Conceptul original de Access a fost pentru utilizatorii finali s poat s "acceseze"

date din orice surs.

Alte caracteristici includ: importul i exportul de date de mai multe formate, cum ar fi
Excel , Outlook , ASCII , dBase , Paradox , FoxPro , SQL Server , Oracle , ODBC , etc.
De asemenea, Access are i posibilitatea de a folosi baze de date externe, nenglobate,
n formatele: Microsoft Excel, Liste SharePoint, text, XML, Microsoft
Outlook, HTML, dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, ODBC -conforme cu containerele de
date, inclusiv: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, - avnd aceleai
posibiliti de utilizare aceasta pentru vizualizare, interogare, editare, i de raportare.
Acest lucru permite apelarea datelor existente cele mai recente date. Se pot efectua
operaii de join SQL ntre seturile de date de diferite formate, stocate pe diferite
platforme.
Access stocheaz toate tabelele de baze de date, interogri, formulare, rapoarte,
macrocomenzi i module n baza de date Jet Access ca un singur fi ier. Microsoft
Access utilizeaz att formatul ACCDB, ct i MDB.
Un fiier MDE / ACCDE este o baz de date Microsoft Access fi ier cu toate modulele
compilate i tot codul surs editabil eliminat, care cuprinde toate componentele: tabele,
interogri, module, macrocomenzi, formulare i rapoarte.
Utilizatorii pot crea tabele, interogri, formulare i rapoarte i macrocomenzi Utilizatorii
avansai pot folosi Visual Basic pentru a scrie solu ii bogate cu avansate de manipulare
a datelor i de control al utilizatorului.
Exist abloane pentru baze de date, att n cadrul programului ct i pe site-ul oficial.
Acestea permit utilizatorilor s construiasc o baz de date cu tabele, interogri ,
formulare, rapoarte i macrocomenzi predefinite. abloanele nu includ cod Visual Basic.
De asemenea, are i modul de lucru n multiutilizator n re ea.
Importul i export datelor din alte aplicaii
Access poate importa/exporta tabele n format Excel, CSV, text, etc. Comenzile se afl
n meniul File, submeniul Import sau Expor
Tabele

Tipuri de date Datele din tabele sunt de urmtoarele tipuri:

TEXT secven simpl de caractere care poate include cifre, litere i simboluri. Un
cmp text poate conine pn la 255 de caractere.
MEMO text simplu, obinuit, exceptnd faptul c nu stabile ti o lungime maxim de
cmp, aa c poi tasta aproape orice cantitate de text (64.000 de caractere).
NUMBER destinat pentru valori ntregi sau frac ionare.
DATE/TIME o dat calendaristic sau o or.
CURRENCY un numr formatat ca o valoare monetar.
AUTONUMBER Access l completeaz automat cu numere consecutive, pentru
fiecare nregistrare.
YES/NO poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF.
OLE OBJECT cmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate
fi legat sau inserat.
HYPERLINK o legtur la o locaie Web.
LOOKUP WIZARD i permite s creezi o list selectnd o valoare din alt tabel sau
lista de valori ntr-o caset combinat, pentru fiecare nregistrare. Este o caracteristic
avansat.
Stabilirea cheii principale Fiecare tabel ar trebui s aib cel puin un cmp a crui
valoare este unic pentru fiecare nregistrare (cmp cheie principal). Acest cmp este
util pentru a identifica n mod unic fiecare nregistrare. Pentru a stabili o cheie principal
trebuie s parcurgi urmtorii pai:
Deschide tabelul afind structura acestuia.
Selecteaz cmpul care vrei s fie cheie principal.
Alege din meniul EDIT opiunea PRIMARY KEY.
Relaiile dintre tabele Relaia ntre dou tabele nu este obligatorie, dar este necesar,
n general, pentru construirea interogrilor care ac ioneaz asupra acestor table (de i
relaia s-ar putea construi i cnd se construie te interogarea). Tipuri de rela ii:
Relaia One-To-Many Este cea mai frecvent n proiectarea bazelor de date
ACCESS i are urmtoarele caracteristici:
Dac T1 (Tabela CLIENTI) i T2 (Tabela Operatii) sunt dou tabele n care exist o
relaie One-To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primar iar T2 este tabela legat.
Cheia de legtur din tabela primar trebuie s fie declarat cheie primar. Tabela

legtur poate avea cheie primar dar diferit de cea de legtur. Fiecrei nregistrri
din tabela One i corespunde 0, 1 sau mai multe nregistrri din tabela Many; Fiecrei
nregistrri din tabela Many i corespunde cel mult o nregistrare din tabela One.
Relaia One-To-One Este utilizat mai rar n proiectarea bazelor de date ACCESS i
are urmtoarele caracteristici:
Cheile de legtur din ambele tabele sunt chei primare; fiecrei nregistrri din una din
tabele i corespunde cel mult o nregistrare din cealalt. Una din tabele este primar iar
cealalt legat.
Relaia Many-To-Many - Este nerecomandat n baze de date ACCESS dar existent
n realitate.
Doua tabele se afl n relaia Many-to-Many dac fiecrei nregistrri din prima tabel i
corespunde 0,1 sau mai multe nregistrri din a doua i invers. n ACCESS astfel de
relaii pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numit de legtura (de jonc iune)
cu existena a dou relaii de tip One-to-Many.

Indexarea tabelelor
Pentru un tabel, se poate preciza o cheie primar i una sau mai multe chei
secundare.
O cheie este format din una sau mai multe coloane.
Valorile unei chei se pstreaz ntr-un index.
Rolul unui index este ca al unui catalog ntr-o bibliotec.
Orice operaie de actualizare ntr-un tabel genereaz i actualizarea indec ilor.
n fereastra Indexes, se pot gestiona informaiile necesare unui index (ordine
Ascending/Descending, Unique, Primary, Ignore Nulls).
Interogri
Pentru dezvoltarea de interogri, Access ofer un "Designer de interogare", o interfa
grafic de utilizator, care permite utilizatorilor de a construi interogri fr cunoa terea
limbajului de programare SQL. n Query Designer, utilizatorii se pot "arta" sursele de
date de interogare (care poate fi tabele sau interogri) i selecta cmpurile pe care le
doresc, printr-un simplu clic de mouse. Unul dintre beneficiile Acces din perspectiva
unui programator este compatibilitatea relativ cu SQL (structurat Query Language ) interogri pot fi vizualizate grafic sau editat ca declara ii SQL, iar declara iile SQL pot fi
folosite direct n Macrocomenzi i Visual Basic pentru a manipula tabele Access.
Interogrile n Access pot fi de urmtoarele tipuri:

O interogare de selecie este o interogare SQL care are ca efect numai afi area datelor
dintr-un tabel sau mai multe tabele conform unor criterii de selec ie (comanda SQL
SELECT fr INTO sau comanda din meniu echivalent).
O interogare de actualizare se folosete pentru actualizarea tabelei prin comanda SQL
UPDATE (sau comanda din meniu echivalent).
O interogare de tip tabel ncruciat aranjeaz un set de nregistrri pentru a-l face mai
simplu de vizualizat, utiliznd att anteturi de rnd ct i anteturi de coloane. Datele pot
fi vzute n acelai timp n raport cu dou categorii. De exemplu, salariul mediu al
fiecrui departament din toat baza angaja ilor:

TRANSFORM Avg(TOTAL.SALARIU) AS AvgOfSalariu

SELECT TOTAL.APARTINE, TOTAL.NUMEDEP, Avg(TOTAL.SALARIU) AS [Avg Of
Salariu]
FROM TOTAL
GROUP BY TOTAL.APARTINE, TOTAL.NUMEDEP
PIVOT TOTAL.SALARIU;
O interogare de aciune creeaz un nou tabel sau modific un tabel existent adugnd
date n el, tergnd date din el sau actualizndu-l. Deoarece o interogare de ac iune
este att de puternic nct modific efectiv datele tabelelor, este recomandat s face i
o copie de rezerv a datelor nainte de a executa o interogare de ac iune. De exemplu,
crearea unei tabele de jonciune intern ntre toate cmpurile angaja ilor i
departamentelor lor:
SELECT
DEP.CODD, DEP.NUMEDEP, DEP.ADRDEP, DEP.TELDEP, DEP.EMAILD,
DEP.PERSCONTACT, DEP.APARTINE, ANGAJAT.NUME, ANGAJAT.ITATA,
ANGAJAT.PRENUME, ANGAJAT.ADRESA, ANGAJAT.TELEFON, ANGAJAT.BULETIN,
ANGAJAT.CNP, ANGAJAT.FUNCTIA, ANGAJAT.LOCNAST, ANGAJAT.JUDNAST,
ANGAJAT.TARANAST, ANGAJAT.SALARIU
INTO TOTAL
FROM ANGAJAT INNER JOIN DEP ON ANGAJAT.CODD = DEP.CODD;
Microsoft Access ofer n plus fa de SQL, interogrile cu parametri .

O interogare cu parametri afieaz o caset de dialog atunci cnd se execut,

solicitnd utilizatorului s introduc informa ii care se vor utiliza drept criterii pentru
interogare.

Formulare
O metod foarte bun pentru introducerea datelor n tabele este crearea de formulare.
Cu ajutorul unui formular, poi aloca exact att spa iu ct este necesar pentru fiecare
cmp i poi introduce informaii n mai multe tabele simultan. Formularele pot realiza
interoga o baz de date MS Access, regsirea nregistrrilor i afi area pe browser.
O aplicaie Access este, n general, o form principal pe care se pot afla controalele.
Atunci cnd lucrm cu date relaionale, (unde datele sunt stocate n tabele separate),
de obicei este nevoie s vizualizm datele din mai multe tabele sau interogri n acela i
formular. De exemplu, dorii s vedei date despre client, dar, n acela i timp, s vede i
i informaii despre comenzile clientului. Subformularele sunt un instrument util pentru
acest lucru.
Un subformular este un formular care se insereaz n alt formular. Formularul primar se
cheam formular principal, iar formularul din interiorul formularului se nume te
subformular. O combinaie formular/subformular este denumit uneori formular ierarhic,
formular coordonator/detaliu sau formular printe/fiu.
Formularul principal i subformularul din acest tip de formular sunt legate, pentru ca
subformularul s afieze doar nregistrri rela ionate cu nregistrarea curent din
formularul principal.

Poi crea un formular n trei moduri:

Autoforms ofer foarte rapid formulare care con in toate cmpurile ntr-un singur tabel.
Form Wizard te ajut s creezi un formular furnizndu-se o serie de casete de dialog
din care poi alege cmpurile i stilul pentru formular.
Crend un formular pornind de la zero, ai la dispozi ie o gril de machetare n care
plasezi cmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigur cel mai bun control (Design
View). Aceasta este cea mai folosit metod, i se aplicinclusiv pentru editarea
formularelor care au fost create cu primele dou metode.

Adugarea etichetelor Pentru a putea aduga formularului titluri, subtitluri, text explicativ
i altele trebuie s adaugi n formular un obiect care se nume te etichet. n cazul n
care bara de instrumente nu este afiat, alege op iunea TOOLBOX din meniul VIEW
sau execut clic pe butonul TOOLBOX de pe bara de instrumente.

Seciunile unui formular

DETAIL conine cmpurile care se repet n formular, mpreun cu informa iile de
formatare i alte obiecte auxiliare.
FORM HEADER/FOOTER reprezint antetele i subsolurile formularului.
PAGE HEADER i PAGE FOOTER sunt zone care se repet n partea de sus sau de
jos a fiecrei pagini a formularului atunci cnd l tipre ti.
GROUP HEADER i GROUP FOOTER reprezint antetele i subsolurile unui grup de
date, atunci cnd datele sursei de date ale formularului sunt grupate prin clauza SQL
GROUP BY, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este locul unde se introduc
titluri i subsoluri care conin cmpul dup care se face gruparea.

