COMUNICAREA CU MASS-MEDIA

1. NCREDEREA N COMUNICARE A comunica este esenial pentru o organizaie sau pentru o instituie ce se dezvolt sau se strduiete s impun n spaiul public un nou set de valori, o nou filozofie de aciune. Iar cnd aceast ,,nou filozofie vizeaz o problematic de interes general, cum este cea a ordinii publice i a siguranei cetenilor ,,a comunica, tiinific, devine absolut obligatoriu, pentru c, de calitatea i acurateea mesajelor emise, ca i de exacta interpretare i valorificarea a celor primite, depind foarte multe dintre cunoscutele sau necunoscutele ecuaiei relaionale a respectivei instituii. Din acest motiv, ,,ocupaia de angajat n domeniul relaiilor publice a devenit cu timpul profesie de sine stttoare, iar profesionitilor n relaii publice li s-au ncredinat responsabiliti din ce n ce mai mari. Progresele nregistrate de procesul de reform n Ministerul Administraiei i Internelor au determinat i n aceast instituie, reconsiderarea rolului comunicrii i al comunicatorilor, iar odat cu trecerea la organizarea activitii anuale a tuturor structurilor pe Programe Prioritare de aciune, domeniul comunicrii a devenit unul de prim importan. Concomitent cu responsabilizarea lucrtorilor din M.A.I din celelalte domenii, astfel nct faptele ,,s vorbeasc n locul lor, a devenit n firea lucrurilor s se perfecioneze i sistemele prin care se comunic aceste fapte. Aa se explic de ce la convocrile zonale prilejuite de lansarea la nivelul teritorial a Programelor prioritare de aciune sunt prezeni, alturi de efii sau comandanii lor, ofieri de relaii publice i purttori de cuvnt din cadrul structurilor ministerului nostru. Scopul este ca ,,orice comunicare cu subalternii, cu cetenii, cu societatea civil, s se desfoare la parametri cerui n sensul de a difuza ncredere i legalitate la nivelul ntregului organism social.

2. OBIECTIVUL COMUNICRII I AXIOMELE ACESTEIA

Una dintre definiii, dei formulat de un informatician, este cea a lui Warren Weaver. Potrivit lui Weaver, comunicarea nseamn Totalitatea proceselor prin care o minte poate s o influeneze pe alta; ea este cea mai important form de manifestare a interaciunilor dintre organizaie i mediu. Comunicarea uman este un proces tranzacional, unul de predare primire, n care se schimb semnificaii, idei, dar i energii, emoii, sentimente, fie de la un individ la altul, fie ctre un grup restrns sau ctre publicul larg. Obiectivul comunicrii umane este acela de a-l face pe interlocutor s simt, s gndeasc sau s se comporte ntr-un fel anume. Axiomele comunicrii sunt: comunicarea este inevitabil; comunicarea se dezvolt att n planul coninutului, ct i n planul relaiei; comunicarea este un proces continuu, ce nu poate fi abordat n termeni de cauz - efect; comunicarea se bazeaz att pe informaie n form digital, ct i pe informaie analogic; comunicarea este ireversibil; comunicarea implic raporturi de putere ntre parteneri, iar schimburile care au loc ntre ei pot fi simetrice i complementare; comunicarea implic procese de acomodare i ajustare a comportamentelor.

3. COMUNICAREA PUBLIC I TIPURILE DE PUBLIC

n funcie de numrul participanilor i de natura relaiilor ce se stabilesc ntre ei, comunicarea uman se poate desfura pe cinci niveluri astfel: comunicarea intrapersonal; comunicarea interpersonal; comunicarea de grup; comunicarea public; comunicarea de mas;

