KAZAMÉR ANDREA CREST

9
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
În pragul secolului XXI, toate întreprinderile industriale, comerciale sau de srevicii se confruntă
cu legile pieţei concurenţiale şi reuşesc să supravieţuiescă numai ca urmare a capacităţii lor de
inovaţie, organizare şi gestionare, materializată în managementul proiectelor. Structura,
implementarea şi managementul proiectelor din toate domeniile de activitate, indiferent de sursa
de finanţare a acestora, inclusiv cele din activitatea de marketing, cercetare şi asigurarea
calităţii într-un sector de activitate, la nivel naţional, sectorial, de piaţă sau de întreprindere,
constituie aspecte ale managementului schimbării, o noţiune apărută destul de recent în
literatura de specialitate.

Caracteristicile unui proiect

Proiectul reprezintă o activitate sau o serie de activităţi conexe, care au un punct de plecare şi un
punct de încheiere determinate, şi sunt desfăşurate în mod organizat, pe baza unui plan, într-un
context precis, de către anumiţi agenţi, în vederea realizării unor obiective definite într-o
perioadă de timp stabilită.
Prin urmare, caracteristicile unui proiect se concretizează în următoarele elemente fundamentale:
- data începerii proiectului;
- data încheierii proiectului;
- obiectivele acestuia, grupându-se în: tehnice, economice şi socio-umane;
- bugetul alocat proiectului;
- activităţi în general unice, sau, eventual, care se pot repeta numai pe o durată de timp
limitată;
- un cadru organizat de desfăşurare, care include relaţii şi funcţii ce trebuie definite şi
dezvoltate în concordanţă cu obiectivele şi natura specifică a fiecărui proiect;
- un ciclu de viaţă determinat, compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel:
identificarea, analiza, formularea proiectului, pregătirea acestuia, evaluarea preliminară a
proiectului, angajarea finanţării, implementarea, monitorizarea şi evaluarea finală a
rezultatelor proiectului.
Scopul unui proiect este, în primul rând, de a rezolva o problemă, de a schimba practicile,
mijloacele, organizarea, de a anticipa o situaţie, o dificultate, un risc pentru a trece de la o
situaţie existentă, nesatisfăcătoare, la o situaţie dorită, mai satisfăcătoare.
Pentru implementarea proiectului este necesară alegerea unei strategii care să dezvolte la
maximum capacitatea echipei de experţi, care îl gestionează sau implementează, de utilizare a
competenţelor, cât şi a spiritului de echipă, prin responsabilitatea faţă de un obiectiv comun şi
necesitatea de a lucra împreună cu randamentul optim. Toate proiectele trebuie să respecte un set
de reguli de bază, cu toate că sunt confruntate, pe toată durata lor de viaţă, cu evenimente
aleatoare, ca, de exemplu, unele schimbări în politica economică la nivel macroeconomic, care
pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora şi, prin urmare, necesită masuri corective
suplimentare.

Reuşita unui proiect depinde de:

- voinţa de a reuşi a tuturor factorilor care pot contribui la reuşita proiectului, ceea ce
presupune demonstrarea necesităţii participării acestora în toate etapele în care îşi pot aduce
contribuţia. Este obligatorie explicarea clară a dificultăţilor cu care unitatea de pregătire/
gestionare/ implementare a proiectului se va confrunta pe parcurs, a obiectivelor de atins,
instaurarea unui sistem de evaluare a progresului, precum şi recunoaşterea şi punerea în
valoare a tuturor acţiunilor care determină minimizarea riscurilor;

CREST 3900 Satu Mare, Unirii 49, Tel./Fax:061-714580, Tel.: 092-950157 1

E-mail: crest@hygeia.sbnet.ro Web: www.crest.ro
KAZAMÉR ANDREA CREST

- claritatea structurării proiectului, care presupune o bună înţelegere a situaţiei tehnico-

economice şi sociale existente şi celei dorite, a obstacolelor şi avantajelor, a resurselor
disponibile sau potenţiale, a condiţiilor de reuşită şi a tuturor elementelor implicate în
implementarea proiectului;
- managementul proiectului, un proces complex, ale cărui elemente principale vor fi prezentate
în continuare.

