si se ataseaza la fisierul .PDF.

La finalizarea completarii formularului si eliminarea tuturor eventualelor erori, in cazul depunerii formularului de
catre Entitatea Publica pe site-ul www.e-guvernare.ro, pe formular va trebui inserata semnatura electronica pe
baza certificatului digital calificat si inregistrat la MFP :

Fluxul de activitati continua conform Pasilor descrisi anterior.


UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013
Proiect cofinanat din Fondul Social European


33

Ministerul Finanelor
Publice

Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Cod SMIS 34952


3 MODIFICARE DATE FISA_EP
Datele din formularul "Fia Entitii Publice pot fi modificate prin depunerea de ctre entitatea public a
unui nou formular "Fia Entitii Publice, selectnd la rubrica Tip Fisa opiunea Rectificativa", n cazul n care o
entitate public dorete s efectueze modificri n informaiile deja nregistrate n sistem, fr ns a modifica
distribuia pe sectoare bugetare, subordonarea ierarhic sau opiunile selectate la subseciunea "Surse de
finantare".
n acest caz, entitatea public va depune formularul rectificativ, "Fia Entitii Publice completnd integral
informaiile solicitate de formular pentru toate sectoarele pe care a fost nregistrat c opereaz. Dac aceast
regul de completare nu este respectat, formularul va fi respins ca necorespunztor.
Entitile publice care se reorganizeaz sau i modific semnificativ profilul (conform descrierii de la pct.
2 din descrierea campului Tip Actiune) selecteaz opiunea Modificare profil prin Reorganizare, la rubrica "Tip
Actiune" i depun formularul de modificare, completat n totalitate.
Orice atribut din cadrul formularului "Fia Entitii Publice va putea fi modificat, cu excepia codului de
identificare fiscal al entitii publice.
La depunerea unui nou formular "Fia Entitii Publice modificat vor fi urmai integral paii de validare
specifici formularului iar, n caz de formular valid, Registrul entitilor publice va fi actualizat printr-o nou
nregistrare.
Formularul "Fia Entitii Publice poate fi modificat oricnd este necesar, neexistnd restricii legate de
momentul n care se poate transmite formularul Fia Entitii Publice modificat.
Depunerea formularului "Fia Entitii Publice" modificat se realizeaz similar, n conformitate cu
prevederile pct. 2 litera A respectiv B.Singura diferenta fata de procesul initial de inregistrare initiala a unui
formular Fisa_EP este aceea ca la nivelul formularului .PDF se va bifa optiunea <Rectificativa> sau <
Reorganizare>.