COMUNICAREA SCRIS

Scrisorile exist n viaa noastr i sunt necesare n toate situaiile. Arta de

a redacta corect orice tip de scrisoare, pentru cel care o posed, reprezint un
avantaj major n viaa sa social i profesional.
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre
dou sau mai multe persoane. n funcie de destinaia scrisorilor, ele fac
obiectul corespondenei oficiale sau private.
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice,
ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve
anumite probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrari contabile;
servete ca prob n justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,
constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea
sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i
persoane juridice.
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic
rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei
vocabularului din domenii diferite de activitate.
CLASIFICAREA CORESPONDENEI
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
I.

dupa criteriul de circumscriere:

corespondena intern (intre compartimente sau responsabili ai aceleai
organizaii);
corespondena externa (catre sau de la o instituie spre mediul exterior alta
instituie sau persoan ;
2. dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea,
cererea de chemare in judecata, etc.);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul
verbal, decizia, ordinul, dispoziia);

 corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri,

corespondena tehnica a departamentelor de protocol, etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia
economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie, etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare,
protestul diplomatic, minuta diplomatic , nota verbala, etc.)
3. dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal, etc.);
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte;
4. dup criteriul accesibilitii:
coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate ;
folosit n sistemul instituonalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
corespondena deschis (transmisa pe cale obinuit i poate lua toate
formele materiale ale corespondenei - scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
5. dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
6. dup criteriul suportului:
corespondena clasic - scrisoarea;
corespondena telegrafic - telegrama, telexul;
corespondena electronic - e-mail ul;
7. dup modul de ntocmire:
documente tipizate ;

documente netipizate;
8. dup natura i destinaia exemplarelor :
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;
copie certificat are configurarea c este valabila; se foloseste pentru
pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii
care pstreaz originalul. Se scrie conform cu originalul, pentru
conformitate . Obligatoriu, copia poart semntura i tampila;
copie legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a
coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i
ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial.
Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni
mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.

Circulaia corespondenei
Circulaia corespondenei att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, are o
deosebit importan pentru activitatea oricrei instituii. Scrisoarea poate circula
astfel:
n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;
transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat
personal. Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categorie
scrisorile cu regim special de confidenialitate);
scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al
destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se
utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu
cetenii;
transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal
(situaie distinct de curierat).

Corespondena primit

Sistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei

corespondenei ntr-o unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice
moment a locului unde se gsesc documentele, a persoanelor care le dein, precum
i a modului de rezolvare a lor.

n acest scop, se folosesc :

registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena
primit ct i cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea,
coninutul, micarea i destinaia actelor i documntelor ;
Dosarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun
cu corespondena compartimentelor funcionale implicate ;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei ;
borderourile de expediie a corespondenei.
Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici
prin secretariat. La Registratur au loc urmtoarele operaii :
verificarea corspondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost
bine ndrumate pe numele i adresa unitii respective ;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se
deschid ; plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n
urmtoarele situaii : dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar
aceasta figureaz pe plic; dac adresa expeditorului de pe plic nu este
identic cu cea din scrisoare; dac semnturile nu sunt citee, dar numele
expeditorului figureaz pe plic;
dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii scrisorii este prea mare pentru
a se putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului; dac lipsete o
anex; dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este
un punct de plecare sau pentru care exist o dat limit; dac scrisoarea a fost
greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului (n cazul n care
scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere).
sortarea corespondenei ;
nregistrarea i datarea corespondenei
ntocmirea unei condici interne de distribuie ;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt
predate secretarei (asistentei manager).

Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite

sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale
sau din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd
indicaiile conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup
redactarea i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat,
conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific
(dac au fost toate semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura
conducerii. Dac scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data
i numr) sau vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile
ulterioarea sunt : sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor
serviciilor de resort; clasarea corspondenei n dosare (copiile).

Forme ale comunicrii scrise

Comunicarea scris este utilizat atunci cnd nu este posibil comunicarea oral,
cnd nu exist alt mijloc de comunicare, cnd este mai avantajoas n raport cu alte
mijloace de comunicare sau atunci cnd se constat c este necesar existena
unei forme scrise.
Acest tip de comunicare are ca obiect:
pstrarea relaiilor existente i comunicarea dintre oameni, societi
comerciale sau firme;
schimbul de tiri, informaii, idei;
precizarea anumitor situaii i poziii privind interesele reciproce;
clarificarea i aplanarea eventualelor nenelegeri:
stingerea unor relaii vechi.
Printre mijloacele de comunicare prin mesaje scrise, cele mai folosite sunt
urmtoarele:
Cererea i oferta
Cererile de ofert sunt documentele prin care se declaneaz efectiv dialogul
precontractual dintre doi parteneri; ele sunt ntocmite i transmise de acele
ntreprinderi sau firme care urmeaz s importe o marf sau servicii. Ea se poate

face verbal, telefonic, dar cel mai des se face sub forma telegramei, telexului sau a
scrisorii. ntr-o cerere de ofert se poate solicita potenialului partener
urmtoarele: trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau
specificaii ale mrfurilor oferite; o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire
la pre, condiii de plat i livrare.

Model cerere de ofert turistic

Stimai domni,
International Tours, prima ntreprindere de turism internaional din Irlanda, a
nfiinat recent o filial care se ocup de turismul n rile balcanice.
ntruct am citit n revista Vacane n Romnia c ONT Carpai este
organizaia turistic de prestigiu a Romniei, ne adresm dv. cu rugmintea de a ne
pune la dispoziie tot materialul dv. turistic de var pentru nceput. Ne-ar interesa i
programele dv. cu pre redus pentru turismul n afara sezonului de vrf, precum i
termenii i condiiile generale.
Dac prima dv. ofert este satisfctoare, vom fi dispui s trimitem periodic
grupuri n Romnia pe tot parcursul anului. Atept cu interes rspunsul dv.
Cu stim,

Oferta constituie a doua verig n corespondena precontractual i este deseori

redactat ca rspuns la o cerere de ofert primit n prealabil. Prin intermediul
ofertei, vnztorul/ exportatorul/ productorul se declar dispus a vinde/ a ceda
mrfuri sau a presta servicii n anumite condiii.
Oferta poate fi solicitat, atunci cnd este precedat de o cerere de ofert, sau
nesolicitat, atunci cnd este trimis din propria iniiativ a vnztorului/
exportatorului/ productorului. Oferta mai poate fi transmis i n urma unei invitaii
de oferte sau ca urmare a unor anunuri publicitare.
Model ofert turistic
Stimai domni,
V mulumim pentru cererea dv. de ofert din 4 ianuarie i v trimitem
alturi ultimele noastre brouri, catalogul i lista de preuri pe 2015 aa cum ai
dorit.
Ai procedat bine adresndu-v organizaiei noastre, innd seama c avei n
vedere ceva deosebit pe anul 2015. O vacan n Romnia este pe ct de minunat

pe att de convenabil i, n acest sens, primim scrisori entuziaste de la

conductorii grupurilor de turiti care ne-au vizitat ara.
Pentru nceput, v putem recomanda o excursie de opt zile foarte ndrgit de
turiti, care include transportul cu avionul pn la Bucureti i napoi, vizitarea
Capitalei i excursii n munii Carpai, transportul prin Romnia efectundu-se cu
autocarul. Grupurile sunt ntotdeauna ncntate de cuprinztorul program turistic i
de hotelurile de categoria I n care sunt cazate.
Costul excursiei, ntotdeauna extrem de competitiv, include i un ghid ONT,
cunosctor al limbii engleze, care nsoete permanent grupul. Din lista de preuri
reiese clar c cele oferite de ONT sunt extrem de convenabile. Pentru vacanele n
afara sezonului oferim reduceri de pn la 40%. Anexm, de asemenea, dou
mostre de itinerar turistic nsoite de formularele de comand respective. Ateptm
cu interes prima dv. comand, care sperm c va constitui nceputul unei colaborri
ndelungate i fructuoase ntre ntreprinderile noastre.
Cu stim,

Oferta trebuie s conin urmtoarele categorii de informaii: date de identificare a

ofertantului: antetul cu denumirea firmei; adres cu telefon, fax, cod pentru pot
electronic (E-mail); opional numele managerului care reprezint oficial firma i/sau
numele persoanei fizice care se ocup de tranzacie. date referitoare la obiectul
ofertei: denumirea produsului/sortimentelor; cantitate; cteva caracteristici tehnice
de baz i date privind calitatea.
preul de ofert, orientativ sau ferm;
date referitoare la termene de plat, condiii de plat i garanie;
date referitoare la transport, ambalare, etichetare i altele;
validitatea ofertei, adic termenul pn la care preul de ofert, n primul
rnd, rmne valabil.
Oferta se ncheie cu o formul de politee apoi data, numele i semntura
expeditorului

Contractele
Afacerea este o manifestare de voin productoare de efecte juridice. Ea poate
cpta forma unei manifestri unilaterale de voin sau forma contractului.

