FISA DE POST REFERENT

1. Denumirea compartimentului:
conducere

2. Denumirea postului:
Asistent director general

3. Numele si prenumele salariatului:

4. Se subordoneaza:
ADMINISTRATOR

5. Numele sefului ierarhic:

6. Subordoneaza:
Numai daca este cazul

7. Drept de semnatura:
Intern:DA
Extern:DA

8. Relatii functionale:

- ceilalti angajati ai firmei;

- Serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidentei stocurilor
- Coordonatorul departamentelor de marketing si secretariat

9. Pregatirea si experienta:

Pregatirea de specialitate: STUDII MEDII

Cunostinte operare PC: WINDOWS, MS OFFICE, CIEL, MULTICASH, INERNET
EXPLORER, OUTLOOK EXPRESS, alte programe informatice in functie de reglementarile
legale

10. Autoritate si libertate organizatorica:

Are acces la normele si procedurile elaborate in firma si face propuneri de optimizare a
acestora
Solicita, respectiv transmite managementului informatiile necesare dezvoltarii si
implementarii proiectelor alocate .
Preia informatii specifice activitatii de REFERENT
Solicita si utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma
Reprezinta ADMINISTRATORUL in lipsa acestuia in vederea planificarii si organizarii
agendei si a mentinerii legaturii intre conducere si departamentele firmei

11. Responsabilitati si sarcini:

Sarcini:
1.Urmareste agenda ADMINISTRATORULUI
Stabileste impreuna cu ADMINISTRATORULUI programul zilnic al activitatilor care ii revin
Noteaza programarile intalnirilor ADMINISTRATORULUI si urmareste respectarea acestora
Asigura reprogramarea in caz de nevoie
Comunica celor implicati schimbarile intervenite
2.Asista ADMINISTRATORUL la sedinte de lucru si intalniri de afaceri
Participa la sedintele de lucru prezidate de ADMINISTRATOR
Redacteaza ordinea de zi si procesul-verbal
Participa si asigura traducerea in cadrul intalnirilor de afaceri cu clientii straini
Convoaca participantii la sedintele firmei
Pastreaza legatura permanenta intre ADMINISTRATOR si directorii de departamente
3.Asigura redactarea documentelor/corespondentei de protocol
Redacteaza corespondenta de protocol/oferte la standarde de calitate care sa asigure
imaginea pozitiva a firmei
Urmareste continuitatea corespondentei desfasurate
Arhiveaza corespondenta pe criterii care sa permita o identificare eficace si acces rapid la
informatii
Traduce in/din limba engleza corespondenta ADMINISTRATORULUI
Realizeaza traducerea in/din limba engleza a documentelor de prezentare a firmei sau a
altor documente specifice managementului firmei
Supervizeaza alte traduceri in/din limba engleza realizate in cadrul firmei sau pentru firma
4.Gestioneaza documentele de interes general ale firmei
Centralizeaza normele interne, procedurile firmei si alte documente de interes general
Urmareste modificarile aparute si asigura actualizarile necesare
Sesizeaza si propune corectii/metode de armonizare si simplificare a normelor interne
Asigura difuzarea catre managementul firmei a actualizarilor operate
5. Asista ADMINISTRATORULsi directorii de departamente in implementarea si dezvoltarea
de noi proiecte
Participa activ la problemele legate de proiectele noi indicate de ADMINISTRATOR si
pastreaza permanent legatura dintre ADMINISTRATOR si ceilalti directori in vederea
derularii si a finalizarii proiectelor
Centralizeaza informatiile care ii parvin, le prelucreaza si le prezinta Directorului General in
forme clare si accesibile
Face demersuri necesare optimizarii activitatii de colectare a datelor
Difuzeaza informatiile primite de la ADMINISTRATORcatre persoanele vizate
Sa asigure servicii secretariale satisfacatoare prin coordonarea personalului de secretariat
subordonat.

Responsabilitatile postului:
-Legat de activitatile specifice, raspunde de:
Transmiterea integrala si in timp util a informatiilor catre ADMINISTRATOR
Pastrarea in ordine a tuturor documentelor si corespondentei specifice
Primiti si intretineti vizitatorii.
Intocmeste si actualizeaza baza de date;
Intocmeste oferte de marfuri;
Acorda asistenta d.p.d.v. tehnic si comercial clientilor si potentialilor clienti;
Intretine relatiile cu clientii din portofoliu;
Asigura protocolul;
Participa la sedintele saptamanale organizate in cadrul firmei;
Directionati mesajele telefonice si transmiteti telexuri si faxuri
Calitatea documentelor pe care le redacteaza si/sau transmite
Acuratetea datelor pe care le transmite
Calitatea traducerilor/corespondentei pe care le intocmeste pentru managementul firmei
Convocarea participantilor la sedintele ocazionale
Transmiterea completa si corecta a documentelor catre destinatarii adecvati
Pastrarea confidentialitatii datelor la care are acces
-Legat de disciplina muncii, raspunde de:
Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate
Pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma
Utilizarea resurselor existente exclusiv in interesul firmei
Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul
sau
Adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si interesele firmei
Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma
Pe linie de securitatea muncii, are următoarele obligaţii :
- trebuie să îşi desfăşoare activitatea, în conformitate cu pregătirea şi instruirea sa,
precum şi cu instrucţiunile primite , astfel încât să nu expună la pericol de accidentare
sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi
afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă ;
- să utilizeze corect maşinile, aparatura, uneltele, substanţele periculoase, echipamentele
de transport şi alte mijloace de producţie;
- să utilizeze corect echipamentul individual de protecţie acordat ;
- să nu procedeze la scoaterea din funcţiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea
arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii, în special ale maşinilor, aparaturii, uneltelor,
instalaţiilor tehnice şi clădirilor, şi să utilizeze corect aceste dispozitive;
- să comunice imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie de muncă
despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea
lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie;
- să aducă la cunoştinţă conducătorului locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele
suferite de propria persoană sau de alte personae de care are cunoştiinţă ;
- să coopereze cu angajatorul şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, atât timp cât este necesar,
pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerinţe dispuse de către inspectorii de
muncă şi inspectorii sanitari, pentru protecţia sănătăţii şi securităţii lucrătorilor;
- să coopereze, atât timp cât este necesar, cu angajatorul şi/sau cu lucrătorii desemnaţi,
pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă şi condiţiile de lucru
sunt sigure şi fără riscuri pentru securitate şi sănătate, în domeniul său de activitate;
 - să îşi însuşească şi să respecte prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii
în muncă şi măsurile de aplicare a acestora;
- intrarea în incinta unităţii a oricărei persone aflate sub influenţa alcoolului sau a
substanţelor halucinogene este strict interzisă ;
- să execute numai lucrările corespunzătoare atribuţiilor şi dispoziţiilor primite , pentru
funcţiile pe care le deţin şi pentru care sunt pregătiţi, instruiţi şi autorizaţi;
- să menţină ordinea şi curăţenia la locul de muncă , astfel încât să nu apară riscuri de
accidentare ;

12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:

INCETAREA CONTRACTULUI DE MUNCA

Semnaturi:

Data semnarii: