Modulul 5 (ECDL

MODULUL 5
Baze de date curs ECDL

Autor: lect. univ. drd. Mihai Gavot
Modulul 5 Baze de date, solicit din partea candidatului nelegerea noiunilor fundamentale privind bazele de date i demonstrarea
abilitii de a folosi o baz de date pe un calculator personal. Candidatul trebuie s tie s creeze i s modifice tabele, interogri,
formulare i rapoarte i s pregteasc datele pentru a fi distribuite. De asemenea el trebuie s tie s stabileasc relaii ntre tabele, s
extrag informaii din acestea folosind instrumentele de interogare i s prelucreze informaiile folosind instrumentele de selecie i
sortare disponibile n cadrul pachetului de programe.
Seciune
Explicaii text - imagini
5.1
UTILIZAREA BAZEI DE DATE
5.1.1
Concepte i termeni
5.1.1.1
nelegerea conceptului de baze de date

La modul cel mai general o baz de date poate fi definit ca fiind o colecie de date nrudite care se refer la
un anumit domeniu de activitate, mpreun cu instrumentele folosite pentru manipularea acestor date. Orice baz de date
trebuie s conin descrierea datelor i nregistrrile de date.
Sistemul complex de programe care permite descrierea, organizarea, memorarea, regsirea, administrarea i
securizarea informaiilor dintr-o baz de date se numete sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD).
n Access toate acestea se memoreaz ntr-un singur fiier cu extensia .mdb a crui organizare fizic este
asigurat i optimizat de Microsoft Jet Engine. Exist i baze de date care gestioneaz separat aceste obiecte n fiiere
independente.
Memorarea fiierelor baze de date se face pe suporturile de memorie intern sau extern folosite de
calculatoare (uniti de hard disc, benzi i casete magnetice, compact discuri etc).
Cele mai rspndite n prezent sunt bazele de date relaionale, n care informaiile sunt memorate n tabele
corelate ntre ele prin valorile anumitor cmpuri. Operaiile care se execut asupra tabelelor au la baz algebra relaional.
5.1.1.2
nelegerea modului de organizare a unei baze de date, a noiunilor de tabel, nregistrare, cmp, tip de dat al
cmpului, proprieti ale cmpului.
Informaiile memorate ntr-o baz de date se refer la un domeniu de activitate i trebuie organizate i
grupate n mod logic astfel nct s rspund scopului pentru care a fost creat baza de date.
Informaiile referitoare la un tip de obiect sau de activitate sunt grupate mpreun n acelai tabel (Table). Se
vor proiecta attea tabele cte sunt necesare pentru a memora informaiile utile din domeniul respectiv de activitate.
ntr-un tabel al bazei de date ca i ntr-un tabel obinuit datele sunt organizate pe rnduri i coloane.
Rndurile conin informaii despre fiecare exemplar din obiectul sau activitatea respectiv iar coloanele
reprezint caracteristicile sau atributele acesteia. Rndurile se mai numesc nregistrri (records) iar coloanele se mai
numesc cmpuri (fields).
Altfel spus, la un tabel distingem structura sa i datele propriu-zise pe care le conine.
Structura tabelului conine informaii despre denumirea coloanelor (cmpurilor), tipul de date care vor fi
memorate n fiecare coloan (numerice, text, dat calendaristic, imagine, etc), dimensiunea coloanelor i alte proprieti
ale acestora.
La bazele de date relaionale, prin modul de proiectare a tabelelor i a structurii acestora, se urmrete
reducerea redundanei datelor prin nregistrarea unei informaii o singur dat i accesarea ei oriunde este necesar.
De exemplu, o baz de date care i propune s gestioneze informaiile dintr-o unitate comercial poate
conine n principal cteva tabele cum sunt: Facturi, Clieni, Produse, Coninut detalii facturi.
Tabela Clieni poate avea cmpurile: Cod client, Denumire client, Adresa client, Banca client, Numr
cont client.
Cmpul:
Cod client poate fi de tip numeric, ntreg, mai mic dect 10000.
Denumire client poate fi de tip text de lungime 30 de caractere;
Adres client poate fi de tip text de lungime 50 de caractere;
Banca client poate fi de tip text de lungime 30 de caractere;
Numr cont client poate fi de tip text de lungime 20 de caractere.
Tabela Produse poate avea cmpurile: Cod produs, Denumire produs, Unitatea de msur.
Cmpul:
Cod produs poate fi de tip numeric, ntreg, mai mic dect 5000.
Denumire produs poate fi de tip text de lungime 50 de caractere;
Unitatea de msur poate fi de tip text de lungime 20 de caractere.

Tabela Facturi poate avea cmpurile: Numr factur, Data facturrii, Cod client, Delegat.
Cmpul:
Numr factur poate fi de tip text (poate cuprinde litere si cifre), va avea lungimea maxim de 10
caractere;
Data facturrii poate fi de tip dat calendaristic, va avea ca valoare implicit data la care se introduc
informaiile n calculator i se va face verificarea automat ca anul s nu fie mai mic de 2000;
Seciune
Cod client poate avea aceleai caracteristici cu cmpul cu acelai nume din tabela Clieni;
Delegat poate fi de tip text de lungime 20 de caractere.
Tabela Coninut detalii facturi va avea cmpurile: Numr factur, Numr linie factur, Cod produs,
Cantitate, Pre unitar.
Cmpul:
Numr factur poate fi de tip text (poate cuprinde litere i cifre), i poate avea lungimea maxim de 10
caractere;
Numr linie factur poate fi de tip numeric cuprins ntre valoarea 1 i 150;
Cod produs poate fi de tip numeric, ntreg, mai mic dect 5000.
Cantitate poate fi de tip numeric i poate memora numere cu virgul dar mai mari dect 0;
Pre unitar poate fi de tip numeric i poate memora numere cu virgul dar mai mari dect 0.
Se observ din acest exemplu c, dei denumirea clientului (care este destul de lung) va aprea pe fiecare
factur, ea nu se va memora n tabela Facturi ca atare, ci aici va fi memorat numai codul clientului (care este un numr
ntreg) ce va fi gestionat mult mai rapid. Similar se petrec lucrurile i n tabela Coninut detalii facturi unde denumirea
produsului se substituie cu codul acestuia iar elementele facturii vor fi substituite cu numrul facturii.
5.1.1.3
nelegerea noiunii de cheie primar

Puterea bazelor de date relaionale este dat de faptul c informaiile se memoreaz n mai multe tabele, dar
exist posibilitatea (folosindu-ne de legturile existente ntre tabele) s aducem mpreun rapid i eficient aceste date,
dac ntre ele exist o legtur logic. Pentru aceasta, fiecare tabel trebuie s aib un cmp sau un grup de cmpuri care s
identifice n mod unic orice nregistrare a acestuia. n terminologia bazelor de date acest cmp sau grup de cmpuri
formeaz cheia primar a tabelului.
La stabilirea cheii primare a unui tabel trebuie avut n vedere faptul c:
aceasta va fi n mod obligatoriu completat pentru fiecare nregistrare;
nu pot exista dou nregistrri cu aceeai valoare a cheii primare;
lungimea cheii primare afecteaz viteza de prelucrare a datelor din tabel;
n mod implicit un tabel este vizualizat n ordine cresctoare a cheii primare.

Pentru tabelele de mai sus pot fi stabilite urmtoarele chei primare:
Clieni: cheia primar este alctuit din cmpul Cod client;

Produse: cheia primar este alctuit din cmpul Cod produs;
Facturi: cheia primar este alctuit din cmpul Numr factur;
Coninut detalii facturi: cheia primar este alctuit din cmpurile Numr factur i Numr linie
factur, deoarece pe aceeai factur sunt nscrise mai multe produse pe linii diferite. Astfel, n tabel nu
vor exista dou nregistrri care s aib acelai numr de factur i acelai numr de linie n cadrul
facturii.
Stabilirea unui cmp ca fiind cheie primar (Primary Key), se realizeaz sub Access prin intermediul
machetelor de creare / actualizare a structurii tabelelor (Design View
).
Seciune
5.1.1.4
nelegerea noiunii de index

Indexul se asociaz tabelelor bazei de date pentru a crete viteza de cutare a anumitor nregistrri sau de
sortare a acestora. De obicei se indexeaz acele cmpuri dup care se caut n mod frecvent date. Trebuie s fim totui
reinui n folosirea indecilor deoarece acetia ncetinesc adugarea, modificarea i tergerea datelor din tabele.
Indexarea se poate face dup unul sau mai multe cmpuri n funcie de necesitile de prelucrare a datelor.
De regul se folosesc indeci pentru
cmpuri de tip numeric, text sau dat calendaristic anticipndu-se c n aceste cmpuri se vor memora o gam larg de
valori.
Access utilizeaz implicit o indexare intern dup cmpurile care alctuiesc cheile primare i cheile externe ale tabelelor.
Seciune
5.1.1.5
nelegerea noiunii de relaionare a tabelelor i a utilitii acesteia

Relaionarea tabelelor este o etap pe care trebuie s o parcurgem n proiectarea aplicaiilor de baze de date
relaionale, dup crearea i salvarea structurii tabelelor n care se vor memora informaiile. Ea const n stabilirea
legturilor logice dintre unele cmpuri ale unor tabele cu cmpurile altor tabele.
Dei relaionarea propriu-zis se face dup ce am creat structura tabelelor, legturile logice care exist ntre
date trebuie avute n vedere n permanen atunci cnd stabilim care sunt tabelele folosite i ce informaii vor conine ele.
De asemenea, n organizarea datelor se urmrete reducerea redundanei prin nregistrarea unei informaii
ntr-un singur loc i accesarea ei oriunde este necesar. Aceast accesare poate fi fcut n mod coerent numai dac sunt
stabilite corect relaiile ntre tabele prin intermediul unor cmpuri pereche: cheia primar a unui tabel se asociaz cu
cheia extern din alt tabel. De cele mai multe ori acestor cmpuri cheie li se d aceeai denumire pentru a fi evident c
ntre ele exist o legtur logic. Ele trebuie s aib acelai tip de date i aceeai lungime.
nregistrrile a dou tabele pot fi numai n una din urmtoarele tipuri de relaii:
Unu-la-unu (1-1) unei nregistrri dintr-un tabel i corespunde o singur nregistrare din cel
de-al doilea tabel;
Unu-la-muli (1-n) unei nregistrri dintr-un tabel i pot corespunde una sau mai multe
nregistrri din cel de-al doilea tabel, dar o nregistrare din cel de-al doilea tabel poate avea cel
mult o singur nregistrare corespondent n primul tabel. Relaia poate fi considerat de tipul
muli-la-unul (n-1) dac privim lucrurile pornind de la cel de-al doilea tabel ctre primul;
Muli-la-muli (n-n) unei nregistrri dintr-un tabel i pot corespunde una sau mai multe
nregistrri din cel de-al doilea tabel, dar i o nregistrare din cel de-al doilea tabel poate avea
mai multe nregistrri corespondente n primul tabel.
Aceste tipuri de relaii pot fi stabilite ntre nregistrrile a dou tabele relaionate ntre ele prin cmpurile
cheie primar i cheie extern.
Cele mai des ntlnite tipuri de relaii sunt cele de tipul unu-la-muli iar mai rare cele unu-la-unu. Relaia
de tip muli-la-muli este un caz special deoarece ea nu este implementat n mod direct ci se rezolv prin introducerea
unui tabel intermediar care se afl in relaie de muli-la-unul cu tabelele iniiale.
Cteva exemple:
Relaia de tipul unu-la-unu reprezint cel mai simplu tip de relaie dintre nregistrrile (rndurile) unor tabele
corespondente. Astfel, unei nregistrri dintr-o tabel i va corespunde doar o singur nregistrare din tabela
corespondent. Pentru exemplificare s presupunem c exist n cadrul unei baze de date relaionale urmtoarele tabele:
Seciune
Se observ c pentru materializarea relaiei unu la unu s-a ales cmpul Cod persoan ca fiind cmp unic de
identificare i de legtur ntre informaiile coninute n cele dou tabele. Aceasta determin ca unei singure nregistrri
din tabela Date personale angajai s-i corespund doar nregistrarea din tabela Salarii curente n care cmpul Cod
persoan identific acelai angajat. Deci, pentru fiecare persoan (angajat) exist doar o singur nregistrare att n tabela
Date personale angajai ct i n tabela Salarii curente. Altfel spus, n acest exemplu tabelele Date personale angajai
i Salarii curente au fiecare attea nregistrri ci angajai exist.
Relaiile de tip unu-la-muli leag o nregistrare dintr-un tabel de baz cu mai multe nregistrri dintr-un alt
tabel corespondent prin intermediul unui cmp cheie. Cmpul cheie din tabelul de baz se mai numete i cheia primar
iar cmpul cheie corespondent din cealalt tabel reprezint cheia strin (extern). Relaiile unu la muli sunt cel mai
ntlnit tip de relaii.
Un alt exemplu din lumea real a bazelor de date va fi elocvent pentru nelegerea acestui tip de relaii.
Pornind de la aceeai tabel de baz numit Date personale angajai i presupunnd c ne intereseaz o interogare din
care s aflm informaii despre deplasrile acestora, vom avea ca tabel corespondent tabela numit Deplasri angajai.
Este evident c fiecrui angajat unic determinat prin cmpul Cod persoan i pot corespunde una, mai multe sau nici o
deplasare. Pentru a rezolva aceast interogare vom stabili o relaie de tipul unu la muli ntre cele dou tabele.
Dac n tabela Date personale angajai exist doar o singur nregistrare (rnd) pentru un angajat, n tabela
Deplasri angajai pot exista attea nregistrri (rnduri) pentru fiecare angajat cte deplasri a fcut.
Un coninut fictiv al acestor tabele precum i legturile dintre ele ar putea fi:
Relaiile de tipul muli-la-unul reprezint inversul relaiilor unu la muli. Dac n exemplul anterior
considerm tabela de baz ca fiind tabela Deplasri angajai avnd ca tabel corespondent Date personale angajai,
avem de-a face cu un tip de relaie muli la unul. Mai multor deplasri executate i nregistrate n tabela Deplasri
Seciune

