FORMULARE

Sistem electronic de management al fluxurilor de

documente si de optimizare a unor procese
organizationale
Ce poate face pentru Dvs.?
Creste eficienta lucrului cu documente si optimizarea unor procese organizationale prin
structurarea, standardizarea si automatizarea proceselor reducand la minimum timpul
alocat acestor activitati;
imbunatatirea nivelului de colaborare intre angajati datorita utilizarii de catre acestia a
unui set comun de instrumente de lucru si acces la informatii;
accesul nemijlocit si rapid la informatie indiferent de locatia fizica a utilizatorului;
reducerea semnificativa a a cheltuielilor legate de distributia, tiparirea si stocarea
documentelor;
reducerea riscurilor de pierdere sau deteriorare a documentelor;
arhivarea electronica a datelor si identificarea rapida a acestora in operatiuni de
cautare precum si in rapoarte specifice dupa criterii stabilite de beneficiar;
controlul accesului la informatie in functie permisiunile si nivelele de audienta specifice
fiecarui utilizator sau grup de utilizatori;
controlul asupra modului de desfasurare al activitatii atat prin jurnalizarea acesteia la
nivelul fiecarui document precum si prin urmarirea rapoartelor specifice;
administrarea facila a sistemului datorita arhitecturii centralizate ce scade costurile si
creste eficienta gestiunii aplicatiilor si mentenantei sistemului.

Caracteristici
accesibilitate - interfata WEB simpla, acces
WAN si internet
eficienta fluxuri standardizate, notificari
automate
disponibilitate acces 7x7 24x24, sistem
integrat de delegare responsabilitati
acces la informatie stocare, arhivare
identificarie rapida a elementelor de interes
clasificare documente dupa criterii proprietar
management centralizat, KPI, rapoarte, SLA
comunicare e-mail, attachments, export, print
integrare Active Directory, LOB app.
platforma MOSS, MS SQL

Principalele Facilitati oferite

Documente in format familiar optimizate pentru lucrul in format
electronic
Documentele in format electronic pot prelua aspectul celor uzuale, folosite in mod curent in organizatie in format hartie, fiind
totodata adaptate la modul de lucru electronic.

Formular angajare
Formular transfer in cadrul
organizatiei
Formular incheiere activitate
Formular dotare HW
Formular solicitare acordare
drepturi in aplicatiile LOB
FisarVerificare drepturi IT in
aplicatiile LOB
Formular solicitare resetare
parole
Fisa evaluare personal
Cerere concediu
Fisa Delegatie
etc.

!!Orice formular utilizat in cadrul organizatiei

poate fi transpus electronic in QAssist !!

Completare on-line in interfata browser

QAssist Formulare permite completarea de forumulare electronice in timp real, indiferent de locatia in care se gaseste
initiatorul in interiorul sau in afara organizatiei cu minimum de efort (detaliile despre initiator sunt precompletate de sistem)
si maximum de acuratete (liste de optiuni predefinite si/sau prefiltrate dupa reguli beneficiar, validari pe camp si flux de
parcurgere)
Liste de optiuni

Informatii
precompletate

Validari

Fisiere
atasate
Valori calculate
automat

Campuri obligatorii
Valori
prefiltrate
in listele
de optiuni

Gestiune eficienta a spatiului de lucru

QAssist Formulare ofera modalitati diverse de afisare, grupare, contorizare, sortare, vizualizare, tiparire si editare continut
din interfata utilizator a aplicatiei. Detalii despre starea curenta a unui document pot fi vizualizate atat in lista de formulare cat si in
interiorul fiecaruia dintre acestea.

Fluxuri complexe specifice fiecarui proces organizational

Fie ca sunt de tip step-by-step, cu procesare paralela sau cu aprobare simultana, de tip forum sau combinatii ale acestora,
fluxurile QAssist pot implementa procese organizationale complexe.

