Microsoft Access

MICROSOFT OFFICE PROFESIONAL este un program performant de baze de date care poate fi
dezvoltat odat cu creterea necesitilor de date ale utilizatorului (birouri, companie, populaie).
Produs de vrf ntre programele de acest gen, ACCESS este un sistem de gestiune a bazelor de date,
care poate ine evidena: Clienilor, Angajailor, Inventarului, a produselor, i a informaiilor.
Deoarece ACCESS este un program de baze de date relaionale, el poate fi folosit pentru a proiecta
aplicaii de baze de date complet personalizate, care s satisfac necesitile celor mai pretenioase
medii. O baz de date este comparabil cel mai bine cu un tabel, avnd mai multe coloane n care se
adun datele. Datele care aparin unui rnd se afl ntotdeauna mpreun, i sunt numite nregistrri.
Fiecare nregistrare primete un numr de identificare univoc, care se numete cheie primar. Cheia
primar servete drept semn de identificare univoc pentru fiecare nregistrare, toate elementele
nregistrrii fiind inseparabile i legate prin acest semn. Un cmp de date reprezint o locaie
separat n care sunt introduse datele. Elementul principal pentru fiecare baz de date este tabelul.
Programul ACCESS nu servete numai pentru a reuni datele, ci ofer o multitudine de funcii pentru
administrarea acestor tabele de date.
Terminologie:
-

AutoForm instrument folosit pentru a crea formulare standard

Bara de instrumente bara care apare n fereastra unei aplicaii i conine butoane, pentru
efectuarea unor operaii specifice;
Bara de meniuri bara care conine liste cu opiuni disponibile ntr-un program;
Bara de stare bara de la baza ecranului n care sunt afiate mesajele aplicaiei;
Baza de date colecie de date (nregistrri) organizate pe categorii (cmpuri) n vederea
simplificrii i accelerrii regsirii datelor;
Baz de date relaionale baza ce conine dou sau mai multe grupuri de nregistrri corelate
prin intermediul uneia sau mai multor cmpuri;
Butoane de navigare grup de butoane utilizate pentru deplasarea ntr-un tabel sau ntr-o
list;
Cmp categorie de informaii dintr-o baz de date (celula din Excel);
Database Wizard program care ne ghideaz pe parcursul procesului de creare a unei baze
de date;
Filtrare utilizarea unor criterii pentru afiarea anumitor nregistrri;
Form Wizard program care ajut utilizatorul s creeze ecrane de afiare sau de introducere
a datelor;
Formular pentru editarea datelor formular care permite utilizatorului s modifice
nregistrrile existente, s introduc noi nregistrri sau s elimine din nregistrri;
Importare conversia sau transferul unui obiect sau a unor date create ntr-o baz de date, n
alt baz de date;

nregistrare informaii dintr-o baz de date, referitoare la o entitate sau la un

individ;Instrument Wizard program care ne nsoete pe parcursul unei serii de etape, n
vederea ndeplinirii unei sarcini sau unui obiectiv;
Interogarea structur asemntoare unui tabel, folosit pentru preluarea anumitor informaii
dintr-o baz de date sau dintr-un set de nregistrri; aceasta reprezint unul dintre cele 6
tipuri de obiecte ale bazelor de date ACCESS.
Layout Preview (previzualizare configuraie) mod de afiare din programul ACCESS,
care folosete datele din tabel, ignornd relaiile i legturile existente;
Mod de afiare Datasheet reprezint modul de afiare a unui tabel, n care cmpurile sunt
ordonate pe linii i coloane;
Normalizare proces de asociere a cmpurilor cu tabelele ntr-o manier care s minimizeze
spaiul de stocare al bazei de date i s creasc eficiena acesteia;
Pagina de comutare formular cu butoane, care permite utilizatorului accesul la diverse pri
ale unei baze de date;
Panou de comutare formular cu butoane care permite utilizatorului accesul la alte obiecte
ale bazei de date;
Parametri restricii asociate unui anumit cmp al bazei de date. n locul afirii tuturor
datelor din tabel parametrii permit utilizatorului s specifice restricii variabile (exemple:
date calendaristice, coduri potale, numele unor companii, CNP coduri numerice
personale);
Raport material de prezentare n forme tiprit a datelor dintr-o baz de date;
Sistem de operare program (cum ar fi DOS sau WINDOWS) care gestioneaz resursele
calculatorului cum ar fi: memoria, spaiu pe disc, procesorul, dispozitivele periferice, i
faciliteaz rularea aplicaiilor;
Sortare plasarea datelor sau a textului n ordine cresctoare sau descresctoare pe baza
valorilor din cmpul selectat;
Sortare multi-nivel proces de ordonare a nregistrrilor pe baza mai multor criterii (de
exemplu dup nume i prenume);
Structura unui tabel elementele care definesc un tabel, cum ar fi:
o cmpurile, cheia primar
o ordinea, sau ali parametri;
Tabel obiect al bazelor de date care conine cmpuri i nregistrri;
Tabel Wizard program care ne ghideaz pe parcursul etapelor necesare crerii unui tabel;
Tipuri de date genul de date care urmeaz a fi introduse ntr-un cmp;
n ACCESS exist nou tipuri de date: Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, Auto
number. Yes/No, OLE Object, Lookup Wizard.