Rapoarte
Rapoartele sunt obiecte prin intermediul crora generezi rezultate profesionale care pot
fi afiate pe ecran, tiprite pe hrtie sau afi ate pe Internet. Exist urmtoarele metode
de generare a rapoartelor:

Autoreport indicat pentru crearea unui raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe
o singur interogare.
Report Wizard asigur un compromis acceptabil ntre u urin a de utilizare i flexibilitate.
Cu Report Wizard, poi utiliza mai multe tabele i interogri i po i alege o machet i un
format pentru raportul tu.
Crend un raport pornind de la zero, ai la dispozi ie o gril de machetare n care plasezi
cmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigur cel mai bun control (Design View).
Aceasta este cea mai folosit metod, i se aplic inclusiv pentru editarea rapoartelor
care au fost create cu primele dou metode.
Adugarea controalelor Lucrul cu controalele din raport n modul de vizualizare Report
Design este similar cu modul de lucru cu controalele n modul Form Design. Selectarea
controalelor se face executnd un clic pe control. n jurul su apar mnere de selec ie.

Mutarea obiectelor se selecteaz obiectul respectiv, apoi pozi ioneaz indicatorul

mouse-ului deasupra unei laturi a chenarului astfel nct acesta s se transforme ntr-o
palm deschis i neagr. Apoi execut clic i trage controlul n noua pozi ie.
Redimensionarea obiectelor selecteaz obiectul, apoi pozi ioneaz indicatorul mouseului deasupra unui mner de selecie i trage-l pentru a redimensiona obiectul.
Formarea obiectelor de text utilizeaz listele derulante Font i Font Size de pe bara cu
instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizeaz butoanele Bold, Italic sau Underline
de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Po i aduga, de asemenea,
linii i imagini n rapoarte, la fel ca n formulare.

Seciunile unui raport

DETAIL conine cmpurile care se repet n raport, mpreun cu informa iile de
formatare i alte obiecte auxiliare.
REPORT HEADER/FOOTER reprezint antetele i subsolurile raportului.
PAGE HEADER i PAGE FOOTER sunt zone care se repet n partea de sus sau de
jos a fiecrei pagini a raportului atunci cnd l tipre ti.
GROUP HEADER i GROUP FOOTER reprezint antetele i subsolurile unui grup de
date, atunci cnd datele sursei de date ale raportului sunt grupate prin clauza SQL
GROUP BY, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este locul unde se introduc
titluri i subsoluri care conin cmpul dup care se face gruparea, precum i expresii
care conin funcii de agregare SQL (sume, medii, contoare,

Macrocomenzi
Macrocomenzile sau macro-urile permit utilizatorilor cu u urin nln uirea de comenzi
uoare, cum ar fi rularea interogri, importul sau exportul de date, de deschidere i
nchidere forme, previzualizare i tiprirea de rapoarte, macrocomenzi etc Pot con ine
logica de baz (IF condiii) i capacitatea de a apela alte macro. Macro-urile pot contine,
de asemenea, sub-macro-uri, care sunt similare cu subrutinele.

n Access 2007, au fost introduse macrocomenzile ncorporate care sunt, n esen

proprietile de eveniment a unui obiect. Aceasta a eliminat necesitatea de a stoca
macrocomenzi ca obiecte individuale. Macro-urile cu toate acestea, sunt limitate n
funcionalitatea lor, de lipsa de bucle de programare i de logica avansate de codare.

Dezvoltatorii cel mai profesionist de acces utilizeaz limbajul de programare Visual

Basic pentru o mai bogat i mai puternic mediu de dezvoltare.

