Idee de proiect

Pachetul informaii

de

Propunere?
DA

NU

MANAGEMENTUL PROIECTELOR Resurse

suficiente?
NU

Parteneriat

DA

Managementul Evaluarea propunerii un proces dinamic, condus n contextul proiectelor este un set de constrngeri, care organizeaz i utilizeaz resurse adecvate ntr-un mod controlat i structurat cu scopul de a realiza anumite obiective clar DA definite. Asigur transpunerea n practic a proiectului. Evaluare NU Managementul proiectelor cuprinde: favorabil? - managementul timpului - managementul resurselor umane - managementul celorlalte resurse
Contractare DA

- asigurarea resurselor adecvate - asigurarea disponibilitii resurselor adecvate la momentul oportun

Implementare - realocarea resurselor folosind experiena acumulat

- adaptarea activitilor la resurse

Derulare proiect

evaluare raportare limitate

- realizarea unui impact maxim cu resursele disponibile Fazele managementului proiectelor I II III IV V VI VII VIII iniiere proiect analiza proiect analiza echipei de proiect conducerea planificarea proiect implementare proiect control (monitorizare) proiect evaluare proiect raportare proiect

1. Iniiere proiect
selectarea temei crearea echipei verificarea resurselor disponibile identificarea posibilitilor de valorificare a rezultatelor proiectului relevana proiectului obstacole parteneriale succese prealabile implicarea organizaiilor n sprijinirea proiectului

2. Analiza proiectului
definirea obiectivelor urmrite i acceptarea lor de toi cei implicai n realizarea proiectului analiza resurselor necesare stabilirea prilor implicate identificarea obstacolelor poteniale definirea limitrilor i constrngerilor identificarea resurselor ce pot fi atrase planificarea preliminar a timpului necesar aprecierea atitudinii i implicrii prilor interesate evaluarea situaiei reale i a ipotezelor de lucru

3. Conducerea echipei de proiect

Elemente implicate: analiza rolurilor membrilor echipei definirea performanelor ateptate definirea rolurilor primare, secundare i auxiliare

definirea gradului de autonomie n luarea deciziilor comunicare eficient stabilirea proceselor de luare a deciziilor

stilul de conducere

Managerul de proiect: armonizeaz cerinele i necesitile prilor (beneficiari, ONG, finanator, parteneri) conduce echipa de proiect asigur comunicarea cu alte pri interesate planific proiectul i rezolv problemele ce apar asigur obinerea unor rezultate acceptabile are n vedere : resurse umane, organizaiile i instituiile

implicate n realizarea proiectului - alocarea i controlul resurselor - planificarea i programarea activitilor - contractarea - interaciunea cu mediul exterior al proiectului are rolul: - coordonator - lider - diplomat (mediator, negociator) - reprezentare - conectare, comunicare - monitorizare - diseminare - iniiere de aciuni - eliminarea abaterilor - alocarea de resurse

Tipuri de manageri de proiect

Facilitatorul evit s ia decizii tranante, se las uor influenat, nu rezist la stres, nu urmrete rezultatele Conductorul ideal are o mare capacitate de motivare a membrilor echipei, stabilete criterii nalte de performan, apreciaz i trateaz difereniat membrii echipei, prefer s lucreze n echip

Dezinteresatul nu se implic n activitatea grupului, este pasiv sau negativist Birocratul aplic strict regulile i procedurile, monitorizeaz i controleaz complet situaia, este contiincios n raportri

Autocratul nu are ncredere n membrii echipei, nu este agreat de acetia, se concentreaz asupra sarcinilor imediate Despotul luminat tie ce vrea i tie cum s obin ceea ce vrea, nu creeaz resentimente n cadrul echipei Suporterul este interesat n primul rnd de armonia grupului Capul familiei are ncredere n oameni i l intereseaz n primul rnd dezvoltarea grupului

Constituirea echipei de proiect

precizarea obiectivelor urmrite, a rezultatelor dorite i a activitilor de desfurat stabilirea persoanelor propuse pentru a participa n proiect transferul de informaii relevante despre proiect de ce i ct este de important proiectul pentru organizaie ce rol trebuie s ndeplineasc fiecare dintre membrii echipei proiectului i de ce ce recompense pot urma dup ncheierea proiectului ce probleme i restricii pot aprea i ce dificulti poate ridica proiectil pentru fiecare dintre cei implicai stabilirea condiiilor de lucru n echip care sunt regulile ce trebuie respectate n cadrul proiectului de ce este important conceptul de echip pentru succesul proiectului de ce este necesar participarea membrilor echipei la luarea deciziilor