Caracteristicile managementului proiectelor

Managementul proiectelor este un proces dinamic, desfăşurat în mod ştiinţific, care organizează
şi foloseşte resursele corespunzătoare pentru a realiza obiectivele stabilite, având ca obiectiv
generic reducerea deficienţelor la zero prin creşterea eficienţei activităţilor şi organizarea
echipelor de management şi implementarea proiectului. În managementul proiectelor o parte din
personalul pentru implementarea proiectelor poate fi angajat temporar, în calitate de consultanţi,
lipsind astfel permanenţa rolurilor. Personalul implicat în proiect poate avea diferite roluri de
îndeplinit la momente diferite.
Planificarea în cadrul elementelor prestabilite, ca bugetul, durata de realizare, planul de bază,
care sunt precizate la momentul structurării proiectului prezintă o importanţă fundamentală.
Managementul proiectelor se caracterizează prin trăsături proprii, care asigură succesul
proiectelor. Una dintre trăsăturile principale este multilateralitatea deoarece implică, pe lângă
cunoştinţe economice şi tehnice de specialitate, din domeniul specific fiecărui proiect, o gamă
largă de cunoştinţe şi aptitudini organizatorice, astfel încât să coordoneze în paralel organizarea
optimă a timpului în scopul terminării proiectului la timpul prevăzut, conducerea echipei
conform celor mai avansate tehnici manageriale prin îmbinarea utilizării optime a capacităţii
profesionale a fiecărui membru cu asigurarea unor relaţii interumane de colaborare la nivelul
echipei, precum şi administrarea celorlalte resurse.
Pentru asigurarea succesului proiectelor, o condiţie esenţială constă în concentrarea permanentă
a managementului proiectelor asupra îndeplinirii obiectivelor propuse, şi , deci, a schimbării într-
un mod organizat a situaţiei existente în vederea realizării situaţiei dorite.
Inovaţia este o trăsătură de bază a managementului proiectelor, ea reprezentând modul de
rezolvare a unor probleme noi, specifice fiecărui proiect în parte.
Activitatea de management de proiect se desfăşoară pe toată durata ciclului de viaţă al
proiectului, şi priveşte controlul acestuia în întregime.
Managementul proiectelor este deosebit de complex, deoarece reprezintă sinteza a cel puţin cinci
ştiinţe tehnico-economice:
- ştiinţa de a pregăti şi lansa proiectul;
- ştiinţa de a conduce procesul de învăţare;
- ştiinţa de a organiza dezvoltarea şi implementarea proiectului;
- ştiinţa de a asigura coerenţa acţiunilor;
- ştiinţa de conducere a monitorizării şi evaluării.
Managementul proiectelor este un sistem complex, în permanentă modificare, de activităţi
interconectate, care trebuie conduse cu ajutorul unui personal eterogen, cu diferite calificări,
opinii şi interese, acţionând în cadrul unei echipe. În centrul acestui sistem trebuie să se afle un
proces de rezolvare a problemelor, axat pe o activitate constructivă în vederea găsirii unor
soluţii.

Ciclul de viaţă al proiectului

Structura generală a ciclului de viaţă al proiectului constă din mai multe etape succesive de
culegere a informaţiilor şi luare a deciziilor care au loc între începerea şi încheierea proiectului.
Terminologia asociată acestor etape diferă de la o organizaţie finanţatoare la alta, însă în general
se începe cu identificarea, se continuă cu formularea şi pregătirea, aprecierea (analiza şi

CREST 3900 Satu Mare, Unirii 49, Tel./Fax:061-714580, Tel.: 092-950157 2

E-mail: crest@hygeia.sbnet.ro Web: www.crest.ro
KAZAMÉR ANDREA CREST

evaluarea preliminară), implementarea, evaluarea finală a rezultatelor proiectului, şi apoi se

revine la formularea şi pregătirea proiectului următor.
Informaţia obţinută sub formă de comentarii în diferitele etape este importantă, din moment ce
termenul „ciclu” sugerează un proces continuu. Comentariile primite de la beneficiari,
consultanţi sau finanţatori contribuie la procesul de asimilare a unei planificări optime a
proiectelor următoare.

