Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2 SISTEMUL INFORMATIONAL
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor,
fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a
informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor societii.
automat
sistem informatic
sistem informaional
vehicularea informaiilor
mecanizat
prelucrarea informaiilor
manual
Definire
Entitate esenial
Element structurator al comportamentelor
umane i al aciunii sociale
Operator al intelectului uman
Resurs i bun economic, obiect de tranzacie
Substan a proceselor de analiz deciziecontrol n organizaie.
Datele sunt fapte obtinute, observate, contorizate, masurate etc., care sunt nregistrate.
Frecvent acestea
sunt numite date de baza si sunt adesea nregistrate n activitatile tranzactionale de zi cu zi ale
unei organizatii. Datele sunt derivate att din surse externe ct si din surse interne si ca urmare
a faptului cele mai multe date externe trebuie sa fie ntr-o forma gata de utilizat, determinnd
astfel activitati interne care necesita sisteme de masurare si nregistrare de maniera la care
aceste date pot fi captate. Datele pot fi produse ca rezultat al unor rutine automate dar
operatiile esentiale cum ar fi producerea unei facturi sau o
Astfel informaiile reprezint interpretri ale datelor n raport cu anumite situaii
particulare sau cu nelegerea de ctre mintea uman in general. Informatia se manifesta
ca date care au fost procesate ntr-o anumita maniera pentru a fi utile receptorului. Din
punctul de vedere al managementului prin informaii desemnm acele date care aduc
adresantului un spor de cunoatere privind direct sau indirect organuzaia respectiv, ce ii
furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce i revin.
Herbert Simon defineste 4 roluri ale informatiei in management:
1. Masura a succesului organizational
De ex: informatia cu privire la profitabilitatea unei firme poate fi folosita pentru evaluarea
succesului acelei firme pe o anumita perioada.
2. Semnal de alarma.
Informatiile care reflecta schimbari drastice in volumul vanzarilor, nivelul costurilor,
nivelul profiturilor si altele constituie semnale care alerteaza managerii, determinandu-i sa
ia decizii si sa declanseze actiuni in consecinta.
Nu toti managerii au nevoie de aceleasi informatii.oreganizatia trebuie sa-si sezvolte
capacitatea de a dirija informatiile spre managerii care au cele mai mari posibilitati de a le
utiliza, evitand privarea unora de informatiile necesare sau coplesirea altora cu informatii
inutile ( principilu managementului prin exceptie).
3. Baza pentru cercetarea analitica
Investigarea si analiza operatiunilor curente ale unei organizatii, in urma carora sunt
evidentiate punctele ei forte si aspectele vulnerabile ale activitatii, au la baza informatii
pertinente, atat din mediul intern cat si din mediul extern.
4. Baza a planificarii
Obiectivele si actiunile viitoere ale organizatiei trebuie proiectate pe baza unor informatii
adecvate. De ex: informatiile cu privire la numarul si structura personalului unei
companii(dupa varsta, sex, categorii de calificare etc.), pot arata ca este necesar un
program de recrutare activa si perfectionare a personalului. Planurile pentru realizarea
acestui program trebuie coordonate cu palnurile de productie ale firmei si cu bugetele
proiectate.
Caracteristicile calitative ale informatiilor
Exactitatea (veridicitatea)- este insusirea informatiei de a contine elemente de
cunoastere care sa asigure conturarea unei imagini exacte a fenomenului sau proicesului la
care se refecra informatia.
Adecvarea este insusirea informatiei de a fi necesara destinatarului ei, pentru ca
aceasta sa-si poata rezolva in mod corespunzator problemele pe care el are.adecvarea
presupune si prezentarea informatiilor intr-o forma care sa asigure utilizarea ei cu usurinta
de catre destinatar.
brevete, marci inregistrate si legislatia copyright. Unele firme mai aplica si regimul secretului
comercial, cum ar fi proiectele unor noi produse si tehnologii, strategiile de piata etc.
Avand in vedere ca frauda informationala poate imbraca forme dintre cele mai subtile,
pentru fiecare firma se pune problema de a dezvolta loialitatea propriilor angajati, paralel cu
mijloacele proprii de protectie a resurselor informationale de care dispune (coduri interne,
parole de acces, sisteme de control si supraveghere, limitarea dreptului de acces in raport cu
profilul fiecarui post, sisteme de autorizare a cererilor de acces la date etc.)