n principiu, orice gen de cuvntare, expunere sau prezentare susinut de ctre o persoan direct sau n prezena unui auditoriu, mai mult sau mai puin numeros, dar nu mai mic de trei persoane, este o form de discurs public sau comunicare public. Obiectivul comunicrii publice nu este numai transmiterea de informaii corecte i precise, ci i de ctigare a publicului. Nu trebuie s uitm c publicul nu este pasiv, aa cum s-ar putea crede la prima vedere, iar de multe ori nici nu este omogen. n funcie de atitudinea fa de orator i fa de discurs, publicul se poate mpri n cel puin cinci categorii: publicul ostil; publicul neutru; publicul indecis; publicul neinformat; publicul susintor; innd cont de comportamentul comunicaional, specialitii au mai clasificat publicul n alte patru categorii: publicul tuturor problemelor; publicul apatic; publicul unei singure probleme; publicul problemelor fierbini (acestea devin active numai dup ce presa a transformat o problem ntr-o chestiune de maxim actualitate). Specialitii n relaii publice trebuie s se ocupe cu prioritate de definirea i cunoaterea publicului organizaiei pentru care lucreaz, deoarece numai o asemenea cunoatere le permite constituirea unor mesaje difereniate, n concordan cu valorile, reprezentrile despre lume, ateptrile i limbajul numeroaselor tipuri de public cu care ei i organizaia lor intr n contact. Orice departament de relaii publice trebuie s inventarieze publicul legat de organizaie i s elaboreze o ,,hart a susintorilor. Dac vorbim de ,,publicul poliiei, vom vedea c, fiind un domeniu special, are i un public special. Pentru nceput, vom porni de la cele dou categorii, respectiv publicul intern i publicul extern. Publicul intern: lucrtorii care i desfoar activitatea n cadrul M.A.I., I.G.P.R, I.P.J sau pn la cea mai mic subunitate sau post de poliie sau jandarmerie;

 toi mprtesc aceeai identitate instituional; pot fi lucrtori, conductori, manageri, administratori, personal contractual, personal civil, Corpul Naional al Poliitilor. Publicul extern, care poate fi mprit n mai multe categorii: a) comunitatea toi cetenii care triesc ntr-o societate, ntr-o zon i sunt sau nu afectai de modul n care poliitii i desfoar activitatea; ceteanul n general, contribuabilul obinuit; orice organizaie comunitar, coli, biserici, bnci, lideri locali bogai sau sraci, cinstii sau necinstii; b) public special cei certai cu legea, nconjurai de rudele, prietenii i adepii ai acestora, ct i prile vtmate. Ct am ncerca s-i nglobm n categoria numit ,,comunitate, acetia au fcut i fac o categorie special, deosebit att pentru instituia poliiei, ct i pentru ceteni; c) mass-media presa local i naional, scris i audiovizual, specializat sau generalist, internet etc. d) instituiile i organismele puterii de stat i ale administraiei de stat (preedinie, parlament, guvern, prefecturi, primrie, administraie financiar, gard financiar i alte organisme care administreaz treburi publice i impun respectarea de normative: igiena public, metrologia, protecia mediului, regimul vamal, protecia muncii, protecia consumatorului etc.); e) partidele politice i orice alte grupri de interese politice i civice care au un mod special de a se exprima n funcie de interesele pe care le au. nainte de a aborda un alt aspect al temei, vom enumera cteva probleme legate tot de public i care ar trebui avute n atenie. Astfel, putem vorbi de: public naional i internaional; public - int; investitori sau acionari; consumatori ai organizaiei sau persoane care beneficiaz de acele activiti ale poliiei.

4. RELAIILE PUBLICE I RELAIILE CU MASS-MEDIA

Relaiile publice ale unei organizaii privesc organizarea i administrarea sistemului complex de relaii sociale, culturale, psihologice, administrative, politice, mediatice etc. n care instituia este prins ca ntr-un pienjeni, pentru a-l face s lucreze pentru sine sau pentru a-l mpiedica s lucreze mpotriva sa. Relaiile publice sunt responsabile de organizarea comunicrii globale i instituionale a unei organizaii. Ele concep strategia i politicile de comunicare, creeaz mesajele i evenimentele, aleg canalele de comunicare i selecteaz purttorii de cuvnt. Echilibrul i buna funcionare a unei instituii moderne depind de calitatea comunicrii. Acest adevr implic ns, asumarea tuturor responsabilitilor legate de procesele complexe de comunicare, att de ctre conductorii diferitelor instituii, ct i de cei care au misiunea s medieze ntre aceste instituii i marele public: jurnalitii. n limbajul cotidian, la nivelul unor organizaii , se face uneori confuzie ntre ,,relaii publice i ,,relaii cu publicul. Termenul al doilea se refer n mod precis la comunicarea direct a instituiei cu publicul su imediat (ceteni, clieni, debitori, invitai etc.) cu care vine n contact direct. De fapt, relaiile cu publicul reprezint doar o component a relaiilor publice. Relaiile publice reprezint o funcie managerial, care stabilete i menine legturi reciproc benefice ntre o instituie, organizaie i publicul de care depinde succesul sau insuccesul ei. Specialitii n relaii publice planific i execut comunicarea pentru o organizaie att n interiorul ei, ct i n relaiile sale cu mediul nconjurtor. Pentru a realiza o comunicare bun cu mass-media, specialitii n relaii publice dintr-o anumita organizatie trebuie s cunoasc specificul sistemului mass-media i s se adapteze acestuia. Astfel, mesajul trebuie s fie adecvat suportului mediatic, iar stilul n care este elaborat trebuie s corespund principiilor generale ale scriiturii jurnalistice. Practicienii din acest domeniu trebuie s stabileasc relaii personale bune, bazate pe respect reciproc cu oamenii din massmedia. Ei trebuie s fie capabili s le furnizeze informaii, idei, perspective inedite asupra unui subiect de actualitate. Totodat, ei trebuie s fie capabili s reziste presiunilor presei i s nu furnizeze

