ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA

FACULTATEA BUSINESS I ADMINISTRAREA AFACERILOR

CATEDRA MANAGEMENT

Activitatea, rolul si responsabilitatea secretarului

corporativ.

Autor
Studenta grupei BA 125
nvmnt cu frecven la zi
Romanciuc Luminita

Verificat
RU Andrei
Lect. Superior
Chiinu 2015

Cuprins
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Activitatea de Secretar Corporativ2

Definirea functiei de Secretar Corporativ in diferite tari3
Obligatiile si responsabilitatile Secretarului Corporativ4
Cerintele Secretarului Corporativ5
Atributiile si sarcinile Secretarului Corporativ..7
Concluzii8
Bibliografie..9

1. Activitatea de Secretar Corporativ.

2

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu

persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor
auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia
o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale
funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretarul trebuie s creeze
condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv
persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de
oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic autoritate subordonat la rndul su
direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor
specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1)

Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,

nregistrarea corespondenei).
2)

Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului

(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)

3)

Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine),

4)

Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri

de afaceri, etc.)

2. Definirea functiei de Secretar Corporativ in diferite tari.

Notiunea de Secretar Corporativ are o istorie destul de lunga. Pentru prima data ea fiind intilnita
in tarile cu sistem judiciar anglo-saxon, cum ar fi Anglia, Canada, Australia si fostele colonii
britanice: India si Malaezia.
In conformitate cu legislatia unor tari dezvoltate in special Marea Britanie, orice companie,de
stat sau privata e obligata sa angajeze in personalul sau Secretarul Corporativ. Mai mult ca atit
aceasta pozitie nu poate fi inlocuita de catre alti angajati, sau posturi de conducere.
In India, prezenta Secretarului Corporativ in organele de conducere este obligatorie pentru
companiile in care capitalul social depaseste valoarea stabilita de lege.
In Australia prezenta Secretarului Corporativ o intilnim numai in organizatiile de stat.
In Rusia functia de secretar corporativ a aparut in anul 2002. Comisia Federal pentru piaa
valorilor mobiliare, precum i un numr de instituii naionale i internaionale au dezvoltat un
cod de conduita a secretarului corporativ, aprobat de ctre Guvernul Federaiei Ruse.
Functia de Secretar incepe odata cu infiintarea companiei, avind o importanta

mare in

desfasurarea si coordnarea activitatii organizatiei. Responsabilitatile Secretarului sunt

numeroase, incepind de la ceea de a intocmi procese verbale ale reuniunilor si intilnirilor
actionarilor, finisind cu pregatirea celor mai importante documente. Se poate argumenta ca
principal responsabilitate a secretarului corporative, este de a servi ca o legatura intre
Managementul orgaizatiei si actionari, precum si intre conducerea societatii si terti( auditori,
avocati, banci) . De fapt Secretarul Corporaiv combina functiile a 3 secretari: Secretar al
Adunarii Generale, secretar al Consiliului si ultima fiind secretar al Organului executiv.
La fel una din obligatiunea Secretarului este de a avea grija de desfasurarea activitatii firmei cu
legislaia in vigoare.
Secretarul Corporativ este direct implicat in luarea deciziilor de management in cadrul
companiei, oferind servicii de consultant adunarii generale si consiliului. Deosebit este rolul sau
in companiile publice mari( de tip deschis), in cazul cind exista un numar mare de actionari.

3.Obligatiile si responsabilitatile Secretarului Corporativ.

4

1.Obligatia referitoare la convocarea si organizarea adunarii generale a actionarilor.

Secretaru Corporativ este responsabil de organizarea si convocarea adunarii generale a

actionarilor;
Intocmeste lista participantilor la adunare;
Pregateste materialele pentru ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor;
Supravegheaza desfasurarea corecta a adunarii;
Inregistreaza participantii la adunare;
Pregateste rapoartele si documentele necesare examinarii la adunarea generala;
Intocmeste documente necesare pentru desfasurarea adunarii( rapoarte anuale, facturi);
Scrie si pastreaza procesele-verbale de la adunarea generala;
Monitorizeaza executarea corecta si la timp a deciziilor adunari generale;
Responsabil pentru pregatirea rapoartelor anuale ale firmei.

2. Obligatiuni legate de relatiile cu actionarii.

Anunta actionarii despre structura functionala a companiei;

Plata devindentelor catre actionari;
Participa la pregatirea si desfasurarea emisiunii de titluri de valoare;

3. Oligatiuni legate asistenta juridical a societatii.

Participa la inregistrarea societatii;

Acorda asistenta organelor de conducere;
Participa la negocierea contractelor comerciale;
Responsabil pentru mentinerea in ordine a documentelor interne a companiei.

4. Responsabilitati suplimentare al Secretarului Corporativ in cadrul intreprinderilor mici.

Datorita faptului ca unele societati mici nu au un personal de conducere mare, functiile
Secretarului Corporativ devin multiple.
Gestioneaza sistestemul de pensii din cadrul companiei;
Responsabil de contractele incheiate cu fusrnizorii;
Responsabil de achizitionarea anumitor tipuri de echipamente si unelte;
Responsabil de office-manager;

4.Cerintele Secretarului Corporativ.

5

Secretarul Corporativ trebuie sa posede cunostinte in domeniul economic si juridic;

Tehnologia informationala;
Cunostinte Dreptului International( in caz cind unele actiuni apartin persoanelor straine)
Cunoasterea eticii in afaceri.

Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil

s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s

comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s
transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte

compartimente ale unitii;

un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba

strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,
repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul
la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu

materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul
firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de

edin i s redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s

claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,

maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);

un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le

prezinte sub form de grafice i tabele;

un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,
limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor

frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive
generale i a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n

curs de multiplicare.

In conformitate cu Legislatia Angliei, Secretaru Corporativ trebuie sa indeplineasca urmatoarele

cerinte:

Experienta in munca;
Studii superioare in domeniul dreptului;
Angajat in domeniul judiciar.

In India viitorul Secretar Corporativ, face unele cursuri si sustine examene la The Institute of
Company Secretaries of India.

Concluzii:
In concluzie putem spune ca activitatea de secretar corporativ este foarte importanta pentru
societate. In dependente de marimea si domeniul de activitate am indentificat atributiile fata de
secretarul corporativ, vazind ca sunt numeroase si diverse.
Rolul sau poate influnenta la desfasurarea activitatii societatii, deoarece el este coordonatorul
principal dintre organele de conducere si actionari. La fel el raspunde de cele mai importante
documente ale companiei si este responsabil pentru pragatirea lor.
Analizind functia de secretar corporativ in diferite tari, am vazut ca rolul sau este important
incepind cu infiintarea si inregistrarea societatii, deoarece el indeplineste si functia de consultant
juridic in cadrul companiei.
7

La fel si cerintele sunt numeroase pentru a deveni un bun secretar corporativ: cunostinte in
domeniul economic, juridic, precum si cunoasterea normelor etice.

Bibliografie
1. .Manual de secretariat, Lector univ. Nina VRGOLICI
2. http://www.cscs.org/corporate-secretary
3. http://www.aup.ru/docs/di/1118.htm