PARTEA NTI MANAGEMENTUL APROVIZIONRII

Capitolul 1. CONDUCEREA I ORGANIZAREA APROVIZIONRII MATERIALE I CU ECHIPAMENT TEHNIC 1.1. Managementul aprovizionrii: concept, activiti componente 1.2. Organizarea structural a subsistemului aprovizionare: 1.2.1. Organizarea intern a compartimentului de aprovizionare 1.2.2. Structura de personal specific compartimentului de aprovizionare; activiti de realizat pe funciile principale 1.3. Sistemul de relaii specific unitilor economice pentru aprovizionarea material ntrebri Teste gril

Managementul aprovizionrii

CAPITO LU L 1

Conducerea i organizarea aprovizionrii

1.1. Managementul aprovizionrii: concept, coninut, trsturi
Managementul aprovizionrii reprezint activitatea prin care se asigur elementele materiale i tehnice necesare produciei, n volumul i structura care s permit realizarea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n condiiile unor costuri minime i ale unui profit ct mai mare. n literatura de specialitate, ca i n practica economic, sunt utilizai frecvent termeni ca: achiziionare, asigurare, aprovizionare, cumprare, alimentare. Aceti termeni au ns o semnificaie asemntoare sau, dup caz, diferit. Astfel, "achiziionarea" reprezint o aciune de angajament financiar "de cumprare" a unor resurse materiale sau produse, fiind o tranzacie efectiv (formele prin care se realizeaz, de ctre unitile economice, devenind relativ uniforme). n raport cu achiziionarea, "aprovizionarea" are un coninut mai larg; achiziionarea este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale i echipamente tehnice. Achiziionarea, ca o component a activitii de aprovizionare, este precedat, de exemplu, de aciunile de identificare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora i a momentelor de satisfacere (care declaneaz emiterea cererii sau a comenzii), fiind urmat apoi de negocierea condiiilor de furnizare, de aducere efectiv a resurselor materiale etc. "Asigurarea material i cu echipamente tehnice" se apreciaz n general ca termen similar noiunii de "aprovizionare"; n practica economic de specialitate asigurarea are o sfer de cuprindere mai extins, aceasta incluznd att aprovizionarea, ct i aciunea de completare a bazei materiale i tehnice necesare cu resurse din surse proprii (interne) ale ntreprinderii (ne referim la resursele care se consum ntr-o anumit proporie sau integral n aceeai ntreprindere n care se i produc: SDV, anumite forme de energie, diferite piese, subansamble, materiale noi i refolosibile). n sfrit "alimentarea" reprezint o aciune de finalizare a procesului de aprovizionare (sau de asigurare) prin trecerea n consum a resurselor materiale aduse - sosite de la furnizori sau fabricate chiar n ntreprinderea consumatoare. Alimentarea se desfoar, deci, n interiorul unitii economice prin trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare - consum n concordan cu programele elaborate n prealabil. Alimentarea se ncadreaz n sistemul logistic intern al unitii, care cuprinde fluxul de resurse, sistemul de transport intern i cel informaionaldecizional. Terminologia folosit n literatura economic de specialitate din unele ri anglofone sau din Frana pentru definirea conceptului de aprovizionare material se rezum, n general, la noiunile: "cumprare" i "aprovizionare" (achat i approvisionnement n literatura francez, purchasing i procurement n cea anglofon). Uneori se apeleaz i termenul de "logistic", iar n contextul sistemelor integrate de producie de tip JAT la cel de "gestiunea fluxurilor materiale". Interpretarea coninutului acestor termeni este, n multe cazuri, diferit de la autor la autor, cu meniunea c vest-europenii i nord-americanii acord mai mic atenie coninutului semantic al termenilor, accentul fiind aezat pe evidenierea "imaginii" pe care doresc s o transmit. De exemplu, H.Lewis i W.England (52) definesc termenul de "cumprare" ca un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea preului i a altor condiii de tranzacionare i

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii urmrire a comenzilor pn la livrarea acestora". Printr-o definiie de acest gen se extinde artificial sfera de cuprindere a termenului de cumprare n raport cu coninutul real al actului n sine (aa cum s-a evideniat mai nainte). n acelai sens, S.Heinritz (42) exprim termenul "a cumpra" prin obiectivele pe termen scurt care trebuie s le ndeplineasc activitatea de asigurare material n raport cu consumul, astfel: "se definete funcia de cumprare prin activitatea de procurare a materialelor de calitatea i n cantitatea dorit, la momentul dorit, la un pre bun i de la o surs bun. Prin aceast definiie se asigur de asemenea o sfer mai extins aciunii de cumprare . n sfrit, sunt i autori care definesc activitatea de asigurare material prin termenul de "logistic" (7, 13, 27). Printr-o asemenea viziune se integreaz aprovizionarea material n activitatea de ansamblu a ntreprinderii, sfera de cuprindere a logisticii fiind mai extins, aa cum se observ i din figura 1.1.

Figura 1.1 n ceea ce privete "gestiunea fluxurilor materiale", aceasta se ncadreaz n termenul general de asigurare material care definete aria complet de cuprindere a ntregului proces de formare i gestiune a bazei materiale i de echipamente tehnice al ntreprinderii. Managementul aprovizionrii reprezint un concept unitar complex, cruia i este propriu o structur extins de activiti componente, care au n vedere, ca elemente de

Managementul aprovizionrii ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiv, de urmrire-control, analiz i evaluare. Managementul aprovizionrii - component a funciunii comerciale a ntreprinderii asigur echilibrul ntre necesitile i disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economic. Principalul "obiectiv" al activitii de aprovizionare se concretizeaz n asigurarea complet i complex a unitii economice cu resurse materiale i tehnice corespunztoare calitativ, la locul i termenele solicitate, cu un cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se iniiaz i desfoar n principiu mai multe activiti specifice cu grad de complexitate i dificultate diferit. ntre acestea amintim: Identificarea i stabilirea volumului i structurii materiale i energetice necesare desfurrii activitii de ansamblu a unitii economice i n primul rnd a celei productive; Fundamentarea tehnico-economic a planului i programelor de aprovizionare (asigurare) material i energetic a unitii; Dimensionarea pe baz de documentaie tehnico-economic a consumurilor materiale i energetice; Elaborarea de bilanuri materiale i energetice care contribuie la evidenierea modului de folosire a resurselor, ca i a formei concrete de regsire a acestora pe parcursul prelucrrii (materiale ncorporate n produse, resturi, pierderi prin ardere, evaporri etc.). Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor i a loturilor (a cantitilor de comandat) de resurse materiale pentru comand i aprovizionare; Prospectarea pieei interne i externe de resurse materiale i energetice n vederea depistrii i localizrii surselor reale i poteniale de furnizare. Alegerea resurselor materiale i echipamentelor tehnice care rspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezint cele mai avantajoase condiii de livrare, reprezint substitueni eficieni pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigur prin import etc.; Alegerea furnizorilor a cror ofert prezint cele mai avantajoase condiii economice i asigur certitudine n livrrile viitoare pe termen scurt sau lung. Elaborarea strategiilor n cumprarea de resurse n raport cu piaa de furnizare intern i extern. Testarea credibilitii furnizorilor selectai n scopul evidenierii probitii morale, garaniilor de care se bucur, seriozitii n afaceri, responsabilitii n respectarea obligaiilor asumate i, nu n ultimul rnd, a solvabilitii; Negocierea i concretizarea relaiilor cu furnizorii alei, aciune care implic stabilirea, prin acord de voin, a tuturor condiiilor de livrare ntre parteneri. Finalizarea relaiilor de vnzare-cumprare se realizeaz prin emiterea comenzilor i ncheierea de contracte comerciale; Urmrirea i controlul derulrii contractelor de asigurare material, ntocmirea fielor de urmrire operativ a aprovizionrii pe furnizori i resurse. n acest cadru se nscrie i preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente n baza contractelor ncheiate cu unitile de transport. Aciunea presupune i o legtur permanent cu furnizorii prin agenii de aprovizionare n vederea prevenirii unor dereglri n livrri, verificrii pe parcursul fabricaiei a stadiului execuiei i a calitii resurselor materiale etc.;