Datorit rapiditii cu care se desfoar activitile de afaceri, se ncheie mai

multe acte juridice, sau contracte, n care prin manifestarea unei voine unice se iau
decizii definitive, sprijinite de un anumit formalism cu rol protector.
Contractele de afaceri au mai multe pri:
I. Opiunea este legat de promisiunea de vnzare n afaceri.
De exemplu: O societate comercial nchiriaz un teren n apropierea societii
sale i datorit incertitudinii viitorului, stipuleaz n acelai timp i ncheierea unei
promisiuni de vnzare, iar proprietarul terenului se angajeaz s-i vnd terenul
societii comerciale dac acesta, constatnd c acest lucru prezint utilitate, i
manifest opiunea n acest sens, ntr-un termen determinat, la preul promis.
II. ncetarea contractului cu voina unilateral a uneia dintre pri se
refer la faptul c fiecare dintre pri poate s pun capt contractului dup
bunul plac, cu obligaia, uneori, de a-l preveni pe cellalt cu un anumit timp
nainte.
III. Renunrile - au loc n anumite cazuri, cnd renunarea nu vatm
interesele altuia, iar titularul unui drept poate renuna la el prin act unilateral.
Acest lucru este rar n afaceri, unde nicio renunare nu este dezinteresat.
n cadrul afacerilor se ncheie diverse tipuri de contracte. Dintre ele pot fi
amintite:
Contractele comerciale mprite la rndul lor n:
contracte de vnzare-cumprare, contractele cel mai des utilizate n afaceri;
prototipul actului de comer.
Vnzarea este contractul prin care una din pri promite celeilalte s-i transfere
proprietatea unui bun sau serviciu, contra unei sume de bani, pe care partea din
urm se oblig s o verse n cont.
Vnzarea comercial are o importan pentru distribuie i pentru consum, iar
cumprarea n scopul de a revinde este ceea ce caracterizeaz actul de comer.
contractele de intermediere (de mandat, de comision, de agenie)
Indiferent de tipul lor, aceste contracte conin urmtoarele clauze: titlul
contractului; prile contractante (cu meniunea numelui i domiciliului sau adresa
societii comerciale); textul autentic, care este nvestit cu putere deplin; data
intrrii n vigoare i a expirrii contractului; produsele sau serviciile ce fac obiectul
contractului; teritoriul de aciune al intermediarului; dreptul de exclusivitate;
drepturile i obligaiile prilor; comisionul calculat asupra valorii nete sau brute a

facturii clientului sau a contractelor ncheiate; rezilierea contractului; litigiile i

modalitatea lor de rezolvare; clauze accesorii.
contracte de concesiune
contracte de transfer de tehnologie (de tipul: contractelor de licen,
contractelor de consulting)
Contractul de licen reprezint convenia prin care titularul unui brevet transmite
unui beneficiar dreptul de folosin a unei invenii.
Consulting-ul este activitatea de consultare care cuprinde o sfer larg de
operaiuni care se confund cu interesele beneficiarului, exceptnd participarea la
luarea deciziilor.
Rapoartele
Practic, orice expunere fcut oral sau scris, n care se prezint informaii despre o
serie de fapte auzite, vzute, adunate i studiate, ntr-un context oarecare,
constituie un raport.
n aceast categorie regsim:
referatul raportul asupra unei activiti, pe marginea unui act, n legtur cu
o cerere sau o apreciere critic fcut asupra unei lucrri.
memoriul raportul scris amnunit i documentat asupra unei activiti,
situaii sau probleme. Poate fi vorba de un memoriu de activitate sau unul de
titluri i lucrri.
memorandumul documentul ce cuprinde expunerea faptelor sau
argumentelor juridice care privesc relaiile dintre state i fac obiectul unor
tratative.
De asemenea, n ntreprinderi, instituii, se practic n mod uzual comunicarea
ntre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandumului (notei interne)
Un document se tip memorandum conine dou elemente: antetul i mesajul.
Antetul memorandum-ului conine:
denumirea: NOT sau MEMORANDUM
destinatarul
expeditorul
data

 subiectul sau motivul.

Aceste note interne servesc pentru convocri, invitaii personale, edine, reuniuni
etc. n funcie de natura notei interne se completeaz mesajul acesteia.

marginea stnga

NOT INTERN

marginea dreapta

Ctre:
De la:
Data:
Motivul:

Procesul Verbal - Minuta Se utilizeaz frecvent termenul de proces verbal, dar la fel de bine putem folosi
termenul universal de "minut" pentru a sintetiza n scris concluziile unei edine.
STRUCTURA DOCUMENTULUI
Un proces verbal trebuie s conin n structura sa:

antetul documentului:
titlul documentului:
subiectul:
data:
prezeni:
abseni:
subiectul edinei:
consemnri:

PR

numele firmei, societii

PROCES VERBAL
al edinei Consiliului de Administraie
din joi 5 aprilie 2001
S.C.
ALFA S.A.
numeric/nominal
nominal
ordinea de zi
pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe
puncte
din ordinea
O
CES
V E RdeBziA L

semntura
al edinei Consiliului
de Administraie din 20.01.2001

Evident,
nu este
o structur
obligatorie,
doar
sugestie
de ef,
aranjare
textului
n
Prezeni:
Prodan
V., dir. gen.,
Anton I.ci
dir.
ec.,oVasile
D. ing.
FodoraM.
dir.
pagin.
res.
umane, Turda N.
Abseni motivai: .
Abseni nemotivai: ..

Scrisorile de afaceri
Orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz.
Acest fapt este de o deosebit importan n cazul corespondenei de afaceri, unde
mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societii/firmei care-l
trimite, un mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru bun desfurare a
unei tranzacii.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aadar un element esenial n cadrul
unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat
de-a lungul deceniilor devenind dup unii autori aproape o tiin.
Pentru a capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel
conceput nct:

s poat fi citit cu uurin, frazele s fie precise, clare, exprimate ntr-o

succesiune logic, pentru a exclude posibilitatea unei nelegeri eronate a
mesajului;
s se evite frazele lungi, exprimrile ntortocheate sau exagerate, repetrile
ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac dect s lungeasc i s
ngreuneze lectura i nelegerea mesajului pe care vrem s-l transmitem;
s se realizeze fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe;
s includ formulele necesare de politee i respect fa de destinatar.
s se realizeze concordana dintre tonul acesteia i coninut; n funcie de
mesajul de transmis, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau
prietenesc etc.

s fie redactat corect, deoarece scrisoarea poate fi folosit adesea ca

document n relaiile dintre parteneri.
Corectitudinea, vizeaz att aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului
(cifre, date, cotaii etc.), ct i de aspectele legate de corectitudinea gramatical a
exprimrii sau de lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii
se realizeaz prin folosirea unei terminologii specifice i printr-o larg selecie de
fraze mai mult sau mai puin stereotipe. Este de asemenea necesar nsuirea unei
anumite modaliti de exprimare, influenat de obicei de o tendin stilistic sau de
alta, fiecare dintre ele subordonat scopului de abordare pozitiv a mesajului de
ctre destinatar.
Scrisorile de afaceri se difereniaz n funcie de evenimentul care le genereaz.
Astfel, se ntlnesc:

scrisori n prima form (simple);

scrisori de rspuns (la solicitri anterioare);
scrisori de solicitare pli;
scrisori concise de informare (sumar);
scrisori pentru personalul de conducere;
scrisori speciale: de recomandare, de anunarea unor evenimente, rspuns la
o invitaie i confirmarea ei,
cereri i rspuns pentru acordarea de referine, cu date personale;
cereri de demisie i de confirmarea demisiei;
scrisori de felicitare/condoleane;
scrisori oficiale pentru: anunuri, publicitare; comenzi i confirmare de comenzi.
Forma de prezentare a scrisorii
Subordonat obiectivului avut n vedere la expedierea scrisorii crearea unei
impresii pozitive asupra partenerului forma de prezentare a scrisorii contribuie la
rndul su la obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei.
Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul
scrisorii, scrisoarea necesit i o form de prezentare atrgtoare, realizat prin
folosirea unui material de scris corespunztor hrtie de calitate superioar, o
panglic bun dar i o dactilografiere corect i estetic.
Pentru corespondena oficial (de afaceri, tehnic etc.) se folosesc de obicei
coli de hrtie cu dimensiuni standardizate; este posibil folosirea unor alte
dimensiuni justificate de necesiti tehnice sau de eficien. n cazul operaiunilor
repetabile care au n vedere obiecte de serie sau de mic valoare, se pot folosi
pentru anumite etape ale tranzaciei i formulare tipizate. Acestea includ: cererea
de ofert, oferta, specificaiile tehnice, factura, instruciunile de transport etc.
Pentru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se respecte cteva
cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coal de hrtie, n funcie de

lungimea acestuia;
lsarea unei margini de 2,5 3 cm., n partea stng a colii de hrtie;
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt a colii de hrtie ct mai uniform
posibil, lsnd un spaiu de minimum 1 cm.;
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar
fa de rndurile din text;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri (la fila de continuare se fac n colul din dreapta jos al primei file
urmtoarele meniuni: -/2);
menionarea pe a doua fil a antetului de report (constnd din denumirea
expeditorului i a destinatarului) a datei scrisorii i a numrului de pagini.
n uzana internaional exist dou forme principale de aranjare a textului n
pagin: forma dantelat, folosit n special de firmele din Marea Britanie i forma
bloc preferat de firmele americane. Aceasta din urm este considerat i ca form
modern de aezare n pagin, fiind folosit ntr-o msur tot mai mare. Ca
varietate a lor, se ntlnesc forma semi-bloc i forma bloc modificat.

Fiecare dintre acestea prezint urmtoarele caracteristici distinctive:

Forma dantelat
Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras
cu 8-10 intervale de la linia marginal stng Rndurile
constituind adresa interioar, formula de ncheiere i
semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale
fa de rndul superior.

2. Forma bloc
Toate elementele scrisorii (adresa interioar,
formula de ncheiere, semntura etc.) ncep de
la linia marginal stng.
ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa
de spaiul dintre rnduri.

3. Forma semi-bloc
-

Textul
scrisorii
propriu-zise
se
dactilografiaz n forma dantelat.
Rndurile constituind adresa interioar,
plasate n stnga i rndurile constituind
formula de ncheiere i semntura,
deplasate la dreapta, se dactilografiaz n
forma bloc.

4. Forma de bloc modificat

-

Textul se dactilografiaz integral n forma

bloc.

Data i rndurile constituind formula de

ncheiere i semntura sunt deplasate la
dreapta.

Elementele componente ale scrisorii

S-a stabilit prin uzanele internaionale ca o scrisoare cu caracter oficial s cuprind
urmtoarele elemente:

antet
data i locul
referine
adresa destinatarului/interioar
formula de salut/adresare
obiectul scrisorii
coninutul scrisorii
formulele de ncheiere i salut
semntur
referiri la anexe

ANTETUL

n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet

tiprit sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superioar a colii de hrtie, de
regul n mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stng sau
chiar la subsol. n lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va edita n colul din
dreapta sus al colii de hrtie.
n uzana comercial actual, forma i grafica antetelor este extrem de variat,
dar ele sunt n general simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:

denumirea ntreprinderii, firmei, sigla instituiei, bncii, societii,

reprezentanei, sucursalei, fabricii etc.;
domeniul de activitate;
adresa i sediul central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul,
corpul de cldire etc., ara, statul, codul potal);
numerele de telefon;
adresa telegrafic;
numrul de telex;
numrul csuei potale;
numrul de nregistrare n registrul comerului,
codurile folosite la redactarea corespondenei telegrafice;
bncile cu care firma, societatea etc. are legturi de afaceri.

DATA - Data emiterii corespondenei este plasat sub antet

REFERINELE

Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat

n cazul formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se plaseaz n partea dreapt
n cazul formei dantelate.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare
uurin a direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema
respectiv, precum i pentru o facilitare a repartizrii corespondenei.
Referinele se introduc prin abrevierea Ref. (reference) i includ iniialele
numelui lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o
diagonal, iar la firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de
ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.

ADRESA DESTINATARULUI

INTERIOAR

Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia

de referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea
corect a scrisorii de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu
decupaj transparent.
Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituiei creia
ne adresm, inclusiv ara de destinaie.
Modul n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care
poate avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de adresare care s-au
generalizat n uzanele corespondenei.
Unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie (sau unei persoane
particulare) ne adresm cu numele su complet, aa cum este folosit de ctre
aceasta fr nici o prescurtare.
Numele va fi nsoit de formule de politee sau de funciile oficiale sau onorifice ale
persoanei respective . Unui funcionar al crui nume nu-l cunoatem sau unui
serviciu din cadrul unei instituii sau firme ne adresm denumind funcia acestuia
sau serviciul.
Dup numele persoanei sau funcionarului cruia i se adreseaz scrisoarea, se
indic denumirea firmei, instituiei, bncii etc., menionnd forma de organizare a
respectivei societi.
FORMULA DE SALUT
Formula de salut se plaseaz cu aproximativ 3 rnduri de spaii sub adresa
destinatarului. Modul n care o exprimm depinde de formula de adresare pe care
am folosit-o ctre destinatar.
n cazul n care destinatarul este o persoan fizic, creia
denumind funcia pe care o ndeplinete, formulele de salut vor fi:

ne-am adresat

Dear Sir, (Stimate Domn) pentru un brbat;

Dear Madam, (Stimat Doamn) pentru o femeie.
Dac ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n formula
de salut, menionnd de asemenea eventualele titluri sau funcii, sau numai pe
acestea din urm.
Dac ne-am adresat unei instituii sau firme n general, formula va fi:
Dear Sirs, (Stimai domni)

Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se tie c sunt
conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) i Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori ntlnite crend
prin folosirea lor o atmosfer de distan ntre parteneri. Trebuie reinut c toate
formulele de salut prezentate mai sus sunt urmate de virgul.
OBIECTUL SCRISORII
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul paginii un
rnd sub formula de salut i se subliniaz; rolul su este de a prezenta succint
problema care este tratat n corespondena respectiv
Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii n
coresponden nu este obligatorie i poate fi omis, n cazul n care problema
tratat n corespondena respectiv este prezentat pe scurt, n primul paragraf al
scrisorii.

CONINUTUL SCRISORII
Coninutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezint partea esenial a
corespondenei i de aceea trebuie redactat cu deosebit grij.
De regul, acesta cuprinde:

paragraful de introducere
mesajul scrisorii
ncheierea

Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire
sau pe care l conine ca atare: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri,
documente, formularea unui rspuns la o coresponden anterioar etc.
Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului fa de problemele
tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, ntr-o nlnuire logic, folosind un
vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor
scurte, directe, fiecare problem tratat fcnd obiectul unui paragraf separat.
ncheierea trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj; aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine
de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor
pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandri de
rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.

Deci varietatea coninutului este foarte mare. Dar se impun cteva reguli care
trebuie reinute referitoare la antetul scrisorii, formulele de nceput i de sfrit,
datarea, nregistrarea, confidenialitatea i verificarea valabilitii scrisorii.

