ROMANIA – TIMISOARA

str. Baader nr 11,Cod

postal1900
Tel & Fax 056-436755;056-
200368; 092259249
e-mail:
office@doset2.dnttm.ro
www.dosetimpex..ro

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Ing. Ioan Silviu
Dobosi

CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR
CALITĂŢII

Cod: PSQ-16

Copie controlata x
Copie nr.
Copie informativa
Posesor copie:

PSQ-16-F-01/ Rev.0
 Pag. 2 / 8
DOSET Impex CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

DOCUMENTUL ESTE PROPRIETATEA S.C. DOSETIMPEX SRL: MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU

DIFUZAREA DOCUMENTULUI SI / SAU A INFORMATIILOR CUPRINSE IN ACEST DOCUMENT, ESTE
INTERZISA FARA ACORDUL S.C. DOSETIMPEX SRL

EVIDENTA SI CONTROLUL REVIZIILOR

Elaborat Verificat Aprobat

Ed. Revizia:
Ing. Stefan Ing. Ioan
NUME Ing.
Duna Silviu Dobosi

Asigurarea Director
FUNCTIA Calitatii Executiv
Director General 0 1 2 3 4 5

DATA dec. 2001 dec.2001 dec. 2001 1

x
SEMNATURA

Pag Rev Descrierea reviziei Pag Rev Descrierea reviziei

. . .

PSQ-16-F-02/Rev.0
 Pag. 3 / 8
DOSET Impex CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

1-8 0

PSQ-16-F-02/Rev.0
 Pag. 3 / 8
DOSET Impex CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

1. SCOP

1.1 Stabilirea
responsabilităţilor şi a metodelor utilizate de S.C. Dosetimpex SRL
pentru tinerea
sub control a inregistrarilor din cadrul societatii .
1.2Descrierea sistemului de înregistrării de calitate aplicat în cadrul S.C.
Dosetimpex SRL

2. DOMENIU

2.1 Procedura se aplică la:

2.1.1 Controlul înregistrărilor de calitate din cadrul S.C. Dosetimpex SRL
2.1.2 Colectarea, evidenţa şi păstrarea înregistrărilor de calitate generate în
cadrul S.C.
Dosetimpex SRL
2.1.3 Primirea şi păstrarea înregistrărilor de calitate transmise de furnizori .
2.1.4 Transferul înregistrărilor de calitate către clienţi .

3. DEFINIŢII

3.1 Document – orice informaţie scrisă sau desenată care descrie, defineşte,
specifică, raportează sau certifică activităţi, cerinţe, proceduri sau rezultate,
asociate activităţii de proiectare, dezvoltare, producţie, montaj şi service.
3.2 Înregistrare – un document complet care furnizează evidenţa calităţii
produselor şi / sau activităţilor / serviciilor determinante pentru activitate.
Înregistrările sunt considerate valide numai după ce au fost ştampilate
semnate sau autentificate în alt mod şi dotate de către o persoană
autorizată.
3.3 Înregistrării permanente – înregistrări păstrate de client pe toată durata
de viaţă a produsului respectiv care poate avea o valoare semnificativă în :
- demonstrarea capabilităţii de exploatare sigură;
- intreţinerea, remedierea, repararea,refacerea sau modificarea unui
obiectiv;
- determinarea cauzei unui accident a proastei funcţionări sau a
apariţiei eveniment neplanificat;
- furnizarea bazei de date pentru inspecţia periodică a unui obiectiv.

3.4 Înregistrării nepermanente (temporare) – acele înregistrări care nu întrunesc nici unul din
criteriile specificate pentru înregistrările permanente, dar sunt cerute ca evidenţă că o activitate a
fost executat în conformitate cu cerinţele aplicabile .
3.5 Copii controlate - copii ale documentelor controlate necesare execuţiei activităţilor prescrise.
3.6 Copii informative – copii ale documentelor controlate emise unor persoane / organizaţii pentru
informare. Acestea nu pot fi utilizate în execuţia activităţilor prescrise.

PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 4 / 8
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

3.7 Documente controlate – documente care furnizează date de intrare, stabilesc modul de execuţie
sau identifică rezultatele intermediare şi finale ale procesului activităţii prescrise. Acestea pot fi
modificate pentru a fi ţinute la zi şi include originalele copiile în evidenţă şi informative. Atunci
când este utilizat in asociaţie cu operaţiile de difuzare / retragere acest termen desemnează copiile
în evidenţă / informative.
3.8 Viză- semnarea şi ştampilarea unui act de către o persoană autorizată. Termenul specifică acordul
în prevederile unui document.
3.9 Aprobarea - acceptarea unui document de către o persoană împuternicită în acest sens prin
care documentul primeşte un caracter executoriu.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
4.1. SR EN ISO 9001: 2001 Sisteme de Management al Calitatii –Cerinte ;
4.2. MC-01 Manualul Calitatii ;
4.3 EN ISO 9000:2000 Sistem de Management al Calitatii .Principii
fundamentale si vocabular.

