DEPARTAMENTUL IT I PERFORMANA MANAGERIAL

Odat cu apariia noilor tehnologii de calcul, comunicare, ntreaga structur a organiziilor a

nceput s se schimbe. Acest fapt a fost constatat n cazul multor companii mai ales n privin a celor
de dimensiuni mijlocii i mari prin apariia n organigrama acestora a departamentului rspunztor
cu tehnologia informaiei sau cum mai este cunoscut, departamentul IT. Numarul persoanelor
angajate n acest departament variaz n funcie mai ales de marimea organiza iei dar i n func ie de
domeniul de activitate (Tabelul 1). Persoanele angajate n departamentul IT pot avea funcia: ef
departament IT/Manager IT, Inginer de sistem sau de reea, Administrator de sistem sau re ea,
Supraveghetor consilieri IT, Jr. Administrator de system, Consilieri IT
Este necesara o raionalizare i perfecionare a subsistemului informaional prin regndirea
tuturor circuitelor i fluxurilor informaionale n condiiile utilizrii de noi echipamente absolut
necesare n zilele de astazi.
Pe lng circuitele i fluxurile informaionale ce vor fi modificate i perfecionate, i celelalte
elemente ale subsistemului informaional vor suferi modificri i anume informaiile i datele ce vor
intra n sistem, acestea trebuind s ndeplineasc anumite criterii nainte de a intra n circuitul
informaional, fiind utilizate echipamente i aplicaii automatizate ce nu permit accesul n sistem a
datelor neconforme cu standardele stabilite anterior. Ca simplu exemplu se poate aminti faptul c n
loc s fie introdus un simplu pre de la o cas de marcat de ctre lucrtorul comercial, acesta va
introduce vnzarea n sistem, utiliznd cititorul de coduri de bare. Dar pentru ca acest lucru s fie
posibil e absolut necesar ca toate produsele s fie codificate n sistem i s aib nscris pe ambalajul
fiecruia codul de bare aferent. Desigur i procedurile informaionale vor suferi modificri iar n
privina mijloacelor de tratare a informaiilor acestea vor fi de genera ie ct mai recenta dac nu
chiar ultimele tipuri de echipamente dat fiind i faptul c acestea sufer cea mai mare depreciere
moral dintre toate celelate mijloace aflate n proprietatea i la dispoziia oricrei organiza ii. Acest
fapt implic echiparea fiecrui departament, birou, compartiment sau persoan angajat n parte n

funcie de activitatea acestuia/acesteia cu echipamente ce vor fi achiziionate n mare parte, i

produse intern acolo unde e posibil i mai rentabil
(Tabelul 2). Distribuirea se va face conform unor studii dinainte stabilite i ca urmare a
raionalizrii att a subsistemului informaional ct i a celui organiza ional utilizndu-se acolo unde
este posibil metode i tehnici specifice din domeniul managementului.
Angaja i n departamentul IT n func ie de domeniul de activitate
Tabelul 1188

Domeniu

Angaja i n dep.IT
(procent din total angaja i)

Servicii financiare
Asigurri
Tehnologia informaiei
Bnci
Telecomunicaii
Media
Turism
Utilit i
Sntate
Energetic
Produse de larg consum
Electronice
Industria chimic
Vnzare cu amnuntul
Servicii profesionale
Producie
Construcii i inginerie
Alimente / buturi
Metale / resurse naturale
Transporturi
Media / total

19,90
11,88
7,56
7,35
7,34
6,58
5,91
5,47
4,53
4,23
3,61
3,28
2,84
2,54
2,39
2,37
2,31
2,16
2,08
1,90
4,63

Se poate observa (Tabelul 2) faptul c pe lng echipamentele de tip hardware apare

imperios necesara utilizarea de aplicaii (ce au o pondere din punct de vedere al preului tot mai
mare n cadrul achiziiilor de produse IT) care dei au o complexitate destul de ridicat utilizarea
acestora e din ce n ce mai simpl , facilitnd accesul la informa ie a persoanelor far o prea mare
pregtire n domeniul IT sau chiar minimal .

Echipamente i aplica ii utilizate n departamentul IT

Tabelul 2
Categorie

Tehnologie

Calculatoare,

Desktop-uri
Laptop-uri
PDA-uri (Administrator

terminale, servere

personal

digital)
Servere
Pachete de aplica ii (MIS, ERP, CRM,
Office, DSS)
Aplicaii create intern
Aplicaii pentru comunicaii (e-mail)

Aplicaii software

Aplicaii

pentru

sistem

Configurare ansamblu sistem

Servicii internet
Limbaje de programare
Baze de date
Standarde design baze de date

Dezvoltare

Infrastructur

Sisteme de operare
Aplicaii antivirus
Monitorizare ansamblu sistem i reele
Monitorizare performane sistem

Convenii programare
Reea cablaje
Stocare echipamente

faciliti
Controlul
ambiant
Reele

Routere
Swich-uri
Firewall
Hub-uri

condi

iilor

din

mediul

Periferice

Servicii externe

UPS-uri (surse de energie universale)

Imprimante de reea
Imprimante locale
Echipamente de stocare a datelor
Consultaii n privina aplicaiilor
Servicii de efectuare cablaje

