Audit certificare

Curs 3

Pre-conditii pentru certificarea unui

auditor:

Studii universitare cu experienta de minim 4 ani, incluzand

2 ani experienta in asigurarea calitatii sau studii medii si 8
ani experienta practica incluzand 4 ani a asigurarea calitatii
Ore de practica si de ex. 5 zile audit extern ca si
conducator de audit, auditor sau observator (20 zile de
audit) sau 40 sile de audit intern.
Pentru a fi recunoscut ca auditor de calitate trebuie sa se
urmeze urmatoarele cursuri:
Sistemele de management ale calitatii si audituri interne;
Metode statistice; TQM; Managerul calitatii Calitatea
auditorului

AUDIT

Definitia generala a auditului este evaluarea unei

persoane, organizatii, sistem, proces, intreprindere,
proiect sau produs.
Auditurile sunt efectuate cu o anumita validitate, si
corectitudine a informarii; de asemenea, sunt utilizate
pentru a evalua controlul unui sistem intern.
Scopul unui audit este de a exprima o opinie despre o
persoana, organizatie, sistem, in ceea ce priveste munca
depusa.
Din cauza unor contrangeri, un audit incearca sa
furnizeze numai asigurarea rezonabila ca raportul nu va
avea erori. De aceea, esantionarea statistica este
adesea adoptata in audituri.

Auditurile de calitate

= sunt efectuate pentru a verifica eficacitatea sistemului

de management a calitatii. Acesta face parte din
certificari tip ISO 9001.
Auditurile de calitate sunt esentiale pentru a verifica
existenta evidentelor obiective ale proceselor, cum
procesele au fost implementate cu succes, pentru a
judeca efectivitatea lor si de a reduce sau minimiza
unele probleme care ar putea
Pentru beneficiul organizatiei, auditul nu trebuie sa
raporteze numai neconformitatile si actiunile corective
ci sa evidentieze si doemniile de buna practica. In acest
fel alte departamente pot imarti informatia si amebda
practicile lor de lucru, imbunatatidu-si activitatea.

Audituri vs. Evaluare

Diferenta dintre audit si evaluare pota fi considerabila sau
poate sa nu existel.
Ca regula generala, auditurile trebuie sa fie intotdeauna
evaluari independente care vor include analize
cantitative si calitative in timp ce evaluarile sunt putin
mai putin independente si mai mult consultative.
Auditori
Auditori interni pentru a mentine independenta, ei
prezinta rapoarte direct directorilor sau managementului
superior.
Auditori externi independent (company) evalueaza
din punct de vedere financiar - anual.

Organism certificare

LISTA AUDITORI SI EXPERTI

Revizia: 0
Exemplar nr.:

Cod: FHACCP-022
Editia 1/decembrie 2009

NUME SI PRENUME

AUDITORI

Pagina
Pag. 1/1

EXPERTI

Competenta echipei de audit a unui

organism de certificare

competen pentru conducerea echipei i

administrarea procesului de audit;
cunoatine despre legislaie i reglementrile n
vigoare i capacitatea de a le interpreta;
cunotine privind procedurile de certificare al
domeniului (ex.HACCP) i abiliti de audit
instruire in aplicarea referenialului DS 3027
cunotine tehnice pentru domeniul auditat
(tehnologia alimentara respectiva) si experien n
domeniul tehnic auditat de minimum 5 ani din ultimii
8 ani
cunotinte de igien i de microbiologie alimentara

Acceptarea auditorilor

se va face numai dup evaluarea studiilor, instruirii, experienei i

nsuirilor personale ale acestora.
Dovada competenei pentru un domeniu specific trebuie s fie
ntotdeauna demonstrat prin luarea n consideraie a calificrii
complete.
Competena specific trebuie s fie suficient pentru a putea
evalua particularitile /cerinele tehnologice.
Nu se vor confirma domeniile fr o experien de munc
relevant.
Nu se vor confirma domenii lundu-se n considerare numai
experiena didactica, analitica, sau cea obinut din audituri.
Evaluarea auditorilor trebuie s ndeplineasc condiiile din SR
ISO 10011 2

