Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Tema 2. Scrierea Proiectelor
Tema 2. Scrierea Proiectelor
Conceperea proiectului.................................................................................................................... 1
Ce este designul proiectului?...........................................................................................................3
Justificarea proiectului...................................................................................................................... 7
Organizaia implementatoare...........................................................................................................7
Obiectivele proiectului...................................................................................................................... 8
Grupul int.................................................................................................................................... 10
Implementarea proiectului.............................................................................................................. 10
Bugetul........................................................................................................................................... 13
Monitorizarea i evaluarea............................................................................................................. 14
Anexele.......................................................................................................................................... 14
Introducere
Fr o finanare direct a proiectelor, cele mai multe organizaii non-guvernamentale (ONG)
nu i-ar putea atinge scopurile. Din aceast cauz, pentru succesul unui ONG este esenial
scrierea unor proiecte clare, amnunite i cu obiective bine definite.
Pentru a stpni arta de a scrie propuneri de proiecte este nevoie de o abordare unitar a
managementului proiectului. Acest ghid a fost astfel conceput pentru a servi ca baz pentru
furnizarea unor sesiuni de training referitoare la procesul, precum i la produsul final al designului
unui proiect.
O propunere de proiect este o descriere detaliat a unor activiti n vederea soluionrii unei
anumite probleme. Propunerea trebuie s conin o explicaie detaliat a:
justificrii proiectului;
activitilor i termenelor de implementare;
metodologiei;
resurselor umane, materiale i financiare necesare.
Propunerea de proiect trebuie s fie o manifestare detaliat i direcionat a designului
proiectului.
Este un mod de a prezenta proiectul lumii externe ntr-un format ce poate fi recunoscut i
acceptat imediat.
Sesiunile de training pentru scrierea propunerilor de proiecte sunt fcute pentru a ajuta la
nelegerea:
rolului propunerii de proiect i activitilor legate de fiecare etap;
cum s se abordeze proiectele i propunerile de proiecte din perspectiv organizaional;
cum se integreaz propunerile de proiecte n managementul proiectelor;
cum se structureaz o propunere de proiect bun.
Conceperea proiectului
Provocrile ce emerg din aceste domenii problematice pot fi clasificate n trei grupe:
Tema: Scrierea propunerilor de proiect
1)
nvarea unor tehnici de scriere a propunerilor, precum i dezvoltarea unor abiliti pentru
designul i scrierea unor propuneri de proiecte de succes, constituie obiectivul celor mai muli
participani
Stabilirea sistemelor i standardelor legate de dezvoltarea proiectelor n cadrul ONG este de
asemenea un obiectiv important.
2)
Indicatori acele elemente ale planului proiectului care traduc scopul i rezultatele proiectului
n uniti msurabile (cantitate sau calitate) i astfel ofer baza pentru msurarea impactului
Fundamentele proiectului
Ce este (i ce NU este) un proiect
Din perspectiva managementului proiectelor, orice serie de activiti ce traverseaz ciclul
proiectului ESTE un proiect.
Ciclul proiectului const n faze ale proiectului. O organizaie trebuie s aib deja o strategic
organizaional bine definit de la care s nceap s evalueze nevoi i oportuniti relevante n
domeniul su. Astfel vor aprea anumite idei dintre care organizaia poate alege. Fazele
proiectului urmeaz apoi n mod logic etapele de design, finanare, implementare i evaluare.
ONG-urile deruleaz deseori activiti ce nu intr n categoria proiectelor. Este de asemenea
important de recunoscut faptul c un proiect nu const n:
activiti anterioare ce sunt repetate n acelai fel n mod periodic;
activiti fr scopuri bine definite;
activiti ce pot fi repetate sau transpuse oriunde, n orice moment;
activiti curente (regulate) organizaionale (edine ale consiliului director)
Un model al ciclului proiectului cu ase faze ale proiectului
Faza 1: Evaluarea necesarului i oportunitilor de cercetri relevante
Faza 2: Identificarea ideii proiectului
Faza 3: Designul proiectului
Faza 4: Finanarea proiectului
Faza 5: Implementarea activitilor
Faza 6: Evaluarea rezultatelor
Un alt mod de a mpri ntrebrile legate de planificare este de a lua n considerare etapa
designului proiectului la care aceste ntrebri sunt puse. Pe baza acestor criterii, ntrebrile legate
de planificarea proiectului ar putea fi clasificate dup cum sunt puse fie n timpul planificrii, fie n
timpul scrierii propunerii, dup cum se vede n Figura 3.
Figura 3
Justificarea proiectului
Trebuie oferit o argumentare a proiectului. Datorit importanei sale, aceast seciune este
de obicei mprit n subcapitole.
Formularea problemei
Formularea problemei ofer o descriere a probleme(lor)i specifice pe care proiectul ncearc
s o soluioneze, cu scopul de a susine proiectul. Mai mult, propunerea de proiect trebuie s arate
de ce o anumit chestiune este o problem pentru comunitate sau societate, i.e. ce implicaii
negative afecteaz grupul int. Trebuie s existe de asemenea o explicare a nevoilor grupului
int ce apar ca o consecin direct a problemei descrise.
Nevoi prioritare
Nevoile grupului int ce apar ca impact negativ direct al problemei, trebuie prioritizate.
Trebuie inclus de asemenea o explicate a modului n care s-a luat aceast decizie (i.e. ce criterii
au fost utilizate). De exemplu, dac problema este formulat ca ... infrastructura slab a
comunitii", lista nevoilor asociate acestei probleme poate fi:
mbuntirea cantitativ i calitativ a furnizrii apei;
drumuri mai bune;
mbuntirea colectrii deeurilor solide.
Acestor trei nevoi li se va acorda apoi un nivel mai nalt sau mai sczut de prioritate, n
funcie de importana pentru comunitate, i va fi dat o descriere a modului n care s-a ajuns la
aceast decizie (e.g. un sondaj pe populaia local, costurile asociate interveniei proiectului, etc.).
aceast procedur confer credibilitate interveniei selectate.
Abordarea propus (tipul interveniei)
Propunerea de proiect trebuie s descrie strategia aleas pentru soluionarea problemei i
cum anume va duce aceasta la mbuntiri.
Un mod de a descrie abordarea nevoii formulat anterior ca mbuntire a furnizrii apei ar
putea fi: intervenie n scopul de a crea uniti de furnizare a apei n comunitate cu descrierea
unor laturi specifice ale soluiei propuse.
Organizaia implementatoare
Aceast seciune trebuie s descrie capabilitile organizaiei dvs. prin referire la capacitatea
acesteia i proiectele anterioare. Descriei de ce anume organizaia dvs. este cea mai potrivit s
Tema: Scrierea propunerilor de proiect
Obiectivele proiectului
Prima problem care necesit atenie este numirea obiectivelor. n englez se folosesc i ali
termeni ca goal/aim/purpose, etc. De cele mai multe ori ns se folosete termenul de scop
(obiectiv general) (goal) cruia i se substituie mai multe obiective (obiective). Odat ce s-a lmurit
aceast problem, trebuie stabilit ierarhia obiectivelor precum i numrul nivelurilor ierarhiei. n
realitate, o organizaie trebuie s i fi rezolvat deja aceast problem n faza de planificare a
proiectului. Figura 5 prezint trei niveluri ierarhice tipice.
Figura 5.
sunt dificil de urmat, s-ar putea ca proiectul n sine s trebuiasc s fie redefinit i reconsiderat.
Obiectivele proiectului
Obiectivele trebuie s abordeze problema principal n termenii beneficiilor de care vor
dispune beneficiarii sau grupul int ca rezultat direct al proiectului, dup cum arat Figura 6.
Obiectivele din Figura 5 pot fi definite ca:
Figura 6.
2;
Obiectivele proiectului ofer o mprire mai detaliat a scopului proiectului. Un proiect va
avea de cele mai multe ori obiective multiple.
Rezultatele proiectului
Rezultatele descriu serviciile sau produsele ce vor fi oferite beneficiarilor. Acestea sunt ceea
ce conducerea proiectului promite s ofere. Rezultatele sunt mai detaliate ca obiectivele i scopul
i trebuie s fie posibil de msurat prin indicatori obiectivi. Astfel, acestei zone trebuie s i se
acorde o importan special.