Limbaj de programare disponibil n Access este, ca i n alte produse ale Microsoft

Office Suite, Microsoft Visual Basic for Applications , care este aproape identic cu Visual
Basic 6.0 (VB6). Codul Visual Basic pot fi stocate n module i codul din spatelele
formularelor i rapoartelor.

Modulentr-un program procedural clasic, execu ia ncepe cu prima instruc iunedin

program i urmeaz un traseu bine determinat. n programarea dirijat pe evenimente, aa cum este Access, - un eveniment este o tastare, acionare de maus, modificarea
datelor unui form, nchiderea unei ferestre etc. - ce duce la execu ia unei pr i de
aplicaie (macro, procedur, ...). Ordinea n care se execut instruc iunile depinde de
ordinea n care au aprut evenimentele recunoscute de aplica ie.

ntr-o baz Access nu exist un program principal; textul surs este organizat n
proceduri i funcii, i pstrat n module.

Orice modul conine o singur seciune de declara ii de variabile i constante, folosit n

toate procedurile i funciile din modul, i una sau mai multe proceduri sau func ii.

Modulele pot fi:

ataate formularelor/rapoartelor (mai bine zis fiecrui formular/raport), - cruia se

creeaz un modul automat; toate declaraiile i procedurile acestora sunt locale/private
acestora;
modulele globale, care sunt obiecte separate n baza de date. Variabilele, constantele,
procedurile, funciile, - se pot folosi n orice parte a aplica iei, deci sunt globale.

Evenimente
Un eveniment este un proces care are loc atunci cnd utilizatorul ntreprinde o ac iune
asupra unui formular sau unui raport. Evenimentele reprezint o modalitate de a
rspunde la o aciune, cum ar fi efectuarea unui clic pe un buton.

Principalele evenimente n MsAccess sunt:

On Click - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se d click
cu mouse pe un obiect de control
On Current - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se trece
de la un articol la altul n cadrul formularului sau raportului
On Load - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd formularul
sau raportul este ncrcat
After Update - Este procedura sau macrocomanda care se execut dup ce se
actualizeaz un cmp sau articol
Before Update - Este procedura sau macrocomanda care se execut nainte de a se
actualiza un cmp sau articol
Before Insert - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se
ncepe introducerea de date ntr-un articol nou
After Insert - Este procedura sau macrocomanda care se execut dup ce se insereaz
un articol nou
On Delete - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd articolul
este sters
On Del Confirm - Este procedura sau macrocomanda care se execut nainte de
confirmarea tergerii unui articol
On Del Confirm - Este procedura sau macrocomanda care se execut dup
confirmarea tergerii unui articol
On Dirty - Este procedura sau macrocomanda care se execut nainte de modificarea
unui articol
On Got Focus - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd
controlul sau formularul este focusat
On Lost Focus - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se
pierde focusul asupra controlului sau formularul
On Dbl Click - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se d
dublu clic pe controlul respectiv
On Mouse Up - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd este
apsat butonul mausului

On Mouse Move - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd este
eliberat butonul mausului
On Key Up - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd este
eliberat apsarea unei taste
On Key Down - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd o tast
este iniial apsat
On Key Press - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd o tast
a unui caracter tipribil este apsat
On Undo - Este procedura sau macrocomanda care se execut nainte de anularea
schimbrii unui articol
On Open - Este procedura sau macrocomanda care se execut nainte de deschiderea
unui formular sau raport
On Close - Este procedura sau macrocomanda care se execut nainte de nchiderea
unui formular sau raport
On Resize - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd un
formular este redimensionat
On Activate - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd un
formular sau raport este activat
On Deactivate - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd un
formular sau raport este dezactivat
On Unload - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd un
formular sau raport este nchis
On Error - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se produce
o eroare de execuie n formular sau raport
On Mouse wheel - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd se
rotete butonul din mijloc al mausului
On Filter - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd filtrul este
editat
On Apply Filter - Este procedura sau macrocomanda care se execut atunci cnd filtrul
este aplicat sau ters