Selecia auditorilor/evaluatorilor

necesitatea de calificare profesional sau de experien pe

domeniile de competen tehnic respective. (dac nici unul
din auditori/evaluatori nu corespunde domeniului de
competen respectiv se completeaz echipa de
auditori/evaluatori cu un expert tehnic inclus n registrul de
evaluatori);
absena oricrui conflict de interese;
semnarea codului deontologic.
Componena echipei de auditori/evaluatori este transmis
solicitantului (Documentul F4 PO 0) n vederea acceptrii.
n funcie de acordul solicitantului, se definitiveaz
componena echipei de evaluatori i se ncheie conveniile
de colaborare (dac este cazul) cu personalul extern.

n funcie de tipul auditului (de certificare,

supraveghere, rennoire, extindere, verificare )
obiectivele sunt:

evaluarea resurselor declarate sediu, personal

(intern/extern) nregistrri, audit intern i analiz
periodic, documentaie i controlul modificrilor,
subcontractare, confidenia-litate, publicaii, apeluri,
controlul utilizrii mrcii ;
evaluarea sistemului calitii i a sistemului de
certificare cu condiiile specificate
evaluarea eficacitii aciunilor corective implementate;
verificarea meninerii de ctre titularii de certificat a
condiiilor specificate.

Domeniul auditului functie de audit

Auditul se desfoar conform listei de verificri i a

chestionarului de evaluare.
Domeniul auditului, respectiv zonele i activitile ce vor fi
auditate, se stabilesc n funcie de tipul auditului (certificare,
verificare, supraveghere, rennoire), se indic n planul de audit i
nu poate depi limitele referenialului.
La auditul de certificare - domeniul auditului include toate funciile
din organigram/clauzele din standardul de referin /activitile
sistemului calitii i condiiile aplicabile acestora.
La auditul de verificare - se va ine cont de neconformiti i
aciuni corective de la auditul anterior (de certificare sau
supraveghere), sau poate s se concentreze asupra unei ntreagi
zone a sistemului calitii n care au fost nregistrate
neconformiti.

Domeniul auditului functie de audit

La auditul de supraveghere, domeniul auditului poate se va

adapta in functie de performanele organismului n perioda dintre
cele doua audituri succesive include o parte (de regul 1/3) din
funciile din organigram / clauzele din standardul de referin /
activitile sistemului calitii i condiiile aplicabile acestora.
La auditul de rennoire, domeniul auditului include toate funciile
din organigram / clauzele din standardul de referin / activitile
sistemului calitii i condiiile aplicabile acestora.
La auditul de extindere a acreditrii, domeniul auditului se
limiteaz la acea parte care face obiectul extinderii lund n
considerare i funciile implicate.
Auditul de aliniere la un referenial nou decurg conform procedurii
de rennoire a acreditrii.

Rolul auditorului sef

Auditorul ef/evaluatorul elaboreaz, dateaz i semneaz raportul de
audit conform modelului F6 PO 04 i l transmite organismului n
termenul stabilit prin plan.
Raportul de audit trebuie s reflecte coninutul i modul de desfurare a
auditului.
n baza situaiilor constatate auditorul ef face urmtoarele recomandri
n raportul de audit:
se recomand continuarea procesului de acreditare;
se recomand continuarea procesului de acreditare dup verificarea /
confirmarea aciunilor corective stabilite de organism;
se recomand sistarea procesului de acreditare pn la rezolvarea
neconformitilor.
Durata de pstrare a raportului de audit este de 3 ani pe durata unui
ciclu de acreditare.

Audit

Auditatul trebuie s transmit organismului de

certificare/acreditare rapoartele de
neconformiti completate cu aciunile corective
stabilite, termenul acestora i responsabilii. De
regul, termenul de aplicare a aciunilor
corective nu trebuie s depeasc 3 luni de la
data primirii raportului de audit. Auditorul
ef/evaluatorul evalueaz i confirm adecvarea
aciunilor corective stabilite de auditat.
n situaia n care neconformitile majore au fost
rezolvate, se trece la urmtoarea etap a procesului
de acreditare.

Audit

Dac echipa de audit/evaluare a recomandat efectuarea unui audit de

verificare a aciunilor corective, se verific eficacitatea aciunilor
corective aplicate de auditat.
Durata i domeniul auditului sunt stabilita de Directorul de departament
i auditorul ef/ evaluare n funcie de neconformitile constatate la
audit.
Se stabilete i se convine cu auditatul data auditului i etapele din
procedur care se repet. Echipa de audit/evaluare pentru verificarea
aciunilor corective este format dintr-un singur auditor i anume
auditorul ef.
Rezultatul verificrii aciunilor corective se consemneaz de auditorul
ef n F5 PO 04.
Auditorul ef/evaluatorul elaboreaz raportul de audit de verificare.
n situaia n care organismul de certificare/acreditare consider c
neconformitile majore au fost rezolvate, se trece la urmtoarea etap
a procesului de acreditare.

