Sunteți pe pagina 1din 22

SEMINAR 2

Redactare i coresponden n
relaiile publice sectoriale

Seciunea 1 Corespondena oficial

Corespondena include forma scris pe


care o iau relaiile dintre dou sau mai multe
persoane (de obicei sub forma unor scrisori).
Corespondena
oficial
cuprinde
totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre
persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o
persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii
ntre ele. Actele emise de o autoritate (persoan
juridic) sunt considerate acte oficiale.
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea
cuprinznd probleme cu coninut economic,
juridic, administrativ, diplomatic etc.

Seciunea 1 Corespondena oficial

Importana activitii de coresponden


faptul
c: relaiilor ntre
este un elementconst
de baznpentru
stabilirea
unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care
sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob n justiie;
devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui
fond arhivistic, rednd stadiile evoluiei raporturilor economice,
precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferitede
activitate.
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,
constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia,
modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre
persoane fizice i persoane juridice;

Seciunea 1 Corespondena oficial

Clasificarea
coresponden
ei

Seciunea 1 Corespondena oficial


Clasificarea corespondenei

Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii.


a)dup criteriul decircumscriere:
corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai
aceleiai organizaii);
corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul
exterior alt instituie sau persoan).
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea,
plngerea, cererea de chemare n judecata, etc);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de
seam, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare,
felicitri, corespondena tehnica a departamentelor de protocol, etc);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda,
reclamaia economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de
garanie, etc);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de
acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala ,

Seciunea 1 Corespondena oficial


Clasificarea corespondenei (continuare...)

c) dup scopul ei:


corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de
seam, etc);
corespondena de constatare (procesul verbal, .a.);
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul,
decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte.
d) dup criteriul accesibilitii:
corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate
organizate, folosit n sistemul instituionalizat);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care
poate lua toate formele materiale ale corespondenei scrisoare, fax,
e-mail).
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns;
de revenire.

Seciunea 1 Corespondena oficial


Clasificarea corespondenei (continuare...)

f) dup criteriul suportului:


corespondena clasic scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul;
corespondena electronic e-mail-ul.
g) dup modul de ntocmire:

tipizate;
h)documente
dup natura
i destinaia exemplarelor:

netipizate.
documente
originalul (primul
exemplar care se trimite destinatarului);
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la
indigo;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz dup publicarea
pierderii, se menioneaz duplicat,are puterea originalului;
copia dup original (copia certificat are confirmarea c este
valabil, se folosete pentru pstrarea originalului, se semneaz i se
elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul, se scrie
conform cu originalul pentru conformitate; copia legalizat este
eliberat de notariat, conine reproducerea exact a coninutului
actului, sub semntura notarului i tampila biroului notarial;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de

Seciunea 1 Corespondena oficial


Principii ce stau la baza corespondenei:

1)

PROMPTITUDINEA

implic

RSPUNSURILOR

OPERATIVITATE

problemelor

ce

fac

obiectul

rezolvarea

corespondenei.

Orice scrisoare trebuie s primeasc un


rspuns.
rspuns Dac rspunsul la o solicitare vine
prompt (chiar dac este negativ) i nu cu
ntrziere, impresia care ne-o facem despre
persoana sau instituia respectiv este c tie s-

Seciunea 1 Corespondena oficial


Principii ce stau la baza corespondenei
(continuare...):

2)

ELABORAREA

CORESPONDENEI

LA

COSTURI AVANTAJOASE.
AVANTAJOASE Costurile unei scrisori
sunt adesea subestimate. Costul real al unei
scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci
i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal
sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai
important dintre toate este salariul celor care
scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce

Seciunea 1 Corespondena oficial


Principii ce stau la baza corespondenei
(continuare...):

3) STABILIREA OBIECTIVULUI este important


s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii,
scrisorii
ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceasta
vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei
scrisori poate fi: s informm sau s aflm
ceva; s motivm sau s influenm; s ne
scuzm; s solicitm sau s oferim ceva; s
acceptm sau s refuzm; s felicitm.

Seciunea 1 Corespondena oficial


Principii ce stau la baza corespondenei
(continuare...):
4) ADECVAREA LA NIVELUL IERARHIC

presupune
diferenierea
i
limitarea
5)
EFICIEN I
CREDIBILITATE.
CREDIBILITATE
corespondenei
pe paliere
ierarhice.Eficiena
corespondenei se refer la:
promptitudine

(transmiterea

la

timp

informaiilor);
precizia

caracterul

complet

al

informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu

Seciunea 1 Corespondena oficial


Principii ce stau la baza corespondenei
6)
CORECTITUDINEA I ASPECTUL PLCUT:
(continuare...):

mecanica textului (punctuaia i gramatica)


trebuie s fie corect, o greeal de ortografie
vorbete despre nivelul de profesionalism al
celui care scrie;
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la
cum arat pagina scris i dac respect anumite
reguli).

Seciunea 1 Corespondena oficial


Principii ce stau la baza corespondenei
(continuare...):

7) EFECTUL PSIHOLOGIC.
PSIHOLOGIC Textul trebuie s
respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi
astfel formulat nct destinatarul s reacioneze
n sensul dorit de expeditor (cazul ideal
8) ATITUDINEA I EXPRIMAREA POZITIV.
motivare i nu manipulare).
Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv,
sentimente pozitive i tendina de a aciona n
mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere.

Seciunea 2 Stilul corespondenei oficiale


STILUL CORESPONDENEI OFICIALE are caracteristicile stilului oficial
administrativ.

Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i


activitile administrative, juridice, diplomatice i economice.
Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat
ndeosebi n forma scris monologat,
monologat dar poate lua i forma
dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile
cetenilor cu autoritile sau n aciunile judiciare), se desfoar
ntr-un cadru instituional,
instituional local i temporal, precis.
precis
Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete,
hotrri, ordonane, instruciuni, circulare, etc), de documentare
(procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul, etc), de
informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul
de nscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul,
factura, diploma), de coresponden (scrisoarea, oferta, etc).
n raport cu alte stiluri este nchis la influene,
influene servind ca
surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic.
publicistic

Seciunea 2 Stilul corespondenei oficiale

Una din condiiile prin care o


scrisoare

sau

document

oficial

poate fi bine ntocmit i neles este


alegerea vocabularului celui mai
potrivit

cu

noiunile,

ideile,

faptele sau problemele tratate.

Seciunea 2 Stilul corespondenei oficiale


ETAPELE NTOCMIRIIUNEI SCRISORI
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru
tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de
tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care
poate fi simpl sau dezvoltat;
4) Scrierea ciornei.
ciornei Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea
formei finale. n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii
(care constituie cartea de vizit a textului), cuprinsului (care trebuie s
se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului,
5)
Revizuireaultima
i corectarea
nu care
reprezint
o etap
formal. Textul este
reprezentnd
impresie cu
rmne
destinatarul).
citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari
sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i
adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de
6)
Dactilografierea
scrierea
cu ajutorul calculatorului saua mainii
punctuaie
i stngciile
lingvistice.
descris, apoi formatarea i editarea (listarea la imprimant).

Seciunea 2 Stilul corespondenei oficiale


ELEMENTELE COMPONENTE ALE SCRISORII

Conform
scrisoarea
structur:

uzanelor
oficial

antet;

referinele;

internaionale

are

numrul

adresa

urmtoarea
i

data;

destinatarului;

formula de salut/de adresare; obiectul


scrisorii;

coninutul;

formula

de

ncheiere/de salut; semntura; anexe.

Seciunea 3 Corespondena diplomatic


Un rol deosebit n relaiile internaionale ntre
state l ocup corespondena diplomatic.
diplomatic
Emitentul decide asupra genului de document
diplomatic: scrisoare de acreditare, not verbal,
nota semnat, scrisoarea personal, aide-memoire,
memorandum, mesajul de felicitare, etc.
Stilul corespondenei diplomatice este mult
mai sobru i mai reverenios.
Modul de transmitere este, n general,
curieratul i are ntotdeauna forma scris n original
i presupune semntura olograf (scris de mna
autorului).

Seciunea 3 Corespondena diplomatic


TIPURI DE CORESPONDEN DIPLOMATIC
Nota verbal se folosete n corespondena ntre o misiune
diplomatic i Ministerul Afacerilor Externe sau ntre
Ministerele de Externe. Este o comunicare scris, nesemnat,
purtnd doar sigiliul Ministrului Afacerilor Externe sau al Misiunii
Diplomatice de la care se emite. Notele verbale reprezint, de
regul, o importan diplomatic secundar.
Nota semnat este documentul diplomatic solemn care se
adreseaz de ctre Ministerul Afacerilor Externe efului misiunii
diplomatice sau invers.
Scrisoarea personal se folosete ntre ambasador i ministrul
afacerilor externe i nu angajeaz statele. Este mai puin
protocolar
i are
caracter
personal.
Nota colectiv
este
modalitatea
prin care mai muli reprezentani
ai statelor acreditante se adreseaz unui guvern, i se trimite
ministrului afacerilor externe.
notele identice i notele paralele sunt note cu acelai
coninut, care sunt prezentate simultan;
notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaiile
curente, de ordin particular sau administrativ.

Seciunea 3 Corespondena diplomatic


TIPURI DE CORESPONDEN DIPLOMATIC (continuare...)
Aide-memoire documentul diplomatic care rezum aspecte
ale relaiilor dintre state i expune consecinele juridice ale
unor fapte. Este o not diplomatic nmnat de un agent
diplomatic celeilalte pri, n cursul unor tratative sau
convorbiri, cu scopul de a rezuma problema discutat, a
preciza anumite aspecte. Aide-memoire nu conine formule de
politee
i nici nu este
se semneaz,
se adreseaz
afacerilor
Memorandum-ul
un aide-memoire
mai ministrului
complet care,
spre
externe.
deosebire de acesta, prezint i o istorie a problemei aprute i
justific politica urmat de statul acreditant fa de problema
n cauz.
Rapoartele diplomatice privesc informarea ministerului de
externe de ctre misiunile diplomatice cu privire la
ndeplinirea instruciunilor primite. Rapoartele sunt periodice.
Raportul diplomatic poate fi darea de seam despre executarea
misiunii n general.
Scrisoarea de acreditare este prezentat de reprezentantul
misiunii diplomatice (ambasadorul) preedintelui rii unde a fost
acreditat. Scrisoare este semnat de preedintele i ministrul
afacerilor externe din ara de unde vine diplomatul.

Seciunea 3 Corespondena diplomatic

NORME DE REDACTARE A CORESPONDENEI OFICIALE


(APLICAII)

FORMULE DE ADRESARE SAU SALUT


EXEMPLE DE INTRODUCERE N CAZUL
CORESPONDENEI OFICIALE
EXEMPLE DE NCHEIERE I SALUT
FORMULE PROTOCOLARE UTILIZATE NDIFERITE
SITUAII

SEMINAR 2
Redactare i coresponden n
relaiile publice sectoriale
TEM SEMINAR:
Redactai o not semnat (scrisoare diplomatic) adresat de
eful Departamentului Protocol al Ministerului Afacerilor Externe,
Consulului General al Italiei la Timioara (M.G.) prin care l invitai s
participe la ceremonia de deschidere a Institutului Cultural Italian la
Bucureti.

www.vestpress.wordpr
ess.com