Atenie!! Nu neglijai !

Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri necesit aplicarea metodei AIDA:

A = ATENIE
I = INTERES
D = DORIN
A = ACIUNE
Este esenial ca o scrisoare s poat atrage atenia. Dac aceast secven nu este
realizat, scrisoarea nu este citit.
Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA
Introducerea:
A = Atenia.
Aceasta poate fi:

un titlu care s capteze atenia;

un paragraf scurt dar captivant.

n ambele cazuri destinatarul trebuie s neleag foloasele aduse de bunul

(serviciul) oferit. ntr-un paragraf, pe lng prezentarea foloaselor aduse se pot
aduga:

flatarea (se cere un sfat, o favoare);

uluirea (se prezint o noutate senzaional);
informaii utile, respectiv informaii n legtur cu propria afacere sau
profesie a destinatarului.

Coninutul:
I = Interesul.

Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care s rspund imediat i

satisfctor la ntrebrile pe care n mod obinuit i le pune destinatarul.
ce este, n ce const bunul/serviciul;
cum i poate fi de folos.
D = Dorina
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt. Puini
oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung,
respectiv care continu pe mai multe pagini.

Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul:

s devin nemulumit cu ce are similar;
s devin nemulumit pentru c nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizai pe inducerea emoiei i prezentai entuziasmul dumneavoastr. n general,
entuziasmul este contagios.
ncheierea:
A = Aciunea.
Un paragraf, cel mult dou, care s ndemne la aciune i s sugereze ce este de
fcut pentru a obine bunul / serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de afaceri nu
conduce, de obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la
dezvoltarea contactului
prin cerere de lmuriri suplimentare, stabilirea unei
ntlniri.

Not important:
Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal i semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui
ce i se adreseaz scrisoarea.

Expedierea corespondenei prin pot sau prin curier:

n cazul expedierii prin pot se folosete urmtorul formular de borderou:
BORDEROU DE EXPEDIIE NR .
NR.

NR.

DE

DATA

DESTINAT

LOCALI

GREUTA

TAXA

(LEI)

NR. RECIPIS

CRT
.

NREG.

AR

T.

TE

n cazul expedierii
corespondenei prin curier se folosete o CONDIC DE
EXPEDIERE cu urmtoarea rubricaie:
CONDICA DE EXPEDIERE
NR.
CRT.

DATA

NR.
NREG.

OBIECT
UL

DESTINAT
AR

NUME
PRENUME

SEMNTUR

Scrisoarea de rspuns
Redactarea coninutului scrisorii de rspuns trebuie s in seama de urmtoarele
aspecte:

NU ncercai s-i demonstrai clientului c nu are dreptate;

rspunsul trebuie s fie prompt, amical i sincer;
rspunsul trebuie s fie scris din punctul de vedere al clientului;
rspunsul trebuie s arate o dorin real de a-i rezolva problema;
rspunsul trebuie s satisfac clientul;
dac produsul / serviciul a fost de vin, acest lucru trebuie recunoscut ct se
poate de deschis;
dac scrisoarea nu are destule amnunte ca s nelegei reclamaia, acestea
trebuiesc solicitate cu grij, fr a enerva sau jigni;
oferii dumneavoastr amnuntele necesare atunci cnd acestea pot duce la
clarificri, dar n modul cel mai diplomatic, fr a lsa impresia c-l nvai
pe client ce s fac sau c nu tie s foloseasc produsul cum trebuie.

Scrisoarea de reclamaii
n calitate de clieni suntem deseori n situaia de a avea nemulumiri i, ca urmare,
trebuie s transmitem o scrisoare de reclamaie. Situaii cum ar fi:livrri incomplete;
mrfuri livrate deteriorate; produse care nu corespund specificaiei; produse care se
defecteaz n termenul de garanie; servicii de proast calitate; impoliteea.
Redactarea coninutului trebuie s in seama de urmtoarele aspecte:
avei grij ca reclamaia s fie precis;
prezentai fapte, nu generalizri vagi;

dac reclamaia se refer la un produs care nu funcioneaz cum trebuie i ai

ncercat s facei ceva ca s-l punei la punct, menionai despre ce este vorba.
este plcut s crezi c o scrisoare politicoas, prietenoas, va da cele mai bune
rezultate, dar nu este adevrat;
metodele mai dure sunt singurele care au efect;
artai c reclamaia se refer la neajunsurile provocate i, n acelai timp, va
sprijini furnizorul s mbunteasc produsul / serviciul iar dumneavoastr vei
putea rmne clientul su.

Exemple de scrisoare de reclamaie:

Paragraf de nceput
Stimai Domni, .
De la instalare n ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastr model .. s-a
defectat de trei ori. Am telefonat de fiecare dat la filiala dumneavoastr local i
de fiecare dat ne-a fost trimis cineva care a fcut o reparaie superficial. innd
cont c aceast situaie s-a repetat de trei ori n mai puin de ase luni, avem
impresia c este ceva serios n neregul i de aceea
v scriem direct
dumneavoastr, fcnd o copie i pentru filiala dumneavoastr.

Sau:
Stimate Domnule
De cnd ai lansat n primvar noul tip de .., am primit attea reclamaii de la
clieni n legtur cu acest ., nct ne-am hotrt s vi le aducem la cunotin i
s sistm vnzarea acestui tip pn la rezolvarea problemelor.

Elemente de cuprins:
Suprarea const n faptul c aparatul i ntrerupe pur i simplu funcionarea fr
vreun motiv aparent. La nceput, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastr local aa cum am mai spus. A
doua i a treia oar mi s-a spus c, dac se mai ntmpl, problema va fi anunat
fabricantului.
Sau:

Iat lista detaliat a neregulilor constatate la primirea acestei livrri:

Cutia nr. 1:

o duzin de lips;

Cutia nr. 2:

coninutul era n ntregime diferit fa de specificaie;

Cutia nr. 3:

coninea dou duzini de pe care nu le-am comandat i doar patru

duzini de din cele comandate.

ncheierea
Am ajuns n stadiul n care nu mai dorim s ateptm pn data viitoare. Am
dori foarte mult s trimitei un specialist care s controleze amnunit aparatul, s
fac remedierile necesare astfel nct instalaia s funcioneze cum trebuie,
permanent, conform specificaiei. Ateptm ca specialistul dumneavoastr s
soseasc fr ntrziere.
Sau:
Bineneles, atept s primesc piesele lips i am dat deja instruciuni ca acelea
care sunt n plus s v fie returnate. V scriu cu sperana c vei face eforturi pentru
a mbunti situaia din serviciul dumneavoastr de expediie.
Nu este pentru prima dat cnd comenzile nu sunt corect onorate i sunt convins c
v dai seama ct este de iritant, lsnd deoparte pierderea de timp.
Sper s nu v supere sinceritatea mea. Preuiesc mult ndelungatele noastre afaceri
i tiu c n fond suntei sincer preocupat s ne oferii cele mai bune servicii.

Normele de organizare i funcionare interne sau externe

n aceast categorie se nscriu brourile, cataloagele, pliantele, anunurile (orarele
de lucru, vacane i avantaje, numiri, avansri, pensionri) i orice alte forme de
mesaje promoionale ale organizaiei.
FAX-ul
O modalitate nou i rapid de coresponden o reprezint desigur FAX-ul. Un
fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscuta main. Mai mult, o
main fax se poate cupla n configuraia unui sistem electronic de calcul i vom
putea primi sau transmite fax-uri direct de la PC. Rigoarea necesar n afaceri i
bineneles n coresponden, face necesar fixarea ctorva repere n redactarea
unui fax. Aceste documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri i referiri, vor
cpta o amploare din ce n ce mai mare n circulaia documentelor n lumea
afacerilor. Vom
analiza succint cteva aspecte legate de identificarea i
autentificarea acestor documente.