Audit
Evaluarea procesului de certificare nu poate depi 30 zile de
la data auditului la sediu i vizeaz:
modul de aplicare a propriilor proceduri ale solicitantului n
procesul de certificare;
prestaia auditorilor/evaluatorilor utilizai de solicitant
(tehnici de audit) n conformitate cu SR ISO 10011/1
evaluarea modului de procesare a 2-5 dosare de certificare
de ctre solicitant la sediul acestuia
Evaluarea procesului de certificare, se desfoar la
minimum doi dintre clienii si desemnai de acesta utiliznd
ca documente de lucru procedurile de certificare.

Evaluarea procesului de certificare - n

dou etape:
1. n prima etap se monitorizeaz modul cum organismul efectueaz
procesul de certificare astfel:
Se monitorizeaz modul de evaluare a procesului de certificare a
sistemului de calitate (ex. HACCP) la cte un client din fiecare domeniu
al industriei alimentare pentru care s-a solicitat acreditarea
pentru certificare se evalueaz competena organismului privind modul
n care evalueaz sistemul de calitate n funcie de procesul de fabricaie
a produsului, n conformitate cu documentele normative (standarde, legi)
i procedurile proprii ;
monitorizarea are loc numai dac procesul de fabricaie este n
desfurare. n aceast etap se evalueaz i competena auditorilor
organismului.
Planul de audit pentru aceast etap se transmite organismului de
acreditare cu dou sptmni naintea efecturii auditului. El trebuie s
conin cel puin: data auditului; echipa de audit; domeniile de certificare
n conformitate cu codificarea CAEN/NACE; reglementrile n domeniu ,
etc.

Neconformitati

major = neconformitatea prin care se pune n eviden

nendeplinirea unei pri eseniale a sistemului calitii sau care
pune n eviden cumulul mai multor neconformiti minore pe
acelai element al sistemului i care conduce la incapacitatea
funcionrii unei pri eseniale a sistemului ;
Minor = Neconformitatea minor este neconformitatea prin
care se pune n eviden nendeplinirea unei singure cerine din
cadrul unui element al sistemului calitii.
Ex. o procedur neactualizat i folosit (dac nu afecteaz
rezultatele);
un certificat nedatat.

Audit

Data i durata auditului pentru aceast etap este stabilit de organism, de

comun acord cu organismul de acreditare/certificare
n timpul procesului de audit de certificare, echipa de audit/evaluare nu face
comentarii i nu se implic direct n proces pentru reducerea riscului ca
prezena sa, s influeneze derularea auditului de certificare. Auditorul
ef/evaluatorul sau unul din membrii echipei prezint la edina de deschidere
a auditului de certificare poziia i atribuiile echipei pentru a fi corect percepute
de reprezentanii clientului.
Rportul de audit n copie pentru aceast etap se transmite solicitantului n
maximum 7 zile de la data auditului de certificare dac exist neconformiti
majore.
Evaluarea activitilor specifice se face pa baza unei liste de verificri.
Dac la auditul de monitorizare echipa de audit constat neconformiti majore
privitoare la competena tehnic a echipei de audit a solicitantului de
acreditare, pentru unul din domeniile solicitate, pentru acel domeniu nu i se
acord acreditarea. Reluarea procesului pentru acel domeniu este posibil
ulterior la cerere, sau la auditul se supraveghere

Audit

2. n a doua etap organismul de certificare/acreditare evalueaz cum

au fost procesate informaiile de ctre organism, n vederea certificrii
att pentru o activitate de monitorizare a procesului de certificare, ct i
pentru eventuale alte activiti. Auditul se va desfura o zi la sediu
organismului echipa fiind format din dou persoane.
n urma auditului, organismul de certificare/ acreditare transmite
organismului un raport de audit n termen de dou sptmni de la data
efectrii auditului la sediu. Dac se constat existena neconformitilor
majore procesul de acreditare se ntrerupe pn la rezolvarea acestora.
Promovarea dosarului n comisia de certificare/acreditare este
condiionat de rezolvarea neconformitilor majore i de neconformiti
minore ( maxim 5). Rspunsul la aciuni corective i implementarea lor
se face n termen de 30 zile. Dup acest termen se verific modul de
rezolvare a neconformitilor majore, eventual poate avea loc un audit
de verificare a aciunilor corective i dac rspunsul echipei de audit
este pozitiv se poate face sinteza auditului (formular cod F4 PO 04 ) i
recomandarea ctre CA a acordrii acreditrii.

