.

PREGATIREA CONFERINTEI DE PRESA

Conferinta de presa are ca scop transmiterea unor informatii importante, simultan, mai multor urnalisti
si mai multor mass!media.
Or"ani#area unei coferinte de presa $formula cea mai oficiala% de comunicare cu mass!media, este
ustificata doar atunci cand e&ista un e'eniment foarte important, care pre#inta interes pentru o lar"a parte a
pu(licului, si cand dorim sa nu mai informam #iaristii, ci sa le oferim posi(ilitatea sa le puna intre(ari
conducatorilor or"ani#atiei.
Pentru a asi"ura succesul unei conferinte de presa, repre#entantii (iroului de presa si purtatorul de
cu'ant tre(uie sa o "andeasca si sa o or"ani#e#e pana la cele mai mici detalii ) o conferinta de presa
nepre"atita, in care informatia este neinteresanta sau in care datele importante au fost "resit pre#entate, duce
la o mediati#are sla(a a e'enimentului si poate compromite participarea urnalistilor la actiunile 'iitoare ale
or"ani#atiei.
E&ceptand situatiile de cri#a, cand conferinta se or"ani#ea#a fara niciun fel de preparati'e, pre"atirea
poate incepe cu o luna inaintea e'enimentului. In cadrul acestei etape, 'or fi parcursi urmatorii pasi* ale"erea
momentului +data, #iua, ora, ) sta(ilirea locului de desfasurare ) sta(ilirea listei in'itatiilor ) redactarea si
trimiterea in'itatiilor ) redactarea documentatiei ) ela(orarea materialelor autatoare ) pre"atirea discursurilor
sau inter'entiilor ) pre"atirea repre#entantilor or"ani#atiei care 'or participa la conferinta ) pre"atiri si
'erificari de ultima ora.
1. Alegerea momentului
-nul dintre elementele de (a#a ce poate asi"ura succesul sau insuccesul este data la care ea se 'a
desfasura. Daca momentul este ales concurat de alte e'enimente, #iaristii 'or fi atrasi de ceea ce considera ei
a fi mai important si s!ar putea ca aceea conferinta sa fie sortita esecului. Pentru a e'ita aceste suprapuneri,
este suficient sa fie contactat un #iarist cu care or"ani#atia a cola(orat intotdeauna foarte (ine si cu care are
relatii mai apropiate si sa i se solicite parerea in le"atura cu perioada pe care o considera cea mai potri'ita
+cand nu sunt pre'a#ute alte e'enimente,.
In ceea ce pri'este #iua, inter'alul din milocul saptamanii +marti, miercuri, oi, ofera cele mai
con'ena(ile momente. .iua de luni nu este indicata, deoarece urnalistii sunt ocupati fie cu aprofundarea
e'enimentelor ce au a'ut loc la sfarsitul sapamanii precedente, fie cu noile e'enimente pe care, ine'ita(il, le
aduce sfarsitul saptamanii ) 'inerea urnalistii sunt dea implicati in pre"atirea numerelor de final de
saptamana ) in plus #iarele si emisiunile din audio'i#ualul de sam(ata aloca cea mai mare parte a spatiului si
a timpului materialelor de di'ertisment, de cultura, de sport, precum si anunturilor pu(licitare.
Fi&area orei de desfasurare tre(uie sa tina seama de momentul de inc/idere a editiilor, precum si de
timpul necesar prelucrarii informatiei +scrierea, rescrierea articolelor, punerea in pa"ina, respecti' ele(orarea
comentariului, selectarea de ima"ini si sunete, montaul etc.,. 0uand in calcul toti acesti facori, inter'alul cel
mai potri'it, in mod "eneral recomandat de lucrarile de specialitate, este cel intre orele 12 si 13. In situatii de
cri#a + catastrofe, accidente, stari de conflict, cri#e politice, nu se mai respecta aceste indicatii si conferintele
se or"ani#ea#a imediat dupa producerea e'enimentului sau a doua #i, dimineata.
2. Stabilirea locului de desfasurare
Cadrul ales tre(uie sa fie a"rea(il si conform cu ima"inea pe care or"ani#atia 'rea sa o ofere despre ea
insasi. 0ocul respecti' tre(iue sa poata fi identificat usor si "asit repede de catre #iaristi +de aceea sunt
preferata #onele sau salile dea cunoscute,, sa fie accesi(il atat pentru cei care 'in cu masinile proprii sau ale
redactiei cat si pentru cei ce folosesc transportul in comnu, sa fie situat cat mai aproape de centrul orasului.
O re"ula de (a#a referitoare la orice conferinta de presa spune ca mem(rii asistentei tre(uie sa poata
au#i clar, din orice punct al salii ) in consecinta, incaperea respecti'a tre(uie sa ai(a o acustica (una si sa fie
(ine i#olata de #"omotele din e&terior. De asemenea, ea tre(uie sa fie luminoasa, aerisita, cu posi(ilitate de
'entilatie pe timp de 'ara si (ine incal#ita pe timp de iarna.
Sala tre(uie sa fie suficient de mare pentru a!i "a#dui conforta(il pe toti participantii la conferinta, ea
tre(uie sa fie dotata cu mese si scaune, oferinu!le #iaristilor conditii optime pentru a lua notite. Daca sala
este mare si daca sunt multi in'itati, o instalatie de amplificare cu mai multe microfoane, este a(solut
necesara. In ca#ul in care la conferinta participa si #iaristi sau personalitati straine, este (ine ca sala sa fie
dotata cu instalatie de traducere simultana.
3.Stabilirea listei invitatilor
Pentru a completa lista cu in'itatii, este necesar sa se consulte fisierele de presa ) in aceasta situatie,
toate pu(licatiile si posturile tre(uie sa fie plasate pe picior de e"alitate, fara sa se tina seama de tiraul ori de
audienta lor, de renume sau de afinitatile celui4celor care or"ani#ea#a conferinta. 0ista tre(uie sa cuprinda
repre#entanti ai unor mass!media de informare "enerala, ai periodicelor sau posturilor de specialitate si ai
a"entiilor de presa ) in ca#ul in care su(iectul conferintei pre#inta interes, pot fi in'itati si repre#entanti ai
a"entiilor de presa straine. -neori, e'enimentul poate a'ea mai multe implicatii +economice, financiare,
sociale5, ) in aceasta situatie, pot fi in'itati mai multi #iaristi speciali#ati pe diferite pro(leme, de la aceeasi
pu(licatie.
In ca#ul in care su(iectul este foarte te/nic, se recomanda oar"ani#area a doua conferinte de presa
diferite * $una in care 'or fi pre#entate aspecte "enerale ale pro(lemei, se 'a adresa presei de informare
"enerala ) cealalta, care 'a urmari in detaliu aspectele 6 te/nice 7, se 'a adresa presei profesionale si
speciali#ate%.
4.Redactarea si trimiterea invitatiilor
In'itatiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redactea#a si se trimit presei cu scopul de a!i
anunta si a!i in'ita pe urnalisti la un anumit e'eniment. In consecinta, in'itatiile tre(uie sa contina
principalele elemente ale unui comunicat de presa * si"la or"ani#atiei, numarul de inre"istrare a in'itatiei,
data emiterii, cu'antul $In'itatie% inaintea titlului, titlul si te&tul in'itatiei +care tre(uie sa cuprinda* persoana
sau or"ani#atia care in'ita, su(iectul conferintei, personalitatile repre#entati'e ale or"ani#atiei care 'or
participa la conferinta, momentul desfasurarii conferintei, locul de desfasurare, data!limita de confiramare a
participarii, numele, functia si semnatura celui care in'ita, adresa, telefonul (iroului de presa pentru
informatii suplimentare sau pentru confirmarea participarii, e&istenta+daca este ca#ul, a unui lunc/ sau
cocteil dupa coferinta.
Pentru a atra"e atentia "a#etarilor, in'itatia poate fi insotita de un precomunicat sau o predocumentare,
in care se fac unele preci#ari le"ate de su(iectul conferintei. 8aterialele ane&ate ii permit urnalistului sa
afle mai multe despre tema in discutie si sa!si pre"atesca mai (ine intre(arile.
Specialistii in relatii pu(lice recomanda ca in'itatiile sa fie trimise cu 12!19 #ile inainte de data
conferintei+in ca#ul pu(licatiilor de informare "enerala, al a"entiilor de presa si al posturilor de radio si
tele'i#iune "eneraliste, si cu 39!:2 de #ile inainte pentru pu(licatiile cu aparitie lunara.
5.Redactarea documentatiei
8aterialul de spriin cuprinde te&te cu caracter documentar, foto"rafii, "rafice etc., care pot fi
distri(uite o data cu trimiterea in'itatiilor, ca dosare de presa, sau dupa terminarea conferintei de presa.
Predocumentarea : aceasta este destinata pu(licatiilor si posturilor de specialitate si 'a cuprinde o
pre#entare pe scurt a temei ce 'a fi adusa in discutie. Pre#entarea se adresea#a unor specialisti si tre(uie sa
cuprinda informatii te/ince, in masura sa!i con'in"a de noutatea si importana e'enimentului.
Dosarul de presa *'a fi inmanat tuturor "a#etarilor la intrarea in sala de conferinta, sau 'a fi trimis la
redactie, a doua #i, pentru urnalistii care au a(sentat.Dosarul nu are scopul de a sufoca reporterii cu
materiale pu(licitare, ci de a le oferi cat mai multe date despre acti'itatea or"ani#atiei respecti'e, astfel incat
acestia sa!si reali#e#ecat mai rapid si mai eficient articolele.
. Pregatirea materialelor a!utatoare
Discursul repre#entantului or"ani#atiei tre(uie sa fie insotit de elemente 'i#uale* filme, planse, "rafice,
diapo#iti'e, em(leme, mac/ete etc. O plansa cu un lo"o (ine ales in raport cu e'enimentul pre#entat scoate
in e'identa aspectele cele mai importante ale mesaului pe care or"ani#atia doreste sa!l transmita si ii auta
pe urnalisti sa sesi#e#e semnificatia profunda a po#itiei, a initiati'ei, a actiunii sau a strate"iei care
conferinta le pre#inta. Toate aceste materiale se pre"atesc din timp. Acel mem(ru al (iroului de presa care se
ocupa de reali#area materialelor autatoare 'a a'ea "ria ca ele sa fie adec'ate tematicii conferintei si sa nu
fie prea numeroase ori prea e&centrice, astfel incat sa distra"a atentia urnalistilor de la discursul
repre#entantului or"ani#atiei.
". Pregatirea discursului
De cele mai multe ori, reusita unei conferinte este asi"urata de prestatia celui ce repre#inta
or"ani#atia ) un ar"ument important in efortul sau de a se impune in fata urnalistilor este oferit de calitatea
discursului sau * $-n discurs poate fi o unealta puternica de comunicare. El tre(uie pre"atit pentru a fi
ascultat, nu citit de participanti. El tre(uie sa fie adec'at audientei, sa fie specific in continut, sa "enere#e o
reactie, sa ai(a un o(iecti' (ine definit si sa se inte"re#e in timpul alocat% +D. 0. ;ilco&, 0. ; Nolte, 1<<2,
p. :=>,
T. ?unt, @. E.Gruni" indica urmatoarele etape ale pre"atirii unui discurs* a,cunoasterea si inter'ie'area
celui care urmea#a sa tina discursul respecti', in (a#a de date a or"ani#atiei, in (i(lioteci sau ar/i'e)
(,documentarea in le"atura cu su(iectul respecti') c,definiti'area o(iecti'ului discursului) d,or"ani#area
materiei si scrierea discursului.
#. Pregatirea repre$entantilor organi$atiei care participa la conferinta
In maoritatea ca#urilor, printre cei care 'or tine discursuri si 'or raspunde la intre(arile "a#etarilor
este ales directorul or"ani#atiei deoarece el e considerat persoana cea mai repre#entati'a. In plus, #iaristii
aprecia#a o asemenea ale"ere, stiind ca un citat din discursul celui care detine cea mai inalta functie de
conducere da mai multa "reutate materialului urnalistic.
Specialistii considera ca instruirea pentru comunicarea cu urnalistii repre#inta o etapa ine'ita(ila si
necesara in pre"atirea unei conferinte de presa. E&ercitiile care se fac urmaresc +dupa c. Sc/neider, 1<<2,
doua aspecte complementare * forma +arta de a stapani dialo"ul, de a "asi raspunsul potri'it atunci cand
timpul de "andire este foarte scurt, de a controla e&primarea, de a e'ita anumite aspecte ale intre(arilor fara
a lasa sa se 'ada acest lucru, ) fondul + capacitatea de a poseda o $doctrina% a raspunsurilor ) specialistii in
comunicare si conducerea or"ani#atiei definesc tipuri de intre(ari si de raspunsuri posi(ile, le e&ersea#a,
testea#a 'aliditatea raspunsurilor si modul de comportament al 'or(itorului,.
%. Pregatiri si verificari de ultima ora
Acum se pun la punct ultimele detalii ) o scapare, un amanunt minor, dar iritant pentru urnalisti pot
compromite #ile intre"i de munca. -n mem(ru al (iroului de presa 'a 'erifica daca scaunele si mesele au
fost ase#ate comform planului sta(ilit, 'a 'erifica starea instalatiilor de sonori#are, de 'entilare, de
iluminare. De asemenea 'a 'erifica materialele audio'i#uale pre"atite pentru a sustine discursul s.m.d.
Acolo unde este posi(ilitate,conferinta de presa 'a fi inre"istrata de catre personalul or"ani#atiei, pentu a se
pastra o marturie a celor discutate si pentru a se putea adopta o po#itie ferma atunci cand presa ofera o
pre#entare deformata a e'enimentului.
Deseori citim in pa"inile #iarelor, au#im la radio sau urmarim la tele'i#or comentarii le"ate de
di'ersele $conferinte de presa%, saptamanale ale Gu'ernului, Presedintiei, ale partidelor sau ale numeroaselor
or"ani#atii non"u'ernamentale. Faptul ca presa pre#inta aceste e'enimente drept $conferinte de presa% ne
arata confu#ia "ra'a pe care o fac atat #iaristii, cat si or"ani#atorii + purtatori de cu'ant sau personalitatile
marcante ale or"ani#atiilor respecti'e,, deoarece conferinta de presa se lansea#a in situatii deose(ite, cand
institutia doreste sa faca un comunicat deose(it de important, de lar" interes. E'enimentele la care se refera
in mod curent #iaristii nu sunt altce'a decat intalniri u#uale, de informare a presei asupra acti'itatilor curente
ale respecti'elor institutii.
In conclu#ie se poate su(linia faptul ca o conferinta de presa nu este $un e'eniment% sau $formula cea
mai oficiala% de comunicare cu mass!media ) ea constituie si un test de profesionalism pentru un (irou de
presa si, prin e&tensie, pentru o or"ani#atie. De aceea ea tre(uie "andita si pre"atita cu "ria, printr!o anali#a
ri"uroasa a su(iectului si a oportunitatii lui si printr!o or"ani#are impeca(ila a desfasurarii conferintei.
Aceasta inseamna respectarea etapelor si a procedurilor specifice, a atri(utiilor si a competentelor fiecaruia
dintre actorii ei, a structurii de ansam(lu si, nu in ultimul rand, a e&perientei acumulate in cultura
profesionala si in (i(lio"arafia de specialitate.
&ibliografie
1. Cristina Coman, Relatiile publice si mass-media, Editura Polirom, 322>.