Sunteți pe pagina 1din 17

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Ministerul Finanelor Publice


Ghid Metodologic de completare a formularului
Situatia stocurilor (NOTA 37)
Sistem Informatic Forexebug
Consultant TH Furnizor:

Intrarom Oracle Romsys - TNS

Consultant PM: Consultant Asigurarea Calitatii

AAM Consulting

Beneficiar

Ministerul Finantelor Publice

Data creare:

noiembrie 4, 2013

Ultima modificare:

februarie 6, 2014

Referinta Document:

RO/CONS/MFP/FOREXEBUG/GMF/001

Versiune:

Aprobri:
Valentin MAVRODIN

MFP, Manager Proiect DGTCP

Marius Daniel PESTINA

MFP, Manager Proiect DGTI

Constantin PRUNARU

Intrarom, Director Proiect

1
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

CONTROLUL DOCUMENTULUI

1.1

Modificari
17

Data

Autor

Versiune

Referinta modificare

04-11-2013

Dana Istratescu
(Intrarom)
Dana Istratescu
(Intrarom)
Dana Istratescu
(Intrarom)

v1.0
V2.0

Versiune extrasa din documentul Ghid Metodologic


de completare a formularelor Forexebug_v2.0
Modificare formulare

V3.0

Modificare formulare

11-11-2013
31-01-2014

1.2

Revizori

Nume

Pozitie

2
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Continut
1

Controlul Documentului............................................................................................. 2

1.1
1.2
1.3

Modificari ...................................................................................................................... 2
Revizori ......................................................................................................................... 2
FORMULARUL SITUATIA STOCURILOR (NOTA 37) ................................................ 4
1.3.1 Consideratii generale privind utilizarea formularului de tip PDF ................... 4
1.3.2 Descrierea fluxului de activitati in procesul de inregistrare a formularului
stituatia stocurilor (NOTA 37) ....................................................................................... 8

PREZENTAREA FORMULARULUI SITUATIA STOCURILOR (NOTA 37) ............. 10

INREGISTRAREA FORMULARULUI SITUATIA STOCURILOR (NOTA 37) .......... 12

4
37)

MODIFICAREA DATELOR DIN FORMULARUL SITUATIA STOCURILOR (NOTA


17

3
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

1.3
1.3.1

FORMULARUL SITUATIA STOCURILOR (NOTA 37)


CONSIDERATII GENERALE PRIVIND UTILIZAREA FORMULARULUI DE TIP
PDF
a. Descrcarea formularului de tip PDF

Pentru transmiterea informaiilor referitoare la NOTA 37 asociata Entitii Publice se utilizeaz un formular n
format PDF inteligent ce poate fi copiat pe staia local de pe site-ul ANAF, seciunea Descrcare declaraii.
La momentul completrii formularului Situaia stocurilor , este obligatoriu s se acceseze site-ul ANAF i s se
descarce ultima versiune a formularului de tip PDF.
Pentru utilizarea formularului de tip PDF se folosete aplicaia Adobe Reader versiunea 8.2 sau una superioar
acesteia.
Aplicaia Adobe Reader trebuie s fie instalat pe staia local pe care va fi utilizat formularul PDF. Aplicaia
Adobe Reader poate fi obtinut de pe site-ul ANAF, seciunea Descrcare declaraii sau direct de pe site-ul
www.Adobe.com.
Instalarea aplicaiei Adobe Reader pe staia local se realizeaz urmnd instruciunile de instalare expuse de
programul de instalare. Formularul de tip PDF pe staia local, poate fi copiat, salvat sau ters.

b. Utilizarea formularului de tip PDF


Formularul poate fi parcurs utiliznd tastatura sau mouse-ul, iar completarea trebuie s fie executat secvenial n
ordinea n care sunt afiate cmpurile n formular, deoarece valorile cmpurilor din formular sunt corelate,
conform regulilor de business prevzute prin legislaia i normele n vigoare.
La completarea formularului utilizatorul este asistat prin expunerea unor liste de valori i nomenclatoare, din care
utilizatorul alege pozitionndu-se pe valoarea corect i tastnd ENTER sau prin acionarea tastei stnga a
mouse-lui.
La nchiderea formularului (prin utilizarea funciei File Save din colul stnga sus al formularului PDF pentru o
gestiune corect a formularelor PDF salvate, trebuie respectat o regul clar de identificare i datare a fiierelor
salvate) informaiile deja completate sunt salvate pe staia local, permitnd astfel reluarea procesului de
completare, cu condiia ca s nu fi fost aplicat semnatura electronic. Dup aplicarea semnturii electronice
formularul este blocat (nu mai pot fi operate actualizri). Pentru a reveni la completarea formularului (deblocarea
4
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

formularului) dup ce a fost aplicat semntura electronic, poate fi utilizat funcionalitatea de tergere
semntur.
Dup completarea tuturor cmpurilor prevzute n formular se acceseaz butonul de Verificare prin care sunt
validate valorile nscrise n formular conform regulilor specifice i n cazul identificrii unor informaii incorecte sau
necorelate, va fi afiat o list a erorilor rezultate. n acest caz trebuiesc revizuite informaiile menionate i
efectuate coreciile ce se impun. Dac nu au fost identificate erori n completarea datelor nscrise n formular, va fi
afiat un mesaj prin care se confirm corectitudinea i completitudinea formularului.

c. Depunerea formularului de tip PDF


Mecanismul de depunere a formularului Situaia stocurilor, respect ntocmai fluxul de transmitere formular
prin Internet, implementat deja pentru depunerea de raportri, declaraii i formulare (accesarea site-ului www.eguvernare.ro). Pentru depunerea formularului prin accesarea site-ului www.e-guvernare.ro, de pe prima pagin
afiat se alege opiunea Depunere declaraii:

Pagina principala www.e-guvernare.ro

La apelarea acestei funcionaliti va fi solicitat identificarea utilizatorului i autentificarea acestuia:

5
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Dac autentificarea s-a finalizat cu succes, urmeaz identificarea formularului ce urmeaz a fi depus:

Pentru alegerea formularului ce urmeaz a fi transmis se utilizeaz fereastra afiat:

Butonul Browse identific, pe staia local, fiierul de tip PDF ce urmeaz a fi transmis: se poziioneaz
cursorul pe acesta (prin utilizarea sgeilor de pe tastatur i ENTER dup poziionare, sau a mouse-ului cu
apsarea tastei stnga la poziionarea cursorului pe fiierul PDF ales). Dup ce fiierul a fost marcat se
acceseaz butonul Trimite.

6
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Dac transferul s-a efectuat fr erori, va fi afiat imaginea de mai jos:

(imaginea este reprodus din actuala procedur de depunere a diverselor declaraii)

La fiecare depunere de formular sistemul aloc un cod unic, care se numete Index.
Este important s fie reinut Indexul afiat, pentru a fi utilizat ulterior pentru urmrirea statusului i a mesajelor
transmise de ctre sistem, referitor la formularul depus.
Dac transferul nu a fost efectuat cu succes se impune verificarea coninutului fiierului de tip PDF transmis i
reluarea procesului de depunere.
Pentru urmrirea statusului i a mesajelor transmise de sistem se utilizeaz fereastra:

7
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Prin apsarea butonului Verific se obin informaii referitoare la statusul procesrii formularului transmis:

1.3.2

DESCRIEREA FLUXULUI DE ACTIVITATI IN PROCESUL DE INREGISTRARE


A FORMULARULUI STITUATIA STOCURILOR (NOTA 37)

Mecanismul de depunere a formularului Situaia stocurilor respect ntocmai fluxul de transmitere formular prin
Internet, implementat deja pentru depunerea de raportri (declaraii i formulare) i anume:

Completare date n formular de tip PDF i semnare electronic formular


Precondiii:

Entitatea Public trebuie s dein un certificat digital calificat, nregistrat la MFP

Entitatea Public utilizeaz ultima versiune publicat de ctre MFP pe site-ul unde, i n prezent,
se gsesc machetele i instruciunile aferente formularelor i declaraiilor n uz

Aciuni:

Entitile raportoare vor completa datele n formularul de tip PDF inteligent.

Valideaz datele introduse accesnd butonul Valideaz i genereaz fiierul XML asociat inclus
n formular

Semneaz formularul de tip PDF (cu XML asociat) cu certificatul digital calificat. Formularul se
semneaz de conductorul entitii publice sau de alt persoan mputernicit s ndeplineasc
aceast funcie.
8
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice

Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

ncrcare formular pe serverul central MFP i validare date

Utilizatorul este un reprezentant al Entitii Publice.

Precondiii:

Entitatea Public trebuie s dein un certificat digital calificat, nregistrat la MFP

Entitatea Public este conectat la un calculator cu acces la Internet;

Aciuni:
Utilizeaz certificatul digital calificat pentru conectare la site-ul www.e-guvernare.ro, opiunea
Depunere declaraii
ncarc fiierul de tip PDF inteligent (cu XML asociat) pe serverul central al MFP apsnd
butonul Trimite de pe pagina afiat
Sub controlul sistemului ForExeBug vor fi parcuri 3 pai succesivi de validare a formularului recepionat
n sistem:

Validarea formal a formularului: va fi supus unui prim set de validri (format, coninut standard
de identificare declarant i tip formular, etc).

Dac validarea s-a realizat cu succes, pe site-ul www.e-guvernare.ro va fi afiat Indexul


de nregistrare a formularului n sistem, iar procesul continu cu pasul urmtor de
validare

Dac din aceast validare rezult neconformiti se va afia de ctre sistem, o Recipis
(o notificare) de Respingere formular prin care se menioneaz i motivele invocate
(erorile identificate).

Validarea automat a coninutului formularului i a regulilor specifice aplicabile

Dac validarea s-a realizat cu succes, sistemul va genera un document electronic semnat
(Recipis) atestnd c declarantul nu i-a ndeplinit obligaia de declarare (documentul nu
poate fi acceptat ca declaraie) indicnd criteriile de verificare nclcate (lista erorilor);

Dac validarea s-a ncheiat cu identificarea unor erori, Entitatea Public este informat
prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro precizndu-se i erorile identificate.
Entitatea Public va trebui s corecteze erorile menionate i s reia procesul de
transmitere a formularului obinut n urma corectrii.

Verificarea rezultatului verificrilor efectuate asupra documentului i a ndeplinirii criteriilor de


validitate a datelor sau a strii prelucrrii se poate face numai prin interogarea informaiilor
publicate pe Internet pe site-ul ANAF (ultima pagina web de la ncrcarea fiierelor pe site-ul
www.e-guvernare.ro)
9
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice

Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

PREZENTAREA FORMULARULUI SITUATIA STOCURILOR


(NOTA 37)

Formularul Situaia stocurilor la data de.............. este structurat in dou seciuni, seciunea A - Informaii
generale i seciunea B Situaia stocurilor la data de .................
n seciunea A sunt informaiile generale referitoare la Entitatea Public, iar n seciunea B sunt informaii
referitoare situaia stocurilor la data de.................

Formular Situaia stocurilor la data de . pagina 1


10
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Formular Situaia stocurilor la data de . pagina 2

Frecvena de depunere a formularului Situaia stocurilor la data de...............(NOTA 37) este anual.

11
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

INREGISTRAREA FORMULARULUI SITUATIA STOCURILOR


(NOTA 37)

La nceputul nregistrrii formularului Situaia stocurilor la data de ............, se poziioneaz mouse-ul n


cmpul la data de i se apas pe butonul

, iar din fereastra calendar se alege data (zi, luna, an) pentru care

se completeaz situaia stocurilor.

Dup aceea trebuiesc completate cmpurile: Dat ntocmire, An calendaristic.

Situaie Financiar Rectificativ

Dat ntocmire

Reprezint tipul de formular.


Se bifeaz cmpul Situaie Financiar Rectificativ
numai n cazul n care Entitatea Public, identificat unic
prin Codul de Identificare Fiscal, completeaz un
formular Situaia stocurilor la data de .., care
modific datele deja transmise i nregistrate n sistem.
n cazul n care se transmite un formular fr a-l
meniona ca fiind Rectificativ, iar n sistem a fost deja
nregistrat anterior un formular Situaia stocurilor la data
de ., noul formular va fi respins.
Reprezint data calendaristic la care se ntocmete
documentul.
Acest cmp se completeaz la fel ca i cmpul la data
de.
Se selecteaz o valoare din calendar.
12

Creterea responsabilizrii administraiei publice


prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Cmp Obligatoriu.
Reprezint anul calendaristic pentru este raportat
situaia stocurilor.
Cmp Obligatoriu.