Rezultatele trebuie sa abordeze principalele cauze ale prob-lemei cu care se confrunt
grupul int.
Pentru a asigura rezultate relevante, conducerea proiectului trebuie s fi identificat corect
nevoile grupului.
Revenind la exemplul anterior, rezultatele pot fi scrise ca:
creterea numrului de gospodrii legate la sistemul de furnizare a apei;
creterea numrului de robinete de ap n sat.
Sgeile din Figura 6 arat cum pot fi legate rezultatele proiectului de obiectivele acestuia.
Indicatorii ofer echipei proiectului o baz cuantificabil pe care s evalueze succesul
proiectului n atingerea obiectivelor. Specificarea indicatorilor are rolul de a verifica viabilitatea
rezultatelor i a obiectivelor proiectului. Aceasta formeaz baza constituirii unui sistem de
monitorizare a proiectului. Odat ce indicatorii sunt definii, ei trebuie elaborai n aa fel nct s
ofere detalii cantitative, calitative i de timp. Mai jos, se poate vedea o modalitate de a verifica n
cinci pai ct de bine au fost alei indicatorii.
Grupul int
Definii grupul int i artai ce beneficii va avea acesta n urma proiectului. Proiectul trebuie
s ofere o descriere detaliat a mrimii i caracteristicilor grupului int i mai ales a beneficiarilor
direci ai proiectului.
Criteriile de analiz a grupului int pot fi compoziia etnic, sexul, vrsta, etc. Cnd aceast
analiz este mai elaborat, ea poate fi ataat ca anex.
Un proiect presupune folosirea unor concepte specifice managementului proiectelor
(diagrame reea, timp, resurse, calitate etc.), a unor tehnici i instrumente proprii fiecrei faze, dar
implic i participarea unor persoane individuale, ct i a unor organizaii, care formeazstructura
organizatoric intern a proiectului. (totalitatea persoanelor implicate direct, care au rol decizional,
operaional sau consultativ ntr-un proiect). Cunoaterea tuturor persoanelor implicate este foarte
important, deoarece acestea pot influena n mod pozitiv sau negativ derularea proiectului.
Numrul i componena personalului implicat ntr-un proiect va depinde de urmtorii factori:
-
mrimea proiectului
termenul de proiect (dac proiectul trebuie finalizat ntr-un timp scurt, numrul persoanelor
implicate va fi mare)
importana proiectului (cu ct proiectul are un rol mai mare, cu att va crete numrul
participanilor la proiecte, iar recrutarea se va face de la nivele ierarhice mai nalte)
10
Implementarea proiectului
Planul de implementare trebuie s descrie activitile i alocarea resurselor ct mai detaliat
posibil. Este extrem de important s se ofere o imagine clar despre cine implementeaz
activitile proiectului, cnd i unde. Planul de implementare poate fi mprit n dou elemente
cheie: planul de activitate i planul de resurse.
Tema: Scrierea propunerilor de proiect
11
Activitatea
Consideraii
Lista tuturor activitilor Elaborai o singur list pentru toate activitile planificate.
proiectului
mprii activitile n
sarcini realizabile i
sub-activiti
Clarificai secvena i
dependena
Alctuii agenda
activitilor principale
Utilizai repere
Definii expertiza
12
Graficul, un format universal pentru prezentarea activitilor n anumite cadre de timp, arat
dependena i secvena pentru fiecare activitate. Figura 9 prezint un model de grafic.
Planul de resurse
Planul de resurse trebuie s ofere informaii cu privire la mijloacele necesare pentru
realizarea proiectului. Categoriile de costuri sunt stabilite la nivelul acestei etape pentru a cumula
informaiile despre costuri pentru alctuirea bugetului.
n exemplul de mai sus, activitatea de stabilire a unui program de training pentru personal
poate necesita echipament i alocaii. Acestea sunt categoriile de costuri legate de activitate.
Urmtorul pas este identificarea unitilor, cantitii pe perioada i costurile estimate pe unitate. Pe
baza acestor cifre, vor fi uor de calculat costurile pe perioad i costurile totale ale proiectului.