angajai le poate corespunde doar un singur angajat (Cod persoan). Cmpul (cheia) de legtur rmne acelai Cod
persoan.
Relaiile de tipul muli-la-muli reprezint un tip de relaii complexe care nu sunt implementate n mod
direct n sistemele de gestiune a bazelor de date relaionale.
n etapa de analiz a unei activiti putem desprinde i cazuri n care unei nregistrri (rnd) dintr-o tabel i
pot corespunde mai multe nregistrri (rnduri) dintr-o alt tabel, n acelai timp ns, unei nregistrri (rnd) din cea dea doua tabel i pot corespunde mai multe nregistrri (rnduri) din prima tabel. De exemplu, dac identificm dou
tabele: Tabela Date personale angajai i Tabela Documentaie tehnic i analizm relaiile dintre ele vom observa c
un angajat poate deine mai multe documentaii tehnice iar o documentaie tehnic este posibil s fi fost consultat de mai
muli angajai ai firmei. Spunem n acest caz c ntre cele dou tabele exist o relaie muli la muli.
Acest tip de relaie ntre tabele nu este implementat n mod direct ci se rezolv prin introducerea unei tabele
suplimentare. Aceast nou tabel se afl n relaie de muli la unu cu fiecare din tabelele iniiale.
Pentru exemplul nostru tabela intermediar (de intersecie) poate fi Tabela Documentaie consultat avnd
urmtorul coninut i relaii cu tabelele iniiale:
Se spune c relaia muli la muli se sparge n dou relaii unu la muli pentru aceasta folosindu-se o tabel
intermediar (de intersecie). Aceast tabel este astfel aleas nct s conin o cheie primar format din cheile primare
ale tabelelor iniiale i alte informaii specifice interseciei lor.
5.1.1.6
nelegerea noiunii de regul aplicat tabelelor i a importanei acesteia pentru pstrarea unor legturi corecte
ntre tabele
Seciune

ntr-o aplicaie de baze de date relaionale una dintre cele mai importante probleme care se pune este
pstrarea coerenei i consistenei datelor memorate n tabele. Ne putem imagina ce s-ar ntmpla dac din tabela
Produse ar fi tears nregistrarea ce conine date despre un anumit produs dar codul acestuia figureaz n tabela
Coninut detalii facturi ca fiind vndut pe o anumit factur. n acest fel nu vom ti denumirea produsului care a fcut
obiectul tranzaciei respective.
Pentru a evita situaii de acest fel putem s impunem aplicarea unor reguli, a unor restricii la adugarea,
modificarea i tergerea nregistrrilor din tabelele corelate.
n exemplul nostru vom impune restricia de a nu putea aduga un produs pe o linie de factur pn cnd
informaiile despre produsul respectiv nu au fost introduse n tabelul Produse. Similar vom impune restricia ca n tabelul
Produse s nu se poat terge o nregistrare sau modifica un cod de produs atta timp ct acesta figureaz n nregistrri
ale tabelului Coninut detalii facturi.
Aplicarea acestui tip de reguli permite crearea unor baze de date care s aib o proprietate important:
integritatea referenial, absolut necesar mai ales n condiiile exploatrii bazei de date n context multiutilizator.
5.1.2
Primii pai n lucrul cu bazele de date
5.1.2.1
Lansare n execuie i nchiderea unei aplicaii de baze de date

Programul Microsoft Access este un sistem performant de gestiune a bazelor de date (un SGBD) care este
constituie una dintre componentele principale ale pachetului Microsoft Office.
Pornirea Microsoft Access se poate face prin:
deschiderea acestuia din meniul Start.;
lansarea unui shortcut al programului Microsoft Access (dac acesta se exist de exemplu pe
desktop).
nchiderea Microsoft Access se poate face:
apsnd butonul de nchidere x al ferestrei principale;
prin intermediul opiunii Close din meniul File al aplicaiei;
prin utilizarea combinaiei de taste Alt-F4.
5.1.2.2
Deschiderea i log-area la o baz de date creat anterior

Deschiderea unei baze de date create anterior se poate realiza:
Prin deschiderea din meniul Start, a programului Microsoft Access, apoi, dup confirmarea pe
<Ok>, prin alegerea din dialogul afiat a aplicaiei dorite.
Din meniul File al programului Microsoft Access, prin alegerea opiunii Open (sau apsnd
butonul Open din bara de instrumente). n urma acestor aciuni se va lansa dialogul de deschidere
File Open prin intermediul cruia se va putea alege numele bazei de date dorite.
Prin lansarea programului Windows Explorer sau My Computer, se va putea localiza baza de date
dorit i apoi prin double-clik cu mouse-ul deasupra denumirii acesteia se va putea deschide.
Dac baza de date a fost creat apelndu-se la opiunile de securitate posibil de utilizat de sub Access
(stabilirea unei conexiuni, a unor grupuri de utilizatori ce o pot accesa, a unor nume de utilizatori corespunztoare unor
parole, a unor drepturi acordate acestora etc) atunci, pentru log-are va fi necesar lansarea unei conexiuni (posibil ODBC
sau de alt tip) i completarea datelor User name i Password ce vor fi solicitate de un dialog de conectare.
Cteva exemple:
Dup lansarea n execuie din meniul Start al sistemului Windows sau dintr-un shortcut special, programul
Access 2000 prezint urmtorul dialog:
Seciune
Se observ ca element central o caset de dialog prin intermediul creia utilizatorul poate opta pentru:
1.
2.
3.
1.
deschiderea unei baze de date deja existente (exemplu Northwind o baz de date model care se poate instala
odat cu programul Access)
deschiderea unei baze de date noi (Blank Access database)
sau pentru crearea imediat a unei baze de date sau a unor obiecte ale acesteia, utiliznd vrjitorii (Access
database wizards, pages, and projects).
Dac se opteaz pentru Open an existing file (opiunea bifat implicit), se poate selecta baza de date
(aplicaia) dorit. Aceasta se va ncrca n memorie i eventual se va lansa n execuie (dac este setat n
acest sens). De exemplu, dac se alege Northwind i se confirm prin <OK> va fi afiat urmtorul ecran
de start al aplicaiei:
Confirmnd n continuare prin <OK> va aprea ecranul principal de prezentare a bazei de date prin
intermediul cruia putem avea acces la obiectele acesteia (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules). Se
observ c n mod implicit sunt selectate tabelele bazei de date (Tables).
Seciune
2. Dac se opteaz pentru deschiderea unei baze de date noi (Blank Access database) se va lansa un dialog prin
intermediul cruia suntem invitai s alegem un nume i un folder unde se va crea baza de date:
n mod implicit ni se propune numele db1.mdb pentru baza de date i folder-ul My Documents ca loc n care
s se salveze. Acesta este de fapt un dialog standard Windows 2000 de tipul File Open / Save care apare utilizatorilor de
cte ori o aplicaie Windows solicit alegerea acestor doi parametrii (nume fiier i folder). Presupunnd c acceptm
parametrii implicii i confirmm prin apsarea butonului <Create> vom obine ecranul de proiectare (prezentare) a unei
baze de date noi (fr tabele i fr nici un alt obiect prefabricat). n continuare vom putea crea obiectele dorite
selectnd tipul de obiect i apsnd butoanele <Open> sau <Design>. Ecranul care va aprea este:
Seciune
3. Dac optm pentru Access database wizards, pages, and projects se va lansa un dialog prin intermediul
cruia putem selecta wizard-ul specializat pentru tipul de aplicaie ales (ne sunt prezentate un numr de aplicaii tipice):
Permanent, n funcie de modul de lucru i contextul n care ne aflm, programul Access ne pune la dispoziie
anumite meniuri contextuale (accesibile prin apsarea butonului din dreapta al mouse-ului) sau bare de meniuri i de
instrumente speciale posibil de utilizat n orice moment. O tratare exhaustiv a acestora nu este necesar i nici chiar
posibil deoarece Microsoft a lsat liber utilizatorilor posibilitatea de a particulariza aceste bare i deci configuraiile
meniurilor i butoanelor pot diferi de la un calculator la altul. Sub Access, la fel ca sub oricare alt program Office (Word,
Excel, Power Point), este important s nvm s navigm utiliznd la maximum interactivitatea sistemului oferit prin
intermediul asistenilor, a help-urilor senzitive i a mesajelor tooltip ce apar pe un fond galben deschis, atunci cnd
ntrziem cu prompter-ul mouse asupra unui buton.
5.1.2.3
Crearea unei baze de date noi

Se poate face n mai multe moduri:
Prin lansarea n execuie a programului Microsoft Access iar apoi prin bifarea opiunii Blank
Access database din dialogul de nceput. n continuare confirmarea prin apsarea butonului
<OK> va determina lansarea unui dialog de deschidere prin intermediul cruia vor putea fi
stabilite numele noii baze de date i locaia unde aceasta se va salva.
Din meniul File al programului Microsoft Access, prin alegerea opiunii New (sau apsnd
butonul New din bara de instrumente). n urma acestor aciuni se va lansa dialogul de deschidere
10
Seciune

File Open prin intermediul cruia se vor stabili numele i locaia unde se va salva noua baz de
date.
Vezi de la exemplul anterior (seciunea 5.1.2.2) punctele 2 i 3:
2. deschiderea unei baze de date noi (Blank Access database)
3. crearea imediat a unei baze de date utiliznd vrjitorii (Access database wizards, pages, and projects).
5.1.2.4
Salvarea unei baze de date la o anume locaie pe un suport de memorare

Specific programului Microsoft Access este faptul c o baz de date nu trebuie salvat. n momentul
nchiderii, toate modificrile realizate se salveaz automat.
Pentru siguran, se recomand copierea (duplicarea) bazei de date n mai multe locuri i preferabil pe mai
multe tipuri de supori (hard disc, dischete ZIP, CD etc).
5.1.2.5
Utilizarea facilitii Help

