SISTEMUL DE GESTIUNE MICROSOFT ACCESS

Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access face parte din pachetul
Microsoft Office. MS Access se folosete n aplicaii mici de baze de date, dar, permite
proiectare vizual a bazelor de date i a aplicaiilor ntr-un mediu integrat folosind
instrumentele de proiectare deosebit de flexibile i "prietenoase". De aceea, mediul MS
Access poate fi considerat un bun punct de pornire pentru studierea proiectrii bazelor de baze
de date.
Instalarea programului sub sistemele de operare Windows NT/2000/XP are loc la
instalarea pachetului Microsoft Office 2000 i nu necesita setri speciale.
Cnd se lanseaz programul MS Access, pe ecran apare o fereastra de dialog care
ofer posibilitatea selectrii unei opiuni dintre crearea unei baze de date noi sau deschiderea
uneia deja existente. n MS Access, nu se pot deschide simultan mai multe baze de date, dar
se pot lansa mai multe copii ale programului i fiecare poate deschide o baza de date diferit.
Pentru selectarea i crearea obiectelor unei baze de date (existent sau nou creat) se
lucreaz cu fereastra Database. Modul de afiare Database include o bar de meniuri, o bar
de instrumente i fereastra Database care ocup partea central a suprafeei de lucru. Din cele
apte tipuri principale de obiecte pe care programul MS Access le accept, vor fi folosite mai
frecvent urmtoarele: Tables (Tabele), care corespund relaiilor i Queries (Interogri), care
corespund comenzilor de selectare a datelor din tabele.
Pentru fiecare tip de obiect MS Access se pot folosi diferite comenzi date prin
butoanele din bara de instrumente ale ferestrei Database:
Open: deschiderea obiectului (ceea ce nseamn "vizualizare" sau "afiare" pentru
tabele i "execuie" pentru interogri).
Desing: proiectarea obiectului (editarea obiectului selectat).
New: crearea unui obiect nou de tipul curent.
Pentru acomodarea cu sistemul MS Access, se poate deschide una din bazele de date
preinstalate (Samples: Northwind, Contacts, Addresses). Dac, de exemplu, se deschide baza
de date Nortwind, se pot vedea tabelele (Tables) , interogrile (Queries), formularele (Forms),
etc. acesteia.
Oricare din tabelele existente (Categories, Customers, Employees, etc) se poate
deschide n modul proiectare (Design View) sau execuie (Open) prin selectarea opiunii dorite
din meniul de context (care se afieaz la comanda de apsare pe butonul din dreapta al
mouse-ului pe numele tabelului respectiv). n Fig. 1 se poate vedea coninutul ferestrei de
proiectare (modificare) a tabelului Employees din baza de date Northwind.

Fig. 1. Fereastra de proiectare (modificare) a tabelului Employees (MS Access).

Fereastra de afiare este mprit n doua panouri: panoul de atribute (care conine
trei coloane cu informaii despre atributele tabelului) i panoul de proprieti ( Fields
Properties care conine descrierea detaliata a fiecrui atribut). n prima coloan a panoului
de atribute este afiat numele atributului relaiei (coloana n tabel Field Name); n a doua
coloan este afiat tipul de date al atributului respectiv (Data Type), iar n a treia coloan este
afiat o descriere a atributului (Description). Pentru fiecare atribut selectat, n panoul de
proprieti se afieaz detaliat proprietile atributului respectiv. n figura de mai sus se poate
observa ca atributul EmployeeID este cheie primar (are marcat ca simbol o cheie) de tip
ntreg, cu proprietatea Autoincrement care asigur valori unice ale acesteia n cadrul relaiei.
Pe atributul cheii primare este definit indexul primar (care nu admite duplicate).
n Fig. 2 se poate vedea coninutul (starea) tabelului Employees, care se ob ine n
modul de execuie selectnd opiunea Open din meniul de context.

Fig. 2 Coninutul (starea) tabelului Employees

n acest mod de afiare se pot identifica uor coloanele tabelului (corespunztoare

atributelor relaiei) i liniile (corespunztoare tipurilor relaiei) i chiar se pot introduce date
noi n tabel. ns, acest mod de introducere nu este nici comod, nici sigur, dat fiind c un
utilizator poate avea acces complet la date i le poate distruge intenionat sau din greeal. De
aceea, n exploatarea bazelor de date nu se folosete acest mod de introducere direct a
datelor, ci un mod mai comod i mai sigur, prin intermediul aplicaiilor de baze de date.
n sistemul MS Access aplicaiile se pot dezvolta n mod vizual n mediul integrat,
folosind formulare (forms) care ofer posibilitatea de a modifica numai anumite atribute, de
multe ori prin selecia dintr-o lista valori care respecta anumite constrngeri, evitnd
introduceri eronate.
Formularele pot interzice operaiile riscante (tergerea datelor, modificarea unor
valori importante, etc.) i sunt mult mai uor de utilizat dect introducerea direct n tabele. n
formularul de mai sus se poate observa ca nu se permite tergerea nici unei nregistrri din
tabel, nu se permite modificarea identificatorului unui angajat (EmployeeID), iar valoarea
atributului ReportsTo poate fi modificata numai prin selectarea acesteia dintr-o lista de opiuni
(combo box).