Baze de date
La pornirea sau lansarea programului ACCESS nu apare ca la celelalte programe obinuite o
interfa de lucru ci apare fereastr de dialog n care trebuie s decidem care baze de date existente
pot fi deschise sau care program de existen va fi pornit pentru a crea o baz de date.

1. Blank Access Database aceast opiune deschide o baz de date complet goal n care
utilizatorul, fr nici un ajutor este lsat numai cu un program ASSISTENT. Trebuie create
tabele interogri i rapoarte despre acestea. Aceast opiune se recomand s fie aleas
numai n situaia n care utilizatorul este foarte versat n ACCESS i stpnete foarte bine
tehnica deschiderii bazelor de date.
2. Access database wizard pages on project aceast opiune pornete un program de asisten,
(un mic program ajuttor) care poate executa toate serviciile necesare la crearea unei baze de
date. Aceast opiune se recomand nceptorilor sau celor ce se instruiesc pentru a atinge
performane n ACCESS.
3. Open and existin file opiune cu care se deschid bazele de date existente n calculator,
create cu ACCESS. Furnizorul de soft (Bill Gates) a furnizat o baz de date profesional,
numit NorthWind. n lipsa oricrei baze de date din calculator, numai aceasta poate fi
accesat i servete pentru instrucie. Fereastra bazei de date. Structura ferestrei unei baze de
date se aseamn parial cu cele ale celorlalte aplicaii din familia Office. Fiecare fereastr
care apare la pornirea programului este nou. Fiecare fereastr a bazei de date, indiferent c
este nou i goal sau este deja conceput, deine un fel de central de navigaie, n care
obiectele separate ale bazei de date cum sunt interogrile, formularele i rapoartele pot fi
amplasate.
Elementele centralei de navigaie sunt: Tables, Queris, Forms, Riports, Pages, Macros, Modules
Dac activm oricare dintre aceste elemente ale centralei de navigaie n partea dreapt a ferestrei,
denumit i partea cu coninut, vor fi prezentate toate obiectele aparintoare grupei respective. Ex.
Dac din centrala activm obiectul Tables, exist 6 coninuturi diferite pentru aceast grup. Pe
lng aceste 8 elemente, n mod suplimentar mai exist 3 pictograme, pentru a crea noi tabele, cu
ajutorul diverilor asisteni pentru fiecare fereastr a unei baze de date existnd mai multe moduri de
utilizare (Wiew). Orice mod de vizualizare l alegem, el nu modific baza de date, dar ne-o prezint
sub alte aspecte.
ACCESS spre deosebire de alte aplicaii WINDOWS, pune la dispoziie o singur bar de stare
Database, care este satisfctoare pentru majoritatea lucrtorilor de rutin din baza de date.
nchiderea bazei de date se face n mod similar celorlalte aplicaii WINDOWS, cu Close din File sau
cu X din partea de sus a pictogramei.
Tabele
Tabela este unul dintre cele mai importante elemente ale unei baze de date.
Este organizat bidimensional (pe linii, pe coloane), avnd cmpurile pe coloane i nregistrrile pe
rnduri (li se mai spune tupluri). Crearea unei TABELE presupune definirea structurii i
ncrcarea cu date a acesteia.
1.1.1. Crearea tabelelor