Pe parcursul lucrului cu Microsoft Access se poate apela la facilitatea Help din bara de meniuri pentru a
obine informaii despre un anumit termen, o anumit operaiune sau explicarea utilitii unor dialoguri, butoane, meniuri
sau opiuni.
Opiunile din meniul Help au urmtoarele utiliti:
5.1.2.6
Microsoft Access Help (F1) ofer posibilitatea consultrii unei vaste documentaii i a cutrii
rapide a unor informaii
Show the Office Assistant aduce pe ecran o caset cu indicaii ajuttoare pentru operaiile pe
care le efectuai
Whats this?- Modific forma prompter-ului mouse i d posibilitatea ca atunci cnd acesta este
poziionat peste un anumit obiect sau opiune s se afieze informaiile contextuale
corespunztoare.
nchiderea unei baze de date

nchiderea unei aplicaii se poate face prin:
apsarea butonului x de nchidere al ferestrei aplicaiei sau prin alegerea opiunii <Close> din
meniul ferestrei aplicaiei;
apsarea butonului de nchidere x al ferestrei programului Access sau prin alegerea opiunii
<Close> din meniul ferestrei programului Access;
prin utilizarea combinaiei de taste Alt-F4.
5.1.3
Stabilirea setrilor de lucru
5.1.3.1
Schimbarea modului de vizualizare pentru un tabel, un formular sau un raport

Tabelele, formularele i rapoartele au mai multe moduri de vizualizare. Acestea pot fi selectate apsnd
butonul (pictograma) View aflat n stnga barei de meniuri corespunztoare obiectului respectiv.
Tabelele se pot vizualiza n unul din urmtoarele moduri:
Design View- atunci cnd avem acces la structura acestora pe care o putem vedea i eventual
modifica;
Datasheet View atunci cnd avem acces la nregistrrile care sunt memorate, pe care le putem
sorta, filtra sau cuta dup anumite criterii.
Formularele se pot vizualiza n unul din urmtoarele moduri:
11
Seciune
Design View- atunci cnd avem acces la macheta de proiectare a acestora pe care o putem vedea
i eventual modifica;
Datasheet View atunci cnd avem acces la datele pe care le vizualizeaz formularul sub form
tabelar;
Form View atunci cnd avem acces la date n forma proiectat cu ajutorul formularului.
Rapoartele se pot vizualiza n unul din urmtoarele moduri:
Design View- atunci cnd avem acces la macheta de proiectare a acestora pe care o putem vedea
i eventual modifica;
Print Preview atunci cnd se prezint datele n forma proiectat cu ajutorul raportului.
Iat n continuarea un exemplu de schimbare a modului de vizualizare a unui tabel:
5.1.3.2
a.
vizualizare Datasheet View:
b.
vizualizare a machetei de proiectare (Design View):
Afiarea i ascunderea barelor de instrumente

Barele de instrumente (Toolbars) sunt afiate n mod implicit de ctre Microsoft Access i ele conin
opiunile posibile, cele mai frecvent folosite n contextul dat. n funcie de dorina utilizatorului barele de instrumente pot
fi afiate, ascunse sau personalizate (completate cu alte opiuni sau eliminate opiunile considerate nenecesare).
Aceste operaiuni pot fi realizate prin intermediul opiunii Customize din meniul Tools. Selectnd butonul
Toolbars vom avea pe ecran toate barele de instrumente disponibile, le vom bifa pe cele care dorim s fie afiate i le
vom debifa pe cele care dorim s rmn ascunse.
12
Seciune
5.2
TABELE
5.2.1
Operaiile de baz
5.2.1.1
Crearea i salvarea unui tabel, specificarea cmpurilor i a tipurilor de date coninute de acestea
Access pune la dispoziia proiectanilor de aplicaii trei metode utile pentru crearea tabelelor. Acestea sunt:
1.
2.
3.
Create table in Design view (crearea tabelei n modul de proiectare Design view )
Create table by using wizard (crearea tabelei utiliznd vrjitorul)
Create table by entering data (crearea tabelei chiar n momentul introducerii datelor).
Cele trei metode sunt evideniate n urmtorul ecran care apare dup selectarea obiectelor Tables prin apsarea
butonului de comand specific.
13
Seciune
Cea mai des utilizat metod este prima - Create table in Design view, care odat selectat i punctat prin
<Enter> sau dublu clic ne deplaseaz n aceeai machet de proiectare ce apare i la apsarea
butonului
.
n urmtoarea figur se poate vedea macheta de proiectare disponibil n momentul crerii tabelei Date personale
angajai (tabel care a mai fost prezentat ntr-un capitol anterior, atunci cnd s-a discutat relaia unu la muli).
Numele cmpurilor se nscriu prin tastarea acestora n coloana Field Name iar tipul de dat se selecteaz prin
intermediul unei liste (control combo box) care apare atunci cnd se execut un clic n linia cu cmpul dorit, n dreptul
coloanei Data Type.
14
Seciune
Iat controlul combo box disponibil cnd se alege tipul de dat pentru cmpul data angajarii.. Evident s-a ales
tipul de dat Data / Time.
n machet se mai observ cmpul cod persoana care este un cmp tip cheie de acces Primary Key. Acest
cmp are n dreptul lui o pictogram cheie care a fost selectat anterior printr-un clic dat n bara de instrumente pe
butonul coninnd acelai simbol. Cmpul cod persoana se mai numete i cheie intern.
Structura tabelei mai conine i cmpurile nume persoana i adresa n care se vor memora date de tipul Text.
Cmpul cod functie se mai numete i cheie extern i este un cmp de legtur ctre o alt tabel numit Nomenclator
functii avnd o structur foarte simpl ce va fi prezentat n continuare.
Se observ c aceast tabel conine doar trei cmpuri: cod functie care aici este cheie de acces primar, denumire
functie un cmp de tip Text ce va conine denumirea n clar a funciilor ocupate de angajai i cod categorie functie o
cheie extern care va fi util pentru crearea unei legturi ctre o alt tabel: Nomenclatorul categoriilor de functii.
Dimensiunea aleas (Field Size) pentru cmpul cod categorie functie este de tipul byte. S-a ales tipul numeric byte
deoarece s-a considerat c nu este posibil s existe mai mult de 255 de categorii de funcii. n acest fel s-a obinut o
economie de memorie datorat faptului c tipul de dat byte ocup doar un octet (byte) de memorie.
Structura tabelei Nomenclatorul categoriilor de functii se poate vedea n urmtoarea figur:
15
Seciune
Nomenclatorul categoriilor de functii este o tabel secundar din care vom extrage la nevoie doar denumirea categoriei
funciei ocupate de un angajat (ex.: director, ef de departament, ef de birou, analist, operator contabil, operator
financiar, secretar etc). La capitolul referitor la interogri (queries) se va exemplifica lucrul cu aceast tabel.
Aa cum am artat, pe lng metoda Design View, Access mai pune la dispoziia utilizatorilor nc dou
metode utile pentru crearea tabelelor: Create table by using wizard (crearea tabelei utiliznd vrjitorul) i Create table
by entering data (crearea tabelei chiar n momentul introducerii datelor). n continuare vor fi prezentate pe scurt i aceste
dou metode.
Crearea unei tabele utiliznd vrjitorul se face dnd dublu-clic pe opiunea Create table by using wizard. n
urma acestei aciuni vom obine o succesiune de dialoguri specializate pentru crearea unor tabele din domeniile Business
sau Personal. Dialogurile se bazeaz pe anumite cmpuri predefinite de ctre Access pentru aceste domenii. Iat
succesiunea de dialoguri care vor aprea dac se selecteaz domeniul Business:
16
Seciune
17
Seciune
Microsoft, atunci cnd a realizat programul Access, a considerat c este bine s ofere utilizatorilor i
posibilitatea de a crea o tabel chiar n momentul introducerii datelor. Aceasta este de fapt a treia metod de creare a
tabelelor, care devine disponibil dup selectarea opiunii Create table by entering data.
Dup solicitarea Create table by entering data va aprea o macheta de ncrcare exhaustiv a datelor. Este o
machet preformatat pentru 10 coloane (cmpuri) numite Field1, Field2,,Field10 i 21 de rnduri (nregistrri) vide.
Aceast modalitate de lucru presupune c ulterior, dup introducerea datelor n celule, se va solicita metoda de lucru
Design View pentru definirea structurii tabelei (numele cmpurilor, tipurile de date i proprietile acestora). Intrarea n
Design View se poate obine prin apsarea primului buton din bara de instrumente (Toolbar) care conine pictograma
unui echer.
Salvarea tabelelor
Dup crearea numelor de cmpuri (Field Name), alegerea tipurilor de date pentru acestea (Data Type) i
setarea proprietilor cmpurilor (Field Properties), se stabilesc cmpurile care alctuiesc cheia primar de acces i
eventual alte chei de tip index, ce se pot selecta prin utilizarea butonului Indexes
din Toolbar n mod
18
Seciune

similar cu butonul Primary Key.
Salvarea tabelelor se realizeaz prin alegerea opiunii Save sau Save as din meniul File aflat n bara de meniuri
(Menu bar). n urma acestei aciuni apare urmtorul dialog:
Aici se afl nscris iniial un nume implicit Table1 propus de Access. Peste acest nume se va nscrie de la tastatur numele
dorit pentru tabel, (Nomenclator functii) apoi se va confirma prin apsarea butonului <OK> sau a tastei <Enter>.
5.2.1.2
Adugarea i tergerea nregistrrilor dintr-un tabel

Adugarea i tergerea de nregistrri ntr-un tabel se face atunci cnd tabelul se afl in modul de vizualizare
Datasheet view.
Adugarea de nregistrri noi se face apsnd din meniu opiunile Insert, New record, prin apsarea
butonului specific aflat n partea dreapta a barei de navigare a tabelului sau pur i simplu prin poziionarea n tabel pe
nregistrarea marcat cu * (ultimul rnd din tabel). Salvarea nregistrrii introduse se face atunci cnd ne mutm pe o
alt nregistrare sau cnd salvm tabelul.
tergerea uneia sau mai multor nregistrri ale unui tabel se face selectnd coloanele dorite i apoi prin
apsarea opiunilor din meniu: Edit, Delete record sau pur i simplu prin apsarea tastei <Delete>.
Selectarea nregistrrilor se face prin poziionarea pe prima nregistrare cu ajutorul mouse-ului sau a
sgeilor de pe tastatur, dup care se apas din meniu Edit, Select record sau se d clic cu mouse-ul n marginea stng a
nregistrrii. innd butonul stng al mouse-ului apsat i baleind nregistrrile, acestea vor fi selectate. Observm c
nregistrrile selectate sunt prezentate pe fond negru. Dac dorim s selectm toate nregistrrile unui tabel apsm din
meniu Edit, Select All Records.
19
Seciune
5.2.1.3
Adugarea unui cmp ntr-un tabel existent

Adugarea unui cmp ntr-un tabel se face atunci cnd tabelul se afl n modul de proiectare Design View.
Noul cmp se adaug dup celelalte cmpuri pe primul rnd liber. n figura urmtoare se prezint adugarea unui cmp
numit adresa e-mail.
Cmpurile se pot aduga i prin inserare. Pentru aceasta ne poziionm pe rndul naintea cruia se dorete
inserarea noului cmp apoi lansm din meniu Insert, opiunea Rows.
20
Seciune
5.2.1.4
Modificarea datelor dintr-o nregistrare

Modificarea valorilor memorate n cmpurile unei nregistrri se face atunci cnd tabelul se afl in modul de
lucru Datasheet view.
Ne poziionm cu ajutorul mouse-ului sau tastaturii pe nregistrarea dorit i apoi parcurgem cmpurile
apsnd tastele <Tab> sau <Enter> pn cnd ajungem n cmpul dorit, pe care l modificm prin editare.
Salvarea nregistrrii modificate se produce automat atunci cnd ne mutm pe o alt nregistrare sau cnd
salvm tabelul.
5.2.1.5
tergerea datelor dintr-o nregistrare

tergerea valorilor memorate n cmpurile unei nregistrri se face atunci cnd tabelul se afl in modul de
vizualizare Datasheet view.
Ne poziionm cu ajutorul mouse-ului sau tastaturii pe nregistrarea dorit i apoi parcurgem cmpurile
apsnd tastele <Tab> sau <Enter> pn cnd ajungem n cmpul dorit, cruia (prin editare) i tergem valoarea. Acest
lucru nu este posibil pentru cmpurile componente ale cheii primare sau alte cmpuri care nu admit s fie lipsite de valori
(nu admit valoarea Null).
Salvarea nregistrrii i eventual semnalarea erorilor se produce automat atunci cnd ne mutm pe o alt nregistrare sau
cnd salvm tabelul.
5.2.1.6
Folosirea comenzii Undo

Aceasta este o comand foarte util, disponibil n meniul Edit tot timpul lucrului sub Microsoft Access, care
ne d posibilitatea s revenim la starea de dinaintea unei operaiuni efectuate. Aceast facilitate poate fi apelat de mai
multe ori succesiv pentru a anula anumite operaii executate anterior. Comanda Undo se poate lansa i prin combinaia de
taste Ctrl-Z.
Exist si operaii executate care nu mai pot fi anulate.
5.2.1.7
Navigarea ntr-un tabel pe nregistrarea urmtoare, anterioar, prima nregistrare, ultima nregistrare sau pe o
anumit nregistrare specificat
Atunci cnd un tabel se afl n modul de vizualizare Datasheet view n partea de jos a ferestrei este afiat o
bar standard de butoane de navigare printre nregistrri:
prin intermediul crora (n ordine de la stnga la dreapta) se poate obine:

deplasarea pe prima nregistrare din tabel
deplasarea pe nregistrarea anterioar
se poate vedea numrul nregistrrii curente (5 n cazul de fa) sau se poate comanda deplasarea pe un alt numr de
nregistrare, dac n locul numrului curent (ce apare n cmpul de editare) se va nscrie numrul noii nregistrrii
pe care dorim s ne poziionm, dup care se aps tasta <Enter>)
o
deplasarea pe nregistrarea urmtoare
o
deplasarea pe ultima nregistrare a tabelului
o
deplasarea pe un spaiu special rezervat (marcat prin *) pentru adugarea unei nregistrri noi.
nregistrarea curent este evideniat prin intermediul pictogramei care apare n stnga acesteia sub forma
vrfului unei sgei orientate spre dreapta:
o
o
o
21
Seciune
5.2.1.8

tergerea unui tabel
tergerea unui tabel se face atunci cnd este selectat n fereastra de prezentare a aplicaiei obiectul de tip
Tables. Toate tabelele din cadrul aplicaiei fiind afiate n fereastr, se selecteaz cel pe care dorim s-l tergem i se
urmeaz una dintre urmtoarele trei ci:
se apas tasta <Delete>
se solicit din meniu Edit, opiunea Delete
se alege comanda Delete din meniul contextual activat prin apsarea butonul drept al mouse-ului.
5.2.1.9
Salvarea i nchiderea unui tabel

Salvarea si nchiderea (cu sau fr salvare) unui tabel se face atunci cnd acesta se afl n modul de
vizualizare Design View sau Datasheet View.
Pentru salvarea unui tabel cu datele i cu structura sa actual alegem din meniul File, opiunea Save sau
apsm butonul Save din Toolbar.
Pentru nchiderea unui tabel se:
alege din meniu File, opiunea Close
apas butonul de nchidere a ferestrei programului Access sau se apas opiunea <Close> din meniul
ferestrei programului Access.
Dac asupra tabelului s-au fcut modificri, dup comanda de nchidere, sistemul afieaz o fereastr de
dialog n care se ntreab dac se salveaz sau nu tabelul.
5.2.2
Definirea cheilor
22
Seciune
5.2.2.1

Definirea cheii primare
Definirea cheii primare a unui tabel se face atunci cnd tabelul se afl n modul Design View.
n cazul n care cheia primar este format dintr-un singur cmp, ne poziionm pe cmpul respectiv i
apsm din meniu Edit, Primary key sau apsm pictograma respectiv din bara de instrumente.
n cazul n care cheia primar este format din mai multe cmpuri, cu tasta CTRL apsat, apsm clic cu
mouse-ul n zona gri din stnga tuturor cmpurilor care fac parte din cheia primar, apoi apsm din meniu Edit, Primary
key sau apsm butonul cu pictograma respectiv (cheia) din bara de instrumente.
5.2.2.2
Indexarea dup un anumit cmp cu/fr admiterea existenei valorilor duplicate

Indexarea dup un cmp al unui tabel se face atunci cnd acesta se afl n modul Design View. Dup ce ne
poziionm pe cmpul respectiv, modificm proprietatea acestuia: Indexed la valoarea Yes i alegem dac se admit sau nu
n acest cmp valori duplicate.
23
Seciune
5.2.3
Proiectarea tabelelor
5.2.3.1
Schimbarea atributelor cmpurilor: dimensiunea cmpurilor, formatul cmpurilor (formatul numeric i formatul
dat calendaristic)
Schimbarea atributelor cmpurilor se face atunci cnd tabelul se afl n modul de vizualizare Design View
prin intermediul meniului (combo box) Data Type i eventual prin modificarea proprietilor corespunztoare.
24
Seciune
Dac se modific formatul unui cmp de tip dat calendaristic atunci se pot stabili i tipul i masca de
afiare corespunztor formatelor internaionale utilizate.
5.2.3.2
nelegerea implicaiilor schimbrii dimensiunii cmpurilor dintr-un tabel

Schimbarea dimensiunii unui cmp nu are implicaii atunci cnd modificm dimensiunea de la una mai mic
la una mai mare, invers ns, se pot pierde date. Iat un posibil dialog care apare atunci cnd se modific dimensiunea
unui cmp (locul deplasrii) la o valoare mai mic dect cea iniial (50 caractere).
25
Seciune
5.2.3.3
Crearea unei reguli simple de validare i afiare pentru cmpuri de tip: numeric, dat calendaristic, valut
Valorile introduse ntr-un cmp sunt verificate pentru a corespunde tipului de dat al cmpului. De exemplu,
nu sunt admise valori text ntr-un cmp numeric, ntr-un cmp dat calendaristic nu sunt admise dect valori
corespunznd formatului declarat.
Pot fi stabilite i alte reguli de validare suplimentare, specifice, prin completarea proprietii Validation Rule
a cmpului. Aceasta este disponibil n modul Design View. Textul mesajului ce va fi afiat atunci cnd o valoare
introdus ncalc regula specificat, se specific prin completarea proprietii Validation Text. Un exemplu de regul
suplimentar pentru un cmp numeric este aceea c valorile introduse s fie >100. Pentru un cmp de tip dat
calendaristic putem valida s fie <01.01.03.
Dac se dorete afiarea cmpurilor ntr-un anumit format atunci se poate apela la meniul Format
corespunztor cmpului:
26
Seciune

De asemenea dac se dorete impunerea unei anumite mti format de editare pentru un cmp, se poate
apela la dialogul Input Mask (prin apsarea butonului
corespunztor).
5.2.3.4
Schimbarea limii unei coloane a unui tabel

Limea de afiare a unei coloane n modul Datasheet view este stabilit n mod implicit astfel nct s fie ct
mai vizibile informaiile coninute. Modificarea dimensiunii de afiare a unei coloane se face prin poziionarea mouseului la limita dreapt a coloanei n capul de tabel. Mouse-ul se va transforma n form de cruce i cu butonul stng al
acestuia apsat (prin Drag & Drop), se ajusteaz limea coloanei dup care se elibereaz butonul mouse-ului.
5.2.3.5
Mutarea unei coloane n cadrul unui tabel

Ordinea iniial de afiare a coloanelor unui tabel n modul de vizualizare Datasheet view este ordinea
cmpurilor n structura tabelului.
Modificarea ordinii de afiare a coloanelor se face selectnd coloana sau coloanele care se vor muta. O
coloan se selecteaz apsnd butonul stng al mouse-ului deasupra capului de coloan. Selectarea mai multor coloane se
face selectnd o coloan i apoi cu tasta Shift apsat se d clic cu mouse-ul n capul de coloan al coloanelor care dorim
s le selectm. Observm c toate coloanele selectate sunt afiate pe fond negru. n zona capului de tabel al coloanelor
selectate apsm butonul mouse-ului, acesta ia forma unui dreptunghi, i cu el apsat putem muta coloanele la noua lor
poziie. Noua poziie este marcat printr-o linie despritoare ntre coloane ngroat.
27
Seciune
5.2.4
Relaii ntre tabele

Crearea i tergerea relaiilor dintre tabele se face n fereastra Relationships care se activeaz apsnd din
meniu: Tools, Relationships sau butonul cu acelai nume din bara de instrumente.
5.2.4.1
Crearea unor relaii unu-la-unu i unu-la-muli ntre tabele

Pentru a aduce n fereastra Relationships tabelele ntre care dorim s stabilim legturi, alegem din meniul
Tools opiunea Relationships, apoi Show Table sau apsm butonul Show Table din bara de instrumente. Din dialogul
afiat selectm tabelele dorite innd tasta <CTRL> apsat i apoi acionm butonul <Add>. O alt metod de a aduce
tabelele n fereastra Relationships este aceea de a le trage, avnd butonul mouse-ului apsat (prin Drag & Drop), din
fereastra de prezentare a bazei de date.
n continuare se selecteaz cu mouse-ul dintre cmpurile primului tabel cmpul de legtur i se trage
peste cmpul cu care se stabilete legtura din al doilea tabel. n urma acestei aciuni se va deschide fereastra de dialog
Edit Relationships, n care vor fi precizate cmpurile relaionate i se va stabili tipul de relaie (din fereastra Join
Properties care se activeaz apsnd butonul Join Type). Prima opiune din fereastra Join Type corespunde unei relaii de
tip unu-la-unu, a doua unei relaii muli-la-unu i a treia unei relaii de tip unu-la-muli. Apsnd butonul <OK> i
prsind fereastra Relatiunships vom observa o linie ce leag cele dou tabele. Aceast linie va avea un capt n form de
sgeat numai n cazul relaiilor unu-la-muli i muli-la-unu, aceast sgeat fiind plasat pe partea de unu a relaiei.
Iat n continuare un exemplu de realizare al unui sistem de relaii pentru o baz de date:
Sistemul final de relaii al bazei de date:
28
Seciune
Se pune ntrebarea: cum au fost realizate legturile ntre tabelele bazei de date? Va fi exemplificat n
continuare algoritmul de creare a legturii tabelei Date angajai cu tabela Nomenclator studii.
1.
Selectarea opiunii Relationships care va determina apariia urmtoarei ferestre:
2.
Apsarea butonului Show table

disponibil n bara de instrumente, va deschide urmtorul
dialog pentru adugarea unei noi tabele n sistemul de relaii:
29
Seciune
Se selecteaz i se adaug prin intermediul butonului <Add>, noua tabel Nomenclator studii.
3.
Dup apsarea butonului <Close> de nchidere a dialogului anterior, n fereastra Relationships va aprea tabela
Nomenclator studii fr nici o relaie cu celelalte tabele:
4.
Pentru crearea unei relaii ntre tabela principal Date angajai i tabela Nomenclator studii prin intermediul
cmpului cod studii, se trage cu mouse-ul prin Drag & Drop (cu butonul stng al mouse-ului apsat), cmpul cod
studii din Date angajai peste cmpul cod studii din tabela Nomenclator studii. Dup eliberarea butonului
mouse-ului va aprea urmtorul dialog:
30
Seciune
Pentru alegerea tipului de relaie dorit, va fi apsat butonul Join Type care va afia un alt dialog de
selectare, ce ofer cele trei posibiliti fundamentale de relaii: unu la unu, unu la muli i muli la unu.
5.
Dialogul de selectare a tipului de relaie este:
Atunci cnd se trage legtura (n pasul 4, prin Drag & Drop) este foarte important sensul de tragere (dinspre tabela
Date angajai ctre tabela Nomenclator studii sau invers). Acest sens definete generic tabela care a fost
considerat principal n respectiva relaie. Deoarece s-a considerat tabela Date angajai ca fiind tabel principal,
atunci se va selecta tipul de relaie 3.
6.
Dup apsarea butonului <OK> din dialogul anterior, se revine automat n fereastra de dialog Edit Relationships
(vezi pasul 4), i se confirm prin clic pe butonul <Create>, ceea ce va determina crearea relaiei ntre cele dou
tabele. Noua relaie va fi materializat n fereastra Relationships astfel:
31
Seciune
Este evident c celelalte relaii dintre tabele au fost create n mod similar. Pentru c n relaia dintre tabela
Deplasare angajai i Date angajai s-a considerat ca tabel principal tabela Deplasri angajai, legtura este invers.
5.2.4.2
tergerea relaiilor dintre tabele

Se selecteaz relaia dintre tabele apsnd butonul stng al mouse-ului deasupra liniei ce reprezint relaia.
Se apas tasta <Delete> sau se alege din meniul Edit, opiunea Delete. tergerea unei relaii este posibil i prin
intermediul meniului contextual al acesteia (comanda Delete).
5.2.4.3
Aplicarea unor reguli relaiilor. Ex: Restricia de a nu putea fi terse cmpurile dup care sunt relaionate dou
tabele atta timp ct exist relaia ntre acestea.
n fereastra Edit Relationships corespunztoare unei relaii avem posibilitatea s impunem restricia de
integritate referenial acelei relaii.
Aceasta presupune s nu se poat terge o nregistrare sau modifica un cod dintr-un tabel relaionat atta
timp ct acesta figureaz n nregistrri ale celuilalt tabel relaionat. nclcarea acestor reguli va fi semnalat prin mesaje
de atenionare i operaia nu va fi executat.
Bifarea opiunii de integritate referenial d acces la nc dou opiuni: de a se terge sau modifica
nregistrrile dintr-o tabel atunci cnd se terge sau se modific nregistrarea corespunztoare din tabelul relaionat.
Integritatea referenial se poate configura prin intermediul aceluiai dialog Edit Relationships prin
intermediul cruia s-au stabilit tipurile de legturi (Join Type).
32
Seciune
5.3
FORMULARE
Atunci cnd se dorete introducerea datelor ntr-o form mai apropiat de aspectul documentului primar de
pe care se culeg informaiile, cnd se dorete afiarea unor elemente grafice sau efectuarea unor operaii ajuttoare, se vor
folosi pentru introducerea datelor formulare (machete).
5.3.1
Lucrul cu formularele
Formularele sunt instrumente ce constituie o interfa cu utilizatorul, necesar acestuia pentru realizarea
unor aciuni cum sunt: introducerea, modificarea, tergerea datelor din tabele, efectuarea unor calcule, afiarea /
modificarea rezultatelor unor interogri etc.
5.3.1.1
Deschiderea unui formular

Din fereastra de prezentare a bazei de date selectm obiectul Forms i vor fi afiate cele dou shortcut-uri
prin care pot fi create obiectele de acest tip precum i toate formularele create anterior.
Deschiderea unui formular:
n modul de vizualizare Form View se face selectnd formularul dorit i apsnd butonul <Open>
sau apsnd dublu-clic pe numele formularului.
n modul de vizualizare Design View se face selectnd formularul dorit i apsnd butonul
<Design>.
5.3.1.2
Crearea i salvarea unui formular

Un formular poate fi creat atunci cnd este selectat obiectul Forms din fereastra de prezentare a bazei de
date, n principal prin trei metode:
33
Seciune
cu ajutorul Wizard-ului specializat. El poate fi activat apsnd shortcut-ul Create form by using
wizard sau butonul New cu opiunea Form Wizard. Aceasta ofer posibilitatea de a crea n mod
asistat un formular prin parcurgerea succesiv a unor ecrane standard n care se precizeaz:
tabelul sau interogarea care furnizeaz date pentru formular, cmpurile afiate, formatul i
schema de culori a formularului creat.
n mod direct. Aceast modalitate poate fi activat apsnd shortcut-ul Create form inDesign
view sau butonul New cu opiunea Design View. Se ofer astfel posibilitatea de a crea n mod
direct formularul, specificnd rnd pe rnd: tabelul sau interogarea care furnizeaz date pentru
formular, titlul formularului, cmpurile afiate cu etichetele acestora, dimensiunea i culorile
tuturor obiectelor din formular.
Iat n continuare un exemplu de creare a unui formular cu ajutorul Wizard-ului:

1.
n primul ecran de dialog se alege tabelul sau interogarea care va sta la baza formularului ce va fi creat. Odat
aleas sursa de date, n lista de dedesubt vor fi accesibile toate cmpurile acesteia, dintre care unele (sau toate) vor fi
selectate pentru a fi afiate n formular. Cele selectate (cu ajutorul butoanelor > sau >> ) vor aprea n lista din
partea dreapt. Dac ne rzgndim i dorim s renunm la unul sau la toate cmpurile selectate vom folosi
butoanele < sau << . Dup ce am ales cmpurile vom apsa butonul <Next> pentru a trece la ecranul urmtor de
dialog.
2.
n cadrul acestui ecran de dialog vom alege tipul de formular. Vom regsi aici prefabricate patru tipuri de formulare
(Columnar, Tabular, Datasheet, Justified) ale cror tipuri de afiare pot fi consultate individual printr-un singur
clic.
34
Seciune
Dup alegerea tipului de formular i apsarea butonului <Next> se va trece la urmtorul ecran de dialog.
3.
Alegerea unui stil anume de formular dintre cele care sunt afiate ca posibile. Aspectul fiecrui formular este
prezentat atunci cnd este selectat cu mouse-ul.
4.
n ultimul ecran de dialog vom alege numele formularului creat, fie acceptnd numele propus de Access, fie scriind
numele dorit. Mai putem stabili acum cteva opiuni care ne permit accesul la formular fie n mod editare, pentru a
avea acces la date, fie n mod proiectare pentru a-i aduce unele modificri.
35
Seciune
Apsarea butonului <Finish> ncheie procesul de creare a formularului n mod asistat de ctre un vrjitor
specializat.
Aa cum am putut observa din ecranele de dialog prezentate mai sus, n oricare din fazele procesului putem
abandona (prin apsarea butonului <Cancel>), ne putem ntoarce la faza precedent (prin apsarea butonului <Back>),
putem continua (prin apsarea butonului <Next>) sau termina procesul de creare a formularului (prin apsarea butonului
<Finish>).
Formularul creat, cu ajutorul vrjitorului, pentru tabela Date Angajai este:
5.3.1.3
Introducerea, modificarea i tergerea nregistrrilor unei baze de date cu ajutorul unui formular
Coninutul nregistrrilor afiate ntr-un formular poate fi modificat prin editare direct n cmpurile de
editare (Text Boxes) sau prin intermediul unor alte obiecte ce se pot gsi n formular (foi de calcul Excel, obiecte grafice
etc).
De asemenea nregistrrile dintr-un formular pot fi terse, copiate sau nlocuite. n acest sens este foarte
util bara de selecie a unei nregistrri aflat n partea stng a acesteia care poate afia un meniu contextual (Cut, Copy,
Paste) .
36
Seciune
n Toolbar exist un buton special (Delete Record) pentru tergerea nregistrrii selectate.
Dup selectare o nregistrare poate fi tears i prin apsarea tastei Delete.

O nregistrare nou poate fi adugat prin apsarea butonului
Toolbar sau solicitnd din meniul Insert opiunea New Record.
5.3.1.4
, a unui buton asemntor existent n
Trecerea la nregistrarea urmtoare, anterioar, la prima, la ultima sau la o anumit nregistrare, atunci cnd
datele sunt accesate prin intermediul unui formular
Un formular afieaz n mod implicit o linie de stare (Statusbar) care prezint numrul nregistrrii
curente, numrul total de nregistrri din tabel i o bar de butoane care fac posibil navigarea printre nregistrrile
tabelei.
Aceste butoane (luate n ordine de la stnga la dreapta) ofer urmtoarele posibiliti:
poziionarea pe prima nregistrare din tabel,
trecerea la nregistrarea precedent,
trecerea la nregistrarea urmtoare,
poziionarea pe ultima nregistrare din tabel,
adugarea unei noi nregistrri.

n exemplul de mai sus se poate vedea c numrul nregistrrii curente este 5. Se poate comanda deplasarea pe un alt
numr de nregistrare, dac n locul numrului curent (ce apare n cmpul de editare din mijloc) se va nscrie numrul
dorit pentru noua nregistrare, iar apoi se va apsa tasta <Enter>.
5.3.1.5
Introducerea i modificarea textului introdus n seciunile Header i Footer

Pentru a putea introduce text n seciunile Header i/sau Footer ale unui formular trebuie s facem ca aceste
seciuni s fie accesibile n modul de vizualizare Design View. Aceasta se realizeaz prin apsarea din meniul View a
opiunilor Form Header/Footer sau Page Header/Footer.
n Form Header/Footer se scriu acele informaii care dorim s fie afiate o singur dat la nceputul/sfritul
formularului cum ar fi: Titlul formularului, instruciuni de folosire, butoane de comanda, etc.
n Page Header/Footer se scriu acele informaii care dorim s fie afiate la nceputul/sfritul fiecrei pagini
37
Seciune

a formularului cum ar fi: denumirile coloanelor, numrul paginii, data, etc. Aceast seciune apare numai dac tiprim
formularul la imprimant.
Dac dup ce se selecteaz un formular, se apas butonul Design (pictograma echer), se va afia macheta
de proiectare a acestuia n modul de vizualizare Design View. Iat n continuare un exemplu:
n partea dreapt a machetei de proiectare de mai sus se observ fereastra cu instrumente de proiectare
(Toolbox). Aceast fereastr este absolut necesar procesului de proiectare direct (Design View) deoarece este locul de
unde vor fi luate obiectele care se amplaseaz pe formular. n cazul n care aceast fereastr nu este vizibil la un moment
dat ea poate fi fcut vizibil (i apoi invizibil din nou) prin apsarea butonului
sau din meniu apsnd succesiv
View Toolbox.
Modalitatea de a amplasa ntr-un formular unul din obiectele de control prezentate n fereastra cu
instrumente (Toolbox), este urmtoarea:
se selecteaz obiectul ales prin executarea unui clic cu mouse-ul deasupra acestuia;
se deplaseaz mouse-ul deasupra formularului observnd c prompter-ul su are o form de cruce i are agat de
el pictograma obiectului selectat;
se execut un clic cu mouse-ul pe formular (acolo unde se dorete a fi plasat colul din stnga sus al obiectului) i se
deplaseaz mouse-ul (cu butonul din stnga apsat, prin Drag & Drop) pn cnd dreptunghiul format ajunge la
dimensiunea dorit pentru obiect. n acel moment se elibereaz butonul din stnga al mouse-ului.
n continuare vor fi descrise principalele obiectele din fereastra de instrumente, detaliindu-le pe cele mai
des utilizate:
Pointer Obiect de control care se activeaz n mod automat atunci cnd este afiat fereastra cu instrumente de
proiectare. Are rol de a deselecta obiectul selectat n acel moment i de a aduce mouse-ul la forma standard, adic
cea de sgeat.
Vrjitor (wizard) Obiect de control care permite activarea / dezactivarea instrumentelor vrjitor. El ajut la
crearea automat a obiectelor de control complexe, cum sunt: butoanele de comand, listele, listele derulante,
gruprile de opiuni, subformularele.
38
Seciune

Etichet (label) Obiect de control care creeaz o caset cu text. Acest text nu poate fi modificat la momentul
execuiei.
Caset de text (text box) Obiect de control care creeaz o caset n care se afieaz i pot fi actualizate valorile
din cmpurile tabelelor, interogrilor sau alte valori introduse de utilizator. Acest obiect este nsoit de o etichet
n care este prezentat la execuie denumirea cmpului sau a variabilei a crei valoare este afiat.
Grup de opiuni (option group) Obiect de control ce creeaz o caset n care pot fi amplasate mai multe
obiecte, n general de acelai fel: butoane de opiune, comutatoare, casete de validare. Din cadrul grupului poate
fi selectat un singur obiect la un moment dat.
Buton comutator (Toggle button) Obiect de control care creeaz un buton cu dou stri, corespunztoare
valorilor Da(Yes) / Nu(No), i permite utilizatorului s selecteze una dintre ele.
Buton de opiune (option button) Obiect de control similar butonului comutator. Se utilizeaz cel mai frecvent
n cadrul grupurilor de opiuni pentru a selecta una dintre ele. Este nsoit de o etichet n care este explicat
semnificaia opiunii respective.
Caset de validare (check box) Obiect de control similar butonului comutator.
List derulant (combo box) Obiect de control realizat din combinaia dintre o caset de text n care se
pot introduce valori i o list din care se poate alege o valoare. Este indicat s fie creat cu ajutorul
vrjitorului specializat.
List (list box) Obiect de control care conine o list de valori din care poate fi aleas una.
Buton de comand (command button) Obiect de control care atunci cnd este apsat execut o comand sau o
succesiune de comenzi.. Este indicat s fie creat cu ajutorul vrjitorului specializat deoarece acesta ofer spre
alegere cele mai frecvent ntlnite aciuni pe care le putem asocia butonului. Vrjitorul va scrie n locul nostru
procedura n limbaj VBA asociat evenimentului On Click. Putem vedea coninutul procedurii fie din fereastra
de proprieti a controlului, apsnd butonul () dup ce n prealabil am selectat evenimentul On Click, fie
selectnd Build event din meniul contextual al controlului.
Imagine (image) Obiect de control care permite afiarea unui fiier grafic cu extensia .bmp, .ico, .gif, etc.
Acest fiier se afl n afara bazei de date i nu poate fi modificat din Access.
Obiect cadru nelegat (unbound object frame) Obiect de control care permite afiarea n formular a unui obiect
(document, grafic, multimedia) importat dintr-o alt aplicaie Windows (Word, Excel, Paint, Sound Recorder).
Obiect cadru legat (bound object frame) Obiect de control care permite afiarea n formular a unui obiect
memorat ntr-un cmp de tip OLE Object al unei tabele.
Delimitator de pagin (page break) Obiect de control care mparte formularul n mai multe pagini. Nu este
afiat pe formular la execuie dar determin imprimanta s fac salt la pagin nou n cazul tipririi formularului.
Control de tip tab (tab control) Obiect de control care permite gruparea celorlalte controale amplasate n
formular pe pagini asemntoare cu cele ale unei agende. Trecerea de la o pagin la alta i vizualizarea
controalelor acesteia se face apsnd indexul din partea de sus care conine un text explicativ despre coninutului
paginii.
Subformular (subform) Obiect de control ce permite ataarea la un formular a unui alt formular care trebuie s
fi fost creat anterior. De obicei datele din subformular sunt legate logic de cele din formularul principal.
Linie (line) Obiect de control care permite amplasarea unei linii n formular. Poate avea culori i grosimi
diferite, fiind folosit la evidenierea anumitor zone de pe formular.
Dreptunghi (rectangle) Obiect de control care permite ncadrarea altor controale sau grupuri de controale n
dreptunghiuri de diferite dimensiuni i culori.
Alte controale (more controls) Buton de control care permite afiarea altor controale (mai rar utilizate)
nregistrate n Access.
Dac se dorete introducerea unui text n seciunile Header i Footer, (de exemplu un titlu sau un text
terminal), se va selecta din Toolbox controlul etichet (label), apoi se va plasa n modul descris (prin (Drag & Drop) n
locurile dorite. n continuare, de la tastatur se va nscrie textul corespunztor.
39
Seciune
5.3.1.6
tergerea unui formular

tergerea unui formular se face atunci cnd este selectat n fereastra de prezentare a aplicaiei obiectul de tip
Forms. Fiind afiate n fereastr toate formularele din cadrul aplicaiei, se selecteaz cel pe care dorim s-l tergem i se
se apas tasta <Delete>;
se apas din meniul Edit, comanda Delete;
se apas comanda Delete din meniul contextual al formularului.
5.3.1.7
Salvarea i nchiderea unui formular

Salvarea si nchiderea (cu sau fr salvare) unui formular se face atunci cnd acesta se afl n unul din
modurile de vizualizare Design View, Form View sau Datasheet View.
Salvarea unui formular aa cum se prezint el la un moment dat se face apsnd din meniu File, opiunea
Save sau butonul Save din bara de instrumente (Toolbar).
Pentru nchiderea unui formular:
se apas din meniul File, opiunea Close
se apas butonul de nchidere a ferestrei programului Access sau se apas opiunea <Close> din meniul
Dac asupra formularului s-au fcut modificri, dup comanda de nchidere, sistemul afieaz o fereastr de
dialog n care se ntreab dac se salveaz sau nu modificrile fcute formularului.
De precizat c valorile datelor din tabele care s-au modificat prin intermediul formularului se salveaz
automat la trecerea de la o nregistrare la alta i nu n momentul nchiderii formularului.
40
Seciune
5.4
EXTRAGEREA INFORMAIILOR
5.4.1
Operaiile de baz
5.4.1.1
Utilizarea comenzii de cutare a unei nregistrri folosind drept criteriu un cuvnt

Cutarea unui cuvnt aflat ntr-un cmp al unei nregistrri se face apsnd din meniul Edit, opiunea Find
sau butonul cu acelai nume din bara de instrumente. Astfel se afieaz un ecran de dialog Find and Replace n care se
precizeaz textul cutat, cmpul n care se caut, dac acest cmp trebuie s conin numai textul precizat sau poate s
conin i altceva, dac nlocuim textul cutat cu alt text. Se apas apoi butonul <Find Next> care ne poziioneaz pe
prima nregistrare (sau pe urmtoarea) care ndeplinete condiia cutat. Se poate continua cutarea sau se poate
abandona operaiunea.
5.4.1.2
Aplicarea unui filtru datelor dintr-un tabel sau afiate ntr-un formular
Fie c ne aflm ntr-un mod de vizualizare a datelor dintr-un tabel Datasheet View, fie c ne aflm ntr-un
mod de vizualizare a datelor dintr-un formular Form View, avem oricnd la dispoziie n Toolbar, posibilitatea de a aplica
filtre pentru a afia doar anumite date.
De exemplu dac dorim doar afiarea persoanelor cu numele Ion, selectm acest nume dintr-o nregistrare
care l conine, apoi apsm butonul Filter By Selection din Toolbar.
41
Seciune
Dac dorim cutarea dup mai multe criterii bazate pe cmpurile existente ntr-un formular, (de exemplu
toate persoanele cu numele Ion angajate la o anumit dat), putem utiliza butonul Filter By Form care ne va oferi
posibilitatea s alegem criteriile dorite.
5.4.1.3
tergerea unui filtru aplicat datelor dintr-un tabel sau afiate ntr-un formular
Un filtru se poate aplica sau se poate anula (terge) prin apsri succesive ale butonului Apply Filter din
Toolbar. n starea apsat a acestui buton filtrul se aplic, iar n starea relaxat filtrul se terge.
5.4.2
Interogri
Access-ul pune la dispoziie instrumente evoluate de proiectare vrjitori, ferestre de dialog specializate
42
Seciune

i alte modaliti de acces la date care fac posibil programarea vizual i exclud aproape n totalitate necesitatea de a
scrie cod. Interogrile Access fructific pe deplin aceste faciliti i i ajut chiar i pe utilizatorii fr cunotine deosebite
n domeniul informatic, s poat rspunde cu uurin unor ntrebri complexe legate de datele existente n baza de date.
5.4.2.1
Crearea i salvarea unor interogri, bazate pe unul sau dou tabele, care au specificate criterii de selecie a
nregistrrilor
Ca i la tabele, exist posibilitatea crerii interogrilor (Queries) cu ajutorul vrjitorilor specializai sau
prin intermediul machetei de proiectare Design View. Dup comutarea n panoul obiectelor Queries apare urmtoarea
fereastr:
Aici primele dou opiuni sunt:

1.
2.
Create query in Design View

Create query by using wizard
Semnificaia acestor opiuni este similar cu cea de la obiectele Tables. De fapt prezena lor constituie un standard
Access, deoarece ele se vor regsi i n seciunile Forms i Reports.
Prima opiune, cea mai frecvent utilizat, este echivalent cu apsarea butonului Design din ecranul
anterior i atunci cnd este lansat n execuie prezint urmtorul dialog (Show Table):
Dup selectarea tabelelor sau interogrilor dorite pentru a constitui baza de prelucrare (materia prim)
pentru query-ul curent, se apas butonul <Add>. Selecia poate fi individual, contigu sau necontigu, fiind similar cu
modalitatea de selecie din programul Windows Explorer.
n exemplul nostru, s-a dorit o interogare prin care s obinem o list cu numele angajailor i studiile
acestora. n acest scop, nainte de apsarea butonului <Add> s-au selectat (necontiguu folosind tasta Ctrl) cele dou
tabele necesare interogrii Date angajai i Nomenclator studii. Terminarea i nchiderea lucrului cu acest dialog de
adugare se marcheaz prin apsarea butonului <Close>.
Urmtoarea fereastr afiat reprezint macheta de proiectare vizual a obiectelor de tip query. Se observ
c cele dou tabele au fost aduse automat legate prin relaia care a fost definit i care exist n Relatioships:
43
Seciune
n partea de jos a acestei machete se gsete un tabel vid (cu liniile: Field, Table, Sort, Show, Criteria, or),
n ale crui coloane vor trebui trase cu mouse-ul prin Drag & Drop cmpurile din tabelele (din partea de sus), ale cror
valori vor fi afiate sau vor servi drept criterii de interogare. n cazul nostru vor fi trase cmpurile nume persoana din
tabela Date angajai i denumire studii din tabela Nomenclator studii. n urma acestor aciuni macheta de proiectare va
arta astfel:
Dup apsarea butonului View (primul buton din bara de instrumente vezi imaginea anterioar), pe ecran
va fi afiat urmtoarea list cu rezultatele interogrii:
44
Seciune
Se observ c sunt afiate doar cele dou cmpuri (coloane) selectate. Relaia dintre tabele realizat prin
intermediul cmpului cod studii, asigur posibilitatea afirii studiilor corespunztoare pentru fiecare persoan chiar dac
valorile acestui cmp nu apar explicit.
Oricnd se poate reveni n macheta de proiectare prin apsarea primului buton din bara de instrumente, care
acum conine simbolul unui echer. Rezultatul interogrii se poate previzualiza naintea listrii sau se poate lista efectiv la
imprimant prin intermediul butoanelor corespunztoare din Toolbar (sunt butoanele standard care conin simbolurile
imprimant i lentil).
Continund exemplul, s presupunem c se dorete o dubl ordonare a listei (posibil de realizat doar prin
Queries). Lista va trebui sortat dup studii i anume nti cele superioare, apoi studiile medii i fr, iar n cadrul
aceluiai tip de studii numele persoanelor s apar sortate alfabetic. Deci n traducere aceasta nseamn o dubl sortare.
Prima va fi o sortare descresctoare (descending) dup cmpul cod studii (deoarece 2=studii superioare, 1=studii medii,
0=fr studii), iar a doua, o sortare cresctoare alfabetic (ascending) dup cmpul nume persoana. Cele dou cmpuri
(cod studii i nume persoan) vor fi chei de sortare n cadrul acestei interogri.
Ordinea de plasare a cheilor n interogare este important. Prioritatea cheilor descrete de la stnga la
dreapta (prima cheie, cea mai important, cod studii va fi plasat cel mai la stnga n tabelul machetei de proiectare).
Tabelul din macheta de proiectare ofer pentru sortare linia (opiunea) Sort iar pentru marcajul cmpurilor
(coloanelor) vizibile la consultarea interogrii, linia Show cu controale de marcare (check box). Cmpurile n dreptul
crora exist bif pe linia Show, vor fi vizibile. Iniial toate cmpurile au prezent bifa n dreptul lor pe linia Show (deci n
mod implicit vor fi vizibile toate coloanele interogrii). n cazul nostru pentru c nu dorim s fie vizibile valorile
cmpului cod studii (0, 1 sau 2) vom debifa respectivul control de marcare.
Macheta de proiectare va fi:
45
Seciune
Dup apsarea butonului View (primul din stnga pe Toolbar) rezultatul interogrii va fi urmtoarea list
dublu sortat:
5.4.2.2
Introducerea n interogri a unor criterii de selecie a nregistrrilor, folosind operatorii:

<,<=,>,>=,=,<>,And,Or
n cadrul interogrilor, dac se dorete pot fi pot fi utilizai urmtorii operatori a cror semnificaie este:
< - mai mic;
<= - mai mic sau egal;
> - mai mare;
>= - mai mare sau egal;
= - egal;
<> - diferit;
And - i;
Or - sau.
Aceti operatori mpreun cu valorile aferente vor fi nscrii n linia Criteria a interogrilor. De exemplu
dac se dorete o list a celor care au fost angajai dup 01-Aug-1999, se va nscrie n linia Criteria a unui query >01Aug-1999 sau n format standard englez >#8/1/1999#
46
Seciune
Rezultatul lansrii acestei interogri (query) va fi:
5.4.2.3
Modificarea unei interogri prin adugarea i tergerea criteriilor de selecie a nregistrrilor

Sub Access o interogare (query) odat construit, poate fi oricnd modificat cu mult uurin. n linia
Criteria pot fi schimbate sau terse criteriile care deja exist, sau pot fi adugate noi criterii.
Dac n exemplul anterior se dorete o list a persoanelor angajate nainte de 01-Aug-1999, atunci este
suficient modificarea caracterului din > n <.
47
Seciune
Atunci cnd ne aflm n modul de lucru Design al unui query este posibil modificarea interogrii prin
aducerea (prin intermediul dialogul Show Table) n macheta de proiectare a unor alte tabele i corespunztor a unor
cmpuri noi, pe baza crora s fie posibile i alte consultri (interogri).
5.4.2.4
Modificarea unei interogri prin mutarea, tergerea, ascunderea i vizualizarea unor cmpuri
n cadrul unei interogri poate fi controlat ordinea de afiare a cmpurilor. Acestea se trag n ordinea
dorit, prin Drag & Drop din sursele de date care constituie interogarea.
Un cmp poate fi ters dintr-o interogare, dac dup ce a fost selectat se apas tasta Delete.
Un cmp selectat poate fi mutat pe o alt poziie n cadrul unei interogri, prin Drag & Drop:
48
Seciune
Pentru marcajul cmpurilor (coloanelor) vizibile la consultarea unei interogri, se utilizeaz linia Show n
care exist controale de marcare (check box). Cmpurile n dreptul crora exist bif pe linia Show, vor fi vizibile. Iniial
toate cmpurile au prezent bifa n dreptul lor pe linia Show (deci n mod implicit vor fi vizibile toate coloanele
interogrii).
5.4.2.5
Lansarea n execuie a unei interogri

Lansarea n execuie a unei nregistrri care a fost deja creat i salvat, se poate face prin intermediul
meniului contextual din care se selecteaz opiunea Open, prin apsarea butonului cu acelai nume din Toolbar sau prin
double click dat pe numele acesteia.
49
Seciune
Lansarea n execuie a unei interogri, direct dintr-o machet de proiectare (Design), poate fi realizeaz
prin apsarea butonului View din Toolbar.
5.4.2.6
tergerea unei interogri

tergerea unei interogri selectate, poate fi realizat prin apsarea butonului Delete din Toolbar, prin
apsarea tastei Delete de la tastatur sau prin alegerea opiunii Delete din meniul contextual.
5.4.2.7
Salvarea i nchiderea unei interogri

Salvarea unei interogri se realizeaz prin alegerea opiunii Save sau Save as din meniul File aflat n bara de
meniuri (Menu bar). n urma acestei aciuni apare urmtorul dialog:
Aici se afl nscris iniial un nume implicit Query1 propus de Access. Peste acest nume se va nscrie de la
tastatur numele dorit pentru query, (de exemplu Interogare dup data angajrii) apoi se va confirma prin apsarea
50
Seciune

butonului <OK> sau a tastei <Enter>.
nchiderea unei interogri se poate realiza prin apsarea butonul x al ferestrei acesteia sau prin solicitarea
opiunii Close din meniul File. Dac se dorete nchiderea unei interogri n care s-au fcut modificri, atunci nainte de
nchidere, va aprea un dialog prin care vom fi ntrebai dac dorim salvarea modificrilor sau nu. Dac rspunsul va fi
Yes (Da) va mai aprea un dialog prin intermediul cruia vom putea schimba numele implicit al interogrii.
5.4.3
Sortarea nregistrrilor
5.4.3.1
Sortarea datelor unui tabel, unei interogri sau prezentate ntr-un formular in ordine cresctoare sau
descresctoare pentru cele numerice sau n ordine alfabetic pentru cele de tip text
Atunci cnd un tabel sau un query se afl n modul de vizualizare Datasheet View sunt posibile mai multe
aciuni pentru ordonarea datelor cum ar fi: sortarea cresctoare (ascending) sau descresctoare (descending) dup un
anumit cmp, filtrarea datelor, schimbarea ordinii de prezentare a coloanelor, copierea, ascunderea / afiarea acestora etc.
Toate aceste aciuni ne sunt puse la dispoziie prin intermediul opiunilor meniului contextual al coloanelor sau al
butoanelor corespunztoare din Toolbar.
Dac de exemplu se dorete afiarea nregistrrilor dintr-un tabel sortate cresctor dup numele
persoanelor, se poate selecta coloana dorit prin click dreapta dat pe numele ei.
Dup alegerea opiunii Sort Ascending se va obine urmtoarea list sortat alfabetic:
51
Seciune
Aceeai list sortat cresctor sau descresctor s-ar fi putut obine i dac dup selectarea coloanei nume persoana s-ar fi
apsat din Toolbar butoanele:
Primul buton realizeaz o sortare cresctoare (Sort Ascending) iar al doilea o sortare descresctoare (Sort Descending).
Sortrile sunt posibile i dup valorile unor cmpuri numerice. Dac se dorete o sortare cresctoare dup
cmpul cod persoana (revenirea la afiarea iniial), atunci dup selectarea acestui cmp se va alege Sort Ascending.
5.5
RAPOARTE
Situaiile finale pun cel mai bine n valoare informaiile coninute ntr-o baz de date. Rapoartele se constituie
ca obiecte ale bazelor de date Access destinate pentru realizarea situaiilor finale. Prin intermediul rapoartelor datele din
tabele i cele rezultate n urma interogrilor pot fi consultate i listate ntr-un mod superior.
5.5.1
Lucrul cu rapoartele
5.5.1.1
Acces ofer instrumente evoluate de proiectare a rapoartelor, uurnd astfel foarte mult munca
utilizatorilor. i aici este posibil lucrul cu vrjitori iar setul de obiecte oferit proiectanilor n modul Design View este
similar celor de la formulare. Pentru proiectarea rapoartelor sunt disponibile o multitudine de controale: cmpurile text
box ce pot fi formatate pentru afiarea datelor, etichetele (labels), subrapoartele, obiectele image, obiectele tip figuri
geometrice, etc
Crearea i salvarea unui raport bazat pe un tabel sau o interogare
Atunci cnd vom selecta din fereastra de prezentare a bazei de date seciunea obiectelor de tip raport
(Reports), pe ecran vor aprea, aa cum am vzut i la celelalte tipuri de obiecte, cele dou modaliti de creare a
obiectelor de tip raport:
Create report in Design View

Create report by using wizard
Dac exist rapoarte create anterior, vor fi afiate i numele acestora.
52
Seciune
Opiunile sunt similare celor de la formularele i ofer aceleai posibiliti de proiectare n modul Design View sau n
lucrul cu wizard-ul.
Iat macheta de proiectare vizual, seciunile i caseta Toolbox a unui raport, obinute n urma selectrii
opiunii Create report in Design View:
n continuare va urma amplasarea controalelor n macheta de proiectare astfel nct s se obin raportul
dorit. Titlul raportului i data listrii se scriu de obicei n seciunea Report Header, capul de tabel al raportului (ce va
trebui s fie prezent pe fiecare pagin) n Page Header, liniile tabelului n Detail, numrul de pagin n Page Footer,
locurile pentru semnturi i probabil totalurile generale n Report Footer.
Un mod facil de realizare a rapoartelor ni-l pun la dispoziie vrjitorii Access prin intermediul opiunii
Create report by using wizard.
S presupunem c se dorete un raport care s prezinte:
n ordine alfabetic numele persoanelor, i pentru fiecare persoan s afieze:

o
adresa,
o
data angajrii,
o
numrul de telefon.
n acest sens vom selecta opiunea Create report by using wizard, care va determina parcurgerea urmtoarei
succesiuni de dialoguri:
53
Seciune
1. Selectarea sursei de date pentru raport (tabel sau interogare) i a cmpurilor ce vor fi afiate. n acest exemplu s-au ales
tabelul Date angajai i cmpurile nume persoana, adresa, data angajrii i telefon.
2. Stabilirea felului n care vor fi grupate i afiate datele:
3. Dac se dorete afiarea ordonat a datelor, atunci vor fi selectate cmpurile dup care se va realiza sortarea.
54
Seciune
4. Poate fi stabilit i forma de afiare a raportului:
5. Din mai multe forme prestabilite de rapoarte poate fi aleas forma care pune cel mai bine n valoare datele afiate.
6. n final se va stabili numele noului raport creat:
55
Seciune
Iat raportul furnizat de wizard n mai puin de 10 de secunde:
5.5.1.2
Schimbarea poziiei cmpurilor de date i a textului din titlul i din capul de tabel al unui raport
Dac n exemplul anterior se comut n modul de lucru Design (prin apsarea butonului care are
pictograma echer) se va putea accesa macheta de proiectare a raportului (generat automat de ctre wizard):
56
Seciune
La fel ca i la formulare cmpurile din machet pot fi selectate simplu sau multiplu (innd apsat tasta
Shift), i ele pot fi mutate pe poziiile dorite prin Drag & Drop.
n urmtorul exemplul se dorete schimbarea ntre ele a coloanelor adresa i data angajrii. n acest
sens s-au selectat multiplu eticheta (label) data angajrii din capul de tabel (seciunea Page Header) i cmpul
corespunztor data angajrii din seciunea Detail. Dup ce au fost selectate acestea pot fi trase prin Drag & Drop cu
mouse-ul n noua poziie dorit. n mod similar se selecteaz i eticheta adresa i cmpul adresa i se trag spre dreapta
n locul rmas liber, care anterior a fost ocupat de coloana data angajrii.
O alt modalitate de schimbare a poziiei cmpurilor de date din raport, ne-o ofer wizard-ul. n primul
dialog de creare al raportului cu ajutorul unui wizard (vezi exemplul de la punctul anterior) se pot selecta cmpurile n
ordinea dorit pentru afiarea lor n raport:
Raportul rezultat va fi:
57
Seciune
Se observ c au fost schimbate ntre ele a cele dou coloane: adresa i data angajrii.
De asemenea atunci cnd se lucreaz n modul Design, poate fi schimbat cu uurin coninutul textului
din orice etichet (label) - de exemplu din titlul raportului i din capul de tabel. Pentru aceasta cu un click se selecteaz
eticheta dorit, apoi dndu-se un al doilea click n acelai obiect se va intra ntr-un mod de editare care va permite
realizarea modificrilor dorite de la tastatur.
5.5.1.3
Gruparea datelor dintr-un raport dup un anumit cmp n ordine cresctoare sau descresctoare
O alt facilitate puternic a rapoartelor Access este Sorting and Grouping care ofer posibilitatea gruprii
informaiilor afiate n raport.
S presupunem c ni se solicit afiarea raportului anterior cu numele persoanelor i informaiile aferente
acestora (adresa i telefonul) grupate dup data angajrii. Forma de raport solicitat este:
58
Seciune
Acest raport va fi obinut n urma unor modificri minime fcute n modul de lucru Design View asupra
machetei de proiectare a raportului anterior. Va fi necesar o nou seciune: data angajarii Header i o grupare
cresctoare (ascending) dup acest cmp (data angajrii). Apelnd meniul contextual prin clic pe butonul drept al
mouse-ului vom obine:
Alegnd opiunea Sorting and Grouping din meniul contextual, va aprea urmtorul dialog n care vom
selecta cmpul data angajrii ca prim cheie de grupare, Ascending ca ordine de sortare cresctoare i vom schimba n
Yes valoarea cmpului Group Header:
59
Seciune
Nu am setat la valoarea Yes i opiunea din cmpul Group Footer, pentru c nu dorim s afim nici o
informaie atunci cnd se termin un grup de persoane angajate la aceeai dat. De obicei n seciunile de sfrit ale
grupurilor se afieaz totaluri ale valorilor cmpurilor pentru fiecare grup.
Se observ apariia unei seciuni noi: data angajarii Header.

n continuare prin Drag & Drop vom trage eticheta data angajrii din capul de tabel n aceast seciune, i
apoi tot prin Drag & Drop, alturi, vom plasa cmpul (controlul Text box) data angajrii din Detail.
Macheta de proiectare va deveni:
60
Seciune
Lansarea n execuie a acestui raport va realiza afiarea (lista) dorit. (Vezi situaia de raport de la
nceputul acestui subcapitol).
De asemenea o alt modalitate de grupare a datelor dintr-un raport dup un anumit cmp n ordine
cresctoare sau descresctoare ne-o ofer wizard-ul. n al doilea dialog de creare al raportului cu ajutorul unui wizard se
pot selecta cmpurile dup care se dorete gruparea:
Raportul final realizat de ctre wizard va fi:
61
Seciune
5.5.1.4
Prezentarea datelor sintetice (nsumate, numrate, cel mai mare, cel mai mic, media) pe grupe ntr-un raport
Prin intermediul rapoartelor este posibil prezentarea datelor ntr-o form sintetic, grupate dup anumite
cmpuri i procesate sub forma unor sume, medii, dispersii etc.
Pentru o mai bun nelegere vom lua un considerare un exemplu baza pe o tabel Produse avnd
urmtorul coninut:
Se dorete realizarea unui raport care s prezinte pe localiti, tipurile i cantitile de benzine existente,
i care s calculeze cantitatea total de benzin i preul mediu al benzinei din fiecare localitate.
Raportul creat cu wizard-ul, grupat dup localiti (vezi i exemplul de grupare dup data angajrii de la
subcapitolul anterior) va fi:
62
Seciune
Macheta de proiectare (Design View) a acestui raport este:
Deoarece este necesar o seciune nou localitatea Footer n care s se nscrie cantitatea total de
benzin i preul mediu al benzinei din fiecare localitate, atunci aceasta se va putea introduce prin Sorting and
Grouping (opiune ce poate fi lansat din meniul contextual al raportului).
Rezultatul acestei aciuni va fi apariia noii seciuni (localitatea Footer) n macheta de proiectare a raportului:
63
Seciune
n continuare este necesar s existe n aceast seciune dou cmpuri n care s se nscrie valorile calculate dorite
(cantitatea total de benzin i preul mediu al benzinei din fiecare localitate). Acestea vor fi de tipul Text Box i vor
putea fi aduse din Toolbox. n ele se va nscrie de la tastatur: =Sum([cantitate]) i =Avg([pret]) sau expresiile lor vor
putea fi construite cu ajutorul butonului:
din Toolbar care va afia urmtorul dialog:
Macheta de proiectare va deveni:
64
Seciune
Pentru o mai bun evideniere, culoarea acestor cmpuri calculate poate fi schimbat. n acest sens se va
utiliza din Toolbar urmtorul set de butoane:
Lansarea n execuie a raportului astfel construit va afia urmtoarea situaie final:
Expresiile standard ce pot fi utilizate n rapoarte sau interogri sunt:
Sum sum
Avg medie
Count numrare (contorizare)
Min minimul
Max maximul
First primul
Last ultimul
StDev- abaterea standard
Var dispersia.
65
Seciune
5.5.1.5
Introducerea i modificarea textului din seciunile Header i Footer a unui raport

Pentru a putea introduce text n seciunile Header i/sau Footer ale unui raport trebuie s facem ca aceste
seciuni s fie accesibile n modul de vizualizare Design View. Aceasta se realizeaz prin apsarea din meniul View a
opiunilor Form Header/Footer sau Page Header/Footer.
n Form Header/Footer se scriu acele informaii care dorim s fie afiate o singur dat la
nceputul/sfritul raportului cum ar fi: Titlul raportului, data listrii, etc.
n Page Header/Footer se scriu acele informaii care dorim s fie afiate la nceputul/sfritul fiecrei
pagini a raportului cum ar fi: denumirile coloanelor, numrul paginii, data, etc.
Dac se dorete modificarea unui text care deja exist n obiecte de tip etichet (label) n seciunile
Header i Footer, dup ce a fost selectat eticheta dorit cu un click, un al doilea click dat n etichet, va oferi
posibilitatea de a edita direct de la tastatur textul acesteia.
Dac se dorete introducerea unui text nou n seciunile Header i Footer, (de exemplu un titlu sau un
text terminal), se va selecta din Toolbox controlul etichet (label), apoi se va plasa prin Drag & Drop n locul dorit. n
continuare, de la tastatur se va nscrie textul corespunztor.
Deoarece aceste proceduri (Introducerea i modificarea textului introdus n seciunile Header i
Footer) sunt foarte asemntoare cu cele de la formulare, pentru mai multe detalii, vezi subcapitolul cu acelai nume de
la Formulare.
5.5.1.6
tergerea unui raport

tergerea unui raport se face atunci cnd este selectat n fereastra de prezentare a aplicaiei obiectul de tip
Reports. Fiind afiate n fereastr toate rapoartele din cadrul aplicaiei, se selecteaz cel pe care dorim s-l tergem i se
se apas tasta <Delete>;
se apas din meniul Edit, comanda Delete;
se apas comanda Delete din meniul contextual al raportului.
5.5.1.7
Salvarea i nchiderea unui raport

Salvarea si nchiderea (cu sau fr salvare) unui raport se face atunci cnd acesta se afl n unul din modurile
66
Seciune

de vizualizare Design View sau Print Preview.
Salvarea unui raport aa cum se prezint el la un moment dat se face apsnd din meniul File, opiunea Save
sau butonul Save din Toolbar.
Pentru nchiderea unui raport:
se apas din meniu File, opiunea Close
se apas butonul de nchidere a ferestrei programului Access sau se apas opiunea <Close> din meniul
Dac asupra raportului s-au fcut modificri, dup comanda de nchidere, sistemul afieaz o fereastr de
dialog n care ntreab dac se salveaz sau nu modificrile fcute raportului.
5.6
DISTRIBUIREA DOCUMENTELOR
5.6.1
Pregtirea listrii
5.6.1.1
Vizualizarea formei de listare a unui tabel, formular sau raport

Atunci cnd este selectat un tabel, un formular sau un raport n Toolbar exist un buton Print Preview
care face posibil previzualizarea acestuia n forma n care ar aprea pe hrtie dac ar fi listat la imprimant.
Aceeai aciune (Print Preview) este posibil i prin intermediul meniului contextual al obiectului
respectiv:
5.6.1.2
Setarea orientrii i a dimensiunii hrtiei pe care se listeaz

Meniul File prin intermediul opiunii Page Setup pune la dispoziie un dialog cu acelai nume care face
posibile setarea orientrii (Portrait sau Landscape) i a dimensiunii hrtiei folosite n imprimant (A3, A4, Letter etc).
67
Seciune
5.6.2
Opiuni de listare
5.6.2.1
Listarea unei pagini, mai multor pagini, a unor nregistrri selectate sau a unui ntregi liste
Dup ce n prealabil a fost selectat obiectul dorit (tabel, formular interogare, raport, etc), sau dac acesta
este n execuie, listarea unei pagini, mai multor pagini, a unor nregistrri selectate sau a unui ntregi liste poate fi
realizat prin dialogul Print disponibil prin intermediul opiunii cu acelai nume din meniul File sau prin intermediul
combinaiei de taste Ctrl-P.
5.6.2.2
Listarea rezultatului execuiei unei interogri

Rezultatul execuiei unei interogri selectate poate fi listat direct dac din meniul contextual al acesteia
68
Seciune

se alege opiunea Print.
Aceeai aciune se poate realiza (chiar dac interogarea este n execuie), prin intermediul butonului
Print din Toolbar:
69

Modulul 5 (ECDL

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Modulul 5 (ECDL

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MODULUL 5

Baze de date curs ECDL

Explicaii text - imagini

UTILIZAREA BAZEI DE DATE

nelegerea conceptului de baze de date

Denumire produs poate fi de tip text de lungime 50 de caractere;

Unitatea de msur poate fi de tip text de lungime 20 de caractere.

Explicaii text - imagini

nelegerea noiunii de cheie primar

aceasta va fi n mod obligatoriu completat pentru fiecare nregistrare;

nu pot exista dou nregistrri cu aceeai valoare a cheii primare;

lungimea cheii primare afecteaz viteza de prelucrare a datelor din tabel;

n mod implicit un tabel este vizualizat n ordine cresctoare a cheii primare.

Clieni: cheia primar este alctuit din cmpul Cod client;

Explicaii text - imagini

nelegerea noiunii de index

Explicaii text - imagini

nelegerea noiunii de relaionare a tabelelor i a utilitii acesteia

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Primii pai n lucrul cu bazele de date

Lansare n execuie i nchiderea unei aplicaii de baze de date

deschiderea acestuia din meniul Start.;

apsnd butonul de nchidere x al ferestrei principale;

prin intermediul opiunii Close din meniul File al aplicaiei;

prin utilizarea combinaiei de taste Alt-F4.

Deschiderea i log-area la o baz de date creat anterior

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Crearea unei baze de date noi

Explicaii text - imagini

Salvarea unei baze de date la o anume locaie pe un suport de memorare

Utilizarea facilitii Help

nchiderea unei baze de date

prin utilizarea combinaiei de taste Alt-F4.

Stabilirea setrilor de lucru

Schimbarea modului de vizualizare pentru un tabel, un formular sau un raport

Formularele se pot vizualiza n unul din urmtoarele moduri:

Explicaii text - imagini

Rapoartele se pot vizualiza n unul din urmtoarele moduri:

Iat n continuarea un exemplu de schimbare a modului de vizualizare a unui tabel:

vizualizare Datasheet View:

vizualizare a machetei de proiectare (Design View):

Afiarea i ascunderea barelor de instrumente

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Explicaii text - imagini

Adugarea i tergerea nregistrrilor dintr-un tabel

Explicaii text - imagini

Adugarea unui cmp ntr-un tabel existent

Explicaii text - imagini

Modificarea datelor dintr-o nregistrare

tergerea datelor dintr-o nregistrare

Folosirea comenzii Undo

prin intermediul crora (n ordine de la stnga la dreapta) se poate obine:

Explicaii text - imagini

se apas tasta <Delete>