Figura 10 descrie aceste costuri ntr-un plan de resurse tipic, aa cum ar arta pentru
Activitatea 1.1 (program de training) din figura anterioar. Aceast modalitate de planificare ne
ajut s planificm i s calculm toate costurile legate de activitile proiectului.
13
Bugetul
n termeni simpli, un buget este un sumar al veniturilor i cheltuielilor ateptate ale
organizaiei pe o perioad de timp specificat.
Formularele de buget i procedurile de planificare financiar sunt foarte variate, n special n
sectorul non-profit. Este oricum esenial ca administratorii financiari s respecte exact cerinele de
raportare i ntocmire a bugetelor ale organizaiei finanatoare.
Cele dou elemente principale ale bugetului sunt veniturile i cheltuielile.
Veniturile constau n suma bunurilor financiare i a contribuiilor n natur utilizate ca surse
pentru susinerea proiectului. Dac sursa de finanare este unic, nu trebuie artat partea cu
venituri a bugetului. Totui, multe proiecte au mai mult de o surs de sprijin. Partea cu venituri
trebuie s arate contribuia fiecrei surse n parte. Figura 11 prezint un model de formular pentru
venituri.
Model de formular pentru venituri (n EUR)
Buget total: 21,345
Venit:
Fundaia X
12,345
Contribuie de la guvernul local
8,000
De la organizaie
1,000
Venit total:
21,345
Cheltuielile (numite i costuri) sunt toate acele costuri anticipate pentru implementarea
proiectului. Indiferent de criteriile de calculare i clasificare utilizate, costurile proiectului trebuie s
reflecte n mod rezonabil activitile prezentate n propunerea de proiect.
Figura 12 oferta un model pentru un formular de cheltuieli. Categoriile prezentate vor fi apoi
mprite mai detaliat acolo unde se cere acest lucru.
Model de formular pentru cheltuieli (n EUR)
Buget total: 21,345
Cheltuieli:
Salarii (6 luni X 500 EUR)
3,000
Consultant (3 traineri X 3 zile X 3 traininguri X 100 EUR pe zi)
2,700
Consumabile
1,345
Transport i cazare
4,250
Tema: Scrierea propunerilor de proiect
14
Costuri directe
Echipament
Cheltuieli totale:
8,750
3,300
21,345
Monitorizarea i evaluarea
Bazele monitorizrii sunt puse cnd se stabilesc indicatorii pentru rezultate. Propunerea de
proiect trebuie s indice:
cum i cnd echipa de conducere a proiectului va efectua monitorizarea progresului;
ce metode vor fi utilizate pentru monitorizare i evaluare;
cine va face evaluarea.
Raportarea
Progresul proiectului i raportul financiar pot fi specificate n propunerea de proiect. Deseori
aceste obligaii sunt determinate de cerinele standard ale ageniei donatoare. Raportul proiectului
poate fi ntocmit n versiuni diferite, n funcie de audiena vizat.
Conducerea i personalul
Trebuie efectuat o descriere scurt a personalului proiectului, a rolurilor individuale pe care
fiecare i le-a asumat, i a mecanismelor de comunicare care exist ntre membrii personalului.
Toate informaiile suplimentare (cum ar fi CV-uri) trebuie ataate ca anexe.
Anexele
Anexele trebuie s includ toate informaiile importante, dar prea mari pentru a fi incluse n
textul propunerii. Aceste informaii pot fi create n faza de identificare sau planificare a proiectului,
dar de multe ori se produce separat. Documentaia anexat la propunerea de proiect cuprinde:
analiza contextului general (e.g. evaluarea unui sector al societii civile);
documente privind politica i strategia (e.g. un plan local de aciune n domeniul mediului);
informaii despre organizaiile implementatoare (e.g. rapoarte anuale, evenimente de
succes, brouri i alte publicaii)
informaii suplimentare cu privire la structura i personalul conducerii proiectului (curriculum
vitae pentru membrii echipei proiectului);
hri cu localizarea zonei vizate;
proceduri i formulare pentru managementul proiectului (grafice organizaionale, formulare,
etc.).
Tema: Scrierea propunerilor de proiect
15