Notificari
Decizii
Audit

Prelucrari
Verificari

Interactiune rapida si eficienta a decidentilor cu fluxul

Actiunile de aprobare/respingere, adaugare comentarii, alegere a diverselor optiuni de asignare/prelucrare/verificare sunt
implementate cu ajutorul unor controale intuitive si usor de utilizat

Sistem integrat de delegare responsabilitati

Pentru a evita blocajele de flux datorate absentei temporare a unor factori de decizie si pentru a putea desemna din formulare
persoane inlocuitoare pe o durata determinata fara riscul ca persoana aleasa sa fie indisponibila QAssist pune la dispozitia
utilizatolrilor un sistem de tip Out of Office. OOO automat pentru formulare de tip
Cerere de Concediu, Delegatie sau la
solicitarea beneficiar
Interfata pentru administrare
Cautare inregistrare
Adaugare /stergere inregistrare
Lista cu persoane
candidate filtrata dupa
criterii stabilite la nivelul
organizatiei
Posibilitate
modificare/stergere

Notificare automata prin e-mail a

persoanelor delegate

Redirectionare a
notificarilor catre
persoana inlocuitoare
Transfer drepturi decizie
catre persoana
inlocuitoare

Serviciu de notificari, informari si reminder automatizate

Notificarea automata prin e-mail* a persoanelor implicate, posibilitatea acestora de a accesa formularul prin intermediul unui
link primit in mesaj sporeste considerabil viteza de lucru si previne situatiile de blocare a fluxurilor.

*include notificarile catre persoanele responsabile pentru cazul in care au loc depasiri de SLA

Rapoarte si situatii
QAssist Formulare prin integrarea cu MS SQL Reporting Services si MS Office Excel Services ofera posibilitatea generarii de
rapoarte si situatii complexe pe baza informatiilor din formulare si/sau ale surselor de date conexe acestora, in deplina
conformitate cu cerintele beneficiar.

Integrare cu surse de date externe si aplicatiile LOB

QAssist Formulare permite preluarea automata a unor informatii din Active Directory, importul si exportul de date din si
catre aplicatiile Line Of Business din organizatie. Astfel o serie de procese de business (ex. Auditari**) pot fi integrate in QAssist.

LOB App. Databases

Active
Directory

MS. SQL
ORACLE
MY SQL

QASSIST

Files
MS. Excel
CSV
XML

** QAssist Formulare prin intermediul Fisei de Verificare Drepturi IT implementeaza un

proces de Auditare drepturi incluzand culegere de date, comparare cu template-uri, flux de
discutii, procesare si verificare compatibil Ab-Solut

Gestiune acces, control activitate

Autentificarea in aplicatie este integrata cu cea la Active Directory. Managementul accesului la informatie se realizeaza cu
ajutorul permisiunilor si nivelurilor de audienta, pe grupuri de utilizatori sau individual. Compatibilitate SSL. Accepta semnatura
digitala la nivel de form sau zone de form. Exista posibilitatea definirii de Key Performance Indicators in scopul urmaririi activitatii.

Evidenta actiunilor are loc la nivelul fiecarui document, prin jurnalul atasat acestuia si la nivel central, in log-ul aplicatiei

Administrare si configurare
Administrarea QAssist Formulare se realizeaza in sistem centralizat. Prin intermediul interfetei browser pot fi accesate si
modificate valorile parametrilor aplicatiei. Administrarea elementelor de interfata utilizator se va realiza cu instrumentele
specifice platformei Sharepoint.

Beneficiile Dvs.

Eliminarea intarzierilor in procesele de decizie

Comunicare eficienta in cadrul organizatiei
Usurinta urmaririi activitatii desfasurate
Reducerea riscurilor operationale
Reducerea costurilor cu distribuirea informatiei
Reducerea costurilor cu depozitarea documentelor

Pentru detalii va rugam sa ne contactati:

Tel. +40213085874; dsi@qnet.ro
www.qnet.ro; www.qnetshop.ro