INSTR! NI privind activitatea de art la creatorii gi detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 one Prezentele Instrucfiuni reglementeazi organizarea si desfégurarea intre ice, in ‘mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor si definatorilor de documente, in conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Nationale. CAPITOLUL I Di nerale Art. t. - Constituie izvoare istorice si aledtuiesc Fondul Arhivistic National al Rom documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare si religioase, precum si de persoanele fizic Acestor documente statul le asigura protectie special, in condifiile Legii Arhivelor Nationale. ‘Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dupa caz, si protectia speciali a Fondului Arhivistic Nafional al Romaniei se realizeazi de Arhivele Nationale - unitate bugetara in cadrul Ministerului de Interne. Atributiile acestora se exercité prin compartimentele specializate si directiile judefene ale Athivelor Nationale, ‘Art. 3. - Persoanele juridice creatoare si dejinatoare de documente raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pistrarea si folosirea lor, in condifiile prevederilor Legii Arhivelor Nationale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare gi detindtoare de documente, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva, organizate in functie de complexitatea si cantitatea arhivelor pe care le creeazi sau le defin. Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, precum gi structura si competenta compartimentelor de athiva vor fi stabilite de conducerea unitafii creatoare si definatoare de documente, cu avizul de specialitate al Athivelor Nationale sau, dup caz, al directiilor judefene ale Arhivelor Nationale. Fac exceptie de la aceste prevederi Ministerul Apirarii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul Informafii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale. Formarea, perfectionarea si atestarea personalului compartimentului de arhiva se realizeaz prin ‘Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica, contra cost. Art. 5. - Atribufiile personalului compartimentului de arhiva sunt: a) initiaza si organizeazA activitatea de intocmire a nomenclatorului dosarelor, respective; asigurd legatura cu Arhivele Nationale, in vederea verificarii i confirma urmareste modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; ») verificd si preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; intocmeste inventare pentru documentele fard eviden{& (anexa nr. 2), aflate in depozit; asigura evidenta tuturor documentelor intrate gi iesite din depozitul de arhiva, pe baza registrului de evidenfd curenta (anexa nr. 3) in cadrul unit nomenclatorului’, ) seful compartimentului de arhiva este secretarul comisiei de selectionare $i, in aceasta calitate, convoacd comisia in vederea analizarii dosarelor cu termene de pastrare expirate si care, in principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; intocmeste formele previzute de lege pentru confirmarea lucrarii de c&tre Arhivele Nationale; asigura predarea integralé a arhivei selectionate la unitafile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit in vederea eliberarii copiilor si certificatelor solicitate de cetafeni pentru dobandirea unor drepturi, in conformitate cu legile in vigoare; ©) pune la dispozitie, pe bazA de semnatura, si fine evidenta documentelor imprumutate compartimentelor creatoare; a restituire, verified integritatea documentului imprumutat; dupa restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeazi depozitul de arhivl dupa criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Athivelor Nationale, menyine ordinea si asiguri curafenia in depozitul de athiva; solicit conducerii unitatii dotarea corespunzitoare a depozitulai (mobilier, rafturi, mijloace P.S.1. s.a.): informeaziconducerea unitatii si propune masuri in vederea conservare a arhivei; g) pune la dispozitia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul cefectudirii actiunii de control privind situatia arhivelor de la creatori; hh) pregateste documentele (cu valoare istorica) si inventarele acestora, in vederea predarii la Athivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale. Art. 6. - Creator si defindtorii de documente sunt obligati si comunice in scris, in termen de 30 de ile, Arhivelor Nationale sau, dup& caz, directiilor judefene ale Arhivelor Nafionale, infiintarea, reorganizarea sau oricare alte modificari survenite in activitatea institufiei, cu implicafii asupra ‘compartimentului de arhiva Art. 7. - Athivele Naionale si directiile judetene controieazd aplicarea si respectarea prevederilor legislatiei in vigoare, pe linia muncii de arhiva gi stabilesc masurile ce se impun, potrivit legii. urdrii conditiilor corespunzatoare de pistrare si CAPITOLUL IL Obligatiile creatorilor si detinitorilor de documente A. Evidenta documentelor Art. 8. - Creatorii de documente sunt obligati s& inregistreze toate documentele intrate, iegite ori intocmite pentru uz inter Art. 9. - inregistrarea documentelor se face la registratura generala, fie intr-un singur registru de intrare-iegire, fie, concomitent, in mai multe, fri ca numerele de inregistrare date documentelor si se repete. Cand creatorul de documente primeste, emite si intocmeste pentru uz intern un numar mare de documente, inregistrarea acestora se poate face si la fiecare compartiment de munca In aceasta situatie, la istratura general’ se inscrie numdrul de inregistrare atribuit de expeditor si denumirea compartimentului la cate se repartizeaza spre inregistrare si rezolvare. inregistrarea documentelor se efectueaza cronologic, in ordinea primirii lor. inregistrarea documentelor incepe de la ie gi se incheie la31 decembrie ale fiectrui an. La inregistrarea documentelor se vor preciza urmatoarele clemente: numérul de inregistrare, data inregistrarii, numarul si data documentului date de emitent, numarul filelor documentului, numérul anexelor, emitentul, confinutul documentului in rezumat, compartimentul cdruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvarii, destinatarul, numarul de inregistrare al documentului la care se conexeaza gi indicativul dosarului dupa nomenclator, care se va stabili si completa in registru dupa rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeasi problema se conexeazi la primul document inregistrat; in dreptul fiecdrui document conexat se trece, in rubrica corespunzatoare, numarul de inregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu si cele intocmite pentru uz intern se inregistreaz ca gi documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca rispuns, acesiea vor primi numérul de documentului la care se raspunde. egistrare al B. Gruparea documentelor in dosare Art. 10. - Anual, documentele se grupeazi in dosare, potrivit problemelor gi termenelor de pastrare nomenclatorul dosarelor. a) intocmirea nomenclatorului dosarelor Art, 11, - Nomenclatoral dosarelor se intocmeste de citre fiecare creator pentru documentele proprii, dup& modelul din anexa nr. 1 Nomenclatorul se intocmeste sub forma unui tabel in care se inscriu, pe compartimente de munc’, categoriile de documente grupate pe probleme si termene de pastrare. In prima rubricd a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munca, in ordinea in care figureazd in schema de organizare a creatorului, $i se numeroteaz& cu cifre romane.In rubrica a doua se trec subdi majuscule. In rubrica a treia se trece, in rezumat, continutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotandu-se cu cifre arabe, incepdnd cu nr. | la fiecare compartiment de anc’. In nomenclator se trec si registrele, cartotecile, condicile si alte materiale preconstituite Cifra romani, litera majusculd si cifra araba formeazd indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majuscul si cifra arab sau numai din cifra arab’, dacd creatorul are ca parti componente numai compartimente de muncé far subdiviziuni sau nici compartimente de munca. La inregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura in registrul de intrare-iesire, la rubrica rezervata acestuia, ca si pe fiecare document in parte. In rubrica a patra a nomenclatorului se inscrie termenul de pastrare. Stabilirea lui se face jinandu- se seama de legile in vigoare, de importanja practicd pentru activitatea creatorului de documente gi, in mod deosebit, de importan(3 stiintific& a informatiilor pe care te contin documentele. Jn dreptul grupelor de documente care se pistreazi permanent se trece cuvantul .,permaneat" (orescurtat ,.P"), iar pentru acelea care se piistreazA temporar, cifra arab& care reprezinta numérul anilor cat se pistreazi (1, 3, 5, K) etc.). Dac& termenul de pistrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, in momentul intocmirii nomenclatorului, sau daca exists motive si se presupun’i 4, in anumite conjuncturi, informatiile documentelor pot avea importanfd stiintificd, lang’ termenul de p&strare temporard se mentioneaza .,C.S." (comisie de selectionare). La expirarea termenului de pastrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selectionare si, dup& caz, pot fi propuse pentru eliminare sau refinute permanent. Intr-un dosar se grupeazi documente referitoare la aceeasi problema, cu acelasi termen de pastrare. In cazul acelorasi genuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si, respectiv, cu, termene de pistrare diferite (planuri, dari de seama Iunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pastrare. Art, 12. - Nomenclatorul dosarelor nu se modific& anual, ci numai atunci cand se produc schimbari in structura creatorului de documente. Daca se infiinteaz noi compartimente de munca sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz’ cu denumirea acestora si cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de munc& sau subdiviziunilor lor care isi dezvolta activitatea creand alte grupe de documente decat cele prevazute initial, nomenclatorul se completeaza cu noile dosare. Art. 13. - Seful fiecdrui compartiment raspunde de intocmirea proiectiiui de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeazi de seful compartimentului de arhiva si se inainteazi, in dou exemplare, spre aprobare si confirmare. Art. 14. - Nomenclatorul se aproba de catre conducerea unitifii creatoare de documente si se confirma, la nivel central, de Arhivele Nationale si, la nivel local, de directiile judefene ale Arhivelor Nafionale, Art. 15, - Dup& confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimemtele, in vederea aplicarii | iunile compartimentelor de munca si se numeroteazi cu fitere b) Constituirea dosarelor Art. 16. - Dupi rezolvarea lor, documentele se grupeazi in dosare, potrivit nomenclatorului si se predau la compartimentul de arhiva, in al doilea an de la constituire. Art. 17, - In vederea predatii dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueazé urmatoarele operatiuni + documentele cuprinse in dosar se ordoneazi cronologic sau, in cazuri speciale, dupa alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cdnd in constituirea dosarului se foloseste ordinea cronologica, actele mai vechi trebuie si se afle deasupra si cele mai noi dedesuby; + se indeparteazl acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele. + documentele din fiecare dosar se leaga in coperte de carton, in aga fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor + dosarele nu trebuie si aib& mai mult de 250 - 300 file; in cazul depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar; + filele dosarelor se numeroteaz in coltul din dreapta sus, cu creion negra; in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepdnd cu numérul I pentru fiecare volum;