informaii neverificate, materiale care nu au fost discutate i aprobate de conducerea organizaiei sau opinii neacoperite de fapte.

5. ORGANIZAREA BIROULUI DE PRES

Biroul de pres este un departament din cadrul unei organizaii, care are ca sarcin principal stabilirea i meninerea relaiilor de comunicare dintre instituie i mass-media. n marile instituii, biroul de pres este o secie din cadrul departamentului de relaii publice i este subordonat direct efului acestui departament, care, la rndul su, se subordoneaz direct conductorului instituiei. n instituiile mai mici n care nu exist departament de relaii publice, eful biroului de pres va fi subordonat direct conducerii instituiei. Un accent deosebit trebuie pus pe: - selectarea membrilor birourilor de pres (din interior sau din exterior); - aptitudinile indispensabile ale unui bun comunicator (sociabilitate, tact, memorie bun, prezen de spirit, intuiie, rapiditate n gndire i n luarea deciziilor, capacitate de analiz i sintez, onestitate, corectitudine, abiliti de comunicare scris i oral, putere de munc i capacitate de a fi disponibil la orice or); - cunoaterea i executarea sarcinilor de ctre membrii biroului de pres.

6. PURTTORUL DE CUVNT AL ORGANIZAIEI

n cadrul unui birou de pres, unul dintre membrii acestuia are, pe lng sarcinile obinuite, i un ansamblu de atribuii specifice i, implicit, o poziie aparte (cu o seama de caliti deosebite). Din diferite motive (lipsa de timp a conductorului instituiei, absena sa din localitate, starea sntii n acel moment, absena unor abiliti de comunicare oral sau chiar frica fa de pres), instituiile au desemnat una sau mai multe persoane care s l reprezinte pe liderul instituiei n relaia cu presa. Aceast funcie este cunoscut sub numele de purttor de cuvnt. Purttorul de cuvnt se subordoneaz direct conductorului organizaiei i efului biroului de pres (n realitate nu se respect ntotdeauna). El este o persoan public, ce va fi urmrit n tot ceea

ce spune i face, cu interes sporit de ctre ziariti i de audiene. El reprezint n orice moment instituia, fiind adeseori identificat cu aceasta. Trebuie s fie contient de faptul c indiferent unde se afl n unitate sau n loc public, tot ceea ce declar va fi considerat un punct de vedere oficial al organizaiei. Cnd lucrezi cu mass-media, orice greeal pe care o comii poate deveni oricnd public.

7. MIJLOACE DE COMUNICARE CU PRESA

Avnd n vedere Legea nr. 218/2002 privind organizarea i funcionarea poliiei, dar mai ales Legea nr. 360/2002 privind statutul poliistului respectiv art. 42 al. 1 lit. c, conform ultimului act normativ citat, printre altele, poliistul este obligat s asigure informarea corect a cetenilor asupra treburilor publice i asupra problemelor de interes personal, potrivit competenelor legale stabilite. i n Normele Metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind accesul la informaiile de interes public se prevede c structurile sau persoanele responsabile de relaiile cu presa au, printre altele, i urmtoarele atribuiuni: s furnizeze ziaritilor prompt i complet orice informaie de interes public care privete activitatea instituiei sau autoritii publice pe care le reprezint; 122 s informeze n timp util i s asigure accesul ziaritilor la activitile i aciunile de interes public organizate de instituie; s asigure periodic sau de fiecare dat cnd activitatea instituiei prezint un interes public imediat, difuzarea de comunicate, informri de pres, organizarea de conferine de pres, interviuri sau briefinguuri; s difuzeze ziaritilor dosare de pres legate de evenimente sau activiti ale instituiei sau autoritii publice. Pentru a se achita de obligaiile i atribuiile mai sus artate, ct i pentru a realiza comunicarea, n general, i comunicarea cu presa, n special, organizaiile Ministerului Administraiei i Internelor utilizeaz urmtoarele tehnici i instrumente de comunicare: Comunicatul de pres; Dosarul de pres; Conferina de pres;

