Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Astazi vom vorbi despre Auditul Calitatii. Pentru a putea parcurge aceasta tema, trebuie
sa vedem cum ne poate ajuta standardele ISO in vederea implementarii sistemului de
management al calitatii.
STANDARDE REFERITOARE LA AUDITUL CALITATII
Familia de standarde ISO 9000 a fost elaborata pentru a ajuta organizatiile, de orice tip
sau marime, sa implementeze si sa conduca eficace sistemele de management al calitatii.
ISO 9000 (SR EN ISO 9000:2006) - intitulat Sisteme de management al calitatii
Principii fundamentale si vocabular - descrie principiile fundamentale ale sistemelor de
management al calitatii si specifica terminologia pentru sistemele de management al calitatii.
ISO 9001 (SR EN ISO 9001:2008) - intitulat Sisteme de management al calitatii
Cerinte - specifica cerinte pentru un sistem de management al calitatii atunci cand o
organizatie are nevoie sa-si demonstreze abilitatea de a furniza produse care indeplinesc
cerintele clientului si ale reglementarilor aplicate si urmareste sa creasca satisfactia clientului.
Cerintele standardului ISO 9001 referitoare la auditul intern sunt formulate n paragraful
8.2.2. Audit intern.
O cerinta obligatorie a standardului ISO 9001 pentru sistemul de management este de a
avea o procedura Audit intern, sub forma documentata (scrisa).
n cazul implementarii unui model de asigurare a calitatii, pentru situatiile contractuale
n conformitate cu standardul ISO 9001 :2008, se prevede obligatia organizatiei de a planifica si
a efectua audituri interne, pe baza unor proceduri scrise. Frecventa acestor audituri este
determinata de natura si importanta activitatii ntreprinderii.
Programul auditurilor interne cuprinde:
-
ISO 9004 (SR EN ISO 9004:2010) - intitulat Sisteme de management al calitatii Linii
directoare pentru imbunatatirea performantelor - furnizeaza linii directoare care iau in
considerare atat eficacitatea, cat si eficienta sistemului de management al calitatii. Scopul
acestui standard este imbunatatirea performantei organizatiei si satisfactiei clientilor precum si
a altor parti interesate.
ISO 19011 (SR EN ISO 19011:2003) - intitulat Ghid pentru auditarea sistemelor de
management al calitatii si/sau de mediu, - furnizeaza indrumari referitoare la auditarea
sistemelor de management al calitatii si al mediului.
SR EN ISO 19011:2003 este structurat pe sapte capitole:
-
Domeniu de aplicare;
Referinte normative;
Termeni si definitii;
Principii de auditare;
Conducerea unui program de audit;
Activitati de audit;
Auditatul este organizaia examinat, n cadrul creia n cursul procesului de audit este
recomandat ca managementul executiv s efectueze aciuni de:
informare a personalului implicat asupra obiectivelor i domeniului auditului
desemnare a ghizilor nsoitori ai echipei de audit
asigurare a resursele necesare echipei de audit, precum i accesul acesteia la faciliti
i la materiale doveditoare, astfel nct s se asigure un proces efectiv i eficient de
audit
cooperare cu auditorii
argumentarea situaiilor n care auditorul nu are dreptate, fr a se certa cu acesta
luare de notie pentru a le compara cu cele ale auditorului la rezumarea lor
stabilire i iniiere de aciuni corective, pe baza raportului de audit.
n urma aplicrii concluziilor auditului, acesta va beneficia de sisteme ale calitii
eficace.
Auditul poate fi efectuat de o echip sau de o persoan. n primul caz, un auditor sef
este investit cu responsabilitatea general a conducerii auditului n toate fazele desfurrii
sale, stabilind atribuiile fiecrui auditor din cadrul echipei de audit.
CLASIFICARE
Auditurile calitatii pot fi efectuate in scopuri interne sau externe. n mod corespunzator
se deosebesc audituri interne sau externe ale calitatii.
Audi
t
Tip
Clasificar
e
INTERN
Prima
parte
EXTER
N
Secund
a parte
Caracterizare
Sunt efectuate de organizatia nsasi n vederea evaluarii
actiunilor corective sau de mbunatatire necesare, n cadrul
propriei organizatii.
Sunt efectuate de clienti ai
organizatiei prin auditori proprii, n
scopul evaluarii sistemului calitatii
acestuia.
Obiectivul principal l
constituie obtinerea de
dovezi
privind
capacitatea
organizatiei de a asigura
Terta
parte
calitatea ceruta.