Audit
Echipa de audit/evaluare valideaz sau modific lista de domenii pentru
care se poate acorda acreditarea, funcie de:
rezultatele auditului de supraveghere pentru fiecare din domeniile
solicitate;
inregistrrile evaluate;
competentele demonstrate.
responsabilul de dosar, mpreun cu auditorul ef/ evaluatorul,
pregtete dosarul de acreditare care trebuie s conin toate
documentele ce pot demonstra ndeplinirea condiiilor de la pct.5, l
prezint directorului de departament spre verificare i apoi directorului
executiv acreditare pentru recomandare n Consiliul de Acreditare.
el trebuie s conin cel puin: data auditului; rapoartele de audit, echipa
de audit; domeniile de certificare n conformitate cu codificarea
CAEN/NACE; reglementrile n domeniu ; etc.

Audit
Auditurile de supraveghere neprogramate sunt anunate
cu minim 24 ore nainte si se pot efectua:
la semnalarea unuia din cazurile descrise la punctele
5.16;
dac apar sesizri /reclamaii privind activitile pentru
care organismul a fost acreditat;
dac apar reclamaii privind utilizarea abuziv a
acreditrii;
la schimbarea principalilor acionari ai organismului de
certificare.

Audit
Frecvena auditurilor de supraveghere planificate este de un
audit pe an , astfel:
prima supraveghere are loc la 6 luni de la acreditare ;
a doua supraveghere are loc la 1 an de la prima
supraveghere;
a treia supraveghere are loc la 1 an de la a doua
supraveghere.
Auditurile de supraveghere (sediu + audit de certificare) vor
cuprinde activiti de urmrire a certificrilor efectuate de
organism, pe ct posibil, pentru alte entiti dect cele
evaluate anterior la acreditare i supravegeherile deja
desfurate i cu auditori diferii ai organismului de
certificare.

Directorul de departament avizeaz sinteza auditului i fia sintetic de

evaluare i prezint dosarul Directorului Executiv Acreditare. Acesta
din urm analizeaz dosarul de acreditare urmrind elementele:
rapoartele de audit i de evaluare ale echipelor de audit/evaluare;
neconformitile constatate, modul de rezolvare pentru realizarea
conformitii cu cerinele de acreditare;
aciunile corective propuse de solicitant;
aspecte referitoare la demonstrarea capacitii organismului solicitant
de a gestiona un sistem de evaluare a conformitii credibil i util
clienilor;
recomandarea evaluatorului coordonator privind acreditarea.
Dup aceast analiz, dosarul de acreditare completat se transmite
Consiliului de Acreditare n vederea evalurii i adoptrii deciziei
corespunztoare privind acreditarea.

Strctura documentelor si analiza conducerii

PROCEDURI
Realizarea auditurilor
Realizarea unei analize a conducerii
METODE DE OPERAR E SI INSTRUCTIUNI
Conducerea planificarii auditurilor
INREGISTRARI REFERITOAR E LA CALITATE
Raport de audit
Planificarea auditului
Lista auditorilor calificati
Evidenta analizei conducerii
Titlul: PROCEDURA GEN ERALA
Continut
Lista de distributie pg. 4
Lista de control a schimbarilor pg. 5
1 Scop si obiective
2. Referinte

3 Definitii si abrevieri
4 Responsabilitati si atributii
Procedura
Inregistrari
INDICATORUL APROBARILOR SI AL REVIZIILO R

Revizia/
Data aplicarii
Ed. 1/rev. 0
Nov./ 2002

Numerul
capitolului si al
paginilor revizuite

Elaborat

Nume, prenume si semnatura

Verificat
Aprobat

Biol. Ion Popescu

Director executiv
OC -HACCP

Biochim. Enuta
IORGA
Responsabil
Asigurarea
Calitatii

Dr. Ing. Nastasia

BELC
Presedinte
Comitet
Certificare