Repartizarea responsabilităţii de conducere a proiectului

Tipul de organizare a unităţii de gestionare a proiectului este deosebit de important, stabilind
cine anume are responsabilitatea reală a proiectului, în funcţie de obiectivele specifice ale
proiectului şi de modul de conducere a instituţiei.
Astfel, o organizaţie deschisă se caracterizează prin faptul că responsabilitatea proiectului revine
conducerii ierarhice operaţionale, iar directorul de proiect areun simplu rol de coordonare a
unităţii de gestionare a proiectului.
Organizaţia închisă se caracterizează prin alocarea întregii responsabilităţi directorului de
proiect, ceea ce are avantajul rapidităţii de decizie, posibilitatea de abordare a problemelor reale
şi afirmării capacităţilor acestuia, dar şi dezavantajul de a putea provoca reticenţa conducerii
ierarhice şi a personalului din subordine în cazul unor decizii radicale.
Organizaţia matriceală se caracterizează prin împărţirea responsabilităţii proiectului între
directorul de proiect şi conducerea ierarhică operaţională, având astfel avantajul echilibrului de
competenţe, şi dezavantajul suprapunerii autorităţii ca şi acela ce necesită acelaşi grad de
experienţă în managementul proiectelor din partea tuturor responsabilităţilor.
Directorul de proiect, pe lângă capacităţile sale profesionale, trebuie să fie familiarizat cu
procedurile contractuale şi de achiziţii de bunuri şi servicii ale organismului finanţator şi să
stabilească relaţii bune de colaborare cu reprezentanţii organismului finanţator.
Un proiect trebuie să se bazeze pe o metodă riguroasă şi instrumente adaptate acesteia, pentru a
evita dispersarea eforturilor. De aceea rolul conducerii acestuia este deosebit de important în
organizarea, conducerea, gestionarea şi impulsionarea proiectului.
O parte importantă a activităţii directorului de proiect constă în inventarea factorilor de risc care
pot afecta evoluţia proiectului. Omiterea importanţei mediului înconjurător sau a schimbărilor
importante care pot interveni, a valorilor organizaţiei, a schimbărilor de strategie, a priorităţilor
la toate nivelele, ca şi nedefinirea precisă a rolurilor participanţilor în proiect pot avea o influenţă
la fel de negativă asupra desfăşurării proiectului ca şi evaluarea eronată a duratei şi costurilor
diferitelor activităţi, necunoaşterea instrumentelor de bază sau alegerea unei metodologii
nepotrivite pentru proiectul respectiv. În ceea ce priveşte factorul uman, trebuie să se ţină seama
şi de motivaţia, de competenţa şi de disponibilitatea personalului.
Directorul de proiect are ca sarcină permanentă organizarea şi conducerea proiectului şi foloseşte
ca instrumente tehnice pentru organizarea proiectului, organigrama, tehnică a proiectului.
Identificarea sarcinilor principale ale proiectului şi a resurselor necesare pentru realizarea
acestuia au loc în contextul analizei situaţiei existente şi a soluţiilor a căror obţinere este dorită.
Pe baza acestei analize, proiectul este defalcat în sarcini interdependente, cu o durată proprie în
cadrul duratei globale a proiectului, şi care se succed într-o ordine logică.
Pe baza activităţilor identificate ca fiind componente ale proiectului, trebuie apoi evaluate
resursele necesare pentru desfăşurarea acestora şi riscurile care pot împiedica obţinerea soluţiilor
dorite.
Identificarea resurselor necesare pentru realizarea proiectului reprezintă o responsabilitate
deosebită a structurării proiectului. Trebuie urmărite atât resursele materiale, cât şi cele umane,
timpul necesar şi alte resurse, fiind analizate fiecare în parte şi în corelaţie.

CREST 3900 Satu Mare, Unirii 49, Tel./Fax:061-714580, Tel.: 092-950157 3

E-mail: crest@hygeia.sbnet.ro Web: www.crest.ro
KAZAMÉR ANDREA CREST

Identificarea termenelor de importanţă critică are de asemenea un rol important, ştiindu-se că

durata implementării proiectului îi afectează costul, în funcţie de specificul proiectului. Nu
întotdeauna o durată mai mare presupune costuri mai mari.

Rolul consultanţilor
Necesitatea apelării la consultanţi poate fi determinată de factori pozitivi, prin recunoaşterea
serviciilor calificate pe care le pot presta consultanţii, şi anume:
- expertiza în domenii neacoperite de personalul permanent al organizaţiei;
- resurse de suplimentare a contribuţiei personalului existent, în special în perioade de vârf ale
activităţii;
- calificări interdisciplinare;
- raţionamente şi experienţă în domenii unde clientul nu are calificarea necesară;
- oportunităţi de instruire profesională a personalului instituţiei în domeniul noilor tehnici şi
metode;
- performanţe mai rapide şi de calitate mai înaltă în domeniul respectiv decât se pot obţine cu
personalul existent, care are şi alte responsabilităţi în afara proiectului;
- obiectivitate şi capacitatea de a da sfaturi imparţiale.
Consultanţii vor analiza următoarele informaţii la acceptarea unor noi contracte:
• despre proiect: dacă este profitabil, siguranţa, modalitatea şi programarea plăţii, factorii
de risc;
• despre client: dacă este un client unic, flexibil, sau un conglomerat de entităţi individuale
cu interese divergente;
• despre activitatea pe care urmează s-o desfăşoare: dacă termenii de referinţă sunt clari,
dacă procedeul de selecţie a consultanţilor este transparent.
Angajarea consultanţilor - constituie, în mod normal, un echilibru între următorii factori:
• Experienţa şi competenţa firmei de consultanţă - dacă aceasta demonstrează
discernământ, exactitate, inovaţie, experienţă în operarea locală
• Cunoştinţele de specialitate de care dispune firma sau organizaţia de consultanţă -
experienţa personalului, tehnici speciale, subconsultanţi specifici, cu calificări care
generează valoarea adăugată
• Factori de management ai acesteia - stabilitate financiară, capacitate de asigurare a
răspunderii şi a calităţii, documente de înregistrare a controlului proiectului, reputaţie
bună.
Consultanţii pot fi: consultanţi independenţi liber profesionişti, consultanţi independenţi care
lucrează în asociaţie cu alţii, într-o organizare de echipă pentru un proiect sau grupuri organizate
şi inregistrate juridic.

CREST 3900 Satu Mare, Unirii 49, Tel./Fax:061-714580, Tel.: 092-950157 4

E-mail: crest@hygeia.sbnet.ro Web: www.crest.ro