DIMENSIUNEA INFORMATIONALA A COMPORTAMENTULUI MANAGERIAL
Managerii sunt in esenta si prin excelenta, lucratori informationali.
Decizia insasi, ca produs finit al activitatii manageriale, este o entitate
informationala investita cu forta de directiva.
Un proces decizional poate avea loc numai in prezentain formatiei necesare si
suficiente respectiv a informatiei de fundamentare si a celei de control si reglare. Exercitarea
conducerii unei organizatii se incadreaza in categoria demersurilor de cunoastere si de
rezolvare de probleme, ceea ce defineste organizatia ca un sistem de prelucrare de informatii.
Managerii sunt:
Segmente al cererii de informatii din cadrul firmei
Beneficiari ai iesirilor furnizate de sistemul informatic
Generatori de informatii .
Caracteristicile comportamentale ale managerilor, in calitatea lor de lucratori
informationali si utilizatori ai sistemului informatic sunt urmatoarele:
Cererea de informatii manageriale este relativ rigida. Managerii , mai ales
cei de rang superior sunt inclinati sa includa sistemele informatice ale
propriilor firme in categoria resurselor organizationale sub controlul lor total.
Un manager nu poate fi supus limitarilor in tentativa sa de a-si procura o
informatie, pe care sistemul informatic in functie nu i-o poate furniza la
momentul oportun si cu acuratetea necesara. Un asemenea manager va inclina
sa obtina oricum informatia respectiva, apeland la proceduri alternative,
eventual neformale (sondarea opiniei unor persoane avizate, regurgerea la
memoria unor potentiali detinatori ai informatiei respective sau chiar la propria
intuitie. A pretinde sistemelor informatice o adaptabilitate nelimitata a
facilitatilor de informare, la volumul, structura si dinamica cererii rigide de
informatie manageriala, inseamna a atribui acestor sisteme un caracter plastic.
In virtutea autoritatii decizionale de care dispun, managerii apar ca
utilizatori privilegiati, ai sistemelor informatice de firma. ei percep
formularea cerintelor lor informationale de cele mai multe ori ca un exercitiu
de autoritate. Aceasta atitudine manageriala determina aparitia unui decalaj
semnificativ si perturbator intre :
Informatia ceruta de catre manageri
Informatia primita
Informatia
utilizata.
Informatia pe care o primeste
Informatia pe care
o doreste
Informatia de care
are nevoie
2.
3.
4.
Etap
Concretizare
Proiectarea unui Faze:
subsistem
definirea problemei
informaional pe
stabilirea deciziilor necesare rezolvrii problemei
o problem
stabilirea listei informaiilor pe baza crora se vor lua
deciziile.Aceste informaii vor rspunde ntrebrilor:
Ce? Ct? De ctre cine? etc. ele sunt informaii finale
deoarece pe baza lor se vo lua decizii.
stabilirea informaiilor primare, din a cror prelucrare
rezult informaiile finale; stabilirea sursei, a tehnicii
i mijloacelor de culegere a informaiilor primare;
stabilirea persoanei care culege informaia primar.
stabilirea prelucrrilor prin care se ajunge de la
informaia primar la informaia final; stabilirea
tehnicii de prelucrare, a mijloacelor folosite, a
persoanelor;ntr-o prim etap se va considera
ntotdeauna c prelucrarea se face manual.
stabilirea suporilor de informaii; ntr-o prim etap
se vor considera ntotdeauna supori manuali,
formulare manuscrise.
stabilirea circuitului pe care se transmit datele, a
canalului, a punctelor obligatorii de trecere, a
mijloacelor materiale.
stabilirea fiierelor n funcie de natura informaiilor
de stocat, a mijloacelor folosite i a persoanei care
rspunde de fiier.
Sinteza
Const n asamblarea subsistemelor informaionale pe
subsistemului
probleme ntr-un subsistem unicce vizeaz un anumit
informaional
obiectiv.
orientat
spre Se vor elimina toate redundanele i paralelismele i se vor
atingerea
unui simplifica ct mai mult subsistemele informaionale pe
obiectiv
probleme prin:
gruparea ct mai multor date pe un suport unic
transmiterea aceluiai document la mai muli
primitori, fie pe rnd, fie simultan.
