Managementul timpului

Aprilie 2014

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

Sed fugit interea, fugit

irreparabile tempus

Virgiliu Georgicele

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

Agenda
1.

S ne cunoatem

2.

Introducere n cadrul teoretic

3.

Analizeaz

Tipuri de prioriti Legea lui Pareto

4.

Decide

Definirea i prioritizarea obiectivelor

5.

Pune n practic administrarea eficient a timpului

A.

Cum s evitm amnarea

B.

Cum s spunem nu

C.

Evitarea ntreruperilor

6.

Sfaturi pentru gestionarea timpului

S ne cunoatem

Ma numesc si sunt profesor depredau de.

Ma astept de la acest curs sa..

Am un exemplu cand nu am avut timp suficient sa

Elemente cheie ale managementului

timpului

Legile timpului Principiul Pareto sau regula 80/20

20% din activiti timpul de lucru al unei persoane, contribuie n proporie de 80% la
rezultatele obinute

80% din timp contribuie cu doar 20% la obinerea rezultatelor dorite

4 tipuri de prioriti

Importante i urgente
Defectarea unei aplicaii folosite zilnic, ntlniri care
nu suport amnare

Importante i ne-urgente
Meninerea relaiei cu furnizorii, ncheierea unui
proiect

Neimportante, dar urgente

Rezolvarea unei probleme aprute la computerul
unui coleg, realizarea unui raport de activitate cerut
de superiorul ierarhic

Neimportante, ne-urgente
Utilizare internet n scop personal, discuii cu colegii

Planificarea eficient ar trebui s includ 15% din sarcinile primului grup, 20% din sarcinile
celui de-al doilea grup i 65% din sarcinile celui de-al treilea grup.

3. Decide

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

Decide

Definirea corect a obiectivelor:

Specifice

Msurabile

Accesibile

Relevante

Temporale

Structura SMART duce la o mai

bun alegere a obiectivelor i o
planificare mai eficient, adic la
anse mai mari de reuit.

Decide
Pai ctre o bun prioritizare a
obiectivelor:

Dezvolt o imagine de ansamblu asupra tuturor

obiectivelor pe care doreti s le ndeplineti.

Organizeaz obiectivele identificate n funcie de urgen

i importana ndeplinirii lor (tabelul dezvoltat de Stephen
Covey n 1989). n ajutor poate veni i modalitatea
dezvoltata de Alan Lakein (1989) categorizare A, B, C

Dezvolt un plan pe termen lung, mediu i scurt

Evit supra-planificarea

Decide
Evitarea procrastinrii:

Procrastinarea reprezint frica de a face

lucruri pe care nu ne dorim s le facem.

Frica are deseori efecte mai negative dect

rezultatul ndeplinirii activitii amnate.

Deciziile trebuiesc luate prompt. Astfel se

ncurajeaz crearea momentumului n luarea
viitoarelor decizii.

Nu lsa niciodat pe mine ceea ce poi

finaliza astzi.

Benjamin Franklin

Decide
Puterea perseverenei:

n mod inevitabil, lucrurile nu vor merge

ntotdeauna conform planului.

Perseveren

nvingerea presiunii ca factor demotivant:

tehnici de relaxare (yoga, exerciii fizice)

discutarea problemelor cu prieteni, colegi

mprirea activitilor ntre colegi ce pot

oferi noi perspective

a spune nu ntr-un mod politicos

Frustrare, Eec

Lista cu lucruri de fcut

Pai n crearea unei liste viabile cu lucruri de fcut pe termen scurt (1 zi)

Ce am de fcut astzi? Ce trebuie fcut astzi?

Ct de important i urgent este fiecare activitate n parte?

mi setez obiectivele pentru astzi;

Care este segvenialitatea activitilor?

Ct dureaz fiecare activitate n parte?

(IMPORTAN+SEGVENIALITATE)/TIMP =

4. Pune n practic
Administrarea eficient a
timpului

Evitarea consumatorilor de timp

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

Introducere
Consumatorii
Timpul
2

de timp

nu e niciodat suficient!

categorii de cauze ce duc la apariia acestor consumatori /

guri negre care absorb timpul

1.

Interne

2.

Externe

Introducere
1.

Cauze interne

Sunt

cele asupra crora avem controlul:

Amnarea
Nu

spunem Nu!