ANTETUL

Pentru mai mult disciplin n utilizarea Fax-ului, n corespondena oficial a firmei

este bine ca antetul fax-ului s aib o structur standard. Acest antet trebuie
utilizat de tot personalul abilitat s foloseasc fax-ul firmei.
Ori de cte ori dorim s completm un fax vom apela documentul cadru (ablonul)
performant pe ecran, n care doar vom insera informaiile noastre personale.

Exemplu:

S.C XXXX S.R.L.

Departamentul
Dir. General Popescu V.

Tel.
Fax.

+ 40-1-145 078
+40-1-312.95.49
E-mail

popescuv@yahoo.ro
office@sc.ro

FAX

Data:
Pag.:
Ctre:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:

n antetul fax-ului includem:

antetul firmei cu numele, adresa, numr de telefon, numr de fax;

numele efului de compartiment sau al persoanei abilitat s primeasc
oficial rspunsul prin fax, cu telefonul interior, i dac e cazul codul pentru
pot electronic;
denumirea formularului cu numr i dat, numrul paginii i cte pagini sunt
n total dac fax-ul are mai multe pagini. E foarte important s precizm c
este pagina 1 din 5, pagina a 2-a din 5, pentru a avea control asupra
transmisiei integrale a fax-ului;
numrul de fax al destinatarului i numele su;
expeditorul, n cazul n care este alt persoan dect cea menionat
anterior.
Toate aceste documente sunt importante, mai ales n cazul n care fax-ul este
utilizat ca document primar n corespondena de afaceri.

DIFERENELE

CULTURALE REGSITE N SCRIS

Aceste diferene vizeaz dou aspecte: forma i stilul.

Formatul
Francezii folosesc formatul cu paragrafe i foarte rar forma bloc. Adresa interioar
o scriu n partea dreapt, urmat de iniialele secretarei i ale celui care a scris
scrisoarea. La americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii.
Modul de a scrie data
Americanii scriu ziua/ luna/ anul; modul standard internaional este anul/ ziua/
luna.
Modul de a scrie ora
Modul american folosete ciclul 212, iar modul european ciclul de 24 de ore.
Modul de a scrie numerele
Modul american - $ 5000; modul european 5000 $.
Modul de ncheiere
Francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect americanii.

Stilul
Scrisorile de afaceri scrise de americani sunt mai puin formale i au un caracter
mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai pline de curtoazie. n comparaie cu
americanii care folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii prezint ideile
fr niciun exemplu, adugnd, eventual, un concept. Americanii accentueaz
nceperea unei scrisori cu ideea principal i o dezvolt spre general. n Frana
ordinea este invers, de la general, la specific.
i formulele finale de politee difer de la o cultur la alta. n rile europene, de
regul, se folosesc dou semnturi, dintre care una a superiorului. La nordamericani este suficient una singur. Francezii, ca i americanii recurg destul de
repede la numele mic, ca semn de prietenie i ncredere, dar germanii l consider
mai curnd o ofens, un semn de dispre.
Mesajele non-verbale din materialele scrise sunt transmise prin calitatea hrtiei
folosite, aranjarea n pagin a textului, modul de realizare a scrisului propriu- zis (la
main, la computer sau la mn), alegerea cuvintelor i formulrilor potrivite,
calitatea exprimrii.

METODOLOGIA EVIDENEI DOCUMENTELOR

Crearea dosarelor pe domenii de activitate
n funcie de specificul activitii din unitatea respectiva se vor stabili, mpreun cu
conducerea, care sunt domeniile de activitate ale unitii. Acestea ar putea fi:
Documentele de constituire a firmei din care sa nu lipseasc: Statutul Unitii,
Contractul de Asociere, Hotrrea Judectoreasc de recunoatere a firmei ca
persoan juridic, Codul Fiscal, datele de identificare a firmei (denumirea
corect a firmei, adres, csu potal, numr telefon, fax, telefoane mobile,
e-mail.uri, etc.)
Resurse umane care trebuie s cuprind: tatele de plat; situaia
personalului din unitate, structurat pe categorii (dup profesie: muncitori,
ingineri, funcionari; dup vrst; dup vechime; dup studii etc.)
Financiar contabil va trebui s conin: bugetul unitii, balanele lunare,
bilanurile anuale, sitaia datoriilor, situaia plii impozitelor, situaia
rambursrii mprumuturilor, situaia stocurilor.
Aprovizionare-desfacere se va ine evidena surselor de aprovizionare cu
capital fix i circulant, n dinamic, pe categorii, nomenclatorul clienilor cu
datele de identificare.

 Situaia investiiilor va cuprinde lista obiectivelor de investiii, valoarea

acestora, principalii colaboratori, termene de punere n funciune.

Se vor face dosare i pentru alte domenii, dup cum se simte nevoia de
structurare a activitii din unitatea respectiv.
nregistrarea documentelor

Orice document, indiferent de forma pe care o ia, trebuie nregistrat. Exist mai
multe tipuri de registre de intrare i toate cuprind obligatoriu umrtoarele rubrici:
Nr
.
Cr
t.

da
ta

Nr.
De
ieiere
al
expeditorul
ui

Nr.
De
intrare
al
beneficiarul
ui

La ce
se
refer

Numele
instituiei
sau
pers.
expeditoar
e

Cui
a
fost
repartiz
at

semnt
ura

Reguli pentru o coresponden de succes

Evitai s expediai scrisori scrise de mn
Avei grij ca scrisoarea dvs de afaceri s conin: antetul firmei, adresa
destinatarului, data, referina, formula de salut, formula de ncheiere,
semntura expeditorului (de mn), numele i prenumele expeditorului
(tiprit), funcia expeditorului, anexe.
Utilizai propoziii scurte i precise
Structurai scrisul pe alineate pentru a da claritate
Subliniai cuvintele sau rndurile importante folosind bold pentru scoaterea n
eviden
Nu ncepei scrisoarea prin Eu sau printr-un gerunziu.
Hrtia de coresponden
Folosii hrtie de calitate, o grafic elegant
Nu pierdei din vedere aspectul comercial
Corespondena n limba englez

 Pentru a sublinia faptul c v adresai unei companii i nu unei persoane

private, folosii Dear Sir sau Dear Sirs. Formula de ncheiere depinde de
formula de adresare: Pentru o formul impersonal ncheiai scrisoarea cu
Yours faithfully sau Yours truly. Dac avei un partener de discuii direct
atunci folosii pentru ncheiere Your sincerly.

Invitaii
Pregtii din timp lista participanilor i adresele acestora
Elaborai textul de invitaie ct mai atractiv
Furnizai date exacte despre dat, or, loc, motivul invitaiei
Specificai clar cte persoane se pot prezenta cu o invitaie
Scrisori care anun majorarea preurilor
Pregtii vestea proast nu surprindei cu cifre de la nceput; motivai
creterea preurilor
Cuplai vestea proast cu o veste bun (o mostr gratuit, un mic cadou )

Urri cu ocazia Anului Nou

Pregtii o list care s cuprind numele i adresele corecte ale coaboratorilor
i ale clienilor fideli crora dorii s le trimitei felicitri la sfrit de an.
Expediai corespondena cu cel puin o sptmn nainte de srbtorile de
iarn
Atunci cnd elaborai textele urrilor, inei cont de relaia pe care o avei cu
destinatarul
Semnai ntotdeauna de mn.

CLASAREA DOCUMENTELOR
Un prim criteriu de luat n considerare este dac respectivul document presupune
sau nu tratri ulterioare. Cele care nu presupun tratri ulterioare pot fi clasate i
arhivate imediat. Cele care presupun tratri ulterioare (elaborarea de rspunsuri,
realizarea unor obligaii periodice- rapoarte, statistici) se pstreaz pn la
rezolvarea problematicii cuprinse n ele.

Clasarea se poate face innd cont de tipul ales n concordan cu specificul muncii
din fiecare sector de activitate.
Astfel, ordinea de clasificare poate fi:
Ordinea de clasare cronologic se aplic n general n instituiile unde
numrul de documente este mic i presupune aranjarea acestora n ordinea
n care au fost nregistrate la primire sau la expediere.
Ordinea de clasare alfabetic presupune clasarea documentelor dup
literele alfabetului, de la A la Z.
Ordinea de clasare numeric presupune acordarea de intervale
numerice unitilor componente ale unei societi comerciale, precum i
subdiviziunilor acesteia.
De exemplu:
0001-8000 pentru conducere
8001 40000 pt. Serviciul org. Muncii
40001 80000 pt. Atelierul nr.1
Sau la o unitate care funcioneaz n mai multe cldiri se vor putea folosi intervale
de numere pentru fiecare cldire n parte.
Ordinea de clasare zecimal const n stabilirea a zece domenii de
activitate numerotate de la 0 la 10, urmnd ca n cadrul fiecrei uniti s se
realizeze o nou mprire pe baza celei de-a doua cifre de clasare .a.m.d
De exemplu:
0- conducerea
1 serviciul de aprovizionare
2 dispeceratul
3 punctul termic
4- serviciul Resurse Umane ....
1.1 Aprovizionarea cu materii prime
1.2 .....................................materiale
1.3...................................piese de schimb

 Ordinea de clasare alfa numeric metod de ordonare mixt care

combin ordinea alfabetic cu ordinea numerelor naturale, n sensul c
grupele mari de elemente se ordoneaz de la A la Z, iar n cadrul fiecrei
litere subcapitolele se ordoneaz de la 1 la n.
De exemplu: B3 nseamn dosarul al treilea din biblioraftul B (bunuri
comune).

Arhivarea documentelor
Suporturi de informaii
Ca suporturi de informaii se pot folosi materiale diverse n funcie de specificul
informaiei coninute (hrtie, carton, benzi magnetice, casete audio, video, CD-DVD
etc.)
Pentru clasarea documentelor se mai folosesc: mape plic de format A4 dar de
diferite grosimi, n funcie de volumul documentelor ce urmeaz a fi pstrate n ele;
cutii pentru documente; cutii pentru CD uri etc.
Toate aceste mape, dosare, bibliorafturi se vor pstra n dulapuri sau rafturi
adecvate, care s permit accesul cu uurin la orice document cerut de conducere
sau de petenii avizai.
Arhivarea
Se poate spune, pe drept cuvnt, c arhivele constituie memoria unei instituii sau
chiar a unei naiuni.
Importana unei arhivri corecte este relevat de posibilitatea gsirii unor
documente necesare chiar dup perioade ndelungate de timp. Ea constituie o
problem de stat, reglementat prin acte normative.
Toate organele administraiei publice, conductorii de instituii, patronii societilor
comerciale au obligaia prin lege, s asigure pstrarea i arhivarea corect a
documentelor.

Reguli de arhivare
Din literatura de specialitate se desprind urmtoarele reguli:
Scoaterea documentelor din arhiv se face numai dac s-a fcut
selecionarea i nlturarea celor nefolositoare, degradate, deteriorate fr
posibilitatea de recondiionare, documente lips, documentele transferate la
alte arhive.

 Exist obligaia din partea arhivarului de a face cte un PV pentru fiecare din
cazurile semnalate. Acestea vor fi aduse la dispoziia conducerii pentru
aprobare , dup care se solicit confirmarea DIRECIEI GENERALE A
ARHIVELOR STATULUI sau filialelor sale.
Periodic, se va realiza selectarea documentelor n vederea stabilirii celor care
se pstreaz permanent, eliminndu-se documentele cu termen expirat sau
fr importan.
n vederea selectionrii se impun urmtoarele cerine:
Este nevoie de document n prezent
n ce msur a fost de folos n perioada anterioar
n ce msur va mai fi util n viitor
n caz de distrugere, se mai poate procura de undeva
Exist motive de ordin juridic sau administrativ care s impun pstrarea
Legea stabilete obligativitatea pstrrii documentelor precum i a asigurrii
lor mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii. Pentru pstrarea
documentelor se amenajeaz depozite construite special pentru arhiv sau n
alte ncperi adecvate.
Dup selecionarea la termenele stabilite prin actele normative, unitatea are
obligaia s depun, dup caz, la DIRECIA GENERAL A ARHIVELOR STATULUI
sau la filialele sale, documentele scrise, tiprite, pentru a fi predate.
Utilizarea documentelor din arhivele unitilor i gsesc expresia n mai
multe sensuri, cum ar fi: Lucrri administrative, cercetare tiinific,
informare, documentare, editarea unor publicaii, activiti culturale, extrase
i certificate etc.
Consultarea unor documente naintea termenului legal este posibil numai n
cazuri bine justificate i cu aprobarea conducerii unitii, n baza prevederilor
legale.
n cazuri motivate, documentele se pot mprumuta, cu aprobarea conducerii
i pe baza unui proces verbal de predare primire avizat de conducere.
Legea stipuleaz, de asemenea, obligaia agenilor economici, instituiilor i
organizaiilor de a elibera patentului copii i extrase dup documentele pe
care le dein n cazul n care documentele se refer la situaii i drepturi
privind pe solicitant, cum ar fi: vechimea n munc, situaia studiilor, a
veniturilor, drepturilor patrimoniale etc.

 Actele originale diplome, certificate de natere, certificate de studii, acte de

stare civil se restituie titularilor sub semntur, reinndu-se doar o copie
autentic de eful arhivei.
Evidena altor materiale, fotografice sau pentru tehnica de calcul, se in
separat.
Certificatele vor cuprinde obligatoriu: denumirea documentului pe baza
cruia a fost ntocmit, data eliberrii. Copiile i extrasele se certific sau se
legalizeaz de ctre cconducerea unitii care le elibereaz. Acestea au
aceeai valabilitate ca originalele.
Termene de pstrare a documentelor
Toate documentele se pstreaz conform unui INDICATOR DE TERMENE DE
PSTRARE confirmat de DIRECIA GENERAL A ARHIVELOR STATULUI:
Documentele contabile - nelimitat
Documentele juridice nelimitat
Corespondena comercial 8 ani
Corespondena privind producia 9 ani
Corespondena social nelimitat
Polie de asigurare 4 ani de la data expirrii
Rapoarte privind accidentele de munc sau incendiile 8 ani
Documente de personal 3 ani
Documente de transport 4 ani

Etapele ntocmirii unei scrisori.

Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2)Documentarea consta n culegerea informatiilor necesare pentru tratarea
subiectului; informaiile se pot obine prin:

studiul corespondentei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor
care fac obiectul mesajului respectiv;
- folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de
selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi
simpl sau dezvoltat;
4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea
formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea
de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii
(care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care
rmne destinatarul).
5)Revizuirea i corectarea nu reprezinta o etapa formaa. Textul este citit de
mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici,
verificand organizarea textului (structura, ierarhizarea ideilor), controlnd i
corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a mainii de scris,
apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).

Stilul corespondenei oficiale

Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ
(juridico-administrativ) i se ntlnete n textele i activitile administrative,
juridice, diplomatice i economice. Este stilul relaiilor i corespondenei oficiale, al

negocierilor. Constituit, mai ales, odat cu apariia primelor texte juridice n sec. al
XVII-lea (Pravila de la Govora, 1640, Pravila lui Vasile Lupu, 1646, ndreptarea legii,
1652), stilul juridico-administrativ este cel mai conservator i mai nchis la
influene n raport cu celelalte stiluri, servind ca surs de mprumut stilului
publicistic.
Vom aminti cteva particulariti lexicale, morfologice, sintactice i stilistice
ale stilului corespondenei oficiale :

Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor,
modul
n care lexicul este folosit n comunicarea gndurilor.
Una dintre condiiile importante, pentru ca o scrisoare oficial s fie bine
neleas, este alegerea unui vocabular potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau
problemele tratate. Astfel, se aleg din volcabularul general numai cuvintele i
expresiile potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective, evitndu-se
utilizarea cuvinelor i expresiilor arhaice, regionale, de argou i jargon. Cuvintele
trebuie folosite corect, iar autorul scrisorii trebuie s cunoasc foarte bine att
forma, ct i sensul lor. Cutarea cuvntului ,,potrivit nu este un exerciiu de
prisos. Rigoarea este o exigen obligatorie.
Se va acorda atenie deosebit cuvintelor polisemantice cuvinte cu form
identic, dar care prezint diferene de sens. De exemplu, cuvntul adres are n
limbajul administrativ dou sensuri: indicaie (pe scrisori i colete), cuprinznd
numele i domiciliul exact al destinatarului i comunicare n scris (scrisoare
adresat unei organizaii sau unei persoane fizice). n francez, ,,secretaire
desemneaz totodat funcionara care se ocup de anumite probleme
administrative, dar i mobila cu sertare, avnd pupitru pentru scris. Contextul este
cel care face diferena.
De asemenea, trebuie s fim ateni la folosirea corect a cuvintelor
paronime (cuvinte cu form sonor asemntoare, dar cu neles complet diferit).
De exemplu: original (act) i originar (loc de origine) sau alocaie (ajutor n bani
pentru copii) i alocuie / alocuiune (discurs); acceptare (acord, consimmnt)
accepie (sens, neles al unui cuvnd, semnificaie); coliziune (oc ntre corpuri
care se ntlnesc) coluziune (nelegere secret, crdie); nclinare (aplecare,
pant) nclinaie (predispoziie, atracie).
Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s aleag dintr-o serie sinonimic
(cuvinte diferite ca form, dar asemntoare ca sens) acel cuvnt care exprim cel
mai bine sensul dorit. De exemplu, ntre baz, fundament, temelie se alege cuvntul
baz pentru sintagma baz material; dintre cuvintele operare, prelucrare,
procesare se alege cuvntul procesare, n sensul procesare de text.

Eroarea de exprimare constnd n alturarea a dou sinonime se definete

prin pleonasm. De evitat expresii ca : ,,v reamintim nc o dat, s-a rentors din
nou ; se autocomptimete singur etc.
n ceea ce privete folosirea neologismelor, dei limba romn permite o
exprimare precis i nuanat, atunci cnd nu gsim corespondene n limb
pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea lor (de exemplu, sunt admii
termenii: hard-disk, computer soft, marketing, design etc. De evitat, n scrisorile de
afaceri, folosirea cuvintelor i a expresiilor ,,la mod.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor
concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact i concis noiunea
sau situaia tratat i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu,
pentru a denumi modalitatea de plata pn la bordul unui vas, se folosete
expresia franco-bordul vasului ; de asemenea, folosim termenul de
organigram n loc de ,,reprezentare schematic, sau grafic a structurii
organizatorice a unei intreprinderi sau instituii, a subordonrii compartimentelor
acestora, a tipurilor de legturi ntre aceste compartimente.
Amintim i ali termeni de specialitate folosii n practica lucrrilor de
secretariat i coresponden: antet, adres, adeverin, alineat, anexe, arhivare,
borderou, clasare, curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, ndosariere, mandat,
paraf, procur, procesare, rezoluie, rezolvarea corespondenei, nuruire etc.
Alegerea cuvintelor cu un grad corect de specificitate i precizie face
scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor abstracte se
datoreaz, n mare parte, unor factori ca: nesiguran, comoditate, lipsa de
informaie, precum i diferiilor factori de team (de a nu omite ceva, de a nu
divulga ceva etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod
greit, c aceasta nsemn a scrie bine.
De asemenea, cei care redacteaz corespondena trebuie s aib cunotine
adecvate organizrii i conducerii instituiilor (management), s consulte
dicionarele de specialitate etc.
Particulariti morfologice
Corespondena oficial trebuie s respect formele gramaticale cerute de
gramatica limbii romne, dar sunt i anumite particulariti:

folosirea pluralului n loc de singular la pers. I , neconcordana dintre

numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s,
Confirmm primirea ofertei dv.; semnatarul reprezentnd o autoritate. La
persoana a II-a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal
dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural: Dv. vei primi, iar n
cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ
la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.

folosirea neconcordanei ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii,

prin folosirea verbului reflexiv la prezent n loc de viitor, cu scopul de a da impresia
de siguran i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data n loc de ,,
se va livra sau pentru numirea n funcie: ,,se numete n funcia de n loc
de ,, se va numi n funcia de .
folosirea reflexivului pasiv n locul diatezei pasive: ,,expoziia s-a deschis...
n loc de ,,expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza
activ: ,,se certific vechimea n funcie ...(,,certificm vechimea...), ,,se aplic
regulamentul ..., ,,se infirm ipoteza etc. Aceste exprimri precizeaz c fapta
sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare
personal.
- folosirea gerunziului la nceput de fraz (de evitat, atunci cnd este
posibil ; poate produce ambiguitate): acesta la prezent sau la trecut se raporteaz
ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea :Mulumindu-v
pentru scrisoare, primii, Domnule, asigurarea naltei mele consideraii este
greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se
adreseaz destinatarului. Aceas lips de coeren va fi evitat alegnd formula:
Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ...
evitarea folosirii imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de
ndrumare i control se folosete infinitivul sau indicativul viitor cu valoare de
imperativ: ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor ,,Serviciul Personal va aduce la
ndeplinire ..., ,,Vor fi sancionai etc.
abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n
condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii);
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive
lungi (rezolvare, soluionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale
(oricine, toi, fiecare etc), a prepoziiilor i conjunciilor; neutralizarea opoziiei de
gen la unele substantive ,,personale (inculpat, invinuit, donator, contribuabil,
petent etc) i predominarea singularului (nvinuitul, Proprietarul, Reprezentantul
are dreptul);
- folosirea pronumelui personal. El trebuie s se acorde n gen i numr cu
cuvntul al crui substitut este. De exemplu, exprimarea : Publicul a apreciat
intervenia sa; la sfritul conferinei, ei au aplaudat puternic este greit;
Forma corect este: Publicul a apreciat intervenia sa; la sfritul conferinei, el a
aplaudat puternic.

Particulariti de ordin sintactic

n scrisorile i actele oficiale, este important s se respecte sintaxa limbii
romne, pentru a evita greeli de interpretare. nelegerea mesajului care trebuie
transmis este influenat de tipul frazei, de ordinea cuvintelor, precum i de
asigurarea unor legturi logice ntre concepte i idei. Iat cteva particulariti
specifice stilului oficial-dministrativ :

folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si,

predicatul i determinanii si); ordinea invers este preferat de stilul
literar, istoric;
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat
dau natere la confuzii, producnd dificulti de ntelegere;
nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd
acest mod de construcie scurteaza textul, mrind precizia exprimrii. n
loc de ,,Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom
spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de ;
evitarea construciilor infinitivale sau a construciilor care exprim
generalizare sau eventualitate;
introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim
cauza (,,din cauza ...) sau consecina (,,de unde rezult c ...), a unor
expresii
precum
,,am
ncheiat
prezentul
procesul-verbal
n.exemplare, ,,n mod nemijlocit.., ,,n mod obligatoriu ... (n loc
de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu).

Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corspondenei oficiale sunt: claritatea,
corectitudinea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i
demnitatea, naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i
regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden,
corectitudinea stilului este urmarit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a
unei scrisori exprim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l manifest
expeditorul fa de destinatar. Corectitudinea n coresponden contribuie la
evitarea confuziilor i interpretrilor greite. Este suficient plasarea incorect a
unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a
ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale, nu este o
dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare.
Lipsa corectitudinii duce la greeli de limb ca: anacolutul
(discontinuitate
sintactic generat de ntreruperea unei construcii iniiale i continuarea cu o alt
construcie), solecismul (nerespectarea acordului sintactic, a regimului prepoziiilor
i conjunciilor).
Cnd ne referim la corectitudine, avem n vedere nu numai aspectele
gramaticale, ci i pe cele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date,
cotaii etc.); scrisoarea este folosit adesea ca document n relaiile dintre
parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricarui stil, dar n
coresponden, n scrierea documentelor, este urmrit cu multa grij, ntruct
este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac

nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur prin

evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au
circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri alternative.
Claritatea este dat pe de o parte de claritatea ideilor i, pe de alt parte, de
claritatea limbajului. Claritatea este calitatea fundamental a stilului. Ea ne d
posibilitatea s nelegem fr prea mult efort gndirea exprimat n scris. Lipsa
claritii genereaz : obscuritatea, nonsensul, paradoxul.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct
scrierea, multiplicarea, lectura etc. necesit cheltuieli materiale i de timp.
Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte,
grupate logic n paragrafe, evitarea repetiiilor, lungirea inutil a frazelor, evitarea
informaiilor care nu sunt necesare i prin folosirea terminologiei de specialitate
(atunci cnd scrisorile sunt adresate unor persoane familiarizate cu terminologia
respectiv).
Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (de exemplu,
vom spune ,,dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce
privete productivitatea sau ,,Acest calculator este foarte performant n loc
de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane
foarte bune sau.,,Un paragraf bine scris este unitar, coerent, analitic n loc
de ,,Un paragraf bine scris este un paragraf care are urmtoarele trsturi: este
unitar, este coerent, este analitic). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie
complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n
scrisoare nu trebuie omis. Orice omisiune nseamn scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin
folosirea obligatorie a unitilor de msura oficiale, prin exprimarea n litere,
alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale
trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu
concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere
certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele
oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei oficiale trebuie s fie prin
definiie un stil al politeii i demnitii. Orice scrisoare trebuie s fie expresia unei
atitudini de politee fa de destinatar. Politeea este ceva elementar, ceva ce st
n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. A
spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri
care trebuie s fie prezente n orice scrisoare. n corsponden nu se admit, sub
nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul
scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite prejudicii. Folosirea
plurarului autoritaii, al pronumelor de politee asigur aceste cerinte.

Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei

este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor
simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a
impresiona (prin cuvintele folosite).
n concluzie, putem spune c stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat
unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea
alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor, care prin calitatea de
a fi potrivit situaiei, contextului i destinatarului produce reacia i rezultatul
dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete
el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor, percepie care este strict individual.
Tonul reprezint modul n care se spune ceva, reprezint atitudinea autorului
fa de subiect, reflectat n felul de a prezenta ideile. Cu alte cuvinte ,,tonul face
muzica.Tonul se definete i prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a
produce anumite reacii cititorului (destinatarului).

Abrevieri folosite n corespondena oficial

Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce
privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n
pagin i economie de materiale (hartie, panglica in cazul folosirii, masini de
scris, cartus, cerneala n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este nsa folosirea corecta a abrevierilor, att din
punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz
de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii
cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o
lipsa de politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
-

abrevieri prevazute de Indreptarul Ortografic al Academiei Romane,

pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit.
- abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de
activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic
etc.)
- abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n
ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romna.
- Abrevieri consacrate n corespondena intenational, cnd scrisorile sunt
adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director si nu Dl.
Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.).
Punctuaia

Punctuaia este o component a scrierii constituit dintr-un ansamblu de

semne convenionale care ofer indicii de structurare grafic a unui text potrivit cu
coninutul lui i cu inteniile vorbitoruli, n vederea redactrii scrise
corespunzutoare i a citirii corecte.
Semnele de punctuaie (simboluri grafice care marcheaz o situaie de
punctuaie) folosite n scrierea limbii romne sunt: punctul, semnul ntrebrii,
semnul exclamarii, punctele de suspensie, dou puncte, virgula, linia de pauz,
punctul i virgula, parantezele, ghilimelele, cratima, bara oblic i linia de dialog
(omograf cu linia de dialog).
Iat cteva aspecte legate de punctuaie, ce nu trebuie neglijate n
corespondena oficial. Un text cu o punctuaie incorect face ca mesajul s fie
ineficient, inoperant. Punctuaia poate uura nelegerea coninutului unei scrisori
prin nlnuirea logic ntre diferite propoziii. De aceea, este necesar s se respecte
cu strictee regulile de ortografie i de punctuaie ale limbii romne.
Punctul este semnul de punctuaie final care marcheaz n scris sfritul
unui enun declarativ, neexclamativ i este cel mai des folosit. Punctul marcheaz
sfritul oricrei propoziii independente sau fraze enuniative, indiferent de strctura
lor, indiferent de structura lor, de coninutul lor semantic i de aspectul lor pozitiv
sau negativ. Se folosete i pentru prescurtarea unui cuvnt. Titlurile izolate,
numele proiectelor sau al societilor nu necesit punct final. Abrevieri ca dl, dr, dna
se scriu fr punct.
Virgula este cel mai folosit semn de punctuaie interioar. Iat doar cteva
exemple n care se folosete virgula: dup enumerri, apoziie (Grigorescu, noul
nostru., va sosi), dup atributiv intercalat (Dl Grigorescu, pe care l-ai chemat,
va veni); dup numele locului de expediie (Paris, ); vocativul se desparte prin
virgul de restul comunicrii: V rog s primii, domnule/domnilor, omagiul celui mai
profund respect.
NU se pune virgul ntre subiect i predicat (dac subiectul este nsoit sau nu
de determinri neizolate); nu se izoleaz prin virgul termeni coordonai pri de
propoziie sau propoziii n urmtoarele situaii:
a) cnd termenii sunt legai prin i copulativ (subiecte, adjective, propoziii
principale, propoziii subordonate; Totui, n aceleai condiionri gramticale, nainte
de i copulativ, virgula este impus de necisiti structurale (un vocativ, o
interjecie, o construcie incident, un atribut izolat, o propoziie atributiv
explicativ, o opoziie, o propoziie apozitiv; Se pune virgul nainte de i cnd
acesta are: valoare narativ, sugernd nlnuirea nentrerupt a strilor i
aciunilor; valoare de intensificare; valoare adverbial i de corelativ, valoare dubl,
conjuncional i adverbial;

b) cnd termenii coordonai sunt legai printr-o conjuncie disjunctiv, folosit

la un singur termen (conjucia sau la un nume predicativ coordonat, conjuncia ori la
o propoziie principal coordonat)
Punctul i virgula separ dou propoziii independente din punct de vedere al
structurii lor, dar care au legtur de sens. Trebuie folosite ct mai puin, pentru a
evita frazele prea lungi.
Dou puncte este semnul de punctuaie care precede vorbirea direct, o
enumerare, o explicaie, o concluzie i marcheaz totodat o pauz, n general mai
mic dect cea indicat prin punct. De asemenea, se pun dou puncte i dup o
propoziie independent sau fraz care anun un text citat, un proverb, un
principiu.
Ghilimele - semn de punctuaie n form de dou mici unghiuri sau de dou
mici virgule dispuse paralel, care nchid ntre ele un citat, o vorbire direct, titluri de
opere sau nume de instituii, cuvinte crora li se d un sens (stilistic) special sau
asupra crora vorbitorul vrea s insiste, traducerea ori sensul unui cuvnt.
Semnul ntrebrii ca semn de punctuaie final marcheaz sfritul oricrei
propoziii independente sau fraze interogative directe, indiferent de natura ntrebrii
pe care o exprim ele (total sau parial, propriu-zis sau retoric). (Poi s vii la
coal ?). NU se folosete dup o ntrebare indirect (El a ntrebat unde este
scrisoare), dup o ntrebare de complezen (Te rog s m lai s aflu ct mai
curnd posibil).
Semnul exclamrii ca semn de punctuaie final marcheaz sfritul oricrei
propoziii independente sau fraze exclamantive, indiferent de structura lor, de
coninutul lor semantic ori de aspectul lor pozitiv sau negativ.
Parantezele izoleaz o informaie suplimentar n interiorul unei fraze, un
grup de cuvinte, dar nu se ncadreaz prin virgule.
Punctele de suspensie sau puncte - puncte - sugereaz o ntrerepere n irul
gndirii, al aciunii sau o omisiune dintr-un text reprodus. ntr-o scrisoare de afaceri
este bine s le evitm. Dac se scrie ,,etc., nu se mai adaug punctele de
suspensie.
Trebuie s amintim i faptul c n scrisorile de afaceri nu se folosete semnul
exclamrii. De asemenea, se las spaiu dup semnele de punctuaie i nu naintea
lor.