Din fereastra Database se selecteaz opiunea Tables. Ne apare o fereastr n care sunt amplasate
eventualele tabele. Pentru crearea unei noi tabele se execut clic pe butonul New. Apare n acest caz
fereastra New Table.
ACCESS ofer mai multe opiuni de a crea o tabel nou, acestea fiind urmtoarele 5 opiuni:
1. Datasheet View care permite s se creeze o tabel pe baza datelor stocate n ea.
2. Design View care d posibilitatea s se defineasc structura tabelei prin specificarea
atributelor (a coloanelor), care o compun i a proprietilor acestora. Este cea mai utilizat
variant.
3. Table Wizard expert de creare de tabele (un asistent) pe baza unor structuri predefinite.
4. Import Table permite crearea unei tabele prin importarea structurii ei dintr-un fiier extern.
(o alt baz de date, un fiier text, etc).
5. Link Table expert sau asistent ce realizeaz o legtur la o tabel din alt baz de date.
Crearea tabelelor utiliznd modul Datasheet View
n acest caz crearea tabelei ncepe prin introducerea datelor n tabel i n funcie de acestea,
ACCESS determin singur tipurile i formatele coloanelor. n acest caz trebuie s se acorde atenie
urmtoarelor dou aspecte:
a) pentru a crea o coloan de tip text la introducerea datelor trebuie s se tasteze i caractere
numerice, altfel ACCESS stabilete implicit tipul NUMERIC (Number), tip care poate fi
schimbat trecnd n modul al doilea Design View.
b) n modul Datasheet View se poate crea i o cheie primar de tip AUTONUMBER aferent
tabelei.
Crearea tabelei n modul Datasheet View presupune realizarea urmtorilor 8 pai:
1. n fereastra Database se selecteaz butonul Tables i apoi se apas butonul New.
2. Din fereastra New Table se alege prima opiune, adic Datasheet View, apoi clic pe butonul
OK i apare o tabel goal fr date, cu 10 coloane i 20 rnduri.
3. Se redenumesc coloanele astfel: se face clic dreapta pe selectorul coloanei (coloana
nnegrindu-se) i din meniul ce apare se selecteaz opiunea Rename column, editnd apoi
noul nume al coloanei. La fel se procedeaz i cu celelalte coloane ale tabelului.
4. Se introduc datele. Dac o coloan trebuie redimensionat se poziioneaz cursorul mousului
ntre selectorul coloanei de dimensionat i cel al coloanei din dreapta. Cnd cursorul n
form de dou sgei, fie se trage n dreapta de cursor pn la mrimea dorit, fie se execut
dublu clic, coloana redimensionndu-se automat.
5. Se salveaz tabela prin apsarea (clic) butonului Save din bara cu instrumente, aprnd o
caset de dialog, ce permite introducerea numelui tabelei, dup care se execut clic pe
butonul OK. n acest moment apare un mesaj prin care utilizatorul este atenionat c tabela
nu are definit o cheie primar. Dac se alege opiunea Yes programul adaug automat n

tabel o nou coloan de tip Autonumber pentru cheia primar, iar dac se alege No (de
cele mai multe ori se alege No) tabela va fi salvat aa cum a fost definit.
6. Se trece n modul Design View prin alegerea acestei opiuni din meniul View i se
stabilete cheia primar selectnd rndul pe care noi dorim s constituie cheia primar. Dup
selectarea acestui rnd din meniul Edit se selecteaz opiunea Primary Key sau din bara cu
instrumente se face clic pe butonul Primary Key. n acest moment a fost stabilit cheia
primar a tabelei.
7. Utilizatorul, dac dorete, poate s stabileasc sau s modifice anumite proprieti ale tabelei,
dar numai dup ce a selectat opiunea Design View. Opiunea aceasta se poate selecta, fie din
meniul View, dup care de alege opiunea Design View, fie direct din fereastra bazei de date
(centrala de navigaie) activnd butonul Design.
8. Dup aceste modificri de proprieti, se prsete meniul Design View trecnduse n
modul Data Sheet View, pentru a vedea rezultatul final al modificrilor.
Crearea tabelelor utiliznd modul Design View Este cel mai folosit procedeu de creare a tabelelor i
presupune realizarea (parcurgerea) urmtorilor pai:
1. n fereastra Database se selecteaz butonul Tables i apoi se execut clic pe butonul New.
2. Din fereastra New Table se alege a doua opiune Design View i apoi se apas butonul OK
(figura 6.4). n acest moment apare fereastra pentru descrierea structurii tabelei n care se
introduc cmpurile, tipul bazelor de date i opional o descriere (o legend).
3. nainte de salvarea tabelului se stabilete cheia primar. Pentru aceasta se execut clic
oriunde n cmpul pe care l-am ales ca i cheie primar i apoi se apas butonul Primary Key
din bara cu instrumente (aceeai opiune din meniul Edit).
4. Salvarea tabelului se realizeaz prin alegerea opiunii Save din meniul File, introducndu-se
numele tabelului.
5. Introducerea datelor n tabel se realizeaz prin trecerea n modul Datasheet View.
O nou nregistrare se nregistreaz la sfritul tabelului cu ajutorul butonului corespunztor. Nu
este posibil inserarea unei noi nregistrri existente. De menionat faptul c orice modificare a unei
nregistrri, nu presupune salvarea documentului, acestea fiind preluate n mod automat. tergerea
unei nregistrri se realizeaz dup ce acesta a fost selectat (nnegrit), dup care se acioneaz fie
tasta Delete, fie prin deschiderea meniului Edit din care se selecteaz opiunea Delete. De reinut c
prin tergerea unei nregistrri, este tears i cheia primar corespunztoare, aceasta nemaiputnd fi
distribuit unei alte nregistrri. La editarea tabelelor trebuie stabilite proprietile pentru fiecare
cmp. Aceste proprieti difer n funcie de natura datelor pe care le trecem n tabel.
Cele mai importante proprietile sunt urmtoarele:
-

Fild Size (dimensiunea cmpului):

Tipul de dat text care are o lungime prestabilit de 50 de caractere;
Tipul de dat number, care are opiunile: byte, integer, longinteger, single, double;
Tipul de dat Memo are o lungime de 64 Kbi;
Tipul Data/Time are o lungime de 8 octei;

Tipul Autonumber poate lua valori aleatoare.

Format stabilete modul de afiare al datelor pe ecran (cu numr fix sau zecimale)

Crearea relaiilor ntre tabele

Pentru raionalizarea procesului de introducere i actualizare a datelor, n cadrul unei aplicaii se
creeaz mai multe tabele independente. n mod obinuit informaiile dorite de utilizatori reclam
comutarea concomitent a datelor din mai multe tabele. Din acest motiv se construiesc baze de date
relaionale, ntre tabele stabilindu-se relaii dup criterii logice i de nrudire. Aceste relaii se
stabilesc pe baza cmpurilor comune care au nume identic i sunt de acelai tip, adic pa baza cheii
primare.
Presupunem c am realizat trei tabele, preciznd numele acestora i n parantez denumirea
cmpurilor. Cmpurile care constituie cheia primar sunt subliniate. Produse, Comenzi, Clieni.
Pentru crearea relaiilor ntre tabelele Produse, Comenzi i Clieni se parcurg urmtorii pai:
1. n fereastra Database se alege opiunea Relationships din meniul Tools;
2. Prin intermediul ferestrei Show Table se aduc tabelele n fereastra Relationships. Se execut
clic numele tabelei i apoi se apas pe butonul Add;
3. Se nchide tabela Show Table.
4. Se selecteaz cmpul cheie primar Cod_produs din tabela Produse i se trage peste cmpul
corespunztor din tabela Comenzi. Access deschide o fereastr n care sunt confirmate
detaliile relaiei:
Coninutul tabelelor ntre care se vor crea relaii:

Cmpurile prin care s-a stabilit relaia (Cod_produs n ambele tabele);

O caset de validare Enforce Referential Integrity (impune integritatea referenial) care
dup validare ofer posibilitatea (opional) de actualizare i tergere n cascad;
Opiunile care precizeaz tipul de combinare (JOIN TYPE). n cazul nostru se accept tipul
prestabilit (1) care va lua n considerare numai nregistrrile prezente n tabele.

Cu un clic pe OK se revine n fereastra de dialog Relationships i se apas pe butonul Create.

