Sunteți pe pagina 1din 24

Office 365

I
Comunicare, Email,
Contacte i Calendar
Microsoft n educaie
Noi suntem parteneri n procesul de nvare

1 Microsoft Corporation
2014

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Cuprins

Co nectarea i colabo rarea utiliznd e -mail, c alendar e i contacte n Office 365

Scenariu utiliz ato r: Conectarea alto r conturi la Outlook Office 365

Scenariu utiliz a to r: Utilizarea filei Perso ane p entru lucru cu contactele dvs. n Office 365

Scenariu utiliz a to r: Configurarea unor grupuri d e distribuire n Exchange i Outlook 365

Scenariu utiliz a to r: Comunicarea cu personalul i obinerea d e info rm aii

Scenariu utiliz a to r: Utilizarea Office 365 pentru dezvoltarea profesional a p ersonalului

Scenariu utiliz a to r: Partajarea calend arului cu Outlook

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Conectarea i colaborarea utiliznd e-mail, calendare i


contacte n Office 365
Outlook, (pot electronic sau e-mail), Calendar, Persoane (contacte) i Activiti, n contextul Office 365, sunt pri
componente ale Outlook Web App i, n acelai timp, ale Office 365. Lync i Mesageria instant (IM) colaboreaz strns
cu Outlook Web App pentru a v ajuta la configurarea ntlnirilor online.
Dup parcurgerea acestui ghid vei fi capabili s:

configurai grupuri de utilizatori n Exchange online (dac suntei administrator)


gestionai rezervrile pentru anumite resurse limitate (cum ar fi spaiile destinate ntlnirilor)
v gestionai contactele i s le organizai n grupuri utiliznd Outlook (Office 365)
utilizai Outlook Office 365 pentru a v gestiona pota electronic
v conectai contul existent de pot electronic la contul dvs. Outlook Office 365
v configurai calendarul i s-l partajai cu colegii
facei diferena dintre un cont Outlook Web App i unul Outlook.com

Ghidurile precedente din aceast serie v-au prezentat modul de implementare a unui plan Office 365 gratuit pentru
educaie (E1) n instituia dvs. i cum s utilizai cteva dintre instrumentele fundamentale de productivitate i partajare
disponibile cum sunt Office Online*, OneDrive** i coleciile de site uri SharePoint.
Conectivitatea este inima Office 365 pentru educaie. Posibilitatea de a v conecta uor cu colegii i elevii, fr nevoia
unor ntlniri fa n fa ofer niveluri de colaborare superioare. Acest nivel superior de conectivitate i colaborare
este posibil utiliznd Exchange online i Outlook Web App precum i calendarele i informaiile de contact partajate,
mpreun cu Mesageria instant i videoconferinele Lync. Putei chiar rspunde unui e-mail utiliznd mesageria instant.
Deoarece totul se desfoar securizat i protejat n cadrul mediului asigurat de ctre domeniul Office 365 al instituiei
dvs., caracterul adecvat al comunicaiilor dintre personal i elevi poate fi monitorizat i controlat acolo unde este cazul.
Astfel este eliminat necesitatea unor comunicaii externe de acest tip.
Acest ghid v va ajuta s ncepei utilizarea caracteristicilor de baz a acestor puternice unelte de conectivitate. Ar
trebui s fii familiarizai de acum cu utilizarea interfeei Office 365 i s cunoatei funciile principalelor file i bare de
instrumente.
Putei folosi Outlook pentru pota dvs. electronic, Calendar pentru evenimentele i ntlnirile dvs. i Persoane pentru
persoanele dvs. de contact (toate acestea sunt funcii ale meniului cu file al Office 365).

* cunoscut anterior ca Office Web Apps.


** cunoscut anterior ca SkyDrive.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

1. Utilizarea potei electronice pentru conectare i colaborare

Suntei probabil familiarizai cu serviciul de pot electronic Outlook.com (fost Hotmail > MSN Hotmail >
Windows Live Hotmail) iar Outlook Web App v ofer funcii similare la fel cum o fac i celelalte aplicaii
conexe.
Putei s v conectai conturile de e-mail i reele sociale n Outlook iar apoi s v importai contactele i
mesajele de e-mail.
Folosii funcia Activiti pentru a v programa sarcinile i respectiv pentru a le gestiona i monitoriza ulterior
gradul de realizare.

2. Calendarul dumneavoastr Office 365

V putei partaja n siguran calendarul cu colegii i elevii care au cont n domeniul dvs. Office 365. Exchange
online din cadrul Office 365 asigur o conexiune securizat ntre conturile care au elemente partajate. Aceasta
nseamn c nimeni altcineva nu poate s v vad calendarul cu excepia dvs. i a celor cu care l-ai partajat.
Putei partaja calendarul dumneavoastr i cu persoane din afara domeniului instituiei, publicndu-l i oferind un
link (generat de ctre Office 365) celor care dorii s vi-l poat vizualiza.
n orice caz, manifestai pruden, deoarece calendarul dvs. va putea fi vzut de ctre oricine are linkul respectiv.
Putei trimite contactelor dumneavoastr, cu Outlook, mesaje de e-mail coninnd o copie a propriului calendar.

Deoarece toate interaciunile i mesajele instant, schimbate cu colegii i elevii, au loc n interiorului mediului securizat al
Office 365, nu este nevoie ca acestea s se desfoare pe alte platforme. Acest aspect este important mai ales n
interaciunea cu elevii.

3. Contactele dumneavoastr

Informaiile de contact sunt afiate pe nite cri de vizit electronice al cror coninut este foarte dinamic.
Putei trimite e-mail-uri sau mesaje instant direct din crile de vizit.
Putei s programai ntlniri direct din crile de vizit.
Putei aduga contacte direct din e-mail-uri.
Gestionarea contactelor dumneavoastr este uoar nu trebuie dect s urmai instruciunile pas cu pas din
fiecare seciune a filei Persoane.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Scenariu utilizator: Conectarea altor conturi la Outlook


Office 365
Ana este profesoar la o coal. Ea utilizeaz deja Office 365 de ceva timp i este pregtit acum s conecteze celelalte
conturi de e-mail la Outlook Office 365 i s-i importe contactele, att din conturile de e-mail, ct i de pe reelele
sociale pe care le utilizeaz inclusiv de pe LinkedIn.
Ea are conturi Hotmail i Gmail pe care vrea s le conecteze, precum i un cont Outlook.com. Ana ar dori s aib toate
mesajele de pot electronic la un loc, respectiv s poat, trimite i primi mesaje de pe oricare dintre conturi, utiliznd
aceiai interfa.

1. Conectarea Hotmail i Gmail la Office 365

Ana se conecteaz la Outlook din tabloul de bord Office 365.


Face clic pe pictograma Setri (care are forma unei roi dinate i se afl n colul din dreapta sus al paginii) i
selecteaz din meniu Opiuni i apoi cont. Ecranul ei ar trebui s arate n felul urmtor:

Ana face clic pe conturi conectate. Ea are acum posibilitatea de a conecta pn la cinci conturi de e-mail n
contul su Outlook Office 365.
Ea observ i faptul c poate s-i redirecioneze mesajele din Outlook ctre alte conturi atunci cnd are nevoie
de acest lucru.
Ana este acum pregtit s-i conecteze conturile ei Hotmail i Gmail. Ea face clic pe pictograma + i urmeaz
instruciunile care apar pe ecran.
Introduce adresa i parola contului su de pot electronic Hotmail iar Outlook conecteaz conturile.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Ana repet paii pentru contul su Gmail dar nu reuete s l conecteze. Observ apariia acestei ferestre i a
mesajului aferent pe ecranul su:

Pentru a putea conecta contul su Gmail, Ana trebuie s se conecteze direct la acesta i s modifice
configurrile astfel nct s permit accesul POP3, fapt care-i va permite apoi importarea acestuia n contul su
Office 365.

Acestea sunt indicaiile urmate de ctre Ana:

Conectai-v la contul dvs. Gmail.


Facei clic pe pictograma Setri, apoi pe elementul Setri.
Facei clic pe Redirecionare i POP/IMAP din meniul aflat n antetul paginii
n seciunea Descrcare POP: selectai una dintre urmtoarele opiuni:
o Activai POP pentru toate mesajele Dac selectai aceast opiune, toate mesajele de pot
electronic, att cele vechi ct i cele noi, vor fi descrcate n contul dvs. Outlook.
o Activai POP pentru mesajele primite de acum nainte Dac selectai aceast opiune, doar mesajele
de pot electronic noi, vor fi descrcate n contul dvs. Outlook.
Dac dorii ca Gmail s pstreze n inbox o copie a mesajelor trimise pe adresa dvs. de pot electronic Gmail,
din lista derulant Cnd mesajele sunt accesate cu POP, alegei opiunea pstrai n Gmail o copie a mesajelor
primite.
Facei clic pe Salvai modificrile.

Ana ncearc acum din nou s-i conecteze contul Gmail la Outlook Office 365. Ea descoper c trebuie s se conecteze
la contul su Gmail i s urmeze instruciunile din mesajul de pot electronic primit de la Gmail referitor la conectarea
conturilor. Dup aceasta ncearc din nou s conecteze contul Gmail la Outlook i de aceast dat reuete.

2. Importarea contului Outlook.com n Outlook Office 365


Deoarece Ana utilizeaz deja pentru pota electronic i un cont Outlook.com, dorete s importe toate mesajele i
contactele din acesta n Outlook Office 365 (Outlook Web App). Lucrurile decurg aidoma adugrii contului Hotmail, fr
nici un fel de probleme.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

3. Conectarea conturilor de pe reelele sociale i importarea contactelor

Ana defileaz pn la subsolul paginii conturi conectate. Aici ea observ o list cu reele personale (reele
sociale) agreate de ctre platforma Office 365 a colii ei, cu care i este permis s se conecteze.
Ea constat c i este permis s se conecteze cu contul su LinkedIn aa c face clic pe conectare (n dreapta
pictogramei LinkedIn).
Dup introducerea adresei de e-mail i parolei contului LinkedIn, aps pe butonul OK, voi permite i n
cteva secunde este conectat. Acum, Office 365 import lista sa de contacte din LinkedIn. Ana face clic pe
fila Persoane din meniul principal (poziionat orizontal n antetul ferestrei Office 365) i descoper c toate
contactele ei au fost importate i sunt gata de a fi utilizate.
n dreapta acestor conturi conectate, Ana remarc o list cu linkuri ctre alte caracteristici ale Outlook
Office 365.
Ea examineaz unele din aceste linkuri i vede ct de uor i este s urmeze instruciunile i recomandrile
privind utilizarea mai multor caracteristici ale Outlook Web App.
n partea stng i atrag atenia principalele opiuni de administrare ale Outlook Web App i ncepe s
exploreze cteva dintre acestea.
Ana reuete s-i creeze grupuri de distribuire a mesajelor de pot electronic personale (elevii si grupai
pe clase i colegii pe departamente) i constat, de asemenea, c este deja membr a unor grupuri de
distribuire create de administratorii instituiei.
Fcnd clic pe pictograma sub forma unei sgei orientate spre stnga, aflat n colul din stnga sus al
ferestrei Outlook Office 365, se ntoarce la pagina principal a Outlook Office 365.