4. Planificarea proiectului
definirea clar a domeniului proiectului criteriile / parametrii n funcie de care se apreciaz succesul proiectului stabilirea responsabilitilor fiecrui membru al echipei de proiect planificarea activitilor

identificarea resurselor necesare i alocarea resurselor disponibile aciuni anticipate i riscuri / elemente neprevzute factori de influen puncte de analiz i evaluare ci de feedback monitorizarea i evidenierea succeselor pariale / finale

Planificarea proiectului se refer la:

A. Planificarea propriu-zis a derulrii proiectului - previziuni: pentru estimarea a ceea ce se poate ntmpla n viitor - obiective: formularea a ceea ce dorim s obinem n viitor - programe: etapele de parcurs pentru atingerea obiectivelor - planuri: termene pentru parcurgerea fiecrei etape - bugete: alocarea resurselor necesare - proceduri: modurile de lucru agreate pentru desfurarea activitilor - politici: ghiduri elaborate pentru abordarea constant a elementelor repetitive B. Organizarea pentru derularea proiectului - stabilirea structurii organizaionale - oameni, resurse, faciliti, astfel organizate nct s fie utilizate eficace i eficient delegare - stabilirea nivelurilor de autoritate i a responsabilitilor individuale - relaii de cooperare - ncurajarea oamenilor s coopereze pentru atingerea obiectivelor - comunicare - evidenierea canalelor de comunicare (pe orizontal i pe vertical) C. Controlul derulrii proiectului - stabilirea de standarde de performan pentru cei implicai n derularea proiectului

- stabilirea parametrilor caracteristici pentru succesul proiectului i a modului de msur, pentru a permite compararea acestora cu intele prestabilite - definirea modului de reacie n cazul abaterilor i de mbuntire continu a proceselor Se iau n considerare toate tipurile de resurse implicate: resurse umane resurse tehnologice resurse materiale resurse financiare timp

Planificarea are n vedere fazele procesului de aplicare a proiectului (definite de Juran): faza de iniiere a aplicrii proiectului faza de testare faza de extindere a efectelor proiectului

instituionalizarea rezultatelor proiectului

Succesul proiectului se construiete n faza de planificare Planificarea se face fr a omite 3 aspecte eseniale: - concentrarea eforturilor pentru obinerea rezultatelor dorite - corelarea rezultatelor pariale dorite cu rezultatele globale previzibile: - corelarea scopurilor urmrite de diferitele categorii de persoane interesate - abordarea sistematic a obiectivelor urmrite - satisfacerea progresiv a scopurilor, n ordinea prioritilor

5.

Implementarea proiectului

Prevederi specifice contractarea finanrii executarea activitilor incluse n proiect ndeplinirea obiectivelor obinerea rezultatelor comunicare obiective i responsabiliti programe de lucru

conducerea proceselor procese de control

Contractarea finanrii
Confirmarea premiselor Necesitile sunt tot cele definite n propunere? Resursele asigurate de tere pri sunt disponibile n continuare?

Semnarea contractului de finanare Lansarea proiectului pe plan intern pe plan extern: publicitate, invitai personaliti semnarea subcontractelor cu partenerii sau furnizorii de

Mobilizarea resurselor produse / servicii

Marketingul proiectelor
cunoaterea ateptrilor prilor implicate i a evoluiei proiectului adaptarea concepiei i implementarea proiectului n funcie de ateptrile prilor interesate oferirea de informaii referitoare la desfurarea proiectului buletin informativ al proiectului metode de evaluare i monitorizare a proiectului (doar partenerii de proiect) publicaii (brouri, albume) comunicate de pres linie telefonic informativ burs de informaii (reele care stimuleaz transferul de informaii) pagina de internet a proiectului seminar creativ discuii informale materiale pentru pres

Problemele implementrii
non-performana personal incompetent sau fr calificarea necesar

 necinstea

mediul nu permite funcionarea normal (acces dificil la instituii i oficialiti) finalizarea angajamentului este imposibil

conflictele de personalitate ntre prile interesate decalaje temporale schimbri ale mediului soluii pentru problemele aprute evaluarea independent; - negociere; nlocuirea unor persoane; revizuirea obiectivelor; anularea proiectului neprimirea finanrii

6. Controlul proiectului

Se bazeaz pe monitorizare Aspecte avute n vedere tendinele rezultatelor obinute proceduri de feedback raportarea stadiului proiectului schimbri exterioare corecia abaterilor diagrame i proceduri rezultate pariale moralul echipei de proiect

Monitorizarea proiectului

nregistrare a informaiilor furnizeaz informaii necesare planificatorilor i managerilor de proiect faciliteaz identificarea abaterilor i / sau a problemelor ce trebuie rezolvate se poate compara impactul prevzut cu cel realizat permite identificare rezultatelor neateptate este o surs de informaii pentru selecia i concepia proiectelor viitoare procedee proprii organizaiei autoritatea contractat Aprecierea tendinelor performanelor - comparaie cu obiectivele urmrite, cu rezultatele pariale i cu noile ateptri Situaia este mai bun, neschimbat sau mai rea? nregistrare, analiza performanelor i aciuni de mbuntire

Rezultatele obinute sunt diferite de cele planificate? n ce direcie? Pot fi exploatate n mod avantajos? Cum? Ce a determinat abaterea de la situaia planificat? n ce condiie poate fi acceptat abaterea? Este necesar re-negocierea contractului de finanare a proiectului?

