E-factura

- Este un serviciu electronic pentru trimiterea și primirea facturilor creat de Ministerul

Finanțelor.
- Practic, prin utilizarea acestui sistem facturile emise de către orice operator economic
vor fi trimise la ANAF.

1. Cine are obligația de a utiliza acest sistem?

- Au obligația toți operatorii economici - persoane impozabile stabilite în România,

indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA. – SRL, PFA, ONG, fundatii,
profesii liberale etc. pentru relația comerciala B2B și B2G.
2. Operațiuni exceptate

- Exporturi;
- Livrări intracomunitare de bunuri;
- Prestările de servicii care nu au locul impozitării în România.

3. Cum se transmite e-factura la ANAF?

Pasul 1. Creare cont SPV

- Transmiterea se face prin Spațiul Virtual Privat (SPV). Pentru a vă putea crea cont pe
SPV trebuie să dețineți un certificat digital. Acest certificat poate fi obținut de la
furnizori acreditați cum ar fi CertSign sau DigiSign.

Pasul 2. Generarea fișierului XML

- Factura trebuie să fie în format XML. Acest format XML se obține cu ajutorul
aplicațiilor de facturare, cum ar fi: FGO, Oblio, Smartbill, etc.
- Dacă nu doriti să utilizați un program de facturare, ANAF pune la dispoziția
utilizatorilor o aplicatie pentru a genera XML.

Aplicația de generare XML oferită de ANAF nu salvează datele dvs. și nici nu

generează PDF-uri, astfel că facturile trebuie să le întocmiți de două ori. O dată
pentru a genera XML-ul și o dată pentru a o trimite la contabilitate. Vă recomandăm, pentru
a economisi timp, să utilizați un program de facturare.
Pasul 3 Trimiterea facturii emise în e-factura

- Programele de facturare enunțate la pasul 2 permit trimiterea directă a fișierului XML

către ANAF, cu condiția ca certificatul digital sa fie conectat la PC/laptop.
- Pentru aceasta trebuie să accesați instrucțiunile puse la dispoziție de furnizorii
programelor de facturare.
- Desigur că transmiterea XML-ului se poate face și manual, prin accesarea contului
SPV.

Pasul 4 Verificarea dacă factura a fost transmisă cu succes și nu există erori

- Se poate face din contul SPV în baza numărului de incărcare a facturii sau
- programul de facturare notifică utilizatorul că factura a fost transmisă fără erori sau
semnalează eventualele erori.

Mențiune: Factura se consideră transmisă dacă este validată de către ANAF.

Pasul 5 Salvarea fișierului XML

- se poate face direct din SPV sau

- din softul de facturare.
- Fișierul XML se păstreză local pe PC/laptop sau în cloud.
- În SPV facturile sunt stocate 60 de zile.
- Puteți converti fișierul XML din SPV la următorul link
https://www.anaf.ro/uploadxml/

Factura odată transmisă la ANAF nu mai poate suferi modificări.

Dacă factura transmisă este greșită, procedura de corectare este următoarea:

1. Stornarea facturii greșite și transmitere la ANAF

2. Întocmire factură corectă și transmitere la ANAF.

Transmiterea facturii la ANAF trebuie realizată în termen de 5 zile lucrătoare de la data

emiterii.

4. Sancțiuni pentru netransmiterea facturii la ANAF

- În perioada 01 Ianuarie – 31 Martie 2024 NU se aplică sancțiuni.

- După 31 martie sancțiunile sunt cele de mai jos.
-
 5. Ce se întamplă de la 01 Iulie 2024?

- Pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România sunt

considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile legislației care
reglementează RO e-factura.

Dacă în contabilitate se vor înregistra facturi care nu au fost transmise de

furnizor în e-factura societatea este pasibilă de o amendă care este egala cu
cuantumul TVA înscris în factură.

Exemplu: Furnizorul CONTADOR.RO emite către clientul X o factură de prestări servicii în

valoare de 1.190 lei, din care 190 lei tva. Dintr-o eroare CONTADOR.RO omite transmiterea
facturii în SPV și nici clientul X nu verifică dacă a primit-o. X înregistrează în contabilitate
operațiunea în baza facturii primite pe mail, iar în urma unui control de la ANAF societatea X
nu poate furniza dovada că CONTADOR a transmis factura în SPV și este sancționat cu
amendă de 190 lei.

Concluzia este că pe lângă obligația de a transmite facturile emise în SPV aveți obligația și de
a verifica dacă furnizorii dvs. vă trimit facturile în SPV. XML-ul primit de la furnizor în
SPV trebuie descărcat și păstrate local sau în cloud pentru a fi prezentat organelor de control.
Fișierele se pot descărca de pe ANAF în 60 zile.

6. Capturi de ecran din SPV

Verificare facturi primite în SPV
 Erori transmitere facturi

Verificare factura transmisă în SPV

Fișier XML convertit în PDF