Din aceast asamblare de subsisteme,avnd un numr de
trasee comune, rezult o reea care poate fi reprezentat
grafic.
Sinteza sistemului Se realizeaz n acelai fel, prin asamblarea unui numr de
informaional al subsisteme pe obiective ntr-o reea unic cu un numr de
ntreprinderii
documente i trasee comune, eliminndu-se paralelismele i
redundanele.
Proiectarea
Acetia vor fi concepui ntr-o prim faz sub form de
puttorilor
de documente manuscrise i apoi vor fi nlocuii de la caz la caz
informaii
5.
6.
Asigurarea unui sistem informaional funcional i aficient pentru fiecare firm este
esenial ntruct condiioneaz decisiv performanele ei.De aici necesitatea unei abordri
riguroase a sistemului informaional pentru a depi complexitatea i dificultatea problemelor
de soluionat.
n literatura de specialitate se prezint numeroase modaliti de raionalizarerestructurare a sistemului informaional. Pentru a restructura un sistem existent acesta va
trebui n prealabil analizat i numai dup o cunoatere temeinic se va dispune de elementele
necesare unei analize critice care s releve punctele slabe, cauzele lor i remediile.
Restructurarea sistemului informaional al firmei este conceput n mai multe etape:
1. Declanarea studiului de restructurare.
2. Identificarea componentelor informaionale ale domeniului investigat.
3. Analiza critic a subsistemului informaional
4. Perfecionarea subsistemului informaional.
5. Implementarea perfecionrilor informaionale.
Detalierea etapelor este prezentat n tabelul de mai jos:
Nr.
Concretizare
crt. Etap
Analiza preliminara- este o etapa distincta in succesiunea activitatilor desfasurate
pentru
perfectionarea sistemului informational si dezvoltarea in cadrul sau a unor
componente informatice.
Obiectivul fundamental al acestei etape consta in identificarea si definirea ariei de
intindere a sistemului informational ce urmeaza a fi analizat precum si a
problemelor care justifica
din punct de vedere economic si decizional rationalizarea sa. De regula relizarea
acestui obiectiv
este conditionata de atingerea urmatoarelor doua obiective derivate:
rationalizarea sistemului informational, urmarindu-se preponderent imbunatatirea
componentelor sale fara trecere la preucrarea automata a datelor;
cresterea calitatii informatiilor care circula in sistem, a varstei si acuratetei acestora
prin
dezvoltarea in cadrul sistemului a unor subsisteme informatice.
1.
Declanarea
1. Stabilirea motivului restructurrii care poate fi:
studiului
Privatizarea
Restructurarea firmei
Elaborarea strategiei i/sau politicii pentru
urmtorii ani
Scderea vnzrilor i a produciei
Blocajul financiar
de comenzi etc.)
Faze:
Identificarea
componentelor
Caracterizarea succint, de ansamblu a subsistemului
informaionale
informaional, relevnd principalii si parametri n
ale domeniului
strns corelaie cu funcionalitatea i performanele
investigat
economice obinute
Cercetarea activitii informaionale a fiecrui post de
lucru (ce documente primete i de unde, ce documente
pstreaz n memorie, ce date se prelucreaz la acest
post, ce documente emite i cu ce destinaie, machetele
principalelor documente, descrierea principalelor
proceduri, reprezentarea circuitelor informaionale,
inventarierea mijloacelor automatizate cu principalii lor
parametri), se ntocmete o foaie de analiz prezentat
mai jos
Analiza detaliata a functionarii sistemului informational.
2.
atribuii
Informaiile necesare pentru luarea acestor decizii
(dac se primesc, sub ce form, de unde, dac sunt
exacte, complete, la timp,accesibile, utile i
utilizabile)
Informaii inutile sau redundante
Volumul de munc necesar culegerii, stocrii,
prelucrrii i transmiterii informaiilor,activitate
raional
Sugestii i propuneri de mbuntire din partea
lucrtorilor informaionali
5.