5. RESPONSABILITĂŢI

5.1 Directorul tehnic

5.1.1 Răspunde de asigurarea condiţiilor tehnico-materiale necesare realizării şi
funcţionării arhivei din cadrul S.C. Dosetimpex SRL

5.2 Şefii compartimentelor organizatorice

5.2.1 Răspund conform documentului lor specific de activitate de:
- identificarea, înregistrarea şi îndosarierea înregistrărilor şi reviziilor
acestora;
- distribuirea înregistrărilor pentru documentare, analizare, acceptare şi
folosire;
- returnarea înregistrărilor analizate şi, după caz, acceptate sau
aprobate;
stabilirea conţinutului şi formei de document standard întocmit în S.C.
Dosetimpex SRL;
- păstrarea înregistrărilor până la definitivarea activităţilor;
- clasificarea înregistrărilor.

5.3 Responsabilul arhivei

5.3.1 Răspunde de păstrarea corespunzătoare a înregistrărilor precum şi de
asigurare a securităţii acestora pentru a preveni distrugerea, pierderea
acestora şi pentru apărare împotriva furtului şi vandalismului.
5.3.2 Verifică dacă conţinutul dosarelor predate la arhivă este complet şi
avizat.
5.3.3 Ţine evidenţa documentelor introduse la arhivă.
5.3.4 Permite accesul la înregistrări în condiţiile stabilite.
PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 5 / 8
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

5.3.5 Întocmeşte procesul verbal pentru distrugerea înregistrărilor temporare la

expirarea
termenului stabilit.

5.4 Seful Asigurarii Calităţii

5.4.1 Controlează întregul sistem de înregistrări de calitate din activitatea S.C.
Dosetimpex SRL
prin verificarea aplicării şi respectării prevederilor acestei proceduri.
5.4.2 Verifică modul în care se identifică şi se realizează distrugerea
înregistrărilor temporare.
5.4.3 Propune măsuri organizatorice când se constată prin audituri interne că
înregistrările sunt gestionate, depozitate ,conservate şi asigurate
necorespunzător.

6. MOD DE LUCRU

6.1 Generalităţi
6.1.1 Sistemul de înregistrări din cadrul S.C. Dosetimpex SRL ţine sub control
înregistrările ce
sunt asociate activităţilor de constructii montaj şi trebuie să includă:
- informaţii curente care pot să constituie o bază pentru
evaluarea şi eficienţa Sistemului de Management al Calităţii;
- informaţii cantitative şi calitative privind produsele
aprovizionate si procesele activitatilor de constructii montaj .
6.1.2 Pentru facilitarea identificării înregistrărilor calităţii,existente sau necesar a
fi emise, S.C. Dosetimpex SRL utilizează un ghid de identificare şi
clasificare,înregistrările tipice fiind prezentate după SR EN ISO
9001:2001,după cum urmează:
(4.1) Responsabilitatea managementului.
- înregistrări ale analizelor efectuate de management,ale
acţiunilor intreprinse şi ale rezultatelor obţinute: Raportul
privind analiza efectuata de management, Planul de masuri
privind imbunatatirea SMQ, Procesul verbal al analizei de
management.
(4.2).Sistemul calitaţii.
- înregistrările difuzăriidocumentelor SMQ: MC, a planurilor
calităţii,a procedurilor elementelor de sistem,a procedurilor
operationale şi a altor inregistrari;
- înregistrari ale modificărilor documentelor de sistem şi
ale datelor referitoare la implementarea lor.
(4.3).Analiza contractului.
- fişele de analiză a documentelor contractuale;
- înregistrările acceptării rezultatelor analizelor de către
factorii implicaţi;
- corespondenţa aferentă încheierii contractelor;
PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 6 / 8
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

- toate înregistrările generate de modificările ce pot apare

la încheierea unui contract.
4 (4.4).Controlul proiectării
- Procesul verbal de analizare si avizare documentatii
tehnice de proiectare;
- Procesul verbal de analizare si avizare documentatii
tehnologice de proiectare;
- Fisele de modificare a documentatilor tehnice de
proiectare şi aprobările acestora.
(4.5).Controlul documentelor şi ale datelor.
- evidenţa documentelor disponibile în societate (inclusiv
documente tipizate),editia acestora şi codurile de identificare;
(4.6).Aprovizionare.
- comenzile de aprovizionare,cu referiri la specificaţii
tehnice, NIR , procese verbale ,etc.;
- inregistrari privind evaluarea şi selecţia
subcontractantilor şi listele subcontractanţilor aprobaţi;
- înregistrari asupra inspecţiilor şi încercărilor produselor
aprovizionate,asupra cantităţilor acceptate şi refuzate,etc..
( 4.7).Controlul produsului furnizat de client.
- liste de produse furnizate de clienţi pentru anumite
comenzi speciale;
- înregistrări privind inspecţiile şi încercările acestor
produse;
- rapoarte asupra produselor furnizate de
client,neconforme.
(4.8).Identificarea şi trasabilitatea produsului.
5 - Sistemul de identificare a produselor aprovizionate
pentru asigurarea
6 trasabilitătii materiilor ;
7 prime,materialelor,subansamblelor,a
proceselor,etc.,pentru facilitarea cercetării
8 cauzelor neconformităţii lucrarilor executate.
(4.9). Controlul proceselor.
9 - înregistrările identificate in planurile calitatii pentru
lucrarile de constructii
10 montaj;
11 - înregistrări ale acţiunilor corective şi preventive
întreprinse pentru menţinerea
12 procesului de executie sub control.
(4.10).Inspecţii şi încercări.
- PV ale inspecţiilor şi încercărilor la recepţia produselor
aprovizionate si pe flux / final a lucrarii de constructii montaj.
(4.11).Controlul echipamentelor de inspecţie,măsurare şi
încercare.
PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 7 / 8
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

- lista echipamentelor de inspecţie,măsurare şi încercare şi

înregistrările verificării şi etalonării acestora;
- înregistrări ale principalelor acţiuni de mentenanţă întreprinse;
- fisele de evidenta ale echipamentelor de inspecţie,măsurare şi
încercare aflate sub
control.
(4.12).Stadiul inspecţiilor şi încercărilor.
- planurile calitatii in care sunt consemnate inspectiile si
incercarile executate si dosarul cu inregistrarile aferente
inspectiilor si incercarilor executate,inclusiv identificarea
autorităţii de control responsabilă cu aceste decizii.
(4.13).Controlul produsului neconform.
- înregistrări ale identificării,evaluării,separării şi tratării
produselor neconforme;
- înregistrări ale derogărilor obţinute;
- înregistrări ale produselor reprelucrate şi remediate;
- înregistrări ale materialelor refuzate şi ale rebuturilor.
(4.14).Acţiuni corective şi preventive.
- detalii ale acţiunilor corective ce se întreprind pentru fiecare
neconformitate;
- înregistrări ale investigaţiilor întreprinse asupra produselor
neconforme;
- înregistrările acţiunilor corective întreprinse şi ale rezultatelor
acestora;
- înregistrările modificărilor apărute în procedurile instituite în
urma acţiunilor corective.
(4.15).Manipulare, depozitare, conservare .
- înregistrări privind depozitarea şi conservarea;
- înregistrări privind neconformitatiile identificate .
(4.16).Controlul înregistrărilor calităţii
- lista înregistrărilor calităţii menţinută pentru a demonstra
atingerea calităţii cerute şi implementarea sistemului de
mangement al calităţii.
(4.17).Audituri interne ale calităţii.
- înregistrări ale auditurilor interne ale calităţii,rezultatele lor şi
acţiunile corective întreprinse;
(4.18).Instruire
- datele personalului angajat în funcţii ce influienţează calitatea;
- înregistrările necesităţilor de instruire a personalului;
- înregistrările cursurilor de instruire şi formare profesională
organizate.

6.1.3 Procedura identifică două categorii de înregistrări, cu caracter permanent

şi temporare.

PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 8 / 8
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

6.1.4 În categoria înregistrărilor cu caracter permanent se clasifică înregistrările