Perfecionism

n loc de a duce treaba pn la capt

Introducere
2.

Cauze externe

Sunt

cele care vin din exterior. Nu le putem controla 100% dar

putem ncerca.

Exemple:
Activiti

birocratice

ntreruperi

cauzate de colegi

edine
Convorbiri

telefonice

Introducere
Obiective

practice:

A.

Cum s evitm amnarea

B.

nfrngerea tendinei de a prelua mai mult dect putem duce;

Cum s spunem nu sarcinilor noi

C.

Reducerea timpului pentru convorbiri telefonice;

Cum s mpiedici vizitatorii s-i mnnce timpul

A. Cum s evitm
amnarea

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

A. Amnarea
Vizionare

/ Exerciiu

https://www.youtube.com/watch?v=VJ1Kh7YhkbU
Trebuie

s duci la bun sfrit o sarcin, DAR:

Biroul

nu e curat

Planta

nu e udat, etc.

Numii

motive pentru care ai amnat ndeplinirea unei sarcini

A. Amnarea
Motive

frecvente pentru amnare:

1.

Nu tiu de unde s ncep

2.

Nu-mi place sarcina

3.

Mi-e team c voi face treaba prost

A. Amnarea
1.

Nu tiu de unde s ncep

Sarcina
Nu

este prea complex

am neles exact ce mi se cere

Sunt

depit

Aceste

situaii vor duce deseori la amnarea startului lucrului

A. Amnarea
2.

Nu-mi place sarcina

Cnd

nu-i place ce ai de fcut, ntotdeauna gseti ORICE altceva

dect ce ar trebui fcut, orict de important ar fi sarcina
primordial

A. Amnarea
3.

Mi-e team c voi face treaba prost

Cnd

sarcina pare prea dificil, amnarea este un mod de a evita

eecul

Un

perfecionist refuz s nceap o lucrare atta timp ct nu e

sigur c rezultatul va fi excepional

Efectul

acestei strategii este c din cauza amnrii chiar i un

rezultat mediocru devine imposibil din cauza lipsei de timp

A. Amnarea
Beneficii

pentru a evita amnarea

Productivitate

crescut

Timpul

alocat amnrii va fi investit n munca efectiv, deci calitatea/cantitatea

muncii va crete

Dispare
Nivel

graba, lucrul fcut sub presiunea timpului

sczut de stres

Nu

exist sarcini pe care tii c ar trebui s le duci la ndeplinire, dar le amni

Nu

va trebui s lucrezi contra cronometru

Crete

nivelul de control

Rezolvnd

lucrurile la timp crete ncrederea n forele proprii de a atinge

obiectivele

A. Amnarea
Strategii

pentru a evita amnarea

1.

Gndete-te la consecine

2.

nltur piedicile

3.

Stabilete-i un termen limit

4.

Treci la treab

A. Amnarea
1.

Gndete-te la consecine
Ce

se va ntmpla dac NU te apuci de treab?

Crete

stresul

Scade

calitatea lucrrii

Ratezi

termenul limit i supori consecinele

Cresc

costurile (d.ex. Dac nu plteti o factur la timp)

A. Amnarea
2.

nltur piedicile
Identific

elementele care te mpiedic s ncepi treaba i

ndeprteaz-le

Dac

pentru a ndeplini misiunea B ai nevoie de resursa A, faptul c

amni s obii resursa nseamn automat c amni i ndeplinirea
misiunii

Dac

nu tii cum cere ajutor, ntreab

A. Amnarea
3.

Stabilete-i un termen limit

Stabilete

un termen limit anterior celui oficial, dar f-l

cunoscut celor din jur

Deseori

suntem nclinai s respectm mai strict termene pentru

care ne-am luat angajamentul fa de ali oameni

A. Amnarea
4.

Treci la treab
Arunc-te

cu capul nainte i vezi ct de departe ajungi

mparte

sarcina n mai multe sarcini intra-dependente, aranjeaz-le

n ordinea logic i ncepe cu nceputul

Dac

e o sarcin dificl ncepe cu cea mai uoar sub-sarcin

Alternativa:

ncepe cu cea mai dificil sub-sarcin; cere mai mult

efort, dar dup aceea am scpat de stres

A. Amnarea
Exerciiu
Un

elev dificil perturbeaz constant orele de biologie.

Doamna profesoar amn s aib o discuie cu elevul
(sau cu prinii acestuia) deoarece i displac confruntrile.