Plan de calitate

element esenial al unui management eficient al proiectelor managementul calitii proiectului const din: realizarea calitii controlul calitii asigurarea calitii mbuntirea calitii reluarea ciclului pentru rezultate mai bune

monitorizare procesul de meninere a unei supravegheri permanente se monitorizeaz activitile, planificrile, costurile, rezultatele proiectului monitor o persoan sau un parat pentru verificare i prevenire o persoan sau un parat pentru verificare i prevenire evaluare a estima mrimea, valoarea i calitatea unui lucru

Definiii

Monitorizarea i evaluarea proiectului

Se refer la controlul proiectului Cum se face monitorizarea i evaluarea unui proiect n faza de planificare a proiectului se prevd metode i mijloace pentru monitorizarea i evaluarea proiectului dup contractarea finanrii, de obicei autoritatea contractant impune metode i formate specifice pentru aceste activiti

7. Evaluare
Metodele de evaluare a unui proiect trebuie determinate nainte de implementare lui Etapele evalurii: - stabilirea temei i a obiectivelor evalurii - estimarea resurselor (bugetului) necesare - alegerea modului de evaluare - pregtirea intern a evalurii - realizarea evalurii: stabilirea criteriilor / factorilor / parametrilor a cror msurare permite evaluarea succesului proiectului stabilirea valorilor dorite (obiective) stabilirea modului de msurare

 msurarea evaluarea, compararea mrimilor msurate cu cele planificate i evaluarea impactului obinut raport de evaluare - valorificarea rezultatelor evalurii

Obiectivele evalurii:
evaluarea procesului de realizare a proiectului (management, proceduri, mecanisme, relaii, nvare, soluii)

evaluarea performanelor proiectului (prin raportare la obiectiv) eficiena (rezultate / resurse; costuri reale / costuri planificate) eficacitatea (obiectiv realizat / obiectiv propus; cantitatea i calitatea rezultatelor)

evaluarea

impactului

proiectului

(participare

la

program,

vizibilitate, efecte de multiplicare, efecte de antrenare, efecte de distorsionare, efecte ntmpltoare)

evaluarea sustenabilitii proiectului (financiar (auto-finanare), organizaional schimbri) (resurse umane), de pia (continuitatea la

Evaluare: - un proces complex, repetitiv, plictisitor, consumator de

resurse dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru c este singura metod eficace de a msura succesul implementrii unui proiect.

Nevoia de evaluare este determinat de:

motive financiare motive manageriale (experien, insuficien n coordonarea programului) motive tehnice (definirea i msurarea rezultatelor programelor sociale este dificil) motive legale (reglementrile serviciilor sociale nu permit pieei s regleze acest domeniu)

De ce este necesar evaluare?

feedback util pentru adaptarea proiectului la realitate i pentru rezolvarea optim a problemelor aprute (planificarea viitoare a proiectului) armonizarea vederilor prilor implicate repartizarea ctre prile implicate mbuntirea conducerii i a rezultatelor proiectului, a eficienei acestuia (evaluare formativ) oferirea de informaii necesare pentru luarea deciziei n legtur cu continuarea proiectului sau alegerea dintre mai multe alternative (evaluarea sumativ)

Scopurile evalurii:
- Control asupra proiectului i atinge obiectivele? Este implementat conform planului stabilit? Sunt beneficiarii satisfcui? Care sunt efectele nescontate, mai ales cele negative? - Perfecionarea implementrii proiectului - Acumularea de experien n managementul proiectului