An calendaristic

Dup completarea cmpurilor de mai sus se vor completa datele din seciunile A - Informaii generale, B
Situaia stocurilor, i anume:

Seciunea Informaii generale

Denumire Entitate Public

Se completeaz denumirea integral, fr abrevieri, a


Entitaii Publice. Ex: Primria Vlenii de Munte
Cmp Obligatoriu. Lungime maxim: 100 caractere.

CIF Entitate Public

Se completeaz Codul de Identificare Fiscal al Entitaii


Publice. Acest cod identific unic o Entitate Public.
La introducerea datelor, sistemul valideaz c au fost
introduse numai cifre (nu au fost introduse litere). Ex:
1234567891
Cmp Obligatoriu. Lungime maxim: 12 caractere

Seciunea Situaia stocurilor

13
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Pentru fiecare linie afiat n formular, se pot completa valori n cmpurile:


Materii prime i materiale

Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i


valoarea 0.

Materiale rezerv de stat i de


mobilizare

Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i


valoarea 0.

Producie n curs de execuie,


produse finite, mrfuri i ambalaje

Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i


valoarea 0.

Bunuri confiscate

Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i


valoarea 0.

Obiecte de inventar

Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i


valoarea 0.

Animale i psri

Se completeaz cu o valoare pozitiv. Este admis i


valoarea 0.

Acest cmp se calculeaz automat.


Valoarea este egal cu suma valorilor din cmpurile
Materii prime i materiale, Materiale rezerv de stat i
Total
de mobilizare, Producie n curs de execuie, produse
finite, mrfuri i ambalaje, Bunuri confiscate, Obiecte
de inventar, Animale i psri.
Se pot completa cu valori numai cmpurile marcate cu albastru. Celelalte cmpuri sunt
needitabile deoarece sunt cmpuri calculate, care se valideaz conform algoritmului de
calcul.

Ex. n captura de mai sus am completat cmpurile:


-

Materii prime i materiale Sold iniial cu valoarea 50.000 lei


14
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice

Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Materii prime i materiale Consum cu valoarea 20.000 lei

n urma completrii a fost calculat automat cmpul TOTAL (poziionat n partea dreapt a
formularului).
Sistemul calculeaz automat totalurile, pe masur ce sunt introduse sume n cmpurile care
particip, conform algoritmului, la formula de calcul.
Dac utilizatorul terge/modific valorile introduse, sistemul recalculeaz automat valorile din
cmpurile totalurilor.
Observm faptul c rndurile 6 i 8 au fost completate automat conform formulelor de calcul.

La finalizarea completrii informaiior, Entitatea Public ii valideaz datele introduse prin


selectarea butonului Validare i generare XML.

n cazul n care au fost identificate erori, sistemul afieaz lista erorilor.

Dup ce Entitatea Public corecteaz erorile identificate, apas din nou butonul "Validare i
generare XML". n cazul n care nu sunt identificate erori, se genereaz automat fiierul XML.

Pentru a vedea fiierul XML se apas butonul

15
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

La finalizarea completrii formularului i eliminarea tuturor eventualelor erori, n cazul depunerii formularului de
ctre Entitatea Public pe site-ul www.e-guvernare.ro, pe formular va trebui inserat semntura electronic pe
baza certificatului digital calificat i nregistrat la MFP:

Fluxul de activiti continu conform pailor descrii anterior.

16
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

Proiect cofinanat din Fondul Social European

MODIFICAREA DATELOR DIN FORMULARUL SITUATIA


STOCURILOR (NOTA 37)
-

n cazul n care Entitatea Public a nregistrat cu succes formularul Situaia stocurilor la


data de ........ i dorete s modifice datele deja stocate n sistem, va relua procesul de
nregistrare a unui formular Situaia stocurilor la data de........ i va completa toate atributele
de la nivelul formularului de tip PDF, cu valorile corespunztoare (indiferent dac sunt obiect
al modificrii sau sunt informaii nemodificate).

Singura diferen fa de procesul iniial de nregistrare a formularului Situaia stocurilor la


data de.................este aceea c la nivelul formularului de tip PDF se va bifa opiunea
Situaie financiar rectificativ.

17
Creterea responsabilizrii administraiei publice
prin modernizarea sistemului informatic pentru
raportarea situaiilor financiare ale instituiilor
publice
Ministerul Finanelor
Publice

Cod SMIS 34952