Acum c toat pota ei electronic se afl ntr-un singur loc iar contactele au fost importate, ea poate vizualiza i lucra
cu lista de contacte fcnd clic pe Persoane din meniul principal al ferestrei Office 365.
Ana poate oricnd aduga sau ndeprta conturi revenind la pagina principal Outlook Web App fcnd clic pe meniul
Setri i apoi pe Opiuni la fel ca atunci cnd i-a conectat iniial conturile.
Ea observ c n Office 365 poate rspunde unui mesaj de pot electronic, primit de la cineva din domeniul colii,
utiliznd mesageria instant (IM).

Avnd un mesaj de pot electronic deschis n Outlook Web App, face clic pe cele trei puncte mici aflate n
colul din dreapta sus a ferestrei.
Se deschide un meniu care ofer o serie de opiuni suplimentare pentru pota electronic.
Fcnd click pe rspundei prin Mesageria instant, deschide o fereastr n care poate tasta un rspuns care
va fi livrat expeditorului dac acesta este conectat la IM n Office 365.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Scenariu utilizator: Utilizarea filei Persoane pentru lucru


cu contactele dvs. n Office 365
Ana Popescu face parte din consiliul administrativ al colii. De cnd instituia sa a nceput s utilizeze Office 365, ea a
descoperit c acesta este excelent pentru att pentru nvare i predare ct i pentru eficientizarea sarcinilor sale
administrative.
Anei i s-au acordat de curnd cteva ore pe sptmn pentru a organiza cursuri de dezvoltare profesional pentru
colegii si. Ana dorete s le explice cum s foloseasc Office 365 dar realizeaz c mai nti are ea nsi nevoie s-i
mbunteasc cunotinele i abilitile.
Fiindc c nu a petrecut prea mult timp pentru a lucra cu fila Persoane din meniul principal al Office 365, a decis s
nceap acum s exploreze mai n detaliu funciile acestei seciuni.
Face clic pe fila Persoane i examineaz fereastra corespunztoare.

Observ n partea stng a ferestrei un Director care conine o list cu locuri n care poate gsii informaii
despre contactele sale.
Sub aceast list vede un link pentru conectarea conturilor reelelor sociale i importarea tuturor
contactelor de pe aceste site-uri.
Gsete util funcia cutai persoane, pe care o descoper n partea de sus a ferestrei, pentru a cuta
persoane i a le aduga n lista sa de contacte.
Efectuarea unui clic pe oricare dintre contactele sale deschide o carte de vizit care conine toate
informaiile privitoare la acel contact i care pot fi oricnd editate.

1. Informaiile de contact

Aceste informaii sunt stocate sub forma unei cri de vizit. Ana deschide detaliile de contact a unuia
dintre colegii si. Fereastra arata precum n imaginea urmtoare:

Examinnd cartea de vizit Ana observ c dac ine cursorul mausului deasupra anumitor elemente apar
uneori sfaturi ecran cu informaii despre elementul respectiv. De exemplu pictogramele circulare din
dreapta pozei contactului.
Descoper cu aceast ocazie c poate trimite un e-mail, un mesaj instant sau poate stabili o ntlnire direct
din cartea de vizit, fcnd clic pe pictogramele corespunztoare din dreapta pozei persoanei de contact.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

2. Crearea unei noi cri de vizit

Ana face clic pe pictograma +nou care duce la deschiderea unei ferestre de dialog. Aceast fereastr i ofer
posibilitatea de a crea un contact sau un grup nou i ea alege s creeze un nou contact.
Trebuie acum s completeze un formular cu informaiile necesare crerii unui nou contact n agenda sa
dup cum se poate observa i n imaginea de mai jos:

n timp ce completeaz cmpurile formularului, observ c dac face clic pe pictogramele +, acestea ofer
rubrici suplimentare pentru informaii adiionale. De exemplu se pot aduga mai multe numere de telefon
pentru o persoan, dac se face un clic pe pictograma + corespunztoare rubricii telefon.
Dup completarea formularului, Ana face clic pe SALVAI i noul contact este astfel creat. Aceste informaii
sunt disponibile n fila Persoane sau Outlook, atunci cnd sunt expediate mesaje de e-mail.

3. Crearea grupurilor de contacte


Pentru crearea unor grupuri de contacte, procedura este aproape identic. Ceea ce poate Ana crea n contul ei, este un
grup personal spre deosebire de un grup de distribuire partajat care poate fi creat doar n Exchange Office 365 i doar
de ctre administratorii serviciilor Office 365. Acesta din urm poate fi utilizat de ctre toi utilizatorii din domeniu
respectiv.

Ana face clic pe pictograma +nou i apoi pe opiunea creai un contact.


Completeaz detaliile, denumind grupul i adugnd persoane de contact n acesta.
Office 365 o ajut cu sugestii odat ce ncepe s tasteze numele viitorilor membri ai grupului.
Dup ce termin de adugat membrii n grupul proaspt creat, face clic pe SALVAI i astfel este creat un
grup personal.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Cnd Ana i citete mesajele de pot electronic, dac face un clic pe numele unui expeditor, cartea de vizit a
acestuia va apare pe ecran i va arta precum cea din imaginea de mai jos:

10

n colul din dreapta sus al crii de vizit, exist opiunea de a aduga expeditorul la lista de contacte.
Face clic pe aceast opiune i ca urmare se deschide o fereastr n care poate aduga informaii
suplimentare despre respectiva persoan de contact. Aceast fereastr este prezentat n urmtoarea
imagine:

Dup completarea informaiilor adiionale, face clic pe SALVAI i astfel aceast persoan de contact
mpreun cu toate detaliile sunt salvate n contactele Anei.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

4. mbuntirea comunicrii

11

n Outlook Ana poate urmri indicatorii de disponibilitate online ai contactelor.


Pentru aceasta, face clic pe un mesaj de pot electronic din panoul de mesaje
(mijloc) iar n panoul de coninut (dreapta) n stnga fiecrui contact cruia i-a fost
adresat mesajul apare un ptrel care indic disponibilitatea respectivei
persoane.
Imaginea din dreapta prezint o legend care explic semnificaia fiecreia dintre
culorile posibile ale acestor indicatoare. Dac n dreptul unei persoane apare un
ptrel alb, nseamn c aceasta nu este conectat nici cu mesageria instant (IM)
din Outlook Web App i nici cu Lync.
Pentru a beneficia de informaia furnizat de aceti indicatori Ana trebuie s fie
conectat la mesageria instant.
Mai jos sunt prezentate indicatoarele aa cum apar ele n panoul de coninut al unui mesaj:

Dac Ana face clic pe oricare dintre contactele disponibile, dup deschiderea crii de vizit respective,
poate iniia, folosind pictograma circular pentru mesaje instant, o conversaie prin intermediul IM sau
chiar prin intermediul unei ntlniri improvizate n Lync.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Scenariu utilizator: Configurarea unor grupuri de


distribuire n Exchange i Outlook 365
Acest scenariu este orientat spre utilizarea grupurilor pentru programarea ntlnirilor i pstrarea legturii cu prinii
elevilor, ns grupurile de pot electronic au mult mai multe ntrebuinri.

Dl Moroan este directorul tehnic al scolii. El poate lucra n Exchange Online deoarece fiind profesor de
informatic el este i administratorul contului Office 365 al instituiei.
El tie c exist multe funcii pe care o scoal nu are nevoie s le foloseasc i de aceea nu este ngrijorat de
faptul c Exchange online din Office 365 pare a fi destul de complex.
Principalul motiv pentru care el dorete s utilizeze Exchange online, este acela de a configura cteva
grupuri de distribuire pentru coala sa cum ar fi: Personal, Toi Elevii, Clase i Discipline.
Pentru aceasta el utilizeaz Centrul de administrare Office 365 i face clic pe fila Admin din meniul principal
al Office 365.
Din meniul care apare, selecteaz Exchange pentru a deschide Centru de administrare Exchange.
Aici el vede c exist o grmad de funcii dar tie c nu va avea nevoie de majoritatea dintre ele pentru c
destinaia lor primar este mediul corporatist. Cu timpul el va deveni tot mai ncreztor i se va simi n stare
s exploreze i alte funcii disponibile.

Pentru nceput el se pregtete s parcurg paii implicai n configurarea grupurilor de distribuire. Acestea sunt utile
pentru trimiterea unor mesaje n mas folosind pota electronic. Iat cteva dintre motivele pentru care o instituie ar
dori s foloseasc grupuri de distribuire:

12

Trimiterea unor mesaje regulate de informare a personalului.


Informarea la zi a elevilor i prinilor.
Configurarea unor grupuri pentru fiecare clas de elevi.
Configurarea unui grup pentru consiliul de administraie al scolii.
Trimiterea unor mesaje sau invitaii cu ocazia diferitelor evenimente i srbtori.
Conturi de pot electronic pentru diferite grupuri de lucru sau proiecte.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

n Centru de administrare Exchange el observ c toate opiunile i configurrile sunt grupate pe categorii ce sunt
accesibile fie din panoul de categorii ce se prezint sub forma unei liste n parte stng a ferestrei, fie direct din panoul
de coninut al tabloului de bord unde fiecare categorie are listate dedesubtul su, elementele componente ce pot fi
accesate direct.

Tabloul de bord din Centrul de administrare Exchange arat astfel:

Dl Moroan alege varianta direct de acces i face clic pe grupuri din categoria destinatari desfurat n
panoul de coninut al tabloului de bord din Centrul de administrare Exchange.
Adugarea unui nou grup este simpl i se rezum la urmarea instruciunilor care apar pe ecran.
El face clic pe pictograma + i alege, din meniul derulant, Grup de distribuire.
Ca urmare se deschide fereastra de dialog grup de distribuire nou.

13

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

El completeaz toate cmpurile necesare crerii unui grup de distribuire pentru consiliul de administraie al
scolii. Cmpul Nume afiat va conine numele grupului aa cum va apare n cmpurile pentru destinatari.
n cmpul Alias se tasteaz o variant prescurtat a numelui grupului. Acest lucru este util la crearea adresei
de e-mail a grupului deoarece, implicit, adresa de e-mail a grupului va fi de forma alias@dome.niu.
Astfel adresa de e-mail a grupului va fi scurt i uor de introdus n cmpurile Ctre:, Cc: sau Cci:.
Deoarece configureaz acest nou grup, Gheorghe Moroanu va fi implicit i proprietarul grupului. El poate
aduga i ali proprietari la acest grup pentru a-l ajuta n ndeplinirea sarcinilor administrative (adugarea
unor conturi pentru noii utilizatori sau tergerea unor conturi ai cror utilizatori au prsit instituia).
Dup completarea tuturor cmpurilor necesare, face clic pe SALVAI. Office 365 va configura acum grupul
care va apare n list alturi de alte grupuri configurate, eventual, de ctre ali administratori.
El poate acum aduga membri la acest grup, fcnd un clic pe pictograma creion de deasupra numelui grupului. Aceasta
aciune va deschide fereastra de administrare a grupului. Fereastra de administrare a grupului arat astfel:

14

Dl Moroan trece acum n revist meniul din stnga i urmeaz instruciunile pentru a verifica proprietarii
grupului, pentru a aduga noi membri la grup, pentru a configura sistemul de aprobri precum i pentru
alte configurri i opiuni referitoare la e-mail.
Observ c instruciunile sunt foarte explicite i ca urmare apeleaz doar o singur dat la funcia Ajutor
(aflat n colul din dreapta sus al ferestrei de administrare a grupului).
Dup ce consider c a fcut modificrile necesare, apas butonul salvai iar Exchange online din Office 365
opereaz toate schimbrile necesare privind membrii grupului de distribuire i configuraiile
corespunztoare.
Grupul este acum gata de utilizare i dl Moroan se pregtete s trimit un e-mail celorlali membri,
utiliznd funcia de trimitere n grup a mesajelor de pot electronic, pentru a-i informa despre crearea
acestui nou grup de distribuire.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

El i ndreapt acum atenia spre meniul principal al Office 365 care se deruleaz orizontal n antetul paginii i face clic
pe Outlook pentru a deschide pagina sa de pot electronic (Outlook Web App).

15

Pentru nceput face clic pe +e-mail nou. Fereastra pentru compunerea unui nou mesaj de pot electronic
se deschide n partea dreapt a ecranului.
n cmpul Ctre: introduce numele grupului apoi apas tasta Enter.
Dup completarea cmpului Subiect: i introducerea unui mesaj de informare, apas pe butonul Trimitei.
Aproape instantaneu primete o copie a mesajului de pot electronic deoarece i el este membru al
acestui grup de distribuire. Astfel are garania c mesajul a fost trimis cu succes. Se pregtete acum s-i
anune pe membrii grupului despre viitoarea lor ntlnire.
Face din nou clic pe +e-mail nou i ncepe s introduc numele grupului de distribuire. Pe msur ce
tasteaz, Outlook recunoate grupul i ntregul su nume apare ca sugestie de introducere n cmpul
destinatarilor. Tot ce are de fcut dl Moroan acum, este s selecteze sugestia pentru a fi introdus automat
de ctre Outlook.
Explornd posibilitile pe care le are, dl Moroan descoper c dac face un clic dreapta pe numele
grupului (n cmpul Ctre:) i apoi pe vedei detaliile, se deschide o nou fereastr care afieaz o list cu
membrii grupului.
Aceast fereastr mai are cteva funcii utile pe care dl Moroan vrea s le exploreze. Iat cum arat
fereastra pe care o exploreaz acum:

Deasupra numelor membrilor, descoper o pictogram circular n form de calendar pe care o poate
folosi pentru a programa o ntlnire.
Face clic pe aceast pictogram i deschide n acest fel o fereastr care-i ofer posibilitatea organizrii unei
ntlniri. Trebuie doar s completeze cmpurile din aceast fereastr i dac dorete poate s ataeze i
agenda ntlnirii sub forma unui document Word. Pentru aceasta face clic pe pictograma Mai multe aciuni
care apare n meniul orizontal din antetul paginii sub form de trei puncte (). Din meniul care se deschide,
alege inserai i apoi atari sau fiiere OneDrive. Aici are posibilitatea s aleag locaia fiierului, care se
poate afla pe computerul su (paradigm depit, n care fiecare destinatar primete o copie a fiierului)
sau n cloud, pe OneDrive (noua paradigm, n care toi destinatarii vd acelai fiier, original i ntotdeauna
actualizat).
Dl Moroan consider util s-i consulte propriul calendar pentru a verifica att disponibilitatea sa ct i a
celorlali participani n ziua i la ora stabilit. Pentru aceasta face clic pe ASISTENT PROGRAMRI din
antetul paginii i introduce membrii sau grupul de distribuire n rubrica Participani din partea stng. Dup
ce totul a fost pus la punct face clic pe TRIMITEI.
Verificnd n propriul calendar, observ c Office 365 a listat deja ntlnirea. Dac face clic pe titlul acesteia,
se deschide fereastra evenimentului n care poate vedea cine a rspuns invitaiei, agenda ntlnirii i care
sunt ceilali participani convocai.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Office 365 a operat modificri n contactele i calendarul su pentru a-i uura munca i a-i economisi timp i efort.
Practic toat munca de secretariat a fost efectuat de ctre Office 365.

Dl Moroan nu mai trebuie s-i noteze manual n calendar fiecare ntlnire i nu mai trebuie s trimit
mesaje de pot electronic de fiecare dat cnd planific o ntlnire.
Cnd primete prin e-mail o invitaie la un eveniment la care trebuie s participe, i face rezervarea n
calendar printr-un simplu clic.
Poate verifica dac membri echipei sale sunt disponibili sau ocupai atunci cnd le introduce numele n
rubrica Participani din ASISTENT PROGRAMRI deoarece disponibilitatea lor este afiat automat n
calendar.
Aceast facilitate i economisete timp i efort atunci cnd trebuie s programeze evenimente cu mai muli
participani.
Destinatarii i grupurile sale i apar ca sugestii imediat ce ncepe s tasteze una sau dou litere din numele
lor n rubricile destinatarilor dintr-un mesaj de pot electronic nou.

Configurarea unui grup de distribuire a potei electronice pentru prini.

