Sunteți pe pagina 1din 14

-2013-

Cuprins
CAPITOLUL 1. Prezentarea organizaiei
1.1. Scurt
istoric
.................3
1.2. Structura organizatoric i
funcional..3
1.3. Organizarea compartimentului financiar-contabil i
relaiile cu celelalte
compartimente
.4

CAPITOLUL 2. Studierea aplicaiilor informatice specifice


activitii financiar contabile
2.1. Prezentarea aplicaiilor
informatice............................................................................5
2.2. Descrierea unui scenariu de
lucru.6

CAPITOLUL 3. Descrierea principalelor metode de


securitate adoptate de firm pentru a asigura
confidenialitatea, integritatea i accesibilitatea
informaiilor financiar-contabile

3.1. Metode de securitate


fizic.12
3.2. Metode de securitate
logic.......................................................................................12
3.3. Metode de securitate a
personalului12
3.4. Metode de securitate a
comunicaiilor13
3.5. Metode de securitate
legislativ..13

Capitolul 1. Prezentarea organizaiei

1.1. Scurt istoric


Societatea TEHNO AREDAMENTI este o societate cu rspundere limitat. A
fost nfiinat n anul 2007. Este nscris la Registrul Comerului sub numarul
J22/3432/2007. Codul unic de nregistrare este 22879998. Capitalul subscris si vrsat este de
200 lei. Societatea are 2 asociai (unul dintre asociai este i administratorul firmei). Firma
are un contract de colaborare cu o persoana fizic autorizat.
Sediul social este n Municipiul Pacani, Str.Grigore Ureche, Nr.10, Judeul Iai.
Profilul societii este fabricarea altor elemente de dulgherie i tmplrie pentru
construcii.
Personalul angajat este unul calificat cu experien de lucru ndelungat.
Conducerea firmei este asigurat de persoane cu experien n domeniu.
Din momentul nfiinrii i pn n 2013, societatea a nregistrat pierderi pn n
anul 2010, dup care a nceput s obin profit.

1.2. Structura organizatoric i funcional


Structura organizatoric reprezint ansamblul persoanelor, subdiviziunilor
organizatorice i al relaiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite
ale ntreprinderii.
Structura organizatoric este o component a structurii generale a ntreprinderii i
reflect anatomia ntreprinderii. Ea se proiecteaz pe baza unor norme, reguli, principia i
documente oficiale.
Funciile se mpart n funcii de conducere ce se caracterizeaz prin faptul c ele
cuprind sarcini i atribuii de coordonare a activitii persoanelor subordonate i funcii de
execuie ce cuprind sarcini de executare a unor lucrri sau de rezolvare a unor probleme fr
s le revin i sarcini de coordonare.
Societatea este condus de Administrator ce are obligaia de a asigura toate
resursele tehnice, materiale, umane, financiare i informaionale pentru realizarea produselor
i serviciilor din sfera de activitate a societii, n condiii de asigurare a calitii.
3

Spaiul de producie foarte bine amenajat, precum i folosirea de echipamente


tehnice i auxiliare performante fac ca produsele sale s fie conform condiiilor impuse de
legislaie.
Contabilul stabilete prin proceduri i indicaii metodologice cum trebuie
executate operaiunile legate de politica economico-financiar a firmei, asigur i urmrete
realizarea lor la nivel de firm.
Organigrama este reprezentarea grafic a structurii organizatorice.
Structura organizatoric este de tip piramidal, fiind format din Administrator,
Contabil i Personalul angajat pentru desfurarea activitii de baz.

ADMINISTRATOR

PERSONAL DE
EXECUIE

CONTABIL

1.3. Organizarea compartimentului financiar-contabil i relaiile cu celelalte


compartimente
S.C. TEHNO AREDAMENTI S.R.L. nu are organizat un compartiment
financiar-contabil. Pentru realizarea operaiilor de eviden contabil i raportarea situaiilor
financiare anuale, firma a angajat un singur contabil.
n aceast situaie nu se poate vorbi de o relaie ntre compartimentul financiarcontabil i celelalte compartimente.
4

Capitolul 2. Studierea aplicaiilor informatice specifice


activitii financiar-contabile

2.1. Prezentarea aplicaiilor informatice


Pachetul Contab SQL este un sistem integrat ERP/CRM/SFA ce cuprinde
modulele: Administrare, Contabilitate, Gestiune, Mijloace fixe, Salarii, Contracte, Necesar,
Diverse, Ajutor.
Softul permite lucrul cu mai multe firme simultan.Evidena poate fi inut n lei i
n valut (salarii, gestiune, amortizare, balan). Funcioneaz n versiunea de reea i
monoutilizator.
Datorit serverului de SQL performant (My SQL) pe care l folosete, permite
accesul simultan a sute de utilizatori aflai local (n reeaua ntreprinderii), ct i la distan
(prin internet, dial-up, VPN).
Contab SQL ruleaz sub urmtoarele 2 sisteme de operare: Windows XP Service
Pack 3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2003, Windows Server
2008. Pe server poate rula orice sistem de operare acceptat de My SQL (Windows, Linux,
FreeBSD, Debian, Centos, Novell). Memoria minim pe staii este de 512 Mb RAM, iar pe
server de 1 Gb RAM. Pe HDD este nevoie de minim 50 Mb liberi.
IMPORTUL DATELOR DIN ALTE APLICAII
n situaia n care naintea achiziionrii sistemului de contabilitate, gestiune,
mijloace fixe, salarii, s-a folosit un alt soft de contabilitate, specialitii firmei COMETA
S.R.L. vor asigura suportul tehnic i logistic necesar importului datelor n noua aplicaie.
EXPORTUL DATELOR N ALTE APLICAII
Toate listele programului de contabilitate, gestiune, salarii, producie pot fi
exportate n format Excel, HTML, PDF sau DBF pentru a fi utilizate n diverse raportri.
Programul de salarii permite exportul automat n programele Administraiei Financiare sau
Ministerului de Finane: CAS, omaj, sntate, fie fiscale.Statele de plat vor fi convertite
automat n formatul specific bncii cu care se lucreaz n situaia n care se folosete plata
cu cardul.

CLOUD COMPUTING -CONTAB SQL N NOR


Se pot stoca datele n datacenter-ul Cometa, astfel vom avea acces la ele de pe
orice calculator legat la internet.n loc s cumparam un server (care aduce lunar costuri de
ntreinere i consum current) pe care s-l inem la sediul firmei (unde poate cdea curentul
sau conexiunea la internet), putem gzdui datele n cloud i scpm de problemele legate
de salvri.

2.2. Descrierea unui scenariu de lucru

Introducere facturi sau NIR-uri


Se deschide aplicaia, se introduce parola, se deschide modulul principal Gestiune.

Al doilea meniu din modulul principal Gestiune i printre cele mai importante din
cadrul programului este cel de Furnizori, care cuprinde: Facturi furnizori i Liste.

n meniul Facturi furnizori se introduc facturile sosite de la furnizori i Declaraiile


vamale de import (pentru firmele importoare).
Se completeaz cmpurile Numar factur i Data, cu numrul, respective data
facturii primite.

Numar NIR se completeaz dac este cazul.


n cmpul DVI/fact.intr. se introduce numarul facturii de material pe care se vor
distribui facturile de taxe i transport.
n cmpul Cod fiscal se introduce codul fiscal al furnizorului, dac nu, se trece peste
acest cmp i se selecteaz firma din cmpul Furnizor.
Cmpul Furnizor conine denumirea Furnizorului care se poate alege din lista ataat
cmpului, dac furnizorul a fost introdus anterior sau, n cazul unui furnizor nou, se poate
introduce apsnd tasta F1. F1 va comuta n meniul de introducere furnizori/clieni, unde se
pot introduce toate datele de identificare ale noului furnizor.
La adugarea unui CUI nou, programul va descrca datele firmei respective din siteul Ministerului de Finane (dac exist conexiune la internet i a fost activat aceast
opiune de Administrare/Configurare conexiune la internet). Se selecteaz i se revine cu
butonul Ieire n Facturi furnizori.
Cmpurile Jude, Localitate, Strada, se vor completa automat cnd se alege
furnizorul din list.

n urmatorul cmp, Cont, se introduce contul de furnizori, sintetic sau analitic, dup
modul de lucru al fiecrui furnizor.
n cazul n care se bifeaz cmpul BC, programul va genera automat un bon de
consum cu toate materialele aflate pe NIR-ul respectiv.
Cmpurile Valoare, TVA, Total, nu se completeaz aici, ele vor fi calculate de
program dup introducere detalii (poziii) n factur.
Urmtorul cmp este Cont pltitor n care se poate introduce contul din care se face
plata pentru factura respectiv. Apsnd tasta F1 se poate alege contul pltitor respectiv din
list (5121, 5311 sau 542 pentru deconturi). Dup, se apas tasta F2 unde se introduc
detaliile despre plat: data, documentul (felul,numarul) i suma pltit.
Cmpul Cont pltitor se folosete n cazul facturilor pltite n aceeai zi, sau nsoite
de chitan.
Programul va genera automat operatiunea de achitare a facturii respective n modulul
Casa/Banca.
Cmpul Explicaii se completeaz cu explicaii privind factura.
n cmpul Zile scaden se introduce numrul de zile pn la scaden. Automat va
fi afiat Data scadenei.
n cmpurile Valut i Curs valut se introduc valuta i cursul valutar. Dac anterior
cursul a fost introdus n modulul Administrare, va fi completat automat. La sfrit se apas
butonul Salveaz.
Dup salvare implicit se deschide fereastra de Detalii materiale, al crei buton se afl n
partea de jos a ecranului de introducere facturi.
Aceast fereastr afieaz coloanele: Cod produs, Gestiune, Nume, Cantitate, Pre lei,
Valoare i Pre valut.
Codul produsului se va selecta din lista ataat dac produsul (materialul) a fost
introdus anterior n nomenclator sau, dac produsul este nou, prin apsarea tastei F1 se
deschide n mod automat fereastra de Introducere coduri gestiune (nomenclator materiale)
unde se poate introduce. Acelai rol l are tasta F1 i n cazul coloanei Nume.
n continuare, se va completa Cantitatea, Preul i automat va fi calculat Valoarea.
TVA-ul se calculeaz automat.