Rezultatul va fi de tipul 1- ntre tabelele Produse i Comenzi. Se repet aceleai operaii pentru
tabelele Clieni i Comenzi pe cmpul de legtur.
Formulare
Formularele sunt informri care prezint ntr-o form specific datele memorate n cadrul tabelelor
sau al nregistrrilor. Exist dou modaliti de realizare a formularelor:
1. Crearea de formulare n sistemul Design View
2. Crearea de formulare n sistemul Using Wizard

Crearea formularelor n sistemul Design View

Dup lansarea programului ACCESS i deschiderea (ncrcarea) cu o baz de date se selecteaz
opiunea Forms i n aceast fereastr se acceseaz butonul New. Apare tabloul New Form
coninnd dou zone: prima zon conine 7 opiuni (moduri de lucru): 1. Design View, 2. Form
Wizard, 3. Autoform: Columnar, 4. Autoform: Tabular, 5. Autoform: Datasheet, 6. Chart Wizard
7. Pivot Table Wizard

Modul Design View:

Selectnd aceast opiune din prima faz, se execut clic pe OK. Ni se afieaz tabloul cu numele
FORMn:form, unde n este numr curent al formularului. Acesta poate fi oferit implicit de ctre
program poate fi modificat dup opiunea operatorului. Tabloul ce apare conine seciunea Detail n
cadrul crora se vor trage cmpurile dorite din cadrul tabelelor selectate. Cmpurile tabelei selectate
sunt afiate ntr-un tablou derulant al tabelei pe care o solicitm. Acest tablou poate fi redimensionat
pe orizontal i pe vertical. Dup tragerea cmpurilor dorite, n seciunea Detail, acestea se afieaz
la indigo, adic ne apare spaiul pentru denumirea cmpului, n stnga, ca etichet, i spaiul cu
aceeai denumire, pentru afiarea realizrii din cmpul respectiv n partea dreapt. Dup tragerea
tuturor cmpurilor dorite, se execut clic pe butonul X de ieire, formularul fiind realizat.
Urmtoarele modificri pe care dorim s le facem, se vor putea face doar n modul Design View.
Opiunea de vizualizare a unui formular se poate realiza n trei moduri:
1. modul Design View care permite ulterioarele modificri;
2. modul Form View prin care sistemul ilustreaz numai un exemplar de formular din cele n
nregistrri din tabel
3. Datasheet View n care sunt afiate toate cele n nregistrri din tabel.
Modul Form Wizard.
n acest caz, toate operaiile sunt asistate de un vrjitor. Primele etape sunt similare, cu meniunea
c n fereastra de New Form din prima zon a celor 7 opiuni, va fi solicitat a doua. n continuare ni
se vor solicita precizarea cmpurilor din tabel pe care dorim s le conin formularul. Se realizeaz
urmtori pai:
-

parcurgerea rubricii derulante prin care afim tabela selectat ce va sta la baza formularului;
precizarea cmpurilor pe care dorim s le introducem n formular.

Modul Autoform: Columnar.

Este identic cu opiunea Columnar din pasul al treilea al modului Form Wizard. Prin obinerea
acestui tip de formular se selecteaz opiunea a treia din tabelul New Form, dup care se va alege

tabelul pe baza cruia vom construi formularul i cmpurile selectate vor fi sub forma unor sigle
la formular.
Modul Autoform: Tabular
Este similar cu modul Datasheet.
Modul Autoform:Datasheet
Acest mod este identic cu rezultatul obinut prin opiunea Datasheet din meniul View. Rezultatul
obinut prin forma iniial poate fi modificat dac se comut modalitatea Design View (prin meniul
View), cu posibilitile prezentate pentru modurile Design
View sau Autoform: Columnar.
Modul Chart Wizard
Principal, acest mod are la baz al doilea mod Form Wizard cu urmtoarele meniuni: dup
selectarea tabelelor i cmpurilor care vor sta la baza formularului, sistemul ne va oferi 20 de tipuri
de grafice, din care noi alegem unul singur.
Aceste tipuri de grafice sunt sub form de:
- histograme
- histobare
- bare
- plcint