Sunt efectuate si n
vederea mentinerii unei
relatii contractuale de
furnizare produse sau al
certificarii sistemului
calitatii organizatiei.
n cadrul clasificarii prezentate mai pot exista si alte tipuri de audit care poarta denumiri
specifice dupa scopul n care sunt efectuate. Spre exemplu:
audit de preevaluare sau preaudit, este un audit terta parte efectuat naintea
auditului de certificare de catre organismul de certificare;
n functie de obiectul lor auditurile pot fi: de produs / serviciu, de proces si de sistem.
n functie de interesele de afaceri organizatiile pot decide singure efectuarea unui audit
al calitatii.
organizatiei
prin
extinderea
pentru a verifica daca acest sistem este implementat si satisface n permanenta cerintele
prescrise.
Evaluarea urmareste determinarea conformitatii elementelor sistemului calitatii cu
cerintele specificate, n toate etapele realizarii produselor, stabilindu-se actiunile corective
necesare pentru eliminarea neconformitatilor.
Prin auditul sistemului calitatii organizatia si propune, de asemenea, evaluarea
eficacitatii acestui sistem si a documentatiei aferente, privind realizarea obiectivelor propuse n
domeniul calitatii. n acest fel pot fi fundamentate mai bine masurile de mbunatatire a
sistemului calitatii n ansamblu.
Documentele n baza carora se auditeaza sistemul calitatii organizatiei sunt:
standarde referitoare la sistemul calitatii,
manualul calitatii organizatiei,
procedurile sistemului calitatii,
procedurile operationale,
proceduri de control, inspectie, analize si ncercari,
instructiuni de lucru,
formulare, nregistrari ale calitatii, dosare, documente,
specificatii tehnice,
proceduri referitoare la costurile calitatii, etc.
Obiectivele auditului sistemului calitatii
Efectuarea auditului sistemului calitatii are n vedere urmatoarele obiective:
Determinarea gradului de conformitate a elementelor sistemului calitatii cu cerintele
specificate n documentele de referinta a calitatii organizatiei auditate (standardele
calitatii, documentatia calitatii, legislatie etc.)
Auditurile sistemului calitatii pot fi realizate n scopuri interne sau externe organizatiei,
n vederea evaluarii propriului sistem al calitatii n raport cu un anumit standard, sau pentru a
verifica daca acest sistem este implementat si satisface n permanenta cerintele prescrise.
Prin aceasta evaluare se urmareste determinarea conformitatii sistemului calitatii cu
cerintele specificate, n toate etapele realizarii produselor, stabilindu-se actiunile corective
necesare pentru eliminarea neconformitatilor.
Determinarea eficacitatii sistemului calitatii privind realizarea obiectivelor stabilite n
documentatia calitatii
Auditul constituie un instrument prin care organizatia poate evalua eficacitatea
sistemului calitatii, precum si a documentatiei aferente, privind realizarea obiectivelor pe care
si le-a propus n domeniul calitatii.
mbunatatirea sistemului calitatii organizatiei auditate
Avnd ca punct de plecare concluziile rapoartelor de audit, pot fi initiate actiuni de
mbunatatire a sistemului calitatii n ansamblu, cu implicatii favorabile asupra desfasurarii
tuturor activitatilor de management a calitatii.
Satisfacerea unor cerinte reglementate
Evaluarea sistemului calitatii unei organizatii subcontractante poate fi hotarta de catre
clienti, fie nainte de stabilirea unor relatii contractuale, fie dupa ncheierea contractului.
Printr-o auditare precontractuala se verifica n ce masura sistemul calitatii furnizorului
permite satisfacerea unor cerinte privind calitatea produselor pe care le realizeaza. Cu ocazia
unui astfel de audit se evidentiaza actiunile de mbunatatire necesare pentru a asigura
stabilirea judicioasa a termenelor de livrare, astfel nct acestea sa poata fi respectate.
10
11
autorizarea auditului;
planul de audit;
Iniierea auditului
12
Unei alte organizatii interesata sau ndreptatita, pentru auditul de terta parte.
Documentele de referinta;
13
Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului Dupa elaborare, planul de audit trebuie sa fie aprobat de client si comunicat auditatului.
Dup organizarea echipei de audit acesta poate fi:
-
audit solo - acest tip de audit se practica pentru organizatii mici, unde sarcinile
sunt reduse si pot fi ndeplinite de o singura persoana care are experienta si
cunostintele tehnice necesare.
audit n echip - auditul n echipe de trei sau mai multe persoane se foloseste
atunci cnd este auditata o organizatie de dimensiuni mai mari.
Sedinta de deschidere are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit si
reprezentantii auditatului.
Documentele de lucru folosite pentru sedinta de deschidere:
-
planul auditului
materiale de prezentare
prezentarea de catre auditorul sef a participantilor din cele doua parti: membrii
echipei de audit si reprezentantii auditatului
Sedintele intermediare se organizeaza n cazul n care un audit dureaza doua sau mai
multe zile. La acestea participa de obicei membrii echipei de audit. Se analizeaza diferite
aspecte sesizate n timpul auditului.
14
interviurilor;
Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zona auditata, formatul
acestui document fiind stabilit de auditorul sef.
Acesta se ntocmeste plecnd de la urmatoarele elemente:
-
standardul de referinta;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficiente cunoscute privind calitatea;
prioritati ale managementului;
documentele sistemului calitatii;
alte documente ale organizatiei;
consideratii ale auditorilor bazate pe propriile cunostinte, experiente, vizite
preliminare, etc.
15
Neconformitatea minora este aceea care identifica scapari izolate sau sporadice n
continutul sau implementarea procedurilor sau nregistrarilor calitatii si care pot duce la esecul
sistemului calitatii daca nu sunt corectate.
Neconformitatea majora este aceea care identifica absenta sistemului calitatii,
nefunctionalitatea sa, sau o implementare necorespunzatoare a acestuia.
Redactarea neconformitatilor trebuie sa fie exacta, completa, utila si concisa, iar
documentul folosit este raportul de neconformitate.
Redactarea descrierii unei neconformitati trebuie sa ntruneasca cteva elemente:
- prezentarea cerintei care nu a fost ndeplinita, prin trimitere la modelul de
referinta si/sau prin descriere;
- prezentarea faptelor observate;
- explicarea de ce faptele observate arata nendeplinirea cerintei.
RAPORTAREA AUDITULUI are ca element central elaborarea principalului document cu
care se finalizeaza auditul sistemului calitatii si anume raportul de audit.
Metode de apreciere a auditului:
-
O metoda de apreciere a auditului este n termeni extremi: bun sau rau (conform sau
neconform).
O alta metoda de apreciere a auditului consta n notarea fiecarei activitati analizate pe o
scala care sa cuprinda valorile extreme dar si valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3.
Etape n raportarea rezultatelor auditului - sunt prevazute doua activitati:
a) Elaborarea raportului de audit;
b) Transmiterea raportului de audit organizatiei care a initiat auditul.
a) Elaborarea raportului de audit
Elaborarea raportului de audit se face sub directa coordonare a auditorului sef, dupa
sedinta de nchidere.
Raportul de audit este un document care confirma n mod oficial clientului informatiile
prezentate n timpul sedintei de nchidere.
16
ncheierea auditului.
17
Cerintele SR EN ISO 9001 referitoare la auditul intern sunt formulate n paragraful 8.2.2.
Audit intern:
Organizatia trebuie sa efectueze audituri interne la intervale planificate pentru a
determina daca sistemul de management al calitatii:
a) este conform cu modalitatile planificate, cu cerintele acestui Standard
International si cu cerintele sistemului de management al calitatii stabilit de
catre organizatie si
b) este implementat si mentinut n mod eficace.
Trebuie planificat un program de audit, lund n considerare, starea si importanta
proceselor si zonelor care trebuie auditate, precum si rezultatele auditurilor precedente.
Trebuie definite criteriile, domeniul de aplicare,
frecventa si metodele auditului. Selectarea auditorilor si modul de efectuare al auditurilor
trebuie sa asigure obiectivitatea si impartialitatea procesului de audit. Auditorii nu si vor
audita propria lor activitate.
Responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, pentru
raportarea rezultatelor si mentinerea nregistrarilor, trebuie definite ntro procedura
documentata.
Managementul responsabil pentru zona auditata trebuie sa se asigure ca sunt
ntreprinse fara ntrziere nejustificata, actiuni pentru eliminarea neconformitatilor detectate si
a cauzelor acestora. Activitatile de urmarire
trebuie sa include verificarea actiunilor ntreprinse si raportarea rezultatelor acestora.
18
19
20
21
Auditorul
ntocmeste Planul de audit, l transmite conducerii auditatului pentru luare la
cunostinta;
ntocmeste Chestionar de audit;
conduce sedintele de deschidere si de nchidere ale auditului;
analizeaza documentatia;
participa la audit, inclusiv la verificarea eficacitatii actiunilor corective ntreprinse;
obtine dovezi obiective cu privire la activitatile auditate pentru fundamentarea
constatarilor si cu privire la eficacitatea actiunilor corective ntreprinse;
ntocmeste si semneaza Rapoartele de neconformitate;
prezinta concluziile reiesite n urma efectuarii auditului la sedinta de nchidere a
auditului;
ntocmeste si semneaza Raportul de audit;
rezolva eventualele divergente aparute ntre echipa de audit si auditati sau, daca este
necesar, le comunica RMC n vederea medierii si deciziei.
Personalul auditat
coopereaza cu auditorii n vederea atingerii obiectivelor auditului;
pune la dispozitia echipei de audit toate documentele si nregistrarile solicitate.
22