Modele de evaluare * modelul tradiional bazat pe intenia i experiena evaluatorului * modelul opinia expertului asemntor cu critica de art * modelul cercetrii sociale grupuri experimentale i grupuri de control * evaluarea obiectivelor msurarea gradului de atingere a obiectivelor * modelul cutiei negre evaluarea performanei i / sau impactului fr a lua n considerare procesele evaluarea fiscal conteaz numai bugetul i rezultatele

 evaluarea responsabilitii dac i n ce msur au fost folosite fondurile conform procedurilor stabilite pentru atingerea obiectivelor * modelul naturalist evaluatorul nu se concentreaz numai pe obiectivele proiectului, ci caut s sesizeze toate aspectele legate de acesta. n evaluare se folosesc indicatori - pentru: - mrimea gradului de atingere a obiectivului - msurarea gradului de atingere a rezultatelor - monitorizare i evaluare - pot fi: - direci sau indireci - cantitativi (ct?, pn cnd?), calitativi (ct de bine?) sau comportamentali (pe cine?) caracteristici: substanialitate, independen, obiectivitate, plauzabilitate, accesibilitate, msurabilitate, verificabilitate, vizibilitate, relevan

Evaluarea
(etap a proiectului)

- intermediar la finalul unei activiti importante - final la finalul proiectului

Pentru ca aceast seciune s fie credibil trebuie specificat modul de colectare i interpretare a informaiilor din care pot face parte: chestionarele, interviurile, observaiile, feedbackul neformalizat. Evaluarea este mult mai uor de fcut dac obiectivele au fost corect definite (SMART) i dac metodele au fost descrise cu precizie.

8. Raportare

definirea rezultatelor obinute relevana proiectului obiectivele urmrite publicul int mesajul transmis prin implementarea proiectului avantajele obinute de organizaia promotoare

evidenierea obstacolelor identificarea rezultatelor neplanificate evidenierea valorii adugate de proiect raportarea se face conform cerinelor contractului (form, numr de exemplare, subiecte i periodicitate) raportarea implic de obicei: rapoarte intermediare raport final rapoarte de evaluare rapoarte speciale, la cererea Autoritii contractante rapoartele sunt de obicei: rapoarte tehnice rapoarte financiare rapoartele conin de obicei: rapoarte narative anexe: tabele, grafice, materiale obinute, declaraii, etc.

Rapoartele narative

date pentru identificarea proiectului i a organizaiei descrierea activitilor desfurate i a rezultatelor obinute descrierea abaterilor fa de planificarea iniial i a coreciilor i aciunilor corective necesare programul de activiti pentru perioada urmtoare, conform noii planificri rezumatul cheltuielilor fcute, fa de bugetul iniial Anexele la rapoarte conform cerinelor specifice ale Autoritii contractante de obicei se refer la: bugete de cheltuieli, bugete rectificate declaraii liste de documente justificative pentru cheltuielile fcute (eventual copii pentru unele documente) copii dup unele produse ale proiectului fie de manoper pentru persoanele din echipa de proiect altele

ELABORAREA UNEI PROPUNERI DE PROIECT

Etapa 1: Alegerea temei proiectului i a grupului int Metoda: Durata: brainstorming, lucru n grup 5 minute

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Etapa 2: Stabilirea obiectivelor urmrite i a modurilor/mijloacelor necesare pentru msurarea gradului de ndeplinire a acestora Metoda: Durata: lucru n grup 10 minute

Gndii-v la minimum trei obiective pe termen lung (obiective generale, finale) i la trei obiective pe termen scurt (obiective specifice) pe care ai vrea s le atingei prin aplicarea proiectului pentru care cerei finanare. Enumerai aceste obiective. 1. ____________________________________________________________________ 2.____________________________________________________________________ _ 3.____________________________________________________________________ _ 4.____________________________________________________________________ _ 5.____________________________________________________________________ _ 6.____________________________________________________________________ _ Pentru fiecare obiectiv ales, gndii-v cum ai putea s verificai, la un moment dat, gradul n care ai obinut rezultatele dorite: ce parametri ai putea msura i cum? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Etapa 3: Stabilirea rezultatelor dorite, pentru proiectul identificat pe parcursul exerciiilor anterioare. Metoda: Durata: brainstorming, lucru n grup 10 minute

Enumerai rezultatele posibil de obinut prin intermediul proiectului anterior discutat i decidei n grup care sunt rezultatele dorite pentru proiectul de grup. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Etapa 4: Lista activitilor necesare pentru atingerea obiectivelor i obinerea rezultatelor agreate de grup pe parcursul exerciiilor anterioare. Metoda: Durata: individual i sintez de grup 10 minute

Enumerai activitile pe care le considerai necesare pentru realiza proiectul stabilit anterior. Pe ct este posibil, grupai-le, n funcie de criterii logice sau cronologice, n faze ale proiectului. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Etapa 5: Ce resurse sunt necesare pentru propunerea proiectului, derularea activitilor, atingerea obiectivelor i obinerea rezultatelor agreate de grup pe parcursul exerciiilor anterioare. Metoda: Durata: Identificai: categoriile de resurse necesare categoriile de resurse disponibile tipurile de cheltuieli implicate tipurile de cheltuieli (ne) eligibile n grup 10 minute

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________