Dintre punctele prezente n tabelul 2, o importan mare, dac nu de cea mai important din
punct de vedere al managementului sunt pachetele de aplica ii de tipul MIS (Management
informational system), ERP (Enterprise resource planning), CRM (Customer relationship manager),
DSS (Decision support system) i variantele acestora precum i tip Office (MS-Office, Lotus, CorelWordPerfect, Star Office, Open Office etc.). Aceste aplicaii au evoluat de aa natur nct se
apropie tot mai mult de sistemele expert amintite n primul subpunct al acestui capitol influennd de
multe ori ntr-o masur destul de mare performana managerial . Din acest punct de vedere precum
i n cazul organizrii departamentului raspunztor cu tehnologia informaiei (IT) literatura de
specialitate ofer o serie de repere n acest caz.
Astfel J.Baschab i J.Piot aduc cteva precizri privind organizarea unui departament IT
eficient care sa sprijine ntr-adevr organizaia i sistemul de management al acesteia. Printre acestea
se numr urmtoarele: nfiinarea unui comitet de direcie care s asigure managerului IT i
celorlalte departamente, ndrumarea i sfaturile necesare rezolvrii problemelor aprute n diferite
cazuri. Acest comitet ar trebui compus din efii departmentelor ce au ntmpinat probleme.
Managerul IT ar trebui angajat din rndul managementului i nu din rndul angajailor sau
pesoanelor implicate direct n activitatea de IT (programatori, designeri, etc.). Din punctul de vedere
al managementului IT, fiecare angajat n acest departament ar trebui sa aib o list cu rolurile i
responsabilitile ce-i revin amplasate la locul de munc al fiecruia.
O alt precizare din partea acelorai autori propune organizarea muncii pe proiecte astfel:
mai nti stabilirea unui bine documentat inventar al proiectelor urmat de determinarea beneficiilor
pe care le aduce managementului i organizaiei nsui fiecare proiect n parte, proiectele ce nu aduc
venituri suplimentare, reduc costurile (fie i prin reducerea timpilor de execu ie de exemplu) sau
mbuntesc controlul i administrarea afacerilor companiei trebuind stopate. n continuare
proiectele vor fi clasificate n funcie de diferite criterii ca de exemplu nivelul de dificultate n
privina punerii n aplicare, beneficiile pe care le-ar aduce, sau ct de adecvat e pentru sistemul
organizatoric actual al organizaiei, iar apoi limitat numarul proiectelor active la capacitatea actual

chiar dac n final se va obine o cifra mai mic , va fi n schimb sigur faptul c acestea vor fi
finalizate. Ca ultim punct, fiecare proiect va fi atribuit unei persoane din cadrul departmentului IT
care va rspunde pentru derularea proiectului i va raporta situaia de fapt comitetului de direc ie pe
probleme de IT. Persoana responsabil cu un proiect i va alctui o echip care pentru realizarea
proiectului va crea un plan bine stabilit, cu ceea ce e de fcut, cu termene limit i desigur cu
necesarul de resurse.
Urmtorul punct n privina conducerii departmantului IT l reprezint rela ia cu furnizorii de
servicii i echipamente de IT i gestionarea acestora. Mai nti se va determina care furnizori sunt
cei mai buni, att n privina produselor i serviciilor furnizate ct i n privina calitii de parteneri
de afaceri ai acestora renunndu-se la cei care au produse sau servicii de slab calitate sau
factureaz ore de manoper n plus fa de cele reale. Tot privind furnizorii se va pune accentul pe
ntomirea unor contracte avantajoase i ieftine pentru organizaie n schimbul exclusivitii unui
furnizor agreat. n privina echipamentelor se vor achiziiona n aa fel nct sa fie compatibile ntre
ele dar i cu cele deja existente att n privin a hardware-ului ct i n privin a software-ului pentru a
facilita migrarea datelor de pe vechiul pe noul echipament i a uura munca celor ce lucreaz la
diferite proiecte prin stabilirea unor standarde. Se vor purta negocieri agresive cu furnizorii pentru
obinerea celor mai bune preuri i derularea contracului dupa vnzare va fi urmrit pas cu pas. Se va
mai cere de asemenea furnizorilor, descrierea modului n care acesta msoar nivelul de satisfacie al
clientului cernduli-se periodic un raport n aceast privin furnizndu-le totodat un feedback care
sa le serveasc la mbuntirea propriei activiti, iar n cazul n care lipse te se va renun a la
furnizorul respectiv.
n planul costurilor de meninere i ntreinere al departamentului IT i de fapt al ntregii
infrastructuri IT (echipamente, aplicaii etc.) se va avea n vedere ncadrarea n bugetul stabilit
iniial. Managementul IT va sugera managementului superior noi modaliti de reducere a costurilor
utilizndu-se soluii IT mai avantajoase.
Un aspect important de asemenea privete felul n care se deruleaz relaia departmentului IT
i a componenilor acestuia cu celelalte departmente i subuninti din cadrul organiza iei. Astfel se
avanseaz ideea rotaiei locurilor care const de fapt n asistarea pe o anumit perioad de timp
ncepnd de la o zi la dou sau chiar trei de ctre angajai ai departmentului IT a colegilor lor din
alte departamente indiferent de poziia ierarhic a acestora n scopul de a nu mai aduce nvinuiri
reciproce ci n scopul g sirii unor soluii ct mai avantajoase din toate punctele de vedere.
Conductorul departamentului IT ar trebui s-i fixeze ntlniri mai puin formale cu al i membri din
conducerea organizaiei i de la nivele ierarhice diferite sau cu membri din comitetul de direc ie

privind problemele aprute sau anticipate, ce implic IT-ul. i n cele din urm , se va urmri ca
fiecare membru al departamentului IT s primeasc o pregtire corespunztoare care s-i ajute s
neleag i s priveasc afacerea i organizaia n ansamblu.
Departamentul IT i de fapt nsi utilizarea noilor tehnologii, un management corect
mpreun cu angajarea entuziasmant a managementului superior dar nu numai, pot conduce
organizaia spre o eficientizare a procesului de management n ansamblu i pot mri n mod
considerabil performana n management pn la nivelul de excelen.