Alegei

cte o strategie de evitare a amnrii i pune-i-o

n aplicare.

A. Amnarea
Idei

adiionale

Evitai

perfecionismul

Aranjai

sarcinile n funcie de importan

Srbtorii

terminarea la timp a sarcinilor importante,

acordai-v o recompens

B. Cum s spunem nu

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

B. Cum s spunem nu

Implicarea n prea multe activiti consecine frecvente:

Prea mult stres, care n final poate duce la epuizare

Neglijarea vieii personale

Imposibilitatea ndeplinirii responsabilitilor i activit ilor cotidiene

B. Cum s spunem nu

Implicarea n mai multe activiti conduce frecvent la

MULTITASKING.

ncercarea de a face mai multe lucruri n paralel duce la greeli,

ineficien, nivel crescut al stresului.

B. Cum s spunem nu

Strategii pentru a spune Nu

1.

Cunoaterea responsabilitilor i obiectivelor principale

2.

Planificarea timpului

B. Cum s spunem nu
1.

Cunoaterea responsabilitilor i obiectivelor principale:

Este imposibil s rezolvai toate lucrurile n acelai timp

Punei-v ntrebarea Care este activitatea cu cel mai mare impact?

2.

Planificarea timpului

mprii-v ziua n intervale de timp

alocai intervale de timp necesare activitilor pe care trebuie s le

ndeplinii

Odat ce toate intervalele dintr-o zi de lucru au fost alocate nu mai

acceptai activiti noi.

B. Cum s spunem nu

A fi pe placul colegilor de munc este o tendin natural a oamenilor. De aceea, a spune nu,
pentru unele persoane este un lucru dificil. i mai dificil este s acceptm un lucru care nu poate
fi dus la bun sfrit. Astfel, atitudinea corect este de a refuza o activitate dac nu avem
posibilitatea de a o ndeplini.

B. Cum s spunem nu

De luat n considerare cnd spunem nu:

Nu trebuie dat un rspuns pe moment, daca e nevoie, lua i-v un rgaz

pentru a analiza dac timpul dvs permite angajarea n noua activitate

Formulai refuzul n modul Dac preiau aceast nou activitate,

activitile mele principale (A, B, C) vor avea de suferit

Nu oferii motivaii paralele (ex: nu cred oricum c e printre ndatoririle

mele), ci referii-v strict la constrngerile de timp

C. Evitarea ntreruperilor

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.

C. Evitarea ntreruperilor

ntreruperile pot fi cauzate de:

efi

Colegi

edine

Convorbiri telefonice

E-mail-uri, ncepnd cu cele oficiale i terminnd cu cele cu bancuri i poze nostime

Zgomot de fundal

O ntrerupere cost mai mult timp dect durata ei propriu-zis din cauza efortului adiional de a ne
concentra din nou asupra temei iniiale

De multe ori e nevoie s lum o activitate de la nceput dac am fost ntrerupi

C. Evitarea ntreruperilor
Strategii

de evitare

Nu

rspundei la telefon folosii mesageria vocal

Nu

mai verificai E-mail-ul

Pe

ct posibil, izolai-v

C. Evitarea ntreruperilor
Respingei

ntreruperile

Cnd

d.ex. un coleg vrea s discute ceva trebuie s respingei

interaciunea ntr-un mod direct

Fii

politicos i menionai ce anume v lipsete ca s ducei

activitatea la bun sfrit ca persoana care v ntrerupe s neleag

C. Evitarea ntreruperilor
Convorbirile
Transferul
Exist
Scurtarea

telefonice
apelului

o alt persoan care se poate ocupa de apel?

duratei apelului

Informai

apelantul c nu avei dect puin timp la dispoziie i

c facei tot posibilul s rezolvai problema n aceast perioad

Reprogramare
Dac

nu putei prelua apelul acum, reprogramai-l; oferii o

scurt explicaie de ce nu avei timp i cnd v vei elibera

C. Evitarea ntreruperilor

Fii amabil
Cnd

evitai o ntrerupere este important s o facei ntr-un mod amabil

Nu

pot vorbi acum, sunai-m n 3 ore vs Mi-e team c momentan sunt

implicat ntr-o problem urgent, v pot suna eu napoi, n jurul orei 15?
Transferul

apelului: Sunt presat de timp, dar cred c v poate ajuta dna

X, care s-a ocupat de o problem identic. Pot s v fac legtura cu ea?