Dup selectarea tipului de grafic, ni se va permite accesul pentru configurarea legendelor,

axelor, titlurilor, etc. i n acest caz, n permanen avem cele 4 butoane din partea inferioar a
ferestrei, cu care putem reveni la paii anteriori: Cancel, Next Back, Finish. Dup toate
cosmetizrile graficului, urmeaz personificarea acestuia i nchiderea formularului prin butonul
X odat cu salvarea formularului. 6.5.2 Crearea formularelor n sistemul Wizard Dup ncrcarea
sistemului cu baza de date aleas, din fereastra Database se apeleaz sistemul Wizard. Apelul se
obine fie prin dublu clic pe opiunea Create form by using wizard, fie prin selectarea acestei opiuni
i apoi executarea unui clic pe butonul Open. Paii de urmat sunt identici cu cei prezentai n cadrul
opiunii Form Wizard din sistemul Design View, cu diferena c, deoarece nu se pornete de la o
tabel-surs, primul pas oblig utilizarea rubricii derulante prin care poate opta pentru o tabel sau o
interogare-surs. n pasul al doilea se ofer aceleai opiuni de afiare (Columnar, Tabular,
Datasheet, Justified). n pasul al treilea poate fi ales stilul formularului, prin alegerea unei opiuni
din cele oferite automat de sistem. n ultimul pas se solicit un nume particular pentru formularul
astfel generat i ofer posibilitatea modificrilor ulterioare fa de standardele oferite de sistemul
Wizard, prin opiunea Modify the forms design. 6.6 Interogri Interogarea const n extragerea

datelor dintr-o tabel (sau mai multe tabele) i prelucrarea acestora ntr-o form mai mult sau mai
puin complex. De fapt, interogrile constituie elemente de finalitate a bazelor de date. Aceste
interogri furnizeaz cel mai bine elementele de interes pentru utilizator. Principalele operaii care
se pot realiza cu ajutorul interogrilor sunt: 1. Extragerea din tabele numai a cmpurilor relevante
pentru utilizator; 2. Extragerea nregistrrilor din tabele prin specificarea unor criterii de selecie; 3.
Crearea de cmpuri calculate. Access ofer urmtoarele trei posibiliti pentru definirea interogrii i
afiarea rezultatelor acesteia: - Design View, fereastr sub forma unei grile de interogare, n care se
definete interogarea; - Datasheet View, fereastr n care se afieaz rezultatele interogrii; - SQL
View, fereastr n care ACCESS genereaz automat codul SQL al interogrii QBE, fereastr ce
poate fi folosit pentru scrierea direct a unei interogri ci ajutorul instruciunilor SQL Comutarea
ntre modurile Dsign View i SQL View constituie o modalitate eficient de realizare a interogrilor.
Pentru a afia rezultatele interogrii se declaneaz execuia acesteia (Run) din meniul Query dac
este afiat modul Design View sau se comut direct n fereastra Datasheet View. 6.6.1 Realizarea
interogrilor Pentru realizarea unei interogri se parcurg urmtorii pai: 1. n fereastra Database se
execut clic pe eticheta Queries i apoi pe butonul New. ACCESS afieaz caseta de dialog New
Query; 2. Se selecteaz opiunea Design View i apoi se apas pe butonul OK. ACCESS afieaz
fereastra Query Design i caseta de dialog Show Table suprapus peste aceasta. Caseta de dialog
Show Table conine tabelele, interogrile sau combinaiile dintre acestea, de unde utilizatorul alege
sursa de date pentru interogarea curent. 3. Se selecteaz tabela sau interogarea cu datele necesare
interogrii. Pentru aceasta se execut clic pe tabela sau pe interogarea dorit i apoi clic pe butonul
Add. n partea superioar a ferestrei Query Design vor fi afiate tabelele sau interogrile din baza de
date, fiecare cu lista cmpurilor coninute. n cazul n care tabelele din care se extrag datele pentru
interogare au fost puse n relaie anterior, ele apar n fereastra Query Design cu liniile de legtur
precizate. Dac tabelele nu au fost puse n relaie, aceast relaie poate fi creat n cadrul interogrii.
4. Se aduc cmpurile din tabele sau interogri pe grila de interogare ntr-o ordine dorit de utilizator.
Utilizatorul de regul are nevoie numai de anumite date din tabele, extrase selectiv, in funcie de
anumite criterii. De aceea se utilizeaz interogrile de selecie.