Butonul Detalii servicii permite introducerea serviciilor pe factur.

10

Se completeaz coloanele Cont, Denumire (numele serviciului), Valoarea n lei, Valoarea


n valut i TVA 24%.
n coloana Cont, apsnd tasta F1 se obine o lista a conturilor existente n balan, de
unde se poate alege contul dorit.

Dup introducerea acestor elemente, n fereastra Introducere facturu furnizori sau


NIR-uri, cmpurile Valoare, TVA i Total vor fi completate automat.

11

Capitolul 3. Descrierea principalelor metode de


securitate adoptate de firm pentru a asigura
confidenialitatea, integritatea i accesibilitatea
informaiilor financiar-contabile

3.1. Metode de securitate fizic:

Accesul n unitate este prevzut cu camera de luat vederi


Copii ale elementelor de acces (o cheie ntr-un plic sigilat) exist la portar
Deschiderea cldirii se face de ctre portar
Holul din incinta firmei este prevzut cu stingtor de incendiu i trus de prim ajutor
Este interzis accesul cu animale de companie n unitate
Fiecare ncpere este prevzut cu alarm pentru incendii
Accesul este permis n unitate i n afara programului de lucru
Exist un plan de evacuare n caz de pericol (incendiu, cutremur etc.)
3.2. Metode de securitate logic:

Contabilul deine o parol de identificare pentru accesarea aplicaiilor unitii


Accesul la documente clasificate este permis doar persoanelor autorizate
Calculatoarele sunt prevzute cu cu aplicaii antivirus
Toate documentele sunt arhivate i pstrate pe suporturi electronice de stocare
Accesul la calculatoare este permis prin introducerea unei parole

3.3. Metode de securitate a personalului:


Interviul de selectare a angajailor conine ntrebri referitoare la starea de sntate, la
eventualele probleme cu legea, incidente la fostul loc de munc
Salariul fiecrui angajat este confidential

12

Contractul de munc al fiecrui angajat este confidenial, iar acesta prevede ca la ncetarea
colaborrii cu angajatul, acesta trebuie s pstreze n continuare confidenialitatea
informaiilor

3.4. Metode de securitate a comunicaiilor:


Se evit subiectele sensibile n discuiile telefonice, email-uri sau transmisiile fax
Nu se las nesupravegheate telefonul mobil si calculatorul
3.5. Metode de securitate legislativ:
Toi angajaii vor avea fcut instructajul de protecie a muncii la zi
Tot personalul operativ va avea echipamente de securitate a muncii

Principii de baz
Metode de
securitate
Securitate fizic

Securitate logic

Confidenialitate

Integritate

Accesibilitate

Existena unui
portar

Apariia
inevitabilelor erori
umane

Contabilul trebuie
s-i securizeze
calculatorul
(parola, aplicaii
antivirus)

Funcionarea
defectuoas a
softului cu care se
opereaz

Spaiile sunt
prevzute cu lacte
i ncuietori, iar
cheile pentru
deschiderea
acestora se gsesc
doar n posesia
administratorului i
portarului
Accesul la
documentele
clasificate este
permis doar
persoanelor
autorizate
Accesul la
calculatoare este
permis prin

13

introducerea unei
parole
Securitatea
personalului

Securitatea
comunicaiilor

Securitatea
legislativ

Salariul fiecrui
angajat este
confidenial
Contractul de
munc al fiecrui
angajat este
confidenial
Se evit subiectele
importante la
telefon, prin email
Angajatul se
oblig s nu
divulge metodele
de lucru din cadrul
firmei
Angajatul a
semnat un contract
de
confidenialitate

Administratorul s
nu modifice datele
despre anumii
angajai sau s
tearg anumite
documente far
acordul contabilului

Angajatul s nu
permit folosirea de
ctre persoanele
neautorizate a
aparatelor din
cadrul firmei

S nu existe erori n
transmiterea,
receptarea
informaiilor

Nu toi angajaii au
acces la anumite
parole i informaii
din cadrul firmei

Modul de lucru din


cadrul firmei este
realizat conform
legii

Angajaii au accces
la informaii cu
privire la legislaie

Toi angajaii vor


avea fcut
instructajul de
protecie a muncii
la zi

14