 Revista presei; Cltorii de pres; Alte modaliti (interviul); Comunicarea cu presa pe timpul crizei; 8. RELAIILE UNITILOR MINISTERULUI ADMINISTRAIEI I INTERNELOR CU PRESA I FORMAREA OPINIEI PUBLICE a) Relaiile unitilor Ministerului Administraiei i Internelor cu presa i formarea opiniei publice. Libera circulaie a ideilor este un drept fundamental al omului, nscris n Declaraia universal a drepturilor omului. Fiecare dintre noi are deci, posibilitatea s comunice oricui ceea ce dorete i gndete, fr ca un organ al statului, organizaie sau persoan privat s-l poat mpiedica. Modalitatea prin care un cetean poate s i realizeze acest drept, l privete (fie prin expunere oral, fie prin scrisori, fie prin folosirea mijloacelor de informare n mas pres scris, radio sau televiziune). 123 Se poate spune c presa reprezint o mediere ntre surs, respectiv cetean i marea mas a receptorilor. n epoca modern, impactul pe care l are presa asupra opiniei publice este formidabil. Mass-media poate influena nu numai o decizie politic, dar, n anumite condiii, poate manipula mase mari de oameni, cu repercusiuni serioase asupra stabilitii i toleranei sociale, dar i asupra contiinei individuale. Datorit presei am nvat astzi s privim lumea, global, plecnd de la buletinele meteo transmise prin satelit i terminnd cu rzboaie n direct. Informaia transmis spre difuzare presei, indiferent sub ce form se prezint, are valoare de document. Orice neadevr, insult ori calomnie pot avea efecte imediate, a doua zi sau chiar peste un secol. Toate documentele remise spre publicare presei trebuie ntocmite n termeni clari i bine folosii; orice dezminire ulterioar, chiar dac este reparatorie, are o valoare diminuant, deoarece nu exist certitudinea ca toate persoanele care au citit mesajul iniial, au citit i erata. Scopul declarat al presei este acela de a informa opinia public. Puterea se teme de pres fiindc ea modeleaz opinia public.

Presa s-a bazat i se bazeaz n continuare pe informaie i pe traseul pe care aceasta l are, precum i pe puterea adevrului. Nu exist ceva mai nalt n ordinea moral i nimic care s se poat opune acestei fore eterne. Cu toate acestea i presa la rndul ei este o putere, respectiv a patra din stat, o contraputere a puterii politice, dar este i singura putere fr contraputere. Informarea operativ a publicului i formarea opiniei publice, favorabil activitii unitilor Ministerului Administraiei i Internelor, este o surs major a muncii de prevenire, o form dintre cele mai cutate de a genera relaii cu publicul la iniiativa managerului. 124 Pentru a fi eficient n aciunea de informare a opiniei publice, managerul trebuie s-i elaboreze propria strategie, avnd n vedere cteva principii: - scopul informrii este de a aduce n faa opiniei publice acele aspecte relevante privind dinamica strii infracionale, urmrindu-se sensibilizarea factorilor de decizie ori a publicului larg, cu privire la necesitatea lurii unor msuri de ordin legislativ ori administrativ pentru stoparea ori reducerea svririi unor astfel de fapte; - finalitatea informrii trebuie s fie crearea unui curent de opinie favorabil unitilor M.A.I., astfel ca publicul larg s identifice munca de management cu o munc profilactic n domeniul social; - informaiile pe care le remitem pentru a fi publicate trebuie s fie accesibile publicului, s nu constituie secrete de serviciu i s nu urmreasc icanarea ori compromiterea unor persoane nevinovate; Pe primul plan de importan se afl nu att cantitatea de informaie, ct calitatea ei, posibilitatea ca acesta s fie neleas de oameni, s fie n legtur cu problemele concrete, particulare n care oamenii sunt interesai ori este nevoie s se intervin pentru corectarea sau canalizarea conduitei lor. Folosirea pentru exemplificare a unor cazuri concrete, cunoscute de omeni, va da un pronunat caracter afectiv, eficient pentru aciunea poliiei de formare a opiniei publice. n aciunile de informare a opiniei publice i de formare a acesteia nu vor fi neglijai nici factorii psihologici ca: emoiile, sentimentele, dorinele, deoarece acetia contribuie la mobilizarea oamenilor, la formarea opiniilor sntoase ale acestora i la transformarea lor n norme de via civilizat.