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii Analiza periodic a stadiului asigurrii bazei materiale i tehnice, a realizrii programelor operative i a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total i distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importan strategic etc.; Asigurarea condiiilor normale de primire-recepie a partizilor de materiale sosite de la furnizori; aceasta presupune: amenajarea de spaii speciale de descrcarerecepie, dotate cu mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor de primirerecepie i organizarea activitii acestora, a formaiilor de lucrtori specializai n efectuarea operaiilor respective .a.; Stabilirea anticipat a spaiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea intern a fluxurilor de circulaie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operaiilor de dezambalare (dac este cazul) i de depozitarearanjare a resurselor materiale n magazii i depozite. n acelai sens, se are n vedere nscrierea n eviden a intrrilor de resurse recepionate i acceptate, asigurarea condiiilor de pstrare-conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate, ca i a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor; Organizarea raional a sistemului de servire (alimentare) ritmic cu resurse materiale a subunitilor de consum ale ntreprinderii, n strict concordan cu cerinele acestora i cu programele de fabricaie care au stat la baza elaborrii celor de aprovizionare; n acest cadru se asigur : elaborarea unor programe optime de circulaie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la depozite la subunitile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, ealonarea judicioas n timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de materiale ale punctelor de consum, sau/i a magaziilor intermediare) pentru prevenirea ateptrilor nejustificate la depozite, a supraaglomerrii punctelor de servire, a blocrii mijloacelor de transport intern, a ncrcrii neuniforme a lucrtorilor din depozite .a.; Controlul sistematic al evoluiei stocurilor efective n raport cu limitele estimate pentru a se evita consecinele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale n stoc asupra activitii economice a ntreprinderii, a situaiei financiare a acesteia; Urmrirea i controlul utilizrii resurselor materiale i energetice pe destinaii de consum. Desfurarea acestei activiti are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului i depozitrii, a nerespectrii disciplinei tehnologice sau destinaiei iniiale de folosire a resurselor materiale etc.; Conceperea i aplicarea unui sistem informaional cuprinztor, simplu i operativ, aezat pe baze informatice, care s permit: vehicularea volumului imens de informaii ntr-un timp scurt; evidenierea clar a strii reale a procesului de asigurare material; evidena corect a materialelor, n orice moment. n acelai timp, acest sistem trebuie s dispun de o baz extins de date care s poat fi uor apelat n funcie de necesitile de informare, prelucrare i analiz; Selectarea i angajarea dup principiul competenei a personalului de specialitate n structura profesional specific; formarea i perfecionarea lucrtorilor din sectorul de asigurare material prin diferite forme de pregtire .a. Structura activitilor componente evideniaz faptul c managementul aprovizionrii materiale integreaz ntr-un tot unitar fluxul i controlul resurselor materiale de la momentul iniierii procesului de asigurare a lor i pn la transformarea acestora n produse vandabile (adic de la identificarea necesitii,

Managementul aprovizionrii selectare furnizori, cumprare, aducere, depozitare, i pn la trecerea n consum, controlul utilizrii resurselor materiale n scopul obinerii unor efecte maxime din investiia fcut). n consecin, managementul aprovizionrii materiale poate fi privit ca o modalitate de grupare a activitilor specifice, interpretat printr-o abordare sistemic. n general, toate activitile componente ale managementului aprovizionrii au importan i semnificaie economic specific pentru activitatea general a ntreprinderii, pentru realizarea obiectivelor stabilite n cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. ns, n economia de pia unele activiti capt valene noi, importana lor se accentueaz i ca urmare, acestea trebuie abordate cu un interes sporit, ntr-o viziune racordat total la mediul economic n care acioneaz ntreprinderea. Interpretarea pornete de la coninutul obiectivelor specifice asigurrii materiale care sunt subordonate realizrii obiectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a ntreprinderii. n categoria activitilor pentru a cror realizare se impune o atenie sporit se ncadreaz: studierea pieei de furnizare, a furnizorilor poteniali i reali; selectarea i testarea credibilitii furnizorilor; elaborarea strategiilor n cumprarea (achiziionarea) de resurse materiale i echipamente tehnice, ca i n domeniul gestiunii stocurilor; negocierea condiiilor de vnzare-cumprare, de comercializare n general i finalizarea aciunii, n cea mai mare msur, pe baz de contracte comerciale; urmrirea evoluiei pieei de furnizare, a structurii i potenialului de resurse, a preurilor .a. Pe seama realizrii eficiente a unor asemenea activiti, subsistemului aprovizionrii i se asigur rolul de "surs de informare strategic" i "subsistem cu participare activ" la elaborarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderilor. Rolul de "surs de informare strategic" decurge din raporturile subsistemului cu "piaa din amonte" (de furnizare intern i extern) n calitate de factor de cumprare. Aceast poziie i permite culegerea de informaii utile att pentru procesul de aprovizionare, ct i pentru activitatea de ansamblu a ntreprinderii. Informaiile colectate de pe piaa din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-vnzri din ntreprindere, celui tehnic i de producie, conducerii ntreprinderii i se pot referi la: evoluia cererii i a ofertei de produse; tendine n evoluia viitoare a concurenei (determinate de manifestarea unor relaii speciale ntre anumii furnizori, iniierea unor proiecte comune de colaborare .a.); strategia desfurrii negocierilor; evoluia preurilor; noi condiii de furnizare oferite care influeneaz cumprarea sau determin atragerea clienilor etc. Prin natura informaiilor, subsistemul aprovizionare material poate contribui i la mbuntirea performanelor tehnice i de calitate a produselor fabricate de ntreprindere; aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe pia, de materiale i echipamente tehnice noi, cu caracteristici superioare care pot fi achiziionate .a. Rolul de "subsistem cu participare activ" la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderii se manifest prin:

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii elaborarea i fundamentarea strategiilor eficiente n cumprarea de resurse materiale i echipamente tehnice; elaborarea de strategii de aciune, n raport cu furnizorii, care s corespund intereselor ntreprinderii (specificate n strategia general de dezvoltare a acesteia); elaborarea unei strategii adecvate n domeniul colectrii i transmiterii informaiilor ; adoptarea unei strategii i a unei politici eficiente n angajarea i formarea forei de munc din domeniul aprovizionrii materiale, n aprecierea calitii i eficienei muncii, stimulndu-se concurena bazat pe competen profesional n condiiile asigurrii elementelor motivaionale puternice etc. Toate aceste categorii de strategii specifice subsistemului aprovizionare material i transmit efectul asupra obiectivelor formulate de ntreprindere n cadrul strategiei generale de dezvoltare a ei. Importana subsistemului aprovizionare material i cu echipamente tehnice pentru activitatea ntreprinderii decurge i din faptul c, prin acesta se asigur resursele materiale a cror pondere n costul total al produciei este semnificativ, respectiv de peste 50% (n unele ramuri industriale depind 80%). Ca urmare, orice aciune a subsistemului aprovizionare care determin reducerea costurilor materiale (cumprarea la preuri mai mici, promovarea substituenilor economici etc.) este benefic. Din acest punct de vedere, n economia rilor dezvoltate se apreciaz c, prin aciunea sectorului aprovizionare material se pot reduce costurile de producie cu circa 5-10%. Semnificaia sensului de aciune este relevant dac avem n vedere c ntr-un orizont de timp definit (mediu sau lung) ntre sursele poteniale de cretere a profitului reducerea costurilor va reprezenta o cale prioritar. Aceasta datorit amplificrii concurenei care va determina trecerea la o nou stare de spirit, la o nou interpretare a aciunii n domeniul vnzrilor, i anume "de a vinde pe msura clientului". Aceast nou viziune, care a fost deja pus n practic de "toyotism", propune ca preul s fie fixat pe pia i deci profitul nu poate fi dect rezultatul diferenei dintre pre i cost. Cum preul este impus de pia, creterea concurenei la furnizarea pe pia va impune reducerea acestuia, pentru c singura surs de a fi competitiv va fi reducerea costului, deci implicit a elementelor care-l compun, cu deosebire a celor cu ponderea hotrtoare (care, aa cum s-a artat, sunt cele antrenate de cumprarea i aducerea resurselor materiale necesare fabricaiei produselor). Activitii de aprovizionare material i s-a definit "rolul distinct" n "modelele de reflexie strategic" prin care se caracterizeaz mediul concurenial general n care i desfoar activitatea o ntreprindere. Amintim aici "modelul Porter" n care aprovizionarea material, respectiv furnizorii de resurse materiale constituie unul din cei cinci factori determinani care caracterizeaz poziia strategic a ntreprinderii. M.Porter (62) arat c dezvoltarea unei strategii depinde mai nti de intensitatea i caracterul concurenei care se manifest ntre "furnizori, clieni, poteniali concureni, produsele de substituie i concurena intern" n raport cu activitatea ntreprinderii. Analiza intensitii concurenei celor cinci factori permite identificarea oportunitilor care pot fi valorificate, ca i ameninrile, dificultile care trebuie anulate, evitate sau limitate. Se arat astfel c este oportun desfurarea activitii de aprovizionare pe o pia concurenial, unde raportul de putere este favorabil consumatorului. Elaborarea unei strategii care se bazeaz pe cumprarea de pe o pia a furnizorilor favorabil acestora trebuie s se fac cu mare atenie; n general, se au n vedere relaiile de furnizare stabile pe lung durat. Pe baza elementelor prezentate, n literatura i practica de specialitate se apreciaz n tot mai mare msur c activitatea de aprovizionare material reprezint un "centru de profit" i nu un centru de cheltuieli (7,57). n general "centrul de profit" este reprezentat de

Managementul aprovizionrii acea verig organizatoric a ntreprinderii care poate s-i controleze att intrrile (costurile), ct i ieirile (veniturile). Acest control trebuie neles n anumite limite. Subsistemul aprovizionare material se manifest ca "centru de profit" prin controlul pe care l poate avea asupra costurilor specifice, cum sunt: costurile de achiziie, costurile de gestiune, costurile suplimentare de prelucrare etc. Revenind la rolul "subsistemului aprovizionare material", remarcm evoluia aciunii acestuia pe urmtoarele "faze": a. b. c. faza de pasivitate n care activitatea de aprovizionare material este apreciat ca fiind subordonat subsistemului producie; faza de autonomie n care aprovizionarea material i elaboreaz strategii de optimizare la nivelul subsistemului propriu; faza de participare n care subsistemul aprovizionare material particip, prin punere la dispoziie a informaiilor, datelor i analizelor necesare, la elaborarea strategiilor generale de dezvoltare a ntreprinderii; faza de integrare n care acest subsistem particip efectiv la fundamentarea strategiei de dezvoltare a ntreprinderii.

d.

Dac faza de autonomie se manifest obinuit, cea de integrare trebuie s constituie obiectivul permanent al oricrei echipe manageriale din ntreprinderi.

1.2. Organizarea structural a activitii de aprovizionare

1.2.1. Organizarea intern a subsistemului de aprovizionare
Derularea normal a proceselor de aprovizionare necesit organizarea, n cadrul structurii manageriale a unitilor industriale, a unui compartiment de specialitate constituit sub form de divizie, direcie, departament, serviciu, birou, n funcie de volumul i profilul de activitate, forma de organizare i mrimea firmei (corporaie, concern, companie, trust, regie autonom, societate comercial pe aciuni sau cu rspundere limitat .a.). Acestui compartiment, n funcie de natura activitilor care i sunt specifice, trebuie s i se asigure o organizare intern raional. Organizarea structural proprie influeneaz direct funcionalitatea "subsistemului aprovizionare material"; o organizare eficient trebuie s aib n vedere: identificarea principalelor funcii ale subsistemului; definirea criteriilor pe baza crora se va contura organizarea structural; precizarea rolului subsistemului n cadrul organizrii structurale de ansamblu a ntreprinderii; stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (de delegare a autoritii i responsabilitilor pe niveluri ierarhice); definirea precis a funciilor, ca element esenial al unei structuri organizatorice eficiente .a.

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii Organizarea structural trebuie s prezinte mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile condiii care apar att n sistemul intern al ntreprinderilor, ct i n mediul socio-economic n care aceasta acioneaz. Sistemele concrete de organizare structural a compartimentelor de asigurare material din ntreprinderile de producie sunt variate. n acest sens, experiena practic, generalizat la nivelul teoriei de specialitate, evideniaz urmtoarele modaliti: "sistemul pe grupe de activiti distincte" i "sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitarecontrol utilizare resurse materiale". Modalitile concrete de organizare a compartimentului de aprovizionare material se difereniaz prin modul cum se repartizeaz i se prevede realizarea sarcinilor stabilite. n toate cazurile, compartimentul, n ansamblul su, rspunde de derularea procesului n modul cel mai economic, echilibrnd factorii contradictorii pentru a obine cel mai bun rezultat final. Prin organizarea intern se stabilesc, de fapt, domeniile de aciune, atribuiile i sarcinile compartimentului de aprovizionare, de la iniierea activitilor de realizat i pn la finalizarea lor. "Sistemul pe grupe de activiti distincte" const n departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activiti componente n funcie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut i sub denumirea de "funcional", asigur o delimitare selectiv a activitilor de prognozare-planificareprogramare a aprovizionrii, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionrii, de urmrire, control, analiz i evaluare a acestuia, de depozitarepstrare a resurselor materiale asigurate, de urmrire a modului de folosire a acestora pe destinaii de consum. Aadar, sistemul presupune identificarea, delimitarea i gruparea activitilor dup criteriile amintite i constituirea de subcolective (grupe) distincte care s le realizeze calificat i operativ. (figura 1.2).

Figura 1.2 Organizarea intern a compartimentului de aprovizionare dup acest sistem presupune ca la nivelul "grupei de plan, contractare, eviden" s se realizeze activiti ca: prognozarea necesitilor materiale, fundamentarea planurilor i programelor de aprovizionare, elaborarea bilanurilor materiale i a cantitilor economice de comandat, selecia i testarea credibilitii furnizorilor, participarea la negocierea condiiilor de livrare i ncheierea contractelor comerciale, determinarea stocurilor economice, a cantitilor optime de comandat, ntocmirea de situaii privind stadiul i gradul de acoperire cu materiale a necesarului, realizarea contractelor de

Managementul aprovizionrii aprovizionare, ncadrarea n consumurile specifice din documentaie i n nivelul prestabilit al stocurilor. "Grupele operative de aprovizionare" constituite, n principiu, dup gradul de omogenitate sau de asemnare a resurselor materiale, sunt n numr mai mare (n funcie de varietatea resurselor materiale necesare ntreprinderii i de sortimentaia specific acestora, de sursa de provenien, de numrul i dispersia teritorial a furnizorilor). Componenii acestor grupe asigur realizarea, de regul, a activitilor concrete care au n vedere: contactarea surselor de furnizare, urmrirea derulrii efective a procesului de formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la recepie-expediie .a., aducerea resurselor materiale, ntocmirea documentaiei de atestare a aciunii; altfel spus, complexul de activiti specifice grupelor operative asigur derularea operativ a aprovizionrii materiale, a contractelor economice, efectuarea unor operaiuni de cumprare neprogramat a unor materiale i produse, de regul, necesare n cantiti mici, urmrirea procesului de aducere a resurselor la destinatarul pe care-l reprezint etc. Urmarea legturii directe permanente cu furnizorii, lucrtorii din grupele operative de aprovizionare au posibilitatea culegerii de date i informaii despre modul de conlucrare cu acetia, comportamentul factorilor umani care i reprezint, reacia la cerinele, sugestiile, reclamaiile, refuzurile clienilor referitoare la produsele livrate (i care au n vedere: calitatea, cantitatea, condiiile de ambalare, de transport etc.). Asemenea informaii sunt puse la dispoziia celor care au responsabilitatea selectrii i testrii credibilitii furnizorilor, negocierii condiiilor de livrare; uneori sunt solicitai pentru participarea la desfurarea aciunilor de acest gen. "Grupa depozitelor" asigur primirea-recepia partizilor de materiale sosite de la furnizor, depozitarea i pstrarea integritii proprietilor fizico-chimice a resurselor, n funcie de natura i condiiile specifice de conservare, evidena i securitatea lor, pregtirea i eliberarea n consum sau pe destinaiile de utilizare-valorificare a acestora. Grupele operative i cele de depozite sunt aezate pe acelai nivel ierarhic. ntre toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relaii stricte de colaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea i controlul pe ansamblul grupelor se asigur la nivelul efului de compartiment. Salariaii din cadrul ultimelor dou grupe, de regul, au pregtire medie, n mai mic msur superioar, incluznd pentru depozite i angajai cu pregtire primar (muncitori cu sau fr calificare). Prin concepia de constituire a grupelor i a legturilor care se stabilesc ntre acestea, sistemul funcional "nu" asigur abordarea unitar a procesului de aprovizionare n ntregul lui (respectiv, de la iniierea aciunii de aprovizionare, de contractare i pn la primirea-depozitarea resurselor inclusiv controlul folosirii lor). Ca urmare, se creeaz condiii pentru delegarea rspunderii ntre grupe pe parcursul derulrii procesului de aprovizionare pe subactiviti componente; totodat: nu se asigur controlul eficient al utilizrii resurselor n raport cu destinaiile iniial prevzute i consumurile specifice din documentaiile tehnico-economice ale produselor, lucrrilor; nu ofer posibilitatea promovrii folosirii materialelor noi, nlocuitoare a celor refolosibile sau prevenirii consumurilor iraionale. Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare a resurselor materiale are n vedere constituirea de grupe de materiale n cadrul compartimentului n a cror atribuie intr realizarea procesului de aprovizionare n ntregul su dup o concepie unitar. Ca urmare, fiecare grup rspunde de asigurarea structurii materiale pentru care se formeaz de la fundamentarea necesitilor, contractarea resurselor i pn la aducerea, gestionarea i controlul utilizrii acestora, inclusiv analiza-evaluarea procesului de asigurare material n ansamblul su i pe fazele componente. Pentru

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii fiecare grup, astfel constituit, structura de personal include angajai cu studii superioare (care, de regul, coordoneaz activitatea grupei i realizeaz activitile complexe fundamentarea necesitilor, prospectarea pieei, alegerea furnizorilor, negocierea, contractarea, rezolvarea litigiilor, ndrumarea, controlul, analiza, evaluarea procesului), medii (a cror pondere numeric este mai mare) i primare (incluznd i muncitori cu sau fr calificare). O importan deosebit revine criteriului de constituire a grupelor n cadrul acestui sistem care poate fi omogenitatea resurselor, n funcie de destinaia de utilizare. n acest sens se pot folosi 3 variante: pe grupe omogene de materiale, pe secii consumatoare sau ca sistem mixt (prin combinarea primelor dou variante). a. Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare materiale asemntoare (omogene) prezint avantaje care sunt determinate de simplificarea i specializarea activitii lucrtorilor (agenilor de aprovizionare), ca urmare a numrului redus de materiale i implicit de furnizori pe o grup; totodat, se asigur condiii pentru stabilirea unor relaii tradiionale, de continuitate n aprovizionare. Considerm c acest sistem (figura 1.3) este cel mai indicat pentru organizarea intern a compartimentului de aprovizionare, datorit eficacitii superioare n conducerea asigurrii materiale a unitilor industriale.

Figura 1.3 Sistemul prezint ca dezavantaj faptul c, pe plan intern, n cazul existenei unui numr mai mare de puncte de consum (secii, ateliere, alte sectoare de activitate) i a unei dispersii pronunate a acestora pot aprea condiii care s conduc la necorelarea aprovizionrii cu cererile pentru consum, cu producia, la ngreunarea procesului de urmrire-control a modului de utilizare a resurselor materiale. b. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare n funcie de destinaia de consum a materialelor are n vedere unitile n cadrul crora seciile, atelierele i alte sectoare de activitate, prin profilul lor, consum materiale distincte (o secie consum numai materiale lemnoase, alta metalice etc.). n acest context, se

Managementul aprovizionrii constituie grupe de aprovizionare n funcie de destinatarul materialelor, respectiv n funcie de secia consumatoare. Un asemenea sistem prezint avantajul c asigur cunoaterea n detaliu, la nivelul fiecrei grupe, a necesitilor de resurse materiale specifice seciei pe care o alimenteaz, creeaz condiii pentru un control permanent i eficient al destinaiei de consum a materialelor, a consumului propriu-zis. De asemenea, ofer posibilitatea exercitrii unui control sistematic a raportului aprovizionare-consum n direcia depistrii necorelrilor, a cauzelor generatoare i stabilirii msurilor de regularizare; se realizeaz astfel o mai bun corelare ntre factorul de aprovizionare i cel de producie privind asigurarea cu resurse materiale, utilizarea economic i valorificarea complex, superioar a acestora, introducerea n circuitul economic al unitii a tuturor resurselor disponibile. Aplicabilitatea variantei este limitat ns de numrul redus de uniti care ndeplinesc condiiile cerute pentru implementare; totodat, organizarea pe grupe de aprovizionare profilate pe secii consumatoare prezint neajunsul c, n frecvente situaii, nomenclatura materialelor pentru o secie este foarte larg i implicit numrul de furnizori foarte mare, din care cauz crete gradul de dificultate n coordonarea, desfurarea operativ i urmrirea eficient a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite. Organizarea n cazul acestei variante este prezentat n figura 1.4.

Figura 1.4 c. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare n sistem mixt presupune constituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor care prin natura lor formeaz obiectul consumului numai n cadrul unei anumite secii de producie (deci, organizare dup destinatarul materiei prime) i de grupe de materiale asemntoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor seciilor din unitatea economic (aici se ncadreaz n special materialele auxiliare, piesele de schimb, combustibilii i lubrifianii). Aceast form de organizare este prezentat n figura 1.5.

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii

Figura 1.5 Sistemul asigur mbinarea avantajelor primelor dou variante i eliminarea n mare msur a dezavantajelor care le sunt specifice. n aplicarea variantelor respective este necesar o analiz detaliat a nomenclatorului de materiale i structurii consumului, a subunitilor consumatoare din unitatea economic, a surselor de furnizare i cilor de distribuie, a fluxurilor de transport intern i de aprovizionare, precum i a condiiilor pe care procesul de producie le pune pentru aprovizionarea complet, complex i ritmic a tuturor locurilor de munc. n literatura de specialitate se prezint i alte forme de organizare a compartimentului de asigurare material practicabile la nivelul marilor uniti (corporaii, companii, trusturi etc.). Un exemplu n acest sens se prezint n figura 1.6, fiecare ramur reprezentnd un departament [57].

Figura 1.6 n cadrul celor patru departamente, activitile care compun procesul de aprovizionare se realizeaz astfel: planificare i control - elaboreaz previziuni privind necesitile de materiale, asigur dimensionarea stocurilor, stabilete cantitile economice de comandat, elaboreaz programele de aprovizionare, particip la selecia i testarea credibilitii furnizorilor, la negocierea i ncheierea contractelor comerciale, ntocmete situaii statistice sau diferite rapoarte referitoare la stadiul asigurrii bazei materiale i de echipamente tehnice

Managementul aprovizionrii necesare, al realizrii contractelor de aprovizionare pe total i pe principalii furnizori, evoluia stocurilor n raport cu limitele estimate, tendine i mutaii n consumul de resurse materiale, ncadrarea n consumurile specifice din documentaie .a.; procurare - asigur: depistarea surselor de furnizare i alegerea celor mai economice, participarea la negocieri, la ncheierea contractelor i conveniilor, achiziionarea materialelor neprogramate, impulsionarea i urmrirea livrrilor de la furnizori, participarea la recepia-expediia resurselor materiale de la furnizori sau/i la primirea-recepia acestora la sosire n ntreprindere, informarea sistematic asupra mutaiilor de pe piaa de materiale i produse .a.; recepie i depozitare - asigur primirea-recepia partizilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarea i pstrarea resurselor, evidena i securitatea acestora, pregtirea lor pentru consum, eliberarea acestora pe destinaii de consum, urmrirea evoluiei stocurilor efective n raport cu limitele estimate, a nivelurilor de comand-aprovizionare; transport - asigur echipamentul i mijloacele de transport, elaborarea programelor optime de transport al resurselor la subunitile de consum ale ntreprinderii, deplasarea materialelor n interiorul i exteriorul unitilor economice, manipularea la descrcarencrcare, efectuarea de intervenii tehnice prin care se asigur funcionarea normal a mijloacelor de transport proprii .a. ntre aceste departamente se stabilesc relaii reciproce. Prin aceste relaii de colaborare ntre departamente se are n vedere armonizarea desfurrii activitilor care le sunt specifice n scopul evitrii perturbaiilor, dereglrilor, necorelrilor care ar avea implicaii directe asupra procesului de aprovizionare material n ansamblul su. Totodat, se creeaz condiii pentru informarea reciproc asupra stadiului realizrii diferitelor activiti. Se furnizeaz date i informaii care nlesnesc derularea acestora n concordan cu programele stabilite. O asemenea structur de organizare suport frecvente modificri n funcie de condiiile noi care apar pe parcursul desfurrii acestor activiti. Tendina spre gigantism n dezvoltarea unitilor economice amplific la dimensiuni importante structura organizatoric a compartimentului de asigurare cu materiale, crescnd riscul unei coordonri neeficiente a procesului de aprovizionare n ansamblul su, dat fiind marea varietate de activiti pe care le cuprinde, complexitatea acestora i gradul de dificultate sporit n realizarea lor (stpnirea corect a cunotinelor necesare conducerii departamentelor specifice fiind dificil). Se creeaz, astfel, condiii ca un angajat pregtit insuficient s poat folosi funcia pe care o deine pentru a lua decizii care pot genera consecine nefavorabile pentru activitatea unitii n numele creia acioneaz. La nivelul unei corporaii [57] structura organizatoric a conducerii aprovizionrii materiale se prezint n figura 1.7.

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii

Figura 1.7 Structura organizatoric a unui compartiment de aprovizionare poate cuprinde 3-4 niveluri. Indiferent de forma intern de organizare (departament, serviciu, birou), acest compartiment este subordonat, prin eful su, conductorului firmei (director general, preedinte) sau vicepreedintelui cu activitatea comercial.

1.2.2. Repartizarea atribuiilor i responsabilitilor pe posturi i funcii; structura specific de personal

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, este necesar ca, n final, s se asigure derularea activitilor de aprovizionare i de desfacere n strict concordan cu necesitatea realizrii "obiectivului de baz" al ntreprinderii: "funcionalitatea ei n condiii de eficien, obinerea de profituri ct mai mari din investiiile de capital efectuate". n organizarea conducerii aprovizionrii i desfacerii se impune orientarea spre sisteme deschise, uor adaptabile la noile condiii care apar n relaiile de vnzare-cumprare de pe piaa intern i internaional, n organizarea i mrimea unitilor economice etc. Dup alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi i funcii a atribuiilor i responsabilitilor specifice, respectiv a activitilor pe care le au de realizat viitorii angajai cu precizarea rspunderilor ce le revin. n concretizarea aciunii se are n vedere ncrcarea raional cu sarcini i atribuii a fiecrui post pe orice nivel ierarhic din structura organizatoric a compartimentelor (ef serviciu, ef de birou, economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.). n repartizarea sarcinilor pe posturi se urmrete ca volumul de munc pentru ndeplinirea lor, corelat cu gradul de complexitate al acestora, s asigure, n condiiile unei intensiti normale a muncii, folosirea integral a timpului disponibil al fiecrui lucrtor. Selecia personalului trebuie s se fac pe baza examenului profesional i psihologic al candidailor la diferitele posturi i funcii, n raport cu natura acestora pentru a se respecta principiul angajrii pe baz de competen. Acest aspect impune, chiar n structurile de

Managementul aprovizionrii personal existente, s se procedeze periodic la reexaminri privind nivelul de pregtire pe plan profesional al angajailor fiecrui loc de munc, la reaezri pe posturi, la aciuni de reciclare i perfecionare (de mprosptare a cunotinelor), la noi angajri etc. O importan deosebit o prezint numrul i structura pe funcii a personalului din cadrul compartimentelor de management n aprovizionare i desfacere. Astfel, n cazul celui de aprovizionare numrul este relativ mare dac firma (unitatea economic) efectueaz n principal operaii de asamblare (montaj) i relativ mic dac este integrat pe vertical. Structura de personal include eful de compartiment care poate purta denumirea de director cu aprovizionarea, vicepreedinte responsabil cu aprovizionarea sau ef de serviciu, de birou. n subordinea acestuia se afl grupele de ageni i/sau achizitori. n cadrul departamentelor mari, complexe, structura de personal cuprinde i analiti de aprovizionare, dispeceri i experi n transporturi. Semnificativ este faptul c achizitorul i procuristul, ntr-un cuvnt "agentul de aprovizionare" acioneaz ntr-un spirit specific profesiei, manifestnd o afinitate tot mai mare fa de activitatea financiar a unitii economice. Aceasta pentru c rolul agentului de aprovizionare este de a cumpra i a asigura transportul resurselor materiale necesare firmei pe care o reprezint i n numele creia acioneaz; el alimenteaz astfel un complex de producie condiionndu-i funcionalitatea prin atribuiile i responsabilitile care i sunt stabilite. Prin angajamentele financiare importante pe care le antreneaz, la rndul lui, procuristul i pune amprenta substanial asupra situaiei economice a firmei sale. n viziunea nou a conducerii unitilor economice, agentul de aprovizionare n general este considerat ca "factor aductor de profit" la fel ca i vnztorul de produse; interpretarea este determinat de faptul c, ori de cte ori agentul cumpr materiale la un pre mai mic, el va spori profitul firmei cu diferena respectiv. Se tie c peste 50% din volumul profitului este realizat din aciunea de cumprare a resurselor materiale. Agenii de aprovizionare se ocup, n general, cu: studierea pieelor de materii prime i produse; depistarea surselor de furnizare; negocierea preliminar a condiiilor de furnizare (inclusiv a preurilor de vnzare, de acordare a rabaturilor, a creditelor .a.); participarea la ncheierea de convenii speciale, de contracte economice de livrare; achiziionarea-cumprarea de materiale, produse sau echipamente tehnice neprogramate anticipat; urmrirea derulrii operative a procesului de aprovizionare n raport cu prevederile contractuale; contactarea unitilor de transport specializate i stabilirea condiiilor de deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinaie (depozite centrale, depozite teritoriale, depozite amenajate pe lng punctele de consum etc.); participarea la bursele de materii prime i studierea evoluiei potenialului de furnizare, a tendinelor de pre .a.; informarea factorilor de conducere a asigurrii materiale, a colaboratorilor din celelalte compartimente asupra diferitelor situaii care presupun analize, evaluri, interpretri, msuri, decizii .a. Agenii de aprovizionare pot fi repartizai pe zone teritorial-geografice de furnizare sau cu raz nelimitat de aciune. Ei pot fi angajai permanent sau temporar chiar din zonele geografice respective, avnd reedina stabil n aceste zone. Agentul de aprovizionare acioneaz dup un "cod profesional" care specific "normele etice i profesionale" dup care se conduce. Agenii de aprovizionare se organizeaz, de regul, ntr-o asociaie proprie specific (de exemplu, n SUA - Asociaia Naional a Agenilor Achizitori). Profesia de agent de aprovizionare prezint stabilitate relativ, durata medie de ocupare a unui asemenea post este de 12 la 15 ani - durat considerat remarcabil pentru lucrtorii din acest domeniu. Analitii n domeniul aprovizionrii au atribuii i responsabiliti legate de elaborarea de studii de prognoz privind evoluia consumurilor, fundamentarea necesitilor de

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii resurse materiale, n volum i structur; elaborarea strategiei i a programelor de aprovizionare material, de echipamente i alte elemente tehnice, analiza gradului de fundamentare a necesitilor de consum, a cererilor de materiale emise de subunitile de consum; dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantitilor economice de comandat; participarea la selecia i testarea credibilitii furnizorilor, la negocierea condiiilor de livrare i ncheierea de contracte comerciale, ntocmirea de situaii i rapoarte statistice i curente privind acoperirea cu resurse a necesitilor de consum, stadiul realizrii contractelor economice, evoluia stocurilor efective n raport cu nivelurile estimate, gradul de ncadrare n consumurile specifice i indicii de consum din documentaia tehnic, stadiul rezolvrii litigiilor contractuale cu partenerii .a. n sfrit, experii i dispecerii n transporturi se ocup cu: elaborarea programelor optime de transport ntre punctele de consum ale ntreprinderii, asigurarea traficului privind micarea materialelor n interiorul i n afara unitii economice; asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin nchiriere (colabornd, n aducerea materialelor de la sursele de furnizare, cu agenii de aprovizionare); asigurarea condiiilor pentru realizarea, n timp util i cu eficien a operaiilor de ncrcare, descrcare, manipulare a resurselor materiale; stabilirea msurilor pentru folosirea eficient a mijloacelor de transport proprii sau nchiriate i reducerea astfel a cheltuielilor cu micarea materialelor .a.

1.3. Sistemul de relaii pentru aprovizionarea material

Desfurarea n bune condiii a activitii de aprovizionare n concordan cu cerinele de consum ale unitii economice, cu necesitatea realizrii contractelor ncheiate cu clienii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unui sistem complex de relaii att n interiorul fiecrei ntreprinderi, ct i n afara acesteia. Pe plan intern, relaiile se organizeaz ntre compartimentul de aprovizionare material i celelalte compartimente sau subuniti din cadrul structurii organizatorice a unitilor de producie. n acest context general, conducerea aprovizionrii materiale, de exemplu, are misiunea important de a ine permanent active raporturile cu sectorul tehnic care emite specificaiile materiale, cu sectorul de producie care transform resursele materiale n produse sau le ncorporeaz n lucrri, cu compartimentul financiar care achit facturile pentru materialele aprovizionate, cu compartimentul desfacere care vinde produsele (figura 1.8)

Compartimentu l tehnic

(ntocmete specificaiile Compartimentul aprovizionare (achit facturile pentru (planific, programeaz, materiale) cumprarea materialelor) transport, depoziteaz, elibereaz pentru consum Sectorul producie resursele materiale) Compartimentul (transform materialele n desfacere produse sau le (vinde produsele) ncorporeaz n lucrri) Figura 1.8

Compartimentu l financiar

Managementul aprovizionrii

Principalele relaii interne ale compartimentului de aprovizionare material se stabilesc cu: compartimentele de planificare-dezvoltare i de conducere (programare) operativ a fabricaiei, care furnizeaz date i informaii privind volumul i structura produciei prevzute pentru execuie, ealonarea fabricaiei acesteia - elemente care servesc la elaborarea planului i a programelor de aprovizionare material i tehnic. Conlucrarea dintre compartimentele amintite se desfoar continuu pentru a se asigura corelarea permanent a planului i a programelor de aprovizionare cu cele de producie (avnd n vedere c pe parcursul anului pot interveni schimbri cerute de cumprtorii produselor, de pia n general, pentru care trebuie asigurat adaptarea); compartimentul de desfacere (vnzare) a produselor, care pune la dispoziie date i informaii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje i materiale de ambalat; compartimentele financiar i de contabilitate, pentru evidenierea intrrilor de materiale, acoperirea financiar a resurselor contractate sau achiziionate (deci, achitarea facturilor pentru resursele materiale primite i acceptate), asigurarea controlului existenei i micrii stocurilor, stabilirea volumului de mijloace circulante aferent materiilor prime i materialelor, implicit a vitezei de rotaie, evidenierea i nregistrarea cheltuielilor de transport-depozitare a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din depozite .a.; compartimentul de transport, pentru asigurarea i meninerea n stare de funcionare normal a mijloacelor de transport proprii sau nchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili i lubrifiani necesari funcionrii acestora, a pieselor de schimb pentru ntreinere i reparare; compartimentul tehnic care pune la dispoziie listele cu normele de consum de resurse materiale specifice produselor, lucrrilor, prestaiilor prevzute pentru execuie, specificaiile materiale; depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii i recepiei loturilor de materiale sosite de la furnizori, depozitrii i pstrrii raionale a acestora, evidenei i securitii , urmririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comand, eliberrii pentru consum a materialelor .a.; cu seciile i atelierele de producie, cu subunitile auxiliare i de servire, pentru informarea direct asupra necesitilor de materiale auxiliare, corelarea operativ a programelor de aprovizionare cu cele de fabricaie, controlul utilizrii resurselor materiale, promovarea folosirii de noi resurse ca substitueni eficieni etc.; compartimentul (atelierul) de concepie-proiectare sau de creaie, de cercetaredezvoltare cruia i pune la dispoziie informaii privind materiale, componente, echipamente tehnice noi, aprute pe piaa n amonte, care pot fi avute n vedere pentru modernizarea produselor din fabricaia curent sau la cele noi prevzute pentru asimilare; compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea recepiei calitative i atestarea acesteia la partizile de materiale sosite de la furnizori. n afar, unitatea economic stabilete relaii, n primul rnd, cu furnizorii de materiale de pe piaa intern i internaional (uniti productoare i firme specializate n cumprarea-vnzarea de resurse materiale) pentru achiziionarea de resurse materiale, stabilirea condiiilor de furnizare (de pre, de ambalare etc.), ncheierea de convenii i contracte de livrare, derularea livrrilor, acoperirea contravalorii resurselor cumprate, reconcilierea condiiilor de furnizare .a. Alte relaii se organizeaz cu:

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii unitile de transport pentru stabilirea condiiilor de aducere a resurselor de la furnizori (dac aceast aciune intr, conform contractului, n atribuia cumprtorului), pentru nchirierea de mijloace de transport etc.; uniti specializate n importul de materiale pentru achiziionarea i aducerea de resurse de la furnizorii externi; uniti i instituii de cercetare specializate pentru elaborarea de studii de prognoz privind: conjunctura mondial a furnizrilor de resurse materiale; evoluia pieei de materii prime, a preurilor; scadena potenialului de resurse clasice; mutaiile n structura consumului, n structura ofertei de resurse materiale etc. Relaii asemntoare se stabilesc cu uniti de cercetare specializate n elaborarea de studii de perfecionare a aprovizionrii pe laturile specifice: elaborare strategii de cumprare, dimensionare stocuri pe criterii economice etc.; centre de calcul specializate (dac nu au uniti proprii de acest gen) pentru prelucrarea electronic a datelor de fundamentare a planurilor i programelor de aprovizionare, de calcul a stocurilor optime, de eviden a dinamicii stocurilor efective etc.; uniti bancare pentru efectuarea operaiunilor de plat a cumprrilor de resurse materiale, acordarea de credite bancare n scopul achiziionrii i stocrii resurselor materiale, reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii .a.; ageni de aprovizionare independeni angajai temporar, reprezentani sau reprezentane comerciale, n scopul depistrii i informrii asupra potenialilor furnizori care ofer condiii avantajoase la livrare, nlesnirii ncheierii de contracte comerciale privind achiziionarea de materiale i produse de pe segmentele de pia din zona lor de aciune sau/i pentru urmrirea derulrii livrrilor de la furnizorii din ar sau externi; informrii asupra tendinelor care se manifest pe piaa de furnizare, mutaiilor n evoluia preurilor, n structura ofertei, n condiiile de livrare etc. burse de mrfuri pentru informare privind resursele materiale i produsele oferite pentru vnzare, tendine n evoluia potenialului i structurii acestora, a preurilor, condiiilor de livrare etc.; instituii de conjunctur mondial pentru informare privind evoluia pieei de resurse materiale i produse, tendine n evoluia preurilor, a politicilor n furnizare pe segmente ale pieei mondiale i pe ansamblul ei; uniti specializate n comercializarea de materiale i produse (piese, componente tehnice) reutilizabile n scopul achiziionrii unor resurse de acest gen care prezint interes pentru folosire ca atare sau prin recondiionare, fiind mai economice dect cele noi pentru anumite destinaii de consum. Toate aceste relaii (schema de principiu se prezint n figura 1.9) sunt orientate n sensul: asigurrii integrale, la termenele, locul i momentele prevzute, cu cost minim, a bazei materiale, n volumul i structura strict corelate cu cea a consumului productiv i neproductiv; folosirii cu maxim eficien a resurselor aprovizionate; ncadrrii n consumurile specifice din documentaiile tehnico-economice i stocurile prestabilite; valorificrii complete i eficiente a materiilor prime .a.

Managementul aprovizionrii

Figura 1.9

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii

ntrebri
1. Definii conceptul de managementul aprovizionrii. 2. Care sunt termenii utilizai obinuit n teoria i practica economic de specialitate pentru procesul de aprovizionare material? 3. Cum se interpreteaz conceptul (procesul) de management al aprovizionrii? 4. Nominalizai activitile componente ale managementului aprovizionrii. 5. Care sunt activitile pentru care, n economia de pia se acord o atenie sporit? 6. Ce rol ndeplinete subsistemul aprovizionare n aciunea de elaborare a strategiilor de dezvoltare a unitilor de producie? 7. De ce subsistemul aprovizionare se interpreteaz ca fiind centru de profit? 8. Care sunt fazele parcurse de subsistemul aprovizionare n aciunile sale desfurate n timp? 9. Care sunt cerinele a cror respectare asigur organizarea intern eficient a subsistemului (compartimentului) de aprovizionare material i cu echipament tehnic? 10. Prin ce se caracterizeaz sistemul de organizare a compartimentului de aprovizionare pe grupe de activiti distincte (funcional)? 11. Care sunt variantele sistemului de organizare a compartimentului de aprovizionare pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare a resurselor materiale? 12. Ce activiti desfoar grupa de plan contractare, n contextul organizrii funcionale a compartimentului de aprovizionare? 13. Care sunt cele patru departamente care se pot organiza, de exemplu, n cazul sistemului cu aceast denumire? 14. Ce activiti se realizeaz la nivelul departamentului procurare-achiziionare? 15. Precizai sistemul relaiilor de pe planul intern (sau extern) al unitii economice de producie pentru aprovizionarea material. 16. Ce activiti realizeaz agentul de aprovizionare? 17. Ce activiti desfoar analistul n aprovizionare? 18. Reprezentai grafic fiecare sistem de organizare a compartimentului de aprovizionare. 19. Cum se prezint grafic schema de principiu a sistemului de relaii al unitii de producie pentru aprovizionarea material? 20. Ce evideniaz analiza structurii activitilor componente ale managementului aprovizionrii?

Managementul aprovizionrii

Teste gril
1. n structura activitilor componente ale managementului aprovizionrii se ncadreaz: a) identificarea structurii materiale necesare desfurrii activitii de ansamblu a unitii economice; b) elaborarea de bilanuri materiale; c) prospectarea pieei de furnizare de resurse materiale i echipament tehnic; d) extinderea i modernizarea reelei proprii de service; e) stabilirea anticipat a spaiilor de depozitare i dotarea lor cu mobilier adecvat. Precizai activitatea neadevrat. 2. n structura activitilor componente ale managementului aprovizionrii se ncadreaz: a) stabilirea volumului i structurii materiale necesare unitii economice pentru realizarea activitii de ansamblu a acesteia; b) alegerea furnizorilor care prezint cele mai avantajoase condiii de livrare; c) extinderea relaiilor de vnzare pe baz de comenzii, convenii i contracte comerciale; d) controlul sistematic al evoluiei stocurilor efective n raport cu limitele estimate; e) selectarea i angajarea, dup principiul competenei, a personalului de specialitate n structura profesional specific. Precizai activitatea neadevrat. 3. Negocierea n procesele de aprovizionare este precedat de: a) urmrirea i controlul derulrii contractelor de asigurare material; b) asigurarea condiiilor normale de primire-recepie; c) elaborarea strategiilor n cumprarea de resurse materiale; d) alimentarea seciilor de producie; e) controlul evoluiei stocurilor efective. Care este activitatea care se desfoar anticipat? 4. Decizia de alegere a furnizorilor de resurse materiale este precedat de: a) testarea credibilitii furnizorilor selectai; b) negocierea condiiilor de livrare; c) analiza periodic a stadiului asigurrii materiale; d) fundamentarea programelor de aprovizionare;

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii e) urmrirea derulrii contractelor de aprovizionare. Care este activitatea care se desfoar anticipat? 5. Managementul aprovizionrii integreaz ntr-un "tot unitar" fluxul i controlul resurselor materiale de la: a) studiul pieei de furnizare pn la trecerea n consum a acestora; b) fundamentarea programelor de aprovizionare pn la controlul utilizrii resurselor n consum; c) dimensionarea stocurilor pn la alimentarea seciilor de producie; d) alegerea furnizorilor pn la eliberarea pentru consum a resurselor materiale; e) identificarea pe structur a resurselor materiale necesare ntreprinderii i pn la controlul utilizrii acestora n consum. Precizai textul considerat adevrat. 6. n structura activitilor de aprovizionare pentru a cror realizare se impune o atenie sporit n economia de pia se ncadreaz: a) urmrirea derulrii contractelor de aprovizionare; b) alimentarea ritmic a consumului; c) organizarea raional a primirii-recepiei loturilor de materiale sosite de la furnizor; d) selectarea i testarea credibilitii furnizorilor; e) fundamentarea programelor de aprovizionare. Precizai activitatea care rspunde corect afirmaiei. 7. n rolul de "surs de informare strategic", subsistemul aprovizionare poate colecta informaii utile conducerii ntreprinderii referitoare la: a) structura material necesar ntreprinderilor de consum; b) evoluia stocurilor efective din depozitul unitii; c) stadiul realizrii contractelor cu furnizorii; d) tendine n evoluia viitoare a concurenei; e) stadiul asigurrii materiale i tehnice necesare. Precizai activitatea considerat adevrat. 8. Rolul aprovizionrii de "subsistem cu participare activ la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a ntreprinderii" se manifest prin: a) elaborarea programelor de aprovizionare; b) elaborarea i fundamentarea strategiilor eficiente n cumprarea de resurse materiale i cu echipamente tehnice; c) ncheierea de contracte de aprovizionare;

Managementul aprovizionrii d) urmrirea comportamentului furnizorilor pe parcursul derulrii livrrilor de resurse materiale; e) servirea ritmic a subunitilor de consum ale ntreprinderii. Precizai activitatea considerat adevrat. 9. n contextul organizrii compartimentului de aprovizionare dup sistemul "funcional", grupa de plan, contractare, eviden, asigur: a) prognozarea necesitilor, fundamentarea planurilor de aprovizionare, participarea la recepie-expediie, ntocmirea documentaiei de atestare a aciunii, efectuarea de cumprri neprogramate; b) fundamentarea planurilor de aprovizionare, participarea la recepie-expediie, urmrirea procesului de aducere a resurselor la destinatar, efectuarea de cumprri neprogramate, elaborarea bilanurilor materiale; c) prognozarea necesitilor materiale, elaborarea bilanurilor materiale i a cantitilor economice de comandat, aducerea resurselor materiale, ncheierea de contracte comerciale, determinarea stocurilor economice; d) prognozarea necesitilor materiale, fundamentarea planurilor de aprovizionare, elaborarea bilanurilor materiale, ncheierea contractelor comerciale, determinarea stocurilor economice i a cantitilor de comandat; e) prognozarea necesitilor materiale, fundamentarea planurilor de aprovizionare, elaborarea bilanurilor materiale, ncheierea contractelor comerciale, derularea operativ a aprovizionrii materiale. Precizai combinaia integral adevrat. 10. La organizarea eficient a subsistemului aprovizionare material trebuie s se aib n vedere: a) identificarea principalelor funcii ale subsistemului; b) definirea criteriilor pe baza crora se va contura organizarea structural; c) organizarea pe grupe de activiti distincte a subsistemului; d) stabilirea gradului de centralizare-descentralizare; e) precizarea rolului subsistemului n cadrul organizrii structurale de ansamblu a ntreprinderii. Precizai textul considerat neadevrat. 11. n contextul organizrii compartimentului de aprovizionare dup sistemul funcional, grupele operative asigur: a) contactarea surselor de furnizare; b) participarea la primirea-recepia resurselor materiale sosite de la furnizori; c) efectuarea de cumprri neprogramate; d) elaborarea de bilanuri materiale; e) urmrirea procesului de aducere a resurselor materiale la destinatarul lor.

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii Precizai activitatea considerat neadevrat. 12. n contextul organizrii compartimentului de aprovizionare pe departamente, grupa procurare-achiziionare asigur: a) depistarea surselor de furnizare, participarea la negocieri, achiziionarea materialelor neprogramate, informarea sistematic asupra mutaiilor de pe piaa de furnizare, dimensionarea stocurilor; b) depistarea surselor de furnizare, participarea la ncheierea de contracte i convenii, participarea la recepia-expediia resurselor de la furnizori, elaborarea de situaii referitoare la evoluia stocurilor efective n raport cu limitele estimate; c) participarea la negocieri, participarea la ncheierea de contracte i convenii, achiziionarea materialelor neprogramate, participarea la primirea-recepia resurselor sosite de la furnizori, informarea sistematic asupra mutaiilor de pe piaa de furnizare; d) depistarea surselor de furnizare, participarea la negocieri, elaborarea programelor de aprovizionare, elaborarea de previziuni, efectuarea de cumprri neprogramate; e) participarea la primirea-recepia resurselor materiale sosite de la furnizori, efectuarea de cumprri neprogramate, impulsionarea livrrilor de la furnizori, stabilirea cantitilor de comand-aprovizionare. Precizai combinaia integral adevrat. 13. Agentul de aprovizionare asigur: a) studiul pieei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, urmrirea derulrii operative a procesului de aprovizionare, elaborarea programelor de aprovizionare; b) studiul pieei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, negocierea preliminar a condiiilor de furnizare, dimensionarea cantitilor economice de comandat, participarea la bursele de materii prime; c) studiul pieei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, negocierea preliminar a condiiilor de furnizare, urmrirea derulrii operative a procesului de aprovizionare, participarea la bursele de materii prime; d) studiul pieei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, elaborarea de previziuni privind consumurile materiale, participarea la bursele de materii prime, elaborarea programelor de aprovizionare; e) studiul pieei de materii prime, depistarea surselor de furnizare, dimensionarea cantitilor de comandat, dimensionarea stocurilor, participarea la bursele de mrfuri. Precizai combinaia integral adevrat. 14. Analistul n aprovizionare asigur: a) elaborarea de studii de prognoz privind evoluia consumului, fundamentarea necesitilor de resurse materiale, elaborarea strategiei n aprovizionare, dimensionarea stocurilor, participarea la selecia i testarea credibilitii furnizorilor, efectuarea de cumprri neprogramate;

Managementul aprovizionrii b) fundamentarea necesitilor de resurse materiale, elaborarea programelor de aprovizionare, analiza gradului de fundamentare a cererilor de consum emise de subunitile de consum, dimensionarea cantitilor de comand-aprovizionare, participarea la negocieri; c) ntocmirea de situaii i rapoarte statistice privind acoperirea cu resurse a necesitilor de consum, elaborarea programelor de aprovizionare, participarea la selecia furnizorilor, dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, contactarea unitilor de transport specializate; d) ntocmirea de rapoarte curente privind stadiul realizrii contractelor economice, participarea la negocieri, dimensionarea cantitilor de comand-aprovizionare, efectuarea de cumprri neprogramate, participarea la bursele de mrfuri; e) contactarea unitilor de transport, participarea la bursele de mrfuri, efectuarea de cumprri neprogramate, participarea la selecia furnizorilor, urmrirea derulrii operative a aprovizionrii. Precizai combinaia integral adevrat. 15. Departamentul de planificare-control, din structura organizatoric a compartimentului de aprovizionare material, asigur realizarea urmtoarelor activiti: 1) elaborarea de previziuni privind necesitile de materiale; 2) dimensiunea stocurilor; 3) depistarea surselor de furnizare; 4) impulsionarea i mrirea livrrilor de la furnizori; 5) elaborarea programelor de aprovizionare; 6) informarea sistematic asupra mutaiilor de pe piaa de materiale i produse. a 1, 2, 4; b 1, 2, 6; c 1, 3, 5; d 1, 2, 5. e 2, 3, 5;

Precizai combinaia integral adevrat. 16. Departamentul recepie-depozitare, din structura organizatoric intern a compartimentului de aprovizionare material, asigur realizarea urmtoarelor activiti: 1) primirea-recepia partizilor de materiale sosite de la furnizori; 2) ntocmirea de situaii statistice privind evoluia stocurilor efective n raport cu limitele estimate; 3) achiziionarea materialelor neprogramate; 4) pregtirea resurselor materiale pentru consum; 5) urmrirea evoluiei stocurilor efective n raport cu limitele estimate; 6) deplasarea materialelor n interiorul ntreprinderilor. a 1, 2, 5; b 1, 4, 5; c 1, 3, 4; d 2, 3, 6; e 3, 4, 5; f 2, 4, 6.

Precizai combinaia integral adevrat.

Capitolul 1 Conducerea i organizarea aprovizionrii

17. Analistul n aprovizionare asigur realizarea urmtoarelor activiti: 1) elaborarea de studii de prognoz privind evoluia consumatorilor; 2) depistarea surselor de furnizare a materialelor; 3) analiza gradului de fundamentare a cererilor de materiale emise de subunitile de consum; 4) contactarea unitilor de transport specializate i stabilirea condiiilor de deplasare a materialelor de la furnizor la destinatarul lor; 5) dimensionarea cantitilor economice de comand-aprovizionare; 6) participarea la bursele de mrfuri i studierea evoluiei potenialului de furnizare. a 2, 4, 6; b 1, 2, 5; c 2, 3, 6; d 1, 3, 5. e 3, 5, 6;

Precizai combinaia integral adevrat.