care au o
anumită utilitate pentru atingerea unuia sau mai multora din scopurile
următoare:
- demonstrarea capabilităţii de exploatare a constructiii în
condiţii corespunzătoare impuse de client;
- înlesnirea lucrărilor de întreţinere ,remediere, reparare,
refacere sau modificare;
- determinarea cauzelor unui accident, a utilizarii
necorespunzatoare sau a unui eveniment neanticipat;
- furnizarea de date de referinţă necesare pentru verificări şi
inspecţii periodice;
- furnizarea de date pentru repararea unui sistem / produs.
6.1.5 Înregistrările cu caracter permanent trebuie să fie păstrate pe durata de
viaţă a obiectivului.
6.1.6 Din categoria înregistrărilor cu caracter temporar fac parte acele
înregistrări care nu satisfac în mod obligatoriu cerinţele pentru înregistrări
permanente ,dar care sunt necesare pentru a demonstra că toate
activităţile s-au realizat în conformitate cu cerinţele specificate în coduri ,
standarde, norme şi documente contractuale.
6.1.7 Durata păstrării înregistrărilor temporare ,atunci când nu este prescrisă
prin standarde / norme specifice speciale se stabileşte de la caz la caz prin
procedurile care le generează.
6.1.8 Documentaţiile tehnice, documentele de procurare materiale/
componente/ servicii , procedurile Sistemului de Management al Calităţii
precizează ce fel de înregistrări de calitate trebuie să fie generate,
păstrate şi puse la dispoziţia clientului.
6.1.9 Contractele de procurare încheiate cu furnizorii de produse şi servicii
prevăd cerinţe privind obligaţiile acestora de a genera ,păstra şi pune la
dispoziţia S.C. Dosetimpex SRL înregistrări de calitate.
6.1.10 Sânt valide ca valabile numai acele înregistrări de calitate care sunt:
datate ,ştampilate, semnate şi / sau autentificate într-un alt mod de către o
persoană autorizată.
6.1.11 Înregistrările de calitate se prezintă sub formă de originale sau copii.
6.1.12 Înregistrările de calitate trebuie să fie lizibile ,complete, realizate pe
materiale suport durabile pe toată perioada de păstrare şi să conţină
informaţii complete despre produsul/serviciul la care se referă.

6.2 Sistemul de înregistrări.

6.2.1 Sistemul de înregistrări asigură pe lângă identificarea documentelor
desemnate ca înregistrări pentru domeniul tehnic sau înregistrări de
asigurarea calităţii şi modul cum vor fi validate (datate şi aprobate
corespunzător). Pentru a confirma că sunt lizibile , complete şi cât timp
vor fi reţinute şi modificate conform procedurilor legale clasificându-se
după aceste criterii în înregistrări permanente şi înregistrări
nepermanente.
PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 9 / 8
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

6.2.2 Înregistrările permanente solicitate de client şi convenite în scris cu

acesta, se transmit acestuia în copii, odată cu terminarea activitatii ,
originalul acestora păstrându-se în arhiva S.C. Dosetimpex SRL.
6.2.3 În funcţie de disponibilităţile de arhivare, înregistrările permanente
nesolicitate de client se vor păstra în arhiva S.C. Dosetimpex SRL pe durata
de viaţă a obiectivului realizat Înregistrările nepermanente se vor reţine
pe o perioadă minimă de 5 ani de la data înlocuirii acestora sau de 2 ani
de la terminarea lucrarii.
6.2.4 Înregistrările de calitate sunt listate atunci când necesitatea o impune
într-un index şi îndosariate pentru a fi uşor de identificat ,să se poată
stabilii corespondenţa cu activitatea /produsul la care se referă .
6.2.5 Indexul trebuie să cuprindă pentru fiecare înregistrare cel puţin:
- titlul înregistrării şi produsul / activitatea la care se referă
înregistrarea ;
- entitatea organizatorică emitentă ;
- durata de păstrare ;
- locul înregistrării în cadrul arhivei.
6.2.6 Modificările se fac numai de către entităţile organizatorice emitente,
verificarea /analizarea / aprobarea se face , dacă e posibil, de acei ce au
efectuat activitatea .
6.2.7 Înregistrările modificate trebuie să fie datate, ştampilate, semnate şi să
precizeze identitatea persoanelor / organizaţiilor care au emis aceste
înregistrări.
6.2.8 Pentru păstrarea înregistrărilor de calitate se utilizează fişete metalice
corespunzătoare pentru arhivare.
6.2.9 Înregistrările se păstrează în învelitori , mape sau bibliorafturi pentru
protecţie şi aranjare în rafturi.
6.2.10 Înregistrările realizate pe materiale suport tratate prin metode speciale
sunt păstrate în conformitate cu recomandările fabricantului.
6.2.11 Arhivarea duplicatelor înregistrărilor de calitate se face într-un spaţiu
distinct de acela în care se păstrează originalele.
6.2.12 Inregistrarile temporare se distrug prin ardere la termenele prevazute la pct 6.2.3 Inainte de a
fi retrase se intocmeste un proces verbal de executarea operatiei respective , nominalizandu-
se inregistrarile ce urmeaza a fi distruse prin ardere.
6.2.13 Distrugerea inregistrarilor se efectueaza de catre Responsabilul arhivei care asigura
intocmirea procesului verbal de distrugere a inregistrarilor .

7. Înregistrări.
7.1 Lista documentelor ce constituie înregistrări de calitate.
7.2 Procesul verbal al documentelor care au fost distruse.

PSQ-16-F-03 / Rev.0
 Pag. 10 /
DOSET Impex
CONTROLUL INREGISTRARILOR CALITATII 8
PSQ-16
Ed.1 Rev.
0

PSQ-16-F-03 / Rev.0