Implement
area
perfecion
rilor
informaio
nale
1.Identificarea
problemelor de
mediu ale firmei
5. Stabilirea structurii si a
machetei
tabloului
de
bord
integrat
de
mediu/departamente
6.Intocmirea diagramei de
relatii de mediu pentru fiecare
departament
al
structurii
organizationale
Fig.nr. 2
Structura tabloului de bord integrat de mediu s-a realizat parcurgnd urmtorii pai:
ntocmirea fisei individuale a indicatorului de mediu care prezint urmtoarele
tipuri de informaii: rangul indicatorului, denumire departament, valori indicator,
valoare prestabilita sau standard, valoare lun anterioar, nr. soluii implementate,
Evoluie n timp indicator, frecvena de msurare(rangul indicatorului arata
importanta sa in evaluarea performantelor de management de mediu; am stabilit 3
nivele: rangul 1- foarte important, rangul 2-important, rangul 3- mediu important);
ntocmirea tabloului de evoluie a indicatorului in timp;
ntocmire tablou centralizator/centru de decizie
ntocmirea matricei tabloului de bord integrat de mediu.
Exemple de fise :individuale
FI INDIVIDUAL INDICATOR
numrul de obiective i inte realizate
Indicator 1.1
Rang: 1
Denumire
departament
Management
de mediu
CR
proiectare
dezvoltare
CR
Tricotat
CR
Croit
CR
Confecii
CR
Mecanoenergetic
Protecia
muncii
Valori indicator
Valoare
lun
anterioar
Valoare
prestabilita sau
standard
Nr.
soluii
implementate
Evoluie n timp
indicator
Frecvena
de
msurare
FI INDIVIDUAL INDICATOR
gradul de conformitate cu reglementrile
Indicator 2.1
Rang:1
Denumire
departament
Manager
de mediu
CR
proiectare
dezvoltare
CR
Tricotat
CR
Croit
CR
Confecii
CR
Mecanoenergetic
Protecia
muncii
Valori indicator
Valoare
lun
anterioar
Valoare
prestabilita sau
standard
Nr.
soluii
implementate
Evoluie n timp
indicator
Frecvena
de
msurare
Birou
Plan
dezvoltare
CR
proiectare
dezvoltare
CR
Tricotat
I1.1
CR Croit
I1.1
I1.3
I1.3
I2.1
I2.2
I3.2
I4.a1
I4.a2
I4.a3
I4.a4
I4.c1
I4.c2
I4.d1
I4.d2
I4.d3
I4.f1
I4.f2
I4.f3
I4.g2
.
I1.2
I1.3
I1.2
I1.3
I2.1
I2.2
I2.3
I3.1
I3.2
I4.a1
I4.a2
I4.a3
I4.a4
I4.c1
I4.c2
I4.d1
I4.d2
I4.d3
I4.f1
I4.f2
I4.f3
I4.g2
I4.g3
I4.h1
I4.h2
I4.h3
I4.h4
I2.2
I2.3
I3.1
I3.2
I4.a1
I4.a2
I4.a3
I4.a4
I4.c1
I4.c2
I4.d1
I4.d2
I4.d3
I4.f1
I4.f2
I4.f3
I4.g2
I4.g3
I4.h1
I4.f1
I4.f2
I4.f3
I4.g2
I4.g3
I4.h1
I4.f3
I4.g2
I4.g3
I4.h1
I2.1
CR
Confecii
I1.1
I1.2
I1.3
I2.1
I2.2
I2.3
I3.1
I3.2
I4.a1
I4.a2
I4.a3
I4.a4
I4.c1
I4.c2
I4.d1
I4.d2
I4.d3
CR
Mecanoenergetic
Protecia
muncii
I1.1
I1.2
I1.3
I2.1
I2.2
I2.3
I3.1
I3.2
I4.a1
I4.a2
I4.a3
I4.a4
I4.c1
I4.c2
I4.d1
I4.d2
I4.d3
I1.1
I1.2
I1.3
I2.1
I2.2
I2.3
I3.1
Legend:
OK.
Atenie!
Risc.
I4.e2
I4.f1
I4.h2
I4.h3
I4.h4
Tab.nr.45
Tip de
decizie
Denumire
indicator
Valoare
nregistrat
n firm
Valoare
conform
legislaiei
Performana
de mediu
propus la
nivelul firmei
Cine a
raportat
Cine a
rspuns de
realizare
indicator
Concluzii/
observaii