Scurtarea

duratei: Sunt la curent cu problema, dar din pcate nu am

dect 5 minute la dispoziie. Dac dorii mai multe detalii, haidei s
stabilim o alte convorbire pe dup-amiaz

Reprogramare:

Acum trebuie s particip la o edin, dar sunt liber

dup ora 17 sau mine diminea. Pot s v sun eu ntr-unul din aceste
intervale?

C. Evitarea ntreruperilor
Apelani

scitori

Fii

proactiv dac cineva v tot sun cu aceeai problem, o

strategie bun este s venii n ntmpinarea persoanei i s-o sunai
dvs.

Specificai

cnd suntei disponibil pentru a fi apelat

C. Evitarea ntreruperilor
Exerciiu 1

Ion lucreaz la un raport, cnd l sun colegul tefan i l roag s discute despre plngerile din ultimele 3 luni

Reacii posibile:

1.

Mi-e team c sunt prins momentan. Te pot suna eu cnd am timp? E ok pe dup-mas, sau mine la prima or?

2.

Mai important dect s discutm plngerile din ultimul trimestru este s termin eu raportul sta trebuie s-l predau pn disear. Te rog sunm mine

3.

Nu sunt eu cel mai n msur s te ajut. Pot s-i fac legtura cu Mihaela? Ea i poate da toate informaiile

4.

Te ajut cu plcere, dar nu am dect 10 minute la dispoziie. Te ajut ct pot i dac mai e nevoie mai stm de vorb i mine

5.

Nu pot vorbi acum!

C. Evitarea ntreruperilor

Exerciiu 2
Imediat

ce a nchis telefonul, Ion este sunat de un client care i pune pentru

a 3-a oar aceleai ntrebri despre contract. Discuia ar dura cel puin
jumtate de or

Reacii

posibile:

1.

S stea la telefon cu clientul pn clientul e pe deplin satisfcut, orict ar dura

2.

S sune clientul o dat pe sptmn pentru a verifica dac are nevoie de

clarificri

3.

S-l roage politicos pe client s nu-l mai sune dect dac are o problem
serioas

4.

S-l informeze pe client cnd e mai liber i poate sta de vorb

C. Evitarea ntreruperilor

Vizitatori nepoftii

Colegi care vin n vizit i consum timpul alocat activitilor importante

Strategii de evitare:

Informai vizitatorii ct timp avei la dispoziie

Punei-v un semn cu v rog nu deranjai pe birou

ntrebai cu ce te pot ajuta? cum apare vizitatorul:

Cei care vin pentru a socializa ar trebui s neleag c nu e momentul potrivit

Cei care vin cu o problem profesional vor trece direct la subiect

Aranjai ntlniri n afara orelor de munc, la mas sau dup program

C. Evitarea ntreruperilor
Vizitatori

nepoftii

Dac

nu avei timp, informai vizitatorul: sunt extrem de ocupat,

te superi dac vorbim mai trziu? Un coleg ar trebui s neleag
situaia dificil n care v aflai i s v las s terminai treaba, iar
dvs vei fi mult mai bine-dispus odat ce treaba e gata i vei putea
sta de vorb cu colegul

Punnd

obligaiile pe primul loc ctigai de fapt timp pentru a

putea petrece timpul liber mai relaxai, la dispoziia colegilor

In loc de recapitulare
Stil de lucru

Fiecare zi s aib un scop al ei: seteaz un obiectiv al zilei.

Pentru a-i atinge obiectivele stabilite, trebuie s tii nti unde te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hart
(planul anual) i un drum (acele sarcini zilnice), dac nu tii care e situa ia ta de acum. Pentru asta e bine s faci o
revizuire lunar a evoluiei obiectivelor tale.

ncepe ziua scriind o list de sarcini. Sau scriind n agend sarcinile zilei. Ideea este c primul lucru pe care l faci
de diminea (sau n seara precendet) s fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului sptmnal i a celui lunar.
Care trebuie s vin automat din planul anual.

Stabilete obiective ambiioase i n acelai timp realiste. Nu te rezuma s alegi ceva uor de fcut. Viseaz,
ndrznete la mai mult! Dar ai grij s fie i tangibile n acela i timp.

V mulumim!

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.