Influena unitilor acestui minister poate fi mare, pe msur ce respectiva informaie este nsuit de oameni. Informaia devine ea nsi o mentalitate, iar dintr-o aciune exterioar se transforma ntr-o aciune interioar. Reuita va depinde foarte mult de apropierea fa de oameni, de ncrederea acestora n unitile ministrului. Neglijena formrii opiniei publice favorizeaz apariia 125 Constitutia Romaniei - 1991 pag. 14 Managementul Organizational Domeniul Ordinii Publice unor fenomene negative, care pot merge pn la pierderea ncrederii publicului n unitile Ministerului Administraiei i Internelor. Mijloacele la care pot apela unitile ministerului pentru informarea opinie publice sunt numeroase i variate. Ele pot fi urmtoarele: la sediul poliiei se pot amenaja panouri, fotomontaje, pliante; n exteriorul unitilor se pot organiza adunri publice, dezbateri etc. Dar modalitatea cea mai eficient de informare a opiniei publice rmne, totui, presa, care poate fi scris sau audiovizual. Aa cum se prevede la art. 31 din Constituia Romniei, din 1991, dreptul persoanei de a avea acces la orice informaie de interes public nu poate fi ngrdit. Autoritile publice, potrivit competenelor ce le revin, sunt obligate s asigure informarea corect a cetenilor asupra treburilor publice i asupra problemelor de interes personal. Dar dreptul la informaie nu trebuie s prejudicieze msurile de protecie a tinerilor sau sigurana naional. Orice manager poate fi pus n situaia s dea informaii presei. Exist, totui, o serie de reglementri interne care stabilesc cu precizie care sunt unitile ministerului sau persoanele abilitate care s in legtura cu aceste mijloace de informare n mas. Astfel, persoanele autorizate s in legtura cu organele de pres i s le furnizeze date sunt efii (comandanii) ealoanelor respective, cadrelor din compartimentele de pres sau alte cadre anume desemnate n acest scop. Reprezentanii acreditai ai publicaiilor civile se pot documenta despre activitile desfurate de poliie sub directa ndrumare a cadrelor din compartimentele de pres sau a altor cadre anume desemnate n acest scop. 126 Tot n ideea informrii opiniei publice, ziaritii de la organele de pres centrale ale Ministerului Administraiei i Internelor, precum i cei care realizeaz articole, emisiuni sau materiale pentru presa civil ori pentru posturile de radio i televiziune, au acces la datele din

buletinele de evenimente i se pot documenta fr restricii. Acetia au ns obligaia de a informa efii unde realizeaz documentarea, despre coninutul materialelor ce urmeaz a fi realizate. Concluzionnd, putem afirma c, n cadrul activitilor de formarea a opiniei publice i de informare a publicului, unitile M.A.I. trebuie s stabileasc relaii de colaborare cu toate instituiile specializate n difuzarea informaiei. Aceste relaii trebuie s aib la baz respectul reciproc, dorina sincer de a aduce la cunotina opiniei publice fapte relevante din activitatea unitilor Ministerului Administraiei i Internelor, dar i neajunsuri ori nempliniri, toate n ideea a de a cultiva la ceteni respectul fa de lege, fa de adevratele valori morale. n anul 2001 a fost promulgat Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, iar pentru o aplicare unitar sau emis Normele Metodologice. Astfel, s-a stabilit c aplicarea Legii nr. 544/2001 se face respectnd principiile: transparenei, unitii, autonomiei i flexibilitii. Am fcut aceast precizare din cauz c principiul autonomiei are legtur cu tema noastr i conform creia fiecare autoritate sau instituie public va elabora propriul regulament de organizare i funcionare a compartimentelor de informare i relaii publice, n conformitate cu prevederile legii i ale prezentelor norme metodologice (art.2, lit. c). Autoritile i instituiile publice au obligaia de a organiza compartimente specializate de informare i relaii publice sau de a desemna persoane cu atribuii n acest domeniu. Atribuiile, organizarea i funcionarea compartimentelor de relaii publice se stabilesc n baza legii i a dispoziiilor normelor metodologice, prin regulamentul de organizare i funcionare autoritii sau instituiei publice respective.