16

Dl Moroan decide s configureze un grup de distribuire i pentru prinii elevilor din coala sa.
El are toate detaliile lor de contact sub forma unui fiier .csv i dorete s fac o ncrcare sub form de lot
pentru a ctiga timp.
Acest lucru este foarte uor de realizat utiliznd Office 365 deoarece presupune doar adugarea acestor
nume n lista lui de contacte. El nu poate efectua aceast operaiune din Centrul de administrare Exchange
aa cum a fcut-o pentru membri consiliului de administraie al scolii pentru c prinii nu au conturi Office
365.
Ca urmare el selecteaz fila Persoane din meniul principal al Office 365 aflat n antetul ferestrei.
Face clic pe pictograma meniului Setri (rotia dinat din dreapta fotografiei sale de profil).
Din meniul afiat alege Importai contactele. Ecranul su va arta astfel:

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Are acum la dispoziie opiunea de a ncrca un fiier .csv care conine toate numele i adresele de e-mail
ale prinilor elevilor din coala sa. Ecranul su va arta astfel:

El merge direct la Pasul doi deoarece are deja un fiier .csv pregtit. Urmeaz instruciunile pe msur ce
acestea apar pe ecranul su i finalizeaz ncrcare acestui lot de contacte.
Not: Pentru a ncrca fiierul .csv n Outlook Web App este nevoie ca acesta s fi fost salvat corect, adic n
formatul .CSV (DOS) MS. Pentru aceasta trebuie utilizat opiunea Salvare ca din meniul care apare cnd
fiierul este salvat pentru prima dat pe computer.

17

Odat ce are lista prinilor ncrcat n contactele sale, dl Moroan trece la configurarea unui grup de
distribuire a potei electronice n Outlook Web App fcnd din nou clic pe fila Persoane i apoi pe
pictograma + nou aflat n colul din stnga sus al ferestrei.
Are opiunea de a crea un nou contact sau un nou grup. El alege opiunea creai un grup.
D un nume grupului i ncepe s adauge contactele cutnd detaliile prinilor.
Cnd toate numele prinilor au fost adugate, face clic pe SALVAI pentru a crea noul su grup de
distribuire a potei electronice.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Scenariu utilizator: Comunicarea cu personalul i


obinerea de informaii
Dl Moroan a primit un e-mail de la Inspectoratul colar Judeean n care i se solicitau o serie de informaii statistice.
Acestea trebuie trimise inspectoratului pn la sfritul zilei.
nainte ca coala sa s fi avut Office 365, aceasta ar fi nsemnat convocarea unei edine extraordinare cu conducerea
colii ceea ce ar fi presupus ca unii dintre profesori s ias de la clas n timpul orei pentru a afla care sunt cerinele i a
cere anumite clarificri. Acest tip de ntreruperi au ns un impact negativ asupra procesului educaional.
Profesorilor le-ar fi fost nmnate o serie de formulare i rapoarte de completat, iar ulterior ar fi trebuit colectate i
returnate conducerii pentru centralizare, fapt ce ar fi consumat o grmad de timp. n tot acest interval de timp, elevii
ar fi fost nesupravegheai, fapt ce tinde s duc la probleme disciplinare i prelungirea perioadei de ntrerupere a
procesului educativ.
Dar acum c dl Moroan utilizeaz Office 365, n momentul primiri mesajului de e-mail, a tiut c poate folosii
instrumentele de comunicare disponibile n Office 365 pentru a eficientiza activitile de tip administrativ i pentru a
evita ntreruperea procesului educaional.

18

i sunt solicitate o serie de statistici de ctre Inspectoratul colar Judeean.


Utiliznd Outlook Web App, el trimite mesaje de e-mail ntregii administraii, folosindu-se de grupurile de
distribuire pe care le-a creat n Exchange online. Mesajele de pot electronic conin un link ctre un folder
de pe OneDrive n care sunt partajate cu profesorii toate formularele i rapoartele necesare. Aceste mesaje
pot fi trimise cu importan maxim i cu solicitare pentru confirmarea primirii respectiv citirii mesajului i
astfel poate fi urmrit propagarea informaiei.
Pe lng mesajul de pot electronic, ar putea s le trimit colegilor cte o invitaie pentru ntlnire, fie ea
ntr-o sal fie una online. Aceast invitaie, fcut pentru ora limit la care trebuie trimise formularele i
rapoartele pentru centralizare, poate s in loc de memento n calendarul destinatarilor. Odat acceptat
invitaia, evenimentul se va regsi n calendarul fiecrui profesor i astfel ei vor fi notificai periodic c se
apropie ora de livrare a documentelor solicitate.
Profesorii care nu se afl n coal primesc mesajul de pot electronic pe telefonul mobil sau pe
computerul de acas. Ei pot completa documentele solicitate exact aa cum ar fcut-o dac ar fi fost la
scoal.
Fiecare profesor, membru n consiliul de administraie, deschide documentele de pe OneDrive i
completeaz formularele electronice. Cu toate c sunt furnizate instruciuni de completare, profesorii pot
pune ntrebri, atunci cnd nu sunt siguri n ceea ce privete unele aspecte, prin intermediul mesageriei
instant deoarece starea online a dlui Moroan arat c acesta este disponibil pentru IM.
Dl Moroan urmrete progresul procesului de completare a formularelor i rapoartelor utiliznd Activiti
din propriul su site SharePoint.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Scenariu utilizator: Utilizarea Office 365 pentru


dezvoltarea profesional a personalului
Acest scenariu utilizator este o colecie de idei de utilizare a Office 365 n instituia dvs. de nvmnt.
Se ntmpl de multe ori ca activitile de dezvoltare profesional i calificrile profesorilor s nu fie nregistrate
corespunztor sau s umple un dosar uitat pe undeva prin vreun dulap sau n vreo arhiv. Aceast situaie poate face
ca realizrile i activitile de dezvoltare profesional ale profesorilor, s nu fie remarcate aa cum se cuvine i de aceea
nregistrrile acestor activiti i calificri ar trebui s fie uor accesibile. Cu toate acestea, profesorii neglijeaz deseori
acest aspect pentru c timpul lor este alocat mai mult pregtirii leciilor dect unor activiti birocratice.
Ana Popescu face parte din consiliul administrativ al colii i dezvoltarea profesional a colegilor si face parte din
atribuiile ei administrative. Ea tie ct de important este pentru fiecare dintre colegii si, s-i dezvolte i s-i menin
un portofoliu de dezvoltare profesional continu.
Ana tie c Office 365 poate economisi timp preios, legat de aceste sarcini administrative, care poate fi realocat
mbuntirii procesului educativ. Ea are cteva idei despre cum ar putea s rezolve problema evidenei activitilor de
dezvoltare profesional a profesorilor de a lungul anului colar. Ana se gndete la utilizarea instrumentelor i serviciilor
Office 365 pentru urmtoarele activiti:

19

Fiecare profesor trebuie s-i creeze un portofoliu cu dovezi i detalii despre realizrile sale profesionale i
cu activitile sale de dezvoltare profesional continu. Astfel de dovezi, care pot fi certificatele de
participare, diplomele etc., trebuie scanate i stocate pe OneDrive pentru a putea fi accesate cu uurin.
Dovezile participrii la diferite evenimente de dezvoltare profesional, sub forma unor fotografii sau a unor
nregistrri video pot fi, de asemenea, partajate ntr-un album individual pentru a extinde portofoliul
personal. Acest lucru poate fi fcut utiliznd orice dispozitiv portabil, capabil s ncarce fiiere pe OneDrive,
pentru a asigura o actualizare instant portofoliului chiar n timpul participrii la o activitate de dezvoltare
profesional.
Fotografiile pot fi transformate ntr-o prezentare de diapozitive pe OneDrive. Dac exist i o dovad video
a participrii, aceasta poate fi editat folosind Windows Movie Maker i apoi poate fi stocat n acelai
folder de pe OneDrive. Cu o capacitate de stocare de pn la 1TB pentru fiecare utilizator, OneDrive ofer
loc suficient pentru stocarea unor astfel de dovezi privind realizrile profesionale ale profesorilor.
Pentru a putea urmri dezvoltarea profesional de-a lungul ntregului an, Ana poate folosi att fila Activiti
din meniul principal al Office 365 ct i opiunea de partajare a calendarelor. n acest fel poate fi nregistrat
timpul petrecut de ctre fiecare profesor pentru diferitele activiti de dezvoltare profesional.
De cte ori apar oportuniti de dezvoltare profesional, Ana trimite invitaii la respectivele evenimente
profesorilor. Acetia pot accepta sau respinge invitaiile primite. Ana are grij s trimit notificri regulate i
s-i partajeze calendarul astfel nct toate oportunitile de dezvoltare profesional s fie vizibile.
Profesorii i pot i ei organiza activitile utiliznd Calendar din Outlook Web App (OWA).
Profesorii pot crea grupuri de discuie pe diferite teme folosind mesageria instant, fluxul de tiri i
ntlnirile Lync.
Ana Popescu mpreun cu conducerea colii, folosesc portofoliile stocate pe OneDrive de ctre fiecare
dintre profesorii colii, pentru a identifica punctele tari precum i cele slabe ale fiecruia dintre ei. Aceasta o
ajut n planificarea unor activiti de dezvoltare profesional particularizate de-a lungul anului colar.
Profesorii pot participa la diverse sondaje de opinie create cu Excel Online i partajate prin e-mail, sau
postate n fluxul de tiri al site-ului SharePoint al administraiei.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

20

Exemplele de activiti de nvare reuite sunt consemnate n jurnalele online utiliznd blogurile
SharePoint pentru a putea fi comparate cu altele. Prin partajarea ideilor fiecare i aduce contribuia la
dezvoltarea profesional continu a corpului profesoral. Aceste bloguri sunt partajate utiliznd grupurile de
distribuire create pentru profesori de ctre administraie.
Profesorii pot crea foldere cu linkuri ctre diverse pagini web cu articole educaionale pe care le-au citit
pentru a-i lrgi cunotinele. Ei pot partaja aceste foldere, utiliznd pota electronic i listele de
distribuie sau informaiile de contact.
n Outlook Web App poate fi creat un folder n care s fie pstrat corespondena educaional cum ar fi
circularele de la inspectorat, rezumatele ntlnirilor etc. Un lucru asemntor, poate fi fcut i cu ajutorul
unei cutii potale Exchange, partajate, destinat de exemplu, mesajelor de pot electronic privind
dezvoltarea profesional.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Scenariu utilizator: Partajarea calendarului cu Outlook


Partajarea este implicit n Office 365 i este gestionat n condiii de maxim siguran de ctre Exchange online,
atunci cnd are loc ntre utilizatorii aceluiai domeniu.
Andreea Coman este preedinta organizaiei elevilor din coal. Ea dorete s-i partajeze calendarul cu colegii deoarece
urmeaz s aib loc cteva evenimente importate. Ea trebuie s-i partajeze calendarul i cu dl Moroan, acesta fiind i
responsabil cu problemele elevilor n consiliul de administraie al colii.

21

Andreea se conecteaz la Office 365 i selecteaz fila Calendar din meniul principal care se prezint sub
forma unei colecii orizontale de file n partea de sus a ferestrei Office 365. n calendarul care se deschide,
ea introduce noile evenimente de care colegii ei trebuie s afle.
Dup introducerea unui eveniment face clic pe PARTAJAI din dreapta sus, comand care i ofer o serie
ntreag de opiuni.
Pentru c dorete s-i partajeze calendarul cu toi elevii colii ncepe s tasteze numele grupului de
distribuire a mesajelor de pot electronic, Toi Elevii, n cmpul Partajai cu. Imediat dup ce introduce
primele caractere din numele grupului, Office 365 i ofer sugestii care o scutesc de efortul de a tasta
ntregul nume al grupului de distribuire.
ncepe s introduc numele dlui Moroan i este ajutat din nou, prin numele sugerate, s completeze mai
rapid adresele persoanelor cu care dorete s-i partajeze calendarul. Fereastra ei arat similar celei de mai
jos:

Acum urmeaz s decid ct de mult va partaja din calendarul su.


Aici are trei opiuni, Numai disponibilitate este prima dintre ele. Urmtoarele dou, Detalii limitate i
Detalii complete, permit Andreei s partajeze mai multe detalii din calendarul su. n situaia dat, ea alege
opiunea Detalii complete din lista derulant care se deschide cnd face clic pe butonul sgeat din dreapta
numelui destinatarului.
Dup aceasta face clic pe TRIMITEI. Fiecare destinatar va primi un e-mail ce conine un link prin care-i
invit s accepte calendarul ei partajat.

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

Dl Moroan primete invitaia ei. El decide s-i partajeze la rndui calendarul cu Andreea dei doar cu acces
limitat, selectnd nivelul de permisiuni Numai disponibilitate. Fereastra lui arat astfel:

Pentru a accepta invitaia de partajare a calendarului, face clic pe ADUGAI UN CALENDAR i ca urmare,
evenimentele din calendarul Andreei vor aprea partajate, n aceeai fereastr, cu propriul su calendar.
Andreea va vedea, ns, evenimentele din calendarul Dlui Moroan doar ca Busy (ocupat) pentru acesta a
selectat opiunea de partajare Numai disponibilitate.
Fiecare poate s ascund calendarul partajat al celuilalt sau propriul su calendar debifndu-l din ALTE
CALENDARE i respectiv din CALENDARELE MELE, opiuni aflate pe prima coloan din stnga ferestrei
Calendar.
Calendarul dlui Moroan conine evenimentele partajate de ctre Andreea i arat ca n imaginea
urmtoare:

22

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

23

Andreea exploreaz i celelalte opiuni de partajare accesibile printr-un clic dreapta pe Calendar din grupul
Calendarele mele aflat n partea stng a ferestrei. Din meniul contextual care se deschide, alege
permisiuni i examineaz panoul care se deschide n partea dreapt a ferestrei Calendar.
Aici ea are posibilitatea de a schimba permisiunile pentru toate calendarele sale partajate. Alege s deschid
meniul derulant din dreapta dlui Moroan Gheorghe i trece n revist celelalte dou opiuni.
Ea alesese s partajeze cu dl Moroan toate detaliile calendarului propriu. Celelalte dou opiuni sunt
Numai disponibilitate, care permite celuilalt s vad doar perioadele ocupate deja din calendarul propriu,
fr detalii privind evenimentele respective i Detalii limitate care permite celuilalt s vad doar primul
rnd al evenimentelor din calendarul partajat de ctre ea.
Pentru confirmarea seleciei fcute ea apas pe SALVAI.
Evenimentele din calendarul dlui Moroan apar n calendarul ei ns fr detalii. n dreptul unui eveniment
ea vede n calendarul su durata evenimentului care este marcat cu Busy. Fereastra calendarului ei arat
precum imaginea de mai jos:

Evenimentele Andreei sunt afiate cu negru iar cele ale dlui Moroan, cu verde dei aceste culori pot fi
personalizate printr-un clic dreapta pe oricare dintre calendarele afiate n panoul din stnga iar apoi clic pe
culoare.
n panoul din dreapta poate vedea perioadele n care dl Moroan este ocupat cu alte evenimente i astfel,
Andrea, i poate ajusta programul pentru a organiza propriile evenimente, n perioadele n care acesta este
disponibil. n astfel de situaii funcia de partajare a Office 365 devine cu adevrat util i economisete timp
preios.
Andreea realizeaz c ar trebui s utilizeze funcie ASISTENT PROGRAMRI ori de cte ori dorete s introduc
un eveniment n calendarul su. Aceast funcie i permite s vad toate evenimentele programate deja n
calendarul propriu n paralel cu evenimentele programate n calendarele celor care i-au partajat calendarele cu
ea.
Avnd calendarul su afiat n paralel cu cel al dlui Moroan, care i-a partajat calendarul cu ea, fereastra
Andreei ar trebui s arate precum cea din imaginea urmtoare (un aspect similar va avea i fereastra dlui
Moroan n momentul n care utilizeaz funcia ASISTENT PROGRAMRI):

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei


electronice, contactelor i calendarului

24

Aceste funcii de partajare se pot dovedi unelte deosebit de puternice pentru coli i alte instituii educaionale
deoarece pot aduce importante economii de timp atunci cnd trebuie organizate diferite evenimente.
Calendarele publice cu datele limit pentru predarea portofoliilor i datele tezelor ajut elevii i prinii s-i
planifice timpul de studiu i evenimentele de familie astfel nct s nu se produc suprapuneri (conflicte) sau
supraaglomerri.
colile pot pune la dispoziie aceste calendare prinilor, trimindu-le un link, fie n revista electronic a scolii,
fie n mesajele de e-mail pe care acetia le primesc cu regularitate din partea colii.
Comunicarea dintre familie i coal poate fi mult mbuntit cu ajutorul calendarelor partajate deoarece
acestea sunt dinamice i pot fi actualizate mult mai rapid dect variantele pe hrtie care ar trebui imprimate,